DÉCISION NºADM relative aux stages offerts par l OHMI aux jeunes diplômés de l enseignement universitaire

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1 OFFICE DE L HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR (MARQUES, DESSINS ET MODÈLES) Le Président DÉCISION NºADM relative aux stages offerts par l OHMI aux jeunes diplômés de l enseignement universitaire Le Président de l Office de l Harmonisation dans le Marché Intérieur (marques, dessins et modèles): vu le Règlement (CE) nº 40/93, du Conseil du 20 décembre 1993, sur la marque communautaire et notamment son article 119, paragraphe 2, point a), considérant que le budget de l Office, et plus particulièrement l article 260, prévoit des crédits pour l organisation de stages dans les unités administratives de l Office, considérant qu'il est dans l'intérêt de la construction européenne et plus particulièrement de l Office de faire mieux connaître ses activités aux jeunes universitaires, A ARRETE LA PRESENTE DECISION : Article premier Dispositions Générales Les stages sont destinés aux jeunes diplômés de l'enseignement universitaire ayant déjà acquis, au cours de leurs études ou autrement, un début de qualification dans les domaines d'activité de l Office. Ces stages ont une durée de 5 mois et sont organisés en principe en deux périodes allant du 1 er février au 30 juin (stage de printemps) et du 1 er septembre au 31 janvier de l'année suivante (stage d'automne). 1.1 Définition et organisation du stage Les présentes dispositions sont applicables aux stages organisés par l Office, dans la limite des possibilités budgétaires Objectifs Le stage effectué à l Office a comme buts principaux: - de faire acquérir une formation dans le domaine de la propriété industrielle et plus concrètement dans le domaine du droit des marques, - de donner une connaissance pratique du fonctionnement des services de l Office, - de compléter et d'appliquer les connaissances acquises au cours des études ou de la vie professionnelle, - de permettre d'acquérir une expérience personnelle par les contacts établis dans le travail quotidien. Dans la limite de son programme, le stagiaire peut consacrer une partie de son temps à la préparation d une thèse de doctorat ou d un travail scientifique Conditions d admission Avenida de Europa, 4, Apartado de Correos 77, E Alicante, Espagne - (: (+34) Fax: (+34) Lignes directes: (+34) Fax: (+34) Internet:

2 L'admission au stage ne confère pas la qualité de fonctionnaire, ni celle d'agent des Communautés. Elle n'ouvre ni droit ni priorité à un engagement dans les services de l Office Nombre de stages offerts Avant chaque période de stage et après consultation des deux Vice-présidents de l Office, le Président fixe le nombre de stages offerts dans chaque Vice-présidence en fonction des crédits budgétaires disponibles. Article 2 Conditions de participation et déroulement de la sélection Les stagiaires sont choisis parmi les ressortissants des Etats membres des Communautés européennes. Des stages peuvent être attribués, en nombre limité, à des ressortissants de pays tiers Diplôme et qualifications requis Les stages sont offerts, dans la limite des disponibilités budgétaires, aux candidats remplissant les conditions suivantes: - posséder un diplôme reconnu de niveau universitaire 1, sanctionnant un cycle complet d'au moins 3 années d'études, ou dans le cas des stagiaires en fin d études, une attestation officielle de l université confirmant les résultats obtenus pour le diplôme; - avoir acquis un début de qualification dans un des domaines d'activité de l Office (voir article 2.4 ci-dessous) : - soit à travers un approfondissement effectué dans le cadre d'un diplôme universitaire, d'un mémoire ou autre travail de recherche dans le cadre des études, ou autrement, - soit à travers une expérience professionnelle ou un stage préalable Age Pour être admis au stage, le candidat devra obligatoirement être âgé de moins de 30 ans le premier jour du stage au titre duquel sa candidature est prise en compte. A titre exceptionnel, l Office peut accorder une dérogation à la limite d'âge. Une telle dérogation doit être expressément demandée par le candidat et motivée, en indiquant les raisons qui pourraient la justifier Langues Les candidats doivent posséder une connaissance approfondie d'une langue officielle des Communautés européennes et une connaissance satisfaisante d'une autre langue des Communautés européennes; l une de ces langues doit être une langue de l Office (ES,DE,EN,FR,IT). Pour les candidats des pays tiers, une bonne connaissance d une seule langue de l Office est exigée Domaines couverts Les principaux domaines d'activité de l Office et qui sont pris en compte dans les conditions mentionnées à l article 2.1 sont les suivants : a) propriété industrielle: - marques examen, opposition, annulation, registre, 1 Liste des diplômes nationaux minimaux fournie en annexe

3 - contentieux - recours - dessins et modèles - coopération technique internationale b) autres domaines, notamment : - finances - informatique 2.5. Services d'affectation Les affectations sont réalisées en priorité en fonction des disponibilités des services. L'affectation finale peut être différente du souhait exprimé par le stagiaire Procédure de sélection a) Le dossier de chaque stagiaire doit comporter : a.1. a.2. A fournir avec l acte de candidature - une copie des diplômes ou des certificats obtenus ou d une attestation concernant les activités professionnelles exercées et une lettre de recommandation d un professeur de l université. Les candidats ressortissants des pays tiers doivent fournir une traduction de leurs diplômes dans une langue communautaire. A fournir lors du renvoi de la proposition de contrat - un extrait du casier judiciaire (sauf pour les agents du secteur public) ou un certificat de bonne vie et mœurs ; - un certificat médical attestant qu il est apte au travail et non atteint d une maladie contagieuse ; - une déclaration indiquant si le stagiaire exerce une activité lucrative et, le cas échéant, précisant le montant des rémunérations perçues ; - une déclaration indiquant si le stagiaire bénéficie d une bourse ou d autres allocations de subsistance d un autre organisme et, le cas échéant, précisant le montant de ces bourses ou allocations. b) Les candidats doivent respecter la date limite de dépôt des candidatures fixée par le Bureau des stages. Chaque acte de candidature doit mentionner, sous peine de nullité, la période de stage immédiatement consécutive à la demande. Cette demande doit être introduite dans les deux mois qui précèdent la date limite de dépôt. Les actes de candidature introduits après la date limite de dépôt seront rejetés et ne seront en aucun cas pris en considération pour la période de stage suivante. Les actes de candidatures doivent être expédiés soit par voie postale, le cachet de la poste faisant foi, soit par porteur contre reçu daté par l Office. Pour des raisons logistiques, l Office n est pas en mesure de traiter les candidatures qui seraient présentées sous une autre forme que le formulaire d acte de candidature mis à la disposition des candidats. c) Les candidats admissibles sont sélectionnés sur titre et dans le respect d une certaine répartition géographique. Il sera tenu compte d une éventuelle expérience professionnelle. c.1. Une vérification de la recevabilité des actes de candidatures parvenus à l Office est effectuée par le Service du personnel et de l administration sociale (SPAS). Un comité d évaluation désigné par le Président établit ensuite le classement par nationalité selon les mérites académiques des candidats et leur éventuelle expérience professionnelle. Le SPAS - 3 -

4 communique le classement ainsi établi, simultanément, au Vice-président des affaires techniques et administratives et au Vice-président chargé des affaires juridiques. c.2. En fonction des demandes exprimées par ses services, du classement établi et des domaines d intérêt des candidats, chaque Vice-président établit une liste des candidats sélectionnés pour les services de sa Vice-présidence et la transmet au Président. c.3. Le Président de l Office arrête la liste des candidats admis au stage en indiquant le service d affectation de chaque stagiaire, après concertation avec les Vice-présidences. c.4. Le SPAS adresse à chaque candidat retenu un contrat, en double exemplaire, l informant de son admission au stage, de la période à laquelle il aura lieu, de son affectation et de la liste des derniers documents que le stagiaire devra fournir avant le début du stage pour compléter son dossier. A cette lettre sont jointes les présentes dispositions et l indication du nom du conseiller de stage. Article 3 Bourses et questions connexes 3.1. Bourses de stages Les stagiaires ont droit à une bourse mensuelle d'un montant de 640 euros. Les stagiaires qui continuent à percevoir une rémunération de leur employeur ou les stagiaires qui sont bénéficiaires d'une bourse d'un autre organisme ou d'une autre allocation de subsistance, ne peuvent bénéficier d'une contribution financière de l Office que dans la mesure où le montant qui leur est versé est inférieur au montant de la bourse de stage. Dans ce cas, ils reçoivent la différence jusqu'à concurrence du montant de cette bourse Frais de voyage au début et à la fin du stage Les stagiaires bénéficiant de la bourse et dont le lieu de recrutement n'est pas Alicante ont droit au remboursement des frais de voyage occasionnés au début et à la fin du stage. Ces frais sont calculés sur base de l'itinéraire, le plus économique, en chemin de fer 2 ème classe, éventuellement avec couchettes, ou du trajet par avion, classe économique, si le prix de ce mode de transport s'avère moins élevé. Les frais de voyage ne sont remboursés que pour le trajet situé dans les limites géographiques des Communautés européennes. Le remboursement des frais de voyage aller s'effectue sur présentation des pièces justificatives. Le voyage de retour est effectué et remboursé dans les mêmes conditions que le voyage aller, sans présentation de titres de transport. Si un mode de transport différent de ceux prévus ci-dessus est utilisé, le remboursement est effectué sur la base du prix en chemin de fer, 2 ème classe. Le remboursement des frais de voyage aux stagiaires originaires de pays tiers s effectue au tarif avion le moins cher sur présentation des pièces justificatives, la distance à prendre en considération étant calculée à partir de la localité située sur le territoire européen des Etats membres (au sens géographique) qui est la plus proche dudit pays tiers Régime fiscal Les bourses de stages ne sont pas soumises au régime fiscal particulier des fonctionnaires et agents des Communautés européennes. Les stagiaires ont à acquitter, sous leur propre responsabilité, les impôts qui, en vertu des dispositions légales de l'etat intéressé, frappent éventuellement les bourses qui leur sont attribuées par l Office Assurances maladie et accident - 4 -

5 Assurance maladie : la couverture du risque maladie est obligatoire. Le stagiaire est assuré contre les risques de maladie dans les conditions mentionnées dans la convention d'assurance et prévues au contrat passé, à cet effet, par l Office. Dans ce cas, la cotisation du stagiaire s'élève à un tiers de la prime. L Office ne prend, en aucun cas, en charge la couverture médicale du conjoint ou de la famille du stagiaire. Assurance accident : dans les conditions fixées dans la police d'assurance souscrite à cet effet par l Office auprès d'une compagnie d'assurances, les stagiaires sont assurés contre les risques d'accidents Missions L'envoi en mission de stagiaires n'est autorisé qu'à titre exceptionnel par le Président de l Office, sur demande justifiée du conseiller de stage. Cette autorisation donne droit au remboursement par le budget "Missions" des frais de transport et à l octroi d une indemnité journalière, calculés conformément aux dispositions des articles 11 et suivants de l annexe VII du statut, applicables aux fonctionnaires de grade C et D. Article 4 Droits et obligations des stagiaires 4.1. Encadrement du stagiaire Le stagiaire est affecté à un service de l Office. Son activité est orientée par un conseiller de stage désigné par le Vice-président du service d affectation du stagiaire. Le conseiller de stage est responsable de la formation du stagiaire et il le conseille dans la réalisation des travaux qui lui sont confiés: il veille à ce que le stagiaire soit, dans la mesure du possible, associé à l activité normale de l Office. Le conseiller de stage est responsable d'un seul stagiaire par période de stage Obligations de service Pendant la durée de son stage, le stagiaire est tenu de se conformer aux instructions de son conseiller de stage et du service qui gère les stages. Le stagiaire est tenu de participer aux activités du service ainsi qu aux activités organisées à son intention en respectant les horaires et les programmes fixés. Pendant son stage, le stagiaire a l obligation de consulter son conseiller de stage pour toute initiative qu il se propose de prendre en rapport avec les activités de l Office Implication du stagiaire A l intérieur du service où il est affecté, le stagiaire assiste à des réunions sur des sujets qui présentent un intérêt pour lui et qui n ont pas un caractère confidentiel, reçoit de la documentation et participe aux activités du service à un niveau correspondant à ses qualifications Visites ou voyages d étude Des visites ou voyages d études présentant un intérêt pour le stage peuvent être organisés à l intention des stagiaires par le responsable du service qui gère les stages, dans la limite des possibilités budgétaires Obligation de discrétion, publications Le stagiaire est tenu d'observer la plus grande discrétion sur tout ce qui concerne les faits et informations qui viendraient à sa connaissance dans l'accomplissement de son stage. Il ne doit communiquer, sous quelque forme que ce soit, à une personne non qualifiée pour en avoir - 5 -

6 connaissance, aucun document ni aucune information qui n'auraient pas été rendus public. Le stagiaire ne doit ni publier, ni faire publier, seul ou en collaboration, un texte quelconque dont l'objet se rattache à l'activité de l Office sans l'autorisation du Président de l Office. Cette autorisation est soumise aux conditions fixées par ce dernier. Tous les droits afférents à des travaux effectués pour l Office au cours du stage sont dévolus à ce dernier. L ancien stagiaire reste soumis à ces obligations de discrétion après la fin de son stage Congés Le stage n'ouvre pas droit à un congé. Toutefois, le conseiller peut, pour des raisons motivées, accorder des autorisations d'absence limitées à deux jours par mois de stage effectué. Il doit en informer le service qui gère les congés et absences Maladie En cas de maladie, le stagiaire est tenu d'en avertir immédiatement son conseiller de stage; à partir du quatrième jour d'absence, il est tenu de lui faire parvenir un certificat médical indiquant la durée probable de l'absence. Le conseiller de stage transmet ce certificat au service qui gère les congés et les absences, pour adoption des mesures appropriées. Si l intérêt du service le demande, le stagiaire peut être soumis à des contrôles médicaux Coordinateur Deux semaines après le début des stages, l'ensemble des stagiaires élit un(e) coordinateur(-trice) chargé(e) des relations entre les stagiaires, avec les stagiaires des autres institutions et avec l'administration. La charge de travail du coordinateur(-trice) au sein du service d'affectation est allégée en accord avec son conseiller pour tenir compte de ces responsabilités. Article 5 Fin de stage 5.1 Rapport de stage A la fin du stage, le stagiaire est tenu de présenter un rapport sur ses activités à son conseiller de stage, qui le transmet au bureau des stages, accompagné d un rapport d évaluation. Après l établissement de ce rapport, porté dans son dossier individuel, le stagiaire reçoit un certificat de stage précisant sa durée. 5.2 Interruption de stage L interruption de stage pendant une période déterminée peut être accordée par le responsable du Bureau des stages sur demande écrite de l intéressé, après avis du conseiller de stage. Dans ce cas, le paiement de la bourse est suspendu et le stagiaire ne peut prétendre au remboursement des frais de voyage. La reprise du stage n est possible que pendant la durée de la période afférente au stage et pour la période restant à courir du contrat liant le stagiaire à l Office. 5.3 Fin de stage Sur demande motivée du stagiaire, introduite par la voie du conseiller de stage, le Président de l Office peut mettre fin au stage. 5.4 Sanctions Le Président de l Office peut à tout moment, en raison du comportement du stagiaire, et après avoir entendu ce dernier ainsi que son conseiller de stage, décider de mettre fin au stage. 5.5 Prolongation de stage - 6 -

7 Les stages ne sont pas renouvelables et ne peuvent pas, en principe, être prolongés. Toutefois, le Président peut, à titre exceptionnel, accorder, à la fin de chaque période de stage, une prolongation, dont la durée maximale est de deux mois. 5.6 Période post-stage Après l accomplissement de leur période de stage, les stagiaires ne peuvent bénéficier d un quelconque contrat à l Office avant l expiration d un délai d un an. Cependant, les stagiaires ont le droit de participer à tout concours, à toute sélection ou à tout appel d offres, organisés par l Office, sous réserve d en remplir les conditions, et ont le droit d obtenir sans délai un emploi en cas de réussite et d une offre qui leur serait faite en conséquence. Article 6 La décision ADM du 22 juin 2000 est abrogée. Article 7 Dispositions finales Le SPAS est chargé de la mise en œuvre des présentes dispositions. La présente décision entre en vigueur le 14/03/2001 Fait à Alicante, le 14/03/2001 Wubbo de Boer Président - 7 -

8 OFFICE DE L HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR (MARQUES, DESSINS ET MODÈLES) Service du personnel et de l'administration sociale Annexe I Diplômes nationaux minimaux Minimum national education qualifications Bildungsabschlüsse Belgique België Danmark Deutschland EΛΛΑ Α España France Ireland Italia Luxembourg Nederland Österreich Portugal Suomi Finland Sverige United Kingdom Licence ou équivalent Licentie of gelijkwaardig diploma Kandidateksamen Hochschulabschluss, Fachhochschulabschluss Παυεπιστηµιακó δíπλωµα Licenciatura Maîtrise ou équivalent University degree or equivalent Diploma di laurea Il n existe pas de diplôme universitaire national Doctoraalexamen Getuigschrift HBO (4 jaar) Hochschulabschluss Licenciatura Ylempi Korkeakoulututkinto Högre högskoleexamen Akademisk examen omfattande minst 120 poäng, Varav 60 poäng av fördjupade studier I ett ämne University degree or equivalent Avenida de Europa, 4, Apartado de Correos 77, E Alicante, Espagne - (: (+34) Fax: (+34) Internet: