Gestion des déclarations via PC

Transcription

1 INAMI - Cadastre des pensions Gestion des déclarations via PC DCL V4.0 vzw SmalS - MvM asbl

2 Table des matières Introduction Objectifs de l application...3 Restrictions générales...4 Avertissement!...4 Limitations...4 Contrôles...4 Importation...4 Back-up...5 Installation du logiciel Comment...6 Sous Windows Sous Windows 95 ou NT ou versions suivantes (Windows 98/2000/XP)...6 Instructions données par le programme d installation...6 DCL V4.0 et Windows XP...7 A la découverte du logiciel Démarrer...8 Choix de la langue...8 Introduction d un organisme...8 Choix d un organisme...9 L écran d édition...9 Comment faire pour Créer un nouvel élément...10 Sélectionner les éléments à traiter Créer une déclaration...10 Créer une déclaration vide Importer des éléments de déclaration Corriger des rejets Exporter une correction vide...11 Effacer des éléments...12 Consulter ou modifier les informations de l'organisme Description des écrans Nouvel organisme...14 Choix de l organisme contrôle d'accès...15 Importation de données...16 Eléments de déclarations...16 Pose d un filtre...18 L écran d édition...20 Les rubriques...20 Le navigateur...20 Les folders...21 Les icônes...21 Confirmation de corrections...22 Motifs de rejet...22 Etat d un élément INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Table des matières i

3 Identification des éléments déjà déclarés...24 Règles particulières...24 Exportation vers une déclaration...25 Exportation d une déclaration vide...27 Importation des Rejets...29 Correction des Rejets...30 Relations entre les éléments sélectionnés...31 Exporter une correction...32 Exporter une correction vide...33 Réexportation...34 Création d'une série de paiements...35 Consulter les événements...36 A propos du Cadastre des pensions Annexes Les rubriques...37 Installation et réinstallation de DCL...38 Principe de création des paiements en série...39 Principe...39 Exemples...39 Comment débuter des paiements en série pour un nouveau droit?...42 Comment arrêter la création des paiements en série pour un droit?...42 Remarque concernant les mois de paiement (Rubrique 44)...42 Problèmes rencontrés lors de la création de paiements en série...43 C5 et DCL...44 Rappel...44 Dans DCL...44 Exemple INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Table des matières ii

4 Introduction Objectifs de l application Ce logiciel a été développé afin de vous permettre de produire des déclarations destinées au Cadastre des pensions. Il est prévu que ce programme placera chaque rubrique dans l'ordre et le format convenu par les instructions au moment où vous souhaitez faire une déclaration. De plus, le logiciel permet de consulter et de compléter chaque rubrique et ce de manière interactive. Un nombre limité de contrôles se fera sur le contenu de certaines rubriques, bien que le contrôle final du contenu des rubriques restera sous la responsabilité de l utilisateur. De plus, cet outil vous permet de réintroduire des éléments, rejetés par le Cadastre des pensions, de les corriger et de les renvoyer sous la forme d un document de type Correction. IMPORTANT! Avant toute utilisation de cette application, il est important de lire le document reprenant les dernières instructions sur le fonctionnement du Cadastre des pensions de manière à comprendre les principes des déclarations. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 3

5 Restrictions générales Avertissement! Bien que le plus grand soin ait été apporté aux tests des programmes communiqués, il ne peut être garanti en aucun cas que leur installation et leur utilisation n auront pas de répercussions négatives dans votre environnement. Il est dès lors INDISPENSABLE, avant de procéder à l installation du logiciel, de prendre les mesures nécessaires afin d éviter la perte de données et, en particulier, de prendre au préalable des copies de sauvegarde de toutes les données présentes. L éditeur et/ou le développeur des programmes ne pourront être tenus responsables, de quel chef que ce soit, des effets que pourraient éventuellement subir vos données ou programmes. Limitations DCL est un programme prévu pour aider les organismes à créer leurs déclarations. Toutefois, il n'est pas conçu pour gérer des gros volumes d'informations. C'est pourquoi, en principe, DCL ne devrait pas être utilisé si votre organisme doit gérer plus de 1000 Droits actifs simultanément. Contrôles Pour des raisons techniques, les contrôles des rubriques portent uniquement sur le format et pas sur le fond. Ainsi, pour les montants d un paiement, on ne vérifie pas si les rapports réciproques concordent ou s ils sont conformes aux instructions. On veille toutefois à ce que les montants viennent se placer à l endroit approprié et dans le format adéquat dans un élément de déclaration. Sur le plan du fond, il vous appartient, en tant qu organisme, de veiller à l exactitude des données que vous déclarez. Importation Il n y a pas de dispositif qui empêche d importer deux fois un fichier dans vos fichiers de données. Veuillez donc faire preuve de prudence dans le cadre de ces procédures. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 4

6 Back-up La version 4.0 du présent programme ne prévoit pas de dispositif permettant de prendre une copie de sauvegarde de vos fichiers de données. Si vous souhaitez protéger vos données contre la perte, il est nécessaire de copier régulièrement le fichier contenant la base de données de votre organisme. Ce fichier se trouve dans le répertoire où vous avez installé DCL V4.0 (normalement C:\DCL4) et s'appelle NomFichier.MDB; NomFichier représentant le nom des fichiers que vous avez spécifié lors de la création de votre organisme dans DCL et que vous pouvez consulter dans le menu "Organisme - Informations". Pour savoir où se trouve le fichier à sauvegarder, vous pouvez également aller dans le menu "Aide - A propos de DCL". Dans l exemple ci-dessous, le fichier à sauvegarder s'appelle TEST.MDB. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 5

7 Installation du logiciel Comment Insérer le CD-ROM dans le lecteur adéquat (généralement D ) Sous Windows 3.11 A partir du file manager, sélectionnez le lecteur contenant le CD-ROM, double cliquez sur le fichier setup.exe et suivez les instructions données par le programme d installation. Sous Windows 95 ou NT ou versions suivantes (Windows 98/2000/XP) A partir de l icône My Computer, selectionnez le lecteur contenant le CD-ROM, double cliquez sur le fichier setup.exe et suivez les instructions données par le programme d installation. Instructions données par le programme d installation Remarque: lorsque vous installez DCL, vous obtenez l'écran suivant : INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 6

8 Nous vous conseillons de laisser cochée la case Prompt before overwrite. En effet, si vous ne la cochez pas, le programme d'installation pourrait remplacer certains fichiers système plus récents de Windows par une version plus ancienne, ce qui pourrait avoir une influence sur d'autres applications. Par contre, si vous laissez cette case cochée, le programme d'installation vous demandera confirmation avant de remplacer les fichiers système plus récents. Répondez alors No si vous obtenez un message tel que ATTENTION : Le programme d'installation ne devrait pas vous demander confirmation pour les fichiers spécifiques de DCL. Néanmoins, si vous obtenez le message ci-dessus, vous devrez impérativement répondre YES pour les fichiers suivants : DCL.EXE, DCL_NL.HLP, DCL_FR.HLP, LISEZ.MOI, LEES.ME, LABEL.MDB, DCL.MDB, sinon DCL ne pourra pas fonctionner correctement. DCL V4.0 et Windows XP Lors de l'installation de DCL sous Windows XP, il faut tenir compte de certaines choses : Il faut avoir des droits administrateur pour installer DCL Il faut donner aux utilisateurs l'autorisation de modification dans le répertoire où DCL est installé (normalement C:\DCL4) DCL utilise un fichier de configuration DCL.INI qui est enregistré dans le répertoire de Windows (normalement C:\Windows). Il faut donner aux utilisateurs l'autorisation de modification dans ce fichier C:\Windows\DCL.INI. Remarque : Pour donner cette autorisation, il faut que le fichier C:\Windows\DCL.INI existe. Or, il est créé lors de la 1ère utilisation de DCL. Il suffit alors d'exécuter une 1ère fois DCL avec des droits administrateur afin que le fichier DCL.INI soit créé. Ce n'est pas nécessaire d'aller jusqu'à l'écran principal de DCL; l'écran de démarrage ("Dcl: contrôle d'accès") suffit. A ce stade, ce n'est donc pas nécessaire de créer un organisme s'il n'en existe aucun. Ensuite, lorsque DCL.INI existe, il faut adapter ses paramètres de sécurité afin de donner aux utilisateurs l'autorisation de modification. Le raccourci créé par DCL ne sera probablement accessible que pour le UserID utilisé lors de l'installation (c.à.d. pour un administrateur). Il faudra donc, si nécessaire, créer un nouveau raccourci vers DCL accessible par tous les utilisateurs. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 7

9 A la découverte du logiciel Démarrer Double cliquez sur l icône DCL pour démarrer ce logiciel. Choix de la langue Dans le premier écran qui apparaît ( Dcl: contrôle d accès ), vous pouvez choisir la langue dans laquelle vous souhaitez travailler durant cette session de l application. Ce choix reste enregistré tant que vous ne fermez pas l application. Introduction d un organisme Dans le premier écran Dcl: contrôle d accès, appuyez sur le bouton Nouvel organisme. Vous obtenez ensuite l écran Nouvel organisme. Vous complétez le numéro d entreprise de l organisme débiteur de pensions ainsi que son nom. Vous devez également attribuer un nom de fichier (maximum 6 caractères) qui sera utilisé pour nommer la base de données de DCL contenant vos déclarations. Lorsque vous exporterez vos déclarations et corrections, DCL utilisera également ce nom de fichier comme préfixe. Nous vous conseillons donc d'utiliser un nom de fichier explicite, tel qu'une abréviation du nom de l'organisme. Quant au numéro d immatriculation, il peut être laissé à blanc ou contenir En effet, cette rubrique ne concerne que les organismes qui ont reçu un numéro d immatriculation de 6 chiffres attribué par l INAMI avant l'introduction du numéro d'entreprise. Il y a également lieu de compléter le numéro d entreprise de l organisme déclarant. Ce dernier peut être identique au numéro d entreprise de l organisme débiteur. Si c est le cas, cela signifie donc que l organisme débiteur réalise luimême les déclarations destinées au Cadastre des pensions. Pour plus d'informations concernant ces rubriques, veuillez consulter les "Instructions déclaration pensions et avantages complémentaires". INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 8

10 Choix d un organisme Dans la liste, sélectionnez l organisme pour lequel vous souhaitez faire des déclarations et appuyez ensuite sur logon. La prochaine fois que vous démarrerez DCL, cet organisme vous sera automatiquement proposé par défaut. L écran d édition Vous arrivez à présent dans l écran principal de l application. Vous devez d abord ajouter un nouvel élément, en passant par le menu Edition - Insérer un nouvel élément ou via l icône. Ensuite, vous devez définir le type d élément de déclaration (rubrique [1]). Une fois ce type défini, vous avez ou non accès au reste des rubriques à compléter en fonction de l applicabilité de chaque rubrique (cf. instructions). INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 9

11 Comment faire pour... Créer un nouvel élément. Dans le menu, sous Edition, vous trouvez les options: créer un nouvel élément avec toutes les rubriques à blancs. copier l élément courant ; ce qui laisse quelques rubriques à blanc, afin d éviter la création de duplicats dans votre base de données. Ces données volontairement ignorées doivent alors être réintroduites. Type d élément Rubriques effacées B1 [8] [9] [24] B2 [8] [9] [24] C1 [8] [27] C2 [36] C3 [8] [38] C5 [62] [63] [64] C9 [9] D1 [44] [45] [46] D2 [44] [45] [46] D4 [44] [45] [46] D5 [44] [45] [46] Voir aussi: Création d'une série de paiements Lorsque vous créez un nouvel élément de Droit (C1, C2, C3 ou C4), DCL effectue également certains contrôles. Par exemple, si vous créez un nouveau C1, et s'il existe déjà un C1 avec la même clé (Niss, Numéro de Dossier, Code Avantage et Périodicité), DCL affiche un message d'avertissement. De même, si vous créez un nouveau C2 et que DCL ne trouve pas de C1 ou de C2 correspondant (c.à.d. avec la même clé), DCL affiche également un message d'avertissement. Sélectionner les éléments à traiter. Dans le menu Edition, l'option "Poser un filtre permet de faire une sélection parmi les fichiers de données afin de parcourir un nombre limité d éléments. Créer une déclaration. Quand vous avez créé de nouveaux éléments, vous pouvez créer une déclaration en choisissant dans le menu: "Fichier - Exporter - déclaration." Créer une déclaration vide. Il est également possible d exporter une déclaration vide (sans aucun élément). Il est conseillé de se rapporter aux instructions du cadastre pour de plus amples renseignements concernant ce type de déclaration. Cette action se fait via le menu "Fichier - Exporter - Déclaration vide." INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 10

12 Importer des éléments de déclaration. Un moyen de réintroduire des déclarations préalablement exportées esr l'importation du fichier. Pour importer ce fichier, choisissez dans le menu : "Fichier - Importer - Eléments de déclaration" Corriger des rejets. Lorsque pour quelque raison que ce soit, des éléments d une déclaration sont rejetés par le Cadastre des pensions, ils vous seront retournés dans un fichier séparé que vous pourrez importer en choisissant les options suivantes dans le menu: Fichier - Importer - Rejets Après cette importation, vous pouvez corriger ces éléments. En haut à droite de l'écran d'édition, vous pouvez voir l'état de cet élément ( Rejeté dans ce cas-ci). Lorsqu'il s'agit d'un élément rejeté, l'état est affiché sous la forme d'un bouton. En cliquant sur ce bouton avec le curseur, vous pourrez voir une fenêtre avec les différents motifs des rejets. Dès que vous êtes sûr d avoir corrigé tous les défauts de l élément rejeté, vous pouvez changer son état vers Traité en vous servant de l icône prévue ou par l option dans le menu Edition Désormais cet élément sera disponible pour l exportation dans une déclaration de type Correction (par le menu: Fichier - Exporter - Correction). Après exportation, l'état de cet élément sera Corrigé. Remarque : Pour tout élément dans l'état Rejeté, Traité ou Corrigé, l'état est affiché sous la forme d'un bouton pour vous permettre de visualiser les motifs du rejet. Par contre, les autres états possibles ne sont pas affichés sous forme d'un bouton puisqu'il n'y a aucun motif de rejet à visualiser. Exporter une correction vide. Il est également possible d exporter une correction vide (sans aucun élément). Il est conseillé de se rapporter aux instructions du cadastre pour de plus amples renseignements concernant ce type de correction. Cette action se fait via le menu Fichier - Exporter - Correction vide INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 11

13 Effacer des éléments. Vous pouvez effacer tous les éléments, quel que soit leur état. Vous pouvez donc effacer des nouveaux éléments, ou des éléments rejetés, ou des éléments déjà déclarés. N'effacez pas des données dont vous pourriez encore avoir besoin ultérieurement. Cette possibilité d'effacer n'importe quel élément ne devrait être utilisée, en principe, que pour des nouveaux éléments introduits par erreur, ou pour des éléments rejetés qui ne doivent plus être communiqués dans une déclaration de type Correction. Vous disposez également d'une fonction d'effacement global, c.à.d. que vous pouvez effacer plusieurs éléments en une seule opération. Si un filtre est actif, cette fonction vous permet d'effacer tous les éléments actuellement sélectionnés par le filtre. Par contre, si aucun filtre n'est actif, cette fonction vous permet d'effacer tous les éléments de DCL. Soyez donc très attentifs avec l'effacement global car les données effacées sont irrécupérables. Vous trouverez cette fonction dans le menu Edition. Suivant qu'un filtre est actif ou non, son nom change, respectivement Supprimer tous les éléments sélectionnés par le filtre ou Supprimer tous les éléments de DCL. Dans tous les cas, que ce soit avec la gomme ou avec un effacement global, DCL vous demande de confirmer l'opération. Consulter ou modifier les informations de l'organisme. Il est possible de consulter les données concernant l organisme choisi en allant dans le menu "Organisme-Informations". INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 12

14 Dès lors, vous pouvez visualiser toutes les données enregistrées concernant l organisme choisi. Vous pouvez également modifier ces informations en cliquant préalablement sur le bouton Modifier. Le contenu de la zone Nom fichiers ne peut jamais être modifié. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 13

15 Description des écrans Nouvel organisme Après avoir sélectionné la langue, il y a lieu de cliquer sur «Nouvel Organisme». Vous complétez le numéro d entreprise de l organisme débiteur de pensions ainsi que son nom. Vous devez également attribuer un nom de fichier (maximum 6 caractères) qui sera utilisé pour nommer la base de données de DCL contenant vos déclarations. Lorsque vous exporterez vos déclarations et corrections, DCL utilisera également ce nom de fichier comme préfixe. Nous vous conseillons donc d'utiliser un nom de fichier explicite, tel qu'une abréviation du nom de l'organisme. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 14

16 Quant au numéro d immatriculation, il peut être laissé à blanc ou contenir En effet, cette rubrique ne concerne que les organismes qui ont reçu un numéro d immatriculation de 6 chiffres attribué par l INAMI avant l'introduction du numéro d'entreprise. Il y a lieu également de compléter le numéro d entreprise de l organisme déclarant. Ce dernier peut être identique au numéro d entreprise de l organisme débiteur. Si c est le cas, cela signifie donc que l organisme débiteur réalise luimême les déclarations destinées au Cadastre des pensions. Pour plus d'informations concernant ces rubriques, veuillez consulter les "Instructions déclaration pensions et avantages complémentaires". Dès que vous appuyez sur Ok, vous retournez à l écran précédent. Choix de l organisme contrôle d'accès La première étape dans l application consiste à choisir l organisme pour lequel vous allez mémoriser, traiter et déclarer des données, parmi la liste d'organismes proposés lors du démarrage de l application (si plusieurs organismes ont été créés). A ce niveau, vous pouvez également choisir la langue dans laquelle vous souhaitez travailler. Ce choix détermine la langue dans laquelle apparaîtront les écrans tant que vous n aurez pas quitté et redémarré l application. Ce choix ne peut être modifié dans l application. Si toutefois vous travaillez pour la première fois avec l application ou si vous souhaitez créer un nouveau fichier de données pour un autre organisme (avec un autre numéro d entreprise donc), vous devez commencer par définir cet organisme pour l application. Vous le faites en appuyant sur le bouton Nouvel organisme. Ce n est qu après avoir introduit ces données que vous pourrez commencer à traiter les données par le choix d un organisme comme il est indiqué ci-avant. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 15

17 Importation de données Eléments de déclarations Ce dialogue permet de récupérer des déclarations préalablement exportées. Vous y accédez à partir du menu Fichier - Importer - Eléments de déclaration. Vous obtenez alors immédiatement une boîte de dialogue dans laquelle vous devez sélectionner le fichier contenant la déclaration à importer. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 16

18 Lorsque vous avez sélectionné le fichier et cliqué sur le bouton OK, vous obtenez la boîte de dialogue suivante : Identification du fichier: Cette zone renseigne l utilisateur sur le nom et le chemin d accès du fichier qui contient les données à importer. Choix du fichier : Pressez sur ce bouton pour modifier le nom et le chemin d'accès du fichier. Vous pourrez dès lors choisir le nom du fichier source et ce grâce à la boîte de dialogue ci-dessus. Commencer: Une fois le nom du fichier source choisi, pressez sur ce bouton pour démarrer le processus d importation. L évolution de ce processus pourra être suivie et ce grâce à la jauge d évolution. Une fois l importation terminée le dialogue se ferme et les éléments importés sont chargés en mémoire et ce même s ils n apparaissent pas. (pour les faire apparaître veuillez modifier le filtre). Annuler: Ce bouton permet de fermer la boîte de dialogue Si une erreur survient durant l importation, un dialogue vous propose d ouvrir un texte vous renseignant sur l'événement responsable de l arrêt imprévu. Si un Filtre est actif lorsque vous importez des données, ce que vous venez d'importer n'apparaîtra peut-être pas directement à cause de ce Filtre. Dans un tel cas, DCL vous signalera qu'il faut modifier ou retirer le Filtre. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 17

19 Pose d un filtre Exemple: Sélection d'éléments dont le nom du bénéficiaire commence par "Dup" suivi de n'importe quoi ( * ), dont le type est "Demande" ou "Droit" et dont l'état est "Nouveau". Cet écran permet de sélectionner une partie des éléments de déclaration dans votre fichier à des fins de consultation et de modification, ce qui permet de travailler de manière plus synoptique. Vous pouvez opter pour une sélection basée sur une combinaison composée de : - une des rubriques suivantes:[8], [24], [9]ou [10] - un ou plusieurs types d éléments de déclaration, avec éventuellement le Mois de Paiement [44] pour les éléments de type Paiement. Quand la case Type PAIEMENT est cochée mais qu'il n'y a rien dans Mois de Paiement, tous les éléments de type Paiement seront sélectionnés. Quand rien n est coché, il n y a pas de sélection sur le type - un ou plusieurs états d éléments de déclaration. Quand rien n est coché, il n y a pas de sélection sur l état Pour voir tous les éléments de la base de données, il suffit de ne rien inscrire (ou d effacer ce qu il y a d inscrit) dans le champ à compléter et de ne cocher aucun des types ou d états. Le bouton radio (touches de sélection) dans Identification peut être dans n importe quelle position. Le libellé du bouton en bas à gauche change et devient alors Pas de Filtre afin de bien montrer que tous les éléments vont maintenant être sélectionnés. Lorsque vous cliquez sur le bouton Annuler modification, vous fermez cette boîte de dialogue, et vous annulez les dernières modifications apportées aux critères du filtre. Le filtre reste dans l'état dans lequel il était avant l'appel de cette boîte de dialogue. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 18

20 De plus, dans le bas de l'écran d'édition se trouve une zone dans laquelle DCL indique si un filtre est actif : ATTENTION! Une fois cette sélection effectuée, rien n empêche qu en modifiant les éléments sélectionnés ou en ajoutant de nouveaux éléments, vous obteniez un autre groupe que le groupe sélectionné au départ. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 19

21 L écran d édition Les rubriques Généralités: - Les rubriques sont à compléter ou non en fonction du type d élément de déclaration. - La touche "Tab" permet de passer d une rubrique à l autre, à moins qu une erreur ait été commise en complétant la rubrique. Dans ce cas, il faut commencer par corriger l erreur. Pour des raisons de clarté et de facilité d utilisation de cette application, on a choisi de donner à certaines rubriques une autre apparence à l écran que les données réelles qui se cachent derrière. Ainsi, les champs de date à l écran sont à compléter selon une notation jourmois-année, les différents éléments étant automatiquement séparés par des barres dans un fichier de déclaration, ceux-ci seront cependant notés selon le format année-mois-jour prescrit dans les instructions émises par le Cadastre des pensions. Il en va de même pour les rubriques où seuls un mois et une année sont demandés: Pour compléter un certain nombre de rubriques, il faut choisir parmi les possibilités d une liste au moyen d un bouton de sélection......a l écran, le libellé apparaît dès lors à côté du code réel, tandis que seul le code est conservé dans l élément de déclaration proprement dit. En principe, le choix est limité aux possibilités de la liste. Dans le cas du nom de la localité (rubrique 20), il est toutefois possible d inscrire soi-même un nom. Cette possibilité vise uniquement les adresses de résidence situées en dehors de la Belgique. La liste des localités belges est complète. Le navigateur Ces boutons permettent de parcourir les différents éléments dans la sélection que vous avez faite précédemment dans la banque de données. De gauche à droite, les boutons vous amènent : -au premier élément -à l élément précédent -à l élément suivant -au dernier élément INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 20

22 Les folders Pour garantir la clarté de l écran, une partie des rubriques a été rangée dans différents folders dont un est toujours visible ( Bénéficiaire dans l exemple cidessus). Dans chaque folder est regroupée une série de rubriques présentant des rapports étroits: Bénéficiaire regroupe toutes les données générales du bénéficiaire (rubriques 10 à 23) Administration reprend toutes les données juridiques du bénéficiaire susceptibles d avoir une influence sur les retenues (rubriques 29, 31, 34, 47-49) Droit réunit toutes les rubriques caractéristiques d un avantage (rubriques 8, 27, 28, 30, 33, 35,36-38) Paiement reprend les données des paiements (rubriques 39, 40-46, 52-58) Règles particulières montre les règles particulières observées pour calculer le paiement et les retenues (rubriques 50 et 51) Ordre C5 reprend les données "Il faut" pour un changement de clé (rubriques 61-64, 76) Les icônes Annuler les modifications effectuées sur l'élément courant. Poser un filtre Insérer un nouvel élément Recopier l'élément courant. Afficher les éléments sélectionnés Confirmation de correction Traité Supprimer l'élément courant. Quitter l application. Print INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 21

23 Confirmation de corrections Ce bouton n est accessible que dans le cas d un élément rejeté qui n a pas encore été corrigé ou pour lequel il n y a pas encore eu de confirmation de la correction. En appuyant sur ce bouton, vous confirmez que vous n apporterez plus de modification à l élément et que cet élément est donc prêt à être exporté dans une déclaration de type "Correction". Motifs de rejet Lorsque l'état est Rejeté, Traité ou Corrigé, vous pouvez cliquer sur le bouton afin d'afficher une fenêtre dans laquelle se trouve le ou les motifs de rejet de l'élément. Il y a au maximum vingt codes d'erreur affichés sur l'écran mais le rejet pourrait être provoqué par plus d'erreurs que vingt. Il est donc bien utile de vérifier tout l'élément afin de voir s'il est conforme aux instructions. Quand il y a, par contre, des codes d'erreurs avec une valeur au-dessus de 700, il y a des relations illogiques entre cet élément et d'autres éléments déjà déclarés. Dans ce cas, il vaut mieux inspecter tous les éléments qui portent la même clé (cfr instructions générales pages 12 et 17) pour trouver la raison du rejet. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 22

24 Etat d un élément Pour avoir dans cette application un moyen simple de choisir des éléments de déclaration à des fins de modification ou d exportation, une rubrique supplémentaire a été introduite pour montrer ce qui est arrivé à cet élément et ce qui peut lui arriver. Situations possibles: - Nouveau Cet élément n'a pas encore été déclaré au Cadastre des pensions et n'existe que dans DCL. Il a été créé manuellement ou à partir de la copie d'un élément déjà existant dans DCL, ou importé d'un fichier. Il peut être modifié ou effacé. - Créé en série Tout comme un élément Nouveau, cet élément n'a pas encore été déclaré au Cadastre des pensions et n'existe que dans DCL. Il a été créé automatiquement en utilisant l'écran "Création d'une série de paiements". Il peut être modifié ou effacé. - Déclaré Il s'agit d'un élément Nouveau ou Créé en série qui a été exporté dans une déclaration. Il ne peut plus être modifié, mais il peut être effacé. - Rejeté Cet élément a été rejeté par le Cadastre des pensions. Il peut être modifié ou effacé. Les motifs de rejet sont visibles. Le bouton confirmation de correction est disponible. - Traité Il s'agit d'un élément rejeté qui a été corrigé et qui est disponible pour exportation vers un fichier de correction. Il peut être modifié ou effacé. Les motifs de rejet sont visibles. - Corrigé Il s'agit d'un élément rejeté qui a été mis dans l'état Traité et exporté dans une déclaration de type correction. Il ne peut plus être modifié, mais il peut être effacé. Les motifs de rejet sont visibles. Remarque importante : Il est vivement conseillé de ne jamais effacer des éléments dans l'état Déclaré ou Corrigé car ces éléments ont été déclarés au Cadastre des pensions. Si vous les effacez, vous perdez toute trace de ces éléments dans DCL. De plus, vous ne pourrez pas réexporter intégralement une déclaration ou une correction. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 23

25 Identification des éléments déjà déclarés Lorsqu'un élément a déjà été déclaré, une référence du document (Rubrique 4) et une date de création (Rubrique 6) lui ont été attribués. Ces 2 informations sont donc visibles pour des éléments dans les états Déclaré, Rejeté, Traité ou Corrigé dans l'écran d'édition : Par contre, pour un élément qui n'a pas encore été déclaré (état Nouveau ou Créé en série ), ces 2 informations n'existent pas encore : Règles particulières Lorsque cette partie de l écran d édition a été activée par sélection du folder, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs règles particulières. Il vous suffit d indiquer une ou plusieurs lignes à l aide de la souris. Le nombre (rubrique 50) et les codes des règles choisies (rubrique 51) seront automatiquement indiqués dans le bas de l écran d édition. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 24

26 Exportation vers une déclaration Lorsque vous avez préparé dans DCL tous les éléments que vous devez déclarer au Cadastre des pensions, vous créez un fichier texte contenant toutes ces données (sur disquette ou non) à l'aide du menu Fichier - Exporter - Déclaration Vous obtenez alors une fenêtre avec différents totaux concernant votre déclaration : Les Totaux des Montants correspondent à ce qui sera repris dans le bordereau de fin Z9, dans les rubriques 66 à 69 et 73 à 75. A ce moment, vous pouvez imprimer ces totaux à l'aide du bouton Impression INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 25

27 Lorsque vous cliquez sur le bouton Exporter, vous obtenez l'écran suivant : Si la déclaration contient des éléments de type D1 ou D2 alors, le Mois de paiement principal doit être rempli. Si la déclaration ne contient aucun élément de type D1 et D2 mais contient d autres éléments, cette rubrique peut être laissée à blanc. Dans la zone Identification du fichier, DCL vous propose un emplacement et un nom de fichier. L'emplacement est le dernier endroit que vous avez utilisé pour exporter des données. Le nom du fichier est celui attribué lors de la création de l organisme et est suivi d un nombre 01 et de l'extension V04. (Ce nombre changera à chaque déclaration (test01.v04, test02.v04, test03.v04, ). Ce système permet ainsi de ne pas effacer la/les déclaration(s) précédente(s). Vous pouvez choisir un autre disque ou un autre répertoire à l'aide du bouton Choix du répertoire. Néanmoins, DCL attribuera toujours lui-même le nom du fichier. DCL vous propose également une référence du document (rubrique 4 des bordereaux). Vous pouvez la modifier à condition de ne pas utiliser une référence du document qui a déjà servi pour une précédente déclaration. Vous pouvez également modifier si nécessaire la date de l'envoi (rubrique 6 des bordereaux). Lorsque vous cliquez sur le bouton Commencer l'exportation, DCL sélectionne automatiquement tous les éléments dont l état est encore Nouveau ou Créé en série. Un bordereau est ajouté dans lequel le nombre d éléments repris dans la déclaration, la référence du document et toutes les autres rubriques nécessaires sont remplies automatiquement. Une même déclaration ne devrait pas comprendre plus de éléments, quel que soit le type de disque (disque dur, disquette,...) sur lequel le fichier est créé. Cette limite a été introduite pour éviter qu'une déclaration ne dépasse 1,4 Moctets, de sorte qu'elle puisse toujours être copiée sur une disquette. Si la déclaration sera trop grande, DCL vous avertira que vous devrez utiliser un utilitaire de compression afin d'enregistrer votre déclaration sur une disquette. Reproduction d une déclaration Si en raison de certaines circonstances (perte ou illisibilité de la disquette), un fichier de déclaration est perdu, vous avez la possibilité de recréer votre déclaration. Voir ré-exportation ci-après. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 26

28 Nous vous conseillons néanmoins de sauvegarder les déclarations que vous nous envoyez sur votre disque dur. Exportation d une déclaration vide Lorsqu'une déclaration n'est pas requise pour un mois de paiement parce qu'il n'y a pas eu de paiement, une déclaration "vide" peut être délivrée. L'organisme fait ainsi savoir qu'aucun paiement n'a été exécuté dans le mois de paiement concerné et qu'il n'y a donc pas lieu de déclarer des paiements. Ce type de déclaration est bien évidemment superflu pour la déclaration d un capital. Contrairement à une déclaration classique, il n y a aucun élément à créer afin de générer une déclaration vide. Il vous suffit simplement de cliquer dans le menu Fichier-Exporter-Déclaration vide. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 27

29 Le mois de paiement principal est obligatoire lors de l exportation d une déclaration vide. Ce dernier sera présent dans les bordereaux de la déclaration et informera ainsi le Cadastre des pensions qu il n y a aucun paiement à déclarer pour le mois en question. De même que lors de l'export d'une déclaration, DCL vous propose une référence du document (rubrique 4 des bordereaux). Vous pouvez la modifier à condition de ne pas utiliser une référence du document qui a déjà servi pour une précédente déclaration. Vous pouvez également modifier si nécessaire la date de l'envoi (rubrique 6 des bordereaux). INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 28

30 Importation des Rejets Lors du traitement de votre déclaration par le Cadastre des pensions, certaines erreurs ont peut-être été détectées. Si c'est le cas, vous recevez alors en retour un fichier contenant les éléments de votre déclaration qui ont été rejetés. Vous devez alors les corriger. Pour cela, vous devez d'abord importer ces rejets dans DCL à l'aide du menu Fichier - Importer - Rejets. Vous obtenez alors une boîte de dialogue identique à celle décrite ci-dessus dans le paragraphe Importation de données - Eléments de déclarations. Remarque : vous ne pouvez pas mélanger des rejets provenant de déclarations différentes (c.à.d. qui ont des références du document différentes). Lors de l'importation des rejets, s'il existe encore des rejets d'une autre déclaration en cours de correction, DCL vous avertira avec un message : Si vous n'avez normalement plus de rejets en cours de correction dans DCL, cela signifie qu'il reste peut-être encore des éléments rejetés qui ne doivent plus exister. Arrêtez alors l'importation et utilisez le filtre pour sélectionner les éléments rejetés et/ou traités. Après vérification, s'il s'avère que ces éléments ne doivent plus être corrigés, vous pouvez les effacer afin de ne plus avoir le message d'avertissement ci-dessus. Si ce sont effectivement des rejets encore en cours de correction, terminez d'abord le traitement de ces corrections et ensuite, traitez le fichier suivant. Par contre, si ce sont des rejets en cours de correction mais que vous ne pouvez pas finir leur traitement actuellement, vous pouvez néanmoins corriger le fichier de rejets suivant en cliquant sur le bouton Continuer l'importation. DCL évitera de mélanger ces différents rejets entre eux. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 29

31 Correction des Rejets Lorsque vous avez importé des rejets, vous devez corriger les valeurs incorrectes. Utilisez le filtre pour sélectionner les éléments rejetés. Ensuite, pour chaque élément rejeté, vous pouvez visualiser les motifs de rejet (voir paragraphe sur l'écran d'édition). Parfois, pour corriger un élément rejeté, vous devez créer un nouvel élément (exemple : rejet 713, pas de Droit pour un Paiement). Dans un tel cas, le nouvel élément que vous allez créer pour corriger ce rejet doit impérativement se trouver dans la même déclaration correction que l'élément rejeté. Dans un tel cas, lors de la création d'un nouvel élément, s'il existe un élément en cours de correction qui correspond à ce nouvel élément, DCL affichera la boîte de dialogue suivante : Si vous créez un nouvel élément afin de corriger un rejet, sélectionnez alors la 2 ème option, sélectionnez la référence du document qui identifie la déclaration d'où provient l'élément rejeté, et cliquez sur le bouton Continuer. Dans ce cas, le nouvel élément apparaîtra directement dans l'état Traité, avec la zone référence du Document dans l'écran d'édition qui reprend la Référence du Document sélectionnée ci-dessus, et la zone date d'envoi à blanc. De plus, si vous demandez l'affichage des codes rejets, vous obtiendrez un message signalant que cet élément a été créé pour corriger un rejet. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 30

32 Par contre, si vous créez un nouvel élément indépendant de toute correction de Rejet, sélectionnez la 1 ère option et cliquez sur le bouton Continuer. Remarque : n'oubliez pas de changer l'état des éléments Rejetés vers Traité, sinon ils ne seront pas exportés lors de l'étape suivante. Relations entre les éléments sélectionnés Pour vous permettre d avoir un aperçu des différents éléments que vous avez sélectionnés au moyen d un filtre, cet écran présente schématiquement les relations entre les divers éléments. "L arbre reprend tous les éléments de déclaration classés en fonction du NISS, du numéro de dossier, de la périodicité et du code avantage. Ensuite, tous les éléments qui ont ces mêmes valeurs sont triés de la façon suivante : d'abord les C1, puis les C2, C3, C4, C5, C9, triés par ordre d'introduction dans DCL. Ensuite, il y a les paiements triés d'abord par mois de début de période de référence [45], et pour un même mois de début de période de référence, il y a les D1, puis les D2, D4 et D5, triés par ordre d'introduction dans DCL. Pour chaque type d élément figure un nombre limité de rubriques déterminantes pour l information que représente cet élément: Type d'élément B1 B2 Rubriques (état) - Date de demande[59] (état) - Date de refus[60] C1 (état) - Date de début[27] C2 (état) - Date de début modif [36] C3 C4 (état) (état) - Date de suppression[38] C5 (état) - Rubriques [61] à [64] et [76] C9 (état) D1, D2, D4, D5 (état) - Mois de Paiement [44] - Mois de début [45] - Mois de fin [46] - Montant brut [39] - Signe et Montant Retenue AMI [53][54] En parcourant la liste au moyen de la souris ou des flèches du clavier vous avez la possibilité de choisir un élément. Lorsque vous souhaitez voir un élément dans l écran d édition, vous pouvez le faire en cliquant deux fois avec la souris ou en enfonçant la touche "enter" du clavier. En cliquant sur le début d'une ligne, vous pouvez afficher ou cacher le détail des éléments liés à cette ligne. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 31

33 Exporter une correction Quand vous avez corrigé et mis dans l'état Traité tous les éléments rejetés qui devaient être corrigés, vous pouvez créer votre déclaration de type Correction à l'aide du menu Fichier - Exporter - Correction. A ce moment, si vous avez des éléments prêts à être exportés (état Traité ) provenant de plusieurs déclarations, DCL affichera la boîte de dialogue suivante Sélectionnez alors la référence du document pour laquelle vous voulez exporter les corrections. Par contre, si les éléments Traités appartiennent tous à la même déclaration, vous n'obtiendrez pas la boîte de dialogue ci-dessus. Ensuite, vous obtenez une boîte de dialogue identique à celle décrite dans le paragraphe Exportation vers une Déclaration, sauf que la zone référence du document (rubrique 4 des bordereaux) contient la référence du document de la déclaration dans laquelle les éléments corrigés ont été déclarés la première fois. Cette valeur ne peut pas être modifiée. Par contre, vous pouvez adapter la date de l'envoi (rubrique 6 des bordereaux). Après l'exportation, tous les éléments exportés sont dans l'état Corrigé. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 32

34 Exporter une correction vide C est le même principe que pour une déclaration vide. Cette correction a pour but de communiquer au Cadastre des pensions (cas exceptionnel) qu aucun élément rejeté ne doit plus être corrigé (cf instructions du Cadastre des pensions p34). La référence du document doit être identique à celle de la déclaration dans laquelle se trouvaient les éléments rejetés qui ne doivent plus être corrigés. Le Mois de paiement principal est facultatif et peut-être laissé à blanc. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 33

35 Réexportation Vous pouvez recréer une déclaration ou une correction déjà exportée à l'aide du menu Fichier - Ré-exporter - Déclaration ou - Correction. Vous obtenez alors la boîte de dialogue suivante qui reprend toutes les déclarations ou corrections précédemment exportées. Sélectionnez la déclaration ou la correction que vous voulez réexporter et cliquez sur le bouton Ré-exporter. Vous obtenez ensuite une boîte de dialogue comme lors de l'export d'une déclaration ou d'une correction, mais les zones référence du document et date de l'envoi sont inaccessibles. Remarque : Si vous avez effacé des éléments, vous ne pourrez pas obtenir exactement la même déclaration. C'est pourquoi cette possibilité de réexporter ne doit être utilisée que lorsqu'il n'y a aucune autre solution. Nous vous conseillons de toujours exporter vos déclarations sur le disque dur de votre PC, et ensuite de recopier ce fichier sur disquette. Ainsi, vous gardez toujours une copie de vos déclarations. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 34

36 Création d'une série de paiements Afin de créer une série d'éléments de paiements (D1), vous pouvez faire appel à cet écran par le menu "Fichier - Création de paiements en série". Les paiements ainsi créés auront comme état "Créé en série" Néanmoins, veuillez toujours vérifier que les paiements en série sont effectivement créés correctement avant d'exporter vos données. Mois de paiement: Ceci est le mois de paiement (rubrique 44) pour lequel vous voulez créer automatiquement les paiements. DCL recherchera alors le dernier paiement de chaque droit encore ouvert (c.à.d. pas de C3 ni de C4). Pour chacun de ces paiements, DCL extrapolera les informations pour créer le paiement suivant, à condition que le mois de paiement (rubrique 44) de ce nouveau paiement corresponde au mois de paiement introduit comme paramètre. Il est rempli par défaut avec le mois et l'année en cours. Commencer: Donne l'ordre de commencer la création. Tout problème rencontré lors de la création d'un paiement en série sera inscrit dans le fichier des événements. Arrêter: Interrompra la création automatique. Les paiements déjà créés avant le moment de l'interruption, existeront dans votre base de données et devraient alors être effacés manuellement. Ceci est facile à réaliser en mettant le filtre sur l'état "Créé en série". De plus, une note sera inscrite dans le document des événements. Pour plus d'informations sur le principe de création des paiements en série et sur les messages inscrits dans le fichier des événements, voir annexe INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 35

37 Consulter les événements Quand il y a des erreurs dans les procédures d'importation, d'exportation ou de création de paiements en série, les causes sont notées dans un fichier texte nommé DCL.LOG. Ce fichier se trouve dans le même répertoire que DCL (normalement C:\DCL4). Vous pouvez consulter ce fichier à partir de DCL par l'intermédiaire du menu Fichier - Consulter les événements Les remarques dans ce fichier pourraient vous donner une idée de ce qui s'est mal passé. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 36

38 A propos du Cadastre des pensions Les rubriques Une description complète de toutes les rubriques est disponible dans les instructions du Cadastre des pensions. Ces dernières sont disponibles sur le portail de la sécurité sociale : Vous y trouverez également d autres renseignements utiles. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 37

39 Annexes Installation et réinstallation de DCL Les données concernant les éléments déclarés sont enregistrées dans une base de données dont le nom est Nom du fichier.mdb (nom du fichier attribué lors de la création de l organisme). Exemple : TEST.MDB Voici ce que vous devez faire si vous devez réinstaller DCL sur un autre ordinateur tout en conservant vos données : 1. Pour chaque organisme géré dans Dcl, il faut déterminer dans quel répertoire et dans quel fichier se trouve la base de données. Le répertoire est celui dans lequel DCL a été installé (en principe C:\DCL4). Le nom du fichier est le nom du fichier qui a été spécifié lors de la création de l'organisme, avec.mdb comme extension. Vous pouvez obtenir ces 2 informations via le menu "Aide - A propos de Dcl...". 2. Prendre une copie de ces fichiers. En résumé, vous devez prendre une copie de tous les fichiers.mdb présents dans le répertoire dans lequel DCL a été installé, excepté les fichiers DCL.MDB et LABEL.MDB car ceux-ci sont des fichiers spécifiques de DCL. 2. Réinstaller DCL. 3. Recopier dans le répertoire de DCL (en principe C:\DCL4) les fichiers contenant la base de données des organismes et qui ont été sauvegardés au point 2 ci-dessus. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 38

40 Principe de création des paiements en série Principe Lorsque vous demandez la création de paiements en série (menu Fichier - Création de paiements en série...), vous obtenez la boîte de dialogue suivante : Le Mois de paiement proposé par défaut est le mois actuel. Dans le Cadastre des pensions, chaque droit est identifié par une clé unique composée de l identifiant de l organisme débiteur, du NISS, du Numéro de Dossier, du Code Avantage et de la Périodicité. Pour chaque droit, les paiements qui y sont associés doivent avoir la même clé. Lorsque vous cliquez sur le bouton Commencer, DCL prend le dernier paiement de chaque Droit (sur base de la clé unique). Ce paiement doit impérativement être composé d'un D1 ou d'un D5, et éventuellement d'un ou plusieurs D2. Si le Droit n'est pas annulé (c.à.d. s'il n'y a pas d'élément de type C4), on crée provisoirement le paiement suivant en décalant la Période de Référence et le Mois de Paiement (Rubriques 44, 45 et 46) d'un nombre de mois égal à la Périodicité. Si le Mois de Paiement ainsi obtenu est égal au mois introduit dans la boîte de dialogue ci-dessus, et s'il n'existe pas déjà un paiement pour le même Droit et la même Période de Référence, le paiement est enregistré à condition que le Droit ne soit pas clôturé (présence d'un C3) avec une date de clôture antérieure à la fin de la Période de Référence (Rubrique 46) du nouveau paiement créé en série. Si toutes les conditions sont réunies, DCL crée donc en série un paiement qui suit immédiatement le paiement le plus récent déjà présent. DCL ne créera jamais un paiement qui ne suit pas directement un autre paiement. Exemples Dans les exemples suivants, on considère qu'on a introduit 03/2001 comme paramètre Mois de Paiement dans la boîte de dialogue ci-dessus. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 39

41 Exemple 1 Le dernier paiement concerne la Période de Référence 02/ /2001 et a été payé en 02/2001. Si on ajoute un nombre de mois égal à la Périodicité (c.à.d. 1) au mois de paiement, on obtient 03/2001. Cette valeur est identique au mois renseigné en paramètre dans la boîte de dialogue (03/2001). Donc, ce paiement en série va être créé. Exemple 2 Le dernier paiement concerne la Période de Référence 01/ /2001 et a été payé en 01/2001. Si on ajoute un nombre de mois égal à la Périodicité (c.à.d. 1) au mois de paiement, on obtient 02/2001. Cette valeur est différente du mois renseigné en paramètre dans la boîte de dialogue (03/2001). Donc, ce paiement en série ne sera pas créé. Il ne sera même théoriquement jamais créé puisque, dans le cadre d'une utilisation normale, les prochains mois renseignés en paramètre dans la boîte de dialogue seront postérieurs à 03/2001. INAMI - Cadastre des pensions - Gestion des déclarations via PC Page 40