Annexe H Programme national de l'uniforme - Système de commande par points (vers un barème de dotation par points)

Transcription

1 Annexe H Programme national de l'uniforme - Système de commande par points (vers un barème de dotation par points) Avantages d'un système par points Une méthode normalisée de gestion du programme de l'uniforme. Pour les employés, un moyen simple et rentable de gérer l'achat de leur uniforme (la responsabilité incombe à l'employé et au gestionnaire de centre de coûts). Supprime toute complication avec les superviseurs des uniformes actuels non responsables et non engagés. Les références clés contenues dans le profil PeopleSoft de chaque employé seront utilisées pour allouer les points au profil d'uniforme (cette information sera transmise au fournisseur des uniformes). Permet aux membres d'équipe d'avoir des articles d'uniformes appropriés et en bon état. Chaque employé bénéficie d'un nombre de points de base délivré chaque année en fonction de son poste, de sa zone géographique et de sa situation. Des points peuvent être ajoutés par le gestionnaire de centre de coûts (vêtements de dessus, équipement de protection individuelle (ÉPI), costume, etc.). Un système automatisé qui réduit le nombre d'articles d'uniforme pouvant être achetés chaque année (des dispositions seront mises en place pour permettre aux gestionnaires de centre de coûts d'élargir le barème de dotation au cas par cas). En cas de changement de lieu ou de poste de l'employé, celui-ci devra mettre son profil à jour sur le système de commande par Internet. Une gestion et une facturation simplifiées (semblables à celles de l'outil de gestion des dépenses, en lien avec les centres de coûts). Parcs Canada connaît précisément le coût annuel d'un uniforme pour chaque employé. Possibilité de communications ciblées et à plusieurs niveaux (avec les gardes ou les gestionnaires de centre de coûts par exemple).

2 Considérations Étant donné que le Programme national de l'uniforme de Parcs Canada n'intègre pas l'achat en gros, il est recommandé d'utiliser un ratio point/dollar de 1:1 (afin de faciliter l'attribution des points à chaque vêtement/accessoire, le fournisseur arrondit les montants compris entre 0,01 $ et 0,50 $ au dollar inférieur le plus près, et arrondit au dollar supérieur les montants compris entre 0,50 $ et 0,99 $). Ce système par points doit reposer sur un accès hiérarchique. Par exemple : les administrateurs (accès complet - Superviseur/Coordinateur du Programme de l'uniforme); les gestionnaires de centre de coûts ou leurs délégués (il s'agit des membres d'équipe disposant du pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34; ils doivent pouvoir effectuer des commandes en vrac, augmenter manuellement la dotation de points, ajouter des forfaits de points, etc.); les utilisateurs (ils n'ont accès qu'à ce qu'il leur est permis de porter et peuvent effectuer des commandes pour leur propre compte). Les dotations de points de base devront être approuvées par la direction, qui pourra ainsi s'assurer qu'elle dispose du budget requis pour les dépenses de ses sites/unités de gestion. Nous prévoyons l'attribution de la dotation de points par l'intermédiaire d'un système automatisé reposant sur les données existantes de chaque employé, disponibles dans un dossier PeopleSoft. Afin de réduire la charge de travail lors du transfert vers un nouveau système de points, de maximiser l'efficacité et d'optimiser l'utilisation courante de ce système, il est essentiel de simplifier et de réduire le nombre de critères permettant d'établir les dotations de points (ex : supprimer le critère «Saison» puisqu'il est couvert par le critère «État» et simplifier les catégories d'uniforme). Deux niveaux d'affectation de points par membre d'équipe (base de départ et base de remplacement). Les points ne seront pas reportés sur l'exercice financier suivant, afin d'éviter toute accumulation non contrôlée. Communication et formation sur ce nouveau système de commande : la formation sera abordée par étapes, mais la date pour le lancement des prises de commande sur ce nouveau système sera transmise à tous.

3 Il est recommandé aux membres d'équipe pour qui le port de l'uniforme est seulement occasionnel, d'emprunter ou d'acheter au moins ces quatre articles : un pantalon décontracté, une chemise à manches courtes, un badge (et une veste légère pour les températures plus fraîches). Dans ce type de cas isolé, le port des chaussettes, de la ceinture ou du chapeau d'uniforme n'est pas obligatoire. Catégories d'uniformes Principales catégories 1) Uniforme de base : tous les membres d'équipe qui ne sont ni des agents chargés d'appliquer la loi, ni des gardes, portent l'uniforme dit «de base». La catégorie Uniforme de base inclut également des articles supplémentaires dans les souscatégories suivantes : costume, ÉPI, équipement anti-incendie, vêtements de dessus et vêtements de grossesse. 2) Gardes : cette catégorie inclut également des articles supplémentaires dans ces sous-catégories : costume de cérémonie, vêtements de grossesse. Catégories particulières 3) Gwaii Haanas. 4) Bénévoles. Qui porte l'uniforme? Les membres d'équipe de première ligne dans les familles d'emplois suivantes (liste non exhaustive) portent l'uniforme : toute personne travaillant régulièrement, directement ou non, avec le public (visiteurs, partenaires, intervenants, livreurs, entrepreneurs, journalistes, etc.). - Relations externes et Expérience du visiteur (services aux visiteurs et installations, interprètes, sensibilisation et éducation du public, partenariats et engagement, etc.); - Conservation des ressources (écologistes, opérations de gestion des incendies, patrouille, sécurité des visiteurs, sciences, etc.); - Biens, canaux et lotissements urbains (gestionnaires des biens, responsables des lotissements urbains, métiers spécialisés, entretien et exploitation).

4 Les exceptions à la famille d'emplois ci-dessus peuvent être par exemple les postes au Bureau national ou dans des bureaux ne requérant pas, ou peu, de contact direct avec le public. Les autres membres d'équipe travaillant régulièrement, directement ou non, avec le public : il est à la discrétion du gestionnaire de centre de coûts d'attribuer une dotation de base à ces membres d'équipe. Par exemple, un attaché administratif (voir le titre exact) travaillant dans un parc ou sur un site et chargé d'accueillir le public (visiteurs, livreurs, entrepreneurs) sera amené à porter un uniforme de manière régulière. Autre exemple : un conservateur ou un archéologue qui participe à des réunions extérieures ou effectue des présentations. Validation des profils utilisateurs dans le nouveau contrat Afin de déterminer définitivement les postes pour lesquels la tenue de l'uniforme est exigée, nous envisageons la mise en place d'un processus détaillé comme suit : Lors de leur transfert sur le nouveau contrat, les profils d'uniforme actuels seront envoyés à chaque membre d'équipe qui devra alors remplir les nouveaux/principaux champs (courriel, gestionnaire de centre de coûts, etc.); L'employé devra ensuite cliquer sur «envoyer» et son profil sera transmis au gestionnaire de centre de coûts (dont il est fait mention dans son profil) pour que d'autres renseignements y soient ajoutés avant validation. À cette étape, le gestionnaire de centre de coûts devra également être en mesure de désigner un délégué. Mise en place des profils utilisateurs : voir et commander les articles d'uniforme appropriés L'objectif n'est pas tant de restreindre ce qu'un membre d'équipe peut voir dans «son» catalogue, mais plutôt de limiter ce qu'il peut commander. Par exemple, chaque membre d'équipe portant un uniforme de base devrait pouvoir voir et commander les 37 articles «de base». Même si l'employé aura accès aux vêtements de dessus et aux équipements de protection individuelle, nous aimerions créer un système qui permettra à un gestionnaire de centre de coûts d'ajouter ces articles supplémentaires (et/ou la valeur en points équivalente) au profil utilisateur à l'aide d'un menu déroulant. Un courriel d'information sera très probablement envoyé à l'utilisateur lorsqu'un gestionnaire de centre de coûts ajoutera (ou retirera) des points sur le solde de son profil. Parcs Canada ignore encore si le système de commande par points requerra une approbation avant de valider la commande. Ce point est encore à déterminer.

5 Ajout ou retrait de points sur le solde de l'utilisateur Comme indiqué dans la section Catégories d'uniformes, les gestionnaires de centre de coûts doivent pouvoir accéder au profil d'un membre d'équipe, puis cliquer sur «Ajouter des points» et accéder à un menu déroulant (il est même possible qu'ils puissent choisir d'afficher les articles par catégories d'uniforme et regroupements d'articles ou par ordre alphabétique). Les gestionnaires et leurs délégués devraient avoir accès à une liste comprenant : le numéro de l'article, le nom de l'article et sa valeur en points. Puis ils devraient pouvoir cliquer sur tous les articles qu'ils souhaitent ajouter au profil de la personne. L'un des «articles» pourrait même être constitué de plusieurs pièces, comme le «Forfait uniforme féminin : 383 points». L'utilisateur recevra ensuite automatiquement par courriel une notification l'informant que des points ont été ajoutés (ou retirés) sur son profil. Nous aimerions également étudier la possibilité d'attribuer une date d'expiration définie par le gestionnaire de centre de coûts aux «points ajoutés». Exemple de dotation de points par famille d'emplois/poste Les renseignements ci-dessous ne fournissent qu'un aperçu du fonctionnement potentiel des dotations de points pour certaines familles d'emplois/certains postes. Parcs Canada compte sur le fournisseur pour le conseiller et collaborer avec lui en vue d'établir le calcul/la matrice de dotation de points. Il faut noter que chaque lieu de Parcs Canada sera probablement responsable de gérer son propre stock interne d'articles d'uniforme en bon état et lavés. L'équipement de tout nouvel employé ou étudiant proviendra en premier lieu de ce stock interne; c'est la raison pour laquelle les gestionnaires de centre de coûts demandent à ce qu'ils puissent facilement retirer ou ajouter des points en fonction des besoins. Familles d'emplois/ Postes Catégorie d'uniforme s Dotation ponctuell e en début de contrat (ex. : 70 % d'une dotation de base?) Dotation de points de base pour les nouveaux employés (ceux-ci n'incluent pas les points pour les articles supplémentaire s comme les Dotation de remplaceme nt - Année 1 (15 % de la dotation de base?) Dotation de remplacement - Années 2 et 3, etc. À déterminer (25 % de la dotation de base?) Commentaires (De quoi est constituée la garderobe type?) Les articles sont bien sûr interchangeables... plus de polos et de tee-shirts que de chemises par exemple)

6 Expérience du visiteur, biens, conservatio n des ressources (temps plein) Uniforme de base vêtements de dessus ou les ÉPI) pantalons 2 shorts (ou 1 short et 1 jupeshort) 3 tee-shirts 4 chemises (2 à manches courtes et 2 à manches longues) 1 haut de sport 1 veste légère 1 ceinture 1 veste imperméable 1 pantalon de pluie 1 chapeau 2 badges 6 paires de chaussettes 1 paire de lunettes de soleil (ou verres solaires à crochets) Étudiant saisonnier (remarque : pour les étudiants préposés à l'entretien, le gestionnaire de centre de coûts ajoutera un ÉPI à leur profil) Uniforme de base S.O. 725?? 1 pantalon 2 shorts (ou 1 short et 1 jupeshort) 3 chemises (2 à manches courtes, 1 à manches longues) 1 haut de sport 1 ceinture 1 veste imperméable 1 pantalon de pluie 1 chapeau 1 badge 4 paires de chaussettes