La saisie des écritures

Transcription

1 La saisie des écritures Toutes les écritures comptables passent dans un brouillard Sorte de cahier de brouillon informatique où modifications, suppressions, ajouts sont possibles Les règlements saisis à partir des fiches patients sont automatiquement portés dans le brouillard ainsi que dans le journal des recettes

2 La fenêtre principale S'ouvre lors du lancement de la comptabilité Donne un accès simple et homogène à tous les traitements et à tous les documents comptables

3 Fenêtre principale

4 Deux onglets en bas de la fenêtre Qui permettent de saisir les écritures comptables et d'effectuer les rapprochements bancaires

5 À l ouverture de la comptabilité message, si écritures répétitives arrivées à échéance Voir fichier Écritures répétitives

6 Onglet saisie des écritures le brouillard Cette fenêtre permet de visualiser dans une table Les écritures présentes dans le brouillard De sélectionner des écritures déjà présentes pour les modifier De supprimer des écritures présentes Ou de créer de nouvelles écritures Les écritures sont automatiquement triées par ordre de dates

7 L onglet Écritures comptables est le brouillard Toutes les écritures comptables sont faites dans cet onglet

8 En cas d'erreur de saisie Possibilité de faire les modifications voulues celles-ci seront automatiquement reportées vers les fiches patients et le journal des recettes Possibilité d ajouter dans le brouillard d'autres types de règlements (recettes diverses) qui, bien entendu, ne seront répercutés vers aucune fiche patient en cas de suppression ou de modification

9 Vous noterez dans cet onglet toutes les dépenses professionnelles Régulièrement il faudra valider les écritures du brouillard (c'est une obligation fiscale)

10 Les écritures validées sont définitivement portées vers le Grand Livre et la Balance Elles sont figées une fois pour toutes En cas d'erreur après validation, la seule solution sera alors de passer une écriture inverse dans le brouillard

11 La fenêtre est divisée en 3 zones

12 Dans la partie supérieure, vous pouvez choisir, à l aide des filtres, les écritures que vous souhaitez faire apparaître Écritures non validées Écritures validées Toutes les écritures

13 Vous pouvez aussi limiter l affichage Aux seules écritures de recettes Ou de dépenses

14 Les champs "Du" et "Au" permettent de limiter l'affichage à une période Cliquez sur l'icône "Oeil" pour valider la recherche

15 Possibilités d accès rapides Par des raccourcis clavier Ou le spin du sélecteur de période à droite (flèches haut et bas)

16 Dans toute la comptabilité, les champs dates Du et Au fonctionnent de la même façon Saisie directe au clavier Ou raccourcis

17 Curseur placé sur un des champs utilisé pour filtrer les dates ("Du" ou "Au") possibilité de se positionner Sur le jour en cours en enfonçant les touches CTRL + J Sur le mois en cours en enfonçant les touches CTRL + M

18 Sur le trimestre en cours en enfonçant les touches CTRL + T Sur l année en cours en enfonçant les touches CTRL + A

19 CTRL + J affichage du jour Un clic sur la flèche du haut affichage direct sans passer par l icône œil du jour précédent Un clic sur la flèche du bas affichage direct sans passer par l icône œil du jour suivant Exemples

20 Le sélecteur du milieu ouvre une fenêtre affichant les raccourcis clavier

21 Le spin du sélecteur de période Permet une modification rapide de la période affichée (dans l année en cours) L écart entre date de début Du et date de fin Au est préservé

22 CTRL + M affichage du mois Un clic sur la flèche du haut affichage direct sans passer par l icône œil du mois précédent Un clic sur la flèche du bas affichage direct sans passer par l icône œil du mois suivant Exemples

23 CTRL + T affichage du trimestre Un clic sur la flèche du haut affichage direct sans passer par l icône œil du trimestre précédent Un clic sur la flèche du bas affichage direct sans passer par l icône œil du trimestre suivant Exemples

24 De même pour Un jour, 2 jours, etc Une quinzaine, 3 semaines etc 2 jours 15 jours Pour cela, mettre une date de début et une date de fin et l écart entre les deux dates sera préservé lors du clic sur le spin avant ou arrière

25 Le combo-box "Mode" permet de limiter l'affichage à un mode de règlement

26 Le champ "Compte" permet de limiter l'affichage dans la table aux écritures d'un seul compte Pour ce faire, saisissez le numéro du compte recherché Si vous ignorez le numéro du compte, vous pouvez cliquer sur l'icône voisin représenté par une ampoule pour le sélectionner

27 Cliquez sur l'icône "Oeil" pour valider le filtrage

28 Recherche avancée permet de faire une recherche sur des écritures précises selon Montant et Libellé/n de facture

29 Dans la zone centrale, une table permet de voir les écritures présentes

30 Lors de l'ouverture de la fenêtre, la table est positionnée sur les derniers enregistrements Les recettes enregistrées à partir des fiches patients sont présentes dans les comptes 7000 ou et suivants Avec le libellé Honoraires + numéro de dossier Ou le libellé Hon. + nom du patient

31 Dans la partie inférieure, un masque de saisie comporte les champs suivants : Date : obligatoirement dans l'année en cours (par défaut, la date du jour)

32 Libellé : libre, alphanumérique LOGOSw permet un auto-apprentissage des libellés avec proposition automatique au troisième caractère

33 Compte : alphabétique, doit obligatoirement être l'un des comptes du plan comptable en cours Un clic sur l icône représenté par une ampoule fenêtre du plan comptable de l année en cours Ou un clic droit dans le champ Compte fenêtre du plan comptable de l année en cours Permet de choisir l'un des comptes existants

34 Numéro : numérique, doit obligatoirement être l'un des comptes du plan comptable en cours Un clic sur l icône représenté par une ampoule fenêtre du plan comptable de l année en cours Ou un clic droit dans le champ Numéro fenêtre du plan comptable de l année en cours Permet de choisir l'un des comptes existants

35 Le fait de remplir l un des champs Compte ou Numéro remplit automatiquement le second

36 L icône ventilateur pour ventiler une écriture

37 Mode : mode de règlement de la dépense ou de la recette Doit obligatoirement être choisi parmi Es pour espèces B1 B2 B3 pour banque 1, 2 ou 3 9 C1 C2 C3 pour carte de crédit 1, 2 ou 3 9 V1 V2 V3 pour virement 1, 2 ou 3 9 Od pour opérations diverses, lorsqu'il s'agit d'un passage d'écriture d'un compte à un autre

38 Monnaie : dans laquelle est effectuée l opération Crédit : Lorsqu'il s'agit d'une recette Champ numérique réel, positif ou négatif Débit : Lorsqu'il s'agit d'une dépense Champ numérique réel, positif ou négatif

39 Numéro de facture Pour une dépense Champ supplémentaire, pour saisir un numéro de facture

40 "Numéro de facture / "Numéro de pièce" Sera indiqué "Numéro de facture quand il y a un compte de classe 6 car pour une dépense, la pièce est quasi systématiquement une facture "Numéro de pièce" apparaîtra dans les autres cas

41 Numéro de chèque Uniquement lorsqu il s agit d un débit L'incrémentation du numéro est automatique

42 La validation globale de l écriture se fait en cliquant sur l icône coche verte Elle n est effective que si les tests de cohérence sont positifs (Date, Mode, Compte, Numéro, et soit Crédit soit Débit)

43 Pour créer une nouvelle écriture Un clic sur l icône + et remplir les champs de saisie Ou remplir directement les champs de saisie

44 Pour modifier ou supprimer une écriture Placez la barre lumineuse sur la ligne à modifier ou à supprimer

45 La sélection d une ligne fait apparaître un libellé Modifier l écriture permettant de l atteindre pour la modifier ou la détruire

46 Clic sur Modifier l écriture Message de rappel

47 La ligne sélectionnée apparaît dans le champ de saisie et la modification ou la destruction de la ligne est possible

48 Pour modifier une écriture L écriture apparue dans le masque de saisie est modifiée Modifications dans les champs de saisie Puis clic sur l icône de validation coche verte

49 Pour supprimer une écriture Un clic sur l icône Feu Message d alerte demandant confirmation de la destruction

50 L écriture sélectionnée sera détruite S il s agit d une écriture de recettes enregistrée à partir d une fiche patient Elle sera également supprimée dans le dossier du patient correspondant et le solde de la fiche patient sera remis à jour Elle sera également supprimée dans le livre des recettes

51 Lors de la saisie d un chèque de dépenses icône Imprimante pour imprimer le chèque correspondant

52 L icône "Main Fléchée" annule les champs saisis dans le masque de saisie (avant validation)

53 Écriture d'un guide Pour éviter des saisies répétitives et régulières (loyer, salaires, charges sociales...), possibilité de créer des guides d'écritures L'icône "Panneau indicateur jaune" permet de conserver et de récupérer des modèles

54 Son activation fait apparaître une table sous laquelle des champs de saisie identiques à ceux de la fenêtre du brouillard seront renseignés

55 Lorsque les modèles sont créés Sélectionnez avec la barre lumineuse celui recherché Un clic sur OK le fait basculer dans le masque de saisie des écritures

56 Ne reste plus qu à noter la date (par défaut celle du jour) À modifier les données qui différent Un clic sur coche verte pour valider

57 Les écritures répétitives Possibilité de créer et de gérer des écritures répétitives (écritures qui affectent à date fixe et pour une somme invariable l un de vos comptes : leasing, abonnement internet ) Possibilité d afficher les écritures répétitives en attente pour visionner l état de sa trésorerie Voir fichier Écritures répétitives

58 Une fois tout compris