Cent soixante et unième session

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent soixante et unième session 161 EX/36 PARIS, le 18 avril 2001 Original anglais Point 7.9 de l'ordre du jour provisoire RAPPORT DU DIRECTEUR GENERAL, DE CONCERT AVEC LE COMITE DU SIEGE, CONCERNANT LES PROPOSITIONS SUR LE RENFORCEMENT DE LA PROCEDURE APPLICABLE A L ACCEPTATION, A L INVENTAIRE, A L EMPLACEMENT ACTUEL ET A L ENTRETIEN DES DONATIONS, LEGS ET DONS D OEUVRES D ART, D ANTIQUITES ET D OBJETS OFFERTS A L UNESCO RESUME Conformément à la décision 160 EX/7.9, le Directeur général soumet au Conseil exécutif un rapport sur la procédure applicable à l'acceptation, à l'inventaire, à l'emplacement actuel et à l'entretien des donations, legs et dons d'oeuvres d'art, d'antiquités et d'objets offerts à l'unesco pour la gestion de cette collection ainsi que des propositions visant à renforcer cette procédure. Décision requise : paragraphe 14.

2 161 EX/36 Historique 1. A sa 160e session, le Conseil exécutif a invité le Directeur général à lui soumettre à sa 161e session un rapport et, s'il y a lieu, des propositions concernant le renforcement de la procédure applicable à l'acceptation, à l'inventaire, à l'emplacement actuel et à l'entretien des donations, legs et dons d'oeuvres d'art, d'antiquités et d'objets offerts à l'unesco, à la lumière du paragraphe 5 de l'article VI et du paragraphe 3 de l'article IX de l'acte constitutif de l'unesco ainsi que de l'article 7.3 du Règlement financier. 2. Le paragraphe 3 de l'article IX de l'acte constitutif de l'unesco dispose que le Directeur général peut accepter directement les contributions volontaires, dons, legs et subventions provenant de gouvernements, d'institutions publiques ou privées, d'associations ou de particuliers, sous réserve des conditions énoncées dans le Règlement financier. 3. L'article 7.3 du Règlement financier dispose que le Directeur général peut accepter des contributions volontaires, dons, legs et subventions, qu'ils soient ou non en espèces, à condition qu'ils soient offerts à des fins compatibles avec la ligne de conduite, les buts et l'activité de l'organisation et que l'acceptation de ces contributions volontaires, dons, legs et subventions lorsqu'ils entraînent, soit directement, soit indirectement, des engagements financiers supplémentaires pour l'organisation, soit permise par le Conseil exécutif. 4. Par la note DG/Note/94/21 du 22 avril 1994, le Directeur général a établi un Comité pour l'architecture et la mise en valeur et conservation des oeuvres d'art à la Maison de l'unesco, dont le mandat portait notamment sur la rénovation et la conservation des oeuvres d'art détenues par l'unesco. Ce Comité était composé d'un certain nombre de personnalités désignées pour leur compétence dans les domaines d'intervention du Comité. Cependant, en raison des modifications de structure intervenues au Secrétariat, le Comité a cessé ses activités en Les oeuvres d'art, antiquités et objets devenus propriété de l'unesco étaient assurés en 1976 pour un montant total de dollars des Etats-Unis ; en 1989, ce montant a été porté à dollars, sur la base d'une évaluation interne prenant en compte les coûts de remise en état de ces oeuvres en cas de dégâts causés par le feu, l'eau ou le vandalisme. Une nouvelle évaluation réalisée en 1995 a conduit à estimer les oeuvres d'art de l'unesco à dollars, soit plus de 12 fois la valeur assurée. 6. A compter de 1996, il a été décidé que les oeuvres d'art exposées au Siège de l'organisation seraient auto-assurées plutôt que d'être assurées dans le cadre d'une police de type commercial. Le mécanisme d'auto-assurance prévoyait un virement annuel de dollars à une réserve destinée à financer les travaux de restauration qui seraient rendus nécessaires par des dégâts accidentels causés aux oeuvres d'art détenues par l'unesco. Cette réserve est constituée par prélèvement sur les ressources du Fonds d'utilisation des locaux du Siège. Cependant, les critères de gestion du Fonds d'utilisation des locaux du Siège approuvés par le Conseil exécutif à sa 160e session (déc. 160 EX/7.8) ne mentionnent pas cette réserve. La possibilité de poursuivre l'application de ce mécanisme sera clarifiée lorsque le règlement financier spécial du Fonds d'utilisation des locaux du Siège sera présenté au Conseil exécutif dans le document 161 EX/51.

3 161 EX/36 - page 2 Situation actuelle 7. Des donations sont souvent faites à l'unesco dans le cadre de visites officielles effectuées dans des Etats membres ou par des représentants d'etats membres et à l'occasion de manifestations spéciales telles que concerts, expositions, célébrations d'anniversaires ou conférences. Des offres de donation sont également transmises dans le cadre de propositions officielles présentées (par écrit) par des gouvernements, des commissions nationales, des institutions publiques ou privées, des ONG, des associations et des particuliers. A l'heure actuelle, les critères applicables à l'acceptation de ces donations sont laissés à l'appréciation du Directeur général et l'acceptation se fait habituellement par voie d'échange de lettres entre le donateur et l'unesco, sans qu'il soit procédé à une expertise particulière ou à un examen spécifique de la valeur artistique, culturelle ou historique de la donation. Les besoins concernant l'entretien, la conservation, la logistique ou la gestion de la donation ne sont pas suffisamment pris en considération au moment où celle-ci est faite. C'est ainsi que les donateurs ne sont pas informés du statut juridique de la donation lorsque celle-ci est acceptée et qu'aucun document définissant les conditions d'acceptation ou d'entretien de la donation n'est établi entre l'unesco et le donateur. 8. A l'heure actuelle, c'est l'unité des magasins de l'unesco qui tient l'inventaire des oeuvres et objets dans une base de données informatisée ; des informations complémentaires les concernant sont conservées sur support papier. Toutes les pièces qui ont une valeur significative sont inscrites à l'inventaire et peuvent être localisées avec précision dans le Secrétariat, y compris dans les bureaux hors Siège. Les registres d'inventaire comportent les informations suivantes : pays du donateur/nom de l'artiste ; date de réception ; description de l'oeuvre d'art (dimensions/poids, technique utilisée, titre, année de création, diapositive ou reproduction photographique), valeur estimative au moment de la réception ; emplacement dans les magasins. De toute évidence, le contenu des informations conservées varie très sensiblement suivant le type et la source de l'oeuvre. 9. Le système actuel d'inventaire garde la trace de l'emplacement effectif des objets reçus, qu'ils soient exposés ou entreposés dans un lieu sûr, mais il ne contient pas d'informations sur l'historique de l'utilisation et du placement des oeuvres d'art ni sur leur état, de sorte qu'il n'est pas possible de prévoir des mesures de conservation de type préventif ou correctif. Propositions pour la gestion future des donations 10. Acceptation de nouveaux objets et oeuvres d art Pour répondre aux préoccupations du Conseil exécutif et remédier aux lacunes identifiées plus haut, le Secrétariat propose d'apporter les modifications ci-après à la procédure précédemment suivie : (a) (b) toutes les offres de donation à l'unesco seront adressées au Directeur général. Ces offres seront présentées par l'entremise des autorités nationales des Etats membres ou de leurs représentants reconnus ; le Directeur général établira un Comité consultatif sur les donations (ACD) qui aura pour mandat de le conseiller sur le caractère approprié des donations, les incidences artistiques et financières de l'acceptation des donations, la gestion, la conservation, l'utilisation et l'exposition des donations, les problèmes de sécurité relatifs aux donations et toute autre question connexe ;

4 161 EX/36 - page 3 (c) l'acd, qui sera présidé par le Sous-Directeur général pour la culture, sera composé d'observateurs du Comité du Siège, de membres qualifiés du Secrétariat et d'experts extérieurs appréciant et connaissant les oeuvres d'art et les biens culturels, de manière à disposer d'avis spécialisés sur l'état matériel et la qualité des donations ainsi que sur l'exposition, l'utilisation, la restauration, l'entretien, l'entreposage et la sécurité des donations, etc. Le Secteur de la culture assurera le secrétariat de l'acd ; (d) dès la réception d'une offre, le Directeur général sollicitera l'avis de l'acd sur la valeur artistique et le caractère approprié de la donation ainsi que sur les incidences de l'acceptation de la donation du point de vue de la conservation et de l'entretien, eu égard aux dispositions de l'article 7.3 du Règlement financier. Le donateur fournira les éléments techniques relatifs à la conservation et à l'entretien de l'oeuvre d'art, ainsi qu'une notice détaillée concernant la donation. Si l'acd est d'avis que la donation peut entraîner d'importants engagements financiers supplémentaires pour l'unesco, l'offre de donation pourra être refusée ou, conformément à l'article 7.3 du Règlement financier, soumise pour examen au Conseil exécutif ; (e) toutes les nouvelles donations feront l'objet d'un accord officiel qui fera expressément mention de l'objet de la donation, de sa provenance, des droits de propriété et de disposition y relatifs, des mesures requises pour sa conservation et de toute question connexe ; ce document sera signé par le donateur et par l'unesco et sera conservé avec l'inventaire afférant à l'objet. 11. Entretien et conservation des objets et oeuvres d art Pour répondre à la préoccupation exprimée par le Conseil quant à l'emplacement, l'entretien et la conservation des collections de l'unesco, le Secrétariat propose d'adopter les mesures suivantes : (a) (b) (c) l'acd procédera à des inspections périodiques de toutes les donations et consignera sur l'inventaire des informations sur leur situation du moment, notamment sur leur emplacement et leur état matériel, ainsi que des recommandations sur leur entreposage, leur conservation et leur exposition ; l'acd fera rapport chaque année au Comité du Siège sur l'état des collections et formulera notamment des recommandations en identifiant, en chiffrant et en classant par ordre de priorité tous les travaux à entreprendre pour entretenir ou conserver les différentes donations. Le Comité du Siège donnera son avis au Directeur général sur la situation des collections et formulera des propositions sur les crédits d'entretien à inscrire au Programme et budget biennal, ainsi que leur financement ; le Directeur général proposera à la Conférence générale une allocation biennale de crédits destinée à financer les travaux d'entretien des collections, en se fondant sur les recommandations et les priorités formulées par l'acd à l'intention du Comité du Siège. Parallèlement, le Directeur général présentera également aux organes directeurs un rapport succinct sur la situation des collections ;

5 161 EX/36 - page 4 (d) le Secteur de la culture assurera la planification et la gestion des crédits approuvés par la Conférence générale ou un autre organe autorisé pour l'entretien des collections de l'unesco. Le Secteur fera rapport à l'acd sur tous les travaux entrepris et le Comité du Siège fera figurer ces informations dans ses rapports périodiques au Directeur général qui en fera état, en tant que de besoin, dans les rapports aux organes directeurs. 12. Gestion de l inventaire et de l'accessibilité des objets et oeuvres d'art L utilisation et l exposition des collections de l UNESCO constituent une question importante qui mérite une attention particulière. Il faut bien entendu maintenir un inventaire et un historique adéquats de ces pièces et exercer un contrôle sur leur prêt. Le Secrétariat propose donc les mesures suivantes : (a) l'acd pourra examiner les demandes tendant à emprunter ou à exposer des pièces des collections de l'unesco en dehors des locaux du Siège, afin de s'assurer que l'emprunteur prend dûment soin des pièces, que celles-ci sont pleinement assurées et que le prêt n'entraîne aucun coût pour l'unesco. Toutes les demandes de prêt seront soumises au Directeur général pour décision ; (b) l'emplacement et les modalités d'exposition des donations seront laissés à l'appréciation du Directeur général, qui pourra prendre l'avis de l'acd sur la question ; (c) l'acd conseillera le Directeur général sur la mise en place d'un système moderne informatisé d'inventaire pour l'ensemble des collections, afin de s'assurer de son efficacité pour la gestion et la conservation des collections, ainsi que sur les incidences, en termes de ressources financières et humaines, de l'établissement d'un tel inventaire ; (d) pour chaque donation, l'inventaire comprendra les éléments suivants : emplacement actuel ; accord de donation, valeur estimative ; date de la donation ; provenance, éléments techniques (tels que titre, année de création, dimensions, technique utilisée), historique des emplacements, prêts et mouvements ; photographie ; recommandation pour l'entretien, etc. L'inventaire sera conçu de telle façon que les informations détaillées sur tous les types de donation seront accessibles, y compris sous forme d'extraits, sur le site Web de l'unesco. Le but de l'inventaire est que les donations de tous types appartenant aux collections de l'unesco puissent être gérées de façon transparente ; (e) le Directeur général veillera à ce que le système d'inventaire comporte une définition des responsabilités en ce qui concerne l'emplacement et la sécurité des pièces des collections dans les sites qui leur seront assignés, conformément à la délégation de responsabilités correspondant aux nouvelles structures administratives de l'unesco. 13. Conséquences de l'amélioration de l'accès à l'information, en termes d'assurance et de sécurité L attention du Conseil exécutif est attirée sur les conséquences possibles pour la sécurité des collections de l'unesco d'une plus large diffusion de l'information relative à leur contenu au cas où il en serait ainsi décidé. Le Secrétariat fait donc la proposition suivante :

6 161 EX/36 - page 5 L'ACD conseillera le Directeur général sur la mesure dans laquelle les informations contenues dans l'inventaire pourront être rendues publiques compte tenu de la nécessité d'accroître la sécurité dans le cas où des recommandations tendraient à élargir la diffusion d'informations détaillées sur les collections de l'unesco. 14. Projet de décision A la lumière de ce qui précède, le Conseil exécutif souhaitera peut-être examiner le projet de décision ci-après : Le Conseil exécutif, 1. Ayant examiné le document 161 EX/36, 2. Remercie le Comité du Siège et le Directeur général de leur examen de la situation actuelle et de leurs propositions concernant les donations, legs et dons d'oeuvres d'art, d'antiquités et d'objets constituant les collections de l'unesco ; 3. Invite le Directeur général à prendre les mesures nécessaires pour assurer la mise en oeuvre de ces propositions.