REFERENTIEL IN2P3 CONDUITE DE PROJETS

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1 REFERENTIEL IN2P3 CONDUITE DE PROJETS Gestion de la configuration Mis à jour en mars 2008

2 Table des matières 1- Synthèse Principes généraux relatifs à la gestion de configuration Quelques définitions Objectifs de la gestion de configuration Organisation de la gestion de configuration Principes relatifs à l'identification de la configuration L'identification des produits Les documents de la gestion de configuration L'identification des interfaces Principes relatifs à la maîtrise de la configuration L'établissement de configurations de référence La gestion des évolutions Maîtrise des interfaces Principes relatifs à l'enregistrement et au suivi de la configuration Principes relatifs à la vérification de la configuration Les revues Les audits Le Plan de gestion de configuration

3 1- Synthèse OBJECTIFS Connaître tous les éléments qui composent le système pour en conserver la conformité par rapport à la spécification de besoin et pour en assurer la maintenance (remplacer les équipements qui le nécessitent ). Maîtriser les évolutions des produits. Traiter les modifications à apporter. Assurer la cohérence entre les différents constituants du système (interfaces). Contrôler que les documents techniques décrivent de façon très exacte les composants qu'ils concernent. DEFINITION Configuration : caractéristiques physiques et fonctionnelles d'un produit. Gestion de configuration : la gestion de la configuration consiste à gérer la description technique d'un système (et de ses divers composants), ainsi qu'à gérer l'ensemble des modifications apportées au cours de l'évolution du système. La maîtrise de la configuration passe par l'identification formelle du contenu de la configuration dite «de référence» et par l'acceptation de son éventuelle évolution (configuration «applicable», puis «appliquée» ou «réelle»). Evolution : changement dans la définition d'un produit. Le changement peut être demandé (volonté d'optimiser les performances, les coûts, les délais etc.) : «change resquest» (ou fiche d'évolution). Le changement peut résulter d'une non conformité : «anomalie». PRE REQUIS Le PBS (décomposition structurée du projet) est la base de la gestion de la configuration. Tous les produits configurés et les interfaces doivent figurer dans l'arborescence produits. PERIODE D'ELABORATION La gestion de la configuration est mise en œuvre des le début de la Phase de Définition Préliminaire (Phase B). 3

4 DEMARCHE Le Project Office élabore un Plan de gestion de configuration qui doit déterminer, notamment, l'organisation destinée à assurer la configuration des produits (responsable, composition de la Commission de modification ). Chaque acteur doit ensuite se conformer au Plan de gestion de configuration. Un Système de Gestion de Données Techniques -SGDT- (du type EDMS au CERN : Engineering Data Management System) peut également être établi. Ce système de gestion de configuration regroupe des bases de données techniques complexes et ses modalités d'utilisation sont consignées dans le Plan de gestion de configuration. Chaque produit doit être complètement défini (description précise, performances, caractéristiques d'interface ) ; chaque produit identifié doit avoir un marquage et un étiquetage. La configuration de référence d'un produit est décrite dans des documents acceptés (STB, Dossier de Définition, Dossiers d'interfaces), puis doit être approuvée lors des revues de projet : Revue de Définition Préliminaire (fin de Phase B) et Revue Critique de Définition (fin de Phase C). La configuration appliquée (ou réelle) d'un produit est définie dans des documents figés au terme des processus de conception (fin de Phase de définition Détaillée -Phase C -) : Dossier de Fabrication et de contrôle (Dossier industriel), documentation utilisateur, documentation de maintenance. Toute évolution de la configuration de référence d'un produit doit être justifiée, puis étudiée par la commission compétente («Commission de modification», ou «Technical Change Board») selon des critères et des modalités très formelles explicitées dans la recommandation. Seule la Commission de modification est habilitée à autoriser ou refuser une évolution. Le système de configuration doit être régulièrement suivi pour permettre aux acteurs du projet de connaître en permanence la liste des évolutions approuvées, l'état des non conformités, les décisions des actions de revues de configuration et leurs répercussions sur le système. Des procédures nécessaires à la vérification de la configuration sont instaurées : revues de projet, audits et production de documents tenus à jour durant toutes les phases de la vie du produit. DOCUMENTS ETABLIS Plan de gestion de configuration présentant : - les principes relatifs à l'organisation de la gestion de la configuration, - les principes relatifs à l'identification de la configuration, - les principes relatifs au contrôle de la configuration, - les principes relatifs au suivi de l'état de la configuration. Pour mémoire, les documents nécessaires à la gestion de configuration sont les suivants : - Spécification Technique de Besoin (STB) - Dossier de Définition - Dossier de Justification de Définition 4

5 - Dossier de Fabrication et de contrôle (Dossier industriel) - Dossiers d'interface - Documentation utilisateur - Documentation de maintenance 2- Principes généraux relatifs à la gestion de configuration 2.1. Quelques définitions Par «Configuration d'un système», il faut entendre «configuration des produits» le constituant et «configuration des paramètres de base» qui affectent la performances du système. Configuration de référence Configuration correspondant à une Spécification Technique de Besoin figée, à un Dossier de Définition Préliminaire et à des Dossiers d'interface préliminaires. Ces documents sont rédigés à une étape précise du projet : fin de Phase de Définition préliminaire (phase B). Ce jeu de documents constitue la référence des caractéristiques du produit. En effet, tout changement d'une des caractéristiques de ce produit doit auparavant faire l'objet d'une procédure d'approbation par les acteurs concernés. Configuration applicable Configuration correspondant à des documents figés à la fin de Phase de Définition détaillée phase C - (Dossier de Définition, Dossier de Justification de Définition, Dossier industriel) et à des Dossiers d'interface, complétés par leurs évolutions approuvées à travers la procédure d'approbation des évolutions. Configuration réalisée (ou appliquée) Configuration différant de la configuration applicable par les modifications acceptées à travers la procédure d'approbation des anomalies (fin de Phase de Réalisation phase D). La configuration réalisée correspond à la documentation utilisateur, la documentation de maintenance et au Dossier industriel mis à jour. Au CERN, il n'existe qu'un seul type de configuration, dite «Configuration baseline» qui évolue en fonction des «engineering change». Evolutions (changements, modifications, amendements, corrections, variantes ) Changements dans la définition d'un produit, intervenant sur son utilisation, sur le service attendu ou sur les informations techniques. Cette recommandation propose de confondre dans le même style de procédure les changements demandés (Change request) des changements correspondant à une non conformité (anomalie). Dans les deux cas, l'objectif reste de maîtriser l'évolution en question. L'évolution (changement ou anomalie) est donc un écart par rapport à une situation attendue parce que considérée comme figée («de référence»). 5

6 2.2. Objectifs de la gestion de configuration Connaître à tout instant la description technique du système et de ses composants, grâce à une documentation approuvée. Maîtriser les évolutions des produits et de leur description technique. Assurer la cohérence entre les différents composants du système (interfaces). Contrôler que les documents techniques décrivent de façon très exacte les produits qu'ils concernent. Identifier la configuration applicable et la configuration réalisée, afin de traiter les modifications à apporter. Les Tâches qui assurent le bon déroulement du processus de gestion de la configuration sont donc les suivantes : - Identification de la configuration : préciser les produits concernés (et leurs constituants) et établir leur documentation propre (description technique). - Maîtrise de la configuration : caractériser la configuration de référence, instaurer des procédures d'évolution, traiter les non conformités et définir des solutions correctives. - Enregistrement et suivi de la configuration : mentionner l'ensemble des évolutions dans des documents figés. - Vérification de la configuration : contrôler la cohérence entre les diverses configurations et vérifier que les dispositions sont appliquées Organisation de la gestion de configuration La gestion de configuration doit être mise en œuvre dès le début de la phase B. Le Project Office doit établir, dès la Phase B, un Plan de gestion de configuration et mettre en place un système de gestion de configuration (exemple de l'engineering Data Management System -EDMS- au CERN). Chaque acteur doit ensuite se conformer au Plan de gestion de configuration : faire approuver les plans, les intégrer dans le système de gestion 3- Principes relatifs à l'identification de la configuration 3.1. L'identification des produits Les produits configurés doivent être identifiés dans l'arborescence produits ; le Product tree est en effet la base de la gestion de configuration. Toute modification doit faire obligatoirement l'objet de procédures d'approbation, afin de garantir constamment la maîtrise des évolutions. Tout constituant d'un produit doit être complètement défini. Il faut connaître : - sa description précise, 6

7 - ses performances et caractéristiques d'interfaces - sa référence normalisée s'il s'agit d'un produit standard défini par une norme. Tout produit identifié doit avoir un marquage ou un étiquetage (traçabilité exigée par l'assurance Qualité). Le marquage doit comporter : - le bloc d'identification (code, référence de définition attribuée par le concepteur du produit et qui doit être conforme au PBS), - la référence à l'exemplaire du produit (lot, modèle, numéro de série ). Le marquage, grâce aussi à la référence à une base de données, doit permettre à tout moment de connaître les caractéristiques propres de chaque produit d'une série, ainsi que les modalités relatives à la conception, la réalisation, etc., du dit produit. Le responsable de la gestion de configuration doit tenir à jour régulièrement les différentes configurations du produit tout au long de son développement et de sa production. Il s'agit : - des configurations de référence présentées aux revues, - de la configuration applicable des produits à livrer, - de la configuration réelle des produits fabriqués lors de leur livraison. L'utilisateur doit ensuite identifier la configuration du produit au cours de son utilisation Les documents de la gestion de configuration Les documents nécessaires à la gestion de configuration d'un produit doivent être déterminés en cours de phase B et doivent être confirmés à la Revue de Définition Préliminaire du produit correspondant. Le responsable de leur gestion doit être nommé Ces documents sont les suivants : - STB - Dossier de Définition - Dossier de Justification de Définition - Dossier de fabrication et de contrôle (Dossier industriel) - Dossiers d'interface - Documentation utilisateur - Documentation de maintenance Les documents doivent être tenus à jour durant toutes les phases de la vie du produit. L'identification des documents de gestion de configuration doit correspondre aux produits déterminés dans le Product tree L'identification des interfaces Les interfaces doivent être déterminées à partir de l'arborescence produits d'une part et des 7

8 documents définissant les interfaces d'autre part. Les niveaux de responsabilités de gestion des interfaces doivent également être examinés. 4- Principes relatifs à la maîtrise de la configuration 4.1. L'établissement de configurations de référence La maîtrise de la configuration consiste à examiner et à approuver formellement le contenu de la configuration de référence, ainsi que les modalités de son évolution. La configuration de référence d'un produit doit être décrite dans des documents approuvés : STB, Dossier de Définition, Dossiers d'interface. Lorsqu'un système, ou un sous système, comprend des séries importantes de produits identiques, dont il est utile de connaître les caractéristiques élément par élément, il est nécessaire d'élaborer une base de données spécifique (ex. de CRISTAL pour CMS). La configuration de référence doit ensuite être approuvée à travers diverses étapes que constituent les revues de projet : - à l'issue de la Revue de Définition Préliminaire (fin de la Phase B) - à l'issue de la Revue Critique de Définition (fin de Phase C) 4.2. La gestion des évolutions Par «évolution», on entend tout changement dans la définition d'un produit. En effet, malgré la tenue de revues, qui ont pour objectif l'approbation de procédures, des changements peuvent intervenir : ils proviennent aussi bien des modifications du besoin, que des aléas de développement, des anomalies intervenues, ou de la volonté d'optimiser les coûts, les délais, les performances Toute évolution de la configuration de référence d'un produit configuré doit être justifiée par le demandeur, puis étudiée par la commission désignée et compétente (Technical Change Board, ou Commission de Modification), afin que les décisions et répercussions soient connues de tous les acteurs concernés. La Commission de Modification rassemble : - le Chef de projet - l'ingénieur système - les responsables des sous systèmes Seule la Commission de Modification est habilitée à approuver ou refuser l'évolution du produit. L'examen par les commissions doit inclure les impacts de l'évolution sur la Qualité et la Sûreté de fonctionnement. Une proposition ne peut recevoir que 3 types de réponses : - une approbation - une décision différée pour instruction complémentaire - un refus 8

9 Toute évolution d'un produit doit être codifiée pour répondre aux exigences de la gestion de documentation. Elle doit faire l'objet d'un dossier formel comprenant : - la demande d'évolution justifiée et l'identification des risques associés - le projet d'additifs ou de rectificatifs des documents concernés - les annexes utiles (conséquences techniques, économiques, calendaires, logistiques ) De plus, le dossier d'évolution doit présenter toutes les caractéristiques du produit envisagé : - identification de l'élément concerné, - sous système auquel le produit est rattaché, - libellé du changement, - phase à laquelle l'évolution (changement ou anomalie) intervient, - impacts sur les autres produits, - cause de l'anomalie (conception, erreur de procédure, de manipulation ) ou du changement, - raison du changement, - domaine affecté (mécanique, électrique ), - actions envisagées, - date à laquelle prendront fin les actions correctives, le cas échéant, - dans le cas d'une anomalie, les dispositions à prendre à l'issue du traitement (remise à niveau, modification, mise au rebut ), - références, Ces approbations formelles offrent la possibilité aux développeurs ou aux préparateurs de fabrication de connaître avec exactitude les produits sur lesquels ils doivent agir. Le traitement d'une évolution de configuration ne doit jamais être le fait d'une seule personne. Les acteurs qui ont pour mission de répondre à une demande d'évolution, doivent mettre en place une procédure interne afin d'analyser toutes les conséquences de l'évolution et les risques encourus. En effet, le temps manque toujours pour comprendre et traiter de manière efficace les changements. Cette situation est donc génératrice de risques importants qu'il est important de prendre en considération. Toute non conformité du produit par rapport à la configuration applicable doit être identifiée, la connaissance de la configuration réelle par chaque acteur étant essentielle pour réaliser un système et bien évidemment pour en assurer la maintenance Maîtrise des interfaces Les évolutions d'interfaces, tout comme les modifications, doivent être prises en compte dans le processus d'évolution. Dans le cas des interfaces, il doit être établi autant de dossiers d'évolution qu'il y a de produits concernés par l'interface. 9

10 5- Principes relatifs à l'enregistrement et au suivi de la configuration Le suivi de la configuration doit permettre d'enregistrer et d'utiliser l'ensemble des données concernant la configuration des produits. Les acteurs impliqués dans la réalisation du projet doivent ainsi connaître en permanence : - l'état de la documentation de configuration, - la liste des évolutions approuvées par produit et l'actualisation de la documentation, - l'état des non conformités, - les décisions des actions de revues de configuration, - la configuration applicable et la configuration appliquée du produit. Ce système de configuration doit être tenu à jour. Chaque fournisseur doit répondre et s'intégrer au système de gestion de configuration établi par son client. 6- Principes relatifs à la vérification de la configuration 6.1. Les revues Les revues de projet sont le moyen de vérifier la configuration d'un produit et d'approuver une configuration de référence. A l'issue de chaque revue, les documents de configuration sont établis et «figés» à partir des recommandations émises Les audits Des audits, internes ou externes sont menés pour vérifier l'application des dispositions de gestion de la configuration. Le programme de ces audits, ainsi que leur rapport doivent être communiqués par le «fournisseur» à son «client». 7- Le Plan de gestion de configuration Le plan de gestion de configuration est rédigé par le Project Office dès la phase B (Définition Préliminaire) et doit être applicable dès le début de la Phase C (Définition Détaillée). Le Plan de gestion de la configuration doit définir l'organisation, les méthodes, les moyens instaurés pour assurer et suivre la configuration des produits et être en mesure de livrer un système dont les caractéristiques sont identifiées et les évolutions maîtrisées. 10

11 1. Les généralités Le plan type de gestion de configuration doit décrire : Objectif et contenu du document Domaine d'application Terminologie utilisée 2. Les principes de la gestion de configuration Liste des produits gérés en configuration (cela peut être l'arborescence produits). Organisation et moyens : - Organigramme du projet, responsabilités de la gestion de configuration. - Composition de la Commission de Modification. - Revues de configuration : composition et objectifs. Description des relations avec les fournisseurs : - Exigences à imposer à son fournisseur. - Dispositions prises pour s'assurer de la mise en œuvre de cette gestion chez le fournisseur. - Moyens entrepris pour exploiter les informations en provenance du fournisseur. Ces dispositions doivent s'appliquer dès qu'il y a relations contractuelles ou conventionnelles : elles s'exercent donc au sein du projet entre les acteurs principaux, entre l'architecte industriel et ses fournisseurs, entre ces derniers et leurs sous traitants Outil éventuel de gestion de la configuration (type EDMS au CERN) : - Description de l'outil. - Procédures d'utilisation. 3. L identification de la configuration Documents identifiant la configuration (seuls les documents figés et approuvées sont utilisés pour accomplir les tâches). Règles d'identification des produits (règles fournies par le Plan de gestion de documentation). Par exemple : - Nom du produit. - Firme fabricante. - N de série. - Date de réception. - N interne d'identification fabricant. 4. Le contrôle de la configuration Circuit de traitement des modifications. Définition des anomalies et instauration de dérogations. Etablissement des responsabilités. 5. Le suivi de l état de la configuration Il s'agit d'indiquer sous quelle forme cet état doit être assuré. Ainsi, l'état de la configuration peut être envisagé sous forme d'un document rassemblant : Les documents constituant la configuration 11

12 Les documents relatifs aux modifications et dérogations Les documents d'interface Une fois accepté, le plan de gestion de la configuration devient contractuel entre le client et son fournisseur. 12