Procès-verbal de la réunion du Conseil d Administration

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1 Procès-verbal de la réunion du Conseil d Administration Procès-verbal de réunion 2014/15 02 Fondation Lycée Français Saint-Louis (LFSL) Numéro d immatriculation Stockholm, le 09 décembre Ouverture de la séance à 17:30. Lars Grundberg, Président, souhaite la bienvenue aux membres du Conseil d Administration (CA) et déclare la séance ouverte. 2 Sont présents : Lars Grundberg, Président du CA, membre externe Sophie Maraux, Proviseur du LFSL Elsa Rodriguez, Directrice de l élémentaire, LFSL Nina Lillo, Directrice de la Förskola Valérie Hansson, Directrice administrative et financière Laurent Clavel, Conseiller de coopération et d action culturelle près de l Ambassade de France Caroline Devaux-Scamaroni, membre externe Malin Goubaud, représentante élue des parents d élèves Hind Bernhard, représentante élue des parents d élèves Thomas Loyau-Kahn, représentant élu des parents d élèves Françoise Guionneau, représentante élue du personnel de l établissement Jérémie Lamart, suppléant des représentants élus du personnel de l établissement Bertrand Montoriol, représentant élu du personnel de l établissement 3 Sont absents : Philippe Cailluet, représentant élu du personnel de l établissement, suppléé par Jérémie Lamart Clara Tronêt Guillon, membre externe, a démissionné du CA le 07/12/2014 Amandine Lebas, consule de France, excusée 4 Secrétaire de séance Le CA désigne Bertrand Montoriol pour dresser le procès-verbal en qualité de secrétaire de séance. 5 - Approbation de l ordre du jour

2 L ordre du jour tel que communiqué le 28/11 est approuvé avec un ajout au point 15 questions diverses : remplacement de Clara Tronêt Guillon. 6 Approbation du procès-verbal du 3/11 Le procès-verbal du 3/11 est approuvé. 7 Point 5 de l ordre du jour : les délégations du CA à la direction de l établissement, en matière de : Gestion de la sécurité et des conditions de travail du personnel local Décision : le CA décide de la délégation du suivi des actions concernant l environnement de travail (arbetsmiljö) au Comité Hygiène et Sécurité (CHS) présidé par le proviseur. Le proviseur rendra compte des travaux du CHS et de la situation à chaque séance du CA. Gestion financière et gestion des ressources humaines Rappels : le proviseur est ordonnateur des dépenses à hauteur de SEK et le CA l est au-dessus de ce seuil (via un vote majoritaire). Mme Maraux précise que les CA des établissements français à l étranger incluent souvent un membre ayant fonction de trésorier. Décisions : 1- Le CA forme un groupe de réflexion comprenant Mmes. Hansson et Devaux-Scamaroni et M. Loyau- Kahn pour étudier la mise en application de la bonne gouvernance au lycée Saint Louis et la pertinence de la mise en place d un trésorier au sein du CA. 2- le CA formalise la délégation au proviseur du LFSL de la gestion des ressources humaines (entretiens annuels, négociations salariales) hors embauches, sanctions et licenciements qui restent la prérogative du CA. 8 Point 6 de l ordre du jour : statuer sur les délégations données à des personnes, membres ou non du CA, pour le représenter et mener des démarches administratives auprès d instances officielles Suédoises, Kammarkollegiet en particulier. Décisions : 1- Le CA confirme la décision prise le 3/11 et retire le pouvoir donné en la matière à Håkan Jerlström, suppléant des représentants élus des parents d élèves, auprès de Kammarkollegiet. 2- Le CA délègue sa représentation auprès de Länstyrelsen et Kammarkollegiet au Président et au proviseur, ou bien à la totalité du CA. 3- Le CA établira une liste des procurations et délégations qui ont été données.

3 9 Point 7 de l ordre du jour : gestion - validation du paiement des impôts et taxes Le paiement des impôts et des taxes est à jour. 10 Point 8 de l ordre du jour : Présentation du budget 2015 (voir annexe 1) Valérie Hansson présente le budget prévisionnel 2015 de la Fondation : Lycée Saint Louis et förskola. Cette présentation amenant des questions au sujet des locaux, le CA décide d aborder immédiatement le point 11 de l ordre du jour (Projet de construction : rapport de situation). Le propriétaire des locaux, Sisab, étudie avec Utbildningsförvältningen un engagement mutuel concernant la construction du nouveau bâtiment dans la cour. Le projet permettrait la construction d une cantine, de salles de classe pour la förskola et d un gymnase. Des discussions sont en cours concernant l utilisation de cette cantine et son partage éventuel avec Essingeskolan ; une rencontre avec le CA est demandée mutuellement par Sisab et LFSL, elle est prévue pour début Le loyer du nouveau bâtiment serait de 2000 SEK/m 2 /an, le loyer des locaux actuels est de 1800 SEK/m 2 /an; la création de salles de classe pour la förskola permettrait une augmentation des effectifs d élèves dans l ensemble de la structure et un retour à terme à un budget positif. Le CA retourne ensuite à l examen de la proposition de budget. Le bilan de l année 2014 ainsi que le budget prévisionnel 2015 font apparaître un déficit, lié pour partie au bilan financier de la förskola, au recrutement d un DAF local et à l augmentation sensible des amortissements suites aux engagements réalisés en Des arbitrages financiers sont demandés au CA afin de faire des économies sur les dépenses. Les représentants du personnel s expriment sur les arbitrages proposés et insistent sur l importance de préserver les emplois et l intérêt des élèves. Ils rappellent également que plusieurs sorties et voyages font l objet d un projet annuel dans les classes concernées. Afin de pouvoir réaliser les projets pédagogiques et de faire face aux besoins les plus urgents, le CA évoque une utilisation cette année d une partie de la trésorerie. Cette utilisation ne met en aucun cas en danger la santé financière de la fondation et doit rester exceptionnelle. La question du montant minimal de fonds de réserve à conserver en trésorerie sera étudiée par Mme Hansson. Les projections présentées indiquent un retour à l équilibre budgétaire dès 2016, dans un scénario d augmentation des capacités d accueil à engager pour la rentrée 2015, et devant se poursuivre jusqu à la réception du nouveau bâtiment en Les représentants des parents d élèves soumettent au vote la proposition suivante : utilisation exceptionnelle et limitée de la trésorerie pour une validation de tous les points présentés en page 6 de l annexe 1 ainsi que la réintégration au budget 2015 des trois points suivants figurant en page 5 : 1) sorties EPS,

4 2) création d un demi-poste d enseignant spécialisé à l élémentaire et 3) mise à disposition de nouveaux outils pour la gestion et externalisation de certaines opérations sous réserves : 1) du respect du devis pour les outils de gestion (coût de SEK/mois) et de la durée limitée du recours à une aide extérieure dans l attente d un état des lieux des ressources afin de ne pas alourdir les charges de l exercice 2015, et 2) d une évolution prévue des effectifs et de la structure en conformité avec celle présentée en pages 8 et 9 de l annexe 1. Vote : le CA adopte à l unanimité (8 voix pour, 0 contre) cette proposition. Décision : le projet de budget 2015 est validé avec réintégration des trois dépenses décrites ci-dessus figurant en page 5 de l annexe 1 et sous réserve des deux conditions énoncées ci-dessus. 11 Point 9 de l ordre du jour : Validation de la procédure d'inscription des élèves en élémentaire Elsa Rodriguez présente une proposition de procédure d inscription des élèves au CP en fonction de 3 critères (voir annexe 2). Elle précise que le lycée peut faire face aux demandes d inscription en CP cette année en ouvrant trois classes à la rentrée 2015 et que cette situation à trois classes de CP peut être pérennisée. Vote 1 : demande auprès du CE de la création de trois classes de CP à la rentrée - sous réserve d une demande d augmentation du numerus clausus auprès de Skolverket et de son approbation. Le CA adopte à l unanimité (8 voix pour, 0 contre) cette proposition. Vote 2 : validation des critères d inscription présentés en annexe 2 - sous réserve d approbation par Skolverket. Le CA adopte à l unanimité (8 voix pour, 0 contre) cette proposition. 12 Point 10 de l ordre du jour : förskola - rapport de situation Nina Lillo informe le CA que le rapport de la dernière inspection lui sera adressé directement courant mars Malin Goubaud présente (annexe 3) un document de Utbildningsförvaltning i Stockholm Stad listant les obligations du CA envers la förskola. Nina précise la nécessité d avoir une vision de la förskola à long terme, les dernières années ayant plutôt été marquées par l urgence. Décision : Le CA décide de la création d un groupe de travail sur une vision à long terme et les alternatives possibles offertes à la förskola, y compris une possible homologation par l AEFE. Ce groupe est constitué de Mmes. Bernhard, Goubaud, Rodriguez et Lillo. 13 Point 12 de l ordre du jour : audit informatique - rapport de lecture

5 Thomas Loyau-Kahn présente partiellement l audit informatique et les recommandations qui y sont faites. L audit ne précise pas si son périmètre couvrait ni la gestion des serveurs de messagerie ni celle des dossiers partagés sur le «cloud» Office 365. Il est constaté que les préconisations de l audit concernant la gestion des mots de passe des utilisateurs ne sont pas mises en œuvre à ce jour. Il est demandé: Le changement régulier des mots de passe par les utilisateurs eux-mêmes, avec des contraintes fortes sur leur sécurité (longueur, caractères spéciaux, casse), Que le déverrouillage des postes nécessite la saisie du mot de passe de l utilisateur, Que la prise en main à distance des postes utilisateurs nécessite l accord préalable de l utilisateur du poste. Décision : le CA demande au responsable informatique d appliquer ces recommandations dans les plus brefs délais et demande un audit des partages des dossiers du système de messagerie Exchange ainsi que des droits sur les dossiers et sites partagés sur le «cloud» Office 365. Le CA demande à ses propres membres de changer leur mot de passe de leurs comptes LFSL le plus vite possible. 14 Point 13 de l ordre du jour : communication interne du CA - sécurisation des systèmes d information; création et sécurisation d un site extranet de travail collaboratif pour les membres du CA Microsoft Office 365 permet de créer des espaces collaboratifs fermés et sécurisés. Thomas Loyau Kahn propose de créer un espace sur Office 365 dédié à la communication interne des membres du CA. 15 Point 14 de l ordre du jour : constitution de groupes de travail et «lettre de mission» Les groupes de travail suivants sont constitués et les propositions suivantes adoptées: Changement des statuts : Lars Grundberg, Malin Goubaud, Françoise Guionneau et Laurent Clavel. Communication interne et externe : le document produit en juin 2014 par le CA est repris par le CA actuel. Le groupe de travail sur la communication interne est composé de Mme Devaux-Scamaroni et de M. Loyau.Kahn. Pour la communication externe, une réunion d information est proposée, pour les personnels et les parents d élèves, par les membres du CA et du Conseil d Etablissement (sous réserve de leur accord). La coordination en est confiée à Sophie Maraux, Thomas Loyau Kahn, Bertrand Montoriol et un membre du CE qui sera volontaire. Une réunion d information aura lieu fin janvier pour les parents et le personnel, dirigée par le CA et le CE. Förskola : Hind Bernhard, Malin Goubaud, Elsa Rodriguez et Nina Lillo (voir point 10). Projet de construction: Valérie Hansson, Sophie Maraux, Thomas Loyau Kahn. 16 Point 15 ajouté à l ordre du jour : remplacement de Clara Tronêt Guillon Les membres du CA sont chargés de recueillir les candidatures qui seront transmises au groupe de travail sur le changement des statuts décrit ci-dessus. 17 Prochaine réunion

6 point 15. Une réunion est fixée le lundi 19 janvier 2015 à 17 :30 pour préparer la réunion d information évoquée au 17 Clôture de séance L ordre du jour étant épuisé, la présidence remercie les membres et déclare la séance terminée à 22:10. Bertrand Montoriol, Secrétaire de séance Annexes : (1) Budget prévisionnel 2015, (2) proposition de procédure d inscription au primaire, (3) krav på förskolans huvudmannen (document disponible uniquement en suédois)