LIVRE BLANC Efficacité opérationnelle et gouvernance de l information dans SharePoint avec EMC SourceOne

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1 LIVRE BLANC Efficacité opérationnelle et gouvernance de l information dans SharePoint avec EMC SourceOne Parrainé par : EMC Corporation Laura DuBois Mai 2010 RÉSUMÉ Global Headquarters: 5 Speen Street Framingham, MA USA P F Ce document propose des conseils sur la façon d aborder les défis posés, au niveau opérationnel et sur le plan de la gouvernance de l information, par la gestion des sites, des bibliothèques et du contenu Microsoft SharePoint. Il apporte un éclairage précieux, en mettant en évidence les avantages immédiats que l on peut attendre sur ces deux plans d une stratégie de prise de contrôle du contenu SharePoint actif. Ces avantages portent sur une gestion plus efficace de la croissance de SharePoint, grâce à l amélioration des performances, la diminution des coûts d infrastructure et la gestion du contenu SharePoint en conformité avec les obligations légales et réglementaires. L utilisation de la suite d applications EMC SourceOne permet aux entreprises ayant des objectifs de rétention des «records» ou de préparation en cas de litige, d appliquer avec efficacité des règles de rétention au contenu et/ou aux sites ainsi que de répondre de manière proactive aux requêtes de conservation et de collecte d e-discovery sur le contenu SharePoint. Les entreprises peuvent également archiver le contenu SharePoint inactif, ce qui constitue un moyen efficace, conforme et cohérent de faire face à prolifération du contenu introduite par l utilisation de SharePoint. ÉTAT DES LIEUX Selon une étude menée par IDC en 2010 sur L archivage dans le contexte de gestion de l information, environ 72 % des 508 entreprises utilisaient déjà SharePoint et seulement 20 % n avaient pas encore déployé l application. Les principaux cas d utilisation contribuant à la croissance de SharePoint sont la collaboration, la gestion du contenu et des records et l utilisation pour les portails Web. Consultez la Figure 1 pour plus d informations. La même étude met ensuite l accent sur le fait que l adoption initiale de SharePoint est souvent accélérée par son accessibilité, sa convivialité et son prix. Par conséquent, l adoption de SharePoint commence souvent comme une initiative d origine commerciale, parfois en dehors du ressort d une fonction informatique d entreprise. Les déploiements initiaux manquent alors souvent d une planification architecturale précise, de processus informatiques ou d une supervision de la gouvernance d entreprise. Cependant, de plus en plus d utilisateurs, d équipes et de services commencent à incorporer l utilisation de SharePoint dans leurs processus de travail, en utilisant par exemple l outil pour la communication et le partage d informations. Les problèmes d évolutivité et de performances émergent rapidement dans les implémentations initiales. Pour répondre aux exigences des utilisateurs, traiter les

2 problèmes de temps de réponse système ou encore de méthodes non conformes de gestion de l information, une équipe spécialisée dans l architecture est mise en place dans le but d analyser la situation et de corriger le tir. FIGURE 1 Raisons du déploiement de SharePoint Remarque : N = 508 Source : Étude IDC 2010 Défis liés à SharePoint La croissance de SharePoint, à la fois en termes de contenu, de nombre de sites et d utilisateurs, pose plusieurs problèmes à l entreprise. Ces challenges opérationnels et de gouvernance de l information comprennent : Évolutivité : Microsoft recommande qu une base de données de serveur SQL SharePoint n abrite pas plus de 100 Go ou 5 millions de documents. Cela engendre l obligation d ajouter plus de bases de données SQL afin de faire évoluer la capacité (ce qui nécessite habituellement des licences et une infrastructure serveur supplémentaires). Avec SharePoint 2010, Microsoft a supprimé cette limitation, même si son impact sur l évolutivité continuera à peser dans les environnements qui ne sont pas prêts à effectuer la migration. Visibilité de l entreprise : de façon générale, les mises en œuvre initiales de SharePoint se font en dehors de la visibilité ou du contrôle informatique de l entreprise, avec la croissance des sites SharePoint et de son utilisation dans des scénarios de projet ou bien d équipe. Il en résulte que les équipes informatiques comme les responsables de la gouvernance n ont souvent pas connaissance du contenu d entreprise stocké au sein des datastores SharePoint. Les informations contenues dans SharePoint représentent habituellement les connaissances institutionnelles d une entreprise et peuvent être soumises à des règles de rétention, mais elles ne sont pas gérées en fonction d objectifs globaux de records management. 2 # 2010 IDC

3 Performance : le temps de réponse de l application commence à se dégrader lorsque la base de données SQL de SharePoint atteint le seuil des 100 Go ou 5 millions de documents recommandé par Microsoft. Non seulement les performances se dégradent en termes de temps de réponse, mais l on observe également une diminution de la puissance de traitement disponible pour l indexation, les sauvegardes et les recherches. Rétention : les capacités natives de rétention de SharePoint ne sont pas intégrées avec des stratégies plus larges de rétention des records ou de gouvernance de l information. Des règles de rétention propres aux utilisateurs, au contenu ou aux sites doivent donc être appliquées de manière isolée. Conservation et recherche : retrouver du contenu dans SharePoint peut se faire à l aide de ses outils natifs. Néanmoins, les demandes d e-discovery, les enquêtes internes et les audits concernent généralement une problématique donnée nécessitant une approche horizontale sur l ensemble des systèmes. Les processus séparés et redondants pour la conservation, la découverte et la collecte de contenu dans SharePoint, sont coûteux et peuvent également compromettre la cohérence et le caractère défendable des informations. Coûts d infrastructure : pour permettre l évolution de grandes implémentations de SharePoint, ses composants architecturaux (serveur SharePoint, serveur IIS, SQL Server et serveur de médias) se déploient sur des machines physiques séparées, ce qui peut augmenter les coûts et la gestion de façon générale. Cela peut également signifier un accroissement de la complexité et du temps d exécution des tâches d administration. Sites inactifs : un grand nombre d entreprises utilisent SharePoint pour une collaboration spécifique autour d un projet, pour un produit ou avec un client. Cette collaboration peut s étaler sur une certaine période, ensuite le contenu du site SharePoint n est plus utilisé, ni consulté ni référencé. Le fait de conserver le contenu du site au sein d une instance de SharePoint n est pas efficace d un point de vue opérationnel. SharePoint offre la possibilité de supprimer les sites inactifs mais la plupart des entreprises ne veulent pas détruire leur propriété intellectuelle et préfèrent la conserver en vue d une éventuelle réutilisation, consultation ou requête. Sauvegarde : la plupart des approches concernant SharePoint offrent une capacité de sauvegarde et de restauration de type «tout ou rien» pour la restauration suite à une corruption ou à une panne de composant. Cependant, si des fichiers sont accidentellement supprimés, la restauration d un fichier particulier nécessite la restauration du site entier, sur place ou bien vers un serveur différent. En outre, l exécution de traitements d indexation nécessitant un grand nombre d E/S pendant les sauvegardes volumineuses peut considérablement diminuer les performances de SharePoint IDC # 3

4 CONTRÔLE DE LA CROISSANCE DE SHAREPOINT : AVANTAGES POUR L EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE ET LA GOUVERNANCE DE L INFORMATION Comme évoqué précédemment, la prolifération de SharePoint pose des défis tant sur le plan de l efficacité opérationnelle que sur celui de la gouvernance de l information. Les recherches d IDC montrent que les entreprises augmentent la taille et le périmètre de leurs environnements de collaboration, SharePoint apparaissant comme un moteur principal de la croissance de l information. Une étude IDC intitulée Microsoft SharePoint Server Ecosystem and Customer Usage Trends a été menée auprès de 300 entreprises américaines pour analyser leur utilisation actuelle et planifiée de SharePoint au sein de l'entreprise. Les déploiements de SharePoint jouent un rôle majeur dans l extension de l accès aux informations à un plus grand nombre d employés et dans l ouverture de l accès à un ensemble plus important de ressources de données de l entreprise. Pour les grandes entreprises, les sites SharePoint englobent facilement des milliers de contributeurs individuels et des centaines d espaces de travail différents, souvent déployés de manière non uniforme et en dehors d une architecture informatique et d une planification centralisées au départ. À mesure de l expansion de SharePoint, les entreprises doivent développer une stratégie de gestion centralisée des informations et une architecture de déploiement standard afin de garantir l intégrité des données, l évolutivité à long terme et une gestion efficace des coûts. En prenant le contrôle de leur infrastructure et de leur contenu SharePoint, les entreprises gagnent non seulement en efficacité opérationnelle, mais elles élargissent aussi leurs objectifs de gouvernance de l information. Contrôle de la croissance du contenu et des sites SharePoint : avantages sur le plan opérationnel On demande aux départements informatiques d évaluer, de favoriser ou de fournir des solutions destinées à déployer SharePoint ou à améliorer l évolutivité et les performances des configurations existantes, ce qui permettra d obtenir des avantages opérationnels clés. À savoir : Réduction du temps de sauvegarde : l infrastructure de SharePoint rend sa sauvegarde régulière difficile à cause de l architecture multiniveau. Les sauvegardes se font souvent sur le mode «tout ou rien», ce qui peut poser des problèmes avec des fenêtres de sauvegarde limitées. L archivage du contenu en dehors des sites de production diminue la durée des sauvegardes. Amélioration des performances : temps de réponse des applications et des utilisateurs améliorés par la réduction de la quantité de contenu stocké dans les bases de données SQL de SharePoint. Temps de recherche améliorés par la réduction de l index de SharePoint. Évolutivité optimisée : accroissement de l évolutivité du site SharePoint de production par la migration d objets SharePoint depuis la base de données SQL vers une archive, tout en maintenant l accessibilité aux objets par les utilisateurs. 4 # 2010 IDC

5 Réduction des coûts d infrastructure : afin de gérer les implémentations de SharePoint ayant évolué en taille, l achat de licences SharePoint, de serveurs et de capacité de stockage est ce qui se fait fréquemment. Cependant, l ajout d une plus grande infrastructure peut amener à un point de rendement décroissant lorsque l évolutivité de cette dernière ne correspond pas à un accroissement du contenu. Contrôle de la croissance du contenu et des sites SharePoint : avantages sur le plan de la gouvernance de l information Les intervenants au niveau de la gouvernance de l information tels que les responsables et les professionnels du juridique, de la conformité, de la gestion des risques, des ressources humaines, de l audit et de la gouvernance informatique obtiendront des avantages décisionnels fondamentaux en matière de gouvernance de l information. À savoir : Contrôle économique des sites inactifs : en fonction de l utilisation, les sites SharePoint peuvent devenir inactifs avec le temps tout en occupant une infrastructure serveur inutile. Cela peut être dû à des projets finalisés, rendant le site obsolète, ou à des sites qui ne sont plus utilisés. SharePoint permet la suppression des sites même si la conservation du contenu est nécessaire aux connaissances institutionnelles ou pour des raisons de gouvernance. L archivage des sites SharePoint permet le retrait du site, libérant ainsi les ressources serveur et SharePoint. Gestion de la rétention : les entreprises peuvent assurer une rétention stratégique cohérente et la définition de règles au contenu SharePoint, en se basant sur différentes propriétés objets. Cela garantit la conservation du contenu pendant la durée imposée par les obligations réglementaires. La rétention peut s appliquer au sein de SharePoint lui-même mais l utilisation d une archive indépendante permet la rétention holistique à travers différents types de contenu. Conservation : le gel du contenu en cas d audit peut être appliqué aux objets SharePoint depuis l intérieur de l archive. Cela permet de mettre en œuvre une approche holistique du gel en cas d audit sans impliquer des administrateurs ou des utilisateurs SharePoint séparés. SharePoint fournit une fonctionnalité de gel du contenu en cas d audit, mais uniquement pour les éléments se trouvant dans le Centre des records, et non pour les objets gelés en dehors, dans le reste de SharePoint. Ainsi, les informations gelées dans les sites d équipe en rapport avec le litige peuvent être détruites. Recherche d e-discovery : SharePoint permet d effectuer des recherches grâce à sa fonction «Enterprise Search». Toutefois, dans les processus d e-discovery, SharePoint est généralement une cible secondaire par rapport aux s et aux fichiers. Les équipes juridiques veulent et ont besoin d effectuer des recherches de manière horizontale à travers les systèmes plutôt que système par système. L utilisation des fonctions de recherche à travers différents types de contenu archivé ayant les mêmes processus, mots clés et personnes améliore la cohérence et le caractère défendable du workflow tout en réduisant le risque d erreur humaine IDC # 5

6 Amélioration de la visibilité : une meilleure visibilité du contenu SharePoint est bénéfique pour les intervenants en gouvernance de l information. En effet, l entreprise leur demande de garantir la conformité avec les exigences en matière de rétention réglementaire, de sécurité des informations, de confidentialité des données et avec les objectifs de récupération sur demande juridique. En plus de répondre aux objectifs de gestion de la rétention et de préparation à l e-discovery, les entreprises atteignent les objectifs opérationnels en faisant appel à une approche de gouvernance de l information dans SharePoint. PRÉSENTATION DE LA STRATÉGIE EMC SOURCEONE DE GOUVERNANCE DE L INFORMATION EMC SourceOne est une suite de produits destinée à faciliter la gouvernance de l information. Elle comprend des solutions d archivage, de conformité et d e-discovery qui donnent aux clients des points de départ pour satisfaire leurs besoins urgents en gestion de l information. Cela inclut également une visibilité sur vos informations comme base de la hiérarchisation intelligente des informations ainsi que de la réduction des risques. EMC SourceOne est modulaire, fournissant ainsi aux entreprises de toutes tailles des «solutions adaptées» pour relever leurs défis urgents en matière de gestion de l information, afin d apporter un avantage organisationnel immédiat, et de se développer ensuite avec le temps. EMC SourceOne permet une gestion proactive, cohérente et reproductible des règles de rétention, de destruction et, si nécessaire, une conservation à long terme et basée sur la valeur du contenu. Selon EMC, la gouvernance de l information permet de réduire les coûts, limiter les risques et garantir la conformité avec les obligations juridiques et réglementaires, et/ou les règles de gouvernance interne. Elle inclut les règles et la technologie pour comprendre où se situe telle information au niveau de son cycle de vie et pour appliquer les règles correspondantes, notamment la rétention, la destruction et, si nécessaire, la conservation à long terme. Cela comprend la visibilité des informations dans l entreprise, permettant à cette dernière de savoir quelles informations elle détient, où elles sont stockées et de pouvoir les utiliser. La gouvernance de l information englobe les personnes, les pratiques et la technologie en vue de garantir une gestion proactive et une prise de contrôle de l information : Quelles informations sont stockées (classification, visibilité des informations) Où les informations sont stockées (stockage hiérarchisé, gestion des données sans déplacement et/ou gel sécurisé du contenu en cas d audit) Qui a accès aux informations (accès basé sur les rôles pour l e-discovery ; recherche étendue pour la productivité générale) Combien de temps les informations sont conservées et préservées (comprend la classification de la rétention, le records management et le stockage WORM) 6 # 2010 IDC

7 La famille de produits et de solutions EMC SourceOne comprend actuellement les fonctionnalités suivantes : EMC SourceOne Management : fournit toutes les compétences de base d archivage des s pour Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino et Instant Messaging. Cette solution d archivage des s se base sur une plate-forme nouvelle génération prenant en charge le développement modulaire de l application pour archiver un large éventail de types de contenu, dont SharePoint et les systèmes de fichier. EMC SourceOne Supervisor : complète la plate-forme SourceOne en tant que module complémentaire disponible en option. Cette application définit des règles efficaces de surveillance des s et permet aux clients de vérifier qu ils respectent les règles internes d utilisation des s. Grâce aux exemples de règles flexibles et aux lexiques, ils peuvent effectuer une surveillance large ou étroite, selon leurs besoins. EMC SourceOne Discovery Manager : étant également un module complémentaire facultatif de la plate-forme SourceOne, cette application définit des règles efficaces de surveillance des s et permet aux clients de vérifier qu ils respectent les règles internes d utilisation des s. Grâce aux exemples de règles flexibles et aux lexiques, ils peuvent effectuer une surveillance large ou étroite, selon leurs besoins. EMC SourceOne ediscovery Kazeon : offre une fonction de collecte légale du contenu depuis les stations de travail, les serveurs de fichiers, les archives, les serveurs de messagerie et d autres référentiels dispersés à travers toute l entreprise et en dehors d une archive formelle. Cette solution facilite les procédures d e-discovery lorsque le contenu est stocké dans divers référentiels. Elle comprend des fonctions de découverte, d indexation, de recherche et de collecte pour prendre en charge des workflows étendus d e-discovery. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint : nouvelle extension applicative de la suite EMC SourceOne complétant la plate-forme SourceOne. Les clients ont le choix de la déployer indépendamment de SourceOne Management, lorsqu ils ne recherchent qu une solution de gestion des challenges opérationnels à l aide de SharePoint. Cependant, si un archivage des deux types de contenu est nécessaire, SourceOne fournit un framework holistique pour la gestion et l archivage des deux systèmes. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint EMC SourceOne for SharePoint utilise la plate-forme sous-jacente SourceOne, annoncée à l origine en avril 2009 par EMC, afin d aider les entreprises à relever les défis liés au contenu SharePoint. Il offre des avantages opérationnels, garantit la conformité et facilite la préparation en cas de litige tout en proposant aux utilisateurs une expérience totalement transparente. Approche modulaire pour la gestion de contenu SharePoint EMC SourceOne utilise une approche modulaire pour aider les entreprises à gérer la croissance du contenu SharePoint actif et à appliquer des règles de gestion telles que la rétention de contenu et/ou de site ainsi que le retrait de site IDC # 7

8 En fonction de leur déploiement de SharePoint, les entreprises optimiseront leur investissement dans SourceOne, notamment grâce aux avantages suivants : Les entreprises qui commencent à utiliser SharePoint : SourceOne aide les entreprises à atteindre l efficacité opérationnelle en réduisant les coûts, en améliorant la protection des données et en augmentant les performances et l évolutivité. Les sites peuvent être retirés de manière contrôlée et le contenu peut être archivé pour optimiser l efficacité des systèmes de production. Extension des déploiements existants de SharePoint : les entreprises gagnent en visibilité et en contrôle sur le contenu et les sites SharePoint actuels. SourceOne permet à une entreprise de contrôler de manière efficace le site actuel et la croissance du contenu, ainsi que la gestion des sites inactifs, en respectant les règles et sans interruption de service. Réduction des risques avec SharePoint : les entreprises peuvent assurer une gouvernance de l information cohérente et légale pour le contenu SharePoint en garantissant le respect de la conformité et en facilitant la préparation aux procédures d e-discovery. SourceOne permet la recherche et la collecte juridique de référentiels SharePoint dispersés à travers toute l entreprise et prend en charge la rétention et l archivage du contenu SharePoint dans une archive SourceOne. Avantages de l utilisation de SourceOne for SharePoint L application SourceOne for SharePoint offre aux entreprises de nombreuses fonctionnalités qui améliorent l efficacité opérationnelle et la gouvernance de l information : Processus transparent pour les utilisateurs et le service d assistance technique IT : SourceOne n utilise pas ni ne maintient des stubs ou des raccourcis vers le contenu SharePoint. La solution SourceOne for SharePoint est basée sur l API EBS recommandée par Microsoft afin d offrir à l utilisateur une méthode d archivage transparente et fluide. Cela évite au service informatique de devoir répondre à des appels d assistance technique d utilisateurs essayant de gérer leurs raccourcis. Les problèmes courants de raccourci tels que le renommage, le déplacement ou la suppression de raccourci ou de fichiers stubs sont ainsi éliminés. En outre, les besoins en indexation et en réindexation des fichiers de raccourcis étant supprimés, la charge liée à l indexation peut être réduite. Interface utilisateur SharePoint intégrée et accès aux informations : SourceOne for SharePoint est doté d une interface utilisateur simple qui permet d accéder facilement au contenu de l archive. Les utilisateurs n ont pas besoin de se rendre sur un portail ou une interface séparés pour accéder au contenu. De plus, SourceOne préserve les attributs associés aux structures se trouvant dans SharePoint. Par exemple, SourceOne archive, stocke et renvoie à l utilisateur SharePoint le type de contenu en rapport avec le contexte (p. ex., la différence entre un contact et une tâche). Le résultat du processus d archivage est transparent pour l utilisateur. Il n a pas besoin de savoir que le contenu auquel il accède se trouve en dehors de SharePoint. 8 # 2010 IDC

9 Amélioration des performances et de l évolutivité : SourceOne for SharePoint prend en charge des méthodes d externalisation du contenu provenant de systèmes de production SharePoint vers une archive SourceOne. L externalisation permet à SourceOne de faire migrer le contenu depuis la base de données SQL vers le référentiel SourceOne mais ne perturbe pas l accès au contenu à partir de SharePoint. Cela améliore les performances du système SharePoint de production et étend l évolutivité des serveurs SQL. Rétention cohérente des records : SourceOne for SharePoint prend en charge les règles pour l archivage, ainsi que l archivage et la suppression de contenu dans l environnement de production SharePoint. Les actions d archivage ou d archivage et suppression appliqueront au contenu la règle de rétention préconfigurée. Une action d archivage fait migrer le contenu depuis SharePoint sans entraver l accès utilisateur. Inversement, l archivage et la suppression font migrer le contenu SharePoint et suppriment totalement le site SharePoint. Les utilisateurs effectuent la recherche de contenu SharePoint, mais les administrateurs peuvent exécuter une recherche globale de tout le contenu via l interface Web de recherche SourceOne. Rétention des records pour TOUT le contenu SharePoint : SourceOne for SharePoint peut archiver ou archiver et supprimer tout le contenu SharePoint dont les objets, les bibliothèques de documents, les bibliothèques de formulaires, les bibliothèques d images, les sites entiers SharePoint, les discussions, les listes, les contacts, les wikis, les tâches, etc. Il est possible d archiver dans SourceOne tout type de contenu se trouvant dans SharePoint. Ceci est important car il n existe aucune restriction sur le type de contenu pouvant être archivé et SourceOne se différencie en offrant cette possibilité. D autres solutions ne prennent en charge que l archivage de sites et de bibliothèques. Règles de rétention et d archivage flexibles et extensibles : SourceOne peut archiver du contenu en se basant sur des propriétés telles que la date de création, la date de dernière modification, l extension de fichier ainsi que les métadonnées personnalisées définies par l utilisateur ou les résultats de requête d une recherche CAML. L avantage pour l utilisateur est la flexibilité dans la personnalisation de l archive et des règles de rétention basées soit sur une heure caractéristique d une règle de rétention, soit sur un champ de métadonnées spécifique d un secteur commercial ou d un environnement de l entreprise. Enfin, les administrateurs peuvent exécuter une recherche CAML avec les résultats de cette recherche effectuée sur demande ou servant, par programme, comme la source d une règle de rétention spécifique. Cela donne à l entreprise une flexibilité optimale pour appliquer la stratégie la mieux adaptée à son environnement et aux besoins en gouvernance de l information. Nombreuses versions prises en charge : SourceOne for SharePoint prend en charge SharePoint 2010, SharePoint Foundation 2010, MOSS 2007 et WSS 3.0. Contrairement à d autres composants de la pile de stockage dont les éléments d exploitation de stockage, SourceOne for SharePoint a connaissance à la fois des métadonnées et du contenu des objets SharePoint. La combinaison est impérative à la compréhension de la valeur de ces données pour l entreprise, 2010 IDC # 9

10 quant à la valeur intrinsèque de la propriété intellectuelle ou du risque intrinsèque associée à leur perte ou à leur mauvaise utilisation. Alors qu une partie croissante du contenu de l entreprise est stocké ou organisé dans SharePoint, cette prise de conscience des Datasets SharePoint est critique. Une telle prise de conscience influence les règles intelligentes pour la migration, la classification, la recherche, la hiérarchisation, la conservation et la rétention basées sur les règles de contenu. PROBLÉMATIQUES Lorsqu elles déploient ou font évoluer SharePoint, les entreprises sont confrontées à la problématique suivante : comment adapter SharePoint, si tant est qu il s adapte, aux référentiels de contenu et/ou aux systèmes de records management existants? Dans la pratique, SharePoint est un référentiel qui gère et facilite la gouvernance de l information. SharePoint est un système auquel appliquer des règles de rétention des records et permettant d effectuer une conservation et une collecte d e-discovery. Il est difficile de gérer plusieurs types de référentiel avec du contenu tout en respectant les objectifs d efficacité opérationnelle et de gouvernance de l information.et ce problème augmente au fur et à mesure que l entreprise se développe. Les entreprises, et le secteur dans son ensemble, doivent relever le défi suivant : garantir l intégration du contenu entre des référentiels hétérogènes, qui incluent de plus en plus souvent des espaces de travail SharePoint. Sur le long terme, cette intégration est nécessaire pour garantir un processus centralisé, cohérent, exécutable et reproductible pour l indexation, l archivage, la rétention, la recherche et la destruction des informations, ainsi que pour faciliter la gouvernance de l information. La stratégie EMC SourceOne est de travailler avec (et non d outrepasser) les règles de rétention appliquées au contenu SharePoint actif tout en gérant uniquement le contenu SharePoint inactif, ou le contenu SharePoint explicitement migré vers une archive. Toutefois, la gestion de tout contenu SharePoint externalisé mais restant actif se fait selon un ensemble de règles au sein de l application SharePoint. L approche d EMC garantit l exécution des règles telles qu elles ont été définies tout en offrant également des avantages opérationnels. RÉSUMÉ Les sites SharePoint sont utilisés par un nombre croissant de personnes, à la fois comme un point de convergence pour l accès et l agrégation des informations et comme un point de collaboration en matière de projet où les documents sont créés, révisés et partagés. Le volume et l importance des informations contenues dans les sites SharePoint accentuent également les préoccupations concernant l efficacité opérationnelle et le respect des pratiques de gouvernance et de rétention des données. Les utilisateurs veulent l assurance que leurs fichiers seront accessibles rapidement, interrogeables et récupérables à volonté. Les intervenants en gouvernance de l information tels que les responsables du juridique, de la conformité, des risques et des records doivent garantir que les informations contenues dans les sites SharePoint sont conservées en conformité avec les obligations réglementaires, préservées conformément aux procédures de gel du 10 # 2010 IDC

11 contenu, ou interrogeables de manière efficace en cas de récupération sur demande juridique ou d audit. La suite d applications SourceOne permet à une entreprise de contrôler son contenu SharePoint. SourceOne for SharePoint assure la croissance de SharePoint tout en améliorant les performances et en diminuant les coûts d infrastructure. Il permet également de vérifier qu une entreprise respecte les obligations juridiques et réglementaires associées aux informations SharePoint. Le module complémentaire SourceOne Discovery Manager facilite la recherche et l indexation du contenu SharePoint archivé pour répondre aux demandes d e-discovery. Avec EMC SourceOne ediscovery Kazeon, vous pouvez collecter du contenu SharePoint depuis les référentiels SharePoint dispersés à travers toute l entreprise pour prendre en charge des workflows étendus d e-discovery. Utilisées conjointement, les solutions de la famille EMC SourceOne permettent aux entreprises d atteindre leurs objectifs d efficacité opérationnelle et de gouvernance de l information pour le contenu SharePoint. Avis de droit d auteur Publication externe d IDC Information and Data : l utilisation de toute information IDC dans des publicités, des communiqués de presse ou des documents promotionnels est soumise à l autorisation écrite préalable du vice-président ou du responsable régional d IDC. Une version préliminaire du document proposé doit être jointe à toute requête de ce type. IDC se réserve le droit de ne pas autoriser une utilisation externe pour quelque raison que ce soit. Copyright 2010 IDC. La reproduction sans autorisation est strictement interdite IDC # 11