Conseil d'administration de l'amsep Paris, France 18 novembre 2014

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1 8.1 Préparation de l'assemblée Générale Procédure d élection de l Assemblée Générale (pour information et décision) Au cours de l Assemblée Générale (AG) de l AMSEP, qui coïncidera avec le Congrès Mondial 2015, nous allons élire un nouveau Président, 16 membres du Conseil d Administration, et deux auditeurs. Une procédure de présentation des candidatures et des nominations doit être convenue avant le lancement du processus (janvier 2015). Nous allons donner ici des informations de rappel à l intention du Conseil d Administration pour avoir une meilleure idée du calcul des représentants par région. Vous trouverez également un formulaire préliminaire à utiliser pour les élections Calcul des représentants par région (à décider) La représentation des différentes régions au Conseil d Administration doit être spécifiée par avance, et conformément aux Statuts. ARTICLE 17 COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le Conseil d Administration est constitué du Président et de 16 membres élus par l Assemblée Générale pour un mandat de trois ans. Leur mandat est renouvelable. La composition du Conseil d Administration doit refléter, dans la mesure du possible, la composition de l Assemblée Générale, en ce qui concerne en particulier les différentes régions du monde dont sont tirés les membres de plein droit. Le Conseil d Administration, qui précède l Assemblée Générale, a la responsabilité de proposer à celle-ci des candidats pour les postes de Président, les cinq Vice Présidents et d autres membres du Conseil d Administration. La répartition régionale des sièges du Conseil d Administration actuel est comme suit : Afrique 2 sièges, Amériques 3 sièges, Asie et Pacifique 2 sièges, Europe 8 sièges, Moyen- Orient et Pays Arabes 1 siège et le Président. Cette représentation régionale tient compte de l importance de chaque région en termes du nombre de membres et de l apport budgétaire et montre que nous voulons travailler sur une plate-forme planétaire. Toutefois, le nombre maximum de sièges par région est de 8. Calcul des sièges par région au Conseil d Administration (propositions) 2014 FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 1 / 8

2 1 2 3 Régions En fonction du nombre de membres par région Nombre total de membres Nombre de sièges au CA Nombre total de membres ayant payé 100 % des cotisations Nombre de sièges au CA Nombre total de membres excepté les membres qui vont être exclus Nombre de sièges au CA Moyenne basée sur les membres En fonction des cotisations par région Cotisations attendues en 2014 Nombre de sièges au CA Cotisations reçues en 2014 Nombre de sièges au CA Europe , ,20 Sièges CA 7,0 8,1 7,3 7,5 10,0 10,0 10,0 8,7 Amériques , ,23 Sièges CA 2,8 2,3 2,1 2,4 3,0 2,7 2,8 2,6 Afrique , ,18 Sièges CA 3,3 2,5 3,6 3,2 0,3 0,3 0,3 1,7 Moyenne basée sur les cotisations Moyenne des membres + cotisations 4 5 Asie et Pacifique , ,00 Sièges CA 1,9 2,0 2,0 2,0 2,1 2,3 2,2 2,1 Moyen-Orient et Pays Arabes , ,00 Sièges CA 0,9 1,0 0,9 0,9 0,6 0,8 0,7 0,8 Total , ,61 Total des sièges au CA , , FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 2 / 8

3 Comment lire ce tableau? Le calcul des sièges par région au Conseil d Administration de l AMSEP est basé sur deux variables : 1) Nombre de membres AMSEP dans cette région En fonction du nombre de membres AMSEP dans chaque région, il existe trois possibilités de calcul : Le rapport entre le nombre total de membres par région et le nombre total de membres AMSEP dans le monde. Exemple : Nombre total de membres AMSEP = 91 Nombre total de membres européens = 40 Nombre total de sièges au CA = 16 Nombre de sièges pour la région Europe = 16*40/91 = 7,1 sièges Le rapport entre le nombre total de membres par région ayant payé toutes leurs cotisations et le nombre total de membres AMSEP ayant payé toutes leurs cotisations. Exemple : Le nombre de membres AMSEP ayant payé toutes leurs cotisations = 61 Le nombre de membres ayant payé toutes leurs cotisations en Europe = 32 Nombre total de sièges au CA = 16 Nombre de sièges pour la région Europe = 16*32/63 = 8,1 sièges Le rapport entre le nombre total de membres par région après l exclusion et le nombre total de membres AMSEP restants dans le monde après l exclusion. Ici, les calculs sont faits en tenant compte du fait qu après l AG certains membres seront exclus de l Association : 6 membres sur 91 risquent d être exclus. Exemple : La région Amériques présente actuellement 16 membres, après l AG, 5 risquent de partir,= 11 Après l AG 2015, le nombre total de membres pourrait être = 85 Le nombre total de sièges au CA = 16 Nombre de sièges pour la région Amériques = 16*11/85 = 2,1 sièges Une autre possibilité est de faire une moyenne des trois solutions 2) Cotisations En fonction des cotisations, deux solutions de calcul sont possibles : Montant prévu au budget en 2014 : ici, nous comparons les cotisations attendues de la part de chaque région avec le total des cotisations attendues inscrites au budget en 2014 ( ). Exemple : 2014 FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 3 / 8

4 Les cotisations pour la région africaine inscrites au budget pour 2014 = Ligne budgétaire totale pour les cotisations = Le nombre total de sièges au CA = 16 Nombre de sièges pour la région Afrique : 16*10 000/ = 0,3 siège Cotisations reçues en 2014 : ici nous comparons les cotisations reçues de chaque région avec le total des cotisations reçues en Exemple : L AMSEP a reçu ,61 de cotisations en 2014 Le montant total reçu de la région européenne = ,20 Le nombre total de sièges au CA = 16 Le nombre de sièges pour la région Europe serait = 16* , 20/ ,61 = 10 sièges La moyenne des deux possibilités est également une option Une fois que le Conseil d Administration aura décidé quelle solution utiliser pour chaque variable (membres et cotisations), nous pourrons calculer la moyenne Candidatures (à approuver) La communication aux membres est un élément essentiel de ce processus : - Les membres candidats à n importe quel poste renouvelable à l AMSEP doivent être pleinement au courant des opportunités et des responsabilités liées à ces postes. - Il doit être également clair que l élection au poste de Trésorier est une approche en deux temps : les candidats doivent être élus au Conseil d Administration nouvellement composé. Proposition Le Président de l AMSEP enverra début 2015 des avis personnalisés aux Directeurs Généraux afin de les questionner concernant leurs intérêts et candidatures pour des postes futures à l AMSEP. Les formulaires suivants seront ajoutés FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 4 / 8

5 Formulaire de candidature aux élections 2015 de l AMSEP VEUILLEZ RENVOYER CE FORMULAIRE COMPLÉTÉ AU PLUS TARD LE 23 MARS 2015 À Secrétariat Exécutif de l AMSEP 95, rue de la Loi 1040 Bruxelles, Belgique Fax : ÉLECTIONS Assemblée Générale 5 mai 2015 Mon organisation, les Services Publics de l Emploi de 1 soumet en tant que candidat à la Présidence soumet en tant que candidat au Conseil d Administration En qualité de candidat au Conseil d Administration, mon organisation soumet en tant que candidat au poste de Vice Président Mon organisation soumet en tant que candidat au poste d Auditeur interne Mon organisation, le Service Public de l Emploi de ne soumet PAS en tant que candidat à un poste quelconque ÉLECTIONS Conseil d Administration 5 mai 2015 (informations supplémentaires) Si l Assemblée Générale élit mon pays en tant que membre du Conseil d Administration, mon organisation, le Service Public de l Emploi de soumettent en tant que candidat au poste de Trésorier 1 L adhésion à l AMSEP est au niveau national. Le Directeur Général (ou les personnes qu il/elle délègue) de l organisme public ou gouvernemental national responsable du placement des employés, représente le pays membre. Le Président et les membres du Conseil d Administration, les Vice Présidents et le Trésorier sont élus dans leur capacité en tant que Directeur Général des Services Publics de l Emploi ou leurs délégués. Les candidats au poste de Président ou de Vice Président devront être capables de concevoir un engagement de niveau national pour ce poste FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 5 / 8

6 MOTIVATION De manière à faciliter le choix de nos membres, veuillez nous faire part de votre motivation pour votre candidature. Répondez aux questions suivantes et n hésitez pas à ajouter des informations supplémentaires si vous le souhaitez. Quelle valeur ajoutée pensez-vous pouvoir apporter à l Association? En ce qui concerne la candidature à la Vice Présidence, quelle collaboration avez-vous d ores et déjà avec les membres de votre région? En ce qui concerne une candidature à la Présidence Quelles sont vos expériences précédentes au niveau direction à l AMSEP? Quelle collaboration avez-vous avec des membres des différentes régions? Selon vous, quels sont les défis les plus importants pour l AMSEP? De quelle manière souhaiteriez-vous développer l organisation au cours de votre Présidence? Informations sur le Service Public de l Emploi Veuillez compléter le formulaire et ajouter une photocopie de votre passeport Date NOM, Prénom(s), Fonction / titre Pays & organisation Date et lieu de naissance Pays de naissance Nationalité Sexe (M/F) Situation de famille Résidence actuelle Rue N de la boîte Code postal Lieu Signature 2014 FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 6 / 8

7 annexe 1 Profil des fonctions de l AMSEP dans les organismes exécutifs et décisionnels Consulter les Statuts de l association (http://www.wapes.org/en/page/documents-andreports) pour obtenir des informations plus précises sur les fonctions suivantes. Sur demande, le Secrétariat Exécutif peut vous fournir des informations complémentaires sur la charge de travail pour chacune de ces fonctions. Le Président : a une position de leader dans l Association, il ou elle est à la tête d un Service Public de l Emploi. Il/Elle doit s impliquer dans toutes les tâches de l Association, représente l Association vis-à-vis des tiers, et établit un lien entre celle-ci et les organisations internationales, lance et propose des stratégies pour le développement de l AMSEP, garantit une bonne gestion du Secrétariat. Pour mener à bien ces tâches importantes, il est nécessaire que le Président soit appuyé par une équipe de son Service Public de l Emploi. Pour avoir de bons contacts à l intérieur et à l extérieur de notre réseau, le Président doit être capable de bien communiquer dans l une des langues officielles de l AMSEP. Voir aussi l article 21 des Statuts. Le Vice Président (5, un de chaque région de l AMSEP) : a un rôle important à jouer dans le soutien de l Association. Il/elle est responsable du développement des activités régionales. Cela inclut : contacter directement et coopérer avec les membres de la région et avec le Secrétariat Exécutif, proposer des plans d activités annuels pour la région, mettre en œuvre les activités régionales, appliquer les décisions du Conseil d Administration dans sa région, s assurer que les principaux objectifs de la stratégie de l AMSEP sont réalisés dans la région agir en tant qu ambassadeur de l AMSEP dans sa région, c est-à-dire développer l image et la visibilité de l AMSEP dans sa région, entrer en relation avec de nouveaux membres potentiels dans sa région. coordonner l ordre du jour régional de l AMSEP avec les activités d autres organisations FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 7 / 8

8 rapporter auprès du Conseil d Administration chaque année et auprès de L Assemblée Générale ce qui se passe dans sa région, et concernant les idées, les suggestions, les besoins, et les difficultés des membres qu il/elle représente. Voir aussi l article 21 des Statuts. Voir aussi la stratégie de l AMSEP Le Trésorier est : responsable de préparer et d exécuter le budget, perçoit les cotisations, traite les contributions et les dépenses spéciales pour des activités spécifiques, rend des comptes en permanence au Président sur la situation financière de l Association et une fois par an au Conseil d Administration et à l Assemblée Générale, soutient le travail du Président. Voir aussi l article 23 des Statuts. Les Membres du Conseil d Administration (16) sont : des responsables des Services Publics de l Emploi qui ensemble endossent les responsabilités du Conseil d Administration en tant qu organe exécutif annuel de l Association. Leurs compétences et obligations sont décrites dans les articles 20 et 21 des Statuts. La division des sièges est (doit être décidée à la réunion du Conseil d Administration de 2014) : Afrique x, Amériques x, Asie et Pacifique x, Europe x, Moyen-Orient et Pays Arabes x. Les Auditeurs internes (2) : rendent des comptes à L Assemblée Générale sur la conduite financière et le caractère approprié des affaires de l Association Voir aussi l article 25 des Statuts FR Préparation de l'assemblée Générale 2015 Élections pour information et décision 8 / 8

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