catalogue 2012 des solutions adaptées à votre entreprise

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1 catalogue 2012 des solutions adaptées à votre entreprise

2 des questions pertinentes, des solutions concrètes Cher client, chère cliente, Vous envoyez quotidiennement un grand nombre de lettres et de factures? Vous réalisez régulièrement des campagnes intégrant du courrier publicitaire adressé (Direct Mail) ou des toutes-boîtes? L envoi de paquets, en 24 h et/ou en express, en Belgique et à l étranger est indispensable pour assurer la bonne marche de votre entreprise? Vous songez à optimiser la gestion de vos flux de documents, papier ou électroniques, ou de votre archivage? Vous trouverez dans les pages qui suivent des réponses pertinentes à vos questions ainsi que des solutions concrètes pour améliorer le fonctionnement et la rentabilité de votre entreprise. Pour vous conseiller et vous orienter dans notre large portefeuille de solutions business, nos Customer Service Agents, exclusivement au service de nos clients business, sont à votre écoute au N hésitez donc pas à prendre contact avec eux. Depuis notre changement de nom en bpost, nous n avons eu de cesse d améliorer notre performance et notre service, pour votre plus grande satisfaction. Des progrès continus dont, tout récemment, le lancement de Bpack (anciennement Taxipost) pour vous proposer une offre paquets encore plus complète et performante. Mais les défis que nous relevons ne sont pas uniquement commerciaux. Nous accordons ainsi de plus en plus d importance à l environnement. Mieux consommer l énergie, réduire les émissions de CO 2, recycler, produire moins de déchets, rationaliser la consommation d eau. Objectif : diminuer notre empreinte écologique... bpost s est fixé des objectifs ambitieux. D ici 2012, nous voulons réduire nos émissions de CO 2 de 35% et consommer 15% d énergie en moins. Fin 2010, bpost avait déjà réalisé une réduction de ses émissions de 27%. Nous avons également l ambition de n utiliser que du papier issu de source durable (papier recyclé ou portant le label FSC/PEFC). Nous sommes conscients que ces améliorations ne sont qu une étape et nous ne comptons pas nous arrêter en si bon chemin. Vos idées et conseils sont toujours les bienvenus. Je vous souhaite une agréable découverte de notre catalogue business Baudouin Meunier bpost business Membre du Comité de Direction de bpost

3 Green Post Green Post Green Post, notre engagement environnemental En 2009, nous avons développé un programme visant à construire une poste plus verte, plus soucieuse de l environnement. Baptisé Green Post, il couvre l ensemble des aspects énergétiques et environnementaux de l entreprise (réduction de la consommation d énergie et des émissions de CO 2, utilisation durable de papier, gestion rationnelle des déchets, consommation durable de l eau, etc.), mais aussi le développement de solutions et de produits verts» pour nos clients. Pour nous aider à réaliser ce plan, nous avons conclu un partenariat avec WWF-Belgique. Notre volonté est de garantir à nos clients que l envoi de leurs lettres et paquets ait le moins d impact possible sur l environnement. Réduire les émissions de gaz à effet de serre bpost a développé un plan d action ambitieux pour réduire ses émissions de CO 2 de 35% sur la période et sa consommation d énergie de 15% sur la période Fin 2010, nous avions déjà réalisé une réduction de nos émissions de CO 2 de 27%. Quelques exemples d initiatives : Depuis 2008, nous nous approvisionnons exclusivement en électricité d origine certifiée (ex : équipement du centre de tri de Gand X de panneaux solaires couvrant 12% des besoins en électricité du centre de tri, soit la consommation moyenne de 120 ménages). Réglage rationnel du chauffage et de la ventilation. Achat en 2010 de quelque vélos électriques (dont les batteries sont rechargées avec de l électricité verte) comme alternative aux vélomoteurs et voitures. Formation de nos chauffeurs à une conduite écologiquement responsable (une économie de carburant de l ordre de 5 à 7%). Aujourd hui, environ collaborateurs ont déjà suivi cette formation. Vous pouvez également agir sur votre empreinte écologique! Dès maintenant, bpost vous permet de compenser financièrement le CO 2 émis par vos envois publicitaires et administratifs, en payant un léger supplément. Ce léger surcoût sera entièrement réinvesti par bpost pour financer un projet dont le but est de neutraliser l impact climatique de ces émissions. bpost s engage également à doubler les fonds récoltés (à concurrence de 65 millions d envois compensés) et à investir dans un projet durable en Belgique. Plus d infos? Promouvoir une utilisation rationnelle du papier Le papier est un support d information écologique pour autant qu il soit utilisé et recyclé de façon responsable, rationnelle et respectueuse de l environnement. Depuis fin 2009, nous avons recours, pour 99% de nos propres besoins, à du papier recyclé ou portant les labels FSC (Forest Stewardship Council) ou PEFC. Ces labels indiquent que le papier est fabriqué à partir de bois provenant de forêts gérées de façon durable. Ainsi, les timbres, symboles par excellence de bpost, sont tous imprimés sur du papier FSC. Les supports papier et numérique sont voués à travailler «main dans la main», tout en étant exploités de manière rationnelle et durable. Saviez-vous que bpost est le premier opérateur postal à avoir collaboré au développement d un instrument visant à mesurer et réduire l impact de CO 2 dans le cycle de vie complet d une campagne publicitaire recourant aux mailings adressés : le Carbon Meter. Plus d infos?

4 1 l envoi de courrier 2 la réception de courrier p. 8 p les documents & les factures 4 les envois Direct Mail et les toutes-boîtes p. 20 p le meilleur trajet pour vos paquets 6 le courrier international retrouvez un aperçu de l ensemble de nos solutions à la fin de la brochure p. 42 p. 62

5 1 l envoi de courrier envoyer une lettre 11 envoyer un courrier recommandé 12 Collect & Stamp nous fait gagner un temps précieux. Vandaele Machinery vend et répare des machines de terrassement et des groupes électrogènes. Notre clientèle se compose essentiellement d entreprises actives dans le génie civil et la construction, mais également d entreprises qui louent ce type de matériel. Nous expédions énormément de courrier : des factures, des recommandés et quelques paquets. Autrefois, nous devions nous-mêmes peser le courrier, l affranchir et le poster dans une boîte aux lettres, et ce, tous les jours. Nous devions aussi nous rendre au bureau de poste plusieurs fois par semaine pour y déposer des recommandés et acheter des timbres. Tout cela nous faisait perdre un temps précieux. Grâce à Collect & Stamp, nous avons pu tout sous-traiter, de l enlèvement à la distribution de notre courrier sortant, en passant par le traitement et l affranchissement. Une nette amélioration! Nous gagnons ainsi beaucoup de temps, que nous pouvons consacrer à nos activités principales. Inge Vandaele Administratrice déléguée vandaele machinery 9

6 en fonction du volume de votre courrier sortant, nous vous proposons des solutions adaptées l envoi de courrier 1. envoyer une lettre l envoi de courrier Affranchissement, enlèvement ou dépôt, distribution Vos envois quotidiens réclament beaucoup d énergie et dépendent des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour vous permettre de gagner un temps précieux dans le traitement de votre courrier, bpost business est en mesure de vous proposer des solutions efficaces adaptées à vos attentes. Gagner du temps dans l affranchissement et le dépôt de mon courrier quotidien. Éviter tout déplacement au bureau de poste pour le dépôt de mon courrier. Envoyer un courrier directement depuis mon PC, sans l imprimer ni le poster. Collect & Stamp Optimisez la gestion de votre courrier sortant! Collect & Stamp enlève, traite et affranchit quotidiennement vos envois. Vous avez le choix entre 4 plages horaires, selon vos besoins. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre activité professionnelle. Collect & Send Vous n avez pas toujours le temps de déposer votre courrier au bureau de poste? Dans ce cas, bpost peut venir le prendre directement dans votre entreprise, à la fréquence de votre choix : quotidiennement ou régulièrement. Vous choisissez également parmi 4 tranches horaires. Click & Post Vous permet, en quelques clics, d expédier vos documents directement depuis votre ordi nateur via une plateforme sécurisée. Nous nous chargeons ensuite du reste, de l impression à la distri bution chez vos destinataires. Découvrez également nos solutions pour l impression de vos factures ou autres documents en page 26. Click & Post est une solution d exbo, filiale de bpost. Commander sans frais une boîte de 100 timbres sans me déplacer. eshop Notre boutique en ligne, accessible 24h/24 et 7 j/7, vous offre un large éventail de produits. Rapide : toute commande passée avant 15 h vous est livrée le lendemain. en toute sécurité : tant pour les moyens de paiement que pour l expédition. Livraison gratuite : pour toute commande supérieure à service.centre@bpost.be 11

7 l envoi de courrier l envoi de courrier > les services Trouver une alternative au timbre dès 15 envois par jour en moyenne. Machine à Affranchir Elle est le meilleur moyen d automatiser les tâches d affranchissement. Elle permet l affranchissement en PRIOR ou en Non PRIOR. Elle est déjà accessible à partir de 1 /jour. Savoir si mon courrier recommandé a été distribué. E-TRACKER Consultez en un clin d œil les informations relatives à la distribution de votre envoi. Expédier quelques envois par jour sans devoir coller de timbres. Nos partenaires vous proposent une gamme de machines permettant de répondre à votre volume. Des enveloppes préaffranchies Ces enve loppes, vendues par 10 pièces, vous permettent d envoyer votre courrier en Belgique, en formule PRIOR. Commander des étiquettes à codesbarres et récépissés de dépôts. Commande en ligne En cas d envois réguliers (50 pièces par mois minimum), il vous est possible de commander gratuitement vos codes-barres et récépissés de dépôts, via notre formulaire en ligne. La commande sera livrée, sans frais, au siège de votre entreprise envoyer un courrier recommandé Vous souhaitez une preuve de votre envoi ou celle-ci est imposée dans le cadre d une procédure administrative ou judiciaire? Un recommandé est remis le lendemain* au destinataire ou à son mandataire. La preuve de dépôt confère au courrier recommandé une valeur légale et, en option, vous avez la possibilité de joindre un avis de réception. > les options Recevoir une preuve de réception de mon envoi. Assurer le contenu de mes envois recommandés. Avis de réception Cette option vous permet d obtenir la preuve opposable de distribution de votre envoi recommandé. Il vous est renvoyé en PRIOR par courrier et mentionne la date de la remise, le nom du destinataire (ou de son mandataire) et sa signature. Envoi à valeur déclarée Cette option vous permet d assurer votre envoi recommandé pour un montant égal à la valeur de son contenu. Et bpost vous indemnisera donc en cas de perte, vol ou endommagement. Envoyer un courrier recommandé papier, depuis mon ordinateur, en quelques clics. Envoyer plus de recommandés nationaux par an, en toute facilité. Éviter de me déplacer au bureau de poste pour le dépôt de mon courrier. Expédier régulièrement des recommandés et gagner du temps en évitant leur préparation. Click & Post Un recommandé de temps en temps et vous ne voulez pas perdre de temps? Click & Post vous permet d envoyer un ou plusieurs recommandé(s) sans quitter votre ordinateur! Vous l expédiez en ligne et évitez ainsi de l imprimer, de le préparer, de l affranchir et d aller le déposer! Click & Post est une solution d exbo, filiale de bpost. Automatisation Vous pouvez automatiser leur préparation et gagner un temps considérable en imprimant directement les codes-barres sur vos envois. Plus d infos dans la brochure technique disponible sur notre site. Collect & Send Pensez au service Collect & Send! Ce service est déjà intéressant à partir d un recommandé ou d un paquet par semaine. Collect & Stamp Pour vous, Collect & Stamp enlève, traite et affranchit vos envois recommandés. Dès le lendemain, vous recevez les récépissés de dépôt directement dans votre boîte et bénéficiez d un archivage disponible en ligne sur le portail Collect & Stamp * voir conditions générales en matière d offres de services de bpost service.centre@bpost.be 13

8 2 la réception de courrier recevoir du courrier dès 9h 17 recevoir un recommandé 17 recevoir du courrier pendant les vacances ou lors d un déménagement 19

9 la réception la réception de courrier de courrier est un élément important dans les activités d une entreprise Optimiser la gestion de ce courrier entrant, que ce soit au format papier ou électronique, peut donc représenter un avantage considérable en termes de temps et de frais de traitement, mais aussi dans l organisation du travail dans les différents départements. 1. recevoir du courrier dès 9h la réception de courrier Disposer de mon courrier dès 9 heures ou plus tôt. Location de boîte postale Ce service vous permet de recevoir votre courrier dans une boîte postale de votre bureau de poste, dès 9 heures ou parfois même plus tôt. C est également l outil idéal pour centraliser votre correspondance dans le cadre de vos actions marketing, par exemple recevoir un recommandé Recevoir un recommandé qui m est adressé en mon absence. Recevoir un recommandé adressé à mon organisation. Avis de passage L avis de passage déposé par le facteur vous offre deux possibilités : demander une seconde présentation à la même adresse ou récupérer l envoi dans un bureau de poste ou un Point Poste. Preuve des pouvoirs de représentation Ce document, développé en collaboration avec la Banque Carrefour des Entreprises et joint à votre carte d identité, est la solution simple, rapide et gratuite qui vous permet, en tant que représentant légal, de réceptionner, auprès du facteur, dans un bureau de poste ou un Point Poste, les recommandés adressés à votre organisation service.centre@bpost.be 17

10 la réception de courrier la réception de courrier 2. recevoir un recommandé (suite) 3. recevoir du courrier pendant les vacances ou lors d un déménagement Mandater une ou plusieurs tierces personnes. Carte de procuration Vous mandatez une ou plusieurs personnes pour réceptionner des envois adressés à votre organisation ou à votre nom. Deux versions disponibles : Carte de procuration nominative : désignation d un mandataire unique. Carte de procuration FLEX : pour autoriser plusieurs mandataires à utiliser une seule et même carte, au nom de votre organisation. Ainsi, un associé, un assistant ou le personnel de l accueil peuvent recevoir en toute sécurité vos envois recommandés. Document de la Banque Carrefour des Entreprises Vous êtes le représentant légal de votre organisation et disposez d une connexion internet et d un lecteur de carte d identité électronique? Vous avez alors la possibilité, via le site de la Banque Carrefour des Entreprises, de mandater gratuitement des personnes pour réceptionner les recommandés adressés à votre organisation. Faire garder mon courrier lorsque je suis en vacances ou en voyage d affaires et lorsque personne n est disponible. Faire suivre mon courrier lorsque ma société change d adresse ou lorsque je suis temporairement en déplacement. Mutapost Option 1 Votre courrier est conservé à votre bureau de poste pendant 30 jours maximum. Votre courrier vous est distribué après cette période, ou même avant, si vous le désirez. Pas de prolongation de contrat possible. Mutapost Option 2 Votre courrier est envoyé à une autre adresse en Belgique ou à l étranger, ou vers une boîte postale, pendant une période de 4 mois. Cela vous laisse le temps de notifier votre nouvelle adresse à vos correspondants. En cas de déménagement vers une autre adresse (en Belgique ou vers l étranger), vous pouvez prolonger votre transfert de courrier pour une, deux ou trois nouvelles périodes de 4 mois (prolongation non applicable pour les boîtes postales). Ce service peut également se limiter aux envois recommandés, pour une période de 4 mois maximum. Faire envoyer provisoirement mes recommandés à une autre adresse. Mutapost Grâce à ce service, vous avez la possibilité de faire transférer uniquement vos envois recommandés à une adresse de votre choix, pour une période déterminée de maximun 4 mois (prolongation non renouvelable). Mutapost est activable entre 2 et 5 jours ouvrables à partir de la création du contrat. Saviez-vous que vous pouvez faire votre demande de transfert Mutapost (Options 1 et 2) en ligne sur service.centre@bpost.be 19

11 3 les documents & les factures traiter et échanger des documents entre entreprises en toute sécurité 24 traiter des documents sortants papier et électroniques 26 Click & Post? Une solution performante et rentable à tout point de vue. Rauwers Controle est une société active notamment dans la gestion du stationnement pour les villes et les communes. Une de nos tâches administratives les plus énergivores était le rappel des paiements. Suite à notre croissance importante ces dernières années, nous devons en effet en gérer quelque par an! De l impression au dépôt dans des sacs, sans oublier toutes les manipulations successives et le bruit des machines Avec Click & Post, la masse de travail a été considérablement allégée. Tout s effectue par ordinateur. Nous rédigeons les rappels et bpost se charge du reste. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Un vrai gain de temps et d argent! BERNARD MESSINNES DIRECTEUR FINANCIER RAUWERS CONTROLE

12 les documents & les factures les documents & les factures simplifiez l envoi de vos factures et autres documents administratifs plus vite que vous ne le croyez Je recherche une solution pour traiter et échanger des documents entre entreprises en toute sécurité traiter des documents sortants papier et électroniques échange sécurisé protection des données envoi au format papier envoi au format papier ou électronique En Belgique, on envoie près d un milliard de factures et autres documents administratifs chaque année Et, à l heure actuelle, une grande majorité de consommateurs préfèrent toujours les recevoir au format papier. Conséquence directe : le traitement de quantités très importantes de documents administratifs exige des ressources considérables en temps et en argent. Comme, par exemple, de disposer d une infrastructure adéquate et sans cesse évolutive. > e-supply (p.24) > e-hr (p.24) > SEPA (p.24) > e-id (p.25) > e-certificate (p.25) > e-signing (p.25) > Click & Post (p.26) > Speos (p.26) > e-invoicing (p.27) > Inbound Invoicing (p.27) C est pourquoi bpost business a développé une expertise* spécifique dans le domaine de la gestion des documents (organisation et traitement des flux de documents papier et électroniques), qu ils soient entrants, sortants ou internes à l entreprise. Nous vous offrons, grâce à cette expertise, la possibilité d améliorer vos processus. Ainsi, vous pourrez offrir à vos clients un service encore plus adapté à leurs attentes en constante évolution, tout en maîtrisant vos coûts et en limitant vos investissements. L idéal pour gagner en productivité et en flexibilité. Quel que soit le support souhaité. * Nos solutions de gestion de documents allient le savoir-faire de bpost business et l assistance de ses 3 filiales spécialisées : exbo, Speos et Certipost service.centre@bpost.be

13 les documents & les factures les documents & les factures 1. traiter et échanger des documents entre entreprises en toute sécurité Les documents internes sont nombreux et vos collaborateurs passent un temps considérable à les traiter (création, impression, envoi mais aussi classement, archivage ) et à les retrouver au moment où il faut les utiliser Vous souhaitez optimiser la gestion de vos flux de documents grâce à de nouvelles technologies et gagner ainsi en efficacité et en rentabilité? Vous aimeriez confier cette tâche à un partenaire de confiance? Ou encore, vous voulez protéger vos échanges électroniques de données et leur conférer une valeur légale? Dans ce cas, bpost business met à votre disposition des solutions qui vont vous permettre d optimiser le traitement récurrent de vos documents au sein de votre entreprise et vous permettre de garder l esprit tranquille en toutes circonstances. > automatiser les interactions avec vos collaborateurs et partenaires > protéger vos échanges électroniques et leur donner une valeur légale Communiquer mon identité personnelle par Internet. Communiquer mon identité professionnelle par Internet afin de garantir la transaction électronique. Certipost e-id Certipost délivre des certificats numériques adaptés à toutes les cartes d identité électroniques émises en Belgique. Vous pourrez ainsi l utiliser pour de nombreuses applications. Certipost e-certificate D un point de vue technique, il s agit d un fichier électronique qui lie une identité à un code secret unique. Cela garantit la fiabilité de chaque transaction électronique. Communiquer avec mes clients, du bon de commande à la facture. Certipost e-supply Pour automatiser et fluidi fier la communication de l ensemble de votre chaîne de livraison. Signer un document (par ex. un contrat) de façon simple et rapide par voie électronique. Certipost e-signing Certipost a développé un service convivial permettant d apposer une signature numérique au moyen de l identifiant électronique e-id ou de l e-certificate. Cette signature possède la même valeur qu une signature manuscrite. Saviez-vous que bpost est le seul fournisseur en gestion de documents à être membre des groupes de travail Sepa, instaurés par la Banque Nationale de Belgique et Febelfin? Envoyer électroniquement des documents HR à mes employés et clients. Gérer les demandes de domiciliations bancaires de mes clients. Certipost e-hr La solution de choix pour les échanges électroniques de fiches de salaire et autres documents HR entre les entreprises, les secrétariats sociaux, les travailleurs et les indépendants. SEPA Service Center Pour vous aider à respecter la nouvelle directive européenne SEPA (Single Euro Payments Area) et en tirer profit. SEPA Service Center gère pour vous les différentes tâches liées à la migration, à l activation et à la gestion des modifications des mandats de domiciliations. Vous limitez ainsi l impact de l introduction de ce système sur vos activités. Saviez-vous que vos collaborateurs peuvent aussi utiliser ces applications (webmail, accès aux applications à distance )? service.centre@bpost.be

14 les documents & les factures les documents & les factures 2. traiter des documents sortants papier et électroniques Certains de vos clients préfèrent recevoir leur courrier, comme les factures par exemple, au format papier. Mais d autres privilégient la version électronique bpost business vous offre des solutions pour délivrer à vos clients, selon leurs demandes, des documents au format souhaité : papier ou électronique. > envoi au format papier > envoi ou réception au format papier, électronique ou les deux Via sa filiale Certipost, des solutions qui vous permettent d échanger avec vos partenaires d affaires des documents (sécurisés ou non) au format qu ils désirent : papier, électronique ou les deux. Vos factures et autres documents administratifs sont créés électroniquement, souvent directement à partir de votre système informatique. Aujourd hui, limitez vos investissements en infrastructure et ne perdez plus un temps précieux à les imprimer et à les traiter manuellement pour les envoyer à vos clients. Automatiser en interne l expédition de mes factures ou autres documents administratifs. Click & Post En quelques clics, depuis votre ordinateur, vous envoyez votre fichier (facture ou autre document), en toute sécurité, vers notre imprimante virtuelle Click & Post ou vous le chargez sur l application en ligne sécurisée. exbo, filiale de bpost, s occupe du reste : impression, mise sous pli, affranchissement et dépôt à la poste pour distribution. Click & Post est une solution d exbo. Expédier et recevoir en toute sécurité mes factures par voie électronique. Recevoir des documents de certains fournisseurs au format papier et ceux de certains autres au format électronique. Certipost e-invoicing Vous permet d échanger aisément, via Internet, des factures électroniques avec vos partenaires commerciaux. Ces factures respectent les conditions légales. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité tout en réalisant des économies. Certipost Inbound Invoicing Permet à votre fournisseur de choisir dans quel format, papier ou électronique, il souhaite envoyer ses documents. Expédier plusieurs milliers de documents par mois. Speos Filiale de bpost, elle génère, édite, met sous pli et expédie par an plus de 135 millions d envois administratifs (factures, extraits de compte, fiches de salaire, quittances ) en toute intégrité. Nous assurons également l envoi de vos documents au format électronique et vous proposons un archivage en ligne. Très pratique entre autres pour vos call-centers service.centre@bpost.be

15 4 le Direct Mail et les toutes-boîtes quel courrier publicitaire envoyer et dans quel but? 31 le Direct Mail 32 les toutes-boîtes 36 Distripost, c est une garantie de qualité et de fiabilité. Crefibel est le leader du marché du crédit à la consommation en Belgique. Les hebdos tv et la presse gratuite sont nos principaux supports publicitaires. Nous envoyons aussi régulièrement des mailings de suivi à nos clients pour les fidéliser. Et, depuis 2 ans, nous avons confié la distribution de nos toutes-boîtes de prospection à Distripost. Nous en sommes très satisfaits. Nous pouvons compter sur la fiabilité de bpost : nous savons que nos toutes-boîtes seront tous effectivement distribués. De plus, avec Distripost, nous avons la garantie qu il n y aura que 2 envois publicitaires seulement par tournée. Notre message n est donc jamais noyé dans la masse. La probabilité qu il soit ouvert, lu et qu il entraîne une réaction est ainsi d autant plus élevée. Et c est le principal pour nous. CHARLIE ANGÉ ADMINISTRATEUR CREFIBEL

16 comme le Direct Mail tout et les entrepreneur, toutes-boîtes vous désirez faire prospérer votre affaire le Direct Mail et les toutes-boîtes La communication papier, qui arrive dans la boîte aux lettres de vos clients et prospects, est l un des moyens d y parvenir. Le courrier publicitaire, adressé ou non, est en effet l outil commercial par excellence : 78% des courriers sont ouverts et lus. 90%* des ménages déclarent relever leur boîte aux lettres quotidiennement et consacrer en moyenne 1 minute 52 secondes à un courrier publicitaire adressé. Il vous permet de construire votre image et de stimuler vos ventes en ciblant mieux les destinataires de votre message. Avec le «moment courrier», vous créez un contact unique entre votre marque et votre groupe cible. > quel courrier publicitaire envoyer et dans quel but? Partant de vos besoins, bpost vous propose des solutions qui donneront l impact recherché à vos actions publicitaires. La structure de notre offre vous permet de découvrir directement quelle solution répond le mieux à vos attentes : Je recherche une solution pour Vous n avez plus testé le Direct Mail ces 12 derniers mois? Bénéficiez de l offre de bienvenue de -20% sur l affranchissement**, en appelant le ou votre Account Manager. prospecter ex. offre de produits vers des clients potentiels fidéliser ex. développer mes ventes avec mes clients existants générer du trafic ex. journées portes ouvertes de manière personnalisée de manière non personnalisée de manière personnalisée de manière non personnalisée > le Direct Mail (p.32) > les "toutesboîtes" (p.36) de manière personnalisée > le Direct Mail (p.32) > les "toutesboîtes" (p.36) > le Direct Mail (p.32) *Source : Etude Média Préférence, Market Prob, Déc.2010 (1.006 interviews) ** bpost se réserve le droit de suspendre à tout moment l'offre dont il est question service.centre@bpost.be

17 le Direct Mail et les toutes-boîtes le Direct Mail et les toutes-boîtes 1. le Direct Mail > la sélection de la cible Le consommateur d aujourd hui est de plus en plus difficile à atteindre. Bombardé de messages publicitaires, il les contrôle de manière plus active. Avec une segmentation détaillée et un message personnalisé, vous attirez davantage son attention. Ainsi, le ciblage fin et la personnalisation du message permettent : d intéresser votre client ou prospect avec un message qui l interpelle directement ; de ne toucher que la cible qui vous intéresse réellement (pas de gaspillage) ; de créer un moment privilégié entre votre marque et votre cible. Pour rentabiliser au mieux votre communication, adressez-vous à des clients ou prospects susceptibles d être intéressés par votre offre. Quelle que soit votre cible, nos bases de données vous offrent des solutions : Trouver des prospects en fonction de leurs attentes et de leurs besoins, de leurs habitudes d achat, de leurs centres d intérêt. Toucher des prospects particuliers ou entreprises ayant récemment déménagé dans ma zone de chalandise. Saviez-vous que 10 % des Belges déménagent chaque année? Un ménage venant de déménager dépense en moyenne pour sa nouvelle habitation. Select Post Location d adresses > Un fichier, régulièrement mis à jour, de plus de ménages qui ont communiqué leurs préférences et marqué leur intérêt pour des produits précis selectpost@bpost.be SelectMovers Location d adresses > Ce fichier, mis à jour quotidiennement, reprend la plupart des particuliers et des entreprises qui s installent dans la zone géographique qui vous intéresse > la création et la production Besoin de rédiger une publicité attractive et efficace? De donner de l impact à votre action ou de recevoir des conseils au niveau de la mise en pages, des couleurs ou des formats? Vous cherchez des solutions innovantes en termes de production? Voici un aperçu de nos solutions en matière de création visuelle et de production : Bénéficier de conseils et d outils pour rédiger mon Direct Mail. Augmenter la visibilité de mes Direct Mails. Connaître les règles en matière de mise en pages, de couleurs, de format, d adressage. Découvrir des modèles de Direct Mails. Éviter des pertes de temps et un travail fastidieux, des problèmes d impression de dernière minute. DMplaza Des études de cas, des études d impact, une check-list autant d informations pour vous aider à réaliser un Direct Mail. Format Spécial Jouer avec la création visuelle permet d augmenter la visibilité et donc l impact de votre courrier guide MassPost Guide pratique qui décrit les règles pour la préparation des envois du courrier, les normes à respecter mais aussi les modalités de dépôt, les documents à utiliser. Retrouvez également l ensemble de ces règles en un clin d œil grâce au poster récapitulatif très pratique. Espace Inspiration Bien évidemment, un courrier n est pas l autre. Il est cependant parfois fort utile de s inspirer de modèles de lettres, que vous person nalisez ensuite à votre guise. Click & Post Rédigez simplement votre courrier chez vous, en toute tranquillité. Il vous suffit ensuite de nous l envoyer par Internet : nous nous chargeons de l imprimer, de le mettre sous pli, de l affranchir et de le distribuer. Un clic et c est parti! Click & Post est une solution d exbo, filiale de bpost service.centre@bpost.be

18 le Direct Mail et les toutes-boîtes le Direct Mail et les toutes-boîtes > l affranchissement, le dépôt et la distribution Solutions d affranchissement, volume limité ou gros volume, envois en urgence... Nous vous proposons des solutions standardisées ou sur mesure, selon vos besoins. Bénéficier du meilleur tarif pour mon Direct Mail distribué en Jour + 2. Trouver une solution pour mon volume d envois annuels. Expédier mes envois en urgence à la suite d un imprévu. Expédier mes Direct Mails en nombre à l étranger. Trouver la solution d affranchis sement la mieux adaptée pour mes Direct Mails. Savoir où déposer mes Direct Mails. Réduire mes coûts d envoi en tant qu ASBL ou association de fait. Tarifs préférentiels Accessibles dès 50 envois identiques. De plus, ces tarifs vous donnent droit à une distribution dans les deux jours ouvrables suivant le dépôt. Offre contractuelle En fonction du volume d envois annuels entre pièces et pièces par an nous vous proposons des formules tarifaires sur mesure. Conditions disponibles sur demande service.centre@bpost.be PRIOR Le tarif PRIOR est l alternative la plus souple au Jour + 2 (distribution dans les 2 jours ouvrables suivant le dépôt). C est la solution pour vos envois de dernière minute. International Cela fait longtemps que bpost entretient des relations étroites avec un vaste réseau postal international. Vous pouvez donc nous confier également vos envois en nombre à l étranger. (voir page 66 et suivantes). Affranchissement Port Payé Idéal pour vos actions de Direct Mail car il peut être préimprimé sur vos enveloppes mais aussi vous permettre de bénéficier de tarifs préférentiels. Dépôt Le lieu de dépôt dépend de la quantité d envois à déposer. Les bureaux de poste acceptent les dépôts jusqu à pièces ou 270 kg. Au-delà, rendez-vous dans l un de nos (Hyper)Centres MassPost. À noter : vous pouvez éviter les déplacements parfois fastidieux en demandant un enlèvement de votre dépôt. Réduction envois groupés En tant qu ASBL ou association de fait, vous bénéficiez d une réduction spécifique pour des envois entre 30 et exemplaires identiques > les outils de réponse Un des avantages du Direct Mail par rapport à d autres moyens de communication publicitaire est que vous pouvez en mesurer précisément l impact. De plus, en proposant à votre cible, prospect ou client, de vous retourner gratuitement un ou plusieurs documents, vous lui offrez un moyen simple de marquer son intérêt et vous vous constituez une précieuse base de données. Disposer d un moyen de réponse simple et sans frais pour mes destinataires afin de maximiser les retours. Demander un contrat, créer et faire valider un modèle de carte/envelopperéponse. Trouver une solution sans contrainte pour moi et/ou mes correspondants, en termes de poids, format Mesurez (en ) l'efficacité de votre campagne grâce au R.O.I. calculator. Plus d'infos sur (voir "outils en ligne") MaxiResponse ECO ECO, pour économique : vos envois MaxiResponse sont préimprimés et respectent certaines normes. Les logo et code-barres sont identifiés mécaniquement et facilitent ainsi la distribution à l adresseretour, tout en minimisant les coûts MaxiResponse webtool Cet outil en ligne vous permet, après avoir introduit la demande de contrat, de créer vos envois MaxiResponse ECO en toute simplicité. Vous serez alors assuré de la conformité de vos envois aux normes du MaxiResponse ECO MaxiResponse FLEX FLEX pour flexibilité : ni la mise en pages ni le format ne sont imposés. Vous pouvez également laisser à votre correspondant le choix du courrier qu il vous retourne (carte postale, enveloppe ) pour autant qu il y fasse figurer les codes obligatoires que vous lui aurez indiqués. Ensuite, bpost se charge du tri manuel. Le tarif dépend du poids de vos envois service.centre@bpost.be

19 le Direct Mail et les toutes-boîtes le Direct Mail et les toutes-boîtes 2. les toutes-boîtes Lorsque vous souhaitez générer du trafic dans votre point de vente ou prospecter dans une région déterminée, comment être certain que votre publicité toutes-boîtes obtienne l attention qu elle mérite et vous garantisse la rentabilité de votre campagne? Seule Distripost, la solution toutes-boîtes de bpost business : assure un impact maximal à vos toutes-boîtes publicitaires ; vous offre autant de flexibilité (de la commande à la distribution) ; vous offre une sélectivité aussi précise ; vous offre une qualité de distribution. Votre publicité est distribuée par le facteur en même temps que le courrier du jour, dans chaque boîte aux lettres en Belgique (sauf dans celles avec autocollant Pas de publicité ). Elle se distingue ainsi de la multitude d'autres imprimés publicitaires. Découvrez comment bpost peut répondre à vos besoins, à chaque étape de l élaboration de votre campagne. > la sélection de la cible Distripost vous permet de choisir le niveau de sélectivité désiré : du plus large (couverture nationale) au plus précis (jusqu au niveau du quartier). Cette solution vous offre également la possibilité de déterminer votre distribution selon des critères sociodémographiques. Me faire connaître ou générer du trafic dans une zone géographique donnée. Toucher des prospects dans une zone géographique, répondant à un profil sociodémographique défini. Distripost Vous pouvez choisir vos zones de distribution en fonction : - des zones géographiques que vous souhaitez toucher ; - de la localisation de votre (vos) point(s) de vente selon un rayon kilométrique autour de celui-ci. Distripost Sur la base de critères sociodémographiques (croisés avec votre sélection géographique), il vous est possible de toucher les prospects les plus intéressants pour vous. > la planification de la distribution Découvrez ici les différentes possibilités de planification de la distribution pour mieux répondre à vos besoins : Calculer le nombre de boîtes aux lettres à toucher pour ma campagne. Réserver facilement ma campagne. Lancer ma campagne un jour précis pour gérer les retours de manière optimale. Bénéficier d un meilleur tarif pour mon courrier toutes-boîtes. DISTRIPOST WEBTOOL Cet outil en ligne vous permet de calculer le nombre de boîtes aux lettres et le prix, mais aussi de visualiser votre sélection sur une carte. Il vous suffit d avoir au préalable demandé vos login et mot de passe. Dès que votre sélection est finalisée, grâce à cet outil en ligne, vous pouvez également effectuer votre demande de réservation. Nous vous confirmons la réservation du planning dans les 48 heures et vous assurons une qualité de distribution optimale, grâce à une confirmation du nombre de boîtes aux lettres, 2 semaines avant la distribution. Les bureaux de poste peuvent également prendre note de votre commande, dans la limite de leur territoire de distribution. Toute demande fera l objet d un contrôle de disponibilités. JOUR GARANTI La formule standard garantit la distribution de votre envoi dans le courant de la semaine. Avec l option jour garanti, vous avez la garantie que votre dépôt sera fait à la date que vous aurez choisie. OFFRE CONTRACTUELLE Des conditions avantageuses dès envois par an. Pour bénéficier de ces tarifs préférentiels, il vous suffit de nous contacter service.centre@bpost.be service.centre@bpost.be

20 le Direct Mail et les toutes-boîtes le Direct Mail et les toutes-boîtes > la planification de la distribution (suite) Effectuer mon dépôt près de chez moi. Effectuer un dépôt le plus tard possible. LIEU DE DÉPÔT Vous avez passé commande dans un bureau de poste? Vous pouvez alors déposer vos dépliants dans ce même bureau de poste (pour un dépôt inférieur à envois) ou dans le Centre MassPost près de chez vous. Vous avez passé commande en ligne ou auprès de notre Service Centre? Vos dépliants peuvent alors être déposés dans le Centre MassPost de votre choix (22 centres en Belgique). Dans le courant de 2012, vous pourrez également bénéficier d un enlèvement à domicile. MOMENT DE DÉPÔT Vous prévoyez de déposer vos dépliants dans le bureau de poste? Le dépôt doit être fait la veille de la distribution (avant 12 h). Vous souhaitez déposer vos dépliants dans un Centre MassPost? Le dépôt doit alors avoir lieu 4 jours avant la date de distribution souhaitée. Vous souhaitez faire un dépôt encore plus tardif? Vous pouvez introduire une demande de dérogation pour déposer vos dépliants la veille de la distribution (avant 12 h), dès lors que l envoi est trié par vos soins et déposé dans l Hypercentre MassPost lié à la zone de distribution > la création Démarquez-vous aussi grâce à Distripost. Donnez un impact maximal à votre toutes-boîtes en jouant également sur son format, sa mise en pages, Laissez donc parler votre créativité! Connaître les critères auxquels doit répondre mon toutes-boîtes. CRITÈRES Votre envoi toutes-boîtes doit répondre, pour un traitement et une distribution optimaux, à certaines règles de formats et de poids. L envoi toutes-boîtes est un envoi papier, pliable, non composé (pour être empilable), carré ou rectangulaire, et qui n est pas mis sous film plastique, ni sous blister. Épaisseur : max. 350 mm min. 140 mm de 1 à 8 mm Résistance (du papier) : min. 80 g /m 2 Poids : (pour un envoi de 1 seule page) de 1 à 130 g min. 90 mm max. 230 mm Donner encore plus d impact à mon «toutes-boîtes» FORMAT SPÉCIAL Cette option payante vous offre davantage de flexibilité concernant les critères acceptés pour votre envoi «toutes-boîtes». Vous augmenterez ainsi davantage votre impact. Retrouvez également plus d'informations dans notre guide MassPost service.centre@bpost.be