TIERS PAYANT ETENDU SP SANTE NOTE TECHNIQUE - N 47

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1 SP SANTE NOTE TECHNIQUE - N 47 Destinataires : Les correspondants Documentation déclarés. Madame, Monsieur, Paris, le 24 avril 2009 Nous vous adressons ci-joint la note technique N 47. Cette note technique fournit des recommandations aux AMC dans le cadre de la mise en place de la convention de tiers payant soins externes avec l assistance publique des hôpitaux de Paris, APHP et vient en complément de la note technique N 34. Le suivi de ces recommandations par votre entreprise est indispensable au bon fonctionnement du service de tiers payant. Nous vous engageons à prendre connaissance de cette note, et à diffuser cette information auprès des personnes concernées dans votre entreprise. Nous vous en souhaitons bonne réception. Nous restons à votre diposition sur notre adresse suivante : TPE-assistance-AMC@sintia.fr. Nb : Vous êtes le seul destinataire de cette note au sein de votre organisation. Il vous incombe de la diffuser auprès des différentes personnes et services concernés (informatique, gestion, comptable et financier, etc...).

2 Page : 2 SOMMAIRE : 1 PREAMBULE LES JUSTIFICATIFS les justificatifs émis par l APHP les justificatifs émis par l AMC LE CIRCUIT DE REGLEMENT règlement par virement règlement par chèque...5 Note Technique N Sintia/TPE

3 Page : 3 1 PREAMBULE Une convention spécifique de tiers payant soins externes a été signée avec l APHP le 15 mai 2008, vous pouvez la consulter sur le site espace AMC. Le circuit mis en place est un circuit exclusivement de factures papier adressées par l APHP au centre de gestion désigné sur la carte de tiers payant, chaque AMC réglant directement ses factures. Dans un grand nombre de cas, les hôpitaux publics ne sont pas les destinataires des règlements de prestations de soins externes. Ces derniers sont à adresser à des trésoreries. La difficulté réside alors pour ces dernières à rapprocher les paiements reçus des dossiers en attente chez elles. C est notamment le cas pour l APHP dont la trésorerie est la Trésorerie Générale de l'assistance Publique des Hôpitaux de Paris. Afin de faciliter la mise en œuvre en matière de règlement des demandes de remboursement, il est demandé aux AMC de suivre les recommandations suivantes. 2 LES JUSTIFICATIFS 2.1 LES JUSTIFICATIFS EMIS PAR L APHP L APHP émet différents documents à l AMC lors de sa demande de paiement : - l avis des sommes à payer comportant 3 feuillets du titre de recette : - un volet n 7, dit volet règlement car il comporte une partie détachable pour le paiement. Sur ce volet figure le numéro d identification du dossier, appelé référence de paiement ou numéro de titre (en annexe 1) - deux volets identiques n 2 et 3 comportant le détail des actes (en annexe 2). - Une lettre d envoi des avis des sommes à payer : un feuillet du bordereau récapitulatif des titres émis à une même complémentaire, actes externes uniquement (en annexe3). 2.2 LES JUSTIFICATIFS EMIS PAR L AMC En retour l AMC émet un règlement par chèque ou par virement accompagné le cas échéant de justificatifs (nommé ici bordereau de règlement) récapitulant le détail du paiement effectué et reprenant les coordonnées du bénéficiaire ainsi que celle de l AMC. Ce bordereau concerne idéalement un seul règlement et reprend le détail des prestations concernées ainsi que l identification du moyen de paiement (date du chèque émis ou du virement et référence du virement), l identification du bénéficiaire des soins et l identification de l AMC. Note Technique N Sintia/TPE

4 Page : 4 3 LE CIRCUIT DE REGLEMENT Différents circuits de règlement sont possibles et permettent un paiement par chèque ou par virement. Le schéma suivant présente les quatre cas de figures possibles ainsi que les pièces et éléments à joindre au règlement. Les points majeurs à retenir : Une facture de l APHP doit donner lieu à un règlement de l AMC, chaque règlement ne concerne donc qu une seule facture. Ce règlement peut-être effectué par chèque ou par virement, le montant du paiement devant être strictement égal à celui de la facture. La référence de paiement ou numéro de titre (15 caractères en référence sur la facture) doit parvenir à la trésorerie en même temps que le règlement (soit via le libellé du virement, soit via le talon optique, soit repris sur le bordereau de règlement). Les circuits sont numérotés dans l ordre de préférence,,,. Le n 1 est le circuit idéal permettant un rapprochement automatique des dossiers et des paiements, le n 4 demande une intervention «lourde» à la trésorerie pour affecter les règlements aux dossiers. Les circuits de règlement 1 Facture TG AP Référence de paiement : 15 Caractères 1 Virement Montant M 1 Règlement AMC Référence de paiement : 15 Caractères 1 Chèque Montant M Libellé du virement avec Réf 15 caractères + bordereau Libellé du virement sans Réf 15 caractères + bordereau avec Réf 15 caractères Envoi du «volet 7» talon optique Envoi du bordereau reprenant la Réf 15 caractères Envoi du bordereau à l adresse VIREMENTS: Trésorerie Générale de l'assistance Publique Hôpitaux de Paris - Secteur Identification Recherches 3 Avenue Victoria PARIS CEDEX 04 Envoi à l adresse CHEQUES: Trésorerie Générale de l'assistance Publique Hôpitaux de Paris - Secteur Encaissement 3 Avenue Victoria PARIS CEDEX 04 Note Technique N Sintia/TPE

5 Page : REGLEMENT PAR VIREMENT Il s agit du mode de règlement préconisé par la trésorerie générale dès lors que le libellé du virement comporte les 15 caractères inscrits en référence sur la facture. Par sécurité, un bordereau de règlement doit être adressé en même temps à l adresse : ADRESSE VIREMENTS Trésorerie Générale de l'assistance Publique Hôpitaux de Paris Secteur Identification Recherches 3 Avenue Victoria PARIS CEDEX 04 Dans le cas où la référence des 15 caractères ne peut pas être reprise dans le libellé du virement, le bordereau de règlement doit être impérativement adressé simultanément au virement à l adresse ci-dessus. Toutefois ce mode de traitement est fortement déconseillé, il est source de litiges, les rapprochements entre paiement et justificatifs étant très longs pour la trésorerie. 3.2 REGLEMENT PAR CHEQUE Si le règlement s effectue par chèque le mode de gestion privilégié est l envoi du talon optique (volet 7) avec le chèque. Dans ce cas l AMC n envoie pas de bordereau de règlement. Si le règlement ne peut pas être accompagné du talon optique il faut alors joindre le bordereau récapitulatif comportant la référence des 15 caractères. Le tout doit être adressé à une adresse différente de celle des bordereaux justificatifs de virements : ADRESSE CHEQUES Trésorerie Générale de l'assistance Publique Hôpitaux de Paris Secteur Encaissement 3 Avenue Victoria PARIS CEDEX 04 Note Technique N Sintia/TPE

6 Page : 6 ANNEXE 1 : le volet n 7 Règlement Note Technique N Sintia/TPE

7 Page : 7 ANNEXE 2 : le volet n 2 Débiteur Note Technique N Sintia/TPE

8 Page : 8 ANNEXE 3 : lettre d envoi de l avis des sommes à payer Note Technique N Sintia/TPE