La déclaration CNIL Guide opérateur

Transcription

1 La déclaration CNIL Guide opérateur Mise à jour de Juillet 2016 Page 1

2 Sommaire VALIDATION et ENVOI à la CNIL Page 2

3 1 L organisme déclarant étant représenté pat votre établissement, Vous devez renseigner ci-dessus les informations matérialisées par cette image Page 3

4 2 Page 4

5 3 Mise à disposition de plate-forme internet destinée aux parents d élèves Mise en œuvre de plate-forme internet destinée aux parents d élèves pour le suivi de vie scolaire de l élève EcoleDirecte Page 5

6 4 Numéro Portable, Familles, Elèves, Professeurs, Consultants Page 6

7 Page 7 Familles, Elèves, Professeurs, Consultants

8 Page 8 Familles, Elèves, Professeurs, Consultants

9 Situation comptable de la famille dans l établissement Via le logiciel comptable de l établissement Familles, Parents A renseigner si vous utilisez la comptabilité Charlemagne et si vous avez choisi l option sur le site d administration EcoleDirecte. Page 9

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11 Pas d information à renseigner ici. Page 11

12 Pas d information à renseigner ici. Page 12

13 5 Windows 95 Serveurs Base de données propriétaire Page 13

14 OVH (Hébergeur) SSL Disque Journalière Onduleurs, Badge d accès Page 14

15 Firewalls FORTINET Filtrage sur adresse IP Page 15

16 Possibilité d exiger une certaine complexité des mots de passe, avec obligation de renouveler la procédure d identification complète une fois par an Une fois par an, les mots de passe sont renouvelés avec obligation de changement à la première connexion Page 16

17 SSL+ Cryptage des transferts sur 128 bits Page 17

18 6 Page 18

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20 8 Les droits d accès étant donnés par l établissement, vous devez renseigner ci-dessus les informations matérialisées par cette image Page 20

21 9 On s attache ici à connaitre le contact ou correspondant «CNIL» de votre établissement, ce peut être un CPE, un responsable informatique comme un directeur d établissement, vous devez renseigner ci-dessus les informations matérialisées par cette image Page 21

22 10 Il s agit ici de la personne responsable de l établissement et donc de cette déclaration, vous devez renseigner cidessus les informations matérialisées par cette image Page 22

23 11 Lors du 1 er accès à cette page, il vous sera demander de joindre un fichier ATTENTION DE NE GENERER CE FICHIER QU UNE FOIS TOUTES LES PARTIES DE LA DECLARATION RENSEIGNEES. C EST LA DERNIERE ETAPE AVANT ENVOI ET VALIDATION A LA CNIL. Page 23

24 Ce fichier en format RTF ressemblera au formulaire ci-dessous, sachant que des parties (Surlignées de Jaune) seront à renseigner en fonction de votre déclaration. Il sera nécessaire de reformuler le texte pour que cela soit bien explicite. Voici un exemple ci-dessous qui devrait ressembler au fichier définitif. Projet d'acte réglementaire Vu la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, notamment ses articles 26, 27 et 29 ; Vu l'avis de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés en date du (à compléter lors de la réception de l'avis de la CNIL) ; décide ARTICLE 1 : il est créé par l Association Lycée de Démonstration un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé EcoleDirecte ( dont l'objet est : Mise à disposition de plate-forme internet destinée aux parents d'élèves. ARTICLE 2 : les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes : - Etat civil, Identité: Nom, Prénom, Photographie, - Données d identification : Numéro portable, , - Vie personnelle : Situation Familiale, - Vie professionnelle : Scolarité, Formation, - Informations d ordre financier : Situation comptable de la famille dans l établissement, - Données de connexion : Identifiants de connexion, Informations d horodatage, Adresses IP. ARTICLE 3 : les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication de ces données sont, à raison de leurs attributions respectives : - Etat civil : Familles, Elèves, Professeurs, Personnel administratif - Vie personnelle : Familles, Elèves, Professeurs, Personnel administratif - Vie professionnelle : Familles, Elèves, Professeurs, Personnel administratif - Données de connexion : STATIM, Logiciels pour enquête ARTICLE 4 : le droit d'accès et de rectification prévu par les articles 39 et suivants de la loi n du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du service Lycée de démonstration 12 avenue de la leysse Chambéry ARTICLE 5 : le Chef d établissement est chargé de l'exécution de la présente délibération qui sera affichée (à compléter par le lieu d affichage) et/ou le numéro de déclaration sera publié sur la page d accueil du site internet EcoleDirecte dans les informations légales. Attention aussi à la rubrique Informations d ordre financier dans l article 2 : à renseigner uniquement si vous utilisez la comptabilité Charlemagne et que vous mettez à disposition des familles leur situation de compte sur le site EcoleDirecte (sinon, vous pouvez supprimer cette ligne). Page 24

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26 12 VALIDATION ET ENVOI A LA CNIL Ce guide est fait pour vous apporter l aide nécessaire à la déclaration CNIL. Vous pouvez joindre un conseiller juridique de la CNIL au , qui vous aiguillera sur les réponses les plus appropriées à votre déclaration ou pour toutes informations complémentaires,. Page 26