COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE

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1 SYNDIC EN RESIDENCE DE TOURISME La mission d'un syndic dans le cadre de Résidence de Tourisme n'est pas très différente de celle d'un immeuble n'ayant pas ce statut. Dans les deux cas, la copropriété est soumise aux dispositions de la loi du 10 juillet Sa responsabilité est également identique mais une adaptation dans la gestion doit tenir compte du statut particulier. Dans les faits, le gestionnaire qui a un statut de locataire, assume bien souvent dans l'intérêt de son exploitation, une partie de l'entretien courant et les menus travaux comme pourrait le faire un gardien ou un employé d'immeuble dans une copropriété traditionnelle. Si il est convenu dans le bail que beaucoup d'éléments sont à la charge du gestionnaire et que cette règle s'applique à tous, le syndic peut adapter son mode de gestion. Dans ce cas, il peut faire une sélection systématique et préalable des dépenses pour n'appeler aux copropriétaires que la partie des charges leur incombant, mais cette convenance ne peut être mise en place que dans la limite du consentement entre le gestionnaire et les copropriétaires puisque le bail n'est pas opposable au syndicat de copropriété. D'autre part, certaines règles peuvent être précisées dans le règlement de copropriété et doivent être appliquées par le syndic. COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE RECOMMANDATION n 13 relative au conseil syndical La présente recommandation comporte, d'une part, des dispositions générales et, d'autre part, des dispositions particulières pour le cas où il existe un ou des syndicats secondaires. Elle ne concerne pas les syndicats coopératifs. I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1) Considérant : - que l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 31 décembre 1985, dispose, en ses alinéas 1, 2, 3 et 4 : «Dans tout syndicat de copropriétaires un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. Il reçoit en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat...» - que l'article 21 au décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 9 juin 1986, dispose :

2 «Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25-a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. Elle peut toutefois autoriser son bénéficiaire à décider de certaines dépenses jusqu'à un montant dont la délégation fixe le maximum. Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion du syndic. Il sera rendu compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation». - que l'article 22 du même décret dispose : «A moins que le règlement de copropriété n'ait fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité prévues à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l'assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical. Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables. Pour assurer la représentation prévue au demier alinéa de l'article 27 de la loi du 10juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins à ce conseil». - que l'article 25 du même décret dispose : «Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive des fonctions du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l'ordre de leur élection s'il y en a plusieurs, et jusqu'à la date d'expiration du mandat du membre titulaire à qu'ils remplacent. Dans tous les cas, le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit». - que l'article 26 du même décret dispose : «Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution. Il peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article 25-a de la loi du 10juillet 1965 et à l'article 21 du présent décret. Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965». - que l'article 27 du même décret dispose : «Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

3 Le conseil syndical peut se faire assister par tout technicien de son choix. Les honoraires de ces techniciens ainsi que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical constituent des dépenses d'administration. Ils sont payés par le syndic dans les conditions fixées par le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par la décision de l'assemblée générale visée à l'article 22 du présent décret». II Constatant : 1. Sur le plan législatif et réglementaire : o le caractère, en principe, obligatoire de l'institution du conseil syndical dont la finalité est «d'assurer un dialogue et une information entre l'ensemble des copropriétaires et le syndic, ce qui est le meilleur moyen de maintenir un climat de confiance réciproque» (Rapport M. Bonnemaison, Doc. Ass. Nat. n 2960, p. 16) ; o le rôle d'assistance et de contrôle conféré au conseil syndical qui exclut tout pouvoir d'engager le syndicat ; o le rôle important dévolu au règlement de copropriété et, à défaut à l'assemblée générale, pour fixer ou modifier les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical. 2. Sur le plan pratique : o que les règlements de copropriété se limitent trop souvent là reproduire les dispositions de la loi et du décret sans mettre à profit la marge d'initiative laissée par les textes pour adapter les règles de composition et de fonctionnement du conseil syndical aux dimensions de la copropriété et aux caractéristiques de l'immeuble ; o que les relations entre le conseil syndical et le syndic ne sont pas toujours animées d'une confiance réciproque ; o qu'il n'existe pas d'information suffisante des conseillers syndicaux sur leur rôle et sur la connaissance qu'ils devraient avoir des principes fondamentaux du statut de la copropriété ; o que la méconnaissance, de la part des copropriétaires, du rôle du conseil syndical entraîne un désintérêt pour cet organe du syndicat et l'absence fréquente de candidats pour assumer les fonctions de conseiller syndical. III. Emet les recommandations suivantes : Les relations du conseil syndical et des copropriétaires, ainsi que le rôle de conseil syndical en général, sont conditionnées par la dimension du syndicat des copropriétaires : ce qui vaut, en effet, pour un syndicat de dimension importante ou moyenne, ne vaut pas nécessairement pour un syndicat ne regroupant qu'un nombre restreint de copropriétaires. Il convient en conséquence de dégager les orientations susceptibles de s'appliquer au plus grand nombre de cas. 1) Sur la mission du conseil syndical : Rappel étant fait que : Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. La mission de contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat, l'élaboration du budget prévisionnel, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont conclus et exécutés les marchés de travaux. Elle nécessite la communication des pièces et documents se rapportant à la gestion du syndic et à l'administration de l'immeuble.

4 Le conseil syndical est obligatoirement consulté pour la passation des marchés et la conclusion des contrats lorsque le coût de ceux-ci dépasse un montant fixé par l'assemblée générale. La mission d'assistance est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par une décision spécifique de l'assemblée des copropriétaires. La mission d'assistance peut porter, par exemple, sur un avis relatif au choix du personnel ou de l'entreprise chargés du service de l'immeuble (concierge, gardien, employé de ménage), la présentation comptable des recettes et dépenses du syndicat, le choix des entreprises appelées à assurer l'entretien courant de l'immeuble ou à réaliser les travaux décidés par l'assemblée générale, l'examen des devis fournis par ces entreprises. Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale. Il peut se saisir luimême de toute question concernant le syndicat et peut se faire assister d'un technicien de son choix. Le conseil syndical doit rendre compte à l'assemblée générale de l'exécution de ses missions. Dans «les copropriétés en difficulté», lorsqu'un administrateur provisoire a été désigné par le juge et investi de tout ou partie des pouvoirs de l'assemblée générale, cet administrateur doit, sauf situation d'urgence, recueillir l'avis du conseil syndical avant de prendre les décisions qui lui paraissent nécessaires à l'accomplissement de sa mission. En conséquence, la Commission recommande : Au syndic : o d'adresser à tout nouveau copropriétaire une note d'information sur l'organisation de la copropriété et du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical tendant à faciliter la gestion de l'immeuble et à servir de trait d'union entre le syndic et les copropriétaires ; o de ne pas faire obstacle à la mission de contrôle du conseil syndical et de demander son assistance en cas de nécessité ou s'il l'estime opportun ; o de notifier, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. Au conseil syndical : o de veiller à participer à une bonne administration de l'immeuble dans l'intérêt collectif ; o de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission, si possible par écrit, et de les consigner dans un registre ouvert à cet effet ; o de prévoir dans le budget prévisionnel soumis au vote de l'assemblée générale une somme affectée au fonctionnement du conseil syndical notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération d'un technicien, étant précisé que le syndic demeure l'ordonnateur et le payeur de cette somme. 2) Sur l'institution et la composition du conseil syndical :Rappel étant fait que : Le conseil syndical existe dans tout syndicat sauf si l'assemblée générale décide, à la majorité de l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. Les membres titulaires et suppléants du conseil syndical sont désignés à la majorité prévue par l'article 25, ou sur deuxième convocation à la majorité de l'article 24, par l'assemblée générale parmi les copropriétaires (personnes physiques ou personnes morales) pour une période qui ne peut excéder trois années renouvelables. Toutefois, le syndic, son conjoint, ses ascendants et descendants, et ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du conseil syndical.

5 La désignation des membres du conseil syndical par l'assemblée générale s'effectue par un vote sur des candidatures individuelles et non sur des candidatures groupées. Le résultat du vote pour chaque candidat est mentionné au procès-verbal. A défaut de désignation par l'assemblée générale, à la majorité requise, des membres du conseil syndical, le juge peut désigner les membres de ce conseil, avec l'acceptation des intéressés ; il peut également constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical. Le nombre des membres du conseil n'est fixé ni par la loi ni par le décret, mais si «plus du quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit» le conseil n'est plus régulièrement constitué. En conséquence, la Commission recommande : 1. aux notaires ou autre rédacteur des règlements de copropriété, pour les copropriétés à constituer, de prévoir, lors de l'établissement de ces documents, les stipulations fixant les règles relatives au conseil syndical (composition, organisation et fonctionnement). Spécialement, il est recommandé de prévoir : o que le conseil soit composé d'un nombre impair de membres, non inférieur à trois, pour permettre de dégager une majorité ; o que lors de la désignation des membres titulaires soient aussi désignés des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit irrégulièrement constitué. 2. au syndic, pour les syndicats existants, et en cas de silence ou d'insuffisance du règlement de copropriété, de faire adopter par l'assemblée générale, appelée à désigner les membres du conseil syndical, les règles relatives à sa composition, à son organisation et à son fonctionnement, en prenant soin d'assurer la publicité au fichier immobilier des décisions prises. 3. aux copropriétaires appelés à désigner les membres du conseil syndical : o de tenir compte dans la mesure du possible des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, métiers du bâtiment...) ; o de prévoir dans la composition du conseil : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et copropriétaires occupants, pluralité de bâtiments, usage d'habitation ou professionnel ou commercial... ). 3) Sur le fonctionnement du conseil syndical et les pouvoirs propres du président : Rappel étant fait que : les textes ne prévoient que la disposition selon laquelle «le conseil syndical élit son président parmi ses membres», les autres règles de fonctionnement étant laissées au domaine consensuel ; les pouvoirs propres du président consistent en la possibilité de convoquer une assemblée en cas de refus du syndic, et d'engager une action tendant à la remise de fonds et archives détenus par l'ancien syndic, En conséquence, la Commission recommande : Au conseil syndical : de désigner son président dès sa première réunion ;

6 d'assurer la permanence de l'information donnée aux copropriétaires sur l'activité du conseil syndical au moyen de la mise à sa disposition d'un tableau d'affichage et éventuellement de la diffusion d'une «lettre du conseil syndical» ; d'assurer effectivement l'exécution des missions d'assistance et de contrôle, qui lui sont dévolues à l'exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l'assemblée générale et du syndic ; d'utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l'assemblée générale, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (article 24) et qu'elle est assortie d'un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, d'un «projet de résolution» ; cette délégation de pouvoir ne pouvant porter que sur un acte ou une décision expressément déterminés ; d'utiliser, mais toutefois avec précaution, la possibilité de se faire assister par tout technicien de son choix, mais à la condition que le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l'assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires, frais et débours de ces techniciens ; que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical, qui constituent des dépenses d'administration, soient fixés dans les mêmes conditions. Au président du conseil syndical : dès sa désignation, d'en aviser le syndic ; s'il envisage d'engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l'ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l'administrateur judiciaire éventuellement désigné, qui appellera auprès des copropriétaires les fonds nécessaires au fonctionnement du syndicat ; de s'assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d'être prévenu par l'organisme garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic. 4) Dans le cadre de la tenue des assemblées générales : La Commission recommande au syndic et au conseil syndical : Avant la tenue de l'assemblée : o que le conseil syndical établisse, conjointement avec le syndic, l'ordre du jour et veille à ce qu'il soit procédé aux notifications complémentaires ; o que le conseil syndical soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel. Au cours de l'assemblée annuelle : o que soit présenté un rapport au nom du conseil syndical et que ce rapport donne notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d'exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l'activité du conseil. 5) Sur la responsabilité du conseil syndical : Rappel étant fait que : Le conseil syndical n'étant pas doté de la personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée. En revanche, chacun de ses membres pourrait voir engager sa

7 responsabilité personnelle pour faute, étant néanmoins précisé que le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rend pas fréquente la mise en jeu de cette responsabilité. La commission recommande : Que la police d'assurance de l'immeuble couvre la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical, II. DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LE CAS OÙ IL EXISTE UN OU PLUSIEURS SYNDICATS SECONDAIRES La Commission I. Considérant : que l'article 27, alinéa 3, in fine, de la loi du 10 juillet 1965 dispose que «le syndicat secondaire est représenté au conseil syndical du syndicat principal s'il en existe un» ; que l'article 22 du décret du 17 mars 1967, dispose, en son alinéa 3, que «pour assurer la représentation prévue au dernier alinéa de l'article 2 7 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins à ce conseil» ; que l'article 24 du décret du 17 mars 1967 dispose que, «lorsqu'il existe un ou plusieurs syndicats secondaires, la représentation au conseil syndical du syndicat principal attribuée à un syndicat secondaire est proportionnelle à l'importance du ou des lots qui constituent ce syndicat secondaire par rapport à celle de l'ensemble des lots qui composent le syndicat principal. Le ou les copropriétaires du ou des lots qui ne sont pas constitués en syndicat secondaire disposent ensemble, s'il y a lieu, des autres sièges au conseil syndical du syndicat principal. En l'absence de stipulation parliculière du règlement de copropriété du syndicat principal, les copropriétaires désignent leurs représentants au conseil syndical de ce syndicat au cours d'une assemblée générale soit du syndicat secondaire, dans le cas prévu à l'alinéa 1er du présent article, soit du syndicat principal dans le cas prévu à l'alinéa précédent». II. Constatant : Le caractère impératif de la disposition de l'article 27, alinéa 3, in fine, de la loi posant le principe de la représentation du syndicat secondaire au conseil syndical du syndicat principal ainsi que de la proportion fixée par l'article 24 du décret à l'effet d'assurer cette représentation. L'affirmation selon laquelle chaque syndicat secondaire dispose, de plein droit, d'au moins un siège au conseil syndical du syndicat principal. La possibilité de prévoir par des stipulations particulières du règlement de copropriété du syndicat principal, les modalités selon lesquelles les copropriétaires du syndicat secondaire désignent leurs représentants au conseil syndical du syndicat principal.

8 III. Emet les recommandations suivantes : Quant à la composition du conseil syndical du syndicat principal, de tenir compte, spécialement quant au nombre de ses membres, des dispositions fixant impérativement les modalités de représentation du ou des syndicats secondaires au sein de ce conseil syndical. 1. Quant à la désignation des copropriétaires appelés à représenter le ou les syndicats secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal, de veiller à ce que cette désignation soit faite de manière à prévenir les conflits d'intérêts entre le syndicat principal et le ou les syndicats secondaires. On pourrait, à cet effet, utiliser la liberté reconnue au règlement de copropriété du syndicat principal. 2. Quant aux rapports à établir entre le conseil syndical du syndicat principal et le ou les conseils syndicaux du ou des syndicats secondaires, il convient, autant que faire se peut, d'organiser une «communication» entre ces différents organismes, Spécialement, on peut envisager de tenir des réunions communes de l'ensemble de ces conseils syndicaux ou, si l'on préfère, entre leurs présidents, l'une de ces possibilités n'excluant pas l'autre. Il convient aussi que copie des procès-verbaux du conseil syndical et du syndicat principal soit transmise au syndic du syndicat secondaire, à charge pour lui d'en informer le conseil syndical du syndicat secondaire.