GESTION DES ABSENCES DES ETUDIANTS DANS LES FACULTES D ODONTOLOGIE. Armelle Madec, Emmanuelle Hubert, Annick Stéphan Bernard

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1 GESTION DES ABSENCES DES ETUDIANTS DANS LES FACULTES D ODONTOLOGIE Armelle Madec, Emmanuelle Hubert, Annick Stéphan Bernard

2 QUESTIONNAIRE Un questionnaire, émanant de la faculté de Nantes, a été envoyé à toutes les facultés d odontologie françaises par Emmanuelle HUBERT en février dernier. Sur les 16 facultés, 10 ont répondu.

3 PRESENTATION DE L ETUDE DE NANTES Pourquoi cette enquête? Ses enjeux. Son étendue. Le contenu. Les préconisations.

4 Ce questionnaire portait sur la gestion des absences des étudiants aux enseignements obligatoires: TP, ED et vacations cliniques. Existence ou non d un règlement au sein de la faculté? Auprès de qui les absences sont elles signalées et par qui? Exigence de production d un justificatif? Sanctions?

5 Il est à noter à partir des réponses obtenues que les situations sont très différentes d une faculté à une autre. Cette hétérogénéité est due à plusieurs facteurs: Une absence de consensus autour de la question des absences, sont elles considérées comme importantes ou non dans le cursus? Une gestion variable: administrative, pédagogique ou les deux à la fois?

6 NANTES LILLE PARIS Descartes TOULOUSE REIMS RENNES NICE NANCY STRASBOURG BREST Politique d'absences Absence doit être justifiée Abs justif sous 48h à la sec Doyen. pour enseignements obligatoires. Dans les MCC 3 abs autorisées si justif produits dans les 48h 3 abs:1 avertissem 5: pas autorisé à composer lors des exams de fin de sem en DFGSO. Envoi par mail + recommandé. Dès l'avertissement doit suivre un tutorat + suivi par le Vice Doyen à la pédagogie. Toute absence doit être justifiée auprès de l'enseignant responsable. 5 jours ouvrés pour justif d'une absence. Passé le délai, pas de justif accepté et l'absence est comptabilisée comme non justif. Aucune absence non justif autorisée Maxi 2 absences non justifs, 3 retards = 1 abs non justif. Les modalités d'évaluation des étudiants régissent les absences Les modalités de contrôle des connaissances prévoient la justification des absences en TP et TD et la sanction de l'absentéisme Sanctions Pas de rattrapage TP/TD si pas justifiée 2abs non just = Courrier en A/R signalant interdiction de se présenter aux exams de 1ère session. Chaque enseignant décide des suites à donner lors d'absences à des enseignements obligatoires, Si plus de trois absences, possibilité d'interdiction d'examen dans la matière. Dès 1 ère abs non justif, un 0 suspensif poss lors des jurys ds mat conc sur avis d 1 commission qui pourra auditionner l'étudiant. 0 en CC si abs. non justif. 3 abs. non justif = interdiction de se présenter à la première session d'examen (TP et UE ) 3 abs non justif à un TP peuvent entraîner l'exclusion à 1 épreuve de CC de TP et/ou à l'épreuve théorique de la disc concernée 3 abs non justif à 1 TP peuvent entraîner l'interdiction de se présenter à la 1ère session d'examen Qui relève les absences? Enseignants TP/ED/ED / Scolarité Enseignants de TP/ED/TD Enseignants de TP/ED/TD L'enseignant en Enseignants lien avec la TP/ED/ED / Scolarité scolarité. Enseignants de TP/ED/TD Enseig de TP/ ED/TD Enseig de TP/ED/TD Scolarité enseignants TP/TD Auprès de qui les étudiants signalent ils leurs absences? Scol+Ens Sec Doyen. Scol+Ens Enseignants TP/ED/TD Scol+Ens scolarité scolarité Scol + Ens Scolarité Scol + Ens Centralisation desabsences Scolarité Sec Doyen Scolarité Scolarité scolarité scolarité scolarité scolarité Scolarité Scolarité Recoupement entre absences et justif d'absences Scolarité Sec Doyen Enseignant Non car laissé à l'appréc des enseignants scolarité scolarité scolarité scolarité Scolarité Scolarité en fonction de la dem des ens Procédure de signalements des absences Les étudiants déclarent leur absence au près de la scolarité et/ou des enseignants avec ou sans Enseignants signalent à la Sec Doyen qui informe l'étudiant par affichage puis par courrier si l'affichage n'a Etud doit contacter l'ens pr compenser abs et remplir un formulaire + justif à la scol qui transmet au sec. de module qui metjustif dansle L'enseignant signalent les absences à la scolarité. A son retour apporte un justif à la scolarité. Un double est donné à l'étudiant pour l'explication avec Fiches d'absences complétées par les enseignants et remis à la scol. Liste d'émarg déposée à scol pr enseig oblig et pr ch séance Cahier de notif de retard et abs en TP (relevé 1 /semaine) + feuille d'appel lors des enseig oblig en Abs signalées le jour même par tèl et sur les listes d'appel remises en scol ch fin de semaine Liste d'émarg pr le suivi des abs en TP/TD (pas utilisée par tous les ens) justif transmis à la scol par étudiants

7 NANTES LILLE PARIS Descartes TOULOUSE REIMS RENNES NICE NANCY STRASBOURG BREST Transmission des absences entre scolarité et enseignants Si l'étudiant appelle la scolarité avant oui Parfois Scol vers sec. de module seulement. Non l'étudiant le fait. Non sauf si enseignant demande Oui Plus ou moins Oui Oui la plupart du temps Comment? Verbalement ou par mail Verbalement Mail téléphone + Mail téléphone + copie du justificatif transmise à l'enseignant De manière informelle Les enseignants font ils l'appel? Certains oui certains Oui Oui Oui Oui Oui oui, obligatoirement Oui la plupart du temps Quel support? Listes émargement Listes + formulaires d'absence Listes Listes Listes fiche de relevé des abs + liste Liste d'appel Liste d'appel Liste Signalent ils les absences? Certains Oui sec. Doyen. Non Oui Certains Les fiches sont relevées par un agent de service et remises à la scolarité. Oui Oui, en général Oui, en général Suivi des absences par l'administration Oui Oui Par le sec. de module Oui Oui Oui Oui Oui, contrôle systématique Pas de contrôle systématique, fait à la demande des enseignants Moyen du suivi Tableau General Un tableau par étudiant Fiche récap par modules Tableau excel Tableau excel et la liste des absences non justif est transmise au doyen et président de jury une fois par mois + recap en fin de semestre Comptabilisation du nombre d'absences par étudiant et par discipline

8 NANTES LILLE PARIS Descartes TOULOUSE REIMS RENNES NICE NANCY STRASBOURG BREST L'administration contacte t elle les étudiants absents à répétition? Seulement si l'enseignant fait la demande Oui, convoc du Doyen Non Oui Oui Oui sur demande du doyen Oui envoi d'un mail si absent et 48h pour apporter un justif. Oui, pour les cas Oui par téléphone les plus et par courrier marquants Oui avec aide d'une L'enseignant contacte t il cellule de suivi Non sauf Parfois, de façon les étudiants absents à Non Non Non individualisé mise Non Non Non exception informelle répétition? en place avec le tutorat. Logiciel de gestion? Non Non Non Non Non Non Non Non Non Informations complémentaires Secrétaires du CSD gèrent elles les absences cliniques? Quel moyen? Signalement des absences par le CSD vers la scolarité? Oui sec du chef de service Non Aucune sanction n'a été prise depuis que ce règlement existe car les convocations chez le Doyen ont eu des retombées immédiates. Oui sec du chef de service Liste Non Les enseignements sont regroupés en modules. Chaque sec de module centralise les feuilles des cours et recense les abs. Oui Seulement si étudiants ne justifient pas abs. en clinique. Logiciel serait apprécié notamment car déploiement d'ipad à la fac pour les edt et à court terme un logiciel pourrait être envisagé. Certains étudiants font un suivi régulier des absences TP/TD d'autres non.. Pb d'équité lors des délibérations. Oui et surtout surveille les vacations d'urgence Listes Oui sec médicale Non Non Non Tableau excel Non Non Oui Non Oui, en général Non Quel moyen? Mail/téléphone Mail Téléphone/mail Signalement par l'étudiant de son absence clinique à la scolarité? Quel moyen? Par erreur oui Non Non Non. Non, doivent prévenir le jour même le pôle odonto et fournir un AT. Aucun certif médical accepté. Non Peuvent le faire Obligation de signaler l'absence pas toujours respectée Non sauf en cas d'arrêt maladie ou accident Oralement ou Tel ou mail ou par mail ou tel + Copie de l'arrêt un tiers justif

9 NANTES LILLE PARIS Descartes TOULOUSE REIMS RENNES NICE NANCY STRASBOURG BREST Suite donnée aux absences cliniques L'adm universitaire transmet elle les absences cliniques recensées aux affaires médicales? Informations complémentaires Qui organise les Edu T cliniques des étudiants? Quelle méthode de travail pour organiser les Edu T cliniques? Logiciel de gestion des E du T hopistalo u des étudiants? Le doyen convoque l'étudiant Le responsable de la pédagogie Non Enregistremen t des abs. Puis signalé aux délibérations. Oui si AT Chef de service peut ne pas valider le stage clinique de l'étudiant Non Peu de lien entre les volets univ et hospitalier. Le chef de Les secrétaires du service et son CSD adjoint Réunion de concertations HU En cours En théorie comme pour les ED/TP/TD Responsable de la chefferie du pôle. Etudiants ont des Vacations par année jours réservés à la clinique, donc jamais cours chaque année ces jours là. Les sec du CSD effectuent librement l E d T. Oui pour la partie uniiversitaire universitaire basées sur des demijournées universitaires puis hospitalières. Pas de coordination effective. Responsable d'u.f Convoqués par et responsable de le chef du pôle pôle sanctionne ou qui décide de la non lors de la sanction. validation de stage. Non le sec du pôle le fait. Non sec med le fait. Un enseignant Le doyen aidé par sous la deux MCU PH avec responsabilité tableau excel. du chef de pôle. Prise en compte des CM, TP, ED pour définir les groupes. Edt univ balisé fin juin en tenant compte des impératifs cliniques. 4ème et 5ème années ont des matins et après midi fixés pour l'enseignement, le reste est pour la clinique. (voir questionnaire pour complément) Appel téléphonique ou + convoc si 2 abs. La non validation de la discipline clinique concernée peut être envisagée Non validation du stage clinique au bout de 3 signalements (dont abs injustifiées) Oui Non Non Sanction si abs cliniques = pas de première session Scolarité avec représentant étudiant pour les gardes Enseignemen t 8h 9h 12h 14h 19h 21h Cliniques 9h 11h30 14h 19h Non. Non Non Non Oui Groupe de travail constitué du vicedoyen chargé des enseignements, d'1 enseignant et d'étudiants Avant le début de l'année universitaire le groupe se réunit pour fixer les edt cliniques en fonction de l'edt universitaire Oui pour la partie universitaire Une charte de bonne conduite en clinique est signée par les étudiants 2 étudiants référents répartissent les boxes en fonction des directives du chef de service Dans la mesure du possible les cours sont fixés en dehors des vacations cliniques ou bien fixés à l'avance pour une promo afin que les étudiants ne prennent pas de rdv Type de logiciel? EDT Soft ADE ADE ADE Existence du logiciel Q planer, à l'essai et qui est prévu pour Souhait d'un logiciel car élaboration des Travail réalisé en amont de La scolarité gère les edt Oui pour la partie universitaire Début de mise en place d'ade / gestion des edt

10 Résultats de l enquête pour les UFR d odontologie de France L obligation d assiduité existe partout pour les TP et les ED. Le suivi est majoritairement effectué par la scolarité. Présentation des justificatifs. Vacations cliniques. Logiciel de gestion.

11 PROBLEMATIQUE Aucun positionnement ferme à propos des absences recensées. Application des sanctions prévues. Importance pédagogique des absences.

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