FONDS DOCUMENTAIRE THEME 9 : AUTORISATIONS D ABSENCE AMENAGEMENTS D HORAIRES

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1 FONDS DOCUMENTAIRE THEME 9 : AUTORISATIONS D ABSENCE AMENAGEMENTS D HORAIRES I LES DIFFERENTES AUTORISATIONS D ABSENCE Autorisations spéciales d absence de droit - naissance - adoption - exercice d un mandat de conseiller général ou de conseiller municipal - exercice d un mandat de maire ou de maire adjoint - candidature aux élections législatives ou sénatoriales. - candidature aux élections à l assemblée des communautés européennes - candidature aux élections cantonales - candidature aux élections municipales - jurés d assises - périodes d instruction militaire et stages de sélection -participation des agents élus en qualité d administrateur des caisses de sécurité sociale aux conseils d administration de ces organismes. Autorisations spéciales d absence ne constituant pas un droit. - autorisations d absence pour événement de famille - autorisations d absence pour soigner un enfant malade ou pour en assurer momentanément la garde et pour garde de personnes handicapées - participation aux fêtes religieuses propres aux différentes confessions - participation au conseil d administration des établissements d enseignement du second degré - séances préparatoires à l accouchement sans douleur antérieures au repos prénatal - déménagement - autorisations d absence pour les agents cohabitant avec une personne atteinte de maladie contagieuse -préparation aux concours. -activités syndicales Aménagements d horaires - rentrée solaire - femmes enceintes - garde d enfants -allaitement. II LES PRINCIPAUX TEXTES. Décret n du 14 février 1959 Instruction ministérielle n 7 du 23 mars 1950 Circulaire FP n 905 du 3 octobre 1967 Circulaire FP n 1296 du 26 juillet 1977 Circulaire FP n 1453 du 19 mars 1982 Circulaire FP n 1454 du 24 mars 1982 Circulaires FP n 1475 et B-2 A/98 du 20 juillet 1982 Circulaire FP n 1617 du 10 janvier 1986 Circulaire FP/4 n 1633 et B-2B n 73 du 11 juin 1986 Circulaire n 243/82 du 21 octobre 1982 Circulaire n 97/86 du 2 juin 1986 Circulaire n 46/88 du 29 février 1988 Circulaire n 72/88 du 12 avril 1988 Note de service n SPER du 7 novembre 1990 AutAbsences 1

2 1 ) Naissance CONGES SUPPLEMENTAIRES DE DROIT Le chef de famille a droit à l occasion de chaque naissance à son foyer, à un congé supplémentaire de trois jours, consécutifs ou non, inclus dans une période de quinze jours entourant la naissance. 2 ) Adoption Le chef de famille qui adopte un enfant a droit à un congé supplémentaire de trois jours qui doit être pris dans les quinze jours suivant l arrivée de l enfant au foyer. A ) AUTORISATIONS DE DROIT AUTORISATIONS SPECIALES D ABSENCE 1 ) Autorisations d absence pour exercer un mandat de conseiller général ou de conseiller municipal Ces autorisations qui n entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels sont soumises à une double condition : - d une part, elles ne peuvent être accordées qu à l occasion des sessions des assemblées dont l agent est membre élu et ne peuvent excéder leur durée. - d autre part, elles ne doivent pas être de nature à empêcher leur bénéficiaire d assurer la marche de son service. 2 ) Autorisations d absence pour exercer un mandat de maire ou d adjoint en dehors des sessions. Les agents investis des fonctions de maire ou d adjoint bénéficient d autorisations exceptionnelles d absence en dehors des sessions, à savoir : - une journée ou deux demi-journées par semaine pour les maires des communes de habitants au moins. - une journée ou deux demi-journées par mois pour les maires des autres communes et pour les adjoints des communes de habitants au moins. Ces autorisations n entrent pas en compte dans le calcul du congé annuel et ne peuvent faire l objet ni de cumul ni de report. 3 ) Candidatures aux élections législatives ou sénatoriales Les agents devront dans tous les cas solliciter un congé. Ils auront le choix entre deux solutions : - ou bien solliciter une autorisation exceptionnelle d absence d une durée maximum de dix jours, sans suspension de traitement, avec la faculté de prolongation sur le congé annuel. - ou bien solliciter un congé pour convenances personnelles, sans traitement, dans la limite d un mois. Le poste est conservé afin que l agent puisse être réintégré en cas de non élection. Les agents élus sont placés en congé sans traitement conformément aux dispositions de leur statut. 4 ) Candidatures lors des élections à l assemblée des communautés européennes. Si l agent continue à assurer régulièrement son service, il n a besoin de solliciter aucune autorisation. Si par contre, il ne peut assurer normalement son service, il a le choix entre deux solutions, à savoir celles décrites au 3 ci-dessus. Les agents élus sont placés en congé sans traitement conformément aux dispositions de leur statut. 5 ) Candidatures aux élections cantonales. Si l agent continue à assurer régulièrement son service, il n a besoin de solliciter aucune autorisation. Si par contre, il ne peut assurer normalement son service, il a le choix entre deux solutions, à savoir celles décrites au 3 ci-dessus sous les réserves suivantes : - l autorisation exceptionnelle d absence ne devra pas excéder cinq jours. AutAbsences 2

3 - le congé pour convenances personnelles est limité à vingt-et-un jours. Si l agent est élu, il reprend son poste et l exercice de son mandat s effectue dans le cadre des autorisations décrites au 1 ci-dessus. 6 ) Candidatures aux élections municipales. Comme pour les cantonales, les candidats peuvent continuer à assurer leur service. Ils peuvent demander une autorisation d absence limitée à cinq jours mais celle-ci est fractionnable. La prolongation éventuelle est imputable au congé annuel. Ils peuvent demander, sans cumul avec l autorisation d absence un congé pour convenances personnelles. La durée de ce congé n est pas limitée mais il expire le jour du second tour des élections en cas d échec à celles-ci. Si l agent est élu, il reprend son poste et l exercice de son mandat s effectue dans le cadre des autorisations décrites aux 1 et 2 ci-dessus. 7 ) Jurés d assises. Des autorisations d absence doivent être accordées aux agents désignés en qualité de jurés d assises. Leur durée est fixée par la convocation établie par l autorité judiciaire. 8 ) Périodes d instruction militaire et stages de sélection. Les agents qui sont convoqués par l autorité militaire pour suivre une période d instruction militaire en tant que réservistes ont le choix entre conserver pendant cette période leur traitement ou recevoir la solde afférente à leur grade militaire. Les agents assujettis au service national, convoqués pour subir un examen médical et des épreuves psychotechniques en vue de leur affectation, bénéficient d une autorisation exceptionnelle d absence d une durée ne dépassant pas trois jours, sauf nécessité d hospitalisation pour mise en observation. 9) Participation des agents élus en qualité d administrateur de caisses de sécurité sociale aux conseils d administration de ces organismes. Pour participer aux travaux de ces organismes, des autorisations peuvent être accordées dans la limite de dix jours par an. Au-delà de cette durée, les intéressés cesseront de percevoir leur rémunération. Ils percevront en contrepartie de la caisse dont ils sont administrateurs, une indemnité pour privation de salaire. Les représentants syndicaux appelés à siéger au sein des conseils de ces organismes, se verront accorder une autorisation sur simple présentation de leur convocation. La durée de cette autorisation comprend, outre les délais de route la durée prévisible de la réunion, un temps égal à cette durée pour permettre aux intéressés d assurer la préparation des travaux. AUTORISATIONS D ABSENCE NE CONSTITUANT PAS UN DROIT Contrairement aux autorisations spéciales d absence précédemment citées, les autorisations décrites ci-après ne constituent aucunement un droit. Elles ne sont que de simples mesures de bienveillance de la part de l administration. 1 ) Autorisations d absence pour événements de famille mariage de l agent : cinq jours décès ou maladie très grave du conjoint, des pères, mères et enfants : trois jours ( ces trois jours sont également accordés en cas de décès des beaux-parents ). Dans certains cas particuliers, compte tenu des déplacements à effectuer, la durée de l absence peut être majorée des délais de route qui, en tout état de cause, ne peuvent excéder 48 heures aller et retour. 2 ) Autorisations d absence pour soigner un enfant malade ou pour en assurer la garde. Peuvent être accordées aux agents de l Etat parents d un enfant ou, éventuellement, aux autres agents qui en ont la charge, dans la mesure compatible avec le bon fonctionnement du service, des autorisations d absence pour soigner un enfant ou pour en assurer momentanément la garde. Ces autorisations peuvent être accordées dans la limite d une fois les obligations hebdomadaires de service, plus AutAbsences 3

4 un jour ( 6 jours ). Cette limite pourra être portée à deux fois les obligations hebdomadaires de service, plus 2 jours ( 12 jours ) si l agent apporte la preuve qu il assure seul la garde de l enfant, ou que son conjoint est à la recherche d un emploi, ou bien que son conjoint ne bénéficie, de par son employeur, d aucune autorisation d absence à ce titre. Lorsque les deux parents sont agents de l Etat, les autorisations d absence peuvent être réparties entre eux à leur convenance. Le nombre de jours d autorisation est accordé par famille, quel que soit le nombre d enfants ; Le décompte des jours est fait par année civile sans aucun report d une année sur l autre. L âge limite des enfants pour lesquels ces autorisations peuvent être accordées est de 16 ans, aucune limite d âge n étant fixée pour les enfants handicapés. Les agents ayant à leur charge des personnes handicapées, que ce soient des enfants, leur conjoint, ou des ascendants, peuvent bénéficier de dérogations aux horaires de travail, d autorisations d absence pour garde d un handicapé malade et de priorités dans pour le choix des périodes de congés annuels. Ces autorisations seront accordées pour une durée maximum de douze jours ouvrables par an. Toutefois, lorsque la gravité des circonstances le justifiera, cette durée sera prolongée après avis des assistantes sociales. Ces autorisations sont accordées sur demande écrite des intéressés appuyée d un certificat médical attestant de la maladie de la personne handicapée. 3 ) Participation aux fêtes religieuses propres aux différentes confessions Une circulaire Fonction Publique relative aux autorisations d absence pouvant être accordées à l occasion des principales fêtes religieuses de différentes confessions précise chaque année les dates des cérémonies correspondantes, notamment en ce qui concerne les : - fêtes orthodoxes - fêtes des communautés arméniennes - fêtes musulmanes - fêtes juives -fêtes bouddhistes. 4 ) Participation au conseil d administration des établissements d enseignement du second degré Autorisations susceptibles d être accordées aux parents d élèves Il convient d autoriser les agents élus, représentants des parents d élèves aux conseils d administration des établissements d enseignement du second degré, à s absenter pour assister aux travaux de cet organisme pendant la durée normale des sessions, chaque fois que l absence ne sera pas e nature à compromettre la bonne marche du service. Des autorisations d absence pourront également être accordées sur présentation de la convocation dans la mesure où elles sont compatibles avec le fonctionnement normal de service, aux agents élus représentants les parents d élèves pour participer aux réunions des comités de parents et des conseils d écoles réunis dans les écoles maternelles ou élémentaires, des conseils d établissements réunis dans les collèges et les lycées et aussi aux désignés comme délégués des parents de la classe pour siéger aux conseils de classe instaurés dans les collèges et les lycées. 5 ) Séances préparatoires à l accouchement sans douleur antérieures au repos prénatal Lorsque les séances préparatoires à l accouchement sans douleur ne peuvent avoir lieu en dehors des heures de service, des autorisations peuvent être accordées. 6 ) Activités syndicales. a ) Des autorisations spéciales d absence sont accordées, sous réserve des nécessités de service, aux représentants des organisations mandatés pour assister aux congrès syndicaux ou aux réunions des organismes directeurs dont ils sont membres élus quel que soit le niveau de cet organisme dans la structure du syndicat considéré. La durée de ces autorisations spéciales d absence accordées à un même agent, au cours d une même année, ne peut excéder dix jours dans le cas de participation aux congrès des syndicats nationaux, des fédérations et des confédérations de syndicats. Cette limite est portée à vingt jour par an lorsque cet agent est appelé à participer aux congrès syndicaux internationaux ou aux réunions des organismes directeurs des AutAbsences 4

5 organisations syndicales internationales, des syndicats nationaux, des confédérations, des fédérations, des unions régionales et des unions départementales de syndicats. Les représentants syndicaux appelés à siéger au conseil supérieur de la Fonction Publique, au sein des comités techniques et des commissions administratives paritaires, des comités économiques et sociaux régionaux, des comités d hygiène et de sécurité, des groupes de travail convoqués par l administration, des conseils d administration des organismes sociaux ou mutualistes et des conseils d administration des hôpitaux et des établissements d enseignement, ou appelés à participer aux réunions organisées par l administration, se verront accorder une autorisation d absence sur simple présentation de leur convocation. La durée de cette autorisation comprend, outre les délais de route la durée prévisible de la réunion, un temps égal à cette durée pour permettre aux intéressés d assurer la préparation et le compte rendu des travaux. Des autorisations spéciales d absence sont également accordées, pour les besoins de l activité ministérielle et interministérielle, aux représentants syndicaux mandatés pour participer aux congrès ou aux réunions statutaires d organismes directeurs des organisations syndicales d un autre niveau que ceux indiqués à l article précédent. b ) Décharges d activité de service Un contingent global de décharges d activité de service est fixé chaque année par ministère. Il est calculé par application d un barème tenant par rapport aux effectifs. Ce contingent est réparti entre les organisations syndicales compte tenu de leur représentativité. Les organisations syndicales désignent librement parmi leurs représentants les bénéficiaires des décharges de service. Pour le CNRS, une décision du Directeur Général fixe, au vu des résultats des élections administratives paritaires, la liste des organisations syndicales les plus représentatives, une autre le contingent de décharges d activité de service accordées à chacune de ces organisations. 7 ) Autorisations d absence pour les agents cohabitant avec une personne atteinte de maladie contagieuse Il y a lieu d accorder, si les mesures prophylactiques se révélaient insuffisantes, des autorisations d absence dans les cas suivants : -variole : dix-huit jours maximum - diphtérie et méningite cérébro-spinale : la durée ne saurait être déterminée à l avance. Le fonctionnaire ne pourra reprendre son service qu après deux examens bactériologiques négatifs effectués à huit jours d intervalle. Dans les autres cas de maladies contagieuses, les mesures prophylactiques s avérant suffisamment efficaces, il n y aura pas lieu de prévoir l éloignement des agents qui seront uniquement soumis au contrôle d un médecin de l administration chargé de veiller à l application de ces mesures. 8 ) Déménagement Par mesure de bienveillance, il peut être accordé une autorisation d absence de deux jours maximum. 9 ) Autorisations d absence avant concours. Des autorisations spéciales peuvent être accordées avant concours, sous réserve du bon fonctionnement du service, pour permettre aux candidats de se présenter dans de bonnes conditions, en disposant d un temps de préparation avant la première épreuve. La durée de ces autorisations est fixée à deux jours qui doivent porter sur des jours ouvrés. Ces autorisations visent les concours qui comportent une épreuve écrite, organisés, soit par le CNRS, soit par toute autre administration. AutAbsences 5

6 AMENAGEMENTS D HORAIRES 1 ) Rentrée scolaire Des facilités d horaires sont accordées aux pères et mères de famille ayant des enfants d âge scolaire ou aux personnes ayant seules la charge d un ou plusieurs enfants d âge scolaire, le jour de la rentrée scolaire. Ces facilités font l objet chaque année d une circulaire de la Fonction Publique. 2 ) Femmes enceintes Des facilités quant aux heures d arrivée et de départ dans le poste de travail, peuvent être accordées dans la limite maximum d une heure par jour à tout agent féminin à partir du troisième mois de grossesse. 3 ) Garde d enfants Des facilités d horaires peuvent être accordées, dans la limite d une demi-heure maximum par jour, aux mères et aux agents éprouvant des difficultés réelles à faire garder leurs enfants le matin et le soir. Ces facilités pourront être accordées jusqu à ce que l enfant ait terminé sa scolarité dans l enseignement primaire. 4 ) Allaitement En principe, il n est pas possible d accorder d autorisations d absence aux mères allaitant leurs enfants. Toutefois, les intéressées pourront bénéficier d autorisations d absence dans la limite d une heure par jour à prendre en deux fois lorsque l administration possède une organisation maternelle appropriée. Des facilités de service pourront également être accordées en raison de la proximité du lieu où se trouve l enfant ( crèche, domicile voisin..). AutAbsences 6