LE MODE D EXERCICE DE LA PROFESSION DE NOTAIRE AU QUÉBEC (CANADA) Me Diane Bruneau Notaire, professeure titulaire Université de Montréal

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1 LE MODE D EXERCICE DE LA PROFESSION DE NOTAIRE AU QUÉBEC (CANADA) Me Diane Bruneau Notaire, professeure titulaire Université de Montréal A - Généralités Au Québec, seule province du Canada de droit civil, l exercice de la profession de notaire a subi une véritable révolution. Alors qu encore au début des années 1980 les notaires travaillaient habituellement seuls ou partageaient les frais de leur étude avec un ou deux associés, attendant qu un enfant prenne la relève, aujourd hui, et sans que le mouvement ne soit achevé, les notaires se spécialisent, travaillent en équipe ou en réseaux et se joignent à d autres groupes de professionnels. Il y a quelques notaires en pratique privée (sur les quelques 3497 notaires 2 au total inscrits au Tableau de la Chambre des notaires du Québec) pour servir une population de près de 8 millions de personnes. 1. Notaire sans limites Chaque notaire peut choisir son lieu d exercice dans la province sans aucune restriction. De plus, outre le contingentement du nombre des admissions dans les Facultés de droit, il n y a pas de limite prévue quant au nombre de notaires au Québec. Les seules demandes de limitation sont venues des notaires eux-mêmes qui, par exemple, au début des années 90, ont eu le désir de restreindre la concurrence. Mais la majorité des notaires était d avis que de limiter l accès à la profession ne serait pas à l avantage de cette dernière. Nous étions à l époque de l abolition du tarif obligatoire imposé par le gouvernement pour les services notariaux 3. En l absence d un tarif réglementé et d une baisse substantielle de transactions immobilières due à la conjoncture économique, le notariat a alors connu une période difficile. Au cours de cette période, plusieurs notaires ont déserté la profession en raison notamment d une chute des honoraires liée au marchandage de la part des promoteurs immobiliers et de la population en général qui ont su tirer parti du fait que les notaires alors en exercice étaient trop nombreux pour le nombre de transactions immobilières à effectuer. Des associations régionales, voulant assurer la survie de leurs études et ne pas 1 FONDS D ASSURANCE-RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE DE LA CHAMBRE DES NOTAIRES DU QUÉBEC, Bulletin, no 67, mars 2010, p Ce chiffre est tiré d un tableau du CONSEIL SUPÉRIEUR DU NOTARIAT Le notariat dans le monde publié dans le journal l ENTRACTE de la Chambre des notaires. vol. 20 no 2, 15 mars 2011, à la p. 22. Le nombre de notaires inscrits au tableau de l ordre au moment d écrire ces lignes était rendu à Abolition qui a eu lieu au 1er janvier 1991, tout en conservant pour certaines années un tarif suggéré.

2 sombrer dans une spirale descendante, ont alors fait des ententes sur les prix. Mal leur en a pris, car le Bureau de la concurrence a finalement reproché à au moins deux associations de notaires, l une de 60 membres et l autre de 19 membres, leur comportement illégal. Il n a été tenu nul compte que les lois du marché avaient eu pour conséquence de permettre des prix dérisoires 4. Dans les années plus prospères qui ont suivi, les notaires ont appris, bon gré, mal gré, à composer avec la libre concurrence et ont renoncé aux débats sur la réintroduction d un tarif ou sur le contingentement du nombre de notaires. 2. Mode d exercice Au début des années 1980, le mode d exercice se résumait soit à être notaire solo (souvent avec plusieurs techniciens juridiques), soit être notaire au sein d une société de dépenses avec d autres professionnels «colocataires». Ce genre de regroupements permettait des économies d échelle par le partage des frais communs (réceptionniste, bibliothèque juridique, etc.). Il était interdit d exercer ses activités de notaire en société (compagnie). Les notaires ne pouvaient donc pas perdre leur individualité sous le couvert d une telle personne morale. Malgré cette interdiction, plusieurs sociétés regroupant des notaires ont vu le jour sous forme de sociétés de gestion. Le rôle d une telle société était d offrir aux notaires des services d administration en échange d honoraires. Ces structures offraient certaines économies fiscales, en plus de donner ouverture à des partenariats avec d autres catégories de professionnels. La société restait toutefois invisible pour le client, de même que pour l ordre professionnel, car ses activités n étaient pas de nature professionnelle. Ainsi, déjà une certaine multidisciplinarité existait, puisque des notaires se sont associés à des firmes comptables ou à des cabinets d avocats par l intermédiaire de telles sociétés de gestion. Quant à la société de personnes proprement dite, elle était difficile à vendre aux notaires. Son utilisation représentait un très grand risque à leurs yeux en raison de la responsabilité solidaire qu elle entraînait entre les associés. Elle n était donc utilisée qu entre des notaires qui se connaissaient de longue date, avaient des compétences égales et qui approuvaient leur méthode respective de travail. Le notaire est très soucieux des poursuites pouvant résulter des actes qu il rédige. Les écrits restent dit-on et la jurisprudence n a pas été tendre avec les notaires. Il faut dire que le notariat québécois a connu ses petits scandales financiers reliés notamment à une utilisation frauduleuse des fonds reçus en fidéicommis. Puisque le régime d assurance-responsabilité de la Chambre des notaires ne couvre pas la responsabilité qui découle d une malversation ou du non respect de ses directives obligatoires, le notaire associé se trouvait à se porter garant de la droiture de ses associés sur son patrimoine personnel. 4 Pour plus de détails voir : BUREAU DE LA CONCURRENCE INDUSTRIE CANADA, «Le prix du complot: une discussion qui pourrait vous coûter cher» (2001) no 1, CP du N (Cours de perfectionnement du notariat) 133.

3 C est l une des raisons qui explique pourquoi, contrairement aux grands cabinets d avocats, les notaires ont préféré former de plus petites études. Des petites études permettaient aussi de se rapprocher de la clientèle cible et d offrir des services partout en région. Cependant, cette clientèle étant de plus en plus à la recherche de conseils spécialisés, les petites études de notaires ont commencé à se regrouper en réseaux. Par exemple, le Réseau notarial Plus est une association de notaires répartis dans 52 villes du Québec, alors que le réseau PME Inter notaires regroupe sous cette bannière 200 notaires de 40 localités. Ces réseaux permettent aux notaires membres de mettre en commun leur expérience et d échanger des services, des connaissances ainsi que des méthodes de travail. 3. Notariat et le nouveau droit de se constituer en société En 1991, le ministre des Finances du Québec annonce qu il accordera aux professionnels le droit de constituer leur pratique en société et en conséquence de profiter du plus petit taux d impôt. Mais il faudra attendre la loi adoptée en 2001 pour que l Office des professions du Québec 5 modifie le Code des professions afin de permettre de créer des sociétés ou sociétés de personnes à responsabilité limitée. Toutefois, les professionnels devront encore attendre que leur ordre respectif adopte luimême un règlement sur ce sujet avant de pouvoir réaliser de telles structures. Ce qui fut fait par la Chambre des notaires en Depuis, et à condition de respecter ce Règlement, les notaires du Québec ont une panoplie d options et de combinaisons pour l exercice de leur profession, options qu ils peuvent utiliser à leur entière discrétion : Notaire seul Notaire seul + société de dépenses Notaire seul inc. Notaire exerçant en société de personnes à responsabilité limitée (SENCRL) Notaire inc. oeuvrant parmi une société à responsabilité limitée Notaire au sein d une société multidisciplinaire, etc. En examinant les statistiques publiées par le Fonds d assurance-responsabilité de la Chambre des notaires, on constate que la profession comptait, au 31 décembre 2009, Organisme gouvernemental qui «veille à ce que les professions s exercent et se développent en offrant au public des garanties de compétence et d intégrité.» (Citation tirée du site internet de cet organisme : 6 Règlement sur l exercice de la profession de notaire en société, R.R.Q., c. N-3, r. 7. (Ci-après le Règlement.)

4 sociétés à responsabilité limitée - SARL) (comprenant les sociétés et les SENCRL) 7. Ce chiffre se décompose comme suit : 80 sociétés par actions ne comprenant qu un seul notaire; 142 sociétés par actions comprenant plus d un professionnel et incluant 347 notaires, 82 sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL). En somme, il s agit de 27.1 % des notaires en pratique privée qui exercent soit en société par actions (15,5%) ou en SENCRL (11,6%). On a constaté une augmentation de 17 % du nombre de SARL en un an 8. Il faut préciser que la Chambre des notaires a offert un total de 1,5 million $ en subventions depuis le 3 avril 2000 afin de favoriser ces regroupements 9. Ces chiffres n indiquent toutefois pas combien de notaires font partie de structures multidisciplinaires. La Chambre des notaires nous a précisé que leur nombre se situerait entre 30 et 35. En effet, la véritable révolution de ces structures de professionnels n étant pas uniquement de permettre à un notaire de se joindre à une étude d avocats ou de comptables, mais bien de permettre à toute une étude de notaires de se joindre à un groupe d autres professionnels pour offrir au public un guichet unique. Ceci est rendu possible puisqu il est maintenant permis de partager les honoraires avec d autres professionnels régis par le Code des professions 10. Cette possibilité a notamment fait disparaître toute discussion quant au regroupement des professions de notaire et d avocat en une seule. Les obstacles à l utilisation d une société de personnes invoqués plus haut sont tombés, puisque le notaire associé n est plus solidairement responsable des actes professionnels de ses associés. Toutefois la responsabilité personnelle du notaire continue de s appliquer face à son client «peu importe le véhicule juridique utilisé» 11. De plus, dans le cas d une SENCRL, le notaire peut être tenu personnellement responsable pour les obligations de la société de personnes qui découlent d activités autres que l exercice des activités professionnelles 12. B- Création de la structure d exercice en groupe Malgré la grande ouverture faite par la réglementation, les regroupements connaissent plusieurs obstacles. 7 Marlène OUELLET et Jacques LABBÉ, Bilan annuel du Fonds d assurance-responsabilité professionnelle de la Chambre des notaires du Québec, Entracte, vol. 19, no 5, 15 juin FONDS D ASSURANCE RESPONSABILITÉ DE LA CNQ, loc.cit., note 1, p La Chambre des notaires annoncé la fin de cette aide financière au regroupement dans un communiqué en date du 7 avril ou même avec des membres d une liste prévue dans l annexe A du Règlement à laquelle figurent notamment les actuaires et les courtiers immobilier. 11 Michel TURCOT, «Choix du véhicule juridique approprié La responsabilité professionnelle et la fiscalité» Entracte, vol. 14, no 12, 15 décembre Une assurance pour couvrir ces cas est donc recommandée. Voir FONDS D ASSURANCE RESPONSABILITÉ DE LA CNQ, loc.cit., note 1, p. 144.

5 Premièrement les règlements, ne sont pas complètement uniformes d une profession à l autre. Par exemple, le règlement des comptables agréés prévoit que les statuts de la société doivent limiter ses activités à l exercice d activités professionnelles, alors que les statuts d une société de notaires ne doivent seulement prévoir que ses activités seront principalement des activités professionnelles 13. Ces distorsions ne seront pas de nature à empêcher un regroupement, mais seulement à le compliquer Deuxièmement, tel que mentionné ci-dessus, la responsabilité personnelle du notaire demeure. Le notaire doit ainsi continuer de contracter une assurance personnelle suffisante. En plus, tout notaire qui commence à exercer au sein d une SARL, y compris un notaire employé, doit fournir à la Chambre des notaires un certificat d assurance démontrant que la société est suffisamment couverte pour la responsabilité pouvant résulter des fautes ou négligences qu il pourrait commettre dans l exercice de sa profession au sein de la société. 14. La garantie minimale est de 1 M$ en excédant de la limite de base si le notaire exerce avec d autres, et de $ s il exerce à titre de seul professionnel dans la société 15. Outre cette garantie, il n y pas d autres exigences financières quant aux investissements qui doivent être faits dans ces sociétés de professionnels. Il y a toutefois quelques autres exigences administratives : payer 175$ plus taxes à la Chambre des notaires, lui fournir les documents attestant de la nature de la SARL et de son immatriculation auprès du Gouvernement et au Registre des entreprises du Québec art. 4 du Règlement. Toute personne peut devenir actionnaire ou associée de cette société et y injecter les sommes qu elle désire sans restriction. On pourrait même songer à un appel public à l épargne, même si dans les faits il n y en a pas. Les exigences sont plutôt au niveau du contrôle de la société. Ainsi, le Règlement prévoit à son art. 3 qu une société qui se présente exclusivement comme une société de notaires doit être contrôlée par des notaires directement (ou indirectement si les parts appartiennent à une société ou à une fiducie). De plus, les administrateurs ou dirigeants devront en majorité être des notaires et cette majorité sera nécessaire pour qu il y ait quorum aux réunions. Par ailleurs, pour la société multidisciplinaire, ces dernières exigences relatives au contrôle de la société par des notaires sont remplacées par des exigences similaires visant à assurer le contrôle de la société par les professionnels qui en font partie par rapport aux non professionnels. 13 Règlement sur l exercice de la profession de comptable agrée en société, RRQ., c. C-48, r5.1, art. 1 et 2 in fine et Règlement, art 2. 3e al. et art. 3 in fine 14 FONDS D ASSURANCE RESPONSABILITÉ DE LA CHAMBRE DES NOTAIRES, «La SARL. le notaire et ses obligations, Bulletin, no 67, mars Voir aussi Marie-Josée TEXEIRA, Les nouvelles sociétés à responsabilité limitée et l assurance de responsabilité, Revue du Notariat, vol 110, décembre 2008, Art. 9 et 10 du Règlement, précité note 6.

6 C- La vie de la structure 1. Que reste-t-il du secret professionnel et de l impartialité du notaire? Le mode d exercice choisi ne relève pas le notaire de son devoir de respecter le secret professionnel face à son client. Tout au plus lui permettra-t-on de dévoiler le nom de ses clients aux fins de l administration de sa société 16. D ailleurs, on note la tendance de certains bureaux de comptables, dont le secret professionnel n est pas reconnu par les autorités fiscales, à constituer une société d avocats pour mieux protéger certaines conversations et documentation La base de données des notaires où l on retrouve les dossiers clients doit être distincte de toute autre base de données de tout autre type 17. Lorsque dans une société, un partenaire, un dirigeant ou un employé a un conflit d intérêts avec un client, le notaire doit prendre des mesures pour éviter que cette personne obtienne des informations sur ce dossier 18. Au chapitre du respect de l intégrité du notaire, on note qu un notaire ne peut garder à son emploi un notaire radié, ne peut continuer de travailler dans une société où un professionnel radié continue ses activités liées à l administration ou aux décisions, et le notaire ne doit pas s associer avec une personne qui porte atteinte à la dignité de la profession 19. On constatera en pratique que cette obligation d impartialité imposée au notaire qui agit à titre d officier public met un frein aux regroupements multiples. Quel intérêt aurait un notaire à s associer avec un courtier en immobilier qui serait son meilleur client? Le partage des commissions liées à la vente des maisons au niveau de la société ne crée-t-il pas une situation de conflit d intérêts? Le professeur Alain Roy a déjà mentionné que l apparence de conflit d intérêts est aussi grave que le réel conflit d intérêts. Les comptables ont eu leur leçon, suite à l affaire Enron, relativement aux liens trop étroits qui s établissent dans une même société. Aujourd hui, on interdit aux firmes comptables d agir à la fois comme vérificateur et conseiller d un même client 20, et ce, même si dans les faits ces deux activités étaient souvent divisées en équipes très distinctes. De façon générale, les différends entre le public et les professionnels relèvent de l ordre professionnel concerné qui prévoit des mécanismes d examen des plaintes, de médiation et de sanctions. Si un conflit persiste entre notaires sur un sujet relié à l exercice de la profession, le litige ne peut être porté devant les tribunaux avant qu une médiation n ait été tentée sous l égide de la Chambre des notaires 21. Toutefois, aucune restriction n est 16 Code de déontologie des notaires, R.R.Q., c. N-3, r.2, art Règlement sur la tenue des dossiers et des études de notaires, c. N-3, r.16., art Id. art Id., art STEPHEN SPECTOR, M.A., FCGA «Le point sur la loi SOX et sa version canadienne Quatrième partie Les conséquences pour les CGA» dans Le Reper : CA/PDResources/Pages/LepointsurlaloiSOX.aspx 21 Id., art. 56, 11 e al.

7 prévue pour un litige entre un notaire et un autre professionnel au sein de la même société. 2. Que fait-on du greffe du notaire? Historiquement le greffe du notaire (de même que sa comptabilité en fidéicommis) a toujours été rattaché à la personne du notaire qui y consigne les actes en minute qu il reçoit, en assure leur conservation et en délivre des copies. Il s agit habituellement de l actif principal de l étude. Cet actif ne peut toutefois pas être cédé à la société. La pérennité de cette conservation est toutefois prévue, puisque si ce greffe n est pas cédé à un autre notaire, il devra être déposé à la Cour supérieure. Si le greffe est cédé à un autre notaire, il faut qu il soit du même district judiciaire 22. Cette cession doit être autorisée par l Ordre après avoir payé les frais requis. Deux avis dans les journaux du district doivent être faits par le cessionnaire. Nous avons eu vent que la valeur marchande de certains greffes de notaires très actifs a atteint quelques centaines de milliers de dollars. Dans le contexte de l exercice en société, de nouvelles mesures adoptées mais non en vigueur 23 permettront que le greffe soit social ou commun et puisse ainsi appartenir à plusieurs notaires en indivision ou directement à une société en nom collectif. De plus, son transfert ne sera plus limité au même district judiciaire et le greffe deviendra un actif insaisissable, ce qui n est pas négligeable compte tenu de la valeur qu il peut avoir D- La fin de la structure Il n y a pas de dispositions particulières lorsque l on met fin à une société comprenant des notaires, outre le respect des conventions conclues, les exigences relatives au transfert du greffe, à la fermeture de la comptabilité et aux avis à donner à l Ordre, de même que ceux requis par la dissolution de l entreprise. Les notaires qui font faillite voient automatiquement leur droit de pratique retiré et doivent donc agir en conséquence 24. Conclusion Le notariat québécois vit probablement la plus grande révolution de son histoire. Toutes ces nouvelles structures qui accueillent des notaires à titre de partenaires ne peuvent que s enrichir par les membres de cette profession qui se caractérisent par leur attachement au droit civil et aux valeurs humaines. 22 Loi sur le notariat, L.R.Q., c. N-2, art Loi sur le notariat, L.R.Q., c. N-3, art. 26 et art. 62 et ss. 24 CHAMBRE DES NOTAIRES DU QUÉBEC, «Guide relatif aux modalités entourant la cessation temporaire ou définitive de la pratique - faillite radiation disciplinaire ou administrative», décembre 2008.