TENNIS CLUB des CLAYES ASSEMBLEE GENERALE SAISON OCTOBRE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE SAISON NOVEMBRE 2011

Transcription

1 TENNIS CLUB des CLAYES ASSEMBLEE GENERALE SAISON OCTOBRE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE SAISON NOVEMBRE 2011 Présents : Le 15 octobre 2011, l ordre du jour de l Assemblée Générale a été déroulé et présenté à l ensemble des personnes présentes et représentées au nombre de 68. Toutefois, le quorum de l Assemblée Générale n ayant pas été atteint puisque le nombre de présents et représentés devait être supérieur à 104 selon les statuts (25% des 416 adhérents), une Assemblée Générale Extraordinaire s est tenue le 05 novembre 2011 et le même ordre du jour a été présenté aux présents et représentés au nombre de 15. Excusé : Mr Jean-Jacques LE COQ conseiller municipal délégué au sport. 1/17

2 ORDRE DU JOUR Accueil Rapport moral Bilan sportif Rapport financier et approbation Budget prévisionnel Approbation du règlement intérieur Orientations et projets club Election au Comité Directeur Questions diverses Clôture et apéritif 2/17

3 RAPPORT MORAL Bilan des adhérents (comparatif saisons précédentes) Jeunes Hommes +18 Femmes +18 Total Bilan positif : après une progression lors des 2 dernières années, nous avons stabilisé le nombre d adhérents. Le nombre d adhérents jeunes a sensiblement chuté (-6,5%), mais reste néanmoins comparable aux années 2008, Le nombre d adhérents adultes a progressé (+ 7,5% chez les femmes, + 3,1% chez les hommes) RAPPORT MORAL Bilan des adhérents saison adhérents (sur dans les Yvelines et en France). 119 femmes & 337 hommes soit une répartition 26,1% -73,9%. 188 jeunes & 268 adultes soit une répartition 41,2% -58,8%. Le déséquilibre se creuse / années précédentes (45% - 55%) 266 adhérents en cours collectifs: 176 jeunes & 90 adultes (58,3% des adhérents identique en 2009/2010). 63,4%(62,9% en ) des adhérents résident aux Clayes sous Bois[et 84,4% avec Villepreux/Plaisir/Chavenay(81,1% en )]. Taux de pénétration ville de 1,66%(vs 1,68% la saison précédente). Taux de fidélisation: Adhérents au club depuis 3 ans (ou +) : 43,5% (vs 43% en ). Adhérents au club depuis 2 ans (ou +) : 67% (vs 65% en ). Femmes Hommes Jeunes Adultes Cours jeunes Cours adultes Pas de cours Les Clayes Autres Nouveaux membres Adhérents dep 2 ans Adhérents dep 3 ans ou + 3/17

4 RAPPORT MORAL : Sous le signe du renouveau Naissance du TCC 1. 9 bénévoles membre du Comité Directeur et une équipe de 2 enseignants diplômés d état et de 5 AMT. 2. Visite de la DDCS dans le cadre de l obtention de l agrément jeunesse et sport. La mairie a intégré les remarques concernant: Réfection des vestiaires / douches hommes et femmes. Création d un vestiaire / douches pour personnes à mobilité réduite. Accès à la salle d échauffement depuis le court n La Mairie a fait procéder à la réfection des courts intérieurs => de nouvelles couleurs pour une nouvelle saison. 4. Les nouveaux filets de fond de courts doivent être posés prochainement par la Mairie. 5. Mise sous alarme de l'ensemble des installations en cours. Bilan : La rénovation des structures du club et de son cadre de vie ont été lancées et agréées afin de permettre à tous de venir jouer et se détendre dans les meilleures conditions : une saison animée RAPPORT MORAL Novembre 2010: Assemblée Générale. 1 ère Journée tennis au féminin. Décembre 2010: Début du tournoi interne homologué. Noël de l école de tennis. Janvier 2011: Février 2011: Mars 2011: Après-midi jeux vidéo pour les jeunes du club. Soirée club avec tournoi surprise et karaoké. Finales du tournoi interne. 2 ème Journée tennis au féminin. Avril Juin 2011: Compétition par équipes chez les jeunes et adultes. Juin 2011: Fête de l école du tennis. Rencontre Championnat dép. de sport adapté. Bilan : Satisfaisant. Toutes les animations ont rencontré du succès et seront reconduites dans leurs principes mais avec des nouveautés afin de toujours surprendre (nous sommes preneurs de bonnes idées!) 4/17

5 RAPPORT MORAL L enseignement du tennis 2 enseignants diplômés d état: 1 BE2 sur un volume horaire annuel de 1200 heures (1015 heures terrains heures administratives). 1 BE1 sur un volume horaire annuel de 900 heures (860 heures terrains + 40 heures administratives). 5 AMT (Assistants Moniteurs de Tennis) dont 3 salariés et 2 bénévoles pour un volume annuel d environ 400 heures (mercredi et samedi). Soit au total environ : 2280 heures de cours collectifs dispensés (à 266 adhérents). 120 heures de tennis scolaire. 100 heuresde tennis adapté. Bilan : un enseignement stable en volume par rapport à la saison précédente. Les premiers retours de ce début d année indiquent une progression. BILAN SPORTIF Tennis et formation des jeunes Partenariat Ligue/Club catégorie 5/6 ans. Rassemblements ligue. jeunes nés entre 2002 et 2005 Participation tournois individuels encore insuffisante pour la plupart des jeunes. Sélection entraînement pour les jeunes prometteurs et motivés. Intégration en équipes seniors Julie Moro: titulaire équipe 1 Dames. Justine Roma: intégration en équipe 2 Dames. Ferdinand Boudet: titulaire équipe 1 Messieurs. Les équipes 2 dames et 3 messieurs ont pour vocation d intégrer des juniors aux côtés des adultes. 5/17

6 BILAN SPORTIF Tennis et compétition - Résultats équipes jeunes Environ 40 jeunes ont participé aux compétitions interclubs Filles: 1 équipe dans chaque catégorie sauf 13/14 ans 9/10 ans: 2 ème division 4 ème place 11/12 ans: 3 ème division 4 ème place 15/16 ans: 3 ème division 5 ème place Garçons: au moins 1 équipe dans chaque catégorie 9/10 ans: Equipe 1-3 ème division 3 ème place Equipe 2 4 ème division 3 ème place 11/12 ans: 5 ème division 3 ème place 13/14 ans: 4 ème division 3 ème place 15/16 ans: 5 ème division 4 ème place Résultats en demi teinte mais cohérents compte tenu des caractéristiques de notre club (proportion jeunes vs adultes et accent mis sur l ouverture à toutes les pratiques du tennis). La progression ne peut se faire qu en augmentant les séances d entrainement pour les jeunes mais difficulté pour proposer d autres horaires compte tenu du planning chargé des cours et des disponibilités. BILAN SPORTIF Tennis et compétition Résultats équipes seniors Environ 50 compétiteurs ont participé aux compétitions interclubs +35 ans Dames: 1 ère division 2 ème place => Participation phase de classement Messieurs : 1 ère division 2 ème place => Participation phase de classement +45 ans messieurs Equipe 1 : 2 ème division 2 ème place => en cours Equipe 2 : 3ème division 2 ème place => en cours +60 ans messieurs Equipe 1 : 2 ème division 2 ème place => maintien Bilan : de bons résultats. Mais toujours pas d équipe en pré-nationale 6/17

7 BILAN SPORTIF Tennis et compétition Résultats équipes seniors Seniors dames Equipe 1 : 3 ème division 1 ère place => montée en 2 ème division Equipe 2 : 6 ème division 1 ère place => montée en 5 ème division Seniors messieurs Equipe 1 : 2 ème division 2 ème place => montée en pré-nationale perdue lors du dernier match contre Plaisir Equipe 2 : 4 ème division 2 ème place => maintien Equipe 3 : 5 ème division 4 ème place => maintien Bilan : 2 montées, 3 maintiens : une bonne cuvée surtout chez les femmes et des perfs et progressions au classement pour la plupart de nos compétiteurs!!! BILAN SPORTIF Résultats individuels saison Tennis féminin 24 joueuses classées (séniors+jeunes) : - 6 joueuses vs joueuses en progression : 1 à +5 échelons 7 à +1 échelon Bilan: moins de joueuses classées/saison précédente. progression concerne autant les adultes que les jeunes. 3 joueuses en 3 ème série uniquement, le reste en 4 ème série. l objectif d amener des jeunes joueuses en 2 ème série reste difficile à atteindre sans augmenter les séances d entrainement et le jeu en tournoi. 7/17

8 BILAN SPORTIF Résultats individuels saison Tennis masculin 63 joueurs classés(séniors+jeunes) : -16 joueurs vs joueurs en progression: 7 à +2 échelons 19 à +1 échelon Bilan: progression concerne les adultes. la plupart des joueurs sont en 4 ème série ce qui peut expliquer la diminution du nombre de joueurs classés. néanmoins 3 progressions de compétiteurs (1 en 2 ème série, 2 en 3 ème série). L ensemble du bilan sportif montre la nécessité de mettre davantage de moyens pour améliorer les résultats des jeunes compétiteurs avec les difficultés liés à la disponibilité des structures et des enseignants. BILAN SPORTIF Tennis et écoles Cycles découverte et initiation pour les 6 écoles élémentaires de la ville : les classes de niveau CM1 représentant plus de 300 jeunes. Tennis adapté Championnat départemental de sport adapté. Tennis et arbitrage Juge arbitre JAT1 : Michel Catherine. Arbitre A1: Florent Coulon, Florent Sebin& Justine Roma. Le tennis scolaire est une passerelle vers l école de tennis => à poursuivre Le T.C.C. contribue au développement du tennis adapté dans les Yvelines des adhérents se sont portés candidats pour entamer cette année une formation de juge-arbitre. Les perspectives d un tournoi Open jeunes et/ou adultes sont envisageables dans l avenir. Vote pour approbation à bulletin secret : à l unanimité, les personnes présentes et représentées approuvent le rapport moral 8/17

9 RAPPORT FINANCIER Bilan budgétaire du TCC année 2010 / 2011 ACHATS SPORTIFS ACHATS NON SPORTIFS Petit matériel & Consommables 1 692,60 Gros matériel 6 570,65 Arbitres 0,00 Manifestations sportives 0,00 Récompenses 388,00 Entretien du matériel 1 925,57 Mobilier & Décoration & Travaux 0,00 Fournitures administratives 453,73 Téléphonie & Internet 1 077,24 Réceptions & Animations 2 342,97 Frais de déplacement 0,00 Frais postaux 5,33 CHARGES FINANCIERES Frais bancaires 86,14 CHARGES DE PERSONNEL Salaires ,47 Charges sociales ,00 Taxe sur salaire 0,00 Formation 337,00 Défraiement 0,00 Gestion des paies 535,50 Assurances 0,00 Adhésion FFT 40,00 CHARGES DE GESTION Licences 6 426,56 SPORTIVE Engagements compétitions 616,00 CHARGES Charges exceptionnelles 582,03 TOTAL CHARGES ,79 PRODUITS SPORTIFS SUBVENTIONS RECETTES PROPRES Recettes de Manifestations sportives 420,00 Recettes de Réceptions & Animations 953,00 Vente de marchandises 0,00 Location de matériels 0,00 Mairie 7 000,00 Conseil Régional / Conseil Général 0,00 FFT / LYT 2 400,00 DDJS 0,00 Mairie pour aide aux projets 0,00 Cotisations ,10 Sponsors 0,00 Collectes & Dons 0,00 PRODUITS FINANCIERS Intérêts Banque 209,21 PRODUITS Produits exceptionnels 93,00 TOTAL PRODUITS ,31 EXCEDENT DE FONCTIONNEMENT A 4 664,52 Pour une première saison sous la bannière du T.C.C., nous avons su rester vigilants sur les dépenses. Les charges de personnels comme annoncé ont augmenté du fait des charges supplémentaires liées aux Assistants Moniteurs de Tennis. Nous avons donc diminué le poste lié aux achats sportifs. Coté recettes, le poste lié aux cotisations des adhérents est resté stable. Le montant des subventions est plus faible que celui de l exercice précédent. Ceci s explique par le décalage du versement de la subvention DDJS reçu sur l exercice en cours. A noter que suite à la sortie de l U.S.M.C., la mairie nous a versé en direct une subvention à hauteur de Au bout du compte, une année satisfaisante puisque le club dégage un excédent de fonctionnement sur l exercice de 4 664,52. Vote pour approbation à bulletin secret : à l unanimité, les personnes présentes et représentées approuvent le rapport financier 9/17

10 Les Chiffres clés LA NOUVELLE SAISON Une équipe éducative renforcée et expérimentée (2 enseignants & 6 Assistants Moniteurs de Tennis : 4 salariés + 2 bénévoles). Florent Sebinentame son parcours de formation initial CQPAMT en Octobre. A mi-octobre2011, 420 adhérents soit +1,5% vs saison dernière à la même période. 112femmes & 308hommes soit une répartition 26,7% -73,3% (26,1% - 73,9% à fin de saison ) 200jeunes & 220adultes soit une répartition 47,6% -52,4% (41,2% -58,8% à fin de saison ) 277adhérentsen cours collectifs : 190 jeunes & 87 adultes (66% des adhérents prennent des cours vs 63% en ). 71,4% des adhérents résident aux Clayessous Bois(88,5% des adhérents avec Villepreux/Plaisir/Chavenay) Taux de pénétration ville : 1,77% (vs 1,56 à mi-novembre 2010) Un démarrage d année plus qu encourageant (+1.5% à mi-octobre). Le taux de pénétration a significativement progressé et reflète le taux de fidélisation du club ainsi que sa dynamique. 10/17

11 BUDGET PREVISIONNEL Prévision du budget du TCC année 2011 / 2012 ACHATS SPORTIFS ACHATS NON SPORTIFS Petit matériel & Consommables 2 756,00 Gros matériel 2 982,00 Arbitres 0,00 Manifestations sportives 750,00 Récompenses 1 380,00 Entretien du matériel 3 998,34 Mobilier & Décoration & Travaux 500,00 Fournitures administratives 220,00 Téléphonie & Internet 1 294,73 Réceptions & Animations 2 450,00 Frais de déplacement 0,00 Frais postaux 40,00 CHARGES Frais bancaires 121,56 Salaires ,26 Charges sociales ,00 CHARGES DE PERSONNEL CHARGES DE GESTION SPORTIVE Taxe sur salaire 0,00 Formation 1 675,00 Défraiement 0,00 Gestion des paies 600,00 Assurances 500,00 Adhésion FFT 40,00 Licences 6 600,00 Engagements compétitions 800,00 CHARGES Charges exceptionnelles 639,30 TOTAL CHARGES ,19 PRODUITS SPORTIFS SUBVENTIONS RECETTES PROPRES Recettes de Manifestations 300,00 Recettes de Réceptions & 400,00 Vente de marchandises 0,00 Location de matériels 0,00 Mairie 7 000,00 Conseil Régional / Conseil Général 1 500,00 FFT 1 700,00 DDJS 9 500,00 Mairie pour aide aux projets 0,00 Cotisations ,59 Sponsors 0,00 Collectes & Dons 0,00 PRODUITS Intérêts Banque 500,00 PRODUITS Produits exceptionnels 351,60 TOTAL PRODUITS ,19 EXCEDENT DE FONCTIONNEMENT 0,00 DEFICIT DE FONCTIONNEMENT 0,00 EXCEDENT CUMULE AVEC ANTERIORITE 4664,52 DEFICIT CUMULE AVEC ANTERIORITE 0,00 Le budget prévisionnel de la saison prévoit une augmentation du poste des charges de personnel car il y a un Assistant Moniteur de Tennis supplémentaire afin de répondre à une demande de cours en augmentation. Nous avons également prévu une augmentation des postes liés aux achats sportifs et non sportifs comme le renouvellement du matériel pédagogique (raquettes, plots, filets de tennis, ) et l aménagement du club house (fauteuils, table, machine à café, ) sous réserve que la mise sous alarme du club soit finalisée. Les prévisions de recettes augmentent au niveau des subventions notamment car le club peut prétendre à d autres subventions cette saison puisqu il a plus d une année d existence. Le budget prévisionnel s établit donc à environ en légère augmentation par rapport à la saison précédente (+5,5%). Vote pour approbation à bulletin secret : à l unanimité, les personnes présentes et représentées se prononcent en faveur du budget prévisionnel de la saison /17

12 APPROBATION DU REGLEMENT INTERIEUR Modification du l article 6 du règlement intérieur Article 6: Réservation des courts : -La réservation des courts intérieurs et extérieurs est soumise à la même réglementation -La réservation d un court se fait par internet depuis le domicile du membre actif ou sur la borne se trouvant à l étage au sein du club-house. -La réservation est possible jusqu à 6 jours à l avance. La réservation n est valide que si 2 pseudonymes de membres sont renseignés dans le système -La réservation est limitée à une heure. A un instant donné, un membre peut avoir au maximum deux créneaux horaires réservés : un pour un court intérieur et un pour un court extérieur. -Les réservations doivent être confirmées sur la borne du club au plus tard 15 minutes après la tranche horaire réservée (ex : confirmation nécessaire avant 14h15 pour un créneau réservé entre 14-15h). Si la confirmation n est pas effectuée dans les délais requis alors le court redevient libre pour tout autre adhérent voulant effectuer une réservation. -La réservation à partir d un ordinateur peut se faire jusqu au début de la tranche horaire souhaitée (ex : réservation possible jusqu à 15h pour un créneau souhaité entre 15-16h). -La réservation à partir de la borne du club peut se faire tant que la tranche horaire souhaitée n est pas terminée (ex : réservation possible jusqu à 17h00 pour un créneau souhaité entre 16-17h) -En aucun cas les joueurs précédents n ont la priorité pour garder le court l heure suivante à moins qu ils n aient de nouveau effectué une réservation sur la borne. -Le Comité Directeur dispose d un droit de réservation prioritaire pour les seuls cas suivants : o l animation sportive du club, o les cours collectifs et l école de tennis, o les matchs par équipe o les tournois officiels Le comité Directeur propose de modifier l article 6 du règlement intérieur afin d éviter que certains créneaux horaires (comme ceux du samedi matin par exemple) soient plus disponibles à l ensemble des adhérents. Pour cela, la modification porte sur le nombre de jours de réservation possibles à l avance qui passe de 7 à 6 jours. Vote pour approbation à bulletin secret : à l unanimité, les personnes présentes et représentées se prononcent en faveur de la modification du règlement intérieur. 12/17

13 PROJETS CLUB Le T.C.C. au coeurde la vie associative et sportive des Clayessous Bois 1. S appuyer sur l augmentation du taux de pénétration pour: maintenir les grands équilibres => ouverture de la pratique du tennis pour tous. poursuivre une politique de tarifs attractive. 2. Rechercher d autres sources de recettes (sponsors notamment) afin de limiter l impact des fluctuations du nombre d adhérents (les charges des salaires représentent à ce jour 77% des cotisations des adhérents). 3. Poursuivre le tennis scolaire qui contribue à une passerelle vers l école de tennis. 4. Pérenniser la collaborationengagée avec les structures IME et UPI pour le sport adapté et être référent au niveau des club des Yvelines. 5. Poursuivre les avantages tarifaires pour dynamiser la pratique du tennis par les femmes PROJETS CLUB Améliorer les installations mises à disposition des adhérents : un club dans lequel on se sent bien Demandes d investissements 2012 à soumettre à la mairie: Accèsà la salle d échauffement au niveau du court n 1. Création d un vestiaire/douche pour personne à mobilité réduite. Réfection des vestiaires/douches sous forme de douches individuelles. Horloge digitale dans les courts couverts. Réfection de l allée desservant les courts extérieurs. Améliorer l accueil du club house par la création de permanences, d espaces conviviaux (nouveaux fauteuils,.,baby-foot, machine à café). Changement des filets de courts usagés (3 courts à prévoir). Acquisition de nouveaux panneaux d affichage pour les courts couverts. Renouvellement du matériel pédagogique (raquettes, plots, marques au sol, ). 13/17

14 PROJETS CLUB Impliquer les jeunes Fidéliser les adhérents de tout âge Atteindre un taux de reconduction des licences sur 3 ans de l ordre de 60%. Impliquer les jeunes dans la vie du cluben les encourageant à prendre des initiatives et des responsabilités par le biais d un conseil des jeunes. Faire que les jeunesse sentent à l aise dans leur club en restant après leur cours pour se retrouver au club house (Baby-Foot, TV, ). PROJETS CLUB Etre à même d organiser des compétitions Continuer à proposer notre tournoi interne homologué. Etudier la possibilité dans les années futures, de proposer un nouveau tournoi Open sans perturber le jeu loisir suite à la candidature des adhérents pour suivre la formation de juge-arbitre. 14/17

15 PROJETS CLUB Projet Global Club L exploitation des données de réservation sur la saison montrent les tendances suivantes: occupation 18h-22h : court n 1= 88% -Court n 2= 73% -Court n 3= 78% occupation 14h-18h: court n 1=72 % -Court n 2= 64% -Court n 3= 57% occupation courts extérieurs < 30% ces chiffres correspondent à un nombre d adhérents occupant ces créneaux pour le jeu libre qui varie entre 10% et 45% selon les tranches horaires Ces chiffres montrent que nos objectifs: d améliorer le niveau de jeu de nos jeunes. de maintenir l équilibre primordial de pratique du tennis par tous (jeu libre/compétition). d augmenter le nombre des adhérents par la fidélisation ne peut passer que par l augmentation de la capacité des structures couvertes car : moins de la moitié des adhérents peuvent pratiquer en jeu libre. nous ne sommes pas capables de proposer plus d 1 séance. d entrainement à nos jeunes compétiteurs prometteurs. PROJETS CLUB Projet Global Club (suite) Notre volonté est de présenter un dossier à la mairie en démontrant que le développement du club, l amélioration des résultats en compétition, l augmentation du taux de fidélisation et du taux de pénétration ne pourra se faire qu en: réorganisant les infrastructures par le recentrage de l accès du club au niveau des courts extérieurs. augmentant les capacités du club par l ajout d un court de mini-tennis et la couverture d un 4ème court. Un 4 ème court couvert et une structure adaptée pour les plus petits, c est le passage obligé pour développer la compétition chez les jeunes sans que ce soit au détriment du jeu libre. 15/17

16 PROJETS CLUB Dates et évènements de la saison à retenir dans vos agendas Soirée Poker / Tarot / Belote le 19 novembre Tournoi interne homologuéréservé aux adhérents à partir de début décembre Prix 6 -balles non fournies. Journées Tennis au fémininles samedis 26 novembre 2011 et 12 mars 2012 réservées aux adhérentes NC à 30/4. Noël du Tennis le samedi 17 décembre Soirée Tennis vidéo / Tennis double le samedi 11 février 2012 de 17h à 20h réservée aux adhérents de 10/15 ans. Prix 6. Soirée Club pour tout les adhérents le samedi 24 mars 2012 à partir de 20h. Fête du Tennisle dimanche 24 juin /17

17 ELECTION AU COMITE DIRECTEUR Comité Directeur Membres du Comité Directeur qui remettent leur mandat au suffrage : Véronique Moro Séverine Barbier Fabien Van Schuerbeek Les Nouveaux candidats(5 places à pourvoir au total. Nombre de candidats illimité!) Nadèje Mottay Vote à bulletin secret pour l élection des membres candidats au Comité Directeur: - Véronique Moro est élue à l unanimité des personnes présentes et représentées, - Séverine Barbier est élue à l unanimité des personnes présentes et représentées, - Fabien Van Schuerbeek est élu à l unanimité des personnes présentes et représentées, - Nadèje Mottay est élue à l unanimité des personnes présentes et représentées. Les membres du Comité Directeur se réuniront le 05 Novembre à l issue de l AGE pour procéder à l élection des membres du Bureau (Président, Trésorier, Secrétaire). V. Moro Présidente T.C.C. 17/17