Collation des grades 2017 Université Laval

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1 Collation des grades 2017 Université Laval Rencontre avec les répondants facultaires 26 janvier et 1 er février 2017 Bureau du secrétaire général

2 Ordre du jour Mot de bienvenue et présentation des responsables Rôle des responsables facultaires Bilan de la collation des grades 2016 Les installations Horaire des cérémonies Processus d invitation : présentation Étudiants admissibles à la collation des grades 2017 Processus de dérogation Renseignements importants à communiquer aux étudiants Renseignements importants concernant le défilé universitaire Autres 2

3 Rôle des responsables facultaires Transmettre tout renseignement pertinent aux intervenants facultaires concernés; Répondant de première ligne en faculté pour toutes questions reliées à la collation des grades; Point de contact principal auprès du BSG pour votre faculté; Assurer le respect de l échéancier lié à l organisation de la collation des grades. 3

4 Bilan de l édition 2016 Participation record : inscriptions (+2,6% vs 2015) et étudiants présents. Augmentation de 67% vs 2007 et de 27% depuis l automatisation des invitations en Légère modification de l horaire des cérémonies pour Nouvelles installations très appréciées. 4

5 Lieux principaux Cérémonies : amphithéâtre sportif du PEPS appelé aussi amphithéâtre/gymnase Enregistrement des étudiants : patinoire A Défilé universitaire : salle 0947 et

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10 Horaire des cérémonies 10

11 Processus d invitation Les étapes 1. Envoi d un courriel d invitation à toutes les adresses au dossier de l étudiant. En fonction du statut, du début février au 12 mai Confirmation de l étudiant dans monportail (section Études, redirection vers CAPSULE) Inscription dans monportail obligatoire Réponse demandée même si l étudiant ne participe pas à la cérémonie. Date limite : 28 mai Envoi d un rappel aux étudiants qui n ont pas répondu. (aux deux semaines) 4. Envoi d un rappel final aux étudiants qui participent (mi-mai). 11

12 Processus d invitation Exemple de courriel Veuillez noter que nous transmettons ce message à toutes les adresses de courrier électronique inscrites à votre dossier étudiant. Invitation - Collation des grades 2017 Selon nos dossiers, vous êtes en voie de faire officiellement partie de la grande famille des diplômés de l Université Laval au terme de l année À ce titre, l Université Laval vous convie à joindre votre cohorte dans le cadre des cérémonies de collation des grades de juin prochain. Pour vous inscrire, veuillez consulter la page «Collation des grades» dans la section «Études» de monportail: Si vous ne désirez pas participer à votre cérémonie de collation des grades, vous devez également nous en informer de la même manière. L inscription à la collation des grades est obligatoire afin d y participer. Aucun diplômé ne peut se présenter sans avoir confirmé sa présence via monportail. Toutes nos félicitations et meilleures salutations! Vous aimeriez obtenir plus de détails? Consultez notre site Web à l adresse suivante :

13 Processus d invitation Accès via monportail 13

14 Processus d invitation Formulaire monportail (CAPSULE) 14

15 Étudiants admissibles 31 mai 2016 : maîtrise avec mémoire et doctorat (DI) Du 30 juin 2016 au 30 avril 2017 : baccalauréat, maîtrise et doctorat (DI) 31 mai 2017 : baccalauréat et maîtrise avec scolarité seulement (DI, ACCEPTDIPLO et ATTENTDIPLO) 30 juin 2017 : doctorat en médecine Notes : Les étudiants au DESS ne sont plus invités. 15

16 Processus d invitation Informations supplémentaires Éléments déclencheurs des invitations : Statut DI Statut ATTENTDIPLO/ACCEPTDIPLO ou CA/CV (Hiver 2017) Statut ATTENTDIPLO (CA) : tous les étudiants invités en même temps (mi-mars). Note : Pour les maîtrises essai/stage, le statut ATTENTDIPLO est parfois attribué même si le stage ou l essai sera complété après la session d hiver. Les étudiants seront tout de même invités en raison de leur statut, à moins d avis contraire de la faculté. Statut ACCEPTDIPLO (CV) : les étudiants seront invités progressivement lorsque leur dossier sera révisé par les direction de programme et que le statut ACCEPTDIPLO sera attribué 16

17 Processus d invitation Informations supplémentaires Si le statut change (ACCEPTDIPLO ou ATTENTDIPLO), l invitation demeure active et le statut CG est attribué dans SHADEGR Une fois invité, un étudiant peut assister à sa cérémonie même s il n est pas officiellement diplômé lors de celle-ci. Les étudiants à la maîtrise avec mémoire et au doctorat qui font leur dépôt final au mois de mai seront invités à la collation des grades Une note sera incluse dans les lettres de la FÉSP. Précisions sur les étudiants en double fréquentation et aux programmes sur mesures. Production de rapports : À compter de la première semaine de mars, les facultés pourront elles-mêmes produire leur rapport via le menu GYAXDON de Banner. Un responsable devra être identifié par chacune des facultés. 17

18 Dérogations Nouveau processus Dérogations automatiquement approuvées : Étudiants qui diplômeront au terme de la session d été seulement (sauf les étudiants au doctorat) Invitations générées par la direction de programme ou le BSG Vérification du dossier de l étudiant obligatoire Sur demande de l étudiant seulement. Cette option ne doit pas être offerte d emblée à l étudiant. Vérification du respect des consignes par le BSG 18

19 Dérogations Nouveau processus Autres types de demandes : Demande présentée par la faculté ou par l étudiant au coordonnateur d opérations de la division des diplômes Sur demande seulement Décision au cas par cas, selon les balises établies Suivi assuré par le BSG Inscription dans monportail obligatoire (en tout temps) 19

20 Nouveauté-Invitations des étudiants Utilisation du formulaire SYADERO par les facultés: Dérogations pour les finissants de la session d été (80% des demandes) Invitation plus rapide pour les finissants de la session d hiver dont le rapport de cheminement n est pas encore satisfait Statut CG attribué à l étudiant dans SHADEGR. Ce statut sera effacé après les cérémonies. Si l étudiant est ACCEPTDIPLO après l invitation, le statut devient automatiquement CV. 20

21 Nouveauté-Invitations des étudiants Utilisation du formulaire SYADERO par les facultés: Un nombre restreint d utilisateur par faculté sera autorisé à utiliser le formulaire L invitation sera envoyée par le BSG dans un délai maximal d une semaine Aucune communication au BSG nécessaire 21

22 Renseignements importants - étudiants L inscription via monportail est obligatoire : les étudiants non-inscrits seront refusés. Importance de mettre à jour son adresse courriel afin de recevoir l invitation. Importance d arriver 90 minutes avant la cérémonie : les retardataires pourraient ne pas être autorisés à participer. Respecter la limite d invités établie. 22

23 Renseignements importants défilé universitaire La faculté envoie l invitation de la secrétaire générale à son personnel enseignant. Elle envoie aussi un rappel. Dans les deux cas, M. Eric Couture doit être copié sur le message. Une mention peut aussi être faite lors d une assemblée des professeurs. Le personnel enseignant est invité à s inscrire en ligne (obligatoire). Nouveauté : validation de l IDUL/NIP Date limite : le vendredi 2 juin Aucune inscription ne sera acceptée après la date limite. Les personnes non-inscrites ne seront pas acceptées lors de l événement. Les retardataires ne pourront faire partie du défilé. Le BSG fera parvenir la liste des personnes inscrites à chacune des facultés. Le BSG fera un rappel par courriel à tous les participants. 23

24 Dates importantes et autres sujets Site Internet destiné au personnel des facultés : Dates importantes (voir document). Cocktail en faculté : communication aux étudiants. Service de photographe Lettre d ambassade Site Internet :

25 Questions et commentaires 25

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