Découverte et prise en main de l'application.

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1 BASE ELEVES Découverte et prise en main de l'application. Adresse de l'application en ligne: Page du site de l'ia où vous pouvez retrouver des scénarios d'utilisation de l'application Base Eleves: voir aussi: ou Navigateur Internet dédié: 2 solutions Création des classes et des enseignants. Admission directe d'un élève : création de sa fiche administrative Compléter le dossier d'un élève. Répartition des élèves dans les classes. Enregistrement des admissions définitives. Calcul des effectifs de l'école par le directeur. Prévisions d'effectifs. Quelques questions et réponses à propos de BASE ELEVES... «Les états de l élève» Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 1/21

2 Utilisation d'un Navigateur dédié à BASE ELEVES. Pour des raisons de sécurité, les navigateurs brident certaines fonctionnalités qu'il faut autoriser pour s'assurer un fonctionnement optimal de BASE ELEVES. BASE ELEVES est développé pour fonctionner avec Firefox 1.x et 2.x ainsi que pour Internet Explorer 6 et 7 (IE6 ou IE7). BASE ELEVES nécessite d'autoriser les fonctionnalités suivantes : 1. De placer BASE ELEVES comme site de confiance (uniquement pour IE) 2. Autoriser l'ouverture de fenêtre popup 3. Cocher: vider le cache dans les paramètres avancés 4. Désactiver la saisie automatique Il est à noter que les barres de navigations supplémentaires: Google, Yahoo!, Acer...comporte très souvent un bloqueur de fenêtres intégré. Il faut donc désinstaller ces barres de navigations. Pour ne pas avoir à réaliser ses modifications de paramètres de votre navigateur Internet, vous pouvez utiliser une version de Firefox, simplifiée, épurée, spécialement configurée pour l'application en ligne Base Élèves. Vous accédez directement à la page d'authentification de l'académie. Le navigateur n'a plus de barre de menu ou d'outil, donc plus de simplicité et moins d'erreur de navigation. Toutes les options de sécurité et d'affichage sont déjà configurées et optimisées pour Base élèves! De plus, comme tous les modules non utiles à cette utilisation ont été enlevés, le démarrage est rapide. 2 manières de l'installer et de l'utiliser : 1 Sur chaque ordinateur où vous envisagez d'utiliser BE, vous voulez avoir le raccourci sur le Bureau : Cliquez sur le lien : : setupfirefoxpourbe1d.exe Enregistrez-le: Puis, faites un double-clic sur le fichier pour l'installer. Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le bouton suivant pour chaque opération. Un dossier C:\Program Files\FirefoxPourBE1D est créé ainsi qu'un raccourci sur le Bureau de l'ordinateur avec l'icône. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 2/21

3 2 Vous préférez la mobilité d'une clé USB. Cliquez sur le lien : FirefoxPourBE1D.zip Enregistrez-le: Puis, faites un double-clic sur le fichier pour l'installer. Le décompresser (ou le désarchiver ou l'extraire, tous ces mots sont synonymes) sur votre clé. (Clic-droit, Extraire...) Pour utiliser ce navigateur "spécial BE", rendez-vous sur votre clé, cherchez le fichier PortableFirefox.exe et lancez-le... Aperçu dans l'explorateur: Création des classes. Objectif : Créer des classes, regroupements, groupes Cliquer sur le menu «École» La page «École» s affiche. Cliquer sur «Créer/Modifier/Visualiser les classes de l'école» La page «Liste des classes» s affiche, l onglet «classes» est actif.* Cliquer sur «Nouveau» pour créer une nouvelle classe. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 3/21

4 La fenêtre «Sélection de l année et d un type de classe» s affiche. Sélectionner l année et le type de classe puis cliquer sur «Valider». La page «Création d une classe pour l année 200x-200y» s affiche. Renseigner les champs relatifs à la classe. Exemple de libellé court : CP1 ou CP A ou CP-CE1.. Exemple de libellé long : Classe de CP de M. Leblanc Dans la rubrique Enseignants, cliquer sur «Ajouter». La fenêtre «Ajout d un enseignant» s affiche. Renseigner les données relatives à l enseignant puis cliquer sur «Valider». Ne pas cocher Intervenant extérieur. Ajouter un deuxième nom en cas de mi-temps, décharge... La page «Création d une classe pour l année 200x-200y» s affiche. Cliquer sur «Valider». La page «Liste des classes» s affiche, l onglet «classe» est actif. La classe nouvellement créée apparaît dans la liste. Remarque : * Si la classe a déjà été créée et que vous souhaitez en MODIFIER LES DONNÉES, cliquer sur la classe correspondante dans la liste. La page «Consultation de la classe pour l année 200x-200y» s affiche. Cliquer sur «Modifier» Mettre à jour les données relatives à la classe. Dans la rubrique Enseignants Soit on peut ajouter un nouvel enseignant en cliquant sur «Ajouter» La fenêtre «Ajout d un enseignant» s affiche. Renseigner les données relatives à l enseignant puis cliquer sur «Valider». Soit on peut détacher un enseignant déjà existant en cliquant sur «Détacher» La fenêtre avec la question suivante «Êtes-vous sûr de vouloir détacher l enseignant Mme?» apparaît. Cliquer sur «OK». Cliquer sur «Valider» puis sur «Retour». La création, la modification ou la visualisation d un regroupement ou d un groupe s effectue selon la même procédure que pour les classes. Admission directe d'un élève : création de sa fiche administrative Après délivrance d un certificat d inscription par la mairie qui n utilise pas l application Base Elèves. Objectifs : Créer une fiche élève - Créer un responsable - Définir le rattachement du responsable - Admettre un élève Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Élèves" La page "Élèves" s'affiche. Cliquer sur "Admettre des élèves" ou sur "Admission" La page "Admission" s'affiche. Cliquer sur "Gestion individuelle des admissions" La page "Recherche d'élèves" s'affiche. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 4/21

5 Cliquer sur "Autre" La page "Recherche d'élèves" s'affiche : le bouton AUTRE est devenu NOUVEAU. Cliquer sur "Nouveau" La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l'onglet "Identification" est actif. Renseigner les champs relatifs à l identité et l adresse de résidence. A signaler : Dans la rubrique Lieu de naissance, le code commune renvoie au code INSEE de la commune. Cliquer sur "Code commune? " Ouverture de la fenêtre (pop-up)"recherche d'un code commune" Choisir le «Département». Dans le champ «Libellé» renseigner les deux premières lettres de la commune par exemple "al". Cliquer sur "Chercher" La liste des communes correspondant aux critères apparaît. Sélectionner " Alençon " dans la liste des communes proposées. La fenêtre se ferme automatiquement : le code et le nom de la commune apparaissent. Si vous connaissez le code commune vous pouvez le renseigner directement dans le champ correspondant. Quand tous les champs de l onglet «Identification» sont renseignés, cliquer sur "Suivant". La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l onglet "Responsables"est actif. La liste est vide, il faut donc créer (ou retrouver) un ou plusieurs responsables. Cliquer sur "Ajouter" Ouverture de la fenêtre (pop-up) "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable. Vous pouvez chercher si ce parent a déjà été entré dans la base (un frère ou une soeur dans une autre école), saisissez alors le nom du parent dans la fenêtre et «C hercher» cela vous évitera de ressaisir les données. Sinon : Cliquer sur "Nouveau" Ouverture dans la fenêtre de la page "Nouvelle personne responsable" Renseigner les champs et cliquer sur «Valider». Retour à la fenêtre "Rattachement d'une personne responsable", onglet personne responsable Sélectionner le responsable créé précédemment et renseigner la rubrique Informations du rattachement : Autorité parentale : oui/non et Type de rattachement : Père, Mère ou Autre puis cliquer sur "Valider". La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables» s'affiche à nouveau avec la fiche d identité du responsable. Pour la création et rattachement d'un second responsable, procéder de la même façon que pour le premier. La page "Création d une fiche administrative, onglet Responsables" s'affiche à nouveau avec la fiche d identité des responsables. Cliquer sur "Suivant". La page "Création d une fiche administrative" s'affiche, l onglet "Scolarité" est actif. Renseigner les champs relatifs à la scolarité demandée et aux informations périscolaires. Dans la rubrique «Réponse à une demande d'admission», sélectionner Admission acceptée et renseigner la date d effet. Cliquer sur "Valider". La création de la fiche administrative est terminée. L'admission directe de l élève est enregistrée dans la base. Répartition des élèves dans les classes. Objectif : Affecter les élèves dans les classes Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu "Elèves". Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 5/21

6 L a page " Élèves " s affiche. Cliquer sur "Répartition". La page " Répartition " s affiche. Cliquer sur " Affectation permanente dans une classe ". La page " Recherche de classes " s affiche. Sélectionner l année scolaire et cliquer sur "Chercher". Dans la page " Recherche de classes " la liste des classes s affiche. Cliquer sur «Affecter» en face de la classe souhaitée. La page «Répartition permanente dans une classe» s affiche avec le descriptif de la classe et les élèves déjà répartis dans celle-ci. Dans la rubrique Niveau(x) des élèves à répartir (en bas de page), sélectionner le niveau souhaité. La fenêtre «Affectation permanente des élèves dans une classe» s affiche avec la liste des élèves du niveau sélectionné à répartir ainsi que la liste des élèves sans niveau ou cycle. Cocher les élèves à affecter dans la classe puis cliquer sur «Valider». Retour sur la page "Répartition permanente dans une classe" avec la liste des élèves complétée par ceux rajoutés. Cliquer sur "Retour". La page "Recherche de classes" s affiche. Cliquer sur "Retour". Les élèves sont affectés dans les classes. La répartition des élèves dans les regroupements Enregistrement des admissions définitives pour les élèves inscrits et présents le jour de la rentrée scolaire. IL NE FAUT PROCÉDER A L'ADMISSION DÉFINITIVE QUE LORSQU'ON EST SUR DES 5 CRITÈRES NÉCESSAIRES A L'ATTRIBUTION DE L'INE: (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance) et QUE CE N'EST PAS UNE FICHE DOUBLON. En cas de présence de fiche élève en double (fiche doublon), tant que la fiche en double n'est pas admise définitivement (= demande d'attribution d'un INE), l'élève en double n'est pas comptabilisé dans les effectifs école et ne doit pas être réparti dans une classe. Cette fiche doublon sera détruite automatiquement en fin d'année scolaire et ne gêne pas la gestion au quotidien de la base. Objectifs : Faire une recherche selon des critères - Enregistrer les admissions définitives Vous êtes sur l application " Base Élèves 1er degré Module Directeur". Cliquer sur le menu " Élèves". La page " Élèves " s affiche. Cliquer sur " Admettre des élèves " ou sur " Admission". Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 6/21

7 La page " Admission " s affiche. Cliquer sur " Enregistrement des admissions définitives ". Affichage de la page " Enregistrement des admissions définitives ". La liste des élèves non encore admis définitivement s affiche. Cocher dans la liste les élèves présents. Saisir la date d effet le jour de la rentrée ou le jour d arrivée d un élève en cours d année. Cliquer sur "Valider". L a liste récapitulative des élèves cochés s affiche. Cliquer sur "OK". Répéter l opération pour les pages suivantes. R q : En cochant la case «Présent» sur l en-tête du tableau, on peut cocher tous les élèves de la page (puis en décocher quelques-uns si nécessaire). Ces élèves sont admis définitivement dans votre école. L accès à toutes les fonctions de la gestion courante est actif (listes, certificats...) On peut également procéder à une admission individuelle en cours d année lors de l arrivée d un élève. L admission définitive lance le processus d attribution d INE dans la nuit qui suit. Compléter le dossier d'un élève. Dans la rubrique Gestion courante On peut accéder au dossier complet de l élève par le sous-menu Élèves et le champ de «Recherche d élèves» qui permet de consulter et de modifier certaines données. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 7/21

8 Ce dossier reprend l ensemble des données saisies dans la base : La fiche administrative Le dossier scolaire Les onglets Identification et Responsables sont plus complets que dans la fiche administrative. C est là que vous pouvez entrer les coordonnées de personnes à contacter d urgence et/ou autorisées à prendre l enfant en charge à la sortie. Pour éditer ce dossier au format PDF, il faut repasser par la rubrique «Élèves» puis «Scolarité» puis «Consulter éditer le dossier étendu de l élève». Consulter et compléter le dossier de l élève : onglet IDENTIFICATION Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives à l identification de l élève qui ont été saisies précédemment lors des phases d inscription et d admission. Le bouton «Modifier» permet de : Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 8/21

9 1) modifier éventuellement : l identité l origine géographique de l enfant l adresse de résidence 2) compléter : l assurance individuelle les autorisations Consulter et compléter le dossier de l élève : onglet RESPONSABLES Sur cet onglet, peuvent être modifiées les informations relatives aux responsables rattachés à l élève qui ont été saisies précédemment lors des phases Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 9/21

10 d inscription et d admission. Le bouton «Modifier» permet de : 1) compléter dans les rubriques «Père», «Mère», «Autre responsable» les données suivantes : la situation familiale l adresse courriel les informations professionnelles (profession et PCS) 2) renseigner la rubrique «Personne à contacter en cas d urgence et/ou autorisée à prendre l enfant en charge à la sortie» 3) modifier les autres renseignements (par exemple les coordonnées postales ou téléphoniques) et rattacher ou détacher certains responsables ou personnes à contacter. Calcul des effectifs de l'école par le directeur. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 10/21

11 Campagne ayant lieu au mois de septembre: Ecole > Suivi des effectifs Cliquer sur le bouton Nouveau Cocher : calcul des effectifs réels constatés 1 er écran : le calcul des effectifs Choisir l année scolaire en cours Saisir la date d observation donnée par les services de l'ia 17/09/2007 Cocher oui à la demande de l'ia 2 ème écran : la confirmation des effectifs Calculer Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 11/21

12 Enregistrer Ces deux opérations ont permis de mémoriser les calculs dans la base de données. Le directeur doit ensuite procéder à la validation de l état d effectifs. 3 ème écran : la validation de l état d effectifs Sur l écran Liste des Etats d effectifs réels, le directeur visualise dans la rubrique Etats d effectifs réels constatés demandés par l IA, l état du XX/XX/XXXX à la date d observation du XXXXX.. Son statut est non validé. Le directeur a jusqu à la date limite de validation, pour valider l état en cliquant sur le bouton Valider. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 12/21

13 Prévision d'effectifs. Ouverture de la période de demande de validation des prévisions Lorsque la campagne est lancée par l IA, les directeurs reçoivent un message électronique. Opérations à effectuer par le Directeur: Créer des projets de prévisions d'effectifs pour l'année N+1 Chaque directeur peut préparer plusieurs projets de prévisions d'effectifs (brouillons). Quand il a arrêté son projet définitif, il valide celui-ci. L'IEN puis l'inspection académique pourront alors récupérer les chiffres correspondants. Durant toute la période de saisie des prévisions fixée par l'ia le directeur peut créer, modifier ou supprimer ces projets. Avant la date de fin de période l'un des projets doit être validé. La constitution des prévisions se déroule en trois étapes : Le directeur enregistre la montée pédagogique pour l'ensemble des élèves : les effectifs d'un niveau donné pour l'année en cours sont automatiquement reportés au niveau supérieur pour l'année suivante. Il ajuste ensuite les prévisions (maintiens, entrées, sorties, etc ) Il valide ses prévisions Ecole >Effectifs >Effectuer des prévisions a La première étape : «La montée pédagogique automatique» Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 13/21

14 Remarque : Les élèves sont tous automatiquement passés au niveau supérieur même si ce niveau n existe pas dans l école. Cette étape doit être enregistrée avant de procéder aux ajustements éventuels. (maintiens, entrées, sorties, etc..) Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 14/21

15 b Deuxième étape : «L ajustement des prévisions d effectifs par le directeur» Remarques sur la ligne «Montée pédagogique du directeur» 1. Sur les cases actives, le directeur ajuste en fonction des maintiens et des éventuels sauts de classe : Ex : 13 élèves auraient dû arriver en CE2, l un d eux est maintenu en CE1 ; il faut donc modifier les 2 données : CE1 et CE2 ajout de 1 en CE1, retrait de 1 en CE2. 2. Dans cet exemple, l école n a pas de CE2 (RPI), le directeur ne doit pas retirer les 12 élèves partant en CE2 sur la ligne «Montée pédagogique du directeur». En cliquant en dehors des cases actives du tableau, le directeur voit aussitôt les modifications apportées sur les totaux. Le directeur renseigne ensuite les lignes «Entrées et Sorties» Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 15/21

16 Le directeur saisit ses prévisions d entrées et de sorties : Exemple : Entrées : 9 TPS, 5 PS Sorties : les 12 CE2 qui seront scolarisés dans une autre école du RPI On enregistre c La troisième étape : «La gestion des prévisions d effectifs» : Tous les projets constitués apparaissent sur ce tableau et sont consultables en cliquant sur le lien «État du» Le directeur doit sélectionner le projet qu il retient comme le plus conforme à la réalité en cliquant sur le bouton «Valider» de la ligne correspondante ; la prévision se réaffiche ; il clique sur OK pour terminer la procédure. Une fois qu un projet est validé, il n est plus possible de revenir sur les prévisions. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 16/21

17 Quelques questions autour de base-élèves... Mots clés Problème(s) Réponse rapide Explication détaillée Connexion impossible Mot de passe invalide Ne pas confondre les identifiants de BE avec les identifiants de messagerie. Login : UAI de l école = 071xxxxL Mot de passe : celui que vous avez créé. Connexion défaillante Je n arrive plus à me connecter. J ai une page Cleartrust ou erreur 404 qui apparaît. La bonne adresse de connexion est la suivante : Le lien utilisé peut être mauvais, il arrive qu il ne corresponde pas à l'adresse de connexion. Cela vient du fait que le favori a été mal fait. Celui-ci doit être enregistré APRÈS LA SAISIE ET LA VALIDATION DES IDENTIFIANTS, sur la page : ""Vous êtes le directeur de l'école du Truc" Blocage Erreur sur la page Message d erreur sur la fenêtre Disparition de fiche dans ma base d école Bouton "Code commune" sans effet Je suis bloqué. Plus rien ne marche. J ai un message d erreur quand je veux continuer ma saisie. J ai fermé une fenêtre pop up avec la croix, dois-je relancer toute l application? Je ne retrouve plus mon élève. Pourtant je sais qu il est dans ma base Ce problème est lié aux fenêtres pop up qui sont bloquées par le navigateur. Il faut désactiver cette fonction de blocage dans le navigateur. Attention : dans l application Base élèves, il faut utiliser exclusivement les boutons de l application et surtout pas les icônes de l explorateur sous peine d'erreur. Non, rouvrir la fenêtre en cliquant sur la touche F5 ou sur le bouton qui avait provoqué son ouverture. Puis refermer cette fenêtre en utilisant annuler ou valider. Deux listes doivent être vérifiées : École/Suivi/Année en cours /chercher (liste de tous les nouveaux élèves de l année en cours) Gestion courante/ Édition/Liste des élèves admis définitivement (liste des anciens élèves + des nouveaux admis définitivement) Dans la navigation classique sur internet, les fenêtres pop-up sont utilisées pour adresser des messages publicitaires. Aussi des protections existent pour les bloquer (XP, IE, Firefox, barre google ou yahoo). Base élèves utilise les fenêtres pop-up, notamment pour l affichage de messages particuliers. Vous devez donc autoriser leur ouverture pour que B-E fonctionne correctement.. (Généralement, outils/ options internet/ autoriser les pop-up. Ou clic droit sur la barre d information) N utiliser que les boutons de l application : RETOUR, VALIDER, SUIVANT, ANNULER JAMAIS les flèches de navigation classique «suivant/précédent» ou «la touche entrée» Il ne faut pas utiliser les croix pour fermer une pop up. Cela dit, il n est pas nécessaire de relancer l application, il suffit de provoquer à nouveau l ouverture de cette pop- up en appuyant sur la touche F5 puis de la fermer correctement en utilisant le bouton prévu à cet effet. La visualisation de la fiche de l élève dans un menu ou dans un autre de la base dépend des différents états de l élève dans BE. Voir le document complet rattaché à ces questions usuelles qui liste ces états en fonction de l avancée de la fiche administrative. Document : «Les états de l élève» Impossibilité de Je sais que l élève Dans Élèves/Admission/Gestion individuelle des 1) Dans tous les cas, utiliser des minuscules et faire une recherche en Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 17/21

18 retrouver un élève de l académie Niveau de l élève manquant ou erreur de niveau Impossibilité de retrouver le code commune existe déjà avec un INE mais je ne le trouve pas. Comment modifier le niveau d'un élève une fois qu'il est admis? Je ne trouve pas le code insecte de la commune de naissance. admissions, ne saisir que deux ou trois lettres pour le nom et pour le prénom. Chercher Vous faites une recherche restreinte sur la commune Autre vous étendez la recherche à l année courante Continuer la rechercher vous balayez les années antérieures L automatisation de la recherche, (que vous devez renouveler quand vous avez des éléments trouvés en cliquant à nouveau sur"continuer la recherche"), ne vous laisse pas le temps de voir que le balayage remonte les années jusqu à n-9. menu Elèves / Répartition / Gestion individuelle, recherchez l élève, cliquez sur le bouton «Affecter». Malgré la fenêtre d alerte, validez la bonne classe avec le bon niveau. Si l enfant est né à l étranger, inutile de chercher une commune, changer de pays. Si vous ne trouvez pas la commune, ne saisir que les deux premières lettres de celle-ci dans la fenêtre de recherche. écrivant le début du nom et du prénom seulement. Refaire une recherche en rajoutant des lettres si la quantité de noms trouvés est trop importante. 2) Si le nom ou le prénom de l élève est susceptible de comporter un accent, faire plusieurs recherches, avec et sans accent. Exemple pour RÉMICHE Éric : rechercher «rém» «ér» ; «rém» «er» ; «rem» «ér» ; «rem» «er». 3) Si le prénom de l élève est un mot composé avec ou sans trait d union, faire une recherche sur une partie du mot antérieure au trait d union ou à l espace. Exemple pour Jean-Michel ou pour Jean Michel : rechercher «Jea» 4) Si le nom de l élève est un mot composé avec ou sans trait d union, faire une recherche sur une partie du mot antérieure au trait d union ou à l espace. Exemple pour DUPONT-DURAND Michel ou pour DUPONT DURAND Michel : rechercher «DUP» «Mich» Si votre recherche est toujours infructueuse, faire ensuite une recherche en inversant les noms. Exemple pour DUPONT-DURAND Michel : rechercher «DUR» «Mich» 5) Si le nom de l élève ou son prénom est susceptible de comporter une cédille, faire une recherche avec ou sans cédille. Exemple pour MACON Catherine : chercher «mac» «cat» et «maç» cat 6) Si le nom ou le prénom de l élève est un mot susceptible de comporter une apostrophe, faire une recherche avec et sans apostrophe. Exemple pour N GUYEN Adrien : rechercher «ngu» «adr» ; «n gu» «adr». Si la recherche est toujours infructueuse, refaire une recherche en rajoutant un espace avant puis après l apostrophe : «n g» «adr» puis «n g» «adr» Et si, en dépit de tous vos efforts, vous ne trouvez toujours pas, faites un signalement sur GL contact. Pour changer le niveau d un élève, il faut aller dans le menu Élèves / Répartition / Gestion individuelle, recherchez l élève, cliquez sur le bouton «Affecter» en regard de l élève. Sélectionnez la classe souhaitée avec le bon niveau. Un message s affiche : «le niveau de la classe ne correspond pas au niveau de l élève». Validez quand même. Deux cas : Si l enfant est né à l étranger, et que vous avez saisi le pays correspondant, la recherche de la commune est désactivée. Si vous ne trouvez pas la commune, ne saisir que les deux premières lettres de celle-ci dans la fenêtre de recherche. Ex : pour Saint-Paul, dépit Réunion, saisir Sai pour la commune. Les noms composés comportent toujours un trait d union. Pensez toujours à élargir la recherche sans caractère accentué. Pour Paris et les villes avec arrondissement saisir Paris en Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 18/21

19 Changer la classe d' un élève Supprimer une classe de l école Modifier un champ nécessaire à l attribution de l INE avant l admission définitive Modifier un dossier après l admission définitive Erreur d année scolaire Modifier une date Liste électorale fausse Je veux sortir un élève de la répartition. Je veux supprimer une classe. Il y a une erreur sur un ou plusieurs des critères suivants : nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance. Il y a des erreurs ou des mises à jour à faire dans le dossier de l élève: assurance, photo, deuxième adresse Je me suis trompé d année scolaire dans la scolarité demandée au moment de l admission. Puis je modifier une date? Ma liste électorale a des responsables en plus (doublons) ou en moins. Élèves/Répartition/Gestion collective/affectation permanente à une classe/chercher/affecter/la classe s affiche avec les élèves. Cliquer sur la poubelle en regard de l élève. Vider la classe de ses élèves (voir ci-dessus) Menu école/classe/cliquer sur la poubelle en regard de la classe. Ne surtout pas recréer de fiche Solution transitoire par le module mairie Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/ Chercher l élève/cliquer sur son nom/modifier. Adresse mairie : Ne surtout pas radier l élève ou recréer une fiche. Gestion courante/élève/chercher l élève/cliquer sur son nom/modifier Solution transitoire par le module mairie Il faut basculer une nouvelle inscription dans la bonne année scolaire en passant par l adresse mairie. Pour l admission et la radiation, les dates d effet ne sont pas modifiables. Premier cas : il y en a en trop Plusieurs responsables identiques ont été saisis. Deuxième cas : il en manque Pour certains responsables, l autorité parentale a été décochée, donc ils n apparaissent pas ou encore, ils n ont pas été saisis. Conseils Ne jamais créer un responsable sans vérifier qu il département et Paris en commune Quand on prépare les listes pour l année suivante, il peut arriver que l on veuille sortir un élève de la répartition car on vient d apprendre qu il ne viendra pas. Il est nécessaire qu il n y ait aucun élève dans la classe pour la supprimer. Donc, désaffecter les élèves en gestion collective des répartitions. Puis Menu école/classe/cliquer sur la poubelle en regard de la classe. Corriger une fiche administrative avant l admission définitive permet de ne pas impacter l attribution de l INE quand on s est trompé sur l un des cinq critères d attribution de l INE. (nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance). Il faut se connecter avec l adresse mairie pour votre école puis, Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/ Chercher l élève/cliquer sur son nom/modifier. On peut tout modifier : identité de l élève car il a changé de nom, responsables de l enfant, renseignement des personnes autorisées ou à contacter etc Gestion courante/élève/chercher l élève/cliquer sur son nom/modifier La connexion sur l adresse mairie pour votre école permet de corriger une scolarité erronée ou une erreur d année dans la scolarité demandée : Module mairie : Inscription/Gestion individuelle des inscriptions/ Chercher l élève/cliquer sur son nom/ Cliquez sur «Nouveau» pour renseigner une nouvelle situation administrative Si la situation est bloquante, contacter l'animateur TICE de votre circonscription. 1 ) Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement par le directeur à cause des frères et soeurs déjà présents sur la base. Il est primordial de les supprimer car ils perturbent la liste électorale ainsi que le rattachement des responsables aux élèves. Résumé de la procédure Détacher le ou les responsables de l élève ainsi que de tous les frères et soeurs sur la base. Rechercher dans la base des responsables les identiques en tapant nom et prénom. Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 19/21

20 Radiation ou passage d un élève impossible Je ne trouve pas l élève pour le radier ou pour le «faire passer». n existe pas déjà. Si la Mairie inscrit, leur demander de bien effectuer cette recherche car la saisie de multiples responsables identiques perturbera votre liste électorale. Cet élève n a pas d INE attribué ou il y a un litige sur cet INE. Regardez dans Gestion courante/ Édition/Liste de suivi des attributions d INE/Élèves sans INE/ Chercher Si votre élève est là depuis plus de dix jours, faire un signalement à l assistance. (GL Contact) Visualiser celui que l on veut garder, en ouvrant les caractéristiques du responsable, (cliquer sur le nom pour ouvrir la fiche). Supprimer le(s) responsable(s) en trop en cliquant sur la poubelle située à côté de l adresse du responsable. N en garder qu un. Rattacher ce responsable restant à l élève (et à ses frères et soeurs). 2 ) Gestion courante/élève/chercher l élève/cliquer sur son nom/onglet responsable /modifier Cocher l autorité parentale. Rappel sur L INE : Au moment de la création de la fiche, il est fondamental d apporter la plus grande attention à rentrer correctement les cinq éléments pris en ligne de compte dans l INE : Nom : recopiez exactement l état civil, avec les majuscules, les éventuels accents, traits d union ou espaces. Prénom : indiquez tous les prénoms de l état civil Sexe ; Date de naissance ; Lieu de naissance. Si vous pensez devoir modifier l un de ces cinq éléments sur une fiche existante, assurez-vous d abord que les changements que vous souhaitez correspondent effectivement à l état civil. Mauvais calcul des effectifs Vrais et faux doublons Le compte n est pas bon. J ai plein de doublons. Vérifiez que tous vos élèves admis définitivement et répartis ont un INE Les vrais doublons qui bloquent votre base sont des fiches qui sont deux fois admises définitivement. (Deux fois en gestion courante). Le gestionnaire de l IA supprimera celle(s) en trop. Mais il faut éviter absolument ces erreurs. Contacter l'animateur TICE de votre circonscription. Les fiches doubles en admission acceptées ne sont pas fonctionnelles et ne sont pas de vrais doublons. Donc, il faut les laisser comme cela, en attente. Faire attention à n enregistrer qu une et une seule admission définitive parmi les fiches en double (ou triple, ou plus!) pour un seul élève Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 20/21

21 «Les états de l élève» Module État Que veut dire cet état? Où trouver l élève? Que faire de cet élève? Fonctionnalité de l état MAIRIE Indéfini Inscrit Un élève et au moins un de ses responsables sont saisis. La mairie ne l affecte pas à une école. (Elle peut aussi le mettre en attente). Saisie complète en mairie, inscription dans une école de la commune. Gestion individuelle des inscriptions saisir le nom chercher Menu élèves admission Gestion collective des admission état : inscrit chercher Le laisser à l état d indéfini. Terminer l'inscription. Le laisser à l état d inscrit. Supprimer l inscription. L'admettre. Le mettre en admissibilité. Ne sert à rien, sinon à avancer la saisie. Permet d affecter l élève à une école de la commune. Admis accepté La demande d admission de la famille est acceptée par le directeur. Menu élèves admission Enregistrement des admissions définitives chercher Le laisser en admission acceptée sans autre suite (l élève est parti dans une autre école). Cet état permet de répartir l élève dans les classes pour préparer les listes de l année suivante. En admissibilité Le directeur de maternelle met l élève en admissibilité car il ne sait pas encore s il a une place pour ce tout-petit qui sera admis à la rentrée dans la limite des places disponibles. Menu élèves admission Traitement des admissibilités chercher L'admettre définitivement. Accepter l'admission. Refuser l'admission car il n y a pas assez de place pour cet enfant de deux ans. Cet élève n est pas fonctionnel. C est une liste d attente pour le directeur. DIRECTEUR Admis définitif Admis définitif quittant l école L élève est présent dans l école. Le directeur enregistre l admission définitive. L élève est en attente de la date d effet de la radiation car la famille a demandé un certificat de radiation pour une date ultérieure. Gestion courante Édition Listes Liste des élèves admis définitivement Gestion courante Élève Saisir le nom Chercher Radié L élève a quitté l école. Gestion courante Élève Saisir le nom Chercher ouvrir le dossier la date de radiation est précisée. Nonfréquentation Le directeur a enregistré l absence d un élève perdu de vue. Gestion courante Élève Saisir le nom Chercher ouvrir le dossier la date du signalement est précisée. L affecter à une classe. Surveiller l attribution de son INE. La fiche administrative est récupérable par n importe quelle autre école de l académie dès la date de l acte, avant la date d effet. La fiche administrative est récupérable par n importe quelle autre école de l académie. Rien jusqu à ce que l on ait des nouvelles : L élève revient, on lève le signalement. L élève ne reviendra pas : on le radie. Élève fonctionnel sur l année courante. Seuls les élèves ayant un INE et répartis dans les classes comptent pour Base élèves. La fiche est fonctionnelle pour l école jusqu à la date d effet de la radiation. (l élève «compte») Le dossier de l élève est accessible mais non modifiable sur l année en cours. L élève ne «compte»plus. L IA a accès aux fiches signalées par le dispositif de non-fréquentation Tutoriel: je débute dans BASE ELEVES - (version du 14/03/08), réalisé à partir de «Aide à la prise en main de base Élèves Directeur» (Orléans-Tour), tableau récapitulatif de M. David, S. Bois. Equipe TICE CAEN - 21/21