Administration des cours de juge de natation

Transcription

1 de juge de natation Instructions pour les responsables des domaines de formation et leurs chefs de cours, ainsi que pour le secrétariat central. Edition juin 2014 Situation de départ La formation des juges de natation est réglée au règlement 3.5 «Brevets de juge de natation (BJ- SW)». Conformément à l'art. 7, c'est la direction sportive natation qui règle les détails nécessaires de l'administration des cours. En ce qui concerne l'administration de la formation et des brevets des juges, les dispositions du secrétariat central doivent en plus être respectées, notamment par rapport aux instruments mis à disposition pour l'administration des cours de juges de natation: - La banque des données de Swiss Swimming; - Le site web - Le module de cours online pour l'inscription aux cours de juge natation. [Nota bene: Actuellement, le module de cours online n'est accessible que via le portail «swim.ch», mais il sera intégré dans le site web durant l'été 2014.] Le présent document regroupe une majeure partie des dispositions importantes. Il se veut un guide pour les responsables des domaines de formation et leurs directions de cours, ainsi que pour les collaborateurs du secrétariat central. Des actions flexibles et des recherches de solutions restent toujours d'actualité. Pour pouvoir optimiser cette procédure, tout éventuel problème rencontré devrait être annoncé immédiatement au membre compétent de la direction sportive natation et/ou au secrétariat central. Les nouveautés les plus importantes dans la formation des juges par rapport à la révision 2013 Les personnes intéressées s'inscrivent eux-mêmes online via le module de cours. La direction des cours n'accepte des inscriptions par d'autres biais que dans des cas exceptionnels et les transfère au secrétariat central. Ce qui est de rigueur: - Les brevets Pool Basic et Pool Top sont attribués à une région (RSR, RZW, RZO, ROS, RSI). Normalement, à l'acquisition d'un brevet, la région qui a la responsabilité du cours est enregistrée. Les détenteurs d'un nouveau brevet peuvent cependant décider sous quelle région ils aimeraient être enregistrés. - Tous les autres brevets sont gérés par la FSN. La fréquentation d'un cours de juge et l'acquisition d'un brevet de juge seront marqués dans le nouveau passeport de juge personnel. Celui-ci remplace toutes les attestations ou documents y relatifs. L'administration des brevets de juge et des données personnelles est effectuée par le secrétariat central. Pour ce faire à la clôture du cours, il se base sur les données d'inscriptions reçues dans le module de cours. Toute entrée à effectuer dans la banque des données est communiquée sus forme de liste. Les feuilles personnelles ne sont plus utilisées que dans des cas exceptionnels. Toute personne enregistrée dans la banque des données contrôlent eux-mêmes leurs données en contact direct avec le secrétariat central. Responsabilités pour l'administration des brevets et des cours de juge Seul le secrétariat central est autorisé à gérer la banque des données et le site web. Il administre en même temps les autorisations d'accès pour le travail avec le module des cours online. Le membre de la direction sportive natation responsable de la formation des juges décide qui doit avoir accès au module de cours online. En principe, il s'agit des responsables des domaines de formation, à savoir: - la personne responsable de la formation des juges de chaque région, et - la personne désignée pour un domaine de formation spécifique des cours organisés par le ressort des juges. Toute personne disposant d'une autorisation d'accès peut ouvrir un cours pour son propre domaine, resp. éditer un cours ouvert. Pour chacun de ces cours, elle peut nommer une autre personne au secrétariat central qui devrait également avoir accès, en règle générale le ou la cheffe de cours. Dans ce cas, elle doit annoncer la personne entre les deux qui devrait recevoir seule l' automatique généré par une nouvelle inscription. La banque des données ne prend plus en considération l'appartenance des juges à un club. Ce qui ne touche pas l'enregistrement comme membre de club dont la mise à jour est l'affaire des clubs membres. 35-admin-1-f_administration_cours_de_juge Page 1 ( )

2 Les personnes avec autorisation peuvent lire les données personnelles des participants, mais pas les données de la formation des juges (brevets, validités). Ils ne peuvent modifier ni les données des juges ni les données personnelles. La mise à jour est effectuée par le secrétariat central, les données des juges en collaboration avec le responsable de la formation, les données personnelles directement avec la personne concernée. Le secrétariat central actualise les reconnaissances des juges de natation (enregistrement des parties de formation fréquentées, attribution, renouvellement et archivage des brevets) après la clôture d'un cours selon les indications de la direction du cours ou du responsable de la formation. Toute autre mise à jour et/ou modification des données nécessite l'intervention de la personne compétente du ressort juges. Déroulement des cours et travaux administratifs Une administration efficace des cours de juge n'est possible que si les responsables des domaines de formation, les chefs de cours et le secrétariat central connaissent le déroulement exact, s'efforcent à le respecter et travaillent de manière collective. Le déroulement de l'administration des cours est listé dans une tabelle à la fin de ce document. Elle constitue la partie centrale de cette documentation. Pour annoncer des problèmes rencontrés, la personne concernée est priée de se référer à l'un ou l'autre chiffre du déroulement. Ci-après, seules les nouveautés par rapport à l'utilisation du module de cours online seront expliquées: 1. La planification des cours incombe aux responsables des domaines de formation, aussi bien dans les régions qu'au ressort juges. La commission des juges s'occupe, si nécessaire, de la coordination. 2. Le chef de cours ou/et le responsable du domaine de formation rédigent, en collaboration avec l'organisateur, l'invitation. En même temps, d'autres informations ou documents de cours devraient également être rédigés dans une forme appropriée (dans 3 fichiers au maximum, cf. chiffre 3.3). La publication d'une invitation est obligatoire pour tous les cours. C'est le responsable du domaine de formation qui en est responsable. Il peut toutefois déléguer cette tâche au chef de cours. 3. Les cours planifiés sont inscrits sur le site web mentionnant la date, le type et le lieu du cours. Des informations supplémentaires et le lien vers le module de cours online sont enregistrés dans l'entrée détaillée du cours. 3.1 Le responsable du domaine de formation ou le chef /la cheffe du cours remplit le formulaire Demande de publication au secrétariat central et l'envoie au secrétariat central (swimming@swiss-swimming.ch). Grâce à ce formulaire, le secrétariat central reçoit les informations minimales pour l'administration du cours; le formulaire doit mentionner la (les) personne(s) ayant accès au module de cours en question et la personne à qui le système doit envoyer les s d'information automatique. 3.2 Le secrétariat central ouvre le cours dans le module de cours online et attribue les accès pour l'administration du cours et des inscriptions. Il inscrit le cours dans le calendrier du site web sous Swimming/Formation des juges. 3.3 L'une des personnes autorisées complète si nécessaire l'invitation du cours dans le module de cours online. Elle y ajoute notamment les fichiers manquants de préférence au format PDF. Au total, un maximum de 3 fichiers peut y être ajouté comme liens, resp. 1 sous Invitation, Documents et Formulaire d'inscriptions. Si la rubrique "formulaire d'inscription" est utilisée, le nom du fichier doit clairement refléter le caractère du document y déposé; il ne faut pas y déposer un formulaire d'inscription, car les inscriptions aux cours de juge ne devraient être effectuées que via le masque d'entrée du module de cours online. En cliquant sur un cours publié dans le calendrier, les fichiers éditables y déposés au format Word ou Excel ne peuvent être ouverts par une tierce personne que si celle-ci est inscrite à ce cours. 4. La personne désignée pour la réception des s automatiques gère au fur et à mesure les inscriptions qui entrent (enregistrer ou refuser, évtl. accompagné d'une information personnalisée) conformément au document "Directives pour l'invitation et inscription aux cours". Elle établit les listes et documents nécessaires pour le cours. 35-admin-1-f_administration_cours_de_juge Page 2 ( )

3 5. La direction du cours présente aux participants les données exportées suite à l'inscription, accueille d'éventuelles modifications et les prépare sous une forme appropriée pour la clôture du cours. Les modifications qui sont à apporter aux données existantes doivent être clairement visibles. Documentation Les documents suivants ont une importance pour l'organisation de cours de juges. Ils sont publiés sur le site web sous Swimming/Formation des juges. 6. Le secrétariat central effectue automatiquement les prolongations de validité régulières et l'archivage des reconnaissances existantes selon l'annexe 3 du règl. 3.5., à condition que le rapport du cours contienne ces informations pertinentes; les particularités individuelles doivent être marquées à part. Les bases pour faire une demande d'exécution au secrétariat central sont: - le rapport du cours dument rempli, - une liste des participants qui doit également mentionner les données personnelles à modifier dans la banque des données, évtl. accompagnée de remarques par rapport à des particularités individuelles concernant les reconnaissances. - une fiche des données sous une forme appropriée pour les participants au cours qui ne figurent pas encore dans la banque des données. Cette fiche doit contenir toutes les données nécessaires pour l'enregistrement dans la banque des données. Noms des documents Règlement 3.5 «Brevets de juge de natation», avec les annexes 1 à 4 Nouveautés dans la formation des juges -- Le concept 2013/14 Dispositions générales pour la participation aux cours de juges de natation Instructions pour l'annonce de cours de juge de natation Personalienblatt / Feuille d identité (formulaire) Material für Richter / Matériel pour juges / Materiale per giudici (Bestellformular) de juge de natation Instructions modules de cours Demande de publication au secrétariat central (formulaire) Präsenzliste / Liste des présences (formulaire) Kursbericht / Rapport de cours (formulaire) Nom des fichiers 35-f_Brevets_de_juge.pdf 35-1-f_neuerungen_2014.pdf f_allgemeine_bestimmungen_richterkurse.p df 35-4-d_anmeldung_richterkurse.pdf 35-5-df_personalienblatt.pdf 35-6-dfi_richterausruestung.pdf 35-admin-1- f_administration_richterkurse.pdf (le présent document) Anleitung_Extranet_Kursmodul_swim.ch_R ichter_ohne_nicht-mitglieder.pdf 35-admin-3-f_publikationsautrag.pdf 35-admin-5-f_praesenzliste.pdf 35-admin-7-df_kursbericht.pdf 35-admin-1-f_administration_cours_de_juge Page 3 ( )

4 Formation des juges Déroulement de l'administration des cours Abbrév. CRI SW ZF Explications Chef juges et affaires internationales, membre de la direction natation Chef(fe) de cours. Dans les cours où une personne est spécifiquement désignée pour l'administration du cours, celle-ci peut effectuer une partie des tâches du chef de cours. La répartition des tâches et l'éventuelle adaptation du déroulement du cours doit être discutée à l'interne. Ceci s'applique aussi en cas d'organisation par une tierce personne. Dans les deux cas, la responsabilité du cours incombe au chef de cours. Secrétariat central de la FSN (en règle générale le secteur administration natation ) 1. Direction Natation / Ressort juges (et affaires internationales) / Formation de juges; 2. Dénomination de tous les domaines de responsabilité dans la formation des juges, sauf pool Responsable du domaine de formation (responsable de la formation des juges à l'association régionale, resp. responsable pour l'organisation de cours de juges sous la compétence de SW, selon l'objet) Fonctionnaire responsable de la comptabilité de l'unité d'organisation, en règle générale, le secrétariat central ou le trésorier de la fédération régionale A Planification des cours A1 Evaluer les besoins des cours Coordination dans le ressort juges A2 Coordonner les lieux, dates et directions des cours Voir avec les organisateurs, les centres de cours et les dirigeants A3 Fixer les cours Envoyer le formulaire A4 Publier les cours dans le calendrier FSN et sur le portail «swim.ch» A9 Intégrer les cours dans la planification de travail A5 Clarifier les détails des cours A6 Rédiger l'invitation, le programme et, le cas échéant, le budget oder A7 Ajouter les documents à leurs cours dans le portail «swim.ch» annonce de cours En même temps; Message d'exécution aux ayants droit d'accès ou Selon accord; le doit au moins communiquer toutes les données nécessaires au Evtl. exécution par B Acceptation des cours dans des cas d'exception B1 Faire une demande de reconnaître un cours de Tiers pour un domaine de Cf. règl. 3.5, annexe. 4, partie 5 formation spéciale B2 Clarifier les détails du cours, examiner l'invitation et le programme B3 Fixer les modalités, notamment par et rapport au flux des informations B4 Accepter le cours, Évtl. demande spéciale à la B5 Continuer à partir de A3 C C1 avant le début des cours Contrôler et traiter continuellement les inscriptions dans le module de cours de swim.ch; traiter des cas particuliers avec la Bureau des inscriptio ns En principe, c'est la direction du cours qui fait office de bureau des inscriptions, éventuellement aussi le secrétariat central Pour le contrôle des distinctions - cf. F4 C2 Le cas échéant et sur demande, rédiger une liste actualisée des juges (1) ou C3 Commander les passeports des juges Décider du moyen d'envoi C4 Préparer les feuilles personnelles ou/et cf. D1 la liste des participants pour la mise à jour de la banque des données (2) C5 C6 Préparer les quittances pour la direction du cours, les envoyer par voie électronique, ou remettre directement Imprimer tous les documents nécessaires et les apporter au cours, resp. Peut être supprimé pour certains cours (1) Le cas échéant, le chef de cours () doit chercher les distinctions existantes à partir d'une liste mise à jour (et beaucoup trop d'informations) pour examiner le respect des conditions d'accès et pour une qualification correcte ultérieure. (2) Il convient d'enregistrer les inscriptions tardives. A partir des personnes inscrites via le module de cours, une liste des participants peut être imprimée avec leurs données personnelles qu'on peut leur présenter pour d'éventuelles corrections. 35-admin-1-f_administration_cours_de_juge Page 4 ( )

5 D D1 D7 et des brevets au cours et après le cours Contrôler les documents avec les Participa Instruction par le données personnelles et évtl. corriger nts concernant la protection et le soin des données Préparer l'entrée dans le passeport des Particip. Instruction par le juges (3) D8 Signer l'entrée dans le passeport Particip. D2 Ajouter des commentaires individuels aux données personnelles, évtl. avec des particularités concernant les reconnaissances D3 D4 D5 D6 Remplir et faire suivre le rapport du cours, incl. les remarques générales par rapport à l'attribution et les validités du brevet Introduire toutes les modifications, resp. les nouvelles données dans la banque des données en suivant les indications sur les documents, y compris la mise à jour des validités des brevets Envoyer le fichier Excel des juges de toutes les catégories de juge concernées par le cours à partir de la banque des données FSN (4) Archiver la liste des participants et de leurs qualifications pendant 5 ans (5) Donner des instructions claires au! Les modifications à entreprendre doivent être visibles,, C'est en même temps une commande au de clôturer le cours En considérant le rapport du cours et l'annexe 3 du règl. 3.5, conc. [Rend possible un contrôle (laborieux) des qualifications introduites] (3) Première remise d'un passeport à des personnes qui n'en possèdent pas encore. (4) Il serait plutôt souhaitable d'obtenir à la place une liste des qualifications. La demande suit son cours. (5) Le peut décider de la forme de l'archivage. Il peut garder les données reçues avec la clôture du cours, si possible après contrôle à partir de la liste de D5 et une remarque visée pour l'exactitude. E Décompte des cours E1 Décompter les dépenses et entrées pour l'organisation des cours, ajouter les quittances originales E2 Faire le décompte définitif du cours ou E3 Accepter et viser le décompte du cours ZF E4 Envoyer le décompte du cours visé à CRI CRI (6) E5 Envoyer le décompte du cours visé au CRI comptable FSN (6) E6 Déclencher le remboursement de sommes dues et le versement de dettes (6), bzw., ZF F F1 F2 F3 F4 F5 Evaluations statistiques et autres analyses Gérer le registre des cours, compléter après chaque cours Rendre accessible les listes des détenteurs de brevets dans un extranet à Etablir et envoyer des listes Excel complètes de tous les juges SW Selon besoin, établir des listes de juge Excel spécifiques depuis la banque des données Préparer les statistiques des cours et des brevets pour la DOCU Argent cash en trop, frais de cours en attente, etc. au 31 août au CRI Détails selon les indications du CRI ou de son délégué Tous les Env. chaque trimestre; dans le format d'exportation indiqué Sur demande aux ayants droit CRI Selon indications du CRI (6) Seulement pour les cours sous la responsabilité de SW. 35-admin-1-f_administration_cours_de_juge Page 5 ( )