Utilisation d ADOBE ACROBAT.COM

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1 Utilisation d ADOBE ACROBAT.COM

2 Informations juridiques Informations juridiques Pour consulter les informations juridiques, rendez-vous sur

3 iii Sommaire Chapitre 1 : Fichiers Ouverture de session Création et gestion des dossiers Utilisation des fichiers Chapitre 2 : Prise en main A propos d Acrobat.com Paramètres de compte Acrobat.com Sessions Acrobat.com Ressources Chapitre 3 : Organisation de fichiers Chargement et partage de fichiers Collaboration en temps réel Création de fichiers PDF CS Review Buzzword Tables Presentations Exportation, enregistrement et impression de documents Conférence Web avec Adobe ConnectNow Chapitre 4 : Raccourcis Raccourcis clavier fréquemment utilisés Raccourcis clavier pour Buzzword Raccourcis clavier pour Presentations Syntaxe des formules pour les fonctions intégrées

4 1 Chapitre 1 : Fichiers Utilisez Acrobat.com (files.acrobat.com) pour stocker, rechercher et afficher des fichiers dans le nuage (cloud). Les fichiers enregistrés dans le cloud sont accessibles à partir de n importe quel périphérique. Files.acrobat.com est également intégré à Adobe Acrobat XI, à Adobe Reader et à Mobile Reader. Remarque : si vous avez déjà utilisé Acrobat.com pour transférer et stocker des fichiers, ces derniers restent accessibles en ligne à l adresse workspaces.acrobat.com. Ouverture de session Commencez par ouvrir une session dans votre compte Acrobat.com : 1 Rendez-vous sur la page files.acrobat.com. 2 Cliquez sur Se connecter. 3 Saisissez votre ID Adobe et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter. Création et gestion des dossiers Créez des dossiers pour organiser vos fichiers dans le cloud. Pour créer un dossier, procédez comme suit : 1 Cliquez sur l icône Nouveau dossier sur la barre d outils Acrobat.com. 2 Nommez le dossier. 3 Cliquez sur Créer un dossier. Pour créer des sous-dossiers, cliquez sur un dossier pour l ouvrir, puis répétez les étapes 1 à 3. Changement du nom ou suppression des dossiers Pour renommer ou supprimer un dossier, cochez la case à gauche de son nom. Procédez ensuite de l une des façons suivantes : Pour supprimer un dossier, cliquez sur l icône de corbeille sur la barre d outils Acrobat.com. Pour renommer un dossier, cliquez sur l icône Renommer le dossier sur la barre d outils Acrobat.com. Saisissez un nouveau nom dans la zone de texte Renommer le dossier, puis cliquez sur Renommer. A B C Barre d outils Acrobat.com A. Fermer B. Supprimer C. Renommer Navigation dans les dossiers Pour naviguer dans une série de sous-dossiers, suivez le chemin de navigation en haut de la fenêtre de l application, directement sous la barre d outils Acrobat.com.

5 Fichiers 2 Remarque : si le dossier est profondément imbriqué ou si son nom est long, des points de suspension s affichent dans le chemin de navigation. Cliquez dessus pour afficher les dossiers omis dans le chemin de navigation en raison des contraintes de taille de la fenêtre. Utilisation des fichiers Après avoir transféré des fichiers dans le cloud, vous pouvez facilement les gérer, les rechercher et même les prévisualiser. Transfert de fichiers Acrobat.com permet de transférer des fichiers dans le cloud de plusieurs manières. Pour ajouter des fichiers, procédez de l une des manières suivantes : Cliquez sur l icône Transférer le fichier sur la barre d outils Acrobat.com. Sélectionnez le ou les fichiers à transférer dans la boîte de dialogue de transfert des fichiers, puis cliquez sur Ouvrir. Si vous transférez des fichiers vers un nouveau dossier ou un dossier vide, ouvrez celui-ci, puis cliquez sur l icône Transférer le fichier située au milieu de la fenêtre de l application. Faites glisser des fichiers de l ordinateur vers la fenêtre de l application Acrobat.com. Une barre de progression s affiche tandis qu Acrobat.com transfère les fichiers et y recherche d éventuels virus. Gestion des fichiers Vous pouvez modifier la façon dont Acrobat.com affiche les fichiers en cliquant sur les icônes figurant en haut à droite de la fenêtre de l application. Cliquez sur l icône Affichage par vignettes pour prévisualiser les fichiers sous forme de vignettes. Cliquez sur l icône Affichage par liste pour afficher une liste des noms de fichiers. Sélectionnez un fichier pour le renommer, le supprimer ou le télécharger. A B C Barre d outils Acrobat.com A. Supprimer B. Renommer C. Télécharger Remarque : lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers, le bouton Supprimer est la seule option disponible sur la barre d outils Acrobat.com. Tri et recherche de fichiers Triez les fichiers en cliquant sur l icône Trier figurant en haut de la fenêtre d application Acrobat.com. Vous pouvez trier les fichiers par nom ou type de fichier, par taille ou par date de création ou de modification. Pour rechercher les fichiers que vous avez transférés sur Acrobat.com, entrez un mot-clé dans la boîte de dialogue Rechercher par mot-clé en haut à droite de l application, puis cliquez sur Rechercher. Acrobat.com renvoie une liste de tous les documents stockés qui correspondent à vos critères de recherche.

6 Fichiers 3 Pour affiner les résultats de la recherche, ajoutez un ou plusieurs filtres. Créez des filtres en fonction du nom ou du type de fichier, ou de la date de création ou de modification. 1 Cliquez sur Ajouter un filtre. 2 Choisissez un filtre dans le menu contextuel Sélectionner un attribut. 3 Entrez les critères du filtre dans la zone de texte Entrer une valeur ou choisissez une valeur dans le menu contextuel Sélectionner une valeur. 4 Répétez les étapes 1 à 3 autant de fois que nécessaire pour ajouter d autres filtres. Aperçu de fichiers Passez le curseur sur un fichier pour prévisualiser ce dernier. Un petit aperçu s affiche au centre de la fenêtre Acrobat.com. Si le fichier que vous prévisualisez contient plusieurs pages, cliquez sur les flèches à gauche ou à droite de l aperçu pour parcourir le document. Pour obtenir un aperçu plus grand du fichier, cliquez sur l aperçu ou sur le fichier pour l ouvrir en mode plein écran. En mode plein écran, vous pouvez supprimer, télécharger ou renommer le fichier à l aide des outils figurant en haut à droite de la fenêtre d application. Vous pouvez également afficher des informations sur le fichier, notamment son type, sa date de modification et sa taille. Pour masquer les informations sur le fichier, passez le curseur de la souris sur le bas de l aperçu, puis cliquez sur le bouton Masquer les informations sur le fichier Pour fermer un aperçu et revenir à la vue des fichiers, cliquez sur la flèche Précédent en haut à gauche de la fenêtre Acrobat.com.

7 4 Chapitre 2 : Prise en main A propos d Acrobat.com Adobe Acrobat.com regroupe un ensemble de services en ligne qui permet de transférer, de créer et de partager des documents, de communiquer en temps réel et de faciliter la collaboration entre les utilisateurs. Ces outils sont accessibles dans un navigateur Web. Files.acrobat.com est également intégré à Acrobat XI, à Reader XI et à Mobile Reader. Acrobat.com propose les services Fichiers, qui vous permettent de transférer et de stocker des fichiers, et Workspaces, qui inclut Adobe CreatePDF, Adobe SendNow, Adobe FormsCentral, Adobe ExportPDF et Adobe ConnectNow. (Workspaces est aussi l emplacement où sont stockés les fichiers Acrobat.com hérités que vous aviez précédemment transférés.) Remarque : si vous débutez avec Acrobat.com, ouvrez une session dans Cliquez sur l onglet Fichiers pour transférer les fichiers. Cliquez sur l onglet Outils, puis sur Workspaces pour accéder aux services en ligne d Acrobat.com. Si vous avez déjà utilisé Acrobat.com par le passé pour transférer des fichiers, ces derniers sont accessibles en vous connectant à workspaces.acrobat.com. Vous ne devez installer aucun logiciel particulier. Pour commencer à utiliser un service Acrobat.com, vous avez simplement besoin d un ordinateur équipé d une connexion à Internet, d un navigateur Web et d Adobe Flash Player 11. Toutes les versions de vos fichiers sont stockées sur des serveurs Adobe sécurisés et sont disponibles en ligne. Stockage en ligne Vous pouvez stocker des fichiers en ligne dans votre compte, accessible depuis n importe quel dispositif équipé d un navigateur Web. Les quotas de stockage varient en fonction du service et du niveau d abonnement. Création de fichiers PDF Utilisez le service Adobe CreatePDF pour créer et combiner des fichiers PDF. Pour plus d informations sur l utilisation d Adobe CreatePDF, consultez cette TechNote. (Les fonctions de création de fichiers PDF d Adobe CreatePDF sont également disponibles dans le service Acrobat.com.) Partager Utilisez le service Adobe SendNow pour partager des fichiers volumineux en envoyant des liens qui pointent vers ces derniers. Pour plus d informations sur l utilisation d Adobe SendNow, consultez cette TechNote. Vous pouvez également utiliser le service Acrobat.com pour partager des fichiers volumineux avec d autres utilisateurs, sans les envoyer par courrier électronique. Les membres de votre équipe peuvent travailler simultanément et en temps réel sur un même fichier et ce, depuis n importe quel ordinateur. Vous pouvez limiter l accès uniquement aux personnes que vous invitez ou mettre vos documents à disposition de tous les utilisateurs en incorporant un lien sur une page Web ou un blog. Services de collaboration en ligne Vous pouvez créer des documents Buzzword (texte), des diaporamas et des tables de données en vue d une collaboration. Pour plus d informations sur l utilisation d Adobe FormsCentral, consultez l Aide de FormsCentral. Réunions en ligne Vous pouvez organiser des réunions en ligne à l aide du logiciel de conférence Web Adobe ConnectNow.

8 Prise en main 5 Remarque : vous pouvez souscrire un abonnement pour bénéficier d un espace de stockage et d espaces de travail supplémentaires, ainsi que de la possibilité de créer un nombre illimité de fichiers PDF et d organiser des réunions avec plus de deux participants. Pour plus d informations sur la mise à niveau de votre compte, sélectionnez Mettre à niveau Acrobat.com dans le menu Compte situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l application Acrobat.com. Voir aussi «Création de fichiers PDF» à la page 24 «Buzzword» à la page 32 «Tables» à la page 40 «Presentations» à la page 49 «Conférence Web avec Adobe ConnectNow» à la page 61 Paramètres de compte Acrobat.com Pour gérer votre compte Acrobat.com, ouvrez une session sur workspaces.acrobat.com et cliquez sur le menu de compte dans le coin supérieur droit de l application. Vous avez alors la possibilité de modifier les paramètres (préférences) du compte ou de télécharger d autres outils pour utiliser Acrobat.com. Remarque : ces préférences ne sont pas disponibles si vous accédez à Acrobat.com par l intermédiaire de files.acrobat.com. Sélectionnez Mes informations pour fournir les préférences suivantes : Ma photo Vous pouvez télécharger des images au format JPEG, GIF ou PNG dont la taille et la résolution maximales sont, respectivement, de 4 Mo et x pixels. La petite image identifie votre présence lorsque vous collaborez sur des fichiers et s affiche dans la barre des collaborateurs, ainsi que dans des tableaux, des présentations et l organiseur de fichiers. Cliquez sur Changer afin de transférer l image à partir de votre ordinateur. Sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel pour faire apparaître l image par défaut. Nom, Mot de passe et ID Adobe Vous devez saisir un mot de passe d au moins six caractères contenant au moins un chiffre et une lettre. Langue Utilisez le menu pour sélectionner la langue de l interface utilisateur : Anglais (Etats-Unis), Anglais (Royaume-Uni), Français, Allemand, Italien, Japonais ou Espagnol. (Cette option diffère du paramètre de la langue du correcteur orthographique.) Remarque : certaines applications ne sont pas disponibles dans toutes les langues. Ainsi, si vous sélectionnez le japonais, seuls l organiseur de fichiers, le générateur d aperçu et le service Adobe ConnectNow apparaissent dans cette langue. Sélectionnez Mes préférences pour définir les préférences en termes de correction orthographique, de partage et d unités. Vérifier l orthographe des documents que je crée Dans Buzzword, sélectionnez la langue du dictionnaire de correction orthographique. Indiquez si vous souhaitez que les mots mal orthographiés soient soulignés en rouge au cours de la saisie. Vous pouvez ajouter dans la zone «Considérer également que ces mots sont bien orthographiés» les mots balisés par le correcteur orthographique du fait qu ils ne figurent pas dans le dictionnaire. Vous pouvez, par exemple, ajouter des termes techniques ou des noms propres. Entrez un mot dans la zone et cliquez sur Enregistrer les modifications pour l ajouter. Pour plus d informations, reportez-vous à la section «Vérification de l orthographe» à la page 36.

9 Prise en main 6 Remarque : l option Langue du document sélectionnée est différente de l option Langue. La première définit le dictionnaire orthographique, tandis que la seconde définit la langue de l interface utilisateur. Partage Sélectionnez «Accepter automatiquement les documents partagés» si vous souhaitez que tous les documents qui ont été partagés avec vous apparaissent automatiquement dans votre liste de fichiers. Unités Définissez l unité de mesure (pouces, centimètres ou points) à utiliser dans tous les documents Buzzword que vous allez créer. L unité choisie est indiquée sur la règle et dans les dimensions de l image. Elle apparaît également dans les marges de page définies dans la boîte de dialogue Mise en page pour Buzzword ou Tables. (Sélectionnez Document > Mise en page ou Table > Mise en page.) Voir aussi «Personnalisation d une salle de réunion» à la page 69 Sessions Acrobat.com Vous pouvez quitter une session Acrobat.com de deux façons différentes. L une d elles consiste à fermer la fenêtre du navigateur. Cependant, si vous travaillez sur un ordinateur public ou partagé, Adobe conseille de vous déconnecter plutôt que de fermer le navigateur. De cette manière, vous éviterez que d autres utilisateurs n ouvrent une session avec votre compte. Pour vous déconnecter, sélectionnez Se déconnecter dans le menu Compte. L option Mémoriser (dans la fenêtre de connexion) vous permet de vous connecter à Acrobat.com sans avoir à ressaisir votre adresse électronique ou votre mot de passe. Ne sélectionnez pas cette option si vous travaillez sur un ordinateur public. Ressources Aide communautaire Utilisez la zone Rechercher, située dans le coin supérieur droit de la fenêtre d aide, pour effectuer une recherche dans l aide communautaire. L aide communautaire sur Adobe.com est un environnement uniforme vous permettant d accéder à différentes ressources générées par la communauté et contrôlées par des experts de l industrie et des spécialistes Adobe. L aide communautaire s appuie sur un certain nombre de ressources, notamment : Aide en ligne complète du produit, mise à jour régulièrement par l équipe Adobe chargée de la documentation Vidéos, didacticiels, conseils, techniques et exemples Forums des utilisateurs Blogs et articles publiés par Adobe et des experts de la communauté Conseils de dépannage et forum aux questions (FAQ) de la communauté Rendez-vous sur la page Centre de support Acrobat.com pour en savoir plus sur les options d assistance technique gratuites et payantes, pour soumettre des commentaires et pour accéder aux blogs et forums des utilisateurs. Remarque : pour limiter la recherche à l aide sur le produit, laissez l option «Cette référence uniquement» sélectionnée. Si un terme est mentionné dans plusieurs produits, vous pouvez limiter la recherche à votre produit en ajoutant le nom de ce dernier au terme de recherche. Par exemple, pour consulter des informations sur la configuration de réunions à l aide de ConnectNow, tapez réunions+connectnow dans la zone de recherche.

10 Prise en main 7 Quelques précisions sur les fichiers PDF Le format PDF sert généralement à créer un instantané d un document pour format final ou archivage. Vous pouvez charger et convertir des fichiers au format PDF dans Acrobat.com. En revanche, vous ne pouvez pas les modifier dans cet environnement. Pour modifier des fichiers PDF, vous devez obligatoirement utiliser Adobe Acrobat (consultez l Aide d Acrobat). Vous pouvez ouvrir et afficher la plupart des fichiers PDF dans le générateur d aperçu sur Acrobat.com. Adobe Reader est requis pour certains fichiers PDF, tels que les fichiers sécurisés, 3D ou partagés pour révision. Cet outil vous permet de lire, d imprimer et de renseigner des formulaires au format PDF créés dans Adobe Acrobat. Vous pouvez utiliser le programme Adobe Reader gratuit pour afficher tout fichier PDF dans votre organiseur. Vous pouvez le télécharger sur le site Adobe.com. Pour plus d informations sur Adobe Reader, consultez l Aide d Adobe Reader. A propos de la documentation d Acrobat.com L aide d Acrobat.com est disponible en allemand, en anglais, en espagnol, en français, en italien et en japonais. Pour imprimer la documentation d aide, cliquez sur le lien PDF dans le coin supérieur droit de la fenêtre et imprimez le fichier PDF.

11 8 Chapitre 3 : Workspaces (workspaces.acrobat.com) est la version héritée d Acrobat.com. Vous y trouverez tous les services en ligne d Acrobat.com, notamment Buzzword, Tables et Presentations. Si vous êtes connecté à files.acrobat.com, cliquez sur l onglet Outils, puis sur Workspaces pour accéder à ces outils. Organisation de fichiers Organiseur de fichiers de Workspaces L organiseur de fichiers de Workspaces est un emplacement destiné à la gestion des fichiers sur Acrobat.com. Il est accessible à partir de la page workspaces.acrobat.com. Remarque : Workspaces est la version d origine d Acrobat.com. Si vous débutez sur Acrobat.com, vous utiliserez un autre organiseur de fichiers, nommé Fichiers, pour transférer et gérer vos fichiers. L organiseur de Workspaces vous permet de gérer deux types de fichiers : Fichiers modifiés à l aide d applications bureautiques, puis stockés et partagés à l aide d Acrobat.com. Fichiers modifiés dans Acrobat.com à l aide d applications de création Acrobat.com (à savoir Buzzword, Tables et Presentations). L organiseur de fichiers commun vous offre la possibilité de créer, de charger ou d importer des fichiers, ainsi que de partager tout type de fichier en vue de collaborer avec d autres utilisateurs. Vous pouvez également dupliquer et renommer des fichiers, les supprimer de l organiseur et les trier selon différents critères. Chargement et partage de fichiers Vous pouvez télécharger des fichiers à partir de votre ordinateur et les stocker dans un espace de travail partagé ou personnel. Visualisez et partagez des fichiers déjà présents dans Acrobat.com ou situés sur votre Bureau. Ces fichiers sont accessibles depuis tout ordinateur équipé d un navigateur Web. Vous pouvez partager la plupart des types de fichiers. Importation de fichiers Lors de l importation, les fichiers sont convertis dans l application appropriée (Buzzword ou Presentations, par exemple) en fonction de leur format. Par exemple, les fichiers en texte brut, Word, OpenOffice et RTF sont importés dans l application Buzzword. Modification de fichiers Pour modifier des fichiers dans Acrobat.com, utilisez les applications de création proposées(à savoir Buzzword, Tables ou Presentations). Le logiciel procède à un enregistrement automatique et fréquent des fichiers, de manière à éviter toute perte de données. Si un utilisateur modifie un fichier, puis reste inactif pendant un certain temps, ses modifications sont automatiquement enregistrées. Cliquez à tout moment sur le synchroniseur pour enregistrer manuellement vos modifications (le synchroniseur indique également l état de votre connexion Internet aux serveurs Acrobat.com). Création de fichiers Créez des documents, des présentations et des tableaux, puis exportez-les au format PDF à l aide des applications Acrobat.com. Renommer ou supprimer des fichiers Vous pouvez renommer, copier et supprimer des fichiers. Lorsque vous supprimez un fichier, il est retiré de votre organiseur, mais il est conservé dans celui des autres utilisateurs. Seuls les auteurs peuvent supprimer un fichier de l organiseur de tous les participants.

12 9 Tri et recherche de fichiers Vous pouvez trier les fichiers selon différents critères : nom (par ordre alphabétique), auteur, date d affichage, date de la dernière modification, type ou taille. Pour rechercher des titres de documents, utilisez la zone de recherche située sur le côté droit. Attribution de rôles Vous pouvez attribuer des rôles à des collaborateurs afin de déterminer lesquels sont habilités à éditer ou remplacer des fichiers, les corriger (mais pas les modifier) ou visualiser des documents. Remarque : vous êtes considéré comme le propriétaire de tous les fichiers stockés dans votre espace de travail personnel et partagés sur Acrobat.com. A B C D E F G H I A. Icônes de tri B. Icône Afficher les infos du fichier C. Zone de recherche D. Menu des services Adobe supplémentaires E. Menu du compte F. Barre des collaborateurs G. Menu Partager le fichier H. Collaborateurs I. Synchronisateur Un cercle rouge s affiche en regard d un fichier fermé ; une étoile rouge indique un fichier modifié. Utilisez les icônes de tri situées sur la barre d outils pour modifier la méthode de regroupement de vos fichiers. Placez le pointeur sur une icône de tri pour afficher l info-bulle et cliquez pour modifier le type de tri. Vous pouvez rechercher un document en fonction de son nom dans le champ de recherche. La liste des résultats de la recherche affiche tous les documents contenant le terme recherché. Pour afficher des détails sur un fichier, cliquez sur l icône Afficher les infos, puis cliquez sur n importe quelle icône de fichier. (Le fichier s ouvre lorsque vous double-cliquez sur son nom.) Une autre solution consiste à sélectionner un fichier, à cliquer sur le menu contextuel, puis à sélectionner l option Afficher les infos sur le fichier.

13 10 La barre d outils de tri contient une zone de recherche. Barre des collaborateurs La barre Collaborateur, située dans la partie inférieure de la fenêtre, indique les noms des personnes avec lesquelles le fichier ou l espace de travail est partagé, ainsi que leur rôle. Lors du chargement initial de votre organiseur, aucun fichier n est sélectionné et la barre des collaborateurs affiche uniquement l indicateur d état du synchronisateur. Cette roue d état indique si vous êtes connecté ou non au serveur Acrobat.com. Le bouton Partager est estompé tant que vous n avez pas sélectionné de fichier ou d espace de travail. Il reste grisé si vous sélectionnez un fichier ou un espace de travail que vous n êtes pas autorisé à partager. Sélectionnez un fichier ou espace de travail pour effectuer les opérations suivantes : Définir ou modifier des rôles pour la collaboration Envoyer un courrier électronique aux personnes avec lesquelles vous avez partagé un fichier ou un espace de travail Partager un fichier ou un espace de travail avec une ou plusieurs personnes en saisissant leur adresse électronique C A B A. Votre icône apparaît dans la barre des collaborateurs. B. Une icône de débordement indique que le fichier ou espace de travail est partagé avec plus de personnes que ne peut contenir la barre des collaborateurs. C. Un volet de débordement affiche les personnes supplémentaires. Remarque : lorsqu un membre de l espace de travail sélectionne un fichier ouvert par un autre membre, un point blanc apparaît à côté du membre qui a ouvert le fichier. Lorsque vous sélectionnez un fichier et positionnez le pointeur sur un nom dans la barre Collaborateur, un volet affiche des informations le concernant. L un des symboles suivants s affiche en regard de l image du collaborateur : Etoile rouge Cercle rouge Enveloppe Point blanc Le collaborateur a lu une ancienne version. Votre collaborateur n a pas encore ouvert le document. Une invitation a été envoyée, mais votre nouveau collaborateur ne l a pas encore acceptée. Le collaborateur consulte actuellement le document. Crayon rouge Le collaborateur modifie actuellement le document. Cet état s applique uniquement aux documents qui peuvent être modifiés à l aide des applications d édition Acrobat.com. Voir aussi «Rôles pour la collaboration» à la page 20 «Organisation de fichiers dans des espaces de travail» à la page 11 «Réutilisation d une liste d adresses électroniques» à la page 19 «Buzzword» à la page 32 «Tables» à la page 40 «Presentations» à la page 49

14 11 Menus contextuels Vous pouvez exécuter certaines commandes sur un fichier de l organiseur par le biais de son menu contextuel. Pour sélectionner un fichier, cliquez sur l icône de fichier à gauche de son nom (si vous double-cliquez sur le nom du fichier, celui-ci s ouvre). Cliquez ensuite sur le bouton gris situé à droite du nom. Utilisez le menu contextuel pour ouvrir, partager, dupliquer ou renommer un fichier ou obtenir des informations à son sujet. Vous pouvez également lui ajouter une ou plusieurs balises, copier l adresse URL du document ou le supprimer. Le menu contextuel propose des commandes de base que vous pouvez exécuter sur un fichier de l organiseur commun. Organisation de fichiers dans des espaces de travail Un espace de travail permet de partager un groupe de fichiers avec une équipe. Tous les fichiers sont stockés à un même endroit et tous les membres de l espace de travail y ont accès. Un fichier ne peut se trouver que dans un seul espace de travail. Un espace de travail peut contenir des dossiers afin d organiser le contenu. Les membres de l espace de travail partagent tous les dossiers qui le composent et y ont accès. Ces membres peuvent posséder des rôles d utilisateur différents dans l espace de travail, mais ils ne peuvent pas en changer. Par exemple, l administrateur d un espace de travail sera administrateur de tous les dossiers qui le composent. Le volet de gauche de l organiseur contient deux types d espace de travail : «partagé» et «personnel». Un espace de travail partagé permet de stocker un groupe de fichiers que vous souhaitez partager avec plusieurs personnes collaborant sur un seul projet. Le partage d un espace de travail confère aux membres l accès à l ensemble de ses fichiers. Votre espace de travail personnel, appelé Mon espace de travail, contient les fichiers que vous avez créés, mais qui n ont pas été déplacés dans un espace de travail partagé. Les comptes gratuits donnent accès à l espace de travail personnel et à un seul espace de travail partagé. Pour disposer d espaces de travail partagés supplémentaires, vous devez souscrire un abonnement Premium. Remarque : avec un abonnement Premium, les espaces de travail partagés sont suspendus si le titulaire de l espace de travail a des arriérés de paiement. Dans ce cas, les espaces de travail suspendus restent accessibles, mais leur accès est limité. En d autres termes, vous ne pouvez pas ajouter ou modifier les fichiers, ni les partager avec d autres personnes. Voir aussi «Organisation des fichiers au moyen de balises» à la page 13 «Rôles pour la collaboration» à la page 20 «Options de partage de fichiers» à la page 18 Création d un espace de travail partagé 1 Dans la barre de menus, cliquez sur Nouveau > Espace de travail partagé. 2 Saisissez le nom de l espace de travail et appuyez ensuite sur Entrée.

15 12 3 (Facultatif) Créez des dossiers dans l espace de travail sélectionné et attribuez-leur un nom. Cliquez sur Nouveau > Dossier. Remarque : Tous les membres de l espace de travail ont accès au dossier. Lorsque vous supprimez un membre d un espace de travail, vous lui retirez également l accès à tous les dossiers de cet espace de travail. 4 Ajoutez des fichiers à l espace de travail en utilisant l une des méthodes décrites à l écran. Partage d un espace de travail avec d autres personnes 1 Sélectionnez l espace de travail dans le volet gauche de l organiseur et cliquez ensuite sur un bouton Partager l espace de travail. 2 Entrez des adresses électroniques, un objet et un message. Remarque : dès que le destinataire a accepté l invitation, vous pouvez partager les fichiers d un espace de travail sans envoyer explicitement d invitation de partage de fichier. L espace de travail et ses fichiers s affichent dans l organiseur du membre concerné. 3 (facultatif) Changez le rôle d espace de travail des membres de participant en administrateur. Sélectionnez l option leur permettant d administrer l espace de travail dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue. Important : lorsque vous partagez l espace de travail au niveau administrateur, les membres se voient accorder des droits spéciaux. Les administrateurs peuvent supprimer ou déplacer des fichiers en dehors de l espace de travail, définir leurs rôles sur tout fichier de l espace de travail et éventuellement s octroyer la propriété exclusive des fichiers. 4 Pour renommer ou supprimer un espace de travail, ouvrez son menu contextuel et sélectionnez la commande appropriée. Important : la suppression d un espace de travail supprime également son contenu. Seuls les propriétaires d un espace de travail peuvent le supprimer. Modification du rôle sur un fichier de l espace de travail Vous pouvez changer le rôle de fichier d un membre pour tout fichier sélectionné dans un espace de travail via la barre de collaboration. 1 Sélectionnez l espace de travail dans le volet gauche de l organiseur. 2 Sélectionnez un fichier dans l espace de travail. 3 Dans la barre de collaboration, cliquez sur le lien pour afficher tous les membres de l espace de travail. 4 Effectuez l une des opérations suivantes : Attribuez un rôle de fichier différent aux utilisateurs en ouvrant le menu contextuel correspondant et en sélectionnant un rôle. Modification du rôle d un membre sur le fichier sélectionné dans l espace de travail Attribuez le même rôle de fichier à tous les membres en sélectionnant un rôle dans le menu situé en haut à droite de la barre des collaborateurs ouverte.

16 13 Modification du rôle de tous les membres sur le fichier sélectionné dans l espace de travail Déplacement d un fichier vers un autre espace de travail Dès qu un fichier se trouve dans un espace de travail, vous pouvez, moyennant les autorisations adéquates, le déplacer vers un autre espace ou dossier. Par exemple, si vous possédez le rôle de participant à un espace de travail, vous ne pouvez déplacer un fichier que si vous en êtes l auteur. Procédez de l une des manières suivantes : Sélectionnez le fichier dans l organiseur et cliquez sur le bouton Partager le fichier. Sélectionnez ensuite l option «Le déplacer vers un autre espace de travail». Sélectionnez l espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer le fichier, ainsi que le dossier (le cas échéant). Cliquez sur Déplacer. Faites glisser le fichier vers son nouvel emplacement. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers et les faire glisser. Organisation des fichiers au moyen de balises Utilisez les balises pour catégoriser les fichiers auxquels vous avez accès. Vous pouvez attribuer des balises aux fichiers stockés à tout endroit dans votre organiseur. L ajout d une balise à un fichier ou la suppression d une balise dans un fichier n a pas pour effet de changer ses autorisations ou son emplacement. Par exemple, l ajout d une balise à un fichier stocké dans un espace de travail partagé n a aucune incidence sur les personnes autorisées à y accéder. Cela ne change pas non plus les autorisations des autres personnes disposant d un accès au fichier. Un fichier peut comporter plusieurs balises pour permettre les accès rapides. Par exemple, vous pouvez affecter une balise «Travail» à un fichier pour indiquer que ce fichier a un lien avec le travail. Vous pouvez attribuer à ce même fichier la balise «Urgent» pour indiquer que le fichier doit être pris en considération rapidement. Dans l organiseur, le volet Balises contient quelques fichiers prédéfinis comportant la balise Prise en main. Les fichiers sans balise ou ne faisant pas partie d un espace de travail partagé sont répertoriés dans Fichiers non classés. Les balises que vous créez sont répertoriées par ordre alphabétique. 1 Dans le volet Balises de l organiseur, cliquez sur Nouvelle balise. 2 Attribuez un nom à la balise et appuyez ensuite sur Entrée. 3 Attribuez des balises aux fichiers de la méthode que vous souhaitez comme décrit dans les instructions à l écran. Si vous utilisez le menu contextuel du fichier pour baliser un fichier, vous pouvez attribuer plusieurs balises à ce dernier. Vous pouvez également créer une balise à partir de la boîte de dialogue.

17 14 Un fichier peut avoir une ou plusieurs balises. 4 Pour supprimer ou renommer une balise, ouvrez son menu contextuel et sélectionnez la commande appropriée. Voir aussi «Organisation de fichiers dans des espaces de travail» à la page 11 Chargement et partage de fichiers Téléchargement et prévisualisation de fichiers Formats de fichier pris en charge pour le chargement et l importation L organiseur vous offre la possibilité de télécharger et de partager tous les formats (ou types) de fichier mentionnés dans cette TechNote. Remarque : la taille des fichiers chargés est limitée à 100 Mo. Lorsque vous sélectionnez Importer dans la barre de menus, Acrobat.com convertit le fichier dans l application appropriée et l ouvre pour que vous puissiez le modifier. Par exemple, dans le cas d un fichier texte portant l extension «.txt», le document est importé dans Buzzword. Type de fichier importé Word (.doc,.docx), OpenOffice (.odt), RTF (.rtf), texte (.txt) PowerPoint (.ppt,.pptx) Converti en fichier Acrobat.com Buzzword Presentations Aperçu de fichiers Vous avez la possibilité de prévisualiser le contenu de la plupart des formats (ou types) de fichier partagés ou chargés (les fichiers ne peuvent pas être modifiés dans le générateur d aperçu). Le générateur d aperçu permet d effectuer des recherches dans des documents tels que des fichiers Microsoft Office, OpenOffice, PDF et des images. Pour obtenir la liste de tous les formats de fichier qu il est possible de prévisualiser, consultez cette TechNote.

18 15 Remarque : s il s avère impossible de prévisualiser un fichier partagé dans l organiseur, cliquez sur Télécharger pour le copier sur votre ordinateur et ouvrez-le à partir de votre Bureau. 1 Pour parcourir le contenu du fichier, double-cliquez sur son nom ou sélectionnez Ouvrir le document dans son menu contextuel. 2 Pour quitter l aperçu et revenir à l organiseur, sélectionnez Fichier > Fermer. Partage de fichiers en vue de la collaboration Acrobat.com vous permet de partager des fichiers de votre organiseur avec d autres utilisateurs sans les envoyer par courrier électronique. Vous pouvez partager des fichiers de trois façons différentes : en les déplaçant dans un espace de travail partagé, en les partageant avec des utilisateurs ou en les publiant, de telle sorte que toute personne disposant de l URL appropriée puisse y accéder. Des fichiers sont chargés ou créés dans un espace de travail si vous sélectionnez, au préalable, celui-ci dans l organiseur. Si vous sélectionnez un drapeau, les fichiers sont balisés en conséquence et ajoutés à votre espace de travail personnel. Définissez le niveau d accès aux fichiers que vous avez téléchargés ou créés. Le niveau d accès détermine l interaction des autres personnes, et notamment des groupes, avec le document. Remarque : Les paramètres d accès aux fichiers diffèrent des rôles d utilisateur, lesquels sont attribués à chaque personne avec laquelle vous partagez un document. Pour en savoir plus sur les niveaux d accès et les privilèges accordés par chaque rôle d utilisateur, consultez la section «Rôles pour la collaboration» à la page 20. Déplacement d un fichier vers un espace de travail partagé 1 Sélectionnez un fichier dans l organiseur, puis cliquez sur Partager le fichier dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. 2 Sélectionnez l option «Le déplacer vers un espace de travail partagé». 3 Sélectionnez l espace de travail ou le dossier et cliquez ensuite sur Déplacer. Remarque : dès qu un fichier se trouve dans un espace de travail partagé, vous pouvez le déplacer vers un autre espace de travail en utilisant le menu Partager le fichier. Partage de fichiers avec des utilisateurs 1 Sélectionnez un fichier dans l organiseur, puis cliquez sur Partager le fichier dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. 2 Sélectionnez l option «Le partager avec des personnes» dans le menu Share File (Partager le fichier). 3 Entrez des adresses électroniques, un objet et un message. 4 Dans le menu «Leur attribuer le rôle de», sélectionnez Co-auteur, Contributeur, Réviseur ou Lecteur. (Les rôles disponibles dépendent de l application de service. Voir «Rôles pour la collaboration» à la page 20.) Remarque : Cliquez sur l icône d information pour visualiser la description de chaque rôle d utilisateur disponible. 5 (Facultatif) Cliquez sur Autres options pour sélectionner les options de nouveau partage des fichiers. 6 Cliquez sur le bouton Share (Partager). La barre Collaborateur située dans la partie inférieure de la fenêtre affiche le nom des utilisateurs avec lesquels vous partagez le fichier. Remarque : après avoir partagé un fichier, vous pouvez modifier le paramètre de rôle d un collaborateur. Positionnez le pointeur sur le nom de la personne et cliquez sur le bouton de menu situé à droite. 7 (Facultatif) Supprimez un fichier. Vous pouvez supprimer un fichier de votre propre organiseur en sélectionnant Supprimer (auteur) ou Effacer (autre) dans le menu contextuel. La commande Effacer est parfois indisponible lorsque le fichier se trouve dans un espace de travail.

19 16 Important : L option Supprimer efface le fichier de l organiseur de tous les participants. Voir aussi «A propos des niveaux d accès aux fichiers et des rôles d utilisateur» à la page 20 «Organisation de fichiers dans des espaces de travail» à la page 11 Partage de fichiers en les publiant sur Internet Avec la méthode de publication, toute personne disposant de l URL appropriée peut accéder au fichier. Ce procédé permet également d incorporer le fichier dans une page Web externe, un blog ou une page wiki. Partage de fichiers en copiant des liens Vous pouvez copier un lien de fichier dans le Presse-papiers afin de le coller dans un message électronique ou instantané. 1 Sélectionnez l icône du fichier dans l organiseur, puis cliquez sur Partager le fichier dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Une autre solution consiste à cliquer sur Partager dans le menu contextuel du fichier. 2 Sélectionnez «Le publier», puis cliquez sur Publier. 3 Sélectionnez Copier le lien. Partage de fichiers en les incorporant dans une page Web Vous pouvez incorporer un aperçu de fichiers Adobe Flash dans une page Web, un blog ou une page wiki. La méthode d incorporation est disponible pour la plupart des fichiers de votre organiseur, y compris ceux chargés vers Acrobat.com et les PDF créés sur Acrobat.com. Les documents créés dans Tables et Presentations (mais pas dans Buzzword) peuvent être incorporés. Les visiteurs de la page Web peuvent consulter une fenêtre intégrée du générateur d aperçu affichant le contenu du fichier que vous partagez. Dans le générateur d aperçu, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans un document de plusieurs pages, modifier le niveau de zoom ou afficher le générateur d aperçu en plein écran. Ils peuvent également télécharger le fichier partagé directement depuis la page Web.

20 17 Incorporation d un fichier partagé dans une page Web 1 Pour incorporer un aperçu Flash d un fichier dans une page Web, sélectionnez l icône du fichier dans l organiseur et cliquez ensuite sur le bouton Partager le fichier. Une autre solution consiste à cliquer sur Partager dans le menu contextuel du fichier. 2 Sélectionnez «Le publier», puis cliquez sur Publier. 3 Sélectionnez Copier le code incorporé dans le volet Publié de la barre Collaborateur. Le code HTML nécessaire pour incorporer l aperçu est copié dans le Presse-papiers. 4 Ouvrez le fichier HTML et collez le code dans le fichier. Le générateur d aperçu Flash permet d afficher tout type de fichier qu il est possible de convertir au format PDF. Publication d une présentation autonome La commande Publier de Presentations permet de créer une présentation autonome que tout le monde peut consulter et lire sans devoir se connecter à Acrobat.com. Préférez cette méthode au partage pour présenter aux autres participants un «instantané» de la présentation. La publication vous permet d envoyer un lien URL avec un message électronique ou d intégrer le diaporama dans un site Web en copiant le code incorporé dans le Presse-papiers. Remarque : Les instantanés sont des copies statiques de la présentation. Si vous êtes l auteur ou le coauteur d un document, vous pouvez mettre à jour l instantané à tout moment en sélectionnant Présentation > Publier, puis en cliquant sur Republish (Publier à nouveau). 1 Dans un fichier de présentation ouvert, sélectionnez Présentation > Publier et cliquez ensuite sur Publier. 2 Procédez de l une des manières suivantes : Cliquez sur Copier URL pour copier l URL et la coller dans un courrier électronique ou un message instantané. Cliquez sur Copier le code incorporé pour copier tout le code dans le Presse-papiers. Vous pourrez ensuite le coller dans le code HTML d une page Web. Remarque : ne mettez pas en surbrillance et ne copiez pas le texte du champ Copier le code incorporé ; en effet, ce code est incomplet et il n intégrera pas votre présentation dans un site Web. (Facultatif) Cliquez sur Unpublish (Annuler la publication) pour supprimer l accès libre à partir du document publié. Utilisez cette commande si vous changez d avis et souhaitez dorénavant que seules les personnes qui partagent le document puissent y accéder.

21 18 (Facultatif) Cliquez sur Republish (Publier à nouveau) si vous avez déjà publié le document, l avez modifié et souhaitez publier la nouvelle version. La commande Unpublish (Annuler la publication) revient à la version de la présentation publiée précédemment. Voir aussi «A propos des niveaux d accès aux fichiers et des rôles d utilisateur» à la page 20 Options de partage de fichiers Les options disponibles dépendent du format du fichier et du service utilisés. Le déplacer vers un espace de travail partagé Tous les membres d un espace de travail peuvent accéder au fichier. Si le fichier se trouve déjà dans un espace de travail, vous pouvez le déplacer vers un autre. Un fichier ne peut se trouver que dans un seul espace de travail. Le partager avec des personnes Permet de saisir les adresses électroniques des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le document et de leur attribuer un rôle d utilisateur. Pour afficher le document, ils doivent se connecter à Acrobat.com. Le publier Cette option permet à un grand nombre de personnes de lire le document sans se connecter. La méthode de publication distribue un lien (URL) vers une liste de diffusion ou place l URL sur une page Web ou un blog. Tout fichier pouvant être prévisualisé sur Acrobat.com peut être incorporé dans une page Web ou un blog. Lorsque cette option est sélectionnée pour un tableau, vous pouvez copier le code HTML et l incorporer dans un site Web ou un blog. Dans le cas des présentations publiées, vous pouvez copier le code incorporé depuis l application Presentations. Buzzword ne prend pas en charge le code incorporé. En annuler la publication Les seules personnes autorisées à accéder au fichier sont celles qui figurent sur sa liste de partage ou qui sont membres d un espace de travail partagé où il est situé. Modifier les options/autres options Contient les options de nouveau partage. Rôle (Leur attribuer le rôle de) Sélectionnez Coauteur, Contributeur, Réviseur ou Lecteur (les rôles varient en fonction de l application de service. Voir «Rôles pour la collaboration» à la page 20). Envoyer un courrier d invitation Cette option envoie un courrier contenant l URL permettant au destinataire d accéder au fichier. Le courrier d invitation n est pas nécessaire en cas de partage d un espace de travail avec un utilisateur qui possède un compte Acrobat.com. Le fichier partagé apparaît immédiatement dans son organiseur si l option «Accepter automatiquement les documents partagés» est sélectionnée dans l onglet Mes préférences. Toute personne avec laquelle le fichier est partagé peut le partager avec d autres (au niveau de leur propre rôle ou d un rôle inférieur) Permet aux collaborateurs de modifier la liste de partage (c est-à-dire d ajouter ou de supprimer des collaborateurs, de promouvoir ou de rétrograder des collaborateurs existants, etc.). Ces modifications ne peuvent être apportées qu à des collaborateurs de même niveau ou d un niveau inférieur. Par exemple, le réviseur d un document Buzzword peut ajouter et supprimer des réviseurs et des lecteurs, promouvoir un lecteur au rang de réviseur ou encore rétrograder un réviseur au rang de lecteur. En revanche, il ne peut pas modifier des autorisations de coauteur. Le bouton Appliquer n est disponible que si vous modifiez ce paramètre. Autoriser uniquement les co-auteurs à partager ce fichier avec d autres Cette option autorise uniquement les coauteurs à modifier la liste de partage. Sélectionnez cette option et cliquez sur Appliquer. Copier le lien Copie l URL du document dans le Presse-papiers. Dans un programme de messagerie électronique ou instantanée, cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Coller pour indiquer aux autres personnes que le document est disponible. Cette option s affiche uniquement si vous avez sélectionné «Le publier» dans le menu Partager le fichier. Elle n est pas disponible pour les fichiers Presentations dans l organiseur. Vous pouvez toutefois copier des liens depuis l application Presentations.

22 19 Copier le code incorporé Copie le code incorporé dans le Presse-papiers, ce qui vous permet d incorporer un fichier ou un tableau dans une page Web ou un blog. Cette option s affiche uniquement si vous avez sélectionné «Le publier» dans le menu Partager le fichier. Elle n est pas disponible pour les documents Buzzword et les fichiers Presentations dans l organiseur. Vous pouvez toutefois copier des liens depuis l application Presentations. Voir aussi «A propos des niveaux d accès aux fichiers et des rôles d utilisateur» à la page 20 Organisation de conférences Web Acrobat.com comprend le service de conférences Web Adobe ConnectNow. Vous pouvez utiliser ConnectNow pour organiser des conférences Web gratuites avec un autre utilisateur. Pour organiser des réunions avec davantage de participants, passez à un compte payant : 5 participants dans le cas d un abonnement Basic et jusqu à 20 dans le cas d un abonnement Plus. Les utilisateurs peuvent mettre en partage leur écran d ordinateur, basculer d un écran vers un autre et passer d un participant à l autre. ConnectNow prend également en charge une webcam (ce qui vous permet d organiser des vidéoconférences), un tableau blanc partagé, des notes partagées et une fonction de conversation. Pour ouvrir ConnectNow, sélectionnez cette application dans le menu Services Adobe supplémentaires dans le coin supérieur droit de la fenêtre Acrobat.com. ConnectNow s ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Voir aussi «Conférence Web avec Adobe ConnectNow» à la page 61 Réutilisation d une liste d adresses électroniques La liste de partage d un document contient les adresses électroniques associées à un espace de travail ou document. Si vous avez partagé un document avec d autres personnes, vous pouvez copier la liste de partage du fichier et la coller dans un document ou espace de travail (nouveau ou existant). Les options disponibles varient en fonction du mode de partage du document. Par exemple, l option «Copier tout» s affiche si le document ne se trouve pas dans un espace de travail partagé ou s il se situe dans un tel espace de travail et est également partagé avec d autres personnes. L option Copier des membres s affiche si le document se trouve dans un espace de travail partagé. Vous pouvez également copier et coller des adresses électroniques à partir de tout fichier, en les séparant par des points-virgules (Windows) ou des virgules (Mac OS). 1 Lorsqu un document est ouvert ou sélectionné dans l organiseur, cliquez sur Partager le fichier dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. 2 Cliquez sur «Les afficher» dans le menu Partager le fichier. 3 Cliquez sur le menu contextuel situé dans le coin supérieur droit de la barre Collaborateur ouverte et sélectionnez ensuite Copier tout ou Copier des membres. 4 Pour copier toutes les adresses électroniques vers un autre document, sélectionnez un fichier. Cliquez sur Partager le fichier et sélectionnez ensuite «Le partager avec des personnes». Appuyez sur Ctrl + V ou Commande + V pour coller les adresses électroniques dans la zone de texte située sous «Personnes conviées au partage» dans la boîte de dialogue Partager. Si vous le souhaitez, attribuez des rôles à ces utilisateurs dans la liste. Une autre solution consiste à coller la liste des adresses électroniques d un programme ou fichier quelconque dans la boîte de dialogue Partager. Utilisez une liste séparée par des virgules (Mac OS) ou des points-virgules (Windows). Les adresses en double et toutes celles qui sont déjà associées au document ne sont pas ajoutées.