Rapport annuel au Parlement Loi sur l accès à l information

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1 Conseil national de recherches Canada National Research Council Canada Rapport annuel au Parlement Loi sur l accès à l information

2 TABLE DES MATIÈRES I. INTRODUCTION 3 II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS 3 III. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE 4 IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE 5 V. FORMATION ET APPRENTISSAGE EN MATIÈRE D ACCÈS À L INFORMATION 8 VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES 9 VII. PLAINTES 9 ANNEXE A: DÉCRET DE DÉLÉGATION 11 ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE 12 2

3 I. INTRODUCTION La Loi sur l accès à l information vise à rendre plus accessible l information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d accès à l information détenue par le gouvernement. Conformément à l article 72 de la Loi sur l accès à l information, le vingt-septième rapport annuel sur l application de la Loi sur l accès à l information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l exercice Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l avènement au Canada d une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel. Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d entreprendre, d aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l usage de l industrie canadienne; d assurer le fonctionnement et l administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l appui d un certain nombre d activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l industrie. II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS Le président a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d administration de la Loi sur l accès à l information. Concrètement, la responsabilité de l application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l accès à l information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). On trouvera à l annexe A le décret de délégation de pouvoir détaillé dûment signé. 3

4 III. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d accès à l information sont conformes au régime créé par la Loi sur l accès à l information. Comme le lui permet l ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l Accès à l information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le groupe de l AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG). Le groupe de l AIPRP du CNRC est actuellement constitué d un coordonnateur et d un agent à temps plein. Le bureau de l AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l agent de liaison en matière d AIPRP du PARI-CNRC, l agent de liaison en matière d AIPRP de la DRH, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l ensemble de l organisation. Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d accès à l information. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l Accès à l information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC. Il assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s assurer que l organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l organisation : Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l accès à l information au sein de l organisation. Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière d accès à l information. Il administre le système de gestion électronique. Il traite des questions en matière d accès à l information mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion. Il traite les demandes de consultation reçues d autres organismes fédéraux. Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à l accès à l information. Il rédige le rapport annuel au Parlement. Il coordonne les mises à jour des publications d Info Source. Il examine tous les documents de l organisation, et notamment les rapports de vérification et d évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d enquête sur les cas de harcèlement. Il élabore des procédures internes. 4

5 Il participe aux activités de la collectivité de l AIPRP, et notamment aux réunions de la collectivité de l AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité. Conformément à l article 71 de la Loi sur l accès à l information, l Institut canadien de l information scientifique et technique du CNRC (ICIST-CNRC) et ses différents centres d information sont les lieux désignés où le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. La bibliothèque principale de l ICIST-CNRC est située à l édifice M-55 du complexe du chemin de Montréal à Ottawa (Ontario) et les centres d information du CNRC sont répartis un peu partout au pays. IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE L annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d accès à l information reçues et traitées par le CNRC du 1 er avril 2011 au 31 mars Dans la présente section, nous procédons à l interprétation de ce rapport statistique. Au cours de l exercice, le CNRC a reçu 67 (soixante-sept) nouvelles demandes d accès à l information. L origine des demandes se répartissait comme suit : six (6) provenaient des médias, treize (13) d entreprises, deux (2) d organismes et quarante-six (46) du public en général. Quatre (4) demandes avaient été reportées de l exercice précédent pour un total de soixante et onze (71) demandes à traiter au cours de la période visée. Le CNRC a traité soixante-quatre (64) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de sept (7) demandes a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière. Les demandes relevaient de différents secteurs de l organisation : Ressources humaines 3 Subventions et contributions, y compris le Programme 9 d aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes 40 Centre canadien de matériaux de construction 3 Non spécifique et transfert à un autre organisme ou à un ministère 1 Gestion organisationnelle 3 5

6 Ressources humaines Subventions et contributions, y compris le Programme d aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes Centre canadien de matériaux de construction Non spécifique et transfert à un autre organisme ou à un ministère L article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l intérieur des délais originaux prévus nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans onze (11) cas. Les prorogations étaient principalement engendrées par des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie. En bref, sur soixante-quatre (64) demandes traitées, quarante-sept (47) ont été complétées dans les 30 jours, sept (7) ont été complétées entre 31 à 60 jours et neuf (9) ont été complétées entre 61 et 120 jours. Un des dossiers a dépassé le délai de 365 jours parce qu il faisait l'objet d'une enquête par le bureau du Commissariat à l information du Canada; il est demeuré inactif jusqu à ce que le demandeur abandonne sa demande. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires. D autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements quant à la possibilité de divulguer des renseignements qui émanent du Conseil national de recherches. Au cours de la période de référence, trente-quatre (34) demandes de consultation de ce genre ont été reçues d autres ministères fédéraux. Le bureau de l AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné au CNRC afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation. 6

7 La section du rapport statistique sur les exemptions répertorie le nombre de demandes où des exemptions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 18(b), 19(1), 20(1) (b)(c)(d) et 21(1)(a)(b) de la Loi. L alinéa 18(b) (Intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans un (1) cas parce que la communication de l information demandée aurait porté préjudice à la position concurrentielle du CNRC. L article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué dix (10) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n avait pas été obtenu. L article 20 (Renseignements de tiers) a été invoqué dans cinq (5) cas. L exception utilisée en vertu de l article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Le tiers en question a été consulté conformément à l article 27 de la Loi et a donné des motifs valables justifiant que l on protège les renseignements le concernant. Au cours de l année écoulée, l article 21 (Avis, etc.) a été invoqué dans trois (3) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s agissait d avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC. La communication de ces renseignements aurait compromis l intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d activités et des stratégies. Les statistiques, comme l indique le graphique ci-dessous, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l AIPRP. On observe une forte tendance à la hausse des demandes d accès à l information, plus particulièrement de la part des médias et du public. Il y a une diminution des exemptions invoquées par rapport à l année précédente, qui peut être due à la hausse des demandes relative aux contrats. Les statistiques indiquent une augmentation du délai de traitement. La hausse observée dans les demandes des médias reflète une tendance qui découle des changements organisationnels. 7

8 reçues traitées reportées Le rapport statistique annuel est joint à la fin du présent chapitre à l annexe B. V. FORMATION ET APPRENTISSAGE EN MATIÈRE D ACCÈS À L INFORMATION Le bureau de l AIPRP s est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC. Au cours de l exercice, le bureau de l AIPRP a mis en œuvre, en collaboration avec les Services de gestion des documents, une campagne de sensibilisation à la gestion de l information. Dans le cadre de cette campagne, un cours sur l AIPRP et la gestion de l information au CNRC (3 heures) a été organisé et inscrit au catalogue des cours du centre d apprentissage de la Direction des ressources humaines. Les cinq cours suivants, prévus au catalogue, ont été offerts dans le cadre de cette initiative conjointe : 28 avril 2011 : 12 participants 23 juin 2011 : 20 participants 30 août 2011 : 19 participants 22 septembre 2011 : 18 participants 15 décembre 2011 : 14 participants Les séances de formation suivantes ont été offertes, en plus des cours prévus au programme officiel : 16 mai 2011 : Agents de gestion du matériel : 20 participants 19 mai 2011 : Direction des communications : 23 participants 7 juin 2011 : Services stratégiques de la DSGI : 13 participants 8

9 Des séances d information informelles et des séances d orientation des nouveaux employés ont été offertes à un nouvel agent des communications et au vice-président. Un directeur a demandé une séance de formation d appoint sur l AIPRP. Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l AIPRP du CNRC a évalué un total de 76 questions parlementaires reçues durant la période d avril 2011 à mars De plus, sept (7) rapports de harcèlement, à la fois préliminaires et finals, ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels. Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l accès à l information traitée dans le rapport annuel sur l application de la Loi sur l accès à l information. VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES Dans le cadre de la réponse du CNRC aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la Loi sur l accès à l information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) et à leur administration, le Comité de la haute direction (CHD) du CNRC a été informé de l élaboration de trois documents connexes : 1. Protocole relatif à la protection des renseignements personnels utilisés à des fins non administratives, 2. Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et 3. Gabarit du Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie. En outre, le CHD a approuvé la nouvelle Politique de gestion des renseignements personnels du CNRC. Ces documents, ainsi que des lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière d accès à l information et de protection des renseignements personnels ont été postés sur le site Web interne du CNRC. Ces outils ont été complétés par des séances de formation et ont permis de sensibiliser le personnel à l importance de ces questions au sein de l organisme. VII. PLAINTES Trois plaintes ont été déposées contre le CNRC en Dans le dossier A et dans le dossier A , le demandeur a allégué que le CNRC avait appliqué des exemptions de manière inappropriée pour lui refuser l accès aux dossiers. Dans le dossier numéro A , le demandeur s est plaint que le CNRC avait failli à lui fournir les dossiers demandés. Ces trois enquêtes se poursuivent au Commissariat à l information. 9

10 La plainte en suspens pour l année financière (A ) fait toujours l objet d une enquête au sein du Commissariat à l information. Dans le cas de la plainte en suspens ( ) qui avait été portée contre le CNRC en concernant la prorogation du délai, le dossier a été clos et la plainte a été jugée non fondée. Le Commissariat à l information a aussi informé le bureau de l AIPRP que le demandeur avait abandonné sa demande d accès aux dossiers. 10

11 ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION 11

12 ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE 12

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