FORMATION À LA GESTION DES ARCHIVES

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1 FORMATION À LA GESTION DES ARCHIVES Conserver et gérer des documents photographiques INTÉRÊT DES PHOTOGRAPHIES Miroir du passé et du présent Environnement familier dans notre société de l image 1

2 CONSERVER DES PHOTOS, UN DÉFI éviter la perte ou l effacement des données ou les conserver intactes et intègres conserver leur lisibilité, leur intelligibilité et la possibilité de les réutiliser RECOMMANDATIONS PRATIQUES Rédiger un plan de gestion pour conserver et identifier les photographies Optimaliser les facteurs environnementaux Aménager un environnement de travail approprié Manipuler correctement les documents photographiques Conditionner avec du matériel adéquat Emballer les documents selon leur type Identifier les dommages visibles et intervenir à temps Gérer et rendre accessible à la recherche Quid des documents photographiques numériques? 2

3 RÉDIGER UN PLAN DE GESTION POUR CONSERVER ET IDENTIFIER LES PHOTOGRAPHIES Identifier les photos dégradées Anticiper les problèmes de conservation Programmer la sauvegarde par restauration Programmer la sauvegarde par substitution Programmer l inventoriage sur base des priorités de conservation Programmer la diffusion Evaluer le budget nécessaire et les capacités d action en fonction de celui-ci Passer le relai à une institution spécialisée si nécessaire! OPTIMALISER LES FACTEURS ENVIRONNEMENTAUX - Température et humidité relative - Un maître mot : stabilité - Température basse - Humidité relative contrôlée - Conditions adaptées à chaque support - Conditions adaptées à l utilisation, la consultation, 3

4 OPTIMALISER LES FACTEURS ENVIRONNEMENTAUX - Qualité de l air - Eviter : - La poussière - Les moisissures - L ozone - Les composants chimiques - Globalement, l acidité de l air et donc, le risque de corrosion chimique - Obligation : assainir régulièrement l air ambiant 4

5 OPTIMALISER LES FACTEURS ENVIRONNEMENTAUX - Lumière du jour et lumière artificielle - Eviter : - La lumière du jour directe et non filtrée - La lumière artificielle directe et non filtrée - Globalement, les rayons UV, voleurs de couleurs et déclencheurs de processus chimiques - Obligation : - occulter les fenêtres et les couvrir de matériaux filtrants - Limiter au maximum l exposition à la lumière lors des consultations ou expositions 5

6 OPTIMALISER LES FACTEURS ENVIRONNEMENTAUX - Nettoyage du dépôt AMÉNAGER UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL APPROPRIÉ - Espace de travail - Choix d un local frais et sec - Conditions stables - Eviter la lumière du jour directe - Utiliser une table bien plane et propre - Utiliser une table lumineuse avec lumière froide - Etre attentif aux odeurs de produits chimiques qui pourraient émaner des supports photographiques - Mesures de précautions personnelles - Se laver régulièrement les mains - Utiliser des gants en nylon - Porter un masque si nécessaire 6

7 MANIPULER CORRECTEMENT LES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES - Manipulation : - Prudence - Eviter les déformations lors de transports - Manipuler les grands formats à deux - Poser les documents avec la face comportant l émulsion vers le haut - Poser horizontalement les photos - Poser verticalement les négatifs sur plaques de verre - Ne pas empiler les photos! MANIPULER CORRECTEMENT LES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES - Nettoyer et préparer avant l emballage : - Utiliser un pinceau ou une brosse douce en poils d écureuil ou de martre pour dépoussiérer les documents - Eviter absolument l eau pour le nettoyage - Ôter les éléments métalliques et synthétiques qui peuvent provoquer des réactions chimiques - Ôter le ruban adhésif avec grande précaution - Ne pas utiliser de colles en contact avec les photos (risque de réaction chimique) - Eviter de dérouler une photo enroulée en cas de résistance du support - Enlever les verres des diapositives qui risquent de créeer un microclimat nuisible à la conservation - Isoler les pièces ayant subi des dommages visibles 7

8 CONDITIONNER AVEC DU MATÉRIEL ADÉQUAT Utiliser des conditionnements adaptés aux supports photographiques - conditionnement primaire, individuel à chaque photographie - conditionnement secondaire rassemblant plusieurs photographies conditionnées individuellement CONDITIONNER AVEC DU MATÉRIEL ADÉQUAT Matière synthétique sans enduit ou plastifiant Polyéthylène Polypropylène Polyester Avantages : durabilité, protection contre l eau, transparence Inconvénients : plus coûteux, non perméabilité aux émanations chimiques des supports Papier neutre, non blanchi au chlore Avantages : prix bas, protection contre la lumière, facile à plier, perméabilité aux émanations chimiques des supports Inconvénients : non transparence, fragilité, nécessité d un contrôle régulier 8

9 EMBALLER LES DOCUMENTS SELON LEUR TYPE Négatifs sur plaque de verre - individuellement dans des chemises à 4 rabats, émulsion vers le bas - rangement vertical dans une boîte adaptée Négatifs (films nitrate, films acétate de cellulose, films polyester) - enveloppes en papier pour négatifs ou pour diapositives - séparer les photos couleurs des photos noir et blanc Photos et tirages non fixées sur support - enveloppe en papier rangées horizontalement dans des boîtes adaptées Photos et tirages fixées sur support - séparer les photos par une feuille de papier adaptée - les placer dans des boîtes adaptées en position verticale EMBALLER LES DOCUMENTS SELON LEUR TYPE Albums photos tout dépend de l état de l album et de la qualité des matériaux en contact avec les photos. 9

10 IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Origine des dommages potentiels - Dégâts mécaniques - Dégâts biologiques : moisissures, insectes. Provoqués par de mauvaises conditions de conservation (température et humidité relative élevées) - Dégâts chimiques : décomposition du nitrate ou de l acétate, IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Type de dommages - Décomposition du nitrate : décoloration, palissement, surface collante, corrosion, support mou, réduction en poussière parer au problème en conservant à froid, mais processus inéluctable - Décomposition de l acétate ou syndrome du vinaigre ondulation du négatif, inégalités dans la couche d émulsion, apparition de «tunnels» parer au problème en conservant à froid, mais processus inéluctable 10

11 IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Type de dommages - Délaminage des négatifs sur plaque de verre : détachement de l émulsion parer au problème en conservant à froid, mais processus inéluctable - Altération des couleurs et décoloration des négatifs et tirages photos ondulation du négatif, inégalités dans la couche d émulsion, apparition de «tunnels» reconstitution numérique IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Type de dommages - Décoloration de la photographie couleurs parer au problème en conservant à froid à l abri de la lumière reconstitution numérique - Argentage ou enveloppe argentée des négatifs et tirages photos reflet métallique du côté de l émulsion (réaction chimique) parer au problème grâce à la réduction de l humidité ambiante 11

12 IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Type de dommages - Oxydoréduction des tirages sur papier photo Taches de couleur rouge-orange Pas de remède hormis la numérisation - Taches par contact avec de la colle sur les tirages éviter les colles en contact avec les tirages IDENTIFIER LES DOMMAGES VISIBLES ET INTERVENIR À TEMPS Type de dommages - Moisissures et insectes Taches dues au développement de microrganismes favorisés par un mauvais environnement Parer au problème par la prévention et/ou la mise en quarantaine des pièces infectées 12

13 GÉRER ET RENDRE ACCESSIBLE À LA RECHERCHE Utiliser les mêmes critères que pour les archives papier traditionnelles et les archives numériques Trier (éventuellement éliminer) Classer Inventorier (décrire) Numériser Diffuser (en respectant le droit à l image et le droit d auteur) QUID DES DOCUMENTS PHOTOGRAPHIQUES NUMÉRIQUES? Mêmes principes que pour la conservation et la gestion des archives numériques. 13