Un Vrai Changement dans la Gestion des Espèces

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1 Un Vrai Changement dans la Gestion des Espèces TM

2 Solution SMARTtill Coûts et avantages La gestion des espèces représente un processus long et coûteux dans tout environnement nécessitant la manipulation de liquidités. La Solution SMARTtill vous permettra de faire de réelles économies dans les domaines clés de votre organisation. Principaux avantages Réduit de manière considérable le temps de comptage et la gestion des liquidités Réduit de manière significative les pertes de liquidité Garantit une responsabilisation totale du caissier Réduit le coût de traitement des espèces supporté par votre organisation Élimine le besoin de contrôles de sécurité aléatoires des points de vente Réduit le coût de recherche des écarts de caisse Affiche en temps réel le montant des espèces Productivité Coût élevé de la gestion des espèces Durée de réconciliation des opérations de caisse Temps d immobilisation de la caisse Prévention des pertes Pertes d espèces en caisse La gestion continue de la trésorerie permet de définir les niveaux de trésorerie d exploitation idéaux en optimisant le moment et la fréquence des apports en fonds de caisse et en éliminant le temps passé à compter les liquidités. Le relevé automatique des opérations de caisse au point de vente est effectué en quelques secondes après chaque transaction. Des rapports détaillés sont fournis pour chaque changement d équipe et pour chaque fin de journée. Il n est pas nécessaire de clôturer le fond de caisse pour effectuer le relevé des opérations de caisse, les changements d équipe ou les contrôles de sécurité. Un relevé des opérations de caisse instantané effectué sur chaque terminal point de vente permet d identifier les éventuels écarts : montant, caissier, date et heure. Présentation Cash Bases est le premier fabricant de tiroirs-caisses haute qualité. Nous avons utilisé tout notre savoirfaire et toute notre expertise pour concevoir ce nouveau tiroir-caisse intelligent, partie intégrante de la Solution SMARTtill. Cash Bases est l unique fabricant de la Solution SMARTtill et s enorgueillit de fournir des produits destinés à optimiser et à sécuriser les opérations au point de vente. La Solution SMARTtill se compose d une nouvelle génération de tiroirs-caisses intelligents qui s intègrent en périphérie dans votre terminal de point de vente électronique actuel et de notre logiciel de gestion des espèces, SMARTtill Manager. Fonctionnement Le tiroir-caisse SMARTtill saisit électroniquement et en temps réel tous vos mouvements d espèces au point de vente. Cette action s effectue automatiquement sans augmenter la durée de transaction ou sans interrompre le fonctionnement normal de l encaissement. Le logiciel SMARTtill Manager enregistre toutes les données relatives aux transactions en espèces. Les responsables et les superviseurs peuvent ainsi les récupérer par le biais de rapports ou de demandes d analyse ciblées. La gestion des espèces des magasins peut alors se réaliser instantanément sans passer par de longues procédures administratives. SMARTtill Manager fournit des rapports clés pour tous les points de vente : le montant des espèces actuel et passé, les apports en fonds de caisse, la levée de liquidité, le montant et l heure des écarts de trésorerie, ainsi que le numéro de la transaction et du caissier associé. Responsabilisation du caissier Services à la clientèle Temps d arrêt de la caisse pendant les contrôles de sécurité Requêtes client Disponibilité des liquidités Processus de gestion Gestion des écarts Calculer le montant total des liquidités pour chaque point de vente Gestion du tiroir-caisse Tous les écarts de caisse sont identifiés suivant le caissier : cela a un effet dissuasif contre le vol et cela évite également d accuser à tort le personnel en cas de perte. Le rapport immédiat sur le montant réel des espèces contient les informations suivantes : écarts, débits, crédits et vente. Interrogation immédiate et en temps réel des liquidités contenues dans le tiroir-caisse. Fonctionne avec un fonds de caisse optimal pour toutes les dénominations. Identification en temps réel des erreurs commises par un caissier ou une équipe. Les rapports détaillés présentent le montant total de la trésorerie par caisse, y compris les espèces prélevées et ajoutées. Améliore les processus associés au fonds de caisse fixes en réduisant le travail consacré au relevé de caisse ainsi que les interruptions de service subies par la clientèle.

3 SMARTtill Manager Comment savoir si j ai besoin d espèces dans ma caisse? La colonne crédit du tableau de bord client vous renseigne à l aide de repères visuels (n rouge = vide, n Jaune = apport nécessaire, n vert = le niveau est bon) lorsque des billets ou des pièces se trouvent en dessous du niveau minimum défini par l utilisateur pour chacun d eux. De quelles liquidités la caisse 4 dispose-t-elle? Le logiciel SMARTtill comprend d une application serveur, d un collecteur de données et d un visualiseur client. Il fonctionne sur le même principe qu un tableau de bord. Il permet aux responsables et aux superviseurs de prendre connaissance de l état actualisé des liquidités de tous les points d encaissement utilisant une SMARTtill. Les rapports peuvent être générés pour les activités de gestion des espèces, garantissant ainsi la simplification du traitement des espèces ainsi qu une plus grande précision. Un Vrai Changement dans la Gestion des Espèces Pour une présentation vidéo du fonctionnement du logiciel SMARTtill Manager, veuillez consulter notre site Web, sur le lien suivant stmanager.htm Comment suis-je averti en cas de perte d espèces en caisse? La colonne écarts du tableau de bord vous avertit immédiatement lorsqu un écart de caisse dépasse le niveau de contrôle défini pour chaque caisse. Comment rechercher les pertes générées en caisse 4? Tableau de bord Cet écran montre le montant réel des espèces contenues dans chaque caisse et indique si un apport de monnaie est nécessaire. Quels sont les besoins en espèces de la caisse 4? Ce rapport présente en détail les besoins en numéraire par dénomination et par caisse. Comment savoir si je dois procéder à des prélèvements d espèces de mes caisses? La colonne débit du tableau de bord vous prévient lorsque la valeur des billets dépasse le niveau de sécurité défini pour chaque caisse. Combien puis-je retirer de la caisse 4? Crédit Débit Écarts L écran des requêtes présente la liste de toutes les transactions, y compris le caissier, le montant, l heure et le numéro de la transaction. Un filtre peut également être appliqué pour afficher uniquement les transactions qui ont généré un écart. L image ci-dessus montre toutes les transactions qui ont généré un écart de caisse de 7 à la caisse 4. Exemple des deux derniers écarts : 1. Écart négatif de 20 À 16h04 le 01/11/09, il manquait 20 après une vente au comptant de 39,49 réalisée par le caissier 425 de l équipe 2 sur la transaction numéro Écart positif de 10 À 16h03 le 01/11/09, un rendu monnaie de 10 n aurait pas dû être effectué au client par le caissier 425 de l équipe 2 sur la transaction numéro Comment savoir quel caissier doit faire l objet d une recherche? Ce rapport présente en détail la valeur des espèces contenues dans chaque caisse et le montant qui peut être prélevé. Ce rapport identifie tous les caissiers ayant commis des erreurs de caisse.

4 Fonctionnalité de la Solution SMARTtill FAQ Le mouvement de trésorerie est calculé entre le nouveau montant des liquidités et le précédent. Puis il est comparé aux mouvements de caisse prévisionnels du point de vente ; la vente en espèces. Le tiroir-caisse SMARTtill Utilise une technologie avancée qui permet de déterminer en quelques secondes après la fermeture du tiroir-caisse, le montant total des liquidités. SMARTtill identifie si le montant est correct ou si il existe un écart. Questions A quelle fréquence SMARTtill compte-t-il les espèces dans le tiroir-caisse? SMARTtill va-t-il avoir une incidence sur la procédure de relevé des opérations de caisse? Que se passe-t-il si le caissier place une pièce ou un billet dans le mauvais compartiment? Qu arrive-t-il aux données en cas de coupure d électricité? Réponses Quelques secondes après chaque fermeture du tiroircaisse. Oui. Il automatise la procédure de relevé et réduit les coûts en personnel associés. Cela génère un écart puisque le tiroir-caisse compare les liquidités présentes aux ventes totales effectuées. Le problème sera résolu lorsque les pièces ou les billets seront placés dans le bon compartiment. SMARTtill continue de fonctionner comme un tiroircaisse standard. L argent n est plus comptabilisé mais simplement stocké physiquement. Toutes les transactions précédentes ont été saisies ce qui fait qu aucune donnée n a été perdue pour une requête future. A chaque fermeture de caisse, le montant des liquidités ainsi que les détails des transactions et les éventuels écarts sont électroniquement signalés au logiciel SMARTtill Manager. Dois-je remplacer mes meubles de caisse actuels pour installer SMARTtill? Non, il s agit d un remplacement direct de votre tiroircaisse actuel. En cas de caisse en ligne utilisant des tiroirs à ouverture verticale merci de contacter notre service commercial. La base de données SMARTtill enregistre toutes les transactions en espèces de chaque point de vente. SMARTtill Manager Se compose d une application serveur, d un collecteur de données et d un tableau de bord client SMARTtill Manager génère des rapports contenant les informations suivantes, dont : Besoins en monnaie Écarts de caisse Fonds de caisse Levées de liquidités Comment SMARTtill contrôle-t-il les prélèvements d espèces et les compléments de fonds de caisse? Quelles devises SMARTtill peut-il traiter? Dois-je acheter un ordinateur dédié à SMARTtill Manager? À quelle fréquence SMARTtill doit-il être recalibré? Leurs valeurs sont automatiquement saisies et présentées dans les rapports de synthèse. Une fois programmé, il peut compter toutes les devises. Non, vous pouvez utiliser votre PC actuel fonctionnant sous Windows pour le logiciel. Vous pouvez accéder à SMARTtill Manager sur autant d écrans que vous le souhaitez. Par exemple, dans le bureau du directeur, à la caisse centrale, etc. Il est recommandé d effectuer une visite de maintenance préventive, qui comprend un recalibrage, tous les ans. Le tableau de bord client permet au management de consulter l état des liquidités de toutes les caisses depuis un seul ou plusieurs ordinateurs situés dans le magasin. Le visualiseur client permet d interroger la base de données afin d effectuer une analyse détaillée des pertes en espèces, ce qui autorise la gestion et la réduction de manière significative des pertes en espèces. La Solution SMARTtill peut-elle être intégrée à n importe quelle structure réseau? Oui, SMARTtill utilise un protocole de communication en série prédéfini avec le point de vente ; les données peuvent être extrapolées depuis SMARTtill Manager via notre API.

5 TESTs Tous nos produits sont construits suivant les spécifications les plus sévères et sont soumis à des essais rigoureux avant d être installés en magasin. Nous attachons une importance particulière à notre banc d éssais où les produits et les composants de nouveaux produits sont soumis à des essais de durée de vie comportant plus d un million de cycles. Les essais de durée de vie de nos produits garantissent que nous fournissons des produits solides et durables qui apportent de réels avantages à nos clients. QUALITE En plus des essais de durée de vie, tous nos produits sont soumis à une série de contrôles de la qualité pendant tout le processus de conception et de fabrication. Par ailleurs, nos procédures de qualité garantissent que chaque produit est soumis à un audit de la qualité et à un essai fonctionnel avant d être emballé et expédié. Forts de nos années d expérience dans la fourniture de produits, nous comprenons l importance de livrer un produit parfait pour chacun de nos clients à tous les coups. Cash Bases fournit un soutien produits complet et a une équipe technique dédiée pour garantir la satisfaction des clients. Nous avons des équipes de soutien clients dans toutes nos filiales. N hésitez pas à les appeler. Voir les coordonnées ci-dessous. Siège Social & Export Royaume-Uni Cash Bases Limited 4 The Drove Newhaven, East Sussex BN9 0LA Royaume-Uni Tel: +44 (0) Fax: +44 (0) info@cashbases.co.uk France Cash Bases Limited 13 rue de Témara Saint Germain en Laye Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) ventes@cashbases.co.uk Allemagne Cash Bases Deutschland GmbH Leichtmetallstr.22a D Haan-Gruiten Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) verkauf@cashbases.co.uk Espagne Cash Bases Ibérica, S.A. Polig. Ind. Los Dólmenes C/Argentina, 17, Nave Alcalá de Henares Madrid Tel: +34 (0) Fax: +34 (0) ventas@cashbases.co.uk ISO 9001 Registered