Programmes d échanges Erasmus-Mercator

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1 U C L Université catholique de Louvain Faculté de santé publique Master en sciences de la santé publique Programmes d échanges Erasmus-Mercator Informations à destination des étudiants en master en sciences de la santé publique UCL candidats à un séjour d échange La faculté de santé publique permet aux étudiants de faire un séjour durant un quadrimestre dans une université étrangère. Les cours qui y sont suivis sont intégrés dans le curriculum de l'université d'origine. Les échanges se font dans le cadre des programmes - Erasmus : programme de l Union européenne, qui finance la mobilité vers les pays de l Union européenne + Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse, Croatie et la Turquie ; - Mercator : programme de l Ucl qui intervient principalement au niveau de la mobilité hors Europe. La Faculté de santé publique dispose, actuellement, de contrat d échanges bilatéraux avec : - l Université de Montréal au Canada - l Université de Munich en Allemagne Le programme suivi à l étranger est reconnu et intégré dans le curriculum (système ECTS) De plus amples informations sont reprises notamment sur les liens suivants : - : programmes de mobilité d étudiants - : bourse de mobilité Expérience inoubliable pour nombre d'entre vous, elle se place progressivement comme une priorité dans les nouveaux programmes d'études de l Université. Vous trouverez dans ce guide toutes les ficelles de ces échanges internationaux relatives aux conditions à remplir, les échéances, la composition du dossier de candidature, le financement...

2 Qui peut participer au programme d'échange et quand partir? Tout étudiant de 2ème master de la Faculté de santé publique, conditionné à la réussite de la session de juin du master 1. Le départ de l'étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques; à ce titre, la réussite en session de juin fait partie des critères de sélection. La sélection se fait, suivant le calendrier de sélection, sur base : - du dossier de candidature - de la motivation et du projet de programme de cours - des places disponibles dans les universités d accueil La sélection du candidat est confirmée par la réussite complète du master 1 à la session de juin Voir également les critères d éligibilité : Remarques importantes Les étudiants doivent être conscients de toutes les implications de leurs choix! - La participation au programme d échange suppose que les étudiants réussissent en juin de l année académique précédant leur départ. - Pour certaines universités, le séjour se prolonge jusqu en juillet de telle sorte que les étudiants ne peuvent être délibérés qu en septembre. A l inverse, pour d autres universités, les étudiants doivent quitter la Belgique dès le début du mois de janvier, de telle sorte qu ils doivent reporter les examens UCL en juin ou en septembre. - Lors d un départ au second quadrimestre, la plupart des universités partenaires ne peuvent pas fournir un relevé de notes officiel à temps pour la délibération de juin. Dans ce cas, l étudiant sera délibéré en septembre. Financement voir Les bourses sont destinées à subventionner les frais de mobilité additionnels, c'est-à-dire le déplacement, la préparation linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de couvrir l'intégralité des frais afférents au séjour. Le montant de la bourse est composé de maximum trois allocations: une allocation pour le voyage (montant forfaitaire en fonction de la distance) qui sera octroyée à tous les étudiants sélectionnés par leur faculté; l'étudiant ne devra faire aucune démarche particulière pour l'octroi de cette allocation; une allocation pour la préparation linguistique (montant forfaitaire entre 75 et 125 euro) qui sera octroyée automatiquement à tous les étudiants qui réalisent un séjour dans un pays non-francophone; 2

3 une éventuelle allocation pour le séjour qui sera calculée et octroyée en fonction de la situation sociale de l'étudiant. Pour plus de détails : voir Des cas particuliers: cumul avec d'autres bourses de mobilité et financement d'une deuxième mobilité voir Procédure à suivre Les différentes étapes nécessaires pour aboutir à un séjour d'échange en 2014/2015 sont : Si vous êtes décidé à partir en échange, vous devez compléter et déposer le Dossier de candidature, au secrétariat de la Faculté de santé publique. A remettre pour le 30 janvier Une fois que votre candidature a été présélectionnée, vous avez jusqu'au 1er mars 2014 pour soumettre votre proposition de contrat d études via votre bureau virtuel/mes études/ma mobilité). Comment faire? Un manuel a été rédigé à votre intention : Votre demande peut être acceptée par la faculté, annulée ou ré-ouverte pour que vous la modifiez. Si elle est acceptée, un contrat d études pourra être produit. Ce contrat d études doit ensuite être soumis à l institution d accueil pour signature. Une fois que votre programme d'études est accepté par votre responsable académique à l'ucl, vous devez ensuite préparer le dossier de candidature complet qui est demandé par votre future institution d'accueil. Les formulaires spécifiques pour chaque université sont, dans la plupart des cas, disponibles sur le site web de l'université d'accueil. Par exemple, pour l Université de Montréal, vous trouverez les informations sur le site : (bureau des étudiants internationaux et guide de l étudiant international) Quand est-on certain de partir? Lorsque l'institution étrangère aura signé pour acceptation le formulaire de candidature et que vous aurez réussi votre année d'études à la session de juin. Début juillet, la Faculté confirme les étudiants sélectionnés en fonction des résultats de juin. Remarque : Les étudiants qui désirent bénéficier d une allocation de séjour doivent introduire une demande auprès du Service d'aide de l'ucl, ceci début juillet; voir Par ailleurs, tout étudiant, ayant bénéficié précédemment d'une bourse de mobilité ou bénéficiant (ou susceptible de bénéficier) d'une autre subvention de mobilité, doit 3

4 obligatoirement déclarer cette information à l'administration des relations internationales. Plus d info sur Vers la fin du mois de juillet, les étudiants seront informés du montant de la bourse qui leur est allouée et des démarches à suivre en vue d'en obtenir le versement. Ils recevront un contrat de bourse à renvoyer à l'administration des relations internationales dans le mois qui précède leur départ. Paiement de la bourse Voir le point 5 De par la signature du contrat de bourse, l'étudiant s'engage à suivre le programme détaillé dans le contrat d'études ECTS (mobilité Cours). Ce document constitue l'annexe I au contrat de bourse, et, à ce titre, en fait partie intégrante. Afin de garantir la reconnaissance académique, il doit être géré en conformité avec les normes ECTS, à l'aide d'un outil informatique (mob-i), accessible via l'onglet Ma mobilité du bureau virtuel. Sous réserve que certaines opérations aient été effectuées en temps utile (voir tableau du point 5 le versement de la bourse se fera comme suit: - 60% avant le départ - 20% un mois après le début des cours - 20% au retour 4

5 Formulaires Dossier de candidature. Disponible sur le site de la FSP : A remettre pour le 30 janvier 2014 (1er quadri et 2ème quadri). Contrat d'études ECTS. A soumettre pour le 1er mars Il s agit d une proposition des cours à suivre pendant le séjour d'échange. Pour faire votre contrat d études, le programme annuel doit comprendre 60 ECTS. Celui-ci ne doit contenir que les cours suivis à l étranger. Désormais à l'ucl, le contrat d'études se gère en ligne via votre bureau virtuel. Comment introduire son contrat d'études via le bureau virtuel? /mes études/ma mobilité). Un manuel a été rédigé à votre intention : Plus d'informations sur le système ECTS Avenant au Contrat d'études. L'avenant doit être envoyé, au plus tard, 3 semaines après le début de cours dans l'université d'accueil. Assurance et assistance La police d assurance contractée par l UCL couvre les étudiants régulièrement inscrits au rôle universitaire pour tout accident corporel qui pourrait survenir «pendant les stages, voyages d études, excursions ou autres, effectués en accord avec l Université». Tout étudiant résidant en Belgique a normalement contracté une assurance «soins de santé» auprès d un organisme assureur (mutuelle), soit à titre personnel, soit par l intermédiaire de ses parents. Les étudiants qui se rendent dans un Etat de l Union Européenne sont invités à réclamer à leur organisme assureur une carte spécifique pour soins à l étranger, en veillant bien à ce qu elle couvre toute la période de leur séjour. Les étudiants qui se rendent au Canada doivent souscrire à leur charge une assurance complémentaire «soins de santé» car les frais médicaux et pharmaceutiques peuvent y être très élevés. Cette assurance complémentaire est obligatoire pour les étudiants se rendant à l Université de Montréal et à l Université d Ottawa. Ils devront souscrire cette assurance à l Université d accueil même. Les universités canadiennes fourniront aux étudiants sélectionnés toutes les informations en temps utile. Il est également prudent de contacter préalablement son organisme assureur, de manière à s entourer de toutes les garanties nécessaires. Les étudiants doivent apprécier eux-mêmes l opportunité de souscrire à un contrat d assistance spéciale (Europe-Assistance, Touring- Assistance, ) s ils ne bénéficient pas d une telle couverture par un contrat familial annuel. Pour toute question complémentaire, les étudiants peuvent s adresser au Service des Assurances de l UCL dont les bureaux sont situés au 3ème étage des Halles universitaires et consulter le site d accueil des différentes universités. 5

6 Conversion des notes Il va de soi que les étudiants d'échange ont le droit à un traitement équitable de leurs notes lorsque les crédits sont transférés d'un établissement/pays à un autre. Mais la conversion de notes ne peut se faire par une simple règle de 3 du fait que la signification des échelles de notation et la manière dont elles sont utilisées varie d'un pays/établissement à l'autre. Des règles de bonne pratique ont été définies dans le guide ECTS, et une échelle de notation ECTS a été établie. Celle-ci stipule que chaque établissement doit fournir en plus de leur note locale, une note dans l'échelle de notation ECTS basée sur la distribution statistique des notes. C est à partir de cette dernière que sera opérée la conversion débouchant sur la note UCL. Cette correspondance des notes ECTS en notes UCL est disponible à la page: L étudiant est invité à consulter le tableau de conversion spécifique à son université de destination. Celui-ci est disponible auprès du Coordinateur administratif des échanges. 6