Fonctionnement de l outil Web

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1 Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce Chargé de communication jphilippe@ignis.fr Fonctionnement de l outil Web sommaire Fonctionnement du front office... p. 02 Les zones d accès privilégiées depuis la page d accueil - p. 02 Les accès aux formations via les compléments d informations - p. 05 > Accès depuis la page d accueil > Accès depuis la bibliothèque des actualités La page d actualité - p. 06 Présentation des formations - p. 07 > Rédactionnel de présentation de la formation Commander une formation - p. 08 Fenêtre de validation de la commande de formation - p. 08 Finalisation de la commande - p. 08 Fonctionnement de l ERP... p. 09 Le menu de l ERP - p. 09 > Les sous-menus Gestion du suivi d une formation tout au long de la vie d une commande - p. 10 > Les boutons d action > Le tri des commandes par date, par formation ou par panier > Filtre des commandes par établissement ou par référence de facture > Filtre des commandes par état > Liste et aperçu des commandes en cours Convention de stage et convocation des stagiaires - p. 12 Validation d un stagiaire - p. 12 > Feuille de présence et validation par le formateur > Attestations de fin de stage > Attestations et compétences et diplômes Suivi et gestion financière... p. 13 Consultation des progressions de l entreprise en temps réel - p. 13 Suivi et export comptable - p. 13 Objectifs du projet Depuis le lancement du projet scio.fr, l objectif principal de la création de cet outil on line est : soigner l expérience utilisateur, en l occurrence : le futur stagiaire. Lors de l élaboration des différentes parties de ce projet Web, la principale préoccupation était de faire en sorte que le futur stagiaire puisse trouver rapidement les informations et les réponses souhaitées à ses problématiques de formation. De la même manière, la conception de la partie administrative de cet outil, a été tournée vers le suivi apporté à ce stagiaire, en systématisant un protocole articulé autour des étapes rencontrées par le stagiaire tout au long de sa formation et même après ignis communication 1/13

2 Fonctionnement du front office La page d accueil est conçue comme un tableau à plusieurs entrées, l objectif étant de faciliter l accès du futur stagiaire aux contenus de formation qui l intéresse. Voici les différentes zones d accès principales depuis la page d accueil : zone 1 zone 2 zone 3 Les zones d accès privilégiées depuis la page d accueil Zone 1 La première zone correspond au menu principal dans lequel un large menu déroulant propose les différentes catégories de formations. L intitulé de ces catégorie est prévu pour être rapidement intelligible du stagiaire en recherche et reprend les thermes en usages. Des pictogrammes viennent compléter cette visibilité. Enfin, sur la droite, des liens directs vers les formations les plus demandées permet encore de faciliter l accès. catégories Accès rapide aux formations les plus demandées Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

3 Zone 2 La zone 2 représente un slider défilant qui présente alternativement trois grandes familles de formations. Pour chacune de ces parties, des liens dirigent le futur stagiaire vers des formations ou vers des compléments d informations. Famille 1 Accès rapide vers des formations ou vers des compléments d information relatif à la famille Famille 2 Accès rapide vers des formations ou vers des compléments d information relatif à la famille Famille 3 Accès rapide vers des formations ou vers des compléments d information relatif à la famille Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

4 Zone 3 La zone 3 est un moteur de recherche permettant au futur stagiaire de conditionner sa recherche selon des critères de mot(s) clé(s), de date et de lieux. Cette recherche peut se faire : > par une recherche rapide (illustration 1) > en consultant la liste des prochaines formations (illustration 2) recherche rapide système de mots clés avec auto complétion bornage de la recherche liste déroulantes des villes liste de formations Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

5 Accès aux formations via les compléments d informations Sur le site Scio.fr, les compléments d information prennent la forme d actualités. Ces actualités sont datées et associées entre elles et avec les formations par un système de tag (mots clés). Accès depuis la page d accueil : Cet espace d actualité présenté sur la page d accueil propose les actualités les plus récentes. Zone d actualité de la page d accueil Accès depuis la bibliothèque des actualités : Archives des actualités Récentes actualités Tri par Tags (mots clés) Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

6 La page d actualité L objectif des actualités est de renseigner le futur stagiaire quant aux réglementations en cours ainsi que l informer sur son environnement, les risques potentiels et les solutions proposées. Date et Tags de l actualité Partage réseaux sociaux Contenu de l actualité Liens vers direct vers des formations associées à cette actualité Le lien direct vers la/les formation(s) associée(s) à l actualité facilité l accès à la formation répondant aux problématiques du stagiaire. En outre, ce lien rédactionnel offre une présentation rapide du contenu de la formation proposée. Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

7 Présentation des formations partage RS Lien rapide vers les grandes familles de formations informations tarifaires 4 informations complémentaires Lien rapide vers les grandes familles de formations Dates programmées pour cette formations Rédactionnel de présentation de la formation La rédaction des contenus de formations suit systématiquement un même protocole permettant au futur stagiaire de retrouver, d une formation à l autre, les même type de contenus au même emplacement et dans le même ordre. Ce protocole permet de créer des repères et facilite la lecture rapide de la part du stagiaire en recherche. L objectif étant toujours de permettre au stagiaire de trouver le plus rapidement possible LA formation qui correspond à son besoin. Les informations sont donc toujours ordonnées dans cet ordre : Titre de la formation Types de personnes concernées Description des objectifs pédagogiques Détail du programme de formation Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

8 Commander une formation Pour commander une formation, le futur stagiaire clic simplement sur le calendrier au mois de son choix, une fenêtre apparaît, il n a plus qu à suivre la procédure. Au passage, le système en profite pour lui donner des informations complémentaires : > jour(s) précis de la formation > horaires de la formation > nombre de participants maximum (pour les inscriptions en groupe) > lieu de formation (carte + adresse) Fenêtre de validation de la commande de la formation Permet d ajouter la formation au panier Permet d accéder au panier finalisation de la commande La finalisation de la commande reprend les étapes et les codes des boutiques en ligne : > identification/inscription, > vaidation, > etc Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

9 Fonctionnement de l ERP Le site Scio.fr est doté d un espace d administration qui permet aux administrateurs de gérer le contenu du site Web. Cet espace est également un ERP permettant à SCIO de gérer et d administrer ses différentes applications professionnelles ainsi que leurs interactions : > Gestion des formations et contenus de formations (gammes et rubriques) > Gestion des planning et des lieux de formation > Gestion des ressources humaines et des compétences des formateurs > Gestion des commandes (depuis le panier jusqu à la facturation) > Gestion des clients > Gestion des OPCA La conception de l outil s est concentrée sur le suivi des stagiaires tout au long de la vie d une commande de formation. L objectif principal étant de permettre aux administrateurs de rapidement identifier les interactions du stagiaire tout au long de la vie de sa formation pour pouvoir l accompagner au mieux. Le menu de l ERP Le menu est composé des grandes familles d applicatifs permettant de faire fonctionner le système. Chaque menu se compose d un sous-menu déroulant. Les notifications alertent sur les interactions Le tableau de bord renvoie une image de l entreprise via des données statistiques Permet de gérer les contenus de formations Permet de gérer les autres contenus proposés sur le site permet le suivi de la vie des commandes assure la gestion de l ensemble des utilisateurs (administrateurs, formateurs, stagiaires, clients,...) Les sous-menus Les sous-menus sont les suivants : Gestion des contenus : > Gammes inter entreprises > Gammes e-learning > Gamme supports personnalisés > Gammes spécifiques > Gestion des compétences Gestion du site : > Bibliothèque d actualités > Gestion des tags > Formations favorites > Références Gestion commerciale : > Gestion des commandes > Agenda des événements > Générer des événements > Gestion des lieux de formation > Gestion des vacances Gestion des utilisateurs : > Gestion des accès > Gestion des sociétés > Gestion des OPCA > Recherche de formateurs Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

10 Gestion du suivi d une formation tout au long de la vie d une commande Le suivi d une formation se fait via cette page ci-dessus. Elle se compose de 5 blocs distincts permettant d agir et/ou de consulter le la progression des formations et des commandes qui s y réfèrent. Les blocs sont les suivants : 1 > les boutons d action 2 > le tri des commandes par date, formations, paniers en cours 3 > filtre les commandes par établissement ou par référence de facture 4 > filtre les commandes par états (en attente validées, à facturées, facturées, réglées, etc) 5 > liste et aperçu des commandes en cours 1 Les boutons d action Ces boutons permettent d intervenir sur la commande sélectionnée. Leur intitulé est assez explicite! 2 Le tri des commandes par date, par formation ou par paniers en cours Ici la liste des commandes est la vue par défaut. La vue par commande correspond à l illustration ci-contre. Elle permet notamment de consulter le taux de remplissage des différentes sessions de formations. Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

11 3 Filtre des commandes par établissement ou par référence de facture Ce double filtre permet de conditionner l affichage pour mettre en valeur les commandes d un établissement ou de rechercher une commande par son numéro de facture. 4 filtre des commandes par états Ce filtre permet de conditionner l affichage des commandes suivant leur état. On peut observer ici les différents états par lesquels passe une commande : > En attente : les commandes ont été générées et sont en attente de validation. > Validées : toutes les commandes validées dont la date de formation est à venir. > à facturer : état des commandes dont les formations ont eu lieu et qui attendent d être traitées en facturation. > Facturées : état des commandes qui ont été facturées et qui sont en attente de leur règlement > Réglées : état des commandes dont toutes les factures ont été honorées > Annulées : état des commandes qui ont été annulées > Toutes : regroupes toutes les commandes quelle que soit leur état 5 liste et aperçu des commandes en cours Ici, on a un aperçu des commandes (état facturé). Cet aperçu permet de visualiser rapidement quels clients ont été facturés, pour quelle formation, pour quel montant. Chacune de ces commandes pouvant données lieux à plusieurs factures, on retrouve, en dessous, la ou les facture(s) qui leurs sont relatives assurant ainsi un vision rapide de l état des facurations. Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

12 Convention de stage et convocation des stagiaires Lors d une commande, grâce aux renseignements fournis par le client au moment de sa commande, le système génère automatiquement une convention de stage ainsi qu une convocation de stage. Ces documents, générée automatiquement par l ERP au format PDF, reprennent : > le nom de la formation > la référence de la commande > le lieux et la date de la formation > le référentiel pédagogique complet > l identité du ou des participants > le nombre de jour(s) de formation > les conditions tarifaires > les conditions générales de vente Une fois la commande validée et la convention dûment renseignée et signée, la commande peut passer en statut validé. Validation d un stagiaire Lorsqu une commande passe en état «à facturer», c est à dire une fois que la formation à eu lieu et avant que la commande fasse l objet d une facturation, les retours des formateurs sont traités dans le système : Feuille de présence et validation par le formateur Pour chaque session de formation, le formateur renseigne les feuilles de présence permettant ainsi, en fin de commande, de s assurer de quels stagiaires ont effectivement suivi la formation et avec quel succès. Cette feuille de présence est alors archivées sur l ERP dans sa commande de référence. Attestations de fin de stage En fonction des données renseignées en amont et aux conditions de bonne présence du stagiaire et de succès, des attestations de fin de stage sont automatiquement générées et personnalisées pour chacun des stagiaires. Ces attestations sont liées à la facturation et envoyées à la société du stagiaire en même temps que la facture. Attestations de compétences et diplômes Les cas échéant, lorsque les formations suivies ouvrent droit à des attestations et/ou à des diplômes, en fonction des données renseignées en amont et aux conditions de bonne présence du stagiaire et de succès, ces documents sont automatiquement générées et personnalisées pour chacun des stagiaires. Ces documents sont liées à la facturation et envoyées à la société du stagiaire en même temps que la facture. Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13

13 Suivi et gestion financière Les données statistiques du tableau de bord permettent de générer des données permettant de suivre la progression et l évolution de la vie de l entreprise, les produits qui sont les plus porteurs, etc... Consultation des progressions de l entreprise en temps réel Afin de suivre au quotidien les progressions de l entreprise, un tableau de bord présente notamment des données globales concernant les CA de l entreprise ainsi qu un graphique représentant les progressions des CA des différentes catégories de formations. Conditionne l affichage du graphique en bas à droite Calcul du CA et du potentiel en cours Grqphiaue de progression des gqmmes au cours de l années 2014 Suivi et export comptable Pour compléter le suivi de l entreprise, un outil d export comptable permet de générer des fichiers XLS faisant état de l état des règlements. Cet export est configurable dans le temps avec un bornage de début et de fin de facturation. Votre interlocuteur : Jean-Philippe Sourisce /13