Site internet de la CNIEFEB

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1 Compagnie Nationale des Ingénieurs et Experts Forestiers et des Experts Bois Commission Informatique Site internet de la CNIEFEB Notice d utilisation à l usage des Membres de la Compagnie Version 1.0 L. Staub - août 2014 En dehors des fonctions basiques (mais néanmoins indispensables ) comme «Trouver un Expert», ou «qu est-ce qu un Expert Forestier», le site internet de la CNIEFEB développe maintenant deux modules qui sont liés aux ventes groupées (sur la base d un accès réservé) : 1- Présentation aux acheteurs potentiels des lots mis en vente par les Experts, et, tout particulièrement des lots en vente groupée (mais pas seulement). 2- Les résultats de vente de bois sur pied, avec des synthèses possible par essence, région, période de référence Ces deux modules étant en place, il convient maintenant de les alimenter et de les faire vivre, et la participation de chacun est requise L objectif de la présente notice est de vous présenter pas à pas : 1- Comment se présentent ces modules sur le site (qualifié de «site vitrine», au vrai sens marketing, il s agit bien de «vendre» notre profession et notre savoir-faire). 2- Comment faire pour alimenter le site, mettre en ligne des lots, des ventes, et saisir les résultats de ventes pour que les statistiques puissent être éditées et publiées (dans l intérêt commun). Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 1

2 Sommaire 1- Introduction : la présentation des modules du site vitrine S'adresse à tous 1.1- Page de présentation, onglet «lot de bois» Page de recherche des lots Page des liens avec tous les lots de bois en cours de consultation Consultation des résultats des ventes groupées Accès aux dernières ventes Accès aux statistiques des années précédentes Mettre un lot en ligne... 7 S'adresse à tous 2.1- Aller à l adresse internet suivante : Accès à la plateforme de saisie Saisie du lot (1 er onglet «formulaire») Fin de la saisie du lot (2 ème onglet «bois mis en vente») Saisie du détail : Téléchargement de l affiche : Vérification-Correction Organisation de la vente groupée S'adresse aux experts coordinateurs d'une vente 3.1- Ouverture d une vente Vérification de la saisie des lots affectés à votre vente Génération du cahier de vente ère étape : Ordonnancement ème étape : Edition du cahier : Saisie des Résultats Annexe : Liste des Experts Responsables Informatiques Régionaux Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 2

3 1- Introduction : la présentation des modules du site vitrine. Les acheteurs de bois peuvent s inscrire sur le site de la CNIEFEB pour consulter les lots mis en vente, que ce soit dans le cadre des ventes groupées, ou des ventes par appel d offres en dehors d une vente groupée, ou en «vente flash». Vous-mêmes pouvez vous connecter sur le site pour rechercher des informations sur les cours des bois vendus par les Experts. Site internet : Page de présentation, onglet «lot de bois» Les membres de la CNIEFEB ont également un accès à cette partie du site : «Identifiant de connexion» : ce qui figure dans votre adresse «foret-bois.com» (généralement initiale du prénom point nom). «mot de passe» : si vous ne le connaissez pas, faites «mot de passe oublié», il arrivera sur votre foret-bois.com Page de recherche des lots complétez les cases, puis «lancer la recherche» Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 3

4 1.3- Page des liens avec tous les lots de bois en cours de consultation Apparaissent ici les lots recherchés (dans l exemple, j ai fait une recherche des lots résineux en vente groupée). On peut zoomer sur la carte et cliquer sur une punaise pour faire apparaître le détail : A gauche, un premier exemple d un lot inscrit à la vente de Clermont, on peut télécharger l affiche (en haut à droite). Dans cet exemple, le cahier n est pas encore bouclé, mais le lot apparaît déjà en consultation ; les acheteurs peuvent mieux s organiser pour leurs visites, c est l objectif A droite, un deuxième exemple, cette fois ci, le cahier est bouclé, on peut le télécharger à l aide du bouton marron, ou ne télécharger que la fiche Ceci ne peut fonctionner que si les Experts mettent tous leurs lots en ligne, et que les organisateurs de vente mettent également bien tous leur cahier en ligne : voir ci-après!! Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 4

5 1.4- Consultation des résultats des ventes groupées A la page d accueil, onglet «Résultat des ventes» ; se connecter de la même manière que précédemment. 1- Accès aux dernières ventes A droite, vous avez accès aux dernières ventes réalisées, cliquez sur «voir les résultats» Vous avez alors accès à chacun des lots, prix de vente, nombre de soumissions ; vous avez même accès à l affiche. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 5

6 2- Accès aux statistiques des années précédentes Cliquez sur «statistiques LEF» : Vous pouvez exécuter une recherche (dans l exemple, résultats en Bourgogne sur 2012) : Si vous faites un choix par zone géographique, vous pouvez choisir soit la région, soit un ensemble de région (1/4 de France), voir en fin de liste déroulante. Faites «Lancer la recherche», attendez un peu ; suivant le paramétrage de votre navigateur internet, soit un PDF s ouvre directement, soit il est chargé dans la zone de téléchargement (vous avez alorsgénéralement une grosse flèche qui descend à travers de votre écran pour vous signaler qu il vient de s enregistrer). Le PDF se présente ainsi : Et maintenant C est à vous!! Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 6

7 2- Mettre un lot en ligne Que vous soyez organisateur d une vente groupée ou non, ce chapitre vous concerne tous. Pour que le site puisse fonctionner, il faut le renseigner avec les informations concernant les lots que vous mettez en vente. Pour rentrer un lot, vous avez besoin : De votre affiche au format pdf (soit éditée en pdf, soit scannée au format pdf, peu importe) De 2 minutes Chacun prépare ses affiches comme il l entend, avec plus ou moins de détail, en couleur, en noir et blanc Pensez à laisser libre le coin en haut à droite, le site va inscrire des références à cet endroit Remarque : éviter de mettre des accents, des caractères spéciaux pour nommer vos affiches, et évitez les formats pdf compressés ou compacts, qui peuvent être mal gérés par le site internet Aller à l adresse internet suivante : Pas de www, ce n est pas un oubli de ma part!!!!!!! «Identifiant» : ce qui figure dans votre adresse «foret-bois.com». «mot de passe» : si vous ne le connaissez pas, faites «j ai perdu mon mot de passe», il arrivera sur votre foret-bois.com ; c est le même que pour aller sur le site vitrine. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 7

8 2.2- Accès à la plateforme de saisie Si vous n êtes pas organisateur de vente groupée, vous n avez qu un seul bouton : Gestion des lots. Cliquez dessus, vous arrivez à la page suivante : Faites ajouter (en bas à gauche) et vous arrivez à la plateforme de saisie : Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 8

9 2.3- Saisie du lot (1 er onglet «formulaire») La saisie se fait en suivant le formulaire : Entrez votre référence de lot (ce ne sera pas le numéro de l article dans le cahier ; par souci de commodité pour l organisateur de la vente, vous pouvez convenir de commencer par vos initiales Vous pouvez choisir de rentrer un lot «hors vente groupée», il apparaîtra également sur le site vitrine (mais dans un premier temps, il ne sera pas retenu pour les calculs statistiques). Dans ce cas, complétez soit la date de remise des offres (pour une consultation), soit, s il s agit d une vente flash, le prix de vente. Rappel vente flash : vous avez un lot que vous voulez vendre à un certain prix, vous affichez le lot avec le prix, et le premier qui vous contacte pour dire qu il prend le lot au prix indiqué l emporte. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 9

10 Dans l exemple, j ai retenu l hypothèse que le lot est affecté à une vente groupée ; toutes les ventes groupées apparaissent dans la liste en cliquant sur la petite flèche. Les ventes groupées doivent déjà être enregistrées. Si tel n est pas le cas, contactez l organisateur de la vente pour qu il le fasse, et si vous êtes vous-même organisateur de la vente, faites-la inscrire par le Responsable Informatique Régional (coordonnées à la fin de ce document). A chaque ligne, vous devez choisir parmi les différentes options qui sont proposées. Remarque : ces éléments figurent certainement sur votre affiche, mais il est nécessaire de les saisir à ce stade, c est sur la base de cette saisie que l affichage sur le site vitrine sera fait ; en aucun cas, le programme du site internet n est en mesure de lire votre affiche automatiquement... Vérifiez bien votre saisie, qu il n y ait pas d incohérence avec votre affiche Fin de la première colonne de saisie, remonter en haut de la seconde colonne Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 10

11 La deuxième colonne correspond à la localisation de votre lot, pour qu il puisse s afficher sur la carte de France, et ainsi que des recherches en fonction des distances puissent être faites (par exemple, recherche de résineux à moins de 100 km du siège social de l acheteur ) Remarques : les départements apparaissent par ordre alphabétique, et pas par ordre de numéro (par exemple, la Haute Loire (43) se situe avant la Loire (42) ). Aucun lien n est fait entre localité et le département saisi, on vous fait confiance Observez qu en saisissant le nom de la localité comme on vient de le faire, celui-ci s écrit également dans la case juste au dessus de la carte Google sans que vous n ayez rien à faire (cidessous à gauche) Dans la case du dessous, tapez juste un espace à la fin de pour voir apparaître les propositions faites par Google, et cliquez sur celle qui vous concerne La petite punaise se positionne à cet endroit, ce qui vous aidera à placer le lot. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 11

12 Vous pouvez choisir de zoomer/dézoomer (molette de la souris, ou échelle +/- sur le côté), de faire apparaître la vue satellite (cliquez en haut à droite), et même d utiliser le petit bonhomme street view pour vous repérer, et vous déplacez la punaise rouge avec la souris à l endroit précis du lot. Fin de la première page de formulaire, c est bientôt fini, le plus dur est fait!! Cliquez sur suite Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 12

13 2.4- Fin de la saisie du lot (2 ème onglet «bois mis en vente») C est ici que l on va rentrer le détail sur le lot mis en vente et télécharger l affiche qui sera incluse dans le cahier et qui sera consultable sur le site. Saisie du détail : Choisissez les essences dans la liste, puis indiquez le nombre de pieds et le volume, faites valider, et recommencer pour chaque essence présente sur votre fiche. Pour ceux qui distinguent différentes catégories dans une essence, vous pouvez répéter la même essence, cela sera pris en compte et additionné... Attention : aucun lien n est fait entre ce que vous avez saisi précédemment comme «essence principale» et ce que vous mettez à cet endroit ; c est à vous de vérifier la cohérence Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 13

14 Téléchargement de l affiche : En fin de page, vous êtes invité à télécharger l affiche au format pdf que vous aurez préalablement préparée : Cliquer sur parcourir Choisissez votre fichier sur votre ordinateur, puis faites Ouvrir Le fichier se télécharge :!!! IMPORTANT : Attendez bien le message de confirmation!!!! NB : Pour des raisons internes à la programmation, le pdf est renommé, ne pas s en inquiéter Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 14

15 Après le téléchargement, le fichier pdf n apparaît pas tout de suite : Il faut d abord faire enregistrer (vous avez le choix entre plusieurs possibilités, choisissez celle qui vous convient ) La confirmation apparaît à l écran dans le bandeau vert : Revenez à l onglet «Bois mis en vente», et vous observez que le pdf est bien chargé en bas de la page. Cliquez sur l icône PDF pour le faire afficher ; observez que la référence sous laquelle vous l avez enregistré a été inscrite en rouge en haut à droite. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 15

16 2.5- Vérification-Correction Vous pouvez aller sur le site vitrine vérifier que votre lot est bien présent (chapitre 1). A tout moment, même si ça n est pas vraiment souhaitable, vous pouvez revenir sur la saisie du lot (notamment si vous n avez pas tout saisi lors de l enregistrement, ou si vous vous êtes trompé, ou si vous avez modifié votre PDF ). Revenez à la page d accueil Tableau de Bord puis Gestion des lots Les lots saisis apparaissent : Cliquez sur, et vous revenez au formulaire ; tout peut être modifié... Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 16

17 3- Organisation de la vente groupée Ne concerne que les Experts organisateurs d une vente groupée Votre rôle, en tant qu organisateur, est : 1- D ouvrir la vente pour que les Confrères puissent y inscrire leurs lots 2- De vérifier que les fiches lot sont bien saisies 3- De générer le cahier de vente (à la date où traditionnellement vous le clôturez pour l adresser aux acheteurs) ; cela nécessite que vous vous assuriez auprès des Confrères participant que chacun a bien rentré ses lots. 4- De renseigner les résultats de la vente après la vente (pour que l outil «statistique» soit renseigné) 3.1- Ouverture d une vente. Si vous avez le profil «Coordinateur d une vente groupée», vous avez sur la page d accueil le bouton «Gérer des ventes groupées» Sinon, demandez à votre Responsable Informatique Régional de créer une vente en vous inscrivant comme responsable de la vente ; votre profil sera modifié pour que vous puissiez avoir cet accès (coordonnées en fin de document). Cliquez sur ce bouton «Gestion des ventes groupées»: Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 17

18 Puis sur ajouter Remplissez le formulaire, n oubliez pas d inscrire la vente à l agenda (pour que l évènement soit affiché sur le site vitrine), et indiquez bien le nom de l Expert coordinateur. Enregistrer, et la vente est ouverte, tous les confrères qui souhaitent ajouter des lots (vous compris) peuvent maintenant le faire (chapitre 2) Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 18

19 3.2- Vérification de la saisie des lots affectés à votre vente. Vous générerez le Cahier quand vous vous serez assuré que tous les Confrères participants ont bien inscrit leurs lots. Revenez à la page «Gestion des Ventes groupées», la vente que vous avez inscrite apparaît. Les petits pictogrammes vous permettent de voir l état d avancement de la vente : le gros point en tête de ligne est rouge quand aucun lot n est rentré dans la vente, il devient vert dès que des lots sont inscrits, et le drapeau PDF reste rouge tant que le cahier n est pas généré, il devient vert quand le cahier est généré. Si vous venez d enregistrer la vente, tout est rouge. Dans l exemple ci-dessus, le cahier de la vente de Reims est bouclé, celui de la vente de Dijon n est pas encore généré, mais il y a déjà des lots qui y sont inscrits. Tous les lots correspondants (Reims et Dijon) sont accessibles aux acheteurs sur le site vitrine, et le cahier de Reims est téléchargeable sur le site vitrine par ces mêmes acheteurs. Cliquez sur pour accéder à la vente que vous organisez. Vous arrivez à la page «formulaire» que vous avez remplie pour inscrire la vente (le cas échéant, vous pouvez modifier des informations ) Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 19

20 Cliquez sur l onglet «Lots affectés» (en haut à droite), vous accédez à la liste des lots inscrits sur la vente (les vôtres et ceux des Confrères qui ont inscrits des lots sur votre vente, cette liste se présente ainsi : Plusieurs remarques : La numérotation des articles est incohérente à ce stade, ne pas s en inquiéter. Vous observez deux icônes en bout de ligne : donne accès à la fiche de saisie du lot ; vous pouvez la consulter et même la modifier ; s il s agit du lot d un Confrère, il est évident qu il convient de le prévenir avant de la modifier!!!! donne accès à l affiche PDF ; vous pouvez ainsi vérifier qu elle est bien rentrée (en cas de problème, contactez le Confrère responsable du lot pour lui demander de corriger le PDF si vous observez qu il est mal enregistré. Si ces icônes sont rouges, c est qu il y a un problème!!! (fiche incomplète, PDF non chargé) Vérifiez la cohérence entre l affiche et les informations saisies Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 20

21 3.3- Génération du cahier de vente Pour générer le cahier, vous aurez besoin d avoir préparé au préalable : Les pages qui forment le début du cahier (page de garde, règlement de la vente, plan d accès, tableau récapitulatif des lots*, coordonnées des experts participants ) Les pages qui feront la fin du cahier (cahier des clauses, modèles de soumission, de caution.). * tableau récapitulatif des lots : voir ci-après ordonnancement Ces pages doivent se présenter sous forme de deux fichiers PDF séparés, un pdf «début», et un pdf «fin» ; autant de pages de que vous voulez pour chaque pdf, organisation et mise en page libre Ces pdf peuvent être soit directement édités, soit scannés et convertis en pdf, peu importe. Comme précédemment pour les affiches lots, évitez les pdf compacts ou compressés, et évitez de les nommer avec des caractères spéciaux. 1 ère étape : Ordonnancement Avant de créer le cahier, vous devez reprendre la liste des lots et les «ordonnancer» dans l ordre dans lequel vous souhaitez qu ils apparaissent. Avec la souris, vous sélectionnez une ligne, et vous la placez à l emplacement souhaité en tenant cliqué ; lâchez le clic quand le lot est positionné à l endroit que vous souhaitez. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 21

22 Quand tous vos lots sont dans l ordre que vous souhaitez, allez en bas de la page.!!! Faites d abord Enregistrer La page revient à l onglet formulaire, retournez à l onglet «lots affectés». Cette fois ci, la numérotation des articles est cohérente et correspond au tri que vous venez d effectuer : NB : Une fonctionnalité n est pas encore disponible, mais devrait apparaître prochainement : édition d un tableau récapitulatif des articles, qui devrait être éditable au format Excel, ce qui permettra de faire le tableau à insérer en page de garde Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous ne pourrez donc éditer votre PDF «pages de début» qu à cette étape. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 22

23 2 ème étape : Edition du cahier Retournez au bas de la page «lots affectés» : Téléchargez les pdf «pages de début» et «pages de fin» de la même manière que pour télécharger une affiche pdf. Attendez bien la confirmation que le fichier est transféré sur le serveur Faites enregistrer puis revenez à l onglet «lots affectés» pour voir que les fichiers pdf sont bien chargés Etape finale : cliquez sur Générer le cahier des ventes Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 23

24 Quand le message de confirmation est apparu, faites enregistrer, revenez à l onglet «lots affectés» pour voir apparaître le cahier complet au format PDF. Le cahier est composé par vos pages de début, les articles qui apparaissent dans l ordre que vous avez déterminé, et par vos pages de fin. Le fichier créé est un fichier unique prêt à l impression, et maintenant téléchargeable sur le site vitrine. Lors de la génération, la mention du numéro de lot apparaît en haut à droite sur chaque affiche : La ligne «référence» correspond à la référence enregistrée quand le lot a été saisi. NB : Il est toujours possible de modifier le cahier généré, mais il est évident qu à partir du moment où il est publié sur le site, ça fait mauvais effet A éviter donc!! Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 24

25 3-4 : Saisie des Résultats Dernière étape importante, sans laquelle l outil statistique ne peut fonctionner. Attention : ce module de saisie est amené à évoluer, mais le principe de saisie restera le même. Sur la page d accueil, cliquer sur le bouton vert «gérer les ventes», un menu se déroule dessous, choisissez «saisie des résultats». Vous avez ensuite une liste déroulante, choisissez votre vente : Puis vous avez accès au formulaire de saisie : Vous rentrez : 1- Le prix de vente tel qu il est exprimé (en /m3 pour une vente à l UP, en valeur du lot pour une vente en bloc) C est le calculateur qui prendra en compte les paramètres du lot pour savoir s il s agit d une vente sur pied ou bord de route, à l unité de produit ou en bloc, afin de faire les moyennes sur des bases comparables 2- Le nombre de soumissions. Le prix de retrait n est plus demandé Par contre, si le lot est invendu et cédé à l amiable après la vente, bien penser à le saisir. Se renseigner auprès des confrères concernés. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 25

26 Annexe : Liste des Experts Responsables Informatiques Régionaux C est eux qu il faut contacter en cas de souci ou pour déclarer une vente si vous n avez pas le profil «Coordinateur» Région Nom du Responsable Régional Aquitaine Gilles DUCLOS g.duclos@foret-bois.com Auvergne Limousin Philippe IMBERT ph.imbert@foret-bois.com Bourgogne Franche Comté Tristan SUSSE t.susse@foret-bois.com Bretagne Eric BOITTIN e.boittin@foret-bois.com Centre et Poitou Charente Jean Philippe ANGENAULT jp.angenault@foret-bois.com Champagne Ardenne, Alsace Lorraine Midi Pyrénées et Languedoc Roussillon Aurélien BARTHELEMY Xavier FINOUS a.barthelemy@foret-bois.com xfinous@hotmail.fr Normandie François HAUET f.hauet@foret-bois.com Pays de Loire Edward LORNE e.lorne@foret-bois.com Picardie, Nord Pas de Calais, Ile de France Jean de Grancourt et Xavier FINOUS j.degrandcourt@foret-bois.com xfinous@hotmail.fr Rhône Alpes et PACA Lionel STAUB l.staub@foret-bois.com Responsables Commission Informatique : Lionel STAUB et Xavier FINOUS. Site Internet de la CNIEFEB Notice d utilisation (v1.0- aout 14) 26