Sage Intranet RH i7. Manuel de référence Sage

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1 Sage Intranet RH i7 Manuel de référence 2012 Sage

2 Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiées au capital social de euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor Paris Cedex 17 R.C.S. Paris Code APE 5829C. La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC et Ciel Sage

3 Sommaire Sommaire Introduction Présentation de Sage Intranet RH Installation et activation du programme... 6 Caractéristiques... 6 Architecture de l application... 6 Administration de Sage Intranet RH Démarrage du module d administration..9 Administration...10 Société...11 Licences Bilan Produits activés Décompte des licences Dossiers Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH Ajout d un dossier dans Sage Intranet RH Messages d incidents à propos des dossiers Profils Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH Création d un profil dans Sage Intranet RH Messages d incidents à propos des autorisations d accès Services Gestion des services dans Intranet RH Création d un service dans Sage Intranet RH Import de services Collaborateurs Gestion des collaborateurs...24 Création d un collaborateur dans Sage Intranet RH 25 Importation des collaborateurs...30 Collaborateurs connectés...33 Paramètres Sécurité des mots de passe...35 Envoi de mails automatiques...36 SMTP interne SMTP externe Configuration de l application...38 Fonctions Intranet public Liens vers applications Web Demandes RH...39 Création d un type de demande RH Workflows Processus...42 Fiche de processus Supervision...46 Utilisation de Sage Intranet RH Démarrage de Sage Intranet RH Onglet «Accueil» : utilisation de l intranet de l entreprise Sage 3

4 Sommaire Onglet «Mon espace RH» : utilisation de l espace personnel...53 Les fonctions métier de Sage Intranet RH Planning Echelle temporelle Filtre évènements Filtre collaborateurs Navigation hiérarchique Actions sur les plannings Actions sur les évènements Espace salarié Mes congés Mes demandes RH Mes informations Espace manager Mes collaborateurs Validation congés Validation demandes RH Tableaux de bord Mes délégations Espace paie/rh Liste collaborateurs Saisie des absences Validation congés Validation demandes RH Tableaux de bord Outils communs aux différentes fenêtres Iconographie Personnalisation de la liste Filtre Recherche Zones Tri et Regroupement Sage 4

5 Introduction Introduction Ce guide d utilisation est livré en complément du dépliant d installation. Nous vous présentons: l offre Sage Intranet RH ; voir «Présentation de Sage Intranet RH», page 6 la partie «Administration» de votre logiciel Sage Intranet RH ; voir «Administration de Sage Intranet RH», page 8 le démarrage de l application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se connectant à distance ; voir «Utilisation de Sage Intranet RH», page Sage 5

6 Présentation de Sage Intranet RH Présentation de Sage Intranet RH Basée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Intranet RH permet d accéder avec un simple login et mot de passe à certaines données et fonctions de votre application Sage Paie/RH. Les utilisateurs, selon leurs métiers (collaborateur, manager et opérateur de paie/rh) peuvent ainsi consulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et ce, quelle que soit leur localisation géographique. Sage Intranet RH requiert le rattachement à au moins une base Paie/RH. Sage Intranet RH peut être rattaché à plusieurs bases de Paie/RH (multi-dossiers). Les fonctions proposent alors une vue consolidée des collaborateurs quel que soit leur dossier de rattachement. Les actions en paie impactent uniquement le dossier de rattachement administratif de chaque collaborateur. Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents. Voir pour toute information, «Produits activés», page 12. Les programmes Sage Intranet RH et Sage Etendue ayant un socle technique et fonctionnel commun, lorsqu ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie Administration. Dès lors, l application prend le nom de Sage Intranet. Installation et activation du programme Caractéristiques L'application Intranet RH possède les caractéristiques suivantes: produit disponible en complément des offres Paie Suite RH et Pack+ SQL la clé qui lui est associée sert à la fois de clé d'installation et de clé d'activation des postes IRH son modèle business se décline en six tranches de nombres de salariés (50, 100, 300, 500, 1000, >1000) et en 2 modes de licence (DEL/DUA ou DSU). En pratique, la tranche >1000 correspond à une limite de utilisateurs. son mode de distribution DVD contient les setups d'etendue et d'intranet RH sur le même disque. Intranet RH V7.00 est compatible avec la version i7 de Sage Etendue. Pour faire cohabiter les 2 applications sur le même site, il suffit d'installer successivement les 2 setups. Architecture de l application L'application Sage Intranet est une application modulaire comprenant: un socle commun mettant à disposition certains services partagés (activation, identification, connexion, annuaire de collaborateurs, communication interne, etc) ainsi que les données du module d'administration (sociétés, profils, utilisateurs, préférences, etc). Ce socle possède sa propre base de données nommée 'Intranet' Sage 6

7 Présentation de Sage Intranet RH Différents modules métiers qui viennent se combiner à ce socle commun, en proposant des fonctionnalités métiers spécifiques. Ces modules possèdent chacun leur propre base de données métier, peuvent accéder à la base partagée du socle via une interface ou en accès SQL direct, et bénéficient des services du socle commun (dont le module d'administration). Deux modules métiers sont disponibles: Le module Etendue proposant des fonctionnalités de gestion liées aux applications Sage 30/100. Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH. Ces différents modules fonctionnent indépendamment et sont complètement intégrés lorsqu'ils cohabitent Sage 7

8 Administration de Sage Intranet RH Administration de Sage Intranet RH Le module d administration du site Web vous permet de paramétrer et d administrer Sage Intranet RH. Lorsque Sage Intranet RH et Sage Etendue sont installés sur le même poste de travail, la partie Administration est alors commune aux deux applications. Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l application ainsi que les fonctions d administration proposées: «Démarrage du module d administration», page 9 «Administration», page 10 «Société», page 11 «Collaborateurs», page 24 «Paramètres», page 35 «Workflows», page Sage 8

9 Administration de Sage Intranet RH Démarrage du module d administration Pour démarrer le module d administration de Sage Intranet RH: 1. saisissez l URL définie dans le serveur : par défaut 2. saisissez les droits d accès d un utilisateur «Administrateur» : au premier démarrage : - Utilisateur : «administrateur» - Mot de passe : «admin» 3. Cliquez sur le bouton [Connexion]. L onglet «Administration» apparaît alors. Il contient sur la gauche un menu d accès aux différentes fonctionnalités d administration, regroupées par groupes : «Administration», page 10 «Société», page 11 «Collaborateurs», page 24 «Paramètres», page 35 «Workflows», page Sage 9

10 Administration de Sage Intranet RH Administration Le premier lien Administration est affiché par défaut au démarrage du module d administration. Pour personnaliser vos actions favorites: 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites] 2. cochez les fonctions à afficher sur votre page d accueil, 3. déplacez les items en fonction du positionnement souhaité, 4. cliquez sur le bouton [Valider]. Le tableau suivant récapitule les fonctions d administration proposées : Groupes Fonction Description «Société» Licences Consultation des licences acquises et actualisation des clés d authenticité Dossiers Profils Services Création, consultation et modification des sociétés Création, consultation et modification des profils métiers d habilitations Création, consultation et modification des services «Collaborateurs» Liste Création, consultation et modification des collaborateurs de l'entreprise et des utilisateurs de l'application Import automatique Connexions en cours Importation des collaborateurs à partir d'un annuaire externe Liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH «Paramètres» Sécurité Modification des paramètres de sécurité des mots de passe Envoi mails Préférences Demandes RH Paramétrage du serveur SMPT pour l envoi de mails automatiques Activation d options d affichage et de sécurité Création, consultation et modification des types de demandes RH «Workflows» Processus Liste des différents workflows qui existent dans l application, c est-à-dire des demandes qui suivent un circuit de validation (demandes de congés, demandes RH...) Supervision Liste des demandes de workflows 2012 Sage 10

11 Administration de Sage Intranet RH Société Ce regroupement donne accès aux liens suivants: «Licences»: pour consulter les licences acquises pour l application Sage Intranet RH et actualiser les clés d authenticité, «Dossiers»: pour gérer les différentes sociétés (création, consultation, modification), «Profils»: pour gérer les profils d utilisateurs (création, consultation, modification), «Services»: pour gérer les différents services de sociétés (création, consultation, modification). Licences Société / Licences Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises pour l application Sage Intranet RH. En administration de l'application, l'entrée de menu Accès/Licences mène vers la fonction Gestion des licences qui présente un bilan des produits activés, avec la possibilité d'actualiser ou d ajouter des clés d'authenticité. Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider] a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actualisés Sage 11

12 Administration de Sage Intranet RH Bilan Ce tableau vous renseigne sur: le nombre de licences souscrites, le nombre d utilisateurs créés, le nombre d utilisateurs connectés. Il résume les licences acquises et utilisées suite aux différents modules activés et clés saisies. La version du progiciel correspond au numéro de version du plug-in Intranet RH. Produits activés Le programme liste ici les produits activés à l'installation ou en administration. Décompte des licences Les utilisateurs Etendue sont dits en «postes nommés», c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifs Intranet RH créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simultanées à partir du même nom d'utilisateur sont interdites. Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un profil du type concerné. Exemple Intranet RH est installé en version modulaire avec deux modules activés (paie + compta). Trois utilisateurs sont créés: user1 ayant un profil de type paie, user2 ayant un profil de type compta et user3 cumulant deux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors 2 postes Intranet RH Paie et 2 postes Intranet RH Compta. Le contrôle des licences s'effectue doublement: A la création/modification d'un utilisateur: si pour un module, le nombre de licences autorisées est dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche: «Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X, aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>». A la connexion d'un l'utilisateur: si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur: «Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous reconnecter ultérieurement. <OK>». Dossiers Société / Dossiers L administration des dossiers permet d interfacer Sage Intranet RH avec le ou les dossiers créés dans votre application métier de Paie. «Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH», page 13 «Ajout d un dossier dans Sage Intranet RH», page 13 «Messages d incidents à propos des dossiers», page Sage 12

13 Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH Administration de Sage Intranet RH Le lien Dossiers affiche la liste des dossiers paramétrés par l administrateur, pour faire le lien avec les dossiers existant dans les programmes associés de Paie, Comptabilité et Gestion Commerciale le cas échéant. Mode de tri de la liste Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement, 3. cliquez sur le bouton [Valider] Pour modifier un dossier : 1. cliquez sur sa ligne 2. la fiche dossier s affiche Pour supprimer un dossier : 1. cliquez sur le bouton [Supprimer l élément] 2. confirmez votre choix Ajout d un dossier dans Sage Intranet RH Pour paramétrer un nouveau dossier dans Sage Intranet RH: 1. cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2. une fiche dossier vierge s ouvre 2012 Sage 13

14 Administration de Sage Intranet RH 3. identifiez le dossier dans le volet «Identification» proposé par défaut 4. saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de Paie, Comptabilité et Gestion commerciale dans le volet «Connexion», disponible en cliquant sur son titre dans le menu à droite de la fenêtre 5. sélectionnez les paramètres métiers liés au dossier 6. identifiez les utilisateurs autorisés à accéder au dossier créé dans le volet «Utilisateurs» 7. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Le dossier nouvellement paramétré est par défaut autorisé à tous les profils existants. Identification Code Le code identifie le dossier dans Sage Intranet RH. Il est unique. Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace. Après enregistrement, il ne sera plus modifiable. Description Cet intitulé apparaîtra dans la liste déroulante de choix du dossier. Connexion Fichier paie (chemin complet) Le fichier paie identifié ici doit être sous la forme: chemin d accès sur le serveur/«nom du fichier.prh» Sage 14

15 Administration de Sage Intranet RH Paramètres métier Organisation équivalente service Sélectionnez le type d organisation Paie à utiliser lors de l import des services Intranet ou lors de l affectation du service d appartenance d un collaborateur en import automatique des collaborateurs. Exemple Service Niveau d intégration planning Sélectionnez le type de calendrier à rapatrier au niveau du fond des cellules des fonctions plannings: Week-ends seulement: grise uniquement les week-ends sans lien avec la base Paie. Calendrier société: grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier société en Paie. Calendrier salarié: grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier salarié en Paie. Exemple Calendrier de l entreprise Blocage selon écart entre date du jour et date de début de congé Cochez cette case si vous souhaitez un écart entre la date du jour de la demande de congé et la date de début de congé. Dès lors, vous devez saisir un nombre de jour dans la zone suivante. Dans ce cas, le programme contrôle si l écart est respecté lors de la demande de congé. Si l écart n est pas respecté, la demande de congé est alors interdite. Ecart minimum (en jour) Si, dans la zone ci-dessus, vous avez demandé un écart minimum entre la date du jour de la demande de congé et la date de début du congé, il est alors nécessaire de renseigner le nombre de jour dans cette zone. Blocage au-delà de l année civile N+1 Cochez cette case pour interdire la prise de congé au-delà du 31 décembre de l année N+1. Utilisateurs Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré. Pour attacher un utilisateur au dossier créé: 1. sélectionnez-le via la zone à liste déroulante 2. cliquez sur le bouton [Ajouter] 3. cliquez sur le bouton [Enregistrer] une fois tous les rattachements réalisés Pour attacher au dossier tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur le bouton [Ajouter tous les utilisateurs]. Pour rompre le lien entre le dossier et l utilisateur, cliquez sur le bouton [Détacher l utilisateur] en regard du nom de celui-ci dans le tableau. Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détacher tous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer le traitement Sage 15

16 Messages d incidents à propos des dossiers Administration de Sage Intranet RH Message «Aucune société n a été configurée pour cette installation. Veuillez en créer au moins une avant de poursuivre la configuration du site. <OK>» «Vous n avez accès à aucune société, veuillez contacter l administrateur. <OK>» «La connexion à la base Paie/RH de la société X a échoué. La base est corrompue ou absente, ou bien les identifiants de connexion sont erronés. <OK>» Solution Vous êtes administrateur et aucune société n est créée dans Sage Intranet RH. Connectez-vous en tant qu administrateur et procédez à une création de société. L utilisateur connecté (non administrateur) n a accès à aucune des sociétés créées. L administrateur doit associer l utilisateur à un profil ayant accès à la société. Le fichier de paie sélectionné pour la société n est pas accessible. Vérifiez les Nom de connexion / Mot de passe. Profils Société / Profils Les profils permettent de définir les droits d accès aux sociétés, fonctions et données. Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs profils au niveau de sa fiche collaborateur. L'application est livrée en standard avec un certain nombre de profils modèles pré-paramétrés. Pour le type de profil Intranet RH, trois profils sont fournis en standard: Collaborateur, Manageur et Opérateur de Paie RH. En tant qu administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux. «Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH», page 16 «Création d un profil dans Sage Intranet RH», page 18 «Messages d incidents à propos des autorisations d accès», page 20 Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH Le lien Profils affiche la liste des profils créés par l administrateur pour la Paie/RH Sage 16

17 Administration de Sage Intranet RH Mode de tri de la liste Pour personnaliser cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher 3. cliquez sur le bouton [Valider] Pour modifier un profil : 1. cliquez sur sa ligne 2. la fiche s ouvre Pour supprimer un profil : 1. cliquez sur le bouton [Supprimer l élément] 2. confirmez votre choix Pour dupliquer un profil : 1. sur la liste des profils, cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la ligne du profil à dupliquer. 2. La fiche profil «source» s ouvre 3. aménagez le contenu pour aboutir au profil souhaité 4. renseignez l Intitulé et la Description 5. cliquez sur [Enregistrer] La commande Dupliquer est également disponible dans la fiche de chaque profil. Il suffit d ouvrir la fiche de celui que l on souhaite dupliquer, puis de sélectionner l option Dupliquer du bandeau Actions Sage 17

18 Création d un profil dans Sage Intranet RH Administration de Sage Intranet RH Pour créer un profil dans Sage Intranet RH : 1. cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2. dans le volet «Identification», identifiez ce profil par un Code et un Intitulé 3. dans le volet «Autorisations», sélectionnez ses restrictions d accès aux fonctions puis aux données (par défaut toutes les autorisations sont accordées) 4. dans le volet «Utilisateurs», sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil 5. cliquez sur [Enregistrer] Rappelons qu un nouveau profil peut être créé par duplication d un profil existant. Voir le titre précédent. Identification Code Ce code identifie le profil dans Sage Intranet RH. Il doit être unique. Intitulé Précisez le rôle métier de ce profil. Autorisations Les autorisations de chaque profil sont définies autour de deux axes: «Fonctions» «Données» Fonctions Ce choix permet de définir les autorisations d accès par fonction et sous-fonctions de l application Sage 18

19 Administration de Sage Intranet RH Les fonctions Intranet RH sont classées dans les groupes suivants: Planning Espace salarié Espace manager Espace paie/rh Pour définir les fonctions accessibles ou non pour le profil en cours : 1. cliquez sur l intitulé (ou le bouton correspondant) d un groupe de fonctions pour afficher son contenu 2. décochez les fonctions à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut) 3. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Données Ce choix permet de définir les autorisations d accès aux: informations des plannings demandes de congés informations personnelles informations collaborateurs pour les managers informations collaborateurs pour les opérateurs Paie/RH informations en saisie des absences demandes RH 2012 Sage 19

20 Administration de Sage Intranet RH Pour définir les données accessibles ou non pour le profil en cours : 1. cliquez sur l intitulé (ou le bouton correspondant) d un type de données pour le déplier 2. décochez les informations à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut) 3. cliquez sur le bouton (Enregistrer] Une information décochée sera interdite et invisible aux utilisateurs rattachés au profil. Utilisateurs Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au profil créé. La fenêtre se renseigne de la même manière que celle présentée pour le paramétrage de société dans «Utilisateurs», page 15. Messages d incidents à propos des autorisations d accès Message «Vous n avez accès à aucune société, veuillez contacter l administrateur. <OK>» «Votre profil utilisateur n a accès à aucune société. <OK>» Solution Vous êtes utilisateur et votre profil n autorise l accès à aucune société. Vous êtes administrateur et votre profil n autorise l accès à aucune société Sage 20

21 Administration de Sage Intranet RH Services Société / Services Cette fonction permet de gérer la structure organisationnelle de la société, afin d y rattacher les différents collaborateurs. Gestion des services dans Intranet RH Le lien Services affiche la liste des services créés par l administrateur pour la Paie/RH. Pour personnaliser cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher 3. cliquez sur le bouton [Valider] Pour modifier un service : 1. cliquez sur sa ligne 2. la fiche s ouvre Pour supprimer un service : 1. cliquez sur le bouton [Supprimer l élément] 2. confirmez votre choix 2012 Sage 21

22 Administration de Sage Intranet RH Création d un service dans Sage Intranet RH Pour créer un service dans Sage Intranet RH : 1. cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2. dans le volet «Identification», identifiez le service par un Code et un Libellé 3. dans le volet «Utilisateurs», sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce service 4. cliquez sur [Enregistrer] Identification Code Ce code identifie le service dans Sage Intranet RH. Il doit être unique. Libellé Indiquez le nom du service. Utilisateurs Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au service créé. La fenêtre se renseigne de la même manière que celle présentée pour le paramétrage de société dans «Utilisateurs», page Sage 22

23 Administration de Sage Intranet RH Import de services Pour mettre à jour la liste des services de Paie/RH dans Intranet RH, il est possible d importer ceux-ci. Pour ce faire: 1. cliquez sur l action «Importer les services» 2. dans la fenêtre «Import des services Paie» qui apparaît, sélectionnez le dossier d import souhaité 3. cliquez sur [Importer] 2012 Sage 23

24 Administration de Sage Intranet RH Collaborateurs Par «Collaborateur», on entend les salariés figurant dans l annuaire de l entreprise, accessible sans restriction. Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d habilitation, et entrent dans le décompte des droits liés au contrat souscrit. «Gestion des collaborateurs», page 24 «Création d un collaborateur dans Sage Intranet RH», page 25 «Importation des collaborateurs», page 30 «Collaborateurs connectés», page 33 Gestion des collaborateurs Collaborateurs / Liste Le lien Liste, affiche la liste des collaborateurs créés. Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez les informations à afficher 3. déplacez les items en fonction du positionnement souhaité 4. cliquez sur le bouton [Valider] 2012 Sage 24

25 Administration de Sage Intranet RH Pour trier ou regrouper cette liste en fonction d un critère : 1. ouvrez la liste déroulante «Tri» ou «Regroupement» 2. sélectionnez le critère Pour modifier la fiche d un collaborateur: 1. cliquez sur sa ligne 2. la fiche s ouvre à l écran Pour supprimer un collaborateur : 1. cliquez sur le bouton [Supprimer] de la première colonne 2. confirmez votre choix Incidence de la suppression d un collaborateur Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté L utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliser l application jusqu à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué. Particularités du collaborateur «Administrateur» L utilisateur «Administrateur» : n a accès qu au module d administration et ne peut donc utiliser aucune fonction métier (l onglet «Mon Intranet RH» lui est interdit). n entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Intranet RH. Création d un collaborateur dans Sage Intranet RH Pour créer un collaborateur dans Sage Intranet RH: 1. cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2. dans le volet «Identification», identifiez ce collaborateur 3. si vous cochez la case «Manager», renseignez alors le volet «Management» qui devient accessible; indiquez alors les collaborateurs qui lui sont rattachés 4. dans le volet «Connexion», enregistrez ses informations de connexion et son profil et, s il est utilisateur de Sage Intranet RH, cochez la case «Utilisateur actif» 5. dans le volet «Droits», enregistrez ses droits d accès aux dossiers, profils et services 6. cliquez sur [Enregistrer]. Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Intranet RH qu il est possible de créer est soumis au nombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre revendeur Sage 25

26 Administration de Sage Intranet RH Identification Enregistrez sur ce volet les données d identification collaborateur utiles à la fonction d annuaire d entreprise. Coordonnées société Chaque salarié de l entreprise est identifié par ses nom et prénom, son , ses téléphones fixe et mobile, son numéro de télécopie, sa qualité, son service. Manager Cochez cette case si le collaborateur est manager d un ou plusieurs collaborateurs. Le volet «Management» devient accessible. Responsable hiérarchique Cette liste déroulante permet de sélectionner un autre collaborateur déjà créé. La liste propose les collaborateurs pour lesquels la case Manager est cochée. Responsable RH / Assistant / Suppléant Ces listes déroulante permettent de sélectionner un collaborateur déjà créé. Photo Vous pouvez ajouter la photo numérique du salarié à sa fiche. Pour ce faire, il vous suffit de la sélectionner grâce au bouton [Parcourir]. Management Ce volet permet de sélectionner les collaborateurs directement rattachés au collaborateur créé, identifié comme manager. Pour ce faire: 1. sélectionnez le collaborateur dans la liste déroulante 2. cliquez sur le bouton [Ajouter] 2012 Sage 26

27 Administration de Sage Intranet RH Pour détacher un collaborateur: 1. sélectionnez-le dans la liste 2. cliquez sur le bouton [Détacher l utilisateur] Connexion Ce volet rassemble les paramètres d accès à l espace personnel de l utilisateur dans Sage Intranet RH. Niveau d utilisation Utilisateur actif Cochez cette case si le collaborateur est utilisateur de Sage Intranet RH, c est-à-dire s il a accès aux fonctionnalités métiers. Lorsque cette case est cochée, le volet «Droits» pour les dossiers, profils et services devient accessible. Visible annuaire Cochez cette case pour que le collaborateur soit intégré à l annuaire de la société. Administrateur du site Cochez cette case pour donner à l utilisateur tous les droits d administration du site, au même titre que l utilisateur «Administrateur». Compte bloqué Cochez cette case pour suspendre les droits d utilisation du collaborateur. Cette case se coche automatiquement lorsque le collaborateur utilisateur souhaitant se connecter renseigne un mot de passe erroné plus de 5 fois consécutives. Seul l administrateur peut alors débloquer le compte en décochant la case Sage 27

28 Administration de Sage Intranet RH Authentification Utilisateur / Mot de passe / Confirmation mot de passe Saisissez le nom qui sera utilisé par le collaborateur pour se connecter, ainsi que son mot de passe. Le mot de passe saisi doit être composé au maximum de 10 caractères alphanumériques. Les règles de gestion des mots de passe sont définies dans Paramètres / Préférences. Voir «Sécurité des mots de passe», page 35. Droits Ce volet permet de définir pour le collaborateur les: Dossiers à autoriser Profils d habilitations à autoriser Services à autoriser Dossiers Ce lien permet de définir les dossiers à autoriser. Droits dossiers. Dossier de gestion par défaut La zone à liste déroulante permet de sélectionner le dossier commercial/comptable à positionner par défaut au niveau de l onglet «Ma gestion» Sage 28

29 Administration de Sage Intranet RH Dossier de rattachement administratif La zone à liste déroulante permet de sélectionner le dossier paie à considérer lors des lectures/ écritures en base liées à cet utilisateur au niveau de l onglet «Mon espace RH». Ainsi, les informations de la fiche salarié, les soldes et évènements congés, les absences... sont lus à partir de ce dossier de rattachement. Dossiers autorisés. Cette liste n impacte que les dossiers visibles au niveau de l onglet «Ma gestion». L onglet «Mon espace RH» ne tient pas compte de ce paramètre: le multi-dossiers est systématique. Pour autoriser un dossier au collaborateur: 1. cochez la case du dossier 2. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Profils Pour ajouter un profil à autoriser au collaborateur: 1. sélectionnez le profil dans la liste déroulante 2. cliquez sur le bouton [Ajouter] 3. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ne plus autoriser un profil: 1. sélectionnez-le 2. cliquez sur le bouton [Détacher le profil] Si aucun profil n est rattaché au collaborateur, ce dernier n a alors pas accès à l onglet «Ma gestion», ni à l onglet «Mon Intranet RH». Services La liste des services autorisés est prise en compte pour les fonctions configurées en mode «Services autorisés»: les collaborateurs listés sont alors réduits à ceux dont le service d appartenance fait partie des services autorisés à l utilisateur. Pour ajouter un service à autoriser au collaborateur: 1. sélectionnez le service dans la zone à liste déroulante 2. cliquez sur le bouton [Ajouter] 3. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ajouter tous les services au collaborateur: 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter tous les services] 2. cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ne plus autoriser un service: 1. sélectionnez-le 2. cliquez sur le bouton [Détacher le service] 2012 Sage 29

30 Administration de Sage Intranet RH Importation des collaborateurs Collaborateurs / Import automatique Le lien Import automatique, permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer des informations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données. Cette base peut être : le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou Exchange), les salariés de la base de Paie/RH, les comptes tiers de type salariés, enregistrés dans votre application Sage 100, les collaborateurs des bases de Comptabilité ou Gestion Commerciale en cas de dossiers rattachés. Initialisation Pour importer un annuaire existant : 1. Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à jour). 2. Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou synchroniser, soit un annuaire LDAP, soit les salariés de l application Sage Paie). 3. Si vous importez des salariés de Paie, sélectionnez la société d origine identifiée dans Société/Dossiers. 4. Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion à l annuaire (login) et le mot de passe. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] Sage 30

31 Administration de Sage Intranet RH Sélection des utilisateurs Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés. 6. Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Intranet RH à l aide des cases à cocher. 7. Modifiez au besoin l affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste]. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] Sage 31

32 Administration de Sage Intranet RH Paramètres d import Cette étape permet d affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés. 9. Cochez la case «Utilisateur actif» pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profils d habilitations et d Authentification. 10. Cochez la case «Visible annuaire» si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés apparaissent dans l annuaire. 11. Dans «Profils d habilitations», ajoutez ceux qui s imposent. 12. Dans «Authentification», renseignez les identifiants (login et mot de passe) si nécessaire. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Type d authentification Deux modes d authentification sont proposés : Windows : Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au collaborateur de se connecter à Sage Intranet RH avec ses identifiants Windows. Formulaire : Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d utilisateur, mot de passe et une confirmation du mot de passe. Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation automatique à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory. Pour un utilisateur créé manuellement, seul l'authentification par formulaire est accessible. Profil d habilitations Cette liste déroulante permet d affecter à l utilisateur un profil d habilitations. La liste déroulante propose les profils créés Sage 32

33 Administration de Sage Intranet RH Validation 14. Vérifiez le tableau récapitulatif de l importation des collaborateurs. 15. Cliquez sur le bouton [Importer]. Import terminé Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche. 16. Cliquez sur [Quitter] pour revenir à la page d accueil de l onglet «Administration». Collaborateurs connectés Collaborateurs / Connexions en cours Le lien Connexions en cours, affiche la liste des collaborateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH en précisant : le login l heure depuis laquelle il est connecté. le nom du l utilisateur l adresse IP de son ordinateur 2012 Sage 33

34 Administration de Sage Intranet RH Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez les informations à afficher 3. déplacez les items en fonction du positionnement souhaité 4. cliquez sur le bouton [Valider] Pour fermer la connexion d un collaborateur : 1. cliquez sur le bouton [Fermer la connexion] 2. confirmez votre choix 2012 Sage 34

35 Administration de Sage Intranet RH Paramètres Cette rubrique donne accès aux liens suivants: Sécurité: pour paramétrer la sécurité des mots de passe, Envoi mails: pour paramétrer les envois de mails automatiques, Préférences: pour paramétrer les préférences de l application, Demandes RH: pour paramétrer les types de demandes RH. Sécurité des mots de passe Paramètres / Sécurité Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateurs de Sage Intranet RH: le caractère obligatoire du mot de passe une longueur minimale fixée à 4 caractères un mot de passe différent du nom de l utilisateur l obligation de changer de mot de passe tous les 90 jours 2012 Sage 35

36 Administration de Sage Intranet RH Envoi de mails automatiques Paramètres / Envoi mails Cette fonction permet de configurer un serveur SMTP de façon à rendre disponible un outil d envoi de mails automatique aux fonctionnalités workflow du programme. Pour activer l envoi de mails automatiques: 1. Sélectionnez le protocole d envoi Internet: SMTP interne ou SMTP externe 2. Renseignez les zones qui apparaissent alors. 3. Cliquez sur le bouton [Test] pour faire un essai avec les paramètres de connexion. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. SMTP interne Cette option permet de configurer un serveur SMTP interne à l entreprise pour l envoi de mails automatique Sage 36

37 Administration de Sage Intranet RH Serveur SMTP Renseignez l adresse du serveur SMTP situé dans le réseau Intranet de l entreprise. Ce serveur doit autoriser l accès à la machine serveur web (d installation Etendue) en «Open Relay», de sorte que toute demande d envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit l expéditeur. Port SMTP Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25. expéditeur générique Si l option qui suit est décochée, l adresse renseignée ici (de type «no-reply» ou générique) est utilisée en tant qu expéditeur des mails envoyés automatiquement. Utiliser de préférence l de l utilisateur connecté en tant qu expéditeur Cochez cette case permet, lors d un envoi de mail automatique, d indiquer en priorité comme expéditeur l adresse de l'utilisateur connecté. Si cet envoi échoue (adresse de l'utilisateur absente, erronée ou non autorisée), l adresse générique précédemment renseignée est alors utilisée. SMTP externe Cette option permet de configurer un serveur SMTP externe à l entreprise pour l envoi de mails automatique. Cela permet aux entreprises non équipées de leur propre serveur SMPTP en interne, de passer par les services d un FAI pour gérer leurs envois de mails automatiques Sage 37

38 Administration de Sage Intranet RH Serveur SMTP Renseignez l URL du serveur SMTP d un fournisseur d accès Internet. Port SMTP Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25. expéditeur générique Cette adresse, hébergée chez le fournisseur d accès Internet en question, est alors utilisée en tant qu expéditeur des mails automatiques. Nom d utilisateur/mot de passe A moins que le serveur SMTP du fournisseur d accès Internet soit en «Open Relay» public (ce qui est peu probable), il est nécessaire pour que l envoi soit autorisé, de s authentifier sur le serveur SMTP avec les login et mot de passe correspondant à l expéditeur. D où la nécessité d indiquer ces identifiants. Configuration de l application Paramètres / Préférences Le lien Préférences permet d activer différentes fonctionnalités annexes de Sage Intranet RH Sage 38

39 Administration de Sage Intranet RH Fonctions Intranet public Deux options sont proposées qui, si elles sont cochées, activent des liens dans l onglet «Accueil» (lien Mon intranet) : Annuaire entreprise: cochez cette option pour activer le lien Annuaire entreprise Communication interne: cochez cette option pour activer le lien Communication entreprise Liens vers applications Web Une option est proposée qui, si elle est cochée, active des liens dans l onglet «Mon Intranet RH» vers les applications : VeeSage Pour activer le lien à l application : 1. Cochez la case de l application à démarrer depuis Sage Intranet RH, 2. Saisissez l URL d accès à l application Demandes RH Paramètres / Demandes RH Une demande RH est un processus workflow permettant à un collaborateur de s'adresser à son service RH pour demander un document, un versement, une modification de situation personnelle Sage 39

40 Administration de Sage Intranet RH Le lien «Demandes RH» permet de paramétrer les types de demandes RH. La liste proposée par défaut est la suivante: Acompte Attestation de mutuelle obligatoire Attestation de salaire Attestation d'emploi Attestation du nombre de jours travaillés Demande libre Duplicata de bulletin Modification des informations professionnelles Création d un type de demande RH Pour créer un type de demande RH: 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un type de demande], la fenêtre «Ajouter un type de demande» s ouvre. 2. Saisissez un intitulé. 3. Sélectionnez ensuite le modèle de formulaire à lui appliquer Sage 40

41 Administration de Sage Intranet RH 4. Validez la création par le bouton [OK]. Il est possible de modifier ou de supprimer un type de demande RH, via le bouton [Actions] en regard de son intitulé Sage 41

42 Administration de Sage Intranet RH Workflows On entend par «workflow» une tâche à réaliser. Il existe plusieurs types de workflows détaillés via des processus dans Sage Intranet RH. La rubrique «Workflows» propose deux liens: «Processus»: listant les types de workflows. «Supervision»: listant les demandes de workflows. Processus Workflows / Processus Le lien «Processus» liste l ensemble des types de workflows définis dans Sage Intranet RH. Il permet également d accéder aux fiches détaillant les différentes étapes des processus. Les processus sont: Demande d annulation de congés Demande de congés Demande RH La liste des processus workflows est disponible par défaut dans le programme et est non modifiable. Cela signifie qu aucune création ni suppression n est autorisée Sage 42

43 Administration de Sage Intranet RH Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement, 3. cliquez sur le bouton [Valider] Fiche de processus S il est impossible de créer ou supprimer des processus, il est en revanche possible, dans une certaine mesure, de modifier leur paramétrage. 1. Dans la liste des processus, cliquez sur celui qui vous intéresse. La fiche s ouvre. 2. Le premier volet «Etapes» s affiche. La liste des étapes prévues pour le processus y est déclinée sous forme de cases à cocher: - Saisie demande: cette étape est obligatoire. Le paramétrage n est pas modifiable. La case est donc cochée et ne peut être décochée. - Validation manager: cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la validation manager n est pas demandée dans le circuit de validation. - Validation RH: cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la validation RH n est pas demandée dans le circuit de validation Sage 43

44 Administration de Sage Intranet RH 3. Sélectionnez ensuite le volet «Validations» à droite de la fenêtre. Celui-ci s ouvre alors. 4. Commencez par les paramètres de la Validation manager en cliquant sur l intitulé pour déplier la zone. Renseignez les paramètres en fonction de vos besoins. - Délai de réalisation à compter de la date de demande: indiquez le nombre de jours à partir duquel l Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée. Exemple: Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de demande et en l absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l Action en cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique) Si vous n indiquez Aucun délai, l Action en cas de dépassement ne s applique pas dans ce cas. - Délai de réalisation par rapport à la date de début de congés: ce paramètre est disponible uniquement pour le processus de Demande de congés. Le principe est le même que pour la zone précédente. Indiquez le nombre de jours à partir duquel l Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée. Exemple: Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de début de congés et en l absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l Action en cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique) Si vous n indiquez Aucun délai, l Action en cas de dépassement ne s applique pas dans ce cas. - Action en cas de dépassement: si des délais ont été paramétrés comme indiqué cidessus, en cas de dépassement de ceux-ci, les options suivantes sont proposées: Alerte retard: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme attribue à la demande le statut «En retard». Relance par mail: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme envoie un mail de relance au collaborateur en charge de la validation. Acceptation automatique: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme attribue automatiquement à la demande le statut «Validée». Il précise également qu il s agit d une validation système Sage 44

45 Administration de Sage Intranet RH - Type de validation: trois options sont proposées: Hiérarchique: les collaborateurs en charge de la validation sont calculés en remontant progressivement dans l'arbre des supérieurs hiérarchiques du demandeur (N+1, N+2, etc) et en sélectionnant le premier autorisé à l'étape de validation en question. Profil: les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de validation au niveau de leur profil. Service: les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de validation au niveau de leur profil d'une part et autorisées au service du demandeur au niveau de leur fiche utilisateur d'autre part. - Envoi de mail: cocher cette case permet également l envoi de mails de notification à la personne en charge de la validation. - Annulation demandeur autorisée: cocher cette case permet au demandeur dont la demande est en attente de validation de pouvoir l'annuler et la supprimer. Selon le processus, cette case peut être grisée en position décochée si, à l'issue d'une étape précédente, une action en base irréversible a déjà eu lieu. 5. Poursuivez par les paramètres de la Validation RH en cliquant sur l intitulé pour déplier la zone. Renseignez les paramètres en fonction de vos besoins. Leur description est identique à celle de la Validation manager présentée au point précédent Sage 45

46 Administration de Sage Intranet RH 6. Pour finir, sélectionnez le volet «Notifications» à droite de la fenêtre. Celui-ci s ouvre alors. 7. Les notifications par mails sont paramétrables. Elles sont proposées sous forme de cases à cocher. - Acceptation finale: lorsque cette case est cochée, une notification d acceptation de la demande est envoyée par mail au demandeur. - Refus: lorsque cette case est cochée, une notification de refus de la demande est envoyée par mail au demandeur. - Demande d informations: lorsque cette case est cochée, une notification de demande d informations concernant la demande est envoyée par mail au demandeur. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider la modification du paramétrage. Vous revenez directement à la liste des processus. La commande Rétablir les paramètres par défaut disponible dans les Actions en bas de la fenêtre, permet de rétablir les paramètres processus définis à l installation. Supervision Workflows / Supervision Le lien «Supervision» liste, sous forme de tableau, l ensemble des demandes de congés et demandes RH faites par les collaborateurs dans Sage Intranet RH, rappelant pour chacune d entre-elles: l intitulé du processus le collaborateur ayant fait la demande la date de la demande le statut de la demande dans le circuit de validation (Enregistrée, Attente information, Attente de validation, Acceptée, Refusée, Annulée, En erreur) 2012 Sage 46

47 Administration de Sage Intranet RH Le statut «En erreur» correspond à une situation problématique dans le circuit de validation. Il peut s agir par exemple de l absence de personne en charge de validation. Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2. cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement, 3. cliquez sur le bouton [Valider] Le bouton [Actions] en regard de chaque processus activé propose la commande suivante: Annuler le processus: supprime le processus activé après saisie du motif et validation Sage 47

48 Administration de Sage Intranet RH Pour ouvrir la fiche d un processus activé: 1. cliquez sur celui qui vous intéresse dans la liste des processus. La fiche s ouvre. 2. Consultez la fiche du processus. 3. Au besoin, utilisez les actions à votre disposition en bas de la fenêtre: Annuler le processus ou Réactiver le processus. 4. Fermer la fenêtre. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les éléments de cette fenêtre Sage 48

49 Utilisation de Sage Intranet RH Utilisation de Sage Intranet RH Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l application ainsi que les fonctionnalités proposées. «Démarrage de Sage Intranet RH», page 50 «Onglet «Accueil» : utilisation de l intranet de l entreprise», page 52 «Onglet «Mon espace RH» : utilisation de l espace personnel», page Sage 49

50 Utilisation de Sage Intranet RH Démarrage de Sage Intranet RH Pour démarrer Sage Intranet RH: 1. saisissez l URL définie dans le serveur : par défaut 2. sur la droite de la fenêtre, saisissez vos login et mot de passe d accès à votre espace personnel ; ils vous ont été fournis par l administrateur ; vous avez droit à cinq essais, 3. cochez la case «Connexion automatique» si vous souhaitez ne pas avoir à ressaisir vos identifiants lors de votre prochaine connexion, 4. cliquez sur le bouton [Connexion] Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d accès à votre espace personnel, seul l onglet «Accueil» est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l onglet «Mon espace RH» Sage 50

51 Utilisation de Sage Intranet RH En cas de problème de connexion Message «Ce login est inconnu ou le mot de passe est erroné. Veuillez réessayer ou contacter l administrateur. <OK>» «Suite à la saisie de 5 mots de passe erronés, votre compte a été désactivé. Veuillez contacter votre administrateur. <OK>» «Aucune licence n est actuellement disponible, veuillez vous reconnecter ultérieurement. <OK>» «Ce login est déjà connecté. Souhaitez-vous supprimer la session correspondante pour permettre de vous connecter? <Oui> / <Non>» «La connexion à la base RH de la société X a échoué, veuillez contacter votre administrateur. <OK>» «Vous n avez accès à aucune société, veuillez contacter l administrateur. <OK>» «Votre n avez accès à aucune société, veuillez contacter l administrateur. <OK>» «Vous n avez pas accès à votre espace personnel car aucun profil ne vous est attribué. Veuillez contacter l administrateur. <OK>» Solution Contactez l administrateur afin qu il vous identifie dans la liste des collaborateurs de Sage Intranet RH. Contactez l administrateur afin qu il débloque votre compte Le nombre d utilisateurs maximum autorisés simultanément est atteint. Procédez à une nouvelle tentative ultérieurement. Un collaborateur est déjà connecté à Sage Intranet RH avec les mêmes identifiants. Contactez l administrateur afin qu il vérifie vos paramètres de connexion à la société. Aucune société n a été créée dans Sage Intranet RH. Contactez l administrateur. Contactez l administrateur afin qu il vérifie vos paramètres de connexion à la société. Contactez l administrateur afin qu il associe votre fiche à un profil Sage 51

52 Onglet «Accueil» : utilisation de l intranet de l entreprise Utilisation de Sage Intranet RH Les accès à l Annuaire entreprise et à l espace de Communication interne de l onglet «Accueil» sont également proposés par les liens de la partie gauche de la fenêtre (Mon intranet). Pour accéder à l annuaire d entreprise: 1. sur l onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet 2. cliquez sur le lien Annuaire entreprise Pour accéder aux communications publiées au sein de votre entreprise: 1. sur l onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet 2. cliquez sur le lien Communication interne Pour changer de mot de passe: 1. sur l onglet «Accueil», cliquez sur le lien Changer mon mot de passe 2. saisissez l ancien mot de passe, le nouveau, puis confirmer 3. cliquez sur [Valider] Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur Sage 52

53 Onglet «Mon espace RH» : utilisation de l espace personnel Utilisation de Sage Intranet RH L onglet «Mon espace RH» vous donne accès à vos fonctions favorites et vos alertes. L accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l administrateur). Mes fonctions favorites Vous personnalisez cet espace comme vous le souhaitez : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites] 2. cochez les fonctions à afficher sur votre page d accueil, 3. déplacez les items en fonction du positionnement souhaité, 4. cliquez sur le bouton [Valider]. Mes applications web Si l administrateur a paramétré Sage Intranet RH dans ce sens, vous accédez ici aux applications Sage Sage 53

54 Utilisation de Sage Intranet RH Mes alertes La liste des alertes s affiche sur cet onglet, vous rappelant ainsi le changement de statut de vos demandes et les différentes tâches à réaliser en lien avec votre statut: demandes de congés, demandes d annulation de congés, ainsi que les demandes RH. Type d alerte Demandes acceptées Demandes refusées Demandes en attente d information Demandes en attente de validation 1. Cliquez sur la ligne d alerte à traiter. 2. Cochez la case en regard de la demande pour la sélectionner et activer son bouton [Actions] permettant de la traiter en particulier Sage 54

55 Utilisation de Sage Intranet RH 3. Les boutons [Accepter] ou [Refuser] apparaissent dès que l on coche au moins une demande. Cela permet d appliquer l acceptation ou le refus à toutes les demandes qui sont cochées.cliquez sur celui qui vous convient. Les alertes traitées disparaissent alors de la liste de «Mes alertes». Sinon, cliquez sur le bouton [Actions] de chacune des demandes et sélectionnez la commande qui vous convient à chaque fois. Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 80. Les fonctions métier de Sage Intranet RH Les liens accessibles à gauche de la fenêtre donnent accès aux fonctions métier de Sage Intranet RH. Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées. Le tableau suivant récapitule les fonctions disponibles: Groupe/Fonction Description Voir Mon planning Consultation de mon planning personnel Planning collègues Consultation du planning de mon équipe, c est-à-dire ayant le même manager direct Planning Planning collaborateurs Consultation du planning de mes subordonnés page 56 Planning service Consultation du ou des services auxquels je suis autorisé Mes congés Consultation de l état des mes congés ou saisie d une demande page 62 Espace salarié Mes demandes RH Consultation de mes demandes RH ou saisie d une demande page 70 Mes informations Consultation de mes informations personnelles et professionnelles page Sage 55

56 Utilisation de Sage Intranet RH Groupe/Fonction Description Voir Mes collaborateurs Consultation de la liste de mes subordonnés page 79 Validation congés Validation des demandes de congés de mes subordonnés page 80 Espace manager Validation demandes RH Mes délégations Validation des demandes RH de mes subordonnés Activation de mes délégations des validations workflows vers un ou plusieurs autres managers page 85 page 87 Tableau de bord Consultation des statistiques RH de mes subordonnés page 86 Liste collaborateurs Consultation de l ensemble des collaborateurs page 89 Saisie absences Saisie ou modification des absences d un collaborateur page 90 Espace paie/ RH Validation congés Validation des demandes de congés de l ensemble des collaborateurs page 93 Validation demandes RH Validation des demandes RH de l ensemble des collaborateurs page 93 Tableau de bord Consultation des statistiques RH de l ensemble des collaborateurs page 93 Vous constaterez rapidement que l ergonomie de Sage Intranet RH est très intuitive. Planning Le regroupement Planning propose l accès aux liens suivants: Mon planning Planning collègues Planning collaborateurs Planning services Les plannings affichent les différents congés, appelés «évènements», en rapport avec l utilisateur connecté ou ses collaborateurs. Ces évènements sont représentés par des cases de couleurs sur le planning. Chaque couleur représente une nature de congé Sage 56

57 Utilisation de Sage Intranet RH Echelle temporelle Tous les planning se déclinent selon l échelle temporelle dite «Ressources», c est-à-dire sur deux semaines, à partir de la date du jour système..seul «Mon planning» peut s afficher en plus à la semaine ou au mois. Cet affichage est modulable en fonction des boutons suivants: Ce bouton permet d ouvrir le calendrier et de choisir une autre date que celle du jour. Dans ce cas, le planning s affiche avec comme date de départ de la période, la date sélectionnée. Ce bouton permet de réinitialiser l affichage du planning avec comme date de départ de la période, la date du jour. Ces boutons permettent de faire glisser d un jour l affichage de la période du planning, soit sur le jour précédent, soit sur le jour suivant et ce autant de fois que souhaité. Spécificités de «Mon planning» «Mon planning» peut s afficher en fonction de différentes échelles temporelles. Lorsqu une échelle temporelle est sélectionnée, le bouton la représentant en haut à gauche de la fenêtre se grise Sage 57

58 Utilisation de Sage Intranet RH Par défaut, «Mon planning» s affiche en fonction de l échelle temporelle dite «Ressources», c est-à-dire sur une période de deux semaines. Vous pouvez demander l affichage de votre planning sur l échelle temporelle de la semaine. Pour ce faire, vous devez cliquer sur ce bouton. Celuici se grisera alors. Vous pouvez demander l affichage de votre planning sur l échelle temporelle du mois. Pour ce faire, vous devez cliquer sur ce bouton. Celui-ci se grisera alors. Filtre évènements Tous les plannings proposent un outils de filtre des évènements sous forme de zone dépliable du même nom. Toutes les natures d évènements sont représentées par des cases à cocher colorées et libellées. Elles permettent d affiner l affichage du planning en fonction des critères demandés. 1. Cochez les natures d évènements qu il vous plaît d afficher. Vous pouvez vous aidez des liens «Tout cocher» et «Tout décocher» disponibles en bas à droite de l encadré «Filtre évènements». 2. Cliquez sur le bouton [Filtrer] pour valider votre choix. Filtre collaborateurs Tous les plannings hormis «Mon planning» bien entendu, proposent un outil de filtre des collaborateurs sous forme de zone dépliable du même nom. Cela permet d affiner l affichage du planning en fonction d un ou plusieurs collaborateurs parmi la liste proposée Sage 58

59 Utilisation de Sage Intranet RH 1. Saisissez ou sélectionnez le ou les critères pour l affichage. Exemple Demander l affichage des managers uniquement en sélectionnant Oui dans la zone à liste déroulante Manager. Le bouton [Réinitialiser] permet de remettre à blanc tous les critères. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour valider votre choix Sage 59

60 Utilisation de Sage Intranet RH Navigation hiérarchique Seul le «Planning services» propose l outil de filtre Navigation Hiérarchique permettant d affiner l affichage en fonction des liens hiérarchiques des managers. 1. A gauche se situe le niveau hiérarchique le plus haut. Cliquez sur le nom du manager qui vous intéresse. Les liens de subordination se développent alors vers la droite. L affichage du planning est affiné automatiquement en conséquence. 2. Vous pouvez réitérer l opération autant de fois que possible et nécessaire avec les liens des managers subordonnés. Actions sur les plannings Tous les plannings proposent l action Imprimer en PDF située en bas à gauche de la fenêtre. 1. Cliquez sur Imprimer en PDF. Le programme propose alors l ouverture du planning au format PDF dans un logiciel prévu à cet effet. 2. Dès lors, vous pouvez l enregistrer et/ou l imprimer via le menu Fichier du logiciel de gestion des PDF. Actions sur les évènements Les évènements identifiés sur les plannings sont représentés par des briques de couleurs, chaque couleur représentant une nature de congé Sage 60

61 Utilisation de Sage Intranet RH Bulle d information Lorsque vous faites passer la souris sur un évènement, une bulle d informations apparaît. Elle reprend la nature du congé, sa demi-journée de départ à sa demi-journée de fin, ainsi que sa durée en nombre de jours. Saisie d une demande de congé ou d une absence Selon que vous êtes positionné sur votre planning ou sur celui d un de vos collaborateurs lorsque vous êtes manager, vous pouvez par le glisser-déposer d un évènement, saisir dans le premier cas une demande de congé et dans le second, un absence. La demande de congé s applique au collaborateur qui en fait la demande pour lui-même. Cette demande est soumise au circuit de validation manager, à la différence de la saisie d absence faite pour le collaborateur par le manager lui-même. Lorsque vous glissez-déposez un évènement existant sur une case vierge, la fenêtre de demande de congé ou de saisie d absence, selon le cas, apparaît. Qu il s agisse d une demande de congé personnelle ou pour un subordonné, procédez comme suit: 1. Dans la zone Début, sélectionnez la date de départ de l absence. 2. Indiquez si l absence débute le Matin ou l Après-midi en sélectionnant l option adéquate. 3. Faites de même pour la zone Fin. 4. Cliquez sur valider pour confirmer la demande Sage 61

62 Utilisation de Sage Intranet RH Espace salarié Le regroupement Espace salarié propose l accès aux liens suivants: «Mes congés», page 62 «Mes demandes RH», page 70 «Mes informations», page 76 Cet espace permet au salarié de saisir et consulter ses demandes de congés, ses demandes RH et de mettre à jour le cas échéant ses informations personnelles. Mes congés Ce lien permet au salarié de gérer ses demandes de congés, de consulter ses congés et ses soldes. Mes soldes Les soldes des congés payés de l exercice en cours et de l exercice précédent, ainsi que les RTT sont présentés en jours dans un tableau: Solde dernier bulletin: il s agit des soldes enregistrés sur le dernier bulletin de salaire clôturé. Solde actuel: il s agit du solde du dernier bulletin déduction faite des congés validés. Solde prévisionnel: il s agit du solde actuel déduction faite des congés en attente de validation Sage 62

63 Utilisation de Sage Intranet RH Mes demandes Les demandes de congés en cours de validation ou validées sont présentées dans un tableau. Bouton [Actions] Ce bouton en regard de chaque demande de congés propose les actions suivantes: Modifier/envoyer: cette commande est proposée uniquement lorsque la demande a juste été enregistrée, c est-à-dire pas encore envoyée à la validation. Elle permet de modifier les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande Sage 63

64 Utilisation de Sage Intranet RH Annuler: pour demander l annulation d une demande de congés de la liste. Dans ce cas, son statut devient «Demande annulée». Relancer: pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la demande de congés. Réémettre: pour renvoyer la demande refusée dans le circuit de validation. Imprimer: pour lancer une impression de la demande de congés en question. Dès lors, le programme ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d exploitation. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments de cette fenêtre. Fiche d une demande de congés Pour ouvrir la fiche d une demande de congés, il suffit de cliquer dessus dans la liste. Description de la demande. La description de la demande de congés apparaît par défaut à l ouverture de la fiche Sage 64

65 Utilisation de Sage Intranet RH Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, la date de la demande, son statut dans le circuit de validation et sa description détaillée (nature des congés, dates de début et fin, durée, unité de la durée). Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94. Pour en savoir plus sur les actions, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 63 qui présente les mêmes. Circuit de validation. Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande de congés dans le circuit de validation. Différentes actions dans le circuit de validation: Envoi de la demande Demande d'information complémentaire Acceptation de la demande Refus de la demande Relance de la demande Annulation de la demande Validation automatique 2012 Sage 65

66 Utilisation de Sage Intranet RH Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94. Pour en savoir plus sur les actions, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 63 qui présente les mêmes. Fil de commentaires. Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande de congés au fil du circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires Sage 66

67 Utilisation de Sage Intranet RH Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94. Pour en savoir plus sur les actions, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 63 qui présente les mêmes. Saisir une demande de congé 1. Cliquez sur le bouton [Saisir une nouvelle demande de congés] en haut à droite de la liste des demandes de congés. 2. Dans le volet «Saisie» de la fenêtre qui apparaît, renseignez la nature du congé (Congé payé, RTT...) ainsi que la période souhaitée. Puis, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de congé s'ajoute, la durée étant calculée automatiquement en fonction du calendrier salarié de paie Sage 67

68 Utilisation de Sage Intranet RH 3. Cette étape permet de vérifier la saisie de la demande de congé. Elle permet également, par le bouton [Actions] en regard de celle-ci, de la supprimer, modifier ou d ajouter un commentaire. Elle permet aussi d initier d autres demandes. Cliquez ensuite sur [Suivant]. 4. Le volet «Validation» permet d enregistrer et d envoyer à la validation manager la ou les demandes saisies. Cliquez sur [Envoyer] pour lancer la ou les demandes dans le circuit de validation manager ou sur [Enregistrer sans envoyer] si vous souhaitez attendre avant de soumettre la ou les demandes à la validation manager Sage 68

69 Utilisation de Sage Intranet RH 5. L écran suivant confirme la prise en compte de la ou des demandes saisies. Il indique également si celles-ci ont été envoyées pour validation manager ou si elles sont en attente d envoi. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour sortir de la fonction. Mes congés/absences Les congés et absences sont listées dans un tableau. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fenêtre Sage 69

70 Utilisation de Sage Intranet RH Actions sur les congés Quelle que soit la fenêtre sur laquelle vous vous situez dans «Mes congés», les actions suivantes sont proposées: Nouvelle demande de congés: cette action ouvre la fenêtre de saisie de vos congés. Voir «Saisie d une demande de congé ou d une absence», page 61 pour savoir comment remplir une demande de congés. Voir mon planning: cette action ouvre votre planning personnel. Voir «Planning», page 56. Annuler: cette action ouvre la fenêtre «Annuler la demande». Imprimer: cette action ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d exploitation, afin que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez. Mes demandes RH Ce lien permet au salarié de saisir, consulter ou annuler ses demandes RH. Lorsque vous cliquez dessus, la liste des demandes RH apparaît sous forme de tableau. Celui-ci indique chacune d elles, le type, la date de la demande et le statut de validation. Les types de demandes RH sont: Acompte, Attestation de mutuelle obligatoire, Attestation de salaire, Attestation d emploi, 2012 Sage 70

71 Utilisation de Sage Intranet RH Attestation du nombre de jours travaillés, Demande libre, Duplicata de bulletin, Modification des informations personnelles. Cette liste est redéfinie en fonction des paramètres par défaut du dossier. Les statuts sont: Enregistrée: ce statut indique que la demande RH a été saisie, mais n a pas été envoyée dans le circuit de validation du supérieur hiérarchique. Attente d information: ce statut indique que la personne en charge de la validation a demandé des informations complémentaires avant de décider de valider ou non la demande. Attente de validation: ce statut indique que la demande RH a été saisie et envoyée dans le circuit de validation du supérieur hiérarchique. Validée: ce statut indique que la demande RH a été acceptée par le supérieur hiérarchique à l issue du circuit de validation. Refusée: ce statut indique que la demande RH a été refusée par le supérieur hiérarchique à l issue du circuit de validation. Demande annulée: ce statut indique que la demande RH a été annulée par le collaborateur lui-même. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fenêtre. Filtre Recherche La liste des demandes RH possède un outil de filtre «Recherche» dépliable lorsqu on clique dessus. Voir «Filtre Recherche», page Sage 71

72 Actions: Nouvelle demande RH 1. Cliquez sur l action située en bas à gauche de la fenêtre. Utilisation de Sage Intranet RH 2. Sélectionnez le type de demande qui vous intéresse (ex: attestation de salaire), puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Décrivez votre demande dans la zone prévue à cet effet. 4. Le cas échéant, ajoutez un commentaire dans la zone également prévue à cet effet. 5. Si besoin, joignez un fichier en le sélectionnant via le bouton [Parcourir]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] Sage 72

73 Utilisation de Sage Intranet RH 7. Vérifiez les données récapitulatives de la fenêtre. Si besoin, revenez aux étapes précédentes. Sinon, validez votre demande RH par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton [Enregistrer sans envoyer]. Bouton [Actions]: Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH 1. Dans la liste des demandes RH, repérez la demande RH qui vous intéresse. 2. Cliquez sur le bouton [Actions] en regard de celle-ci. 3. Sélectionnez la commande souhaité: - Modifier/envoyer: pour modifier les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande lorsque la demande est juste enregistrée, c est-à-dire lorsqu elle n est pas envoyée à la validation. Cette commande rouvre la procédure d enregistrement présentée précédemment. - Annuler: pour supprimer la demande RH de la liste. Dans ce cas, son statut devient «Demande annulée» Sage 73

74 Utilisation de Sage Intranet RH - Relancer: pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la demande RH. - Réémettre: pour générer une nouvelle demande RH avec les mêmes paramètres que celle qui a été annulée ou refusée. - Imprimer: pour lancer une impression de la demande RH en question. Dès lors, le programme ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d exploitation. Fiche d une demande RH Pour ouvrir la fiche d une demande RH, il suffit de cliquer dessus. Description de la demande La description de la demande RH apparaît par défaut à l ouverture de la fiche. Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, le type de la demande, sa date de saisie, son statut dans le circuit de validation, la pièce jointe le cas échéant et la description saisie. Concernant les autres éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Bouton [Actions]: Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH», page 73 et «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94. Circuit de validation Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande RH dans le circuit de validation Sage 74

75 Utilisation de Sage Intranet RH Différentes actions dans le circuit de validation: Envoi de la demande Demande d'information complémentaire Acceptation de la demande Refus de la demande Relance de la demande Annulation de la demande Validation automatique Concernant les autres éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Bouton [Actions]: Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH», page 73 et «Outils communs aux différentes fenêtres», page Sage 75

76 Utilisation de Sage Intranet RH Fil de commentaires Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande RH au fil du circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires. Mes informations Ce lien permet au salarié de consulter ses données personnelles et professionnelles, mais également de modifier ses informations personnelles en cas de changement: Personnelles: - Coordonnées - Etat civil - Données bancaires - Personnes à prévenir Professionnelles: - Données administratives - Poste - Contrat 2012 Sage 76

77 Utilisation de Sage Intranet RH Actions: Modifier mes informations personnelles 1. Cliquez sur la commande Modifier mes informations personnelles situé en bas à gauche de la fenêtre pour faire une demande de modification des données personnelles. 2. Procédez aux modifications qui s imposent. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] Sage 77

78 Utilisation de Sage Intranet RH 4. Vérifiez le récapitulatif des modifications. Si besoin, revenez aux étapes précédentes. Sinon, validez la demande de modification par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton [Enregistrer sans envoyer]. Espace manager Le regroupement Espace manager propose l accès aux liens suivants: «Mes collaborateurs», page 79 «Validation congés», page 80 «Validation demandes RH», page 85 «Tableaux de bord», page 86 «Mes délégations», page Sage 78

79 Utilisation de Sage Intranet RH Mes collaborateurs Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau, la liste des subordonnés du manager. Reportez-vous aux parties «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 et «Filtre Recherche», page 71 pour en savoir plus sur cette fenêtre. Pour ouvrir la fiche d un collaborateur: 1. Cliquez sur sa ligne dans le tableau. La fiche s ouvre. 2. Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données concernant ses congés/absences Sage 79

80 Utilisation de Sage Intranet RH 3. Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de: - Saisir une absence: voir «Saisie des absences», page «Voir son planning», page 82 Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les éléments de la fiche. Validation congés Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes de congés des subordonnés du manager. Bouton [Actions] Ce bouton, en regard de chaque demande de congés, propose les actions suivantes pour la demande de congés concernée: «Accepter une demande de congés», page 81 «Refuser une demande de congés», page 81 «Demander plus d informations sur la demande de congés», page 82 «Voir son planning», page 82 «Voir le planning de ses collègues», page 83 «Voir ses congés/absences», page 83 «Voir ses soldes», page 84 «Voir ses demandes», page 84 Il vous est possible d accepter ou de refuser plusieurs demandes en même temps. Pour ce faire, procédez comme suit: 1. Cliquez dans les cases à cocher devant les demandes que vous souhaitez traiter. Dès lors, les boutons [Accepter] et [Refuser] apparaissent en bas de la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter] si vous souhaitez agréer ces demandes de congés cochées ou sinon sur le bouton [Refuser] Sage 80

81 Utilisation de Sage Intranet RH 3. Une fenêtre récapitulative d acceptation ou de refus des différentes demandes sélectionnées apparaît. Si besoin, saisissez un commentaire dans la zone prévue à cet effet. 4. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. Les demandes de congés prendront alors chacune le statut «Acceptée» ou «Refusée» dans le circuit de validation. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments cette fenêtre. Accepter une demande de congés 1. Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. Une fenêtre récapitulative d acceptation apparaît. Il vous est néanmoins possible de modifier la durée, le commentaire ainsi que la pièce jointe. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande de congés de votre subordonné. Celle-ci prendra alors le statut «Acceptée» dans le circuit de validation. Refuser une demande de congés 1. Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d indiquer le motif de votre refus de validation de la demande de congés du subordonné. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés prendra alors le statut «Refusée» dans le circuit de validation Sage 81

82 Demander plus d informations sur la demande de congés Utilisation de Sage Intranet RH 1. Sélectionnez la commande Demander plus d informations du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. Une fenêtre récapitulative de demande d informations apparaît. La zone Commentaire vous permet d indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous avez besoin. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés prendra alors le statut «Attente d informations» dans le circuit de validation. Voir son planning 1. Sélectionnez la commande Voir son planning du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. La fenêtre du planning du subordonné s ouvre alors. 3. Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés Sage 82

83 Voir le planning de ses collègues Utilisation de Sage Intranet RH 1. Sélectionnez la commande Voir le planning de ses collègues du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. La fenêtre du planning des collègues du subordonné s ouvre alors. 3. Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés. Voir ses congés/absences 1. Sélectionnez la commande Voir ses congés/absences du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. La fenêtre récapitulatives des congés/absences de la fiche du subordonné s ouvre alors. 3. Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés Sage 83

84 Voir ses soldes Utilisation de Sage Intranet RH 1. Sélectionnez la commande Voir ses soldes du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. La fenêtre récapitulatives des soldes de congés de la fiche du subordonné s ouvre alors. 3. Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés. Voir ses demandes 1. Sélectionnez la commande Voir ses demandes du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2. La fenêtre récapitulatives des demandes de congés de la fiche du subordonné s ouvre alors Sage 84

85 Utilisation de Sage Intranet RH 3. Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés. Validation demandes RH Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes RH des subordonnés du manager. Bouton [Actions] Ce bouton, en regard de chaque demande RH, propose les actions suivantes pour la demande concernée: «Accepter une demande RH», page 85 «Refuser une demande RH», page 86 «Demander plus d informations sur la demande RH», page 86 Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments cette fenêtre. Accepter une demande RH 1. Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse Sage 85

86 Utilisation de Sage Intranet RH 2. Une fenêtre récapitulative d acceptation apparaît. La zone Commentaire vous permet, si besoin, d indiquer une remarque à cette demande. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande RH de votre subordonné. Celle-ci prendra alors le statut «Acceptée» dans le circuit de validation. Refuser une demande RH 1. Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse. 2. Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d indiquer le motif de votre refus de validation de la demande RH du subordonné. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra alors le statut «Refusée» dans le circuit de validation. Demander plus d informations sur la demande RH 1. Sélectionnez la commande Demander plus d informations du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse. 2. Une fenêtre récapitulative de demande d informations apparaît. La zone Commentaire vous permet d indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous avez besoin. 3. Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra alors le statut «Attente d informations» dans le circuit de validation. Tableaux de bord Ce lien permet de consulter sous forme de tableau: le solde des congés payés et RTT des subordonnés du manager ainsi que le cumul de leurs absences 2012 Sage 86

87 Utilisation de Sage Intranet RH Concernant le Solde des congés et le Cumul des absences, reportez-vous aux parties suivantes pour en savoir plus sur le «Filtre Recherche», page 96 et la «Navigation hiérarchique», page 60. Il est possible d imprimer ces informations via l action située en bas de la fenêtre: Imprimer: cette action ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d exploitation, afin que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments ces volets. Mes délégations Ce lien permet au manager de déléguer à un autre manager, pendant une période définie, son pouvoir de validation des demandes de congés et des demandes RH de ses subordonnés. Dès lors, une demande de validation transmise entre la date de début et la date de fin programmée est également envoyée au délégué associé, qui temporairement acquiert les mêmes relations hiérarchiques et les même services autorisés que le délégateur. Le délégué doit donc posséder au préalable l'habilitation nécessaire, sinon la demande ne lui sera pas transmise. C est l administrateur qui attribue les habilitations. Voir «Administration de Sage Intranet RH», page 8. De même, si le délégué est lui-même en délégation au moment de la transmission de la demande, celle-ci ne lui est pas transmise 2012 Sage 87

88 Utilisation de Sage Intranet RH 1. Dans la fenêtre «Activation de la délégation», sélectionnez le type de délégation qui vous convient: - Aucune délégation: cette option désactive la délégation. - Délégation globale: pour déléguer le pouvoir de validation à un manager particulier. - Délégation détaillée: pour déléguer, si besoin, le pouvoir de validation à plusieurs managers en fonction des types de validation des demandes. 2. Dans le cas d une Délégation globale, renseignez les zones qui apparaissent: - Période de délégation: indiquez la fourchette de dates. - Délégué: sélectionnez le manager à qui vous déléguez votre pouvoir de validation. 3. Dans le cas d une Délégation détaillée, renseignez les zones qui apparaissent: - Période de délégation: indiquez la fourchette de dates. - Délégué par type de validation: plusieurs cases à cocher sont proposées. Lorsque vous cochez l une d elles, la zone à liste apparaît pour sélectionner le manager à qui vous déléguez votre pouvoir de validation Sage 88

89 Utilisation de Sage Intranet RH Demande de congés > Validation manager Demande de congés > Validation RH Demande RH > Validation manager Demande RH > Validation RH Que ce soit en délégation globale ou détaillée, lorsqu un délégué sélectionné n a pas les habilitations nécessaires sur son profil, l icône [Ce collaborateur n est pas habilité à cette validation] s affiche en regard de son nom. Dès lors, vous devez soit choisir un autre délégué, soit demander à l administrateur de modifier son profil. 4. Validez votre demande de délégation en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Espace paie/rh Le regroupement Espace paie/rh propose l accès aux liens suivants: «Liste collaborateurs», page 89 «Saisie des absences», page 90 «Validation congés», page 93 «Validation demandes RH», page 93 «Tableaux de bord», page 93 Liste collaborateurs Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau, la liste des collaborateurs appartenant aux services autorisés à l utilisateur connecté Sage 89

90 Utilisation de Sage Intranet RH Reportez-vous à la partie «Navigation hiérarchique», page 60 et «Filtre Recherche», page 71 pour en savoir plus sur cette fenêtre. Pour ouvrir la fiche d un collaborateur: 1. Cliquez sur sa ligne dans le tableau. 2. Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données concernant ses congés/absences. 3. Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de: - Saisir une absence pour le collaborateur - Voir son planning L accès aux données des fiches collaborateurs est limité en fonction des habilitations attribuées par l administrateur à votre profil. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments des fenêtres. Saisie des absences Cette fonction est active uniquement si vous êtes habilité à l utiliser, c est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens par l administrateur dans la partie Administration Sage 90

91 Utilisation de Sage Intranet RH Ce lien permet d enregistrer les absences des collaborateurs de la société. 1. A l étape Initialisation, sélectionnez dans la zone à liste prévue à cet effet le Collaborateur pour lequel vous devez enregistrer une absence. 2. Cochez la case Afficher les évènements existants pour visualiser à l étape suivante les évènements déjà enregistrés dans la Paie/RH. Cette case est active si vous êtes habilité à l utiliser, c est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens par l administrateur dans la partie Administration. Dans le cas contraire, elle est grisée. 3. Sélectionnez alors la période pour laquelle vous souhaitez afficher les évènements existants du collaborateur. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. A l étape Saisie/Saisie des évènements, indiquez la nature de l absence (CP, RTT, Maladie, Paternité...) puis renseignez les autre zones comme indiqué dans la partie «Saisie d une demande de congé ou d une absence», page Sage 91

92 Utilisation de Sage Intranet RH 6. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider. L absence ainsi enregistrée vient s ajouter dans Saisie/Evènements ajoutés. 7. A cette étape, vous pouvez également agir sur les évènements existants grâce au bouton [Actions] disponible en regard de chaque évènement: - Modifier: ouvre la fiche de l évènement vous permettant de modifier le paramétrage des zones. - Supprimer: supprime l évènement après message de confirmation. 8. Vous pouvez également, si besoin, utiliser les actions Voir son planning et Voir ses demandes de congés Sage 92

93 Utilisation de Sage Intranet RH 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 10. A l étape Validation, le programme récapitule les ajouts, modifications et suppressions apportés aux évènements. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider et sortir de la fonction ou sur le bouton [Continuer la saisie sur un autre collaborateur]. Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir plus sur les autres éléments des fenêtres. Validation congés Ce lien représente la dernière étape de validation des congés collaborateurs, acceptés préalablement par les managers directs. Cette fenêtre se présente de la même manière que celle de l Espace manager: «Validation congés», page 80. Validation demandes RH Ce lien représente la dernière étape de validation des demandes RH, acceptés préalablement par les managers directs. Cette fenêtre se présente de la même manière que celle de l Espace manager: «Validation demandes RH», page 85. Tableaux de bord Ce lien permet de consulter sous forme de tableau: le solde des congés payés et RTT de l ensemble des collaborateurs le cumul de leurs absences 2012 Sage 93

94 Utilisation de Sage Intranet RH la quantité des demandes RH par type, par mois, avec totalisations générales. Hormis pour le volet Demandes RH, cette fenêtre se présente de la même manière que celle de l Espace manager: «Tableaux de bord», page 86. Outils communs aux différentes fenêtres Iconographie Bouton Intitulé Action Personnaliser la liste Personnalise les colonnes d une liste Bouton [Toutes] Affiche tous les éléments de la liste quel que soit leur statut Bouton [En cours] Affiche uniquement dans la liste les éléments en cours Bouton [Historique] Affiche uniquement dans la liste les éléments terminés Tri Trie la liste en fonction du critère sélectionné Regroupement Trie la liste en fonction du mode de regroupement sélectionné 2012 Sage 94

95 Utilisation de Sage Intranet RH Bouton Intitulé Action Ajouter une demande Dupliquer Affichage vignette Affichage liste Icône d information Icône d alerte Icône d alerte retard Ouvre la fenêtre de saisie d une demande de congés ou d une demande RH Reprend les paramètres du profil utilisateur choisi pour la création d un autre profil Affiche les éléments d une liste sous forme de vignettes Affiche les éléments d une liste en lignes Indique qu une information a été saisie lors du processus workflow. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu Indique la présence d une information. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu Indique un retard dans une tâche à réaliser (worflow) Icône pièce jointe Indique qu une pièce jointe est attachée à l élément Icône commentaire Icône manager Icône bloquant Personnaliser l entête de la fiche Personnaliser le corps de la fiche Précédent Indique qu un commentaire a été saisi pour l élément. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu Indique dans une liste de collaborateurs qu il s agit d un manager et ouvre la liste des subordonnés de celui-ci lorsqu on clique dessus Indique un contrôle bloquant Choix des informations à afficher en entête d une fiche Choix des informations à afficher dans le corps d une fiche Affiche la fiche précédente Suivant Affiche la fiche suivante Premier Affiche la première page de la liste Dernier Affiche la dernière page de la liste Fermer la fiche Referme la fenêtre affichée 2012 Sage 95

96 Utilisation de Sage Intranet RH Personnalisation de la liste Pour personnaliser les colonnes d une liste : 1. cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] proposé en dernière colonne 2. cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher 3. cliquez sur le bouton [Sélectionner] Filtre Recherche Il existe plusieurs filtres Recherche dans Intranet RH. Il s agit d un outil de recheche d éléments dépliable lorsqu on clique dessus. Cela permet d affiner la liste des éléments d une fenêtre en fonction des critères que vous recherchez. Les champs peuvent varier d une fonction à une autre, toutefois le principe reste le même. Exemple Espace manager/ Mes collaborateurs 1. Renseignez au choix les champs qui correspondent à votre recherche. 2. Validez par le bouton [Rechercher] ou remettez à blanc les zones par le bouton [Réinitialiser] Sage 96

97 Utilisation de Sage Intranet RH Zones Tri et Regroupement Les zones Tri et Regroupement permettent d aménager la présentation de la liste comme vous le souhaitez. Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de fermeture permettant de revenir à la liste Sage 97