Webinaire de «formation de trésorier de Club» Questions et réponses

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1 Accès et inscription à MonLCI Q : Quand MonLCI sera-t-il accessible? R : MonLCI sera offert dans toutes les langues lors de la création du compte et de la formation le 15 juin Le site sera à la disposition des membres pour un usage officiel le 1er juillet Q : Comment accéder à la page de connexion MonLCI? R : À partir de la page principale de l'association (www.lionsclubs.org), cliquez sur «Envoyer des rapports» en haut dans la section droite de la page. Q : Mon nom d'utilisateur peut-il être mon adresse électronique ou mon numéro de membre? L'un ou l'autre est possible. Q : Le mot de passe expirera-t-il après une période de 60 ou 90 jours ou sera-t-il valable toute l'année? R : Le mot de passe est valable indéfiniment. Votre accès prendra fin au terme de votre mandat. Q : Puis-je modifier mon nom d'utilisateur et mon mot de passe? R : Oui, vous pouvez modifier votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à tout moment. Lors de la saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe, cocher la case indiquant que vous souhaiteriez modifier ces éléments. Q : L'adresse postale du Club peut-elle différer de l'adresse domiciliaire de l'officiel? Tous les officiels peuvent indiquer une adresse qui est enregistrée dans les dossiers de l'effectif (en principe le domicile) et une adresse d'officiel. Q : Si nous avons des sous-trésoriers, pourront-t-ils créer un compte pour aider le trésorier dans l'envoi des paiements? R : Non. Pour le moment, seuls les officiels de club ont accès à MonLCI. Q : Si certains trésoriers n'ont pas accès à un ordinateur, de quelle manière le club obtient-il l'accès permettant à une autre personne d'enregistrer ces informations à leur place? R : Votre gouverneur de district peut demander à ce que l'accès soit donné à un administrateur de district. Les demandes peuvent être transmises à Q : Si j'occupe deux postes d'officiels, devrais-je avoir deux identifiants de connexion ou une seule connexion suffira pour toutes les données? R : Non, un seul identifiant de connexion ou un seul compte suffira pour accéder aux fonctions nécessaires permettant d'assumer les responsabilités liées à chaque rôle. 1 P a g e

2 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : Quelle «page d'accueil» me sera présentée si j'assume deux rôles (par exemple, secrétaire de club et président de région)? R : La page d'accueil correspondant à votre plus haut poste s'affichera. Cependant, en juillet, vous ne verrez que la page correspondant aux secrétaires de club. Les informations sur les régions seront accessibles vers la fin de l'été. Q : Mon époux et moi-même partageons une seule adresse électronique pour les besoins de LCI. Devons-nous disposer d'adresses électroniques individuelles si nous occupons tous deux le poste d'officiel de club et/ou d'officiel de district? Les adresses électroniques fournies doivent être spécifiques à notre système de manière à pouvoir s'inscrire correctement et se servir de MonLCI. Q : Les membres du club, peuvent-ils accéder à MonLCI? R : Nous comptons permettre l'accès de MonLCI aux membres dans une version future. Nous ne connaissons pas encore la date de la sortie. Q : Les officiels actuels auront-ils accès à MonLCI? R : Seuls les officiels de et des années qui suivront auront accès à MonLCI. Le site RME restera à la disposition des officiels jusqu'au terme de leur mandat. Q : Supposons que je sois ancien officiel et reprenne mes fonctions, serais-je toujours en mesure de me connecter avec mon identifiant de connexion et mon mot de passe précédents? R : Si vous étiez officiel au cours de l'année ou après, vos codes d'accès seront toujours valides. Mais, si vous étiez officiel avant 2010, il vous faudra vous réinscrire. Q : Pendant combien de temps les anciens officiels ont-ils accès au site au terme de leur mandat? R : 30 jours Q : Je suis l'officiel qui se retire et le nouvel officiel a demandé de l'aide. Puis-je accéder au site même si je ne suis pas l'officiel actuel? R : Non. Vous devrez apporter votre aide avant la fin de votre sursis de 30 jours au sein du site RME. Q : Les officiels reprenant leurs fonctions pourront-ils créer un nom d'utilisateur puisqu'ils utilisent actuellement leur numéro de membre? 2 P a g e

3 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : L'accès au secteur de trésorier de MonLCI est-il possible à plus d'un officiel? (à savoir, le trésorier précédent, le président précédent, le président actuel, etc.) Les trésoriers de club auront accès à la lecture des renseignements sur les effectifs, les œuvres sociales, les officiels de club et les réunions de club. Ils pourront effectuer des paiements en ligne. Les secrétaires et les présidents de club auront accès à la lecture des relevés et pourront mettre à jour les renseignements sur les effectifs, les œuvres sociales, les officiels et les réunions de club. L'accès n'est pas autorisé aux anciens officiels pour le moment. Q : Le trésorier peut-il modifier les informations de Mon Club? R : Non, seuls le président de club et le secrétaire de club peuvent modifier ces informations. Q : Les gouverneurs de district auront-ils accès en lecture seulement à MonLCI? R : Le gouverneur de district pourra fournir 5 identifiants de connexion supplémentaires ou mots de passe à titre gracieux, lesquels peuvent être communiqués à l'ancien gouverneur de district. À l'avenir, nous espérons élargir l'accès à la page MonLCI/RME aux personnes jouant des rôles supplémentaires. Q : Les vice-gouverneurs de district auront-ils le même accès à cette information que les gouverneurs de district? R : Oui, mais les nouveaux sites MonLCI ne seront pas à la disposition des officiels de district et de district multiple avant le mois d'août. Au cours du mois de juillet, ils seront orientés vers le site RME. Pour l'équipe Mondiale de l'effectif et d'autres équipes, cela est prévu pour octobre. Q : Les trésoriers et les secrétaires de cabinet de district auront-ils accès à la page MonLCI? R : Les trésoriers de cabinet de district auront accès à la page MonLCI en août. En attendant, ils se connecteront au site RME. Q : Les trésoriers de cabinet de district disposeront-ils des droits d'accès administrateur pour éviter aux gouverneurs de district d'avoir à s'inscrire? R : Votre gouverneur de district peut demander à ce que l'accès soit transmis à un Administrateur de district. Les demandes peuvent être transmises à Q : Le trésorier du district peut-il voir quotidiennement un récapitulatif des cotisations des clubs du district? R : C'est une bonne idée, mais cela n'a pas encore été incorporé dans nos projets à court terme. Q : Quelle information les présidents de zone seront-ils en mesure d'afficher? R : En août, les présidents de zone pourront retrouver des données et afficher le solde débiteur de tous les clubs qui font partie de leur zone. 3 P a g e

4 Accès et inscription à MonLCI (suite) Q : Si vous n'êtes pas trésorier ou président, mais coordinateur de l'emf de district chargé de la formation des officiels par exemple, comment parviendrez-vous à vous familiariser avec le nouveau site ou à y mener des formations? R : Nous nous penchons sur le rôle de formateur de club que les officiels actuels peuvent affecter à d'autres à des fins de formation. Q : La section de formation disposera-t-elle des données les plus récentes pour aider à la formation d'autres trésoriers? Q : Que se passe-t-il si à l'inscription, le système ne me reconnaît PAS? R : Il est possible que votre numéro d'identification de membre soit erroné ou que vous n'ayez pas été enregistré comme officiel. Dans les deux cas, vous pouvez vous renseigner auprès d'autres officiels de votre club ou communiquer avec le Centre d'assistance du LCI. Q : Le site MonLCI comprend-il des branches de club? R : Cela viendra vers la fin de l'année. Rapports Q : Peut-on télécharger les rapports au format Excel? Q : Y aura-t-il un bouton permettant d'envoyer les rapports par courriel au président de club, président de zone et gouverneur de district? Où les présidents du club devront-ils y accéder euxmêmes? R : Il n'existe pas de bouton permettant d'envoyer automatiquement le rapport par courriel. Il est possible de télécharger le rapport et de l'envoyer par courriel, en pièce jointe. Le président du club pourra également consulter les relevés. Relevés et paiements en ligne Q : Si nous passons aux relevés en ligne, est-il toujours possible d'envoyer un paiement par chèque? Q : Les relevés de club sont-ils générés chaque mois à une date précise? R : Les relevés sont accessibles le 3e ou 4e jour de chaque mois. Q : Serons-nous notifiés par courriel au moment où un relevé sera généré et prêt à être consulté? R : Tous les officiels de club enregistrés seront notifiés par courriel lorsque les relevés seront prêts à être consultés. 4 P a g e

5 Relevés et paiements en ligne (suite) Q : Continuerons-nous à recevoir un relevé affichant un solde de 0 $ après l'envoi d'un paiement? R : Non, vous ne recevrez pas d'autre relevé. Q : Si j'effectue actuellement des paiements en ligne, devrais-je saisir à nouveau mes informations de club sur le site Chase? R : Non, les données du compte sont liées au numéro de club. Les trésoriers seront reconnus automatiquement au cours de leur mandat. Q : Les informations sur le paiement sont-elles reportées d'une année à l'autre, ou doit-on les ressaisir chaque année? R : Oui, les informations sur la carte de crédit et les chèques électroniques sont conservées jusqu'à leur suppression manuelle ou leur modification effectuée par le trésorier du club. Q : Peut-on envoyer les paiements par virement bancaire hors des États-Unis? R : Oui, on peut payer par virement bancaire hors des États-Unis. Vous trouverez des instructions de paiement sur le site Web de l'association, expliquant en détail la manière de faire un virement bancaire. Q : Quels officiels sont autorisés à effectuer des paiements? R : Tous les officiels peuvent visualiser les relevés en ligne, mais seul le trésorier peut effectuer des règlements en ligne. Deux signatures sont nécessaires pour approuver le paiement, toutefois, avec l'approbation du club et du conseil il est possible d'effectuer des règlements en ligne. Q : Lorsque l'on paie par carte de crédit, peut-on effectuer le paiement en dollars canadiens? R : Non, les paiements par carte de crédit doivent s'effectuer en dollars américains. Q : Le paiement par PayPal sera-t-il une solution dans le futur? R : Non, PayPal ne sera pas offert. Q : Pour le moment, un minimum de deux personnes autorisées à signer doit signer tous les chèques. Étant donné que les cartes de crédit sont strictement réservées à un usage personnel, comment faire des paiements à LCI par carte de crédit? R : Les dépenses du club doivent être d'abord approuvées par les membres du club avant le paiement. Si les officiels de club le consentent, les paiements en ligne sont une forme acceptable de paiement. Q : Deux signatures sur un chèque sont-elles toujours obligatoires? Pourrait-on demander deux signatures pour des montants supérieurs à une certaine somme? R : Les membres et les officiels du club doivent approuver l'usage des fonds. Il faut deux signatures pour les chèques, sauf si le club autorise les paiements par carte de crédit ou en ligne. 5 P a g e

6 Relevés et paiements en ligne (suite) Q : Le paiement en ligne est-il uniquement réservé aux règlements des cotisations ou également aux achats dans la boutique «Lions»? R : Oui, on peut régler l'achat de fournitures de club facturé au compte du club par carte de crédit. Q : Cette fonction s'applique-t-elle également aux chèques électroniques? R : Oui, il est possible de régler toute fourniture de club achetée et facturée au compte du club par chèque électronique. Q : Dois-je obtenir une carte de crédit pour mon club, ou puis-je utiliser ma carte personnelle et rédiger un chèque correspondant au montant correct pour être remboursé par le club? R : Si votre club y consent, il est possible d'effectuer un paiement par carte de crédit et être remboursé. Le club peut également acquérir une carte de crédit au nom du club. Q : Cette fonction s'applique-t-elle également aux chèques électroniques? R : Si le club y consent, il est possible de régler ses cotisations par chèque personnel, suivi par un remboursement. Q : Quelles sont les méthodes de paiement possibles autres que la carte de crédit? R : Nous acceptons les paiements par chèque électronique, carte bancaire Master et Visa ou envoyé par la poste. Cotisations Q : Les cotisations au LCI augmenteront-elles pour l'année Lions ? R : Oui, les cotisations passeront à 20,50 USD par membre. Les tarifs appliqués aux étudiants et aux familles correspondant à la moitié du tarif facturé à un membre ordinaire restent valables. Q : Quel est le coût pour les Lions, les membres de famille et les membres réintégrés? R : Les nouveaux membres qui rejoignent un club actif reçoivent une facture unique de 25 USD. Les droits d'adhésion dans un club en cours de création s'élèvent à 30 USD. Les cotisations sont facturées deux fois par an au tarif de 19,50 USD jusqu'à juin 2012 inclusivement. En juillet, le tarif passera à 20,50 USD par membre. Les tarifs appliqués aux étudiants et aux familles restent valables. Les cotisations n'ayant pas été facturées précédemment seront facturées aux membres réintégrés. Q : Si deux membres d'une famille appartiennent à différents clubs, le tarif familial reste-t-il valable? R : Non, les membres d'une famille doivent appartenir au même club et vivre dans le même domicile pour bénéficier de ce tarif avantageux. 6 P a g e

7 Cotisations (suite) Q : Puis-je envoyer un courriel aux membres qui sont en retard de paiement de leurs cotisations et autres paiements? R : Oui, vous pouvez contacter les membres qui sont en retard de paiement de leurs cotisations par courriel, par la poste ou en personne. Il est conseillé d'entretenir une communication régulière avec les membres affichant des arriérés de cotisations. Autre Q : Quel est le but de disposer de deux comptes bancaires et comment doit-on les utiliser? R : Le regroupement de fonds est interdit. Les fonds administratifs doivent servir à payer les cotisations, les déjeuners, les dîners, etc. Les fonds publics doivent servir aux œuvres sociales collectives. En conséquence, les fonds administratifs et publics ou les collectes de fonds doivent être déposés et portés aux dépenses séparément. Q : Recommandez-vous un programme comptable pour les trésoriers? R : Le Lions Clubs International ne propose pas de programme particulier ni n'encourage les trésoriers à en utiliser un. Toutefois, les trésoriers de club anciens et en fonction ont utilisé MoneyDance sur un Mac Microsoft Money, Microsoft Excel et Quicken fonctionnant sur Windows. Q : Comment le trésorier est-il censé facturer les membres individuels pour leurs cotisations sans vérifier chaque jour si leurs cotisations ont été payées en ligne? R : Les membres doivent payer leurs cotisations au trésorier de club. Les cotisations de district, d'état et de club doivent être réglées auprès du trésorier. Q : Est-il acceptable qu'un membre du club vérifie les comptes annuels ou doit-on confier cette tâche à une personne extérieure au club? R : Il est acceptable de confier la vérification des comptes à un officiel en fonction ou ancien. Q : Où trouver une liste des membres radiés? R : Sur MonLCI, sélectionnez le menu Mon Lions Club > sélectionnez Membres. Sur le côté droit de la page Membres, vous trouverez un lien Chercher des membres. Cliquez sur Chercher des membres et vous verrez l'option permettant de voir les membres qui ne font plus partie du club. Q : Dans la section Mes officiels, pourra-t-on effectuer un envoi collectif ou est-ce qu'un courriel doit être transmis séparément à chaque officiel? R : Pour protéger la confidentialité des données, il est nécessaire d'envoyer un courriel individuel à chaque officiel. Q : Peut-on utiliser des tablettes et des ordiphones pour saisir des données? R : Le site n'a pas été testé dans ces environnements pour le moment. 7 P a g e

8 Autre (suite) Q : Pourquoi sommes-nous limités à 20 minutes en ligne et déconnectés en plein milieu d'une tâche? R : Pour des raisons de sécurité, la séance se termine après une période d'inactivité de 20 minutes. Q : À chaque sauvegarde, l'horloge sera-t-elle remise à zéro de manière à nous accorder 20 minutes de plus? En fait, chaque bouton appuyé ou action effectuée réinitialise l'horloge. Q : Si votre session s'interrompt, votre travail sera-t-il automatiquement sauvegardé? R : Non, il ne sera pas sauvegardé. Q : Où se situe la formation supplémentaire de trésorier sur le site Web? R : Le module de travail individuel de Trésorier de club est accessible ici. Q : Comment sont présentées les activités, qui en assume la responsabilité? R : Le traitement des rapports sur les œuvres sociales et confié au secrétaire du club. Le président du club peut également mettre à jour les œuvres sociales, mais la responsabilité revient au secrétaire du club. Les œuvres sociales sont accessibles sur les sites RME et MonLCI. Pour afficher les œuvres sociales sur la page MonLCI, sélectionnez le menu Mon Lions Club, puis sélectionnez l'option du menu Œuvres sociales. Q : Où trouver des informations sur les œuvres sociales? R : Vous trouverez des informations sur les œuvres sociales ici, ainsi que sur la page FAQ. Q : Le Manuel des officiels du club sera-t-il mis à jour pour l'année Lions ? Q : Quel est le numéro de téléphone du Centre d'assistance du site MonLCI? R : Vous pouvez communiquer avec le Centre d'assistance au Q : Existe-t-il un moyen de signaler une erreur? Vous pouvez envoyer des courriels à 8 P a g e

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