KLEOS version 5.1. Janvier/Février Wolters Kluwer Belgique - Motstraat 30, 2800 Mechelen Tél. :

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1 KLEOS version 5.1 Janvier/Février 2017 Wolters Kluwer Belgique - Motstraat 30, 2800 Mechelen Tél. :

2 SOMMAIRE 1 DOSSIERS ONGLET DOCUMENTS DU DOSSIER POSSIBILITE DE MASQUER LES REPERTOIRES VIDES ONGLET DOCUMENTS DU DOSSIER CREATION DE REPERTOIRES DE DOCUMENTS RAPIDE CONFIGURATION DOSSIERS LES AUTORISATIONS PROFIL PAR TYPES DE DOSSIERS AMELIORATION DE LA NUMEROTATION DOSSIERS LORSQUE 2 DOSSIERS SONT CREES EN SIMULTANE DOCUMENTS UTILISATION DES URL (DROPBOX, ONE DRIVE) /CHEMINS POUR STOCKER DES FICHIERS VOLUMINEUX DANS KLEOS TRANSFERT DES DOCUMENTS D UN DOSSIER VERS UN AUTRE DOSSIER S AFFICHAGE DE LA DATE/HEURE DES S DEPUIS LE CORPS DU MAIL ACTIVITÉS DEFINITION SIMPLIFIEE DES TABLES DE TARIFS/TAUX HORAIRES DEPUIS VOS DOSSIERS LA FEUILLE DE TEMPS RAPIDE TRANSFERT EN MASSE D ACTIVITES D UN DOSSIER VERS UN AUTRE DOSSIER / CORRECTION EN MASSE DES INFORMATIONS DES TEMPS PASSES 15 4 IDENTITES RATTACHER DES IDENTITES A DES MEMBRES DU CABINET (LE GESTIONNAIRE DE COMPTES) TACHES & ÉCHÉANCES ECHEANCES - INTRODUCTION AU CONCEPT D ECHEANCES CONFIGURATION DES ECHEANCES DANS VOTRE KLEOS CREER UNE ECHEANCE VISUALISATION DES ECHEANCES DANS LA SECTION DES TACHES VISUALISATION DES ECHEANCES DEPUIS L ONGLET TACHES DU DOSSIER VISUALISATION DES ECHEANCES DANS L AGENDA AJOUTER OU MODIFIER UNE ECHEANCE DANS L AGENDA RAPPORTS VISIBILITES DES ECHEANCES ECHEANCES TACHES LIEES LA GENERATION AUTOMATIQUE DES TACHES LIEES DEPUIS UNE ECHEANCE MODIFIER LA DATE DE FIN D UNE ECHEANCE DISPOSANT DE TACHES LIEES Wolters Kluwer Belgique - Motstraat 30, 2800 Mechelen Tél. :

3 INTRODUCTION Ce document présente les corrections apportées par la version 5.1 de Kleos livrée de fin janvier à mi-février A l occasion de cette version majeure de Kleos les efforts de nos équipes se sont portés sur les points suivants : La possibilité de transférer des documents, activités de dossier à dossier, Des améliorations d ergonomie afin de faciliter l utilisation quotidienne de Kleos, notamment sur la création des répertoires de documents rapides, la nouvelle feuille de saisie de temps rapide etc. Le chainage d événements avec la mise en place du concept d échéances et le rattachement de tâches préconfigurées, La possibilité de stocker des URL/Liens dans l application afin de conserver vos fichiers les plus volumineux dans l application. Retrouvez le détail de toutes les nouvelles fonctionnalités apportées dans ce guide. L équipe Kleos 3

4 1 DOSSIERS 1.1 Onglet Documents du dossier possibilité de masquer les répertoires vides Vous pouvez masquer les répertoires de documents vides depuis vos dossiers. Il suffira pour cela de cliquer sur l icône «engrenage» de configuration présente en haut votre liste des répertoires de documents. Un menu contextuel apparaitra et vous proposera alors de «Masquer les répertoires vides».(en couleur gris clair) Pour réafficher les répertoires vides l action inverse sera possible, cliquer sur le même bouton. Vos préférences d affichage seront conservées à la prochaine connexion. 1.2 Onglet Documents du dossier Création de répertoires de documents rapide Pour simplifier la création des répertoires de documents nous avons ajouté une fonctionnalité rapide de création directement depuis vos dossiers. Depuis l onglet «Documents» cliquez sur l icône «engrenage» puis sur le menu contextuel : «Répertoires documents». 4

5 Une fenêtre de configuration s affichera et vous permettra de créer un nouveau répertoire de documents, d en modifier un ou d en effacer. Ces 3 actions sont également disponibles en clic droit souris directement depuis votre arborescence de répertoires de documents 1.3 Configuration dossiers Les autorisations profil par types de dossiers Une autorisation dossiers défini un ensemble d autorisations que vous pouvez affecter à un ou plusieurs dossiers & documents. Depuis la Configuration générale de votre Kleos, dans le menu «Dossiers», a été ajouté la configuration des autorisations dossiers. Vous disposez ici de 3 fonctionnalités (haut droite): Nouveau, Modifier, Effacer NOTE: seuls les utilisateurs disposants des droits/autorisation sur les dossiers verront cette page de configuration Lors de la création d une profil d autorisations» Kleos vous affichera cette fenêtre : 5

6 Depuis cette fenêtre de création vous allez pouvoir : - Nommer votre Profile. - Définir quels membres du cabinet/groupes d utilisateurs vont hériter de cette autorisation. - Affecter/restreindre des droits dossiers aux membres du cabinet/groupes d utilisateurs. Lorsque vous définissez des droits/autorisations, ces changements sont hérités par tous les dossiers & documents impactés. Si vous souhaitez supprimer une autorisation dossiers veillez à ce qu elle ne soit pas utilisée dans un dossier ou type de dossiers, sinon Kleos vous empêchera la suppression (sécurité). Définir une autorisation dossiers sur un type de dossiers Une autorisation dossiers peut être liée à un ou plusieurs types de dossiers. Si vous souhaitez par exemple masquer les dossiers d un certain type à une catégorie d utilisateurs. (Exemple : que les utilisateurs de types «Collaborateurs» ne puissent pas accéder aux dossiers de type «RH/Gestion du cabinet», «Que mon associé ne puisse pas visualiser mes dossiers» etc.). Depuis la Configuration générale de votre Kleos, menu Dossiers et «Types de dossiers» vous pouvez lier une autorisation dossiers à un type de dossiers choisi (ou plusieurs).! Lorsque vous ajoutez un type d autorisation dossiers à un type de dossiers, le changement n aura pas d impact sur les dossiers du type déjà existants, seulement sur les futurs dossiers créés. 6

7 Définir une autorisation dossiers pour un seul dossier Il est possible de définir une autorisation dossier pour un seul dossier (pour le cacher à la vue des autres utilisateurs du cabinet par exemple). Pour cela, depuis le dossier choisi, cliquez sur «Modifier» et définissez votre autorisation dossiers : 1.4 Amélioration de la numérotation dossiers lorsque 2 dossiers sont créés en simultané Lorsque 2 dossiers sont créés en même temps par 2 utilisateurs différents un conflit pouvait survenir : Kleos créait alors les 2 dossiers avec le même numéro de référence. Désormais lors de la création de 2 dossiers en simultané Kleos vous affichera un message d information indiquant qu un dossier vient d être créé avec ce numéro de référence et en proposera un nouveau. La création du dossier se poursuivra sans blocage : 7

8 2 DOCUMENTS 2.1 Utilisation des URL (Dropbox, One Drive) /chemins pour stocker des fichiers volumineux dans Kleos Kleos accepte des fichiers allant jusqu à 40Mo. Nous mettons en place le système des «liens» qui permet d enregistrer dans vos dossiers Kleos vos fichiers les plus volumineux (films de plusieurs gigas, photos & documents très lourds etc.). Les liens vous permettent de stocker un chemin d accès (Pour des documents présents sur votre PC) ou une URL (Pour les documents stockés sur des plateformes Web de type Dropbox) dans Kleos. Les points d entrée pour créer un nouveau lien sont les suivants : - Onglet Document du dossier > Nouveau > Nouveau lien - Bureau Kleos > + > Nouveau lien - Documents > Nouveau > Nouveau lien Par exemple depuis un dossier, cela se créé depuis le même menu qu un nouveau document : 8

9 Enn cliquant sur «Nouveau Lien» Kleos affichera donc la fenêtre vous permettant d intégrer un nouveau chemin d accès / URL : Les informations suivantes seront nécessaires : - L adresse du document : peut-être un chemin physique ou une URL: : Kleos ira chercher sur internet l URL du fichier/page web : Kleos ira chercher un chemin local pour votre fichier - Titre: titre du document dans Kleos - Description: Champ optionnel décrivant le contenu du fichier - Dossier: par défaut votre dossier d origine - Répertoire : répertoire dans lequel vous souhaitez ranger ce fichier. 9

10 2.2 Transfert des documents d un dossier vers un autre dossier Cette fonctionnalité vous permet désormais de déplacer des documents en masse d un dossier vers un autre, et ce depuis l onglet Documents d un de vos dossiers. Les 2 points d entrée de cette fonctionnalité sont : - Onglet Documents du dossier > plus > Transférer vers - Onglet Documents du dossier > Clic droit souris > Transférer vers Sélectionnez un ou plusieurs documents depuis un dossier, sélectionnez Transférer vers. Une fenêtre de transfert s ouvrira alors vous demandant d indiquer le dossier et le répertoire de destination. Ne peuvent être transféré les fichiers de type suivants : - En statut «Partagé» (depuis Kleos Connect) - Documents en cours de modification (déjà ouverts) Depuis cette fenêtre de transfert vous pouvez : - Sélectionner/désélectionner les documents à transférer - Choisir le dossier vers lequel transférer les documents - Choisir le répertoire vers lequel ranger les documents - MAIS AUSSI : Créer un répertoire à la volée dans le dossier vers lequel transférer ses documents. Ainsi vos documents iront directement se ranger dans ce répertoire. (icone stylo ) Une fois les informations des dossiers et répertoires de destination rempli, il suffit de cliquer sur le bouton «Transférer vers» en bas de page Le nombre maximum de documents pouvant être déplacés d un dossier vers un autre est de 100 documents. 10

11 2.3 s Affichage de la date/heure des s depuis le corps du mail Lorsque vous ouvrirez vos s, le corps de l affichera l heure et la date : 11

12 3 ACTIVITÉS 3.1 Définition simplifiée des tables de tarifs/taux horaires depuis vos dossiers Kleos 5.1 introduit une nouvelle façon de définir ses tables de tarifs depuis les dossiers. L idée est de ne pas avoir à se rendre depuis son dossier vers la Configuration générale pour avoir à créer une table de taux, mais que cela puisse se faire depuis le dossier directement. Les taux pouvant être configures sont ceux touchant aux temps passés. Pour y accéder depuis votre dossier : Dossier > onglet Activités> Plus > Options Depuis la fenêtre qui s affichera vous pourrez sélectionner < Table de tarifs spécifiques > dans la liste des tables existantes Vous pouvez : - Définir un taux par défaut - Ajouter un taux pour un groupe d utilisateurs - Modifier les taux applicables - Supprimer un taux existant NOTE : le recalcul des éléments de facturation en utilisant le nouveau taux défini est une action manuelle. La table de tarifs créée ainsi n apparaitra pas dans la Configuration car elle sera applicable que pour le dossier dans lequel elle a été définie. Seuls les utilisateurs disposant des droits («visualiser les données financières ) auront accès à cette fonctionnalité. 12

13 3.2 La feuille de temps rapide Une nouvelle feuille de temps rapide, accessible en 1 clic depuis n importe quel endroit de l application. Ainsi vous pourrez entrer de nouveaux temps/activités à n importe quel moment. Le point d entrée est le suivant : Cliquez sur l icône «Horloge» à tout moment pour appeler cette fenêtre. Lorsqu une feuille de temps est déjà ouverte, vous pourrez le voir en tant que tâche depuis votre barre de taches en bas de votre écran: La feuille de temps rapide est ainsi organisée : 13

14 Les activités déjà créées sur la journée sont affichées. Chaque création d activités/temps incrémentera cette liste. Vous pourrez à tout moment créer une nouvelle activité en cliquant sur + nouveau temps passé: Les informations à renseigner pour une nouvelle activité sont : - Le dossier - Le type - Description - Quantité temps: durée de l activité L aperçu affichera le total des temps entré pour la journée en cours. Pour créer des activités avec plus d un élément de facturation, vous pouvez cliquer sur + Nouvelle activité. Cela ouvrira la fenêtre standard de création d activités. Depuis cette fenêtre vous pouvez naviguer entre les jours pour consulter les temps enregistrés sur les jours à venir et ainsi planifier votre activité. NOTE : pour rappel la durée journalière des jours de travail est un paramètre modifiable par utilisateur, accessible depuis la configuration de votre Kleos. 14

15 3.3 Transfert en masse d activités d un dossier vers un autre dossier / correction en masse des informations des temps passés Il est possible de sélectionner un lot d activités non facturées et d indiquer pour ce lot : - Une date différente. - Un dossier différent de destination (transfert). - Un responsable/membre du cabinet différent. Cette fonctionnalité est utile pour les cabinets entrant beaucoup d activités avec un risque de création par erreur. Cette fonctionnalité aide donc à corriger les erreurs pouvant avoir été effectuées sur des activités en une seule action. Les utilisateurs autorisés pourront donc sélectionner un groupement d activités depuis un dossier et les déplacer vers un autre dossier, au passage ils pourront, s ils le souhaitent en modifier la date ainsi que le responsable. Il existe plusieurs points d entrées : - Soit depuis un Dossier > Onglet Activités, - Soit depuis la liste globale des activités Sélectionnez plusieurs activités (en maintenant la touche CTRL de votre clavier appuyée lors de la sélection), vous verrez que le bouton «Editer» a changé de nom lors de votre sélection et se nomme désormais : Modif en masse Ici 2 façons d appeler la fonctionnalité : - Depuis le bouton en haut à droite : Modif. En masse. - Depuis le clic droit souris : Modif. En masse. 15

16 Cela ouvrira la fenêtre de correction en masse d activités suivante : Une fois votre/vos choix renseignés, cliquez sur le bouton «Modifier» afin de procéder à ces modification/transfert vers un autre dossier. Vous pouvez bien entendu effectuer la même manipulation directement depuis un dossier, onglet Activités : en utilisant le clic droit souris depuis votre sélection d activités et/ou le bouton Modif.en masse : 16

17 4 IDENTITES 4.1 Rattacher des identités à des membres du cabinet (le gestionnaire de comptes) Kleos 5.1 met en place la notion de «gestionnaire de comptes». C est-à-dire la possibilité de rattacher des contacts (personnes physiques et/ou morales) à des membres du cabinet. Cela peut être particulièrement utile pour identifier quels membres du cabinet ont apportés quels clients/sont responsables de la relation client etc. Les cas d utilisation sont vastes et adaptables à l activité de votre cabinet. Pour activer la fonctionnalité rendez-vous dans la Configuration>Généralités>Paramètres généraux>onglet Identité : puis cochez la case «Activer le gestionnaire de compte» Ensuite, pour renseigner cette information au sein de vos contacts/clients, il suffit d ouvrir une fiche contact, puis de définir au sein de cette fiche le nom du responsable : 17

18 Cette information sera disponible depuis la liste globale de vos contacts afin de pouvoir trier/filtrer et donner une vue des contacts dont chaque membre du cabinet est responsable : La recherché avancée permet également de rechercher ses contacts par gestionnaire de comptes. Ou depuis la recherché avancée de dossiers en cliquant sur les «Jumelles» sous Identité d une partie Puis cliquez de nouveau sur Recherche avancée» et Kleos proposera alors de rechercher par «Gestionnaire de comptes» Kleos affichera alors une liste de contacts, vous pourrez alors choisir pour quels contacts vous souhaitez filtrer et afficher. 18

19 5 TACHES & ÉCHÉANCES 5.1 Echéances - Introduction au concept d échéances Les échéances sont un nouveau type de tâches à haute importance disposant d une date de fin critique. 5.2 Configuration des échéances dans votre Kleos Pour configurer/mettre en place les échéances dans votre Kleos il convient de se rendre dans la Configuration de votre base, puis dans le menu «Agenda et tâches» Cliquez sur le bouton «Nouveau» afin de définir vos échéances. Depuis la fenêtre de création définissez le champ «type» sur «Echéances» et remplissez toutes les informations nécessaires : 19

20 Depuis cette fenêtre il est possible d ajouter des tâches liées : NOTE : toutes les taches créées avant Kleos 5.1 seront bien visibles depuis la section générale des taches et non pas des échéances. Seules les nouvelles échéances créées seront visibles depuis cette section. 5.3 Créer une échéance La fenêtre de création d une nouvelle échéance comprend des champs additionnels comparé à une tâche : - L information Dossier est obligatoire, - Il est possible de définir des tâches automatiques depuis l échéance. 20

21 5.4 Visualisation des échéances dans la section des tâches Depuis la section des tâches, une nouvelle sous-section sur la partie gauche de votre écran permet d afficher que les échéances (afin de mieux les différencier) ou bien un affichage mélangé tâches & échéances Depuis la Recherche avancée des taches, un nouveau champ vous permet de rechercher par type Echéances : 5.5 Visualisation des échéances depuis l onglet Tâches du dossier De même depuis le dossier que vous avez indiqué les échéances et ses tâches liées seront visualisables. 21

22 5.6 Visualisation des échéances dans l agenda Il est possible, avec une configuration rapide, de choisir d afficher ses échéances dans son agenda. Depuis Configurations>Généralités> Onglet Tâches Ainsi les échéances s afficheront dans toutes les différentes vues de votre agenda : Note : une échéance sera affichée sur toute la durée du rappel (nombre de jours avant échéance). En vue Semaine de travail En vue «Agenda» NOTE : cette fonctionnalité ne fera qu activer l affichage des échéances dans l agenda. L affichage sera conservé depuis les taches, l onglet taches du dossier ou le bureau Kleos. 22

23 5.7 Ajouter ou modifier une échéance dans l agenda Une échéance affichée depuis l agenda en vue agenda peut être modifiée depuis le bouton «modifier» Les 2 boutons Nouveau permettent de créer une nouvelle échéance : 5.8 Rapports visibilités des échéances Si vous avez activé la fonctionnalité «Activer l affichage des échéances dans l agenda» (vu précédemment) alors les rapports d agenda sont également impactés : les échéances seront regroupées par RDV/événements. 23

24 5.9 Echéances Tâches liées Une nouvelle section Tâches liées est désormais disponible depuis la fenêtre de nouvelle échéance. Il est possible de pré configurer quelles tâches seront nécessaires pour compléter une échéance. En cliquant sur le bouton «Ajouter» vous pouvez sélectionner les taches à configurer et pour chacune le nombre de jours avant la date de fin. Vous pourrez à tout moment modifier le type de tâche, le nombre de jours avant, supprimer une tâche etc La génération automatique des tâches liées depuis une échéance Comme nous l avons vu, lorsque vous entrez une nouvelle échéance, si des tâches sont pré définies elles seront alors automatiquement générées. Leur date d échéance/de fin seront automatiquement calculées en utilisant le nombre de jours renseignés depuis l échéance. Note : Si une tâche est renseignée avec «O jours avant» alors elle ne sera pas générée (un message vous en informera) 24

25 Kleos vous affichera les taches liées depuis la section générale des tâches : 5.11 Modifier la date de fin d une échéance disposant de tâches liées Si vous devez modifier la date de fin d une échéance disposant de taches liées, Kleos recalculera alors la date de fin des tâches liées : 25