COMMUNE de COETMIEUX

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1 COMMUNE de COETMIEUX REGLEMENT DE LA SALLE MUNICIPALE Article 1 : Les utilisateurs La salle municipale est à la disposition des Associations et des particuliers qui en feront la demande à la Mairie et accepteront le présent règlement. Les associations de Coëtmieux seront prioritaires (sauf noces d or d habitants de Coëtmieux). Les demandes des particuliers n étant prises en considération qu après établissement du calendrier des fêtes.si, à ce momentlà, plusieurs demandes sont en concurrence, les habitants de Coëtmieux sont prioritaires sur les personnes hors commune. Article 2 : Les réservations Les demandes de réservation sont à adresser à la Mairie. Toute réservation sera soumise à un acte d engagement écrit. Tout litige sera réglé par la municipalité. Article 3 : Engagement du demandeur Le demandeur s engage à respecter strictement l ensemble des dispositions de ce règlement, à acquitter les droits de location et à verser la caution prévue lors de la réservation de la salle. Tout loueur est responsable pécuniairement des dégradations de toute nature s étant produites au cours de la manifestation. Article 4 : Location Le paiement de la location, sur la base des tarifs fixés par délibération du Conseil municipal sera effectué à la Mairie lors de la remise des clés. Article 5 : Caution Toute réservation de la salle engage le versement obligatoire d une caution dont le montant est fixé par le Conseil municipal. Son versement est effectué par chèque bancaire ou postal libellé à l ordre du Trésor public. Cette caution est déposée avec l acte d engagement du demandeur lors de la réservation de la salle. Elle est restituée à l utilisateur sous réserve qu aucun dégât n ait été constaté, que la salle ait été nettoyée et que le règlement ait été respecté. A cet effet, un contrôle de l état des lieux et un inventaire du matériel sont effectués par le responsable de la salle avant et après l utilisation. Toute dégradation ou disparition sera facturée à l utilisateur.

2 Article 6 : Annulation de location En cas d annulation de location, le demandeur est tenu d informer la mairie, par écrit, un mois au moins avant la date de la manifestation. Un droit d un montant de 20 % de la location sera retenu en cas d annulation tardive, -sauf cas de force majeure. Article 7 : Remise des clés Les clés de la salle seront remises au demandeur, par la responsable, la veille ou le jour de la location, lors du contrôle de l état des lieux et de la prise en compte de la vaisselle. Elles seront restituées, au plus tard, le lundi matin. Article 8 : Utilisation de la salle Les utilisateurs sont tenus de faire respecter les horaires de fermeture de cette salle : - Une heure du matin, application de la réglementation rappelée par arrêté préfectoral du 13 décembre Par dérogation, jusqu à deux heures du matin à l occasion d une manifestation ponctuelle. - Par dérogation, jusqu à deux heures du matin à l occasion de festivals ou manifestations spécifiques organisées dans le cadre de l animation touristique ou culturelle. - Par dérogation, trois heures du matin à l occasion d un bal de mariage ou d une fête privée comprenant un repas (lorsqu il y a vente d alcool par un débitant de boissons). Les organisateurs sont responsables de la bonne tenue de la manifestation. Ils sont tenus de s assurer de l extinction des lumières et sont responsables de la fermeture des portes. Article 9 : Nettoyage Rangement La salle est remise en bon état aux utilisateurs qui doivent en assurer un nettoyage après la manifestation : Salle soigneusement balayée Mobilier nettoyé et rangé dès la fin de la manifestation : les tables dans la salle prévue à cet effet, les chaises empilées le long du mur côté bar. Bar débarrassé Article 10 : Utilisation de la cuisine Pour l utilisation de la cuisine, le responsable de la salle donnera au moment de l état des lieux, toutes les explications concernant le fonctionnement des appareils. L utilisateur devra se conformer à ces prescriptions (utilisation nettoyage). Il est interdit d introduire tout autre appareil (congélateur, gazinière et surtout des bouteilles de gaz). Cette interdiction est valable pour toute la salle. La cuisine sera parfaitement nettoyée (mobilier et sol). La friteuse sera vidangée et dégraissée à l eau tiède et produit spécial. Les fours seront nettoyés à l eau tiède. Le lavevaisselle sera vidangé et nettoyé à l aide du jet prévu à cet effet. En cas de besoin de nettoyage complémentaire, le temps passé par l employée communale sera facturé à l utilisateur.

3 Article 11 : Matériel Il est interdit de sortir tout matériel de la salle : tables, chaises, matériel et ustensiles de cuisine, vaisselle. Article 12 : Dégradation Toute dégradation fera l objet d un constat. Les frais de remise en état des lieux et le remplacement du matériel seront facturés en plus de la location et la caution restituée après paiement. Le Conseil municipal se réserve le droit, en cas de dégradation importante, de refuser toute location ultérieure à l utilisateur responsable. Article 13 : Responsabilité civile Les utilisateurs devront souscrire une assurance «responsabilité civile» qui couvre les dégâts vis à vis des tiers et des biens confiés. Une attestation sera remise lors de la réservation. Article 14 : Sécurité LES ORGANISATEURS SONT TENUS : De limiter le nombre de participants de manière à ce que la capacité de la salle ne soit jamais dépassée (299 personnes), D assurer le libre passage vers les issues de secours, De laisser libre l accès de la salle pour les véhicules de secours, De prévoir les moyens et le personnel nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et la surveillance de la salle et des abords (respect des biens et du sommeil des riverains), Aucune modification ne devra être apportée à l installation électrique de la salle ni aucune autre installation, Un téléphone d appel d urgence est disponible derrière le bar.

4 FONCTIONNEMENT DE LA SALLE MUNICIPALE Des problèmes de «manque» de vaisselle et d ustensiles de cuisine, de nettoyage après location de la salle d une part, un arrêté et une circulaire de la Préfecture du 13 décembre 2002 relatives aux débits de boissons temporaires et à la lutte contre le paracommercialisme d autre part, ont conduit à repenser le règlement intérieur relatif à l utilisation de la salle municipale, en même temps que la révision et le réajustement des tarifs de location. Sur proposition de la commission «Associations», le Conseil municipal a adopté à compter du 1 er février 1996 l application des mesures ci-après. La salle municipale est à la disposition des associations et des particuliers qui en feront la demande à la Mairie et qui accepteront le règlement intérieur. Les associations de Coëtmieux sont prioritaires (sauf en cas de noces d or d habitants de la commune), les demandes des particuliers n étant prises en considération qu après établissement du calendrier des fêtes de la commune. Les particuliers de la commune étant prioritaires sur l extérieur. Réservation de la salle Les associations, ainsi que les particuliers doivent se présenter à la Mairie, au moins un moins avant la date de la manifestation, pour : Confirmer la réservation, Remettre l attestation d assurance «responsabilité civile», Remplir la fiche de renseignements destinée à la Direction Départementale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, lorsque la location comprend un repas. Ainsi que toutes les demandes complémentaires (SACEM, débit de boisson, etc ). Remise des clés Les clés seront remises au demandeur, par la personne responsable de la salle pour convenir d une heure de rendez-vous la veille ou le jour de location selon la manifestation, lors du contrôle de l état des lieux et de la prise en compte de la vaisselle. Elles seront rendues le lundi matin lors du contrôle après la location. S il s avère après contrôle, que le nettoyage n a pas été effectué correctement, il sera terminé par l employée municipale et facturé en sus de la location, au loueur (à raison de 15 l heure actuellement). Dispositions diverses Les utilisateurs devront se conformer au règlement intérieur pour l utilisation de la salle le nettoyage et le rangement- l utilisation et le nettoyage de la cuisine et des appareils de cuisson. Il est rappelé que la responsabilité des utilisateurs est engagée, notamment en ce qui concerne le respect des mesures de sécurité : Capacité de la salle (299 personnes maximum) Dégagement des voies et issues de secours Horaire de fermeture de la salle (1 heure du matin), ou possibilité de dérogation. Surveillance de la salle et des abords (trouble du voisinage) et enfin pour toute dégradation ou disparition de matériel. Les organisateurs désirant ouvrir un débit de boissons temporaire au cours de leur manifestation, doivent faire une demande d ouverture et éventuellement une dérogation

5 d horaire, auprès de la Mairie, au moins 15 jours avant. Ils seront informés sur les boissons autorisées pour la licence de 2 ème catégorie et sur l heure de dérogation. Utiliser le coin propreté à bon escient (tri sélectif).