GESCANT PC & MAC - 1 -

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1 GESCANT PC & MAC - 1 -

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3 Sommaire Rubriques Pages - Installez votre application GESCANT 2015 sur un PC 4 à 7 - Installation sous MAC OS X 8 - Présentation de votre logiciel GESCANT Vue d ensemble de GESCANT Saisie des Maîtres d ouvrage 11 - Saisie des Maîtres d œuvre 12 - Gestions des Entreprises 13 - Saisie des marchés d entreprise 14 - Devis du marché 15 - Ordres de services 16 à 17 - Propositions d avancement 18 à 19 - Situations d avancement 20 - Propositions de paiements 21 à 22 - Factures sur marché 23 - Tableau de bord 24 - Taux de TVA 25 - Options (Numérotations, symboles devise et taxes, ) 26 - Demande d amélioration

4 Installez votre application GESCANT 2015 INSTALLATION PC : Pour installer votre logiciel GESCANT 2015, ainsi que tous les fichiers qui lui sont associés, procédez de la manière suivante : 1. Redémarrez Windows sur votre ordinateur. 2. Vérifiez qu en dehors de Windows, aucun logiciel n est actif sur votre poste. 3. Introduisez le CD ROM dans le lecteur CD de votre ordinateur. 4. Attendre un moment que le premier écran ci-dessous s affiche, et suivez les indications ci-après. Lors d une première installation uniquement, il est nécessaire d installer l environnement JAVA en suivant les écrans ci-dessous : - 4 -

5 Vous pouvez ensuite installer GESCANT : Cliquez sur INSTALLER puis patientez pendant la copie des fichiers

6 Lisez les informations de licence puis cliquez sur Oui. Renseignez les 2 champs et cliquez sur Suivant Cliquez sur Suivant Patientez pendant l installation Cliquez sur Terminer - 6 -

7 5. Redémarrez votre ordinateur. 6. Après le redémarrage de l ordinateur allez dans le menu Démarrer, Programmes, Suite Médicis Millenium, cliquez sur GESCANT 2015 pour ouvrir l application. Lors de la première utilisation de GESCANT 2015, le message suivant apparaît : Vous pouvez obtenir votre clef d activation du logiciel par téléphone au ou au ou mieux 24H / 24 et 7 jours / 7 sur notre site Internet, colonne de droite, rubrique Support Logiciels puis Téléchargements

8 Installation MAC OS X : Après insertion du cédérom, vous obtenir un écran semblable à celui-ci : Cliquez directement sur le cédérom de Gescant pour l ouvrir. Puis copiez le dossier Gescant ci-contre dans votre ordinateur. (Sur le bureau ou dans Macintosh HD). Enfin retirez le cédérom du lecteur et classez-le pour une installation ultérieure. Ouvrez alors le dossier Gescant depuis votre ordinateur. Pour lancer le logiciel Gescant, cliquer sur le fichier exécutable GESCANT.JAR Il suffit alors d activer le logiciel comme sur la version PC (voir page précédente)

9 PRESENTATION DE GESCANT 2015 LOGICIEL DE COMPTABILITE DE CHANTIER - Gestion des maîtres d'ouvrage - Gestion des maîtres d'oeuvre. - Gestion des entreprises - Gestion des opérations. Codes affaires. - Création des Devis du Marché, - Création des ordres de services : - taux TVA - compte prorata - n lot / n marché - base des prix - conditions de révision - conditions d'actualisation - conditions de paiement - dates début et fin de travaux - description des travaux - gestion des cumuls des ordres de service précédents. - gestion des ordres de service en cours - totaux des ordres de services - zones signatures maître d'ouvrage + entreprise + maître d'œuvre - rubriques personnalisables - Gestion des avenants - Création des Propositions d'avancement, - Création des Situations d'avancement, - Création des propositions de paiement correspondantes : - taux TVA - compte prorata - n lot / n marché - montant marché initial - montant des TS / TM - travaux sur marché - paiement acompte - retenue de garantie (+ et/ou -) - compte prorata - frais de gardiennage- provision compte inter entreprise - application provisoire de pénalités - paiements directs sous-traitants ou co-traitants - retenues diverses - réintégrations de retenues ou pénalités - acomptes récupérables - gestion des cumuls de situations précédentes - gestion des situations du mois en cours - totaux des situation - zones signatures maître d'ouvrage + entreprise + maître d'œuvre - rubriques personnalisables - Insertion de photos ou logos sur les propositions de paiement - Création des Factures du Marché, - Décompte général des acomptes toutes propositions de paiement confondues - Décompte général des acomptes par lot et par entreprise titulaire - Export des propositions de paiement vers Microsoft Excel. - Tableaux de bord financiers. Versions MAC OS X native et PC Windows sur le même CDROM. (OS X natif, Windows 98, NT4, Me, 2000, XP). Les affaires construites sous PC sont lisibles sous MAC et réciproquement. Ce logiciel fonctionne en mode monoposte et/ou réseau. Nouvelle possibilité d installation et configuration gratuite à distance sur vos ordinateurs + Formation téléphonique gratuite pour tous nos logiciels Mac et PC - 9 -

10 MODE D EMPLOI DE GESCANT 2015 A) Vue d ensemble : Il faut tout d abord saisir 3 éléments au minimum : - au moins un maître d ouvrage, - au moins un maître d œuvre, - au moins une entreprise. L utilisateur peut alors créer sa première opération : - saisie du nom de l opération et du code affaire, - choix d un maître d ouvrage, d un maître d œuvre et d une entreprise pour cette opération. Puis, l utilisateur peut créer dans l ordre : - un devis du marché, - un ordre de service, (facultatif) - une proposition d avancement, (facultatif & automatique) - une situation d avancement, (automatique, modifiable) - une proposition de paiement, (facultatif) - une facture sur marché. (automatique, modifiable) Partout dans le logiciel, un bouton + signifie création d une fiche, un bouton la suppression d une fiche. Un double click sur une liste permet d éditer la fiche correspondante

11 B) Saisie des Maîtres d ouvrage : Gestion des Maîtres d ouvrage : 1) Création d un Maître d ouvrage : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des Maîtres d ouvrage. Dans la fenêtre de saisie d un nouveau Maître d ouvrage qui s ouvre alors, saisissez le nom de du Maître d ouvrage, son adresse et toutes les informations utiles complémentaires 2) Modification d un Maître d Ouvrage : Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des Maîtres d ouvrage. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments du Maître d ouvrage sélectionné. 3) Suppression d un Maître d ouvrage : Sélectionnez à l aide d un simple click un Maître d ouvrage dans la liste des Maîtres d ouvrage. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des Maîtres d ouvrage. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des Maîtres d ouvrage

12 C) Gestion des Maîtres d oeuvre : 1) Création d un Maître d oeuvre : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des Maîtres d oeuvre. Dans la fenêtre de saisie d un nouveau Maître d oeuvre qui s ouvre alors, saisissez le nom de du Maître d oeuvre, son adresse et toutes les informations utiles complémentaires 2) Modification d un Maître d Oeuvre : Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des Maîtres d oeuvre. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments du Maître d oeuvre sélectionné. 3) Suppression d un Maître d oeuvre : Sélectionnez à l aide d un simple click un Maître d oeuvre dans la liste des Maîtres d oeuvre. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des Maîtres d oeuvre. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des Maîtres d oeuvre

13 D) Gestion des Entreprises : 1) Ajout d une Entreprise : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des Entreprises. Dans la fenêtre de saisie d une nouvelle Entreprise qui s ouvre alors, saisissez le nom de l Entreprise, son adresse et toutes les informations utiles complémentaires 2) Modification d une Entreprise: Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des Entreprises. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments de l Entreprise sélectionnée. 3) Suppression d une Entreprise : Sélectionnez à l aide d un simple click une Entreprise dans la liste des Entreprises. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des Entreprises. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des Entreprises

14 E) Saisie des marchés d entreprise : Création d un marché : Indiquer le nom de l opération, Puis en dessous, le code de l affaire. Ces deux champs sont des champs textes libres. La longueur du nom de l opération doit être optimisée en fonction du résultat d impression souhaité des ordres de services et des propositions de paiement. Enfin, sélection dans les 3 menus déroulant : - du maître d ouvrage - du maître d œuvre - de l entreprise Pour finir valider l opération à l aide du bouton valider. La fenêtre est automatiquement fermée et l opération apparaît dans la liste des opérations. Edition d un marché : Un double click sur un élément de la liste des opérations, permet d éditer la fiche opération correspondante

15 F) Devis du Marché : Devis du Marché : Cliquer sur le menu «Devis du marché», puis sur le sous menu «Liste des Devis» 1) Ajout d un Devis du Marché : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des devis du Marché. Dans la fenêtre de saisie d un devis du marché qui s ouvre alors, saisissez vos différentes informations dans les champs et choisissez l entreprise. Puis remplissez votre devis ligne après ligne. Combinaisons spéciales : Dans la zone de saisie référence :» saisie d un seul espace puis Entrée» insère une ligne blanche sur le devis. Dans la zone de saisie référence : «saisie de deux espaces exactement», permet d insérer un commentaire seul dans la colonne désignation (sans indication d unité, de prix unitaire, de quantité ) 2) Modification d un Devis du Marché : Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des devis du marché. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments du devis du marché. 3) Suppression d un Devis du Marché : Sélectionnez à l aide d un simple click un devis du marché dans la liste des devis du marché. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des devis du marché. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des devis du marché

16 G) Ordres de service : (Vous pouvez créer ou non des Ordre de service, c est facultatif) Ordres de service : Il faut tout d abord sélectionner l opération pour laquelle l utilisateur souhaite créer l ordre de service. Pour cela un simple click suffit. Un double click édite l opération ce qui n est pas souhaitable pour la création de l ordre de service. 1) Ajout d un ordre de service : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des ordres de service. - Dans la fenêtre de saisie d un nouvel ordre de service qui s ouvre alors, saisissez vos différentes informations dans les champs : OS n : numéro de l OS tel que vous souhaitez qu il apparaisse à l impression sur l ordre de service. C est donc un champ texte libre : 01 ou 001 ou tout autre texte. (Le logiciel utilise un autre numéro interne pour numéroter les ordres de services) - mois : le mois de l ordre de service (uniquement utilisé pour l impression). - date : pour l impression également au format libre. Par exemple : 15-fev Taux TVA : utilisé pour l impression ET les calculs. Le logiciel Gescant est capable d étudier le format de tva choisi et de le transformer en interne pour les calculs. Sont acceptés par exemple : % 19,6 19,6% 19.6 % 19,6 % - Compte prorata : idem

17 - Lot / MARCHE N : texte libre - montant HT PRESENT OS : comme pour la TVA utilisée à la fois pour l impression et les calculs. Formats possibles : 8555, , et également : 8 555, , Base des prix : exemple : janvier Conditions de révision : exemple : Non révisable - Condition d actualisation : exemple : Non actualisable - Conditions de paiement : exemple : CB 30 jours fin de mois - Début des travaux : exemple : suivant planning architecte - Fin des travaux : exemple : suivant planning architecte Description sommaire des travaux : Possibilité de saisir plusieurs descriptions sommaires des travaux. (Limitation par le format A4 d impression.) 2) Récupération des données d un Devis du marché : En choisissant un devis dans la liste déroulante des devis située sous le champ «concerne», il est possible de récupérer certaines informations du devis pour éviter de les ressaisir dans l ordre de service. 3) Modification d un ordre de service: Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des ordres de service. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments de l ordre de service. 4) Suppression d un ordre de service : Sélectionnez à l aide d un simple click un ordre de service dans la liste des ordres de service. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des ordres de service. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des ordres de service

18 H) Proposition d avancement : Proposition d avancement : Cliquer sur le menu «Proposition d avancement», puis sur le sous menu «Liste des avancements» Choisissez alors le devis du Marché pour lequel réaliser une proposition d avancement. 1) Ajout d un Avancement: Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des Avancements. Dans la fenêtre de saisie d un Propositions d avancement qui s ouvre, saisissez vos différentes informations dans les champs et indiquez les pourcentages d avancement. La Colonne % préc. (pourcentage précédent) est automatiquement reprise d un avancement antérieur, s il existe

19 2) Modification d un Avancement: Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des Avancement. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments de la Proposition d Avancement. 3) Suppression d un Avancement: Sélectionnez à l aide d un simple click sur un Avancement dans la liste des Avancements. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des Avancements. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des Avancements

20 I) Situation d avancement : Situation d avancement : Cliquer sur le menu «Situations d avancement», puis sur le sous menu «Liste des situations» Choisissez alors le devis du Marché pour lequel réaliser une Situation d avancement. Choissez ensuite l Avancement pour lequel réaliser une Situation d avancement. Dans la fenêtre de saisie d une Situation d avancement qui s ouvre, saisissez les pourcentages d avancement lorsqu ils sont différents de ceux de la proposition d avancement. La Colonne % préc. (pourcentage précédent) est automatiquement reprise d un avancement antérieur, s il existe

21 J) Propositions de paiements : (facultatif) Il faut sélectionner par simple click l opération pour laquelle on souhaite créer la proposition de paiement. Il faut également avoir créé au préalable un ordre de service de rang identique au numéro de la proposition de paiement que l on souhaite établir. 1) Ajout d une Proposition de paiement : Cliquez pour cela sur le bouton + au-dessus de la liste des Propositions de paiements. Dans la fenêtre de saisie d une nouvelle Proposition de paiement qui s ouvre alors, saisissez vos différentes informations dans les champs : - Situation n : numéro de la situation tel que vous souhaitez qu il apparaisse à l impression sur la proposition de paiement C est donc un champ texte libre : 01 ou 001 ou tout autre texte. (Le logiciel utilise un autre numéro interne pour numéroter les propositions de paiement) - mois : le mois de la proposition de paiement (uniquement utilisé pour l impression). - date : pour l impression également au format libre. Par exemple : 15-fev Taux TVA : utilisé pour l impression ET les calculs. Le logiciel gescant est capable d étudier le format de tva choisi et de le transformer en interne pour les calculs. Sont acceptés par exemple : % 19,6 19,6% 19.6 % 19,6 % - Compte prorata : idem

22 - Lot / MARCHE N : texte libre - pour tous les montants des zones de saisie suivantes : Les saisies sont utilisées à la fois pour l impression et les calculs. Formats possibles : 8555, , et également : 8 555, , Les zones grisées sont calculées automatiquement lors de la validation. Il est possible de renseigner en haut à droite des paiements directs sous-traitants ou cotraitants qui viendront en déduction de la proposition de paiement. Seuls les 4 premiers paiements directs sont pris en compte. Pour valider la proposition de paiement, 3 possibilités : - Valider et Quitter - Valider - Imprimer (la validation est effectuée juste avant l impression). 2) Modification d une Proposition de paiement: Double-Cliquez directement sur un des éléments de la liste des Propositions de paiements. Une fenêtre de saisie vous permet alors de modifier les éléments de la Proposition de paiement sélectionnée. 3) Suppression d une Proposition de paiement : Sélectionnez à l aide d un simple click une Proposition de paiement dans la liste des Propositions de paiements. Cliquez alors sur le bouton au-dessus de la liste des Propositions de paiements. (A droite du bouton +). Validez ou non les messages d avertissement de suppression des Propositions de paiements. Ouverture et enregistrement : Les affaires créées à l aide du logiciel Gescant portent l extension «.ges «Bien penser à sauvegarder les affaires créées à l aide du menu Fichier, Sous-menu Enregistrer. Ouverture d une affaire : Cliquer sur le menu Fichier, sous-menu Ouvrir

23 K) Factures du Marché : Factures du Marché : Cliquer sur le menu «factures», puis sur le sous menu «Liste des factures» Choisissez alors le devis du Marché pour lequel réaliser une facture. Choissez ensuite l Avancement pour lequel réaliser une facture. Dans la fenêtre de saisie d une Situation facture qui s ouvre, saisissez les pourcentages d avancement lorsqu ils sont différents de ceux de la situation d avancement. La Colonne % préc. (pourcentage précédent) est automatiquement reprise d un avancement antérieur, s il existe

24 L) Les tableaux de bord : Le tableau de bord fait un récapitulatif général annuel des travaux des entreprises pour l opération sélectionnée. Pour ce faire, sélectionnez d un simple clic une opération dans la liste, ensuite cliquez sur le bouton «tableau de bord» situé en bas de l écran principal. Vous verrez alors s afficher la fenêtre ci-dessus. Cliquez sur l année désirée, la fenêtre ci-dessous apparaît : Vous pouvez imprimer ce récapitulatif en vous rendant dans le menu Fichier > Imprimer

25 M) TVA : Pour régler les différentes TVA, cliquer sur le menu TVA, sous-menu Taux TVA : Vous pouvez alors créer et initialiser vous-même les différents taux de TVA

26 M) Options : Dans le menu Option, vous pouvez régler les options de numérotation, les symboles monétaires et de TVA à utiliser (Dom Tom et zone pacifique ou autre pays francophone par exemple) ainsi que la fréquence des sauvegardes automatiques

27 DEMANDE D'AMELIORATION ET/OU DE MODIFICATION DE GESCANT Vous venez d acquérir un logiciel, n hésitez pas à nous demander une amélioration ou une modification que vous souhaiteriez selon vos besoins. Durant une année après l achat de votre logiciel, nous le modifions gratuitement pour qu il corresponde le plus possible aux besoins de votre cabinet. PAGE A FAXER AU : Votre Cachet : CLIENT N JE SOUHAITE VOIR APPORTER AU LOGICIEL LES MODIFICATIONS SUIVANTES : Coupon réponse à nous retourner par fax au ou à l adresse : Charlet Micro Informatique et Internet SARL 12 rue Fernand Pelloutier BP ECHIROLLES CEDEX Notre site Internet est régulièrement mis à jour avec les derniers indices de révision, la sortie des dernières mises à jour, afin de pouvoir vous informer rapidement de chaque nouveauté, merci de nous retourner ce bon complété avec votre . Vous pouvez également utiliser ce bon en cas de changement d . Client n Votre « » Cachet :