SUPPORT DE COURS EXCEL PARTIE 3

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1 III. PARTIE 3 A.. LES FORMULES Les formules sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références. 1 LES FORMULES Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules. les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N de ligne) des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé). Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs utilisés. SAISIE DE LA FORMULE <CLIC G> DANS LA CELLULE OU DOIT S'AFFICHER LE RESULTAT DU CALCUL TAPER = (SIGNE EGAL) - l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche LA PREMIERE CELLULE SAISIR L'OPERATEUR LA SECONDE CELLULE VALIDER PAR OU <ENTREE> COMPOSITION D'UNE FORMULE OPÉRATEURS OPÉRANDE SÉPARATEUR SYNTAXE OPERANDE données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul OPERATEURS symboles indiquant l'opération à effectuer 62

2 SEPARATEURS symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses) 2 LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Les références de la cellule peuvent être absolues, relatives ou mixtes : références relatives : références absolues ou : références mixtes INFOS PRINCIPES : REFERENCES RELATIVES : référence par défaut la position de la plage ou de la cellule dans le repère orthonormé est définie par rapport à la position de la cellule devant recevoir l'entrée. REFERENCES ABSOLUES : toutes les coordonnées sont précédées du signe $. la position est définie par rapport à l'origine des axes et reste invariable. REFERENCES MIXTES : une des coordonnées de la cellule est précédée du signe $. Sa position est définie par rapport à l'origine de l'un des axes et reste invariable par rapport à celui-ci. L'autre coordonnée varie. la modification de la structure de la feuille de travail (insertion ou suppression de lignes ou de colonnes) est dans tous les cas prise en compte mais c'est au niveau de la copie ou de la saisie de données que les résultats peuvent être très différents selon le type de référence utilisé, il faut donc beaucoup de prudence. 63

3 B.. LES BASES DE DONNEES EXCEL permet de gérer des petites bases de données. Ces bases de données peuvent être triées, filtrées ou analysées simplement. 1 PRESENTATION DES BASES DE DONNEES Les bases de données sont des tableaux particuliers sous Excel. Quelques règles simples permettent de gérer au mieux ces tableaux : 1. Pour être dans les meilleures conditions, il est conseillé de consacrer une feuille pour une base de données. 2. Chaque colonne correspond à un champ de la base de données. 3. La première ligne de la feuille contient le titre des colonnes (les noms de champs). 4. Une ligne (et une seule!) correspond à un enregistrement (ex : un contact, un produit ) 5. Dans la base de données, il n y a ni ligne vide, ni colonne vide. CTRL * (contrôle étoile) sélectionne tout le tableau. 2 LES VOLETS DE TITRE Pour conserver les titres de lignes ou de colonnes à l'écran, il suffit de les figer ; ces titres restent affichés et accessibles quelle que soit la partie affichée du tableau. La plupart du temps, il suffit de figer la première ligne ou la première colonne. FIGER LA 1 ERE LIGNE GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) FIGER 1 ERE COLONNE GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) Sur un tableau plus complexe, l'utilisateur définit les lignes ou colonnes à figer. FIGER LES VOLETS GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) POSITIONNER LE TABLEAU AVEC LES ASCENSEURS SELECTIONNER LA CELLULE D'ANGLE + 1 LIGNE DESSOUS ET 1 COLONNE A DROITE LIBÉRER LES VOLETS GROUPE "FENETRE" (4ème bloc) 64

4 3 LES TRIS Trier une base de données permet de la «ranger» dans un ordre précis. A) TRI SIMPLE Pour trier une base de données en utilisant une seule clé de tri, il suffit de cliquer dans la colonne qui sert de clé de tri, et ensuite de cliquer sur le bouton de tri correspondant «Données». A) TRI MULTIPLE dans le groupe «Trier et filtrer» de l onglet Pour trier une base de données en utilisant plusieurs clés de tri, il convient dans un premier temps de cliquer dans la base de données (sans sélectionner). Puis de cliquer sur le bouton filtrer» de l onglet «Données». dans le groupe «Trier et Il suffit ensuite de renseigner cette boîte de dialogue suivant vos critères, avant de cliquer sur le bouton OK. 4 LES FILTRES Filtrer une base de données consiste à sélectionner les données suivant des critères à définir. Pour activer le filtre automatique, cliquer sur dans le Groupe Trier et filtrer de l onglet Données. Des zones de liste apparaissent dans les cellules des noms de champ (1 ère ligne de la base). Il est possible de choisir les critères par simple clic. 65

5 Le filtre personnalisé permet d affiner la requête. Seule les données filtrées sont affichées (le nombre d enregistrements trouvés s inscrit dans la barre d état). Pour réafficher toutes les données, il suffit de cliquer sur Groupe Trier et filtrer de l onglet Données. dans le C.. LES MODES D AFFIICHAGE Excel offre plusieurs possibilités de visualisation du travail. 1 LE MODE NORMAL C'est le mode normal de travail dans Excel. Il affiche les feuilles du classeur telles quelles et sans préjuger de leur finalité (feuille de papier, mail, blog, web ). GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc) BARRE D'ETAT 66

6 1ère icône en bas à droite 2 LE ZOOM Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus. BOUTON GAUCHE GROUPE "ZOOM" (3ème bloc) <CTRL>ENFONCE UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS SELECTIONNER LE TAUX POUR VALIDER BARRE D'ETAT à droite de la barre d'état FAIRE GLISSER OU UTILISER OU POUR CHOISIR LA VALEUR DU ZOOM 3 LE MODE PLEIN ÉCRAN Le mode "PLEIN ECRAN" utilise la totalité de l'écran et non plus une fenêtre ; c'est un mode qui permet d'avoir une vue globale du document sans ruban, ni barre d'état GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR" (1er bloc) 67

7 4 LE MODE MISE EN PAGE Il affiche la feuille en cours telle qu'elle sera éditée avec les caractéristiques de mise en page associées. C'est un mode qui va être très utile pour faire le lien entre la feuille de travail (un immense tableau de lignes et colonnes) et le support de destination (feuille A4, page web, blog ). GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc) BARRE D'ETAT (2ème icône en bas à droite) INFOS Ce mode permet de voir et gérer les entêtes et pieds de page. Les données sont réparties en fonction des sauts de page éventuellement insérés 5 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE Pour autant que des sauts de page manuels aient été insérés, ce mode permet de visualiser et gérer ces mêmes sauts de page. GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc) BARRE D'ETAT 3ème icône en bas à droite CONSEIL Sauf quelques cas de figure très particuliers, il n'est pas conseillé de gérer manuellement les sauts de page 6 LE MODE APERÇU AVANT IMPRESSION L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les feuilles telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable. MENU EXCEL 68

8 RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION INFOS symbolise les marges et les colonnes par les signes et ; faire glisser ces symboles modifient les marges et les colonnes 7 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'environnement de travail peut être paramétré par l'utilisateur. GROUPE "AFFICHER/MASQUER"(2ème bloc) COCHER LES OPTIONS A AFFICHER DECOCHER LES OPTIONS A NE PAS AFFICHER D.. LA MIISE EN PAGE La mise en page définit la position des différents éléments d'une feuille de travail à éditer dans une page. Tous les outils de visualisation et de gestion de la mise en page sont regroupés dans un onglet spécifique du ruban. ONGLET "MISE EN PAGE"(3ème onglet) A partir de cet onglet, il est possible d'appeler la boite de dialogue "MISE EN PAGE". BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" 69

9 ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) LE LANCEUR DE BOITE à droite du titre du groupe 1 LA TAILLE Le format A4 (21 x 29,7) est le format de papier le plus courant. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) (feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué) affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" CHOISIR LE FORMAT 2 LES MARGES Les marges vont délimiter la zone imprimable de cette page. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) 70

10 CHOISIR LES MARGES (feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué) 3 L'ORIENTATION C'est une caractéristique importante de la page qu'il va souvent être nécessaire de modifier ; il n'est pas rare d'imprimer un tableau en mode paysage pour l'avoir en entier sur la feuille. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) 71

11 CHOISIR L'ORIENTATION (feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué) 4 L'ARRIÈRE-PLAN Une image peut être affichée en fond pour agrémenter la présentation. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) CHOISIR UNE IMAGE (feuille de travail affichée ou groupe de travail constitué) POUR VALIDER 5 L'ÉCHELLE Elle va permettre d'adapter les données à la page tout en conservant la proportion de ces données. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE A L'ECHELLE" (3ème bloc) FEUILLE DE TRAVAIL AFFICHEE OU GROUPE DE TRAVAIL CONSTITUE SELECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN LARGEUR OU/ET SELECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN HAUTEUR OU BIEN SELECTIONNER L'ECHELLE D'AGRANDISSEMENT/REDUCTION POUR VALIDER Le lanceur de boite de dialogue affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" avec les options d'échelle AVANCE 72

12 6 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE L'entête est le texte qui apparaît en haut de chaque page d'une feuille ; le pied de page est le texte qui apparaît en bas de chaque page d'une feuille. Les entêtes et pieds de page peuvent être saisis directement dans la feuille si cette dernière est affichée en mode "mise en page". BARRE D'ETAT FEUILLE DE TRAVAIL AFFICHEE OU GROUPE DE TRAVAIL CONSTITUE OU/ET DANS LA BARRE D'ETAT (2ème icône en bas à droite) ET SAISIR L'ENTETE ET SAISIR LE BAS DE PAGE Il est utile de vouloir insérer dans les entêtes et pieds de page des champs pour indiquer par exemple la page, le nombre de pages, le nom de la feuille de travail ou du classeur ONGLET " INSERTION" GROUPE "TEXTE" (5ème bloc) l'affichage passe en mode "mise en page" et l'onglet "outils des entêtes et pieds de page" s'affiche l'entête est ouvert et en attente de saisie L'entête comme le pied de page est divisé en 3 zones dans lesquels il suffit de cliquer, de saisir le texte et d'insérer les champs proposés dans le ruban. ONGLET " CREATION" GROUPE "ELEMENTS ENTETES ET PIED DE PAGE" (3ème bloc) 73

13 <CLIC G> DANS LA ZONE DESIREE (gauche, milieu ou droite) DE L'ENTETE OU DU PIED DE PAGE SAISIR LE TEXTE EVENTUEL LE CHAMP A INSERER REPETER L'OPERATION POUR CHAQUE ZONE A RENSEIGNER penser à laisser éventuellement des espaces entre le texte et le champ et entre les champs d'une même zone 7 LE SAUT DE PAGE EXCEL gère automatiquement les sauts de page, c'est à dire que lorsque la quantité de données saisie dépasse la capacité d'une feuille dans le format défini, il insère un saut de page automatique. Il est cependant possible d'insérer un saut de page manuel pour mieux maîtriser la présentation du document. ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) SELECTIONNER UNE LIGNE ENTIERE ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) SELECTIONNER UNE COLONNE ENTIERE une ligne pointillée symbolise la position du saut de page au dessus de la ligne sélectionnée une ligne pointillée symbolise la position du saut de page à gauche de la colonne sélectionnée Le mode "aperçu des sauts de page" permet de les visualiser et mieux les gérer. GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc) BARRE D'ETAT (3ème icône en bas à droite) 8 LA ZONE D'IMPRESSION Excel est à même de déterminer la zone contenant les données et imprime cette zone ; dans certains cas, notamment lorsqu'on ne veut imprimer qu'une partie des données, il faut définir manuellement la zone d'impression. 74

14 Deux cas de figure : La feuille de travail n'a rien de particulier - les données sont groupées et doivent être toutes imprimées Laisser Excel déterminer lui-même la zone d'impression MENU EXCEL Pour l'impression en cours, on ne veut imprimer qu'une partie de la feuille de travail Sélectionner la zone d'impression avec la souris ONGLET " MISE EN PAGE", GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) SELECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC LA SOURIS MENU EXCEL SELECTIONNER LA ZONE A IMPRIMER COCHER "SELECTION" (voir cas 1 au dessus) AVANT D'IMPRIMER POUR VALIDER 9 LES TITRES Si le tableau est de grande taille, il est utile de répéter les titres de lignes et de colonnes sur chacune des feuilles imprimées sous peine de ne plus savoir à quoi correspondent les données. GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc) DE <CLIC G> DANS LA LIGNE DU TABLEAU A REPETER POUR REVENIR A LA BOITE DE DIALOGUE 75

15 DE LA COLONNE DU TABLEAU A REPETER POUR REVENIR A LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER E.. L' 'IIMPRESSIION 1 L'APERÇU AVANT IMPRESSION L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les pages telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable. Il permet d'avoir une vue plus synthétique du document et d'en affiner la visualisation. 76

16 MENU EXCEL INFOS comme permettent de sortir de ce mode RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION 2 L'IMPRESSION RAPIDE Le lancement de l'impression est alors immédiat avec les éléments par défaut. MENU EXCEL 3 L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages MENU EXCEL 77

17 4 LES TYPES DE SORTIE En plus des imprimantes installées physiquement, Excel permet d'utiliser des imprimantes virtuelles qui vont permettre de créer un document "pdf", un document "image writer", un document "xps" (XPS -XML PAPER SPECIFICATION- est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers) ou encore un document fax. 78