Rédaction du rapport de stage

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1 Rédaction du rapport de stage I- Introduction Votre stage a pour but de vous faire prendre connaissance des aspects tant d organisation économique que d organisation industrielle d une entreprise. Il sera évalué en cours d année prochaine lors de la soutenance de stage. Vous devrez alors remettre le rapport en début d année scolaire prochaine (certainement pendant les vacances par mail) et présenter celui-ci oralement en 30 minutes (+20 minutes de questions). Le rapport définitif sera transmis aux examinateurs sous forme de fichier PDF. Il ne doit donc pas dépasser 20MO (taille du fichier définie l an dernier et susceptible d évoluer, mais tablez sur cette valeur par sécurité). Pour transformer un fichier Word ou autre en PDF, vous pouvez utiliser PDFCreator (http://www.01net.com/telecharger/windows/bureautique/editeur_de_texte/fiches/26668.html). Pour que votre rapport de stage ne soit pas une "prise de tête" post-stage, il faut y réfléchir PENDANT le stage! Ainsi, voici quelques conseils pour la bonne rédaction d'un rapport bien structuré et agréable à réaliser. Mais avant cela, et afin de rédiger un rapport vivant et sortant de l'ordinaire, il est vivement recommandé de constituer une sorte de " journal de bord " pendant votre stage. Il ne s'agit pas ici que d'une simple prise de notes sur vos activités hebdomadaires, mais aussi de vos impressions, réussites, colères, échecs, anecdotes de bureau. N'oubliez pas non plus d'étudier l'organigramme de l'entreprise tant que vous êtes encore dedans, il vous sera ainsi plus facile, d'éclaircir certains points incompris, d'avoir des précisions sur une activité que vous n'avez pas saisie. La rédaction nécessite de savoir : - définir le contenu du rapport - organiser et structurer les informations - veiller à la clarté de compréhension du rapport - veiller à la clarté de l expression écrite et à l orthographe - veiller à la clarté de votre mise en page. C est ce que nous allons voir par la suite. BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 1/10

2 II- Définir le contenu du rapport Le contenu de votre rapport est définit clairement par les exigences du référentiel. Vos professeurs d organisation industrielle et d économie vous en ont déjà parlé, mais il est bon de rappeler que le but de ce stage c est de vérifier si vous avez compris comment fonctionne votre 1 entreprise du point de vue économique et du point de vue industriel. Pour cela, vous devez obligatoirement intégrer dans votre rapport : Une page de garde Un sommaire Des remerciements Une introduction Les 3 (voire 4) parties du corps de votre rapport qui sont : Les données de base et l activité de votre 1 entreprise L organisation économique que votre 1 entreprise à adoptée pour réaliser les «produits» L organisation industrielle que votre 1 entreprise à adoptée pour réaliser ces «produits» Les différents thèmes proposés par votre tuteur et que vous avez réalisé. Une conclusion générale 1 Quand je dis votre, c est l entreprise où vous avez fait le stage. BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 2/10

3 a. La page de garde Il y a des éléments indispensables à une bonne page de garde : Votre nom et votre prénom (c'est évident, mais il ne faut pas l'oublier!!) Votre année d'étude Le titre de votre rapport, sa période, et son thème Le logo de votre entreprise Celui de votre lycée «Le nom de votre maître de stage» b. Le sommaire Il doit permettre au lecteur d aller directement dans la partie qui l intéresse. Il n est pas nécessaire de trop le détailler, mais il doit impérativement reprendre les titres des chapitres du rapport. c. Les remerciements Ils sont adressés à l'ensemble du personnel en général et à une ou deux personnes en particulier mais pas plus, vous n'êtes pas une super star du showbiz! d. Introduction Elle doit présenter de façon claire et succincte les activités de l'entreprise. On doit aussi y trouver la mission spécifique qui vous a été confiée pendant votre stage, prenez le temps de développer ce passage, c'est de celle-ci que dépend l'ensemble de votre rapport. Présentez également les grandes lignes de votre rapport. BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 3/10

4 e. Le corps du rapport i. Les données de base et l activité de l entreprise les données de base sur la situation de l entreprise : rappel historique de l entreprise, implantation, organisation générale (les filiales, les divisions, organigramme...), son volume de vente (CA, bénéfices). les activités, les produits et les marchés de l entreprise. On peut illustrer cette partie avec des exemples de réalisations récentes comme la construction d un ouvrage d importance dans le BTP ou l ouverture de nouveaux bureaux de représentation dans tel ou tel pays. ii. L organisation économique que votre entreprise a adoptée pour réaliser les «produits» Cette organisation économique doit reprendre un minimum de points donnés par le référentiel et montrer que vous maîtrisez les outils vus en cours cette année et l an prochain. Il vous faut dans un premier temps récolter des documents ou informations propres à l entreprise dans laquelle vous faites le stage concernant : - L ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT (Le marché du travail, le marché des biens, les fournisseurs, Les clients) - L ENTREPRISE ET SES ASPECTS FINANCIERS (Les coûts, Le financement et l amortissement, l Etude du bilan et/ou compte de résultat, la trésorerie de l entreprise) Ensuite, vous devez présenter et expliquer ces documents : - Donner une vue synthétique du document en signalant son rôle et la signification des différentes parties le constituant ; - Préciser la signification des titres et des sigles ; - Commenter les informations qui y figurent, faire apparaître et justifier les choix qui ressortent de ce document. Ne faites pas un cours abstrait totalement général sur telle ou telle notion (illustrer tout avec les documents et chiffres de l entreprise, attention toutefois à ne pas présenter des documents confidentiels). Pour les 2 points (OE et OI), vous avez à votre disposition un document synthétique sur internet qui vous donne les grandes lignes de ce que vous pouvez présenter. Ce document est contractuel et est à remplir avec votre tuteur : BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 4/10

5 iii. L organisation industrielle que votre entreprise a adoptée pour réaliser ces «produits» Cette organisation industrielle doit reprendre un minimum de points donnés par le référentiel et montrer que vous maîtrisez les outils vus en cours cette année et l an prochain. Il vous faut dans un premier temps récolter des documents ou informations propres à l entreprise dans laquelle vous faites le stage : gestion d une commande exemples : appel d offre, devis, bon de commande, bon de réception, etc gestion de production exemples : MRP, Gantt, Kanban, ordres d achat, documents d entrée ou de sortie de GPAO, planning (prévisionnel, définitif et détaillé), prévision des ventes. Lorsqu une méthode n est pas formalisée, essayer quand même d expliquer comment l entreprise procède en général) gestion des stocks exemples : les inventaires, les fiches d état des stocks, les bons de sortie matière, etc production exemples : Fiche de poste, fiche de suivi de production, etc gestion de la qualité exemples : fiches de contrôle, fiche de qualité, la droite de henry, fiches 5S, fiches TPM, document kaisen gestion de la maintenance exemples : fiches de maintenance, fréquentiel d intervention de maintenance, gamme de démontage, GMAO, procédures des outillages et appareils de contrôle, etc gestion de la sécurité exemples : fiche de sécurité, plan d évacuation, habilitation, document AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance de leur Effets et de leur Criticités), fiches de sécurité aux normes européennes de sécurité. Pour les 2 points (OE et OI), vous avez à votre disposition un document synthétique sur internet qui vous donne les grandes lignes de ce que vous pouvez présenter. Ce document est contractuel et est à remplir avec votre tuteur : BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 5/10

6 Ensuite, vous devez présenter et expliquer ces documents : - Donner une vue synthétique du document en signalant son rôle et la signification des différentes parties le constituant ; - Préciser la signification des titres et des sigles ; - Commenter les informations qui y figurent, faire apparaître et justifier les choix qui ressortent de ce document. Pour terminer, vous devez faire ressortir les différentes possibilités de choix - Montrer les avantages et inconvénients des différents choix possibles en terme de coût, délais, qualité et satisfaction du client ; - Pour chaque aspect de l activité de l entreprise analysé, montrer en quoi le choix de l entreprise est pertinent ou au contraire perfectible. Ne faites pas un cours abstrait totalement général sur telle ou telle notion (illustrer tout avec les documents et chiffres de l entreprise, attention toutefois à ne pas présenter des documents confidentiels). BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 6/10

7 iv. Les différents thèmes proposés par votre tuteur et que vous avez réalisés. Il s'agit de la description de toutes les tâches effectuées pendant votre stage. Il faut présenter votre poste et votre position dans l'organigramme de la société, la description de votre travail. N'hésitez pas à agrémenter votre travail de graphs et d'illustrations qui l'aèrent. Dans cette partie, il faut : Présenter l analyse de la situation actuelle de l'entreprise et le problème que cela engendre pour l entreprise (MEP MIS) La mission qui vous a été confiée avec les objectifs à atteindre (en termes de cahier des charges) La démarche synthétique mise en œuvre pour atteindre ces objectifs (peut se présenter sous forme d organigramme, de points, de Gantt ou de planning, mais ne doit pas dévoiler le travail réalisé, souvent on prend connaissance du problème, de la machine actuelle, du poste, on recherche des solutions, des fournisseurs à partir des informations, on propose les solutions, on les met en place et on vérifie si cela fonctionne) La Résolution / Les Résultats obtenus (reprendre et expliquer point par point et en détails la démarche synthétique, montrer des exemples concrets de vos travaux (fiches, plans, éventuellement comparer l existant à votre solution) et justifier les sources d information) La conclusion sur le thème (cela fonctionne ou pas que fautil faire en plus). BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 7/10

8 f. La conclusion A la fin du stage Lorsque votre stage prendra fin, vous devrez dresser un bilan de celuici. Ce bilan constituera le fond de votre rapport et sera la partie que votre correcteur appréciera le plus. Voici quelques questions pour vous guider dans cette démarche : Qu'avez-vous tiré de votre stage? Qu'avez-vous acquis? (méthodes de travail, rigueur, organisation, précisez-les!) Quels outils maîtrisez-vous plus qu'au début de votre stage? Quels sont les outils dont vous avez appris à vous servir? Qu'avez-vous apporté à l'entreprise? (soyez franc avec vous-même, pas de fausse modestie!!!) Avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés? Comment avez-vous géré votre temps? Estimez-vous que vous avez réussi? Dans l'absolu, souhaiteriez-vous travailler dans ce genre d'entreprise? Estimez-vous que ce type d'entreprise vous corresponde? Ce stage vous a-t-il apporté une orientation professionnelle plus précise pour votre avenir? A-t-il confirmé ou infirmé vos choix? A-t-il fait naître d'autres désirs? g. Les annexes Elles doivent compléter votre argumentation. Tout peut être mis en annexes, mais tout n'est pas bon à prendre, réfléchissez à la pertinence de vos annexes! En général, on place dans les annexes des documents trop gros pour être dans le corps de la note, mais : - utilisés pendant votre stage pour justifier des sources d information (exemple normes, documents internes à l entreprise, ) - dont une partie est expliquée dans le corps et que l on ne souhaite pas reprendre entièrement (exemple vous avez réalisé 15 fiches de poste avec la même méthode, vous présentez une fiche représentative et vous renvoyez vers les annexes pour prouver que vous avez fait ce travail, ) BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 8/10

9 III- Organiser et structurer les informations En effet, même si cela vous paraît souvent évident, il ne faut pas oublier que c'est l'aspect général de votre rapport que votre correcteur va juger en premier. Il faut donc que celui-ci soit bien présenté, clair et structuré. N'oubliez pas que votre correcteur n'a pas fait votre stage avec vous, ce qui peut donc vous sembler évident ne le sera pas forcément pour lui! Cela signifie qu il faut : o Respecter une logique d enchainement des informations cause-effet (j ai augmenté la cadence du poste aval donc le poste goulet a disparu) entonnoir (présentation du groupe, de la filiale, de l usine, de l atelier) quoi-pourquoi-comment (L entreprise avait centre d usinage qui usinait des pièces X. Ce centre d usinage réalisait des pièces non conformes, nous avons résolu ce problème en formant les ouvriers) flux de matière (de l approvision. de la matière 1 ère au Pdt fini) flux d information o Aider le lecteur à suivre un fil conducteur phrase introductive phrase de transition logique pourquoi-quoi-comment o Respecter une logique dans le regroupement des informations dans un paragraphe o Structurer les paragraphes trop longs en les découpant en sous paragraphes o Choisir ce qu il faut mettre en annexe et ce qu il faut mettre dans le corps de la note IV- Veiller à la facilité de compréhension du rapport Il faut pour cela : 1. Mettre des titres à tous vos paragraphes, à toutes vos annexes, à toutes vos figures et choisir des titres conformes au contenu. 2. Présenter le contexte d'un problème. 3. Expliciter les sigles et le vocabulaire technique propres à l'entreprise. 4. Illustrer les explications techniques de la façon la plus visuelle possible. 5. Donner au lecteur, l information qu'il lui faut, quand il lui faut. 6. Mettre en lumière, illustrer et commenter par des exemples judicieusement choisis, les aspects importants de votre rapport. BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 9/10

10 7. Citer vos sources et/ou présenter la méthode que vous avez utilisée pour obtenir les informations présentées au lecteur. 8. Justifier vos choix techniques. V- Veiller à la clarté de l expression écrite et à l orthographe Pour cela, il faut 1. Mettre des verbes dans vos phrases. 2. Éviter les qui, que, quoi, dont, celui-ci, ce-dernier, il, cela, pour lequel, grâce auquel, y, en.... Ils renvoient le lecteur à une personne ou un objet cité dans l'une des phrases précédentes. L'objet ou la personne en question n'est pas toujours facile à identifier. De ce fait, la lecture est plus difficile et parfois plusieurs interprétations sont possibles. 3. Couper les phrases trop longues (une idée par phrase, deux au maximum). 4. Éviter les phrases qui donnent lieu à plusieurs interprétations possibles. 5. Donner des informations précises et utilisez un vocabulaire précis et approprié. 6. Toujours donner un ou deux mots d'explication avant de présenter une énumération pour que l'on sache : à quoi correspond cette énumération dans quel but vous nous présentez cette énumération. 7. Utiliser le correcteur orthographique et faire la différence entre la 2ème personne du présent de l'indicatif ou de l'impératif, l'infinitif et le participe passé. VI- Veiller à la clarté de votre mise en page Pour cela, il faut notamment : - Respecter l'homogénéité de la mise en forme des titres de paragraphe, sousparagraphes et annexes. - Utiliser des puces pour présenter des énumérations - Utiliser de façon appropriée les retraits et sauts de ligne - Numéroter toutes vos pages, vos paragraphes, sous paragraphes et annexes - Vous restreindre à une utilisation appropriée de la couleur. - Aérer le travail. BTS ATI Lycée Chevalier d Eon Tonnerre 10/10

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