EXEMPLE 1 DE RÈGLES DE PROCÉDURE POUR LES ÉLECTIONS DE L ICA

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1 EXEMPLE 1 DE RÈGLES DE PROCÉDURE POUR LES ÉLECTIONS DE L ICA Annexe F (Le 27 avril 2007) Document CONSTITUTION DE LA COMMISSION DES ÉLECTIONS Au moins 18 semaines avant l assemblée générale annuelle, typiquement lors de sa réunion de novembre, le Conseil d administration constitue officiellement la Commission des élections, conformément à l article des statuts administratifs. Le directeur général de l ICA fait office de scrutateur pendant le processus électoral. 2 FONCTIONS DE LA COMMISSION DES ÉLECTIONS Les fonctions de la Commission des élections sont les suivantes : Au moins 12 semaines avant l assemblée générale annuelle à compter de laquelle cette élection est applicable, adopter les Règles de procédure pour les élections de l ICA, qui ne sont pas incompatibles avec les statuts administratifs, pour la conduite des élections. Identifier et inciter les candidats qualifiés à poser leur candidature. Les méthodes utilisées peuvent inclure : o solliciter, de façon formelle, des suggestions de la part du Conseil d administration, des directions et des commissions; o solliciter directement les membres par le truchement du Bulletin et de la liste d annonces; o solliciter des noms de la part des clubs actuariels; o solliciter des noms auprès des employeurs, des associations, des agences gouvernementales, etc.; o obtenir du Secrétariat la liste des noms de ceux qui occupent actuellement des postes de leadership (p. ex. les membres du Conseil d administration, les membres des directions, des présidents et vice-présidents de commissions et de groupes de travail, basée sur les critères établis par la Commission des élections); o identifier des membres sans aide extérieure, particulièrement dans le cas d une sousreprésentation par domaine de pratique ou lieu de résidence. Préparer, conformément à l article des statuts administratifs, une liste de candidats pour les postes de président désigné, de secrétaire-trésorier et d administrateur, 1 Ce document constitue uniquement un exemple possible de Règles de procédure pour les élections qui seraient établies en vertu du nouveau processus électoral de l ICA. La Commission des élections de 2008 sera chargée d élaborer et d approuver formellement, et ce chaque année à compter de 2008, ses propres Règles de procédure pour les élections.

2 le cas échéant, qui satisfont tous aux exigences de mise en candidature (se reporter à la section 5 Exigences de mise en candidature). Faire en sorte qu un bulletin de vote comprenant la liste des candidats soit mis à la disposition de chaque membre au moins cinq semaines avant l assemblée générale annuelle à compter de laquelle cette élection est applicable, avec l exigence pour que celle-ci soit valide, elle ait été dûment complétée et que la Commission des élections l ait reçue avant la date prescrite par la commission. Une fois le dépouillement du scrutin complété, communiquer avec les candidats pour leur annoncer le résultat du vote. Suite à la tenue du vote, préparer, à l intention du Conseil d administration, un rapport pouvant comprendre des recommandations visant à améliorer le processus électoral pour l avenir. 3 PRÉPARATION DU PROCESSUS ÉLECTORAL En février, le Directeur, services aux bénévoles et aux membres prépare le calendrier du processus électoral. Toutes les activités sont inscrites au calendrier et une date cible leur est attribuée. Une fois que la Commission des élections est formellement constituée par le Conseil d administration, la commission révise et approuve le calendrier, de même que les Règles de procédure pour les élections de l ICA. Ces règles sont ensuite diffusées à tous les membres par le truchement du Bulletin et de la liste d annonces. 4 RECRUTEMENT DES CANDIDATS Le Secretariat identifie, pour le compte de la Commission des élections, le domaine de pratique et le lieu de résidence (pour veiller à la représentation proportionnelle) de tous les membres du Conseil d administration dont le mandat n est pas terminé afin d identifier les besoins spécifiques. La Commission des élections se réunit pour discuter de la stratégie de recrutement qui peut comprendre n importe laquelle des méthodes décrites à la section 2. Une annonce est diffusée à tous les membres, mettant en lumière le processus de recrutement identifié dans les Règles de procédure pour les élections de l ICA, plus particulièrement les exigences de mise en candidature (section 5) pour les membres désireux de poser leur candidature. Ces mêmes renseignements sont également diffusés dans le numéro de mars du Bulletin. Le Secrétariat fournit le soutien administratif, le cas échéant, pour compléter le processus de recrutement. La liste définitive des candidats qui posent formellement leur candidature doit en principe comprendre de deux à trois fois plus de noms que le nombre de postes à combler. 5 EXIGENCES DE MISE EN CANDIDATURE Tous les membres admissibles qui désirent poser leur candidature doivent présenter : o les signatures d au moins 15 membres indiquant qu ils appuient la candidature; 2

3 o un énoncé de position de 500 mots (maximum), qui peut traiter de questions spécifiques identifiées par la Commission des élections; o les renseignements biographiques demandés, incluant une photo, de même qu une liste des postes précédemment occupés à titre de bénévole au sein de l ICA (l exactitude de ces renseignements sera vérifiée grâce à la base de données de l ICA). Veuillez prendre note que les photos ne sont affichées que dans le site Web et qu elles ne sont pas diffusées dans la version imprimée du bulletin de vote. le Secrétariat assure la coordination avec les candidats afin d obtenir, de traduire et de soumettre la documentation définitive aux candidats à des fins de vérification. 6 PRÉPARATION DU BULLETIN DE VOTE Le Secrétariat prépare la première ébauche du texte du bulletin de vote, incluant tous les renseignements sur les candidats, et la transmet à la Commission des élections à des fins de vérification. L ébauche du texte est également insérée dans le bulletin de vote électronique et un système de vote fictif est mis en place et mis à l essai par la Commission des élections. 7 CAMPAGNE ÉLECTORALE Deux semaines avant le début de la période de scrutin, les noms et les renseignements de tous les candidats (c.-à-d. les renseignements biographiques, la photo, l énoncé de position) sont diffusés aux membres par le truchement de la liste d annonces de l ICA et d un prospectus pour les membres qui ne votent pas électroniquement. Cette étape marque le lancement de la campagne électorale pendant laquelle les candidats seront disposés à répondre aux questions des membres, habituellement par le biais du serveur de liste de discussion générale. La Commission des élections pose, le cas échéant, des questions aux candidats par le biais du serveur de liste de discussion générale afin d encourager la communication et de stimuler le débat. La Commission des élections surveille le serveur de liste générale durant la campagne électorale et traite des enjeux qui pourraient faire surface. 8 L ÉLECTION À la date prévue, les bulletins de vote sont envoyés aux membres qui ne votent pas électroniquement et le système de vote électronique est lancé à 12 h (heure de l Est). Une annonce est immédiatement envoyée aux membres au moyen de la liste des annonces de l ICA pour les aviser que le vote est ouvert. o Les versions imprimées du bulletin de vote sont accompagnées d une note à l effet que tous les membres peuvent voter électroniquement même s ils ont reçu un bulletin de vote sur papier et ce, dans le but d encourager le vote électronique. o Le système de vote électronique, y compris les diverses mesures de sécurité et de confidentialité en vigueur, est décrit à l annexe A. Les versions imprimées du bulletin de vote, lorsqu elles sont envoyées par la poste aux membres, sont accompagnées d une enveloppe intérieure et d une enveloppe de retour 3

4 extérieure dans le but de préserver la confidentialité. Lorsque les bulletins de vote sont retournés au Secrétariat, ils doivent se trouver dans l enveloppe intérieure scellée qui n a pas de case pour identifier le membre qui soumet le vote. Cette enveloppe intérieure qui comprend le vote est ensuite insérée dans une enveloppe extérieure et scellée. Sur l enveloppe extérieure, il y a une case pour y inscrire le nom et la signature du membre. Une fois que les versions imprimées du bulletin de vote arrivent au Secrétariat, elles sont transmises au Service aux membres. Une personne ouvre l enveloppe extérieure, inscrit le même chiffre (à partir de 0001) sur les enveloppes intérieure et extérieure, les recense comme appartenant à un FICA (selon le nom et la signature figurant sur l enveloppe extérieure) et inscrit le numéro dans la base de données de l ICA au dossier du FICA. Les enveloppes intérieure et extérieure sont ensuite séparées. À la fin de la période de scrutin, les enveloppes intérieures contenant les votes seront ouvertes et comptées, de même que les bulletins de vote électroniques. Le Secrétariat entre également le numéro d identité du FICA qui a voté sur papier dans la base de données en ligne qui est liée au système de vote électronique, ce qui empêche le FICA de voter à la fois sur papier et électroniquement. Quand un FICA vote électroniquement, le Secrétariat reçoit un courriel contenant le numéro d identité du FICA, lui assigne un numéro comme s il s agissait d un vote et consigne l information dans la base de données de l ICA. À la date prévue (habituellement trois semaines après la mise en disponibilité du bulletin de vote aux membres), le système de vote électronique est désactivé à exactement 15 h (heure de l Est). Les votes sur papier qui sont reçus jusqu à la fermeture des bureaux ce jour-là seront réputés valides. Si les moyens de communication ordinaires sont susceptibles d être interrompus, le président peut, à la demande de la Commission des élections, accorder un délai d au plus deux semaines pour rendre les bulletins de vote disponibles ou recevoir les bulletins de vote dûment remplis. 9 DÉPOUILLEMENT DU SCRUTIN Le Directeur, services aux bénévoles et aux membres, de même qu au moins deux autres membres du personnel, procèdent au comptage des bulletins de vote, tant les versions imprimées que les votes électroniques reçus avant la fin de la période de scrutin. Le processus suivant est respecté afin d identifier les vainqueurs : o Pour le poste de président désigné, le nombre de votes de première place récoltés par chaque candidat est calculé. S il y a trois candidats et si l un d eux ne récolte pas une majorité des votes de première place, les votes obtenus par le candidat de la troisième place sont redistribués à celui qui a obtenu un vote de deuxième choix sur les bulletins de vote du candidat de troisième place. Puisqu il ne reste que deux candidats, l un des deux obtiendra la majorité du vote et sera déclaré vainqueur. Si plus de trois candidats étaient du tour de scrutin, le même système sera appliqué pour éliminer le candidat ayant récolté le moins de votes à chaque tour, jusqu à ce qu un candidat obtienne une majorité. S il y a égalité des points entre ces deux candidats, le candidat ayant obtenu le plus de votes de première place sera déclaré vainqueur. Si l égalité persiste, le candidat retenu sera choisi au moyen d un méthode arbitraire de sélection (p. ex. un coup de dés). 4

5 o Le même système s applique au besoin pour le poste de secrétaire-trésorier. o Pour le poste d administrateur, s il faut quatre administrateurs pour combler les postes vacants au Conseil d administration, les quatre candidats ayant récolté le plus de votes seront élus. S il en faut cinq, les cinq premiers seront élus, etc. o En cas d égalité des points entre deux candidats ou plus au poste d administrateur, le candidat d une région ou d un domaine de pratique sous-représenté au Conseil d administration sera choisi par la Commission des élections. Si aucun des candidats sur un pied d égalité ne contribue à garantir la représentation proportionnelle dans l une ou l autre des catégories ou si LES DEUX candidats contribueraient à garantir la représentation proportionnelle dans l une ou l autre des catégories, une méthode arbitraire de sélection sera utilisée pour déterminer le candidat retenu (p. ex. un coup de dés). o Conformément à l article des statuts administratifs, si un administrateur dont le mandat n est pas expiré est élu à un poste de dirigeant, la Commission des élections déclare élus aux postes libérés parmi les administrateurs (pour la durée du mandat non expiré), le candidat au poste d administrateur ayant obtenu le plus grand nombre de voix après le vainqueur. o Si un vote est très serré, un recomptage sera effectué. Un rapport sommaire indiquant les résultats du vote est préparé par le Directeur, services aux bénévoles et aux membres. Ce rapport est examiné par le directeur général (scrutateur) et présenté à la Commission des élections. 10 POSTES VACANTS AU CONSEIL D ADMINISTRATION Si un poste d administrateur est vacant, la Commission des élections recommandera au Conseil d administration un candidat comme suit : o Si le poste devient vacant alors qu il reste plus d une réunion du Conseil d administration au calendrier de l année, la Commission demandera habituellement au candidat au poste d administrateur ayant reçu le plus de votes après le vainqueur dans l élection de l année précédente de siéger au Conseil d administration pour le reste du mandat. o Si le poste devient vacant alors qu il ne reste qu une réunion du Conseil d administration au calendrier de l année, le poste sera habituellement comblé par un candidat à la prochaine élection. La Commission demandera alors au candidat récoltant le plus de votes après le vainqueur, une fois que les autres postes sont comblés, de siéger au Conseil d administration pour le reste du mandat. 11 DERNIÈRES ÉTAPES Le président de la Commission des élections communiquera avec les candidats retenus aux postes de président désigné et de secrétaire-trésorier ainsi que les candidats dont les noms n ont pas été retenus pour ces postes avant qu une annonce officielle ne soit diffusée. Chaque candidat sera mis au courant des résultats suivants de la première série (votes de première place) : o son rang; 5

6 o le nombre de votes de première place (c.-à-d. avant la redistribution) qu il a récoltés; o le nombre de votes de première place (c.-à-d. avant la redistribution) obtenus par le candidat retenu; o le nombre total de bulletins de vote reçus lors de l élection. Le vice-président de la Commission des élections communiquera avec les candidats au poste d administrateur retenus et non retenus avant qu une annonce officielle ne soit diffusée, Chaque candidat sera mis au courant des résultats suivants : o son rang; o le nombre de votes qu il a récoltés; o le nombre de votes obtenus par le candidat retenu occupant le dernier rang (habituellement le 4 e finissant); o le nombre total de bulletins de vote reçus lors de l élection. Une fois les candidats avisés, le Secrétariat diffusera la liste des candidats retenus par le biais de la liste d annonces de l ICA et sur le site Web. Aucun chiffre sur les résultats du scrutin ne sera fourni à l ensemble des membres. Les nouveaux membres du Conseil d administration seront invités à assister à la réunion du Conseil d administration en juin et à l assemblée générale annuelle. Le président de la Commission des élections préparera, à l intention du Conseil d administration, un rapport précisant les activités de la Commission pendant le processus électoral de l année ainsi que les recommandations de celle-ci à l égard des changements à apporter au processus pour les années à venir. Le Secrétariat conservera les dossiers des élections, conformément à la Politique sur la protection de la vie privée, jusqu à ce que l élection de l année suivante soit complétée. 6

7 Annexe A Cette section sera élaborée lorsque le système de vote électronique sera établi à la fin de