Système de partage de fichiers volumineux

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1 Document Utilisateur Sommaire 1 Introduction Présentation des fonctionnalités Déposer un fichier Accès à l interface de partage de fichier Transmission du fichier à partager Avertir les destinataires Supprimer le fichier partagé Récupérer un fichier déposé Introduction Un outil de partage de gros fichiers est disponible sur la plateforme ETRE depuis janvier Cet outil, qui est un logiciel libre nommé FileZ, est développé par l Université d Avignon et des Pays de Vaucluse. Il permet de partager des fichiers pouvant atteindre des tailles importantes, à travers une interface web, avec des personnes internes à l Établissement ou avec des personnes ne faisant pas partie des Arts et Métiers ParisTech. 2 Présentation des fonctionnalités Les utilisateurs Arts et Métiers ParisTech (ayant un compte informatique valide et pouvant se connecter sur la plateforme ETRE) peuvent déposer des fichiers sur le serveur FileZ en utilisant l interface décrite ci-après. Un espace disque maximum de 1Go est disponible pour chacun des utilisateurs. La taille maximale d un fichier est de 750Mo. La durée maximale de mise à disposition d un fichier sur le serveur est de 20 jours. Par défaut, la durée sélectionnée lors du dépôt d un fichier est de 10 jours. CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 1/8 Auteur(s) Matthieu MARC Version 1.1 Etat Validé Relu par Sylvain RICARD, Mylène BASSET Date de relecture 24/01/2012 Créé le 13/12/2011 Date de dernier enregistrement 08/02/ :08:00

2 Le fichier déposé peut être sécurisé par mot de passe. Le fichier déposé est accessible depuis une URL unique par n importe quelle personne connectée à Internet, qu elle fasse partie ou non des Arts et Métiers ParisTech. 3 Déposer un fichier 3.1 Accès à l interface de partage de fichier Pour déposer un fichier, vous devez préalablement vous connecter sur la plateforme ETRE Vous trouverez ensuite dans la liste déroulante des outils le service «Partage de fichier Filez» : Sélectionnez le service «Partage de fichier Filez» pour accéder à l application de partage. Pour partager un fichier, cliquez sur «Envoyez un nouveau fichier». CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 2/8

3 3.2 Transmission du fichier à partager Quand vous cliquez sur «Envoyez un nouveau fichier», la fenêtre suivante s ouvre : Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier que vous souhaitez partager. Indiquez éventuellement une durée de partage et une date de début de partage. Saisissez un commentaire pour décrire le document que vous souhaitez partager. En laissant la case «M envoyer des s de notification» cochée, vous recevrez par courrier électronique un message de confirmation de partage du fichier contenant notamment l URL du partage. En cochant la case «Utiliser un mot de passe», vous ferez apparaître la zone de saisie du mot de passe. Saisissez le mot de passe de votre choix, que vous communiquerez aux personnes avec qui vous souhaitez partager le fichier. Cliquez sur le bouton «Envoyer» pour déposer le fichier sur le serveur. Selon la taille du fichier, la transmission peut prendre plusieurs minutes. Attention, la barre de progression peut ne pas fonctionner correctement selon les versions du navigateur internet utilisé. Une fois le fichier transmis, l interface FileZ affiche un message de confirmation : CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 3/8

4 3.3 Avertir les destinataires Si vous avez coché la case «M envoyer des s de notification», vous recevez alors la confirmation dans votre messagerie : Vous pouvez alors transmettre l URL de partage aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Si vous avez choisi de sécuriser le partage par mot de passe, n oubliez pas de transmettre aussi le mot de passe à ces personnes! Il vous est également possible de faire envoyer un message contenant le lien de téléchargement par l interface FileZ. Pour cela, positionnez votre souris sur le fichier que vous avez transmis pour faire apparaître les liens adéquats : Sélectionnez le lien «Envoyer par ». CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 4/8

5 Saisissez les adresses de messagerie des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier, ajoutez un message puis cliquez sur le bouton «Envoyer». Le système de partage de fichiers enverra alors le message suivant aux adresses de messagerie saisies : 3.4 Supprimer le fichier partagé Pour supprimer le fichier partagé, il vous suffit de positionner votre souris sur le fichier partagé et de sélectionner «Supprimer». Si vous ne le faites pas, le fichier sera automatiquement supprimé à l expiration du délai indiqué au moment du dépôt. CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 5/8

6 4 Récupérer un fichier déposé Pour récupérer un fichier déposé, il est impératif de connaître l URL de partage. Cette URL doit vous avoir été transmise soit par la personne qui a partagé le fichier, soit par le système de partage de fichiers par messagerie électronique. L URL de partage d un fichier est de la forme : où xxxx est remplacé par un code unique identifiant le fichier partagé. Cliquez sur le lien pour l ouvrir dans votre navigateur internet : Le téléchargement du fichier se fera alors automatiquement. Si le fichier est sécurisé par mot de passe, vous serez alors invité à le saisir avant de pouvoir télécharger le fichier : CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 6/8

7 Veuillez noter que si vous êtes l émetteur du fichier partagé, que celui-ci est protégé par mot de passe, et que vous vous êtes déjà connecté avec votre navigateur internet sur l interface de partage de fichiers, vous serez reconnu comme l émetteur du fichier et l interface ne vous demandera pas de saisir le mot de passe. CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 7/8

8 Modifications Version Date Évolution Responsable État /12/2011 Création du document Matthieu MARC En cours de rédaction /01/2012 Mise en forme DT Sylvain RICARD A valider /01/2012 Mise en forme et validation Mylène Basset Validé Diffusion Nom Tous les utilisateurs Objet de la diffusion Pour action Suivi Ce tableau liste tous les éléments dont l évolution nécessitera la mise à jour du document : versions de systèmes d exploitation, versions de logiciels, liens vers des sites web Paragraphe Tous Elément à suivre Evolution du logiciel et/ou de l interface CRI_DAG_DU001_Utilisation-FileZ_V11.docx 8/8