État des fonds documentaires État des fonds documentaires à Bibliothèque et Archives Canada

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1 État des fonds documentaires État des fonds documentaires à Bibliothèque et Archives Canada Direction générale de la préservation de la collection Division de la gestion de la collection Version définitive Avril 2013

2 Table des matières Introduction... 3 Portée des fonds documentaires analogiques de BAC... 3 Portée des fonds documentaires numériques de BAC... 3 Détermination du risque... 5 Le point sur les projets... 5 Gestion de la préservation des fonds documentaires de BAC... 7 Stratégies et programmes... 7 Stratégie de migration et plan d action relatifs aux anciens supports de stockage numériques et ressources documentaires État des anciens fonds documentaires numériques... 7 Documents touchés par la stratégie et le plan d action... 7 État actuel... 8 Rapport sur l état des fonds documentaires numériques par type de contenant... 9 Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels... 9 Stratégie de migration des films cinématographiques Programme de préparation en cas d urgence pour les collections Programme de surveillance de l environnement Cadre de gestion des risques Traitement de restauration Sensibilisation à la préservation ( ) Nouvelles orientations Centres de services régionaux Démarche de préservation Mesures prioritaires Annexes Annexe A Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds documentaires Aperçu Annexe B Installations et fonds documentaires Aperçu Annexe C Statistiques sur la conservation (avril-novembre 2012) Annexe D Surveillance de l environnement à BAC Annexe E Formation préventive Annexe F Nouveau modèle de métadonnées descriptives

3 Introduction En juillet 2012, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a publié un rapport sur l état des fonds documentaires analogiques. Le présent rapport, le deuxième de la série, a une portée plus vaste puisqu il porte aussi sur les fonds documentaires numériques de BAC, sur les risques éventuels qui sont liés à leur préservation continue et sur les stratégies déployées pour atténuer ces risques dans la mesure du possible. Ces rapports donnent aux Canadiens un aperçu des fonds documentaires de BAC, des principaux défis relatifs à leur préservation et des mesures prises par l institution pour relever ces défis. Les rapports annuels présentent brièvement des projets parachevés ou en cours qui ont déjà été annoncés ainsi que de nouvelles initiatives. Certaines sections du rapport sont traitées chaque année, comme Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds documentaires Aperçu (annexe A) et Installations et fonds documentaires Aperçu (annexe B), afin de recueillir continuellement de l information et des faits sur notre collection. BAC apprécie toujours les commentaires de ses pairs et du public canadien concernant la préservation et la gestion de ses fonds documentaires. Pour commenter le rapport ou formuler des recommandations, vous pouvez écrire un courriel à communications@bac-lac.gc.ca. Portée des fonds documentaires analogiques de BAC Les fonds documentaires analogiques de BAC comprennent des documents archivés et publiés des secteurs gouvernemental et privé. En plus des livres et des documents textuels traditionnels, BAC possède divers documents multimédias sur des supports variés, comme des photographies, des œuvres d art, des cartes et des documents audiovisuels. Le patrimoine documentaire analogique de BAC qui est mis à la disposition des Canadiens couvre environ 430 km. Vous trouverez plus de renseignements sur la quantité de fonds documentaires analogiques conservés à BAC dans le premier rapport sur l état des fonds documentaires (juillet 2012). Portée des fonds documentaires numériques de BAC BAC acquiert et préserve des ressources documentaires numériques non publiées (RDNNP) depuis 1973, c est-à-dire depuis la création de la Division des archives lisibles à la machine, qui avait le mandat «d acquérir et de conserver les documents ordinolingues [informatiques] ayant une valeur archivistique et produits par le gouvernement fédéral et par le secteur privé 1». La responsabilité organisationnelle d acquérir ce type de documents est décentralisée au sein de l institution depuis 1986, mais BAC a continué d acquérir des documents numériques depuis ce temps. BAC recueille et conserve des ressources documentaires numériques publiées depuis l élaboration du projet pilote sur les publications électroniques, en Les fonds documentaires publiés se divisent en trois catégories. La première comprend les objets 1 Archives publiques du Canada Archives ordinolingues : Catalogue des fonds, p. 3. 3

4 numériques qui ont été acquis sur un support physique comme un CD ou un DVD et dont il n existe aucun exemplaire imprimé ou analogique, comme les disques, les logiciels, les documents audiovisuels, etc. La deuxième regroupe les CD et les DVD offerts en supplément à un objet analogique publié, comme les disques insérés dans la jaquette d un livre, les trousses multimédias, etc. La troisième comprend les documents numériques publiés dont BAC a fait l acquisition virtuellement au moyen de ses publications électroniques, de ses thèses électroniques ou de ses applications de collecte sur le Web. La complexité des fonds documentaires créés en format numérique pose un défi pour toutes les institutions culturelles. La réception, l authenticité, la sécurité, les serveurs de stockage, l accès et la migration sont quelques-uns des principaux éléments et activités nécessaires pour assurer la préservation des fonds documentaires numériques à long terme et donner la capacité de les utiliser à l avenir. 4

5 Détermination du risque Le point sur les projets Le suivant fait le point sur les projets décrits dans la section «Détermination du risque» de l État des fonds documentaires de Savoir institutionnel Plutôt que d élaborer un système de gestion des collections intégré, BAC continue de chercher des moyens de mieux faire connaître l état des collections. Pour ce faire, l institution établit des priorités et planifie des projets de préservation qui sont fondés sur le savoir institutionnel et sur l utilisation de diverses bases de données indépendantes. Déplacement des collections (395, rue Wellington. installation pour l entreposage des collections, remise en état du système d extincteurs à eau) La décision de déplacer les collections durant le projet de remise en état des systèmes d extincteur à eau a été réévaluée en raison des contraintes budgétaires et des échéanciers. Le personnel espérait mieux connaître l état de la collection et transférer certains documents, mais le projet a pris une moins grande ampleur que prévu et BAC a dû revoir sa position et adopter des stratégies de gestion des risques éprouvées. Jusqu ici, 13 des 15 étages où des documents de la collection sont conservés ont été réaménagés sans aucun incident. Le projet devrait se terminer à la date prévue. Sondages (Documents textuels (gouvernementaux et privés) ) Après avoir étudié les résultats des premier et deuxième sondages pilotes visant à préparer un sondage à grande échelle en collaboration avec Statistique Canada, BAC a décidé de réorienter le programme du sondage et de mettre l accent sur des sondages et des recensements ciblés. Les efforts seront donc axés sur des médias, des types de contenant, des collections et des fonds précis. BAC, avec l aide de Statistique Canada, a élaboré sa propre trousse de sondage. Recensements (Bandes originales de microfilms au Centre de préservation, 2011) Depuis la fin du premier recensement des bandes originales de microfilms au Centre de préservation, BAC a préparé un vaste plan dans le but de connaître toutes les collections de microformes en profondeur. La deuxième étape du projet, lancée en avril 2013, vise à obtenir des renseignements détaillés sur l état et le contrôle physique des microformes qui sont conservés dans toutes les installations de BAC. Recensements (Albums photographiques B10L 2, 2011) Le recensement est terminé et les séances de formation et le processus d établissement de priorités sont en cours. Le personnel a donc pu amorcer son travail sur les albums photographiques. Des lignes directrices sur diverses activités de transfert et de stabilisation sont élaborées pendant la mise en œuvre du projet. Les employés concentrent actuellement leurs efforts sur le projet pilote de transfert et de traitement de 18 albums photographiques 2 Les boîtes B10L sont acides et très vieilles et leur état se détériore. Elles ne conviennent donc pas pour entreposer des documents à long terme ou être mises à la disposition des clients. 5

6 faisant partie de la collection d Affaires indiennes et du Nord. Les résultats du recensement seront intégrés au plan de préservation à long terme. Recensements (Textes religieux en langues autochtones, 2011) À la fin du recensement des textes religieux en langue autochtone qui font partie de la collection de livres rares, nous avons déterminé qu il fallait restaurer 62 des 332 volumes pour réparer des dommages et stabiliser des problèmes de fragilité. Les volumes ont été regroupés par matériau de couverture et le traitement a commencé. Les restaurateurs de BAC ont traité tous les livres à couverture en cuir (27 volumes) et s attaquent maintenant aux pièces à couverture en tissu ou en papier. Le projet devrait être parachevé d ici la fin de l exercice financier

7 Gestion de la préservation des fonds documentaires de BAC Stratégies et programmes Le savoir institutionnel, le déplacement des collections, les sondages et les recensements aident BAC à recueillir de l information sur l état des fonds documentaires et à prendre des mesures appropriées qui font appel à certaines fonctions de gestion des collections décrites dans le plus récent rapport. BAC continue de prendre d autres mesures pour préserver la collection. L évolution des technologies, les nouvelles pratiques exemplaires et la diversité des collections obligent BAC à constamment mettre à jour, supprimer ou créer des programmes de gestion de la collection. La présente section fait le sommaire de plusieurs stratégies, initiatives et programmes nouveaux et actuels dans le domaine de la gestion des risques. Stratégie de migration et plan d action relatifs aux anciens supports de stockage et ressources documentaires numériques État des anciens fonds documentaires numériques En 2012, BAC a analysé sa collection d anciens documents numériques et a élaboré une stratégie de migration. Voici un bref aperçu de la stratégie de migration et du plan d action relatif aux anciens supports de stockage et ressources documentaires numériques pour la période , qui ont été approuvés en janvier Documents visés par la stratégie et le plan d action La stratégie de migration et le plan d action concernent trois catégories de RDNNP que BAC gère comme des fonds ou des collections de documents d archives numériques. Toutes les catégories regroupent des ressources documentaires que BAC a acquises ou préservées sur d anciens supports physiques comme un disque compact, un ruban d ordinateur ou un dispositif semblable. Les fonds documentaires mentionnés ci-dessous ne comprennent que les archives. Les interventions portent sur ces documents, car nous avons suffisamment d information pour conclure que ces fonds documentaires risquent d être perdus s ils ne migrent pas immédiatement vers de nouvelles technologies de stockage. Les catégories sont les suivantes : collection ou fonds de RDNNP qui ont été acquis, traités et stockés sur des bandes à neuf pistes, des bandes à balayage hélicoïdal (cassettes de huit millimètres), des bandes linéaires numériques (BLN) ou des bandes magnétiques au format ouvert pour servir de copies de préservation au Centre de préservation de BAC. Ces bandes comprennent 7

8 tous les fonds documentaires numériques que l institution a préservés et acquis du gouvernement fédéral et du secteur privé depuis le début des années 1970; collection ou fonds de RDNNP confiés «en dépôt 3» à BAC par des donateurs du secteur privé. Ces fonds documentaires sont stockés sur divers formats 4 ; collection ou fonds de RDNNP acquis sur divers anciens supports physiques qui ne sont toujours pas traités et qui constituent l arriéré de documents numériques au niveau du registre et des acquisitions de BAC 5. État actuel BAC offre des services de gestion de ses anciens fonds documentaires et de gestion de la préservation depuis Les fonds documentaires qui ont été acquis et traités par BAC doivent être transférés sur de nouveaux supports de préservation, car certains supports sont désuets ou le seront bientôt. Au cours des deux dernières années, la lecture des rubans et des essais sur la migration de données ont permis de constater que les bandes à neuf pistes sont en mauvais état en raison de la détérioration causée par l hydrolyse de la couche de liant de polyuréthane. Selon les estimations, jusqu à 15 % des bandes à neuf pistes de la collection sont touchées. La situation est très préoccupante, car ces bandes comprennent la version originale des documents préservés dans la collection numérique de BAC. La désuétude de la technologie aggrave une situation déjà critique. Les dérouleurs de bande magnétique qui ont servi à copier les bandes à neuf pistes, les cassettes de 8 mm et les BLN ne sont plus fabriqués. BAC dispose actuellement d une quantité limitée de dérouleurs fonctionnels pour faire migrer ces fonds documentaires vers un nouvel environnement de stockage. Le matériel et les logiciels qui fonctionnent avec ces dérouleurs doivent être installés sur de vieux ordinateurs personnels qui deviennent eux aussi désuets. En outre, il est très difficile et coûteux de faire réparer les dérouleurs et les ordinateurs brisés. Le tableau suivant résume brièvement l état de la collection numérique ciblée. Il indique les stratégies d atténuation en cours et fournit de l information sur l état des fonds documentaires. 3 Les fonds documentaires «en dépôt» sont ceux qui ont été transférés physiquement ou électroniquement à BAC, mais ils appartiennent encore légalement à une tierce partie. BAC demande au donateur s il accepte la migration des documents numériques vers un support approuvé. Ainsi, le problème de la désuétude est évité et les documents seront accessibles si les droits de propriété sont légalement cédés à BAC. Le public n a pas accès aux documents qui n appartiennent pas légalement à BAC. 4 Les contenants physiques acquis sont souvent désuets. Bon nombre de ces supports font partie de l arriéré de documents numériques non traités de BAC ou des documents en dépôt : des disquettes de 8, de 5 ou de 3,5 po; des rubans de stockage de données numériques (DDS); des bandes audionumériques; des bandes à neuf pistes, 3480 et 3490 d IBM; des cassettes de données DC, des cassettes d un quart de pouce (QIC) et des minicassettes (MC); des CD et des DVD; des disques ZIP et JAZ, etc. 5 Voir la note 4. 8

9 Rapport sur l état des fonds documentaires numériques par type de contenant Légende Bon : Les fonds documentaires ne sont pratiquement pas endommagés. Passable : Les fonds documentaires comportent de légers dommages qui ne nuisent pas à leur utilisation principale. Mauvais : Les fonds documentaires sont gravement endommagés; ils doivent être utilisés avec précaution et faire l objet d un traitement. À risque : Les fonds documentaires sont très endommagés et leur utilisation est restreinte, ou la technologie devient rapidement désuète et il est nécessaire de prendre des mesures de traitement en conséquence. Type de contenant Bandes à neuf pistes Cassettes de 8 mm Nombre total de contenants* Énoncé général sur l état des fonds documentaires À risque À risque Bandes linéaires numériques 128 Mauvais Bandes magnétiques au format ouvert Bon Total Atténuation Environnement de stockage approprié 6 Environnement de stockage approprié Environnement de stockage approprié Environnement de stockage approprié Préoccupations Hydrolyse du support en polyuréthane Hydrolyse du support en métal Méthode employée pour la migration de l information Rien La stratégie et le plan d action précisent qu il n existe pour l instant aucune solution rapide permettant de régler le problème de la préservation des RDNNP acquises depuis BAC a commencé la mise en œuvre d un plan de migration pluriannuel de ces anciens fonds documentaires. Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels La stratégie de migration des enregistrements audiovisuels de BAC établit une méthode systématique, rentable et axée sur les risques visant à faire migrer l imposante collection de contenu audio et vidéo analogique vers des supports numériques sur une période de 10 ans allant de 2009 à La hiérarchisation du contenu à numériser est essentiellement fondée sur le niveau de désuétude de la technologie; elle témoigne du problème chronique de la rareté de 6 À l heure actuelle, BAC entrepose les bandes originales dans une salle dont la température ambiante est de 18 C avec une humidité relative de 40 %. 9

10 l équipement et de l expertise nécessaires. Des facteurs comme les partenariats, l offre de services de copie dans le secteur privé, la valeur historique, l état matériel des fonds documentaires, la demande des clients, l accessibilité et la possibilité de faire migrer des fonds documentaires à l aide d une méthode de numérisation en série ont également été pris en considération. Jusqu ici, heures de contenu ont été numérisées. Plusieurs formats ont été entièrement copiés, y compris : les bandes vidéo D2; les bandes sonores numériques; les minidisques; les phonofils; une gamme de formats de dictée. La stratégie est maintenant axée sur les bandes vidéo quadruplex, les bandes vidéo de ¾ po et les bandes sonores à bobines. L annexe C Laboratoires de restauration donne plus de détails à ce sujet. Stratégie de migration des films cinématographiques Les activités de BAC visant à créer des copies de conservation des films cinématographiques passent en mode numérique. Une stratégie de migration des films cinématographiques a été approuvée en principe. Elle fournit une orientation sur la hiérarchisation des collections à copier et elle établit les paramètres de la numérisation à BAC. L institution commence à acquérir les infrastructures nécessaires. Dans le but de préparer le passage au copiage numérique, BAC a fusionné ses laboratoires de films cinématographiques et de vidéos pour créer le laboratoire des images en mouvement. Étant donné que les technologies dans ces domaines sont convergentes, le laboratoire fusionné permettra à BAC de mieux exploiter le matériel et l expertise. Programme de préparation en cas d urgence pour les collections À l automne 2012, BAC a révisé son programme de préparation en cas d urgence pour les collections. La Division de la gestion des collections a créé un programme complet comprenant un nouveau guide de gestion en cas de catastrophe, une équipe d action pour l intervention et le rétablissement des collections (EAIRC), un plan de formation exhaustif et des stratégies de mobilisation des employés dans l ensemble de l institution. Au cours des deux prochaines années, BAC lancera un projet de hiérarchisation des fonds documentaires qui aidera à mener les activités de sauvetage et de récupération et à élaborer les prochains plans d évaluation des risques. Dans le contexte du nouveau programme centralisé, la section de BAC dans la région de la capitale nationale (RCN) gérera et lancera, au cours des deux prochaines années, des séances de formation à l intention des employés des Centres de services régionaux. La dernière formation du genre offerte aux régions remonte à Plusieurs réorganisations et de nombreux changements d employés sont survenus à BAC depuis ce temps. La Direction générale de la préservation de la collection est déterminée à maintenir la pertinence du programme de préparation en cas d urgence. Celui-ci est examiné et mis à jour chaque année par les membres de l EAIRC et les coordonnées des personnes à avertir en cas d urgence sont vérifiées tous les trimestres. Le directeur de la Gestion des collections et le directeur général de la Préservation de la collection approuvent le programme et l orientation chaque année. 10

11 Programme de surveillance de l environnement La majorité des fonds documentaires de BAC sont entreposés la plupart du temps. La température et l humidité relative dans les espaces d entreposage ont un effet cumulatif sur la durée de vie prévue de tous les documents des bibliothèques et des archives. BAC élabore une nouvelle stratégie pour surveiller l environnement dans ses 14 édifices satellites, surtout dans les installations dont les moyens de contrôle de l environnement sont limités. Des données empiriques normalisées seront recueillies, comparées et analysées dans le but de mieux connaître les espaces d entreposage des collections, ce qui aidera BAC à prendre de bonnes décisions de gestion. Bien que la lutte antiparasitaire soit un volet du processus de surveillance de l environnement dans les édifices, elle ne fera pas partie du programme puisqu elle a commencé avant cette initiative. Le programme de lutte antiparasitaire de BAC fonctionne bien. À cet égard, voir l annexe D Édifices de BAC : aperçu de la surveillance de l environnement. Cadre de gestion des risques BAC continue de mettre au point une méthode de gestion des risques courus par la collection, qui nous aidera elle aussi à prendre des décisions éclairées et à affecter les ressources de manière à répondre aux besoins les plus criants et à optimiser les avantages. En 2010, BAC a rédigé la première ébauche du cadre de gestion des risques (CGR). Cet examen global de nos collections analogiques et de nos installations a fourni une vue d ensemble des domaines qui exigeaient une plus grande attention et des recommandations sur les stratégies d atténuation à adopter. La prochaine étape de l analyse du CGR consistera à justifier les décisions qui ont été prises pour corriger les lacunes cernées, qui feront partie des priorités des futurs plans. D autres recherches sur les évaluations des risques sont en cours. Elles permettront de cerner et d entreprendre les évaluations des risques prioritaires pour nos fonds documentaires. Les évaluations aideront à connaître les plus grands risques, la nature des pertes possibles pour la collection (argent, valeur historique ou sociétale, usage, etc.) et les mesures qui doivent être préparées et mises en œuvre pour atténuer les risques. BAC utilisera l information recueillie pour dresser des plans de gestion. Traitement de restauration Comme le mentionne le rapport sur l état des fonds documentaires de juillet 2012, les défauts intrinsèques d un document (p. ex. l hydrolyse acide de la cellulose) et des facteurs externes additionnels (comme la moisissure) ont des effets nuisibles. Les mesures d entreposage appropriées ne suffisent pas à réparer les dommages continus qui sont causés. Un traitement de restauration exige une intervention mécanique ou chimique pouvant améliorer ou maintenir les propriétés d origine d un objet et prolonger sa durée de vie utile pour qu il soit accessible à l avenir. Depuis avril 2012, des documents papier, des photographies et des œuvres d art de la collection de BAC sont passés par les laboratoires de restauration dans le cadre de programmes comme la numérisation, les prêts, les expositions itinérantes, l accès aux clients, les acquisitions et le plan de préservation. Les traitements peuvent comprendre l élimination des moisissures pour faciliter l accès immédiat, de légères réparations à des fins de stabilisation et des traitements complets qui préservent la fonction originale de l objet. 11

12 Le traitement des documents audiovisuels et des films cinématographiques comprend leur examen et leur réparation en vue de produire des copies de conservation et de consultation. La complexité de certains documents exige l expertise de laboratoires spécialisés dans divers médias, de gestionnaires de la collection, d archivistes et de bibliothécaires. Les projets de traitement sont donc réalisés à l aide d une méthode collaborative. L annexe C Laboratoires de restauration donne plus de détails à ce sujet. Sensibilisation à la préservation ( ) Le personnel est bien conscient que, pour assurer la consultation sécuritaire et la préservation de la collection, il doit constamment mettre à jour ses connaissances sur les soins, la manipulation et l entreposage des fonds documentaires. Les pratiques exemplaires en matière d entretien préventif comprennent la formation permanente des employés. Ceux-ci peuvent suivre une nouvelle séance de formation, un cours de recyclage ou un atelier pratique. En plus de savoir comment prendre soin de la collection et la manipuler, les employés doivent avoir une formation suffisante pour assurer leur propre sécurité. L annexe E Formation préventive donne un aperçu de la formation offerte à l interne aux employés en Nouvelles orientations Centres de services régionaux Démarche de préservation Les Centres de services régionaux (CSR) de Bibliothèque et Archives Canada forment un réseau d installations d entreposage régionales répandues dans l ensemble du Canada qui gèrent les documents opérationnels et les archives au nom des ministères et organismes fédéraux. D ici 2015, cinq CSR qui entreposent les documents à valeur opérationnelle seront fermés; les trois autres (Atlantique, Manitoba et Pacifique) resteront ouverts. Ces derniers auront le mandat de préserver les archives et les dossiers personnels. Selon cette approche, la Direction générale de la préservation intégrera les fonds documentaires des CSR dans le système d inventaire de la gestion des collections. En outre, la Direction générale de la préservation créera et soutiendra un programme de surveillance de l environnement qui devrait être mis en place en Depuis 2011, BAC surveille la présence de parasites dans les CSR de l Atlantique, du Manitoba et du Pacifique. 12

13 Mesures prioritaires Voici les mesures prioritaires que BAC devra prendre en : Élaboration d instruments de politique Élaborer le cadre de la politique de préservation Parachever la Directive sur les traitements de restauration des fonds documentaires analogiques, ce qui exclut les documents audiovisuels Mettre à jour le cadre de gestion des risques Collecte d information Continuer d orienter nos efforts sur l acquisition de connaissances concernant les parties de la collection qui exigent une meilleure compréhension de l état des ressources documentaires (p. ex. le recensement de la collection de globes terrestres en 2013) Continuer d élaborer le programme de sondages, déterminer quels projets de sondage feront partie du plan de préservation à long terme portant sur les traitements d entretien et de restauration des œuvres et établir le niveau de priorité de ces projets Mise en œuvre Poursuivre la préparation du déménagement à l installation d entreposage des collections (IEC) Présenter un rapport sur les mesures qui ont été prises pour répondre aux recommandations formulées dans la vérification de la gestion de l inventaire Continuer la mise en œuvre de la stratégie de migration des enregistrements audiovisuels Instaurer le programme de numérisation des images en mouvement Appliquer la stratégie de migration des anciens supports numériques Poursuivre l intégration des CSR dans le cadre des stratégies de gestion des fonds documentaires Poursuivre le travail de restauration et d entretien dans le cadre du projet des albums photographiques B10L Continuer le travail de restauration des traités écrits avec de l encre ferrogallique qui a été déclenché à la suite d un sondage en 2006 Emballer individuellement des volumes reliés rares pour en améliorer la préservation Formation Poursuivre le perfectionnement du personnel dans le domaine de l entretien préventif 13

14 Annexes Annexe A Tableau de bord de la confiance : Connaissance des fonds documentaires Aperçu Les tableaux suivants font le point sur le niveau de confiance de BAC à l égard de ses connaissances concernant l état de certains fonds documentaires. Détails sur les fonds d archives Région de la capitale nationale (RCN)* Type de document Niveau de confiance Microfilm (bandes originales) Faible En dépôt/registre/arriéré Faible Cartographique Modéré Art documentaire, photographique et philatélique Modéré Manuscrit de la musique Modéré Archives privées Modéré Audiovisuel Archives gouvernementales Manuscrit littéraire *Fonds documentaires conservés dans les régions d Ottawa, de Gatineau et de Renfrew Détails sur les fonds d archives CSR de l Atlantique Type de document Audiovisuel Cartographique Électronique et numérique Plans architecturaux 7 Registre Photographique Textuel Détails sur les fonds d archives CSR du Manitoba Type de document Audiovisuel Cartographique et plans architecturaux Microfilm Textuel Registre Photographique Art documentaire Niveau de confiance Faible Faible Faible Modéré Modéré Modéré Niveau de confiance Faible Modéré Modéré 7 Les dessins techniques sont compris dans les plans architecturaux. 14

15 Détails sur les fonds d archives CSR du Pacifique Type de document Textuel Cartographique et plans architecturaux Audiovisuel Registre Photographique Détails sur les fonds documentaires publiés RCN Type de document Thèses canadiennes (films et fiches) Microfiches Microfilms Fonds documentaires non traités Livres rares Publications officielles canadiennes provinciales Publications officielles canadiennes fédérales Publications officielles étrangères et internationales Jeunesse Monographies Journaux Périodiques Audiovisuel Philatélique Niveau de confiance Modéré Modéré Niveau de confiance Faible Faible Faible Faible 15

16 Annexe B Installations et fonds documentaires Aperçu Centre de préservation Gatineau (Québec) Description des fonds documentaires Archives : registre (non traités) et documents permanents : documents textuels des secteurs gouvernemental et privé; divers médias (œuvres photographiques, artistiques et audiovisuelles); documents électroniques et numériques Publiés : livres rares; monographies de la Bibliothèque du Congrès et copies de préservation fédérales de publications officielles canadiennes (POC) Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre Type de demande Contenants ayant circulé 9 Externe (consultation par des clients) Interne (aux fins de traitement) Nombre total de contenants Des monographies choisies et des POC ont été transférées dans la voûte 42 et rangées à l aide du nouveau système d entreposage à haute densité afin de préparer le déménagement de la collection à l IEC. Préparer une liste de documents textuels gouvernementaux au niveau du registre (non traités) pouvant être transférés à l IEC. Isoler les documents gouvernementaux sur divers supports qui sont encore à l étape du registre (non traités) pour en déterminer le nombre et choisir le meilleur endroit pour les entreposer. Continuer le traitement de l arriéré de documents au niveau du registre. En raison du vieillissement des systèmes, nous avons commencé des travaux mécaniques dans la chambre froide n o 13 qui devraient être terminés en mars La température à l intérieur de la voûte sera fixée à -10 o C plutôt qu à -18 o C afin de produire un environnement froid et stable qui sera plus viable à l avenir. Des travaux mécaniques dans la chambre froide n o 14 sont prévus au cours du prochain exercice financier. Examen annuel de 2011 Les monographies publiées et les copies de préservation de POC seront transférées dans l IEC. L examen des documents qui se trouvent dans les voûtes et qui en sont encore à l étape du registre est en cours (arriéré d acquisitions et disposition). 8 Pour le moment, BAC ne fait circuler aucune copie de préservation du patrimoine documentaire publié, car le déménagement dans l IEC approche. Les statistiques ne comprennent que les archives et les livres rares. 9 Un contenant peut comprendre de nombreuses pièces (p. ex. des boîtes, des dossiers, etc.) ou une seule (p. ex. un dossier, un emballage individuel, un cadre, un volume relié, etc.). 16

17 Centre de préservation de pellicule de nitrate (CPPN) Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Archives : films cinématographiques et négatifs de photographies Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 183 Interne (aux fins de traitement) 276 Nombre total de contenants images panoramiques de régiments ont été numérisées au CPPN dans le cadre du projet de numérisation de portraits et seront rendues accessibles avec la technologie JPEG2000. Examen annuel de 2011 Le projet de numérisation des portraits sur place est en cours (numérisation de qualité propre à la préservation pour réduire la manipulation des originaux). Centre d archives de Renfrew Renfrew (Ontario) Description des fonds documentaires Archives : documents textuels des secteurs gouvernemental et privé Publiés : cartographique Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) Interne (aux fins de traitement) Nombre total de contenants Une note de service portant sur la disposition a été signée; BAC demandera à plusieurs institutions culturelles d examiner le contenu et de déterminer si les documents qui seront retirés de la collection font partie de leur mandat d acquisition. Examen annuel de 2011 Projet de disposition de dossiers du ministère de la Défense nationale le recensement des documents (200 travées) est terminé; une note de service portant sur la disposition a été envoyée au bibliothécaire et archiviste du Canada. 17

18 Installation d entreposage des collections Gatineau (Québec) Description des fonds documentaires (quand l installation sera fonctionnelle) Archives : dossiers de service du personnel de la Deuxième Guerre mondiale et documents textuels des secteurs gouvernemental et privé Publiés : monographies, copies de préservation de publications en série et de publications officielles; journaux imprimés Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) S. O. Interne (aux fins de traitement) S. O. Nombre total de contenants S. O. Le parachèvement de l aménagement intérieur est prévu au printemps. Le déménagement des collections vers l IEC devrait débuter en juin Examen annuel de 2011 Les monographies publiées et les copies de préservation de POC seront transférées à l IEC. L examen des documents qui se trouvent dans les voûtes et qui en sont encore à l étape du registre est en cours (arriéré d acquisitions et disposition). 395, rue Wellington (APBN), Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Publiés : copies de préservation de monographies de la Bibliothèque du Congrès; exemplaires de consultation d œuvres musicales, de journaux, de monographies, de publications en série et de publications officielles; références et microformes Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) Interne (aux fins de traitement) Nombre total de contenants BAC a intégré la collection de monographies indiennes à ses fonds documentaires selon les besoins; les autres documents constitueront une collection qui sera offerte à une université. La séparation rétrospective des copies de préservation et de consultation des documents publiés est en cours. La préparation intellectuelle et matérielle de la collection de journaux qui sera transférée à l'iec a pris fin en octobre

19 Examen annuel de 2011 Une équipe de préparation de la collection de l IEC travaille à la séparation rétrospective des copies de préservation et de consultation des documents publiés. À l automne 2011, des enregistrements musicaux sur divers formats ont été transférés au Centre de préservation; environ 130 mètres linéaires de documents (d autres pièces suivront) ont été entreposés dans diverses voûtes en fonction de l espace et de l environnement nécessaires. Tour Jean Edmonds (TJE), Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Publiés : monographies de la Bibliothèque du Parlement et de la Bibliothèque du Congrès; publications en série Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Les statistiques sur la circulation à la TJE sont comprises dans les statistiques du 395, rue Wellington, qui ont été présentées précédemment. La séparation et la préparation des collections de copies de préservation et de consultation se sont terminées en septembre Les copies de préservation seront transférées à l IEC tandis que les copies de consultation iront au 395, rue Wellington. La collection de la Bibliothèque du Parlement qui sera transférée a été emballée et déplacée afin de libérer de l espace pour séparer les collections. Examen annuel 2011 BAC quittera la TJE lorsque l IEC pourra être occupée. L équipe de l IEC n a pas encore séparé les copies de préservation et de consultation de documents rétrospectifs. Les copies de consultation seront retournées au 395, rue Wellington; les copies de préservation iront à l IEC. 79, avenue Bentley, Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Archives : documents textuels du secteur gouvernemental Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 0 Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants 0 Les journaux ont été préparés et mis dans des boîtes, le catalogue a été mis à jour et les journaux ont été transférés au 151, avenue Bentley. 19

20 Les collections d archives de l avenue Leeds se trouvent maintenant au 79, avenue Bentley. Examen annuel de 2011 BAC quittera les édifices de l avenue Bentley lorsque l IEC pourra être occupée. 151, avenue Bentley Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Publiés : Journaux imprimés individuels et reliés Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 3 Interne (aux fins de traitement) 2 Nombre total de contenants 5 Les journaux ont été préparés et emballés dans des boîtes et la mise à jour du catalogue est terminée. Examen annuel de 2011 BAC quittera les édifices de l avenue Bentley lorsque l IEC pourra être occupée. Tous les documents seront préparés physiquement et intellectuellement, puis ils seront emballés dans des boîtes en vue du déménagement à l IEC. Macoun (chemin Pink) Gatineau (Québec) Description des fonds documentaires Publiés : copies de préservation des POC provinciales et municipales; publications officielles étrangères et internationales (POEI); Organisation des Nations Unies pour l Éducation, la Science et la Culture (UNESCO) Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 0 Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants 0 Les POEI ont été placées dans des boîtes, mais elles sont encore à l édifice Macoun. Les copies de préservation des POC (territoriales, provinciales et municipales) ont été préparées physiquement et intellectuellement; elles sont prêtes pour le déménagement à l IEC. BAC conservera une copie de préservation à l IEC et les copies de consultation ont été offertes aux provinces. 20

21 BAC a acquis boîtes de documents de la Cour de l Échiquier qui ont été produits entre 1768 et Examen annuel de 2011 L édifice Macoun sera abandonné quand l IEC pourra être occupée. Des POEI sont expédiées au Centre de services régional du Québec (CSRQ) pour y être entreposées; nous attendons l approbation du retrait de la collection. Les copies de préservation des POC (provinciales et municipales) seront transférées à l IEC. Les publications officielles provinciales et territoriales font partie des documents qui seront retirés de la collection; note d information sur la proposition de continuer de conserver et de recueillir seulement une copie de préservation. 1255, avenue Leeds Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Archives : documents textuels gouvernementaux et privés Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 90 Interne (aux fins de traitement) 90 Nombre total de contenants 180 BAC a préparé les fonds documentaires de l avenue Leeds, les a mis dans des boîtes et les a retirés de l édifice. Les fonds documentaires seront temporairement entreposés au 79, avenue Bentley et au Centre d archives de Renfrew jusqu à ce que l IEC puisse être occupée. Examen annuel de 2011 Il faut quitter l édifice de l avenue Leeds d ici décembre Les documents textuels gouvernementaux seront transférés à l IEC. Les documents textuels privés seront transférés au Centre d archives de Renfrew. Centre de services régional du Pacifique (CSRP) Burnaby (Colombie-Britannique) Niveau trois 10 Description des fonds documentaires Archives : Registre (non traités), acquisitions (non traitées) et documents permanents : documents textuels gouvernementaux; divers types de médias (photographique et audiovisuel); registres; cartes et plans architecturaux; documents électroniques et numériques 10 Niveau trois = Mauvaise qualité : L endroit n est pas approprié pour entreposer des documents de la collection. La température et l humidité varient substantiellement en fonction des conditions extérieures : la température est généralement supérieure à 25 C, mais elle peut atteindre plus de 30 C dans certains édifices; l humidité relative varie de 20 % à 75 %. 21

22 Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants Les fonds documentaires d Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (RG10) qui se trouvent au CSRP sont souvent demandés Mise en œuvre du programme de lutte antiparasitaire intégré à l hiver Centre de services régional du Manitoba à Winnipeg Niveau 3 Description des fonds documentaires Archives : Registre (non traités) et documents permanents : documents textuels gouvernementaux; divers types de médias (photographique, artistique, audiovisuel, microfilm) Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 760 Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants 760 Le CSR du Manitoba continue d intégrer les fonds d archives de l ancien CSR des Prairies et du Nord-Ouest dans ses fonds d archives. Les problèmes de préservation sont réglés au fur et à mesure. Mise en œuvre du programme de lutte antiparasitaire intégré à l hiver Centre de services régional de la Région de la capitale nationale Ottawa (Ontario) Description des fonds documentaires Archives : Documents textuels du gouvernement; dossiers du personnel Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 26 Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants 26 L exercice de planification et d établissement des coûts est toujours en cours. Examen annuel de

23 La conception d un plan visant à emballer les dossiers relatifs à la Seconde Guerre mondiale et à les déménager est en cours. Les documents seront transférés à l IEC quand l édifice pourra être occupé. Centre de services régional du Québec à Québec Description des fonds documentaires Publiés : copies de préservation de monographies, POEI; mises à jour sur feuillets mobiles Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) S. O. Interne (aux fins de traitement) S. O. Nombre total de contenants S. O. Le retrait des POEI et des feuillets mobiles de l inventaire a été approuvé; le processus est en cours. Examen annuel de 2011 Attente de l approbation pour retirer les POEI et les mises à jour sur feuillets mobiles de l inventaire. Les copies de préservation seront transférées à l IEC quand l édifice sera prêt à être occupé. Monographies Des copies de préservation (des nouvelles pièces) continueront d être mises dans des boîtes et expédiées à Québec pour y être entreposées jusqu à ce que l IEC puisse être occupée. Centre de services régional de l Atlantique à Halifax (Nouvelle-Écosse) Niveau 3 Description des fonds documentaires Archives : Registre (non traités) et documents permanents : documents textuels gouvernementaux; divers types de médias (photographique; audiovisuel; cartographique; dessins architecturaux et techniques; documents électroniques et numériques) Statistiques sur la circulation : de janvier à décembre 2012 Type de demande Contenants ayant circulé Externe (consultation par des clients) 247 Interne (aux fins de traitement) 0 Nombre total de contenants 247 Mise en œuvre du programme de lutte antiparasitaire intégré à l hiver

24 Annexe C Statistiques sur la conservation (avril-novembre 2012) Laboratoires de traitement pour la conservation des documents analogiques Le tableau suivant indique le nombre de pièces qui ont subi un traitement contre la moisissure, qui ont été évaluées ou qui ont fait l objet d un traitement de conservation. Médias Moisissure Évaluation Traitement Volumes reliés Cartes et manuscrits Documents imprimés et dessins Photographies Peintures Total Laboratoires de traitement pour la conservation des documents audiovisuels Le tableau suivant indique le nombre de documents audiovisuels qui ont été copiés. Médias Heures copiées To 12 de bandes originales To accessibles Quadruplex (vidéo) ,480 1,770 ¾ pouce (vidéo) ,322 5,513 Satellites (vidéo) ,527 0,291 Cassettes (audio) ,075 0,546 Bandes à bobines (audio) ,354 0,403 Total ,758 8,523 Laboratoire de conservation des films cinématographiques Le tableau suivant présente la quantité de films cinématographiques ayant été traités ou copiés. Mètres linéaires de films traités Nombre de films copiés 13 26,5 mètres La plupart des traitements contre la moisissure sont effectués sur les dossiers d archives en fonction des demandes d accès à l information et de protection des renseignements personnels. 12 To = Téraoctet. 13 Avant, un film était considéré comme entièrement préservé si les trois étapes de la copie étaient terminées (négatif, bande originale dans les archives et copie de consultation). Une nouvelle démarche est utilisée cette année puisqu une seule copie est nécessaire pour la numérisation. 24

25 Laboratoires de conservation des documents audiovisuels et des films cinématographiques Le tableau suivant indique le nombre de pièces qui ont été évaluées. Catégorie Nombre total de pièces évaluées Vidéo Audio 528 Film

26 Annexe D Surveillance de l environnement à BAC Aperçu de la surveillance de l environnement Le tableau suivant donne un aperçu de la surveillance de l environnement à BAC dans chaque édifice. Nom de l édifice Surveillance actuelle Surveillance prévue 395, rue Wellington Enregistreurs de données, Maintien des hygrothermographes pratiques actuelles Tour Jean Edmonds Enregistreurs de données Sans objet sera laissé vacant lorsque l IEC sera occupée 79, avenue Bentley Enregistreurs de données Sans objet sera laissé vacant lorsque l IEC sera occupée 151, avenue Bentley Enregistreurs de données Sans objet sera laissé vacant lorsque l IEC sera occupée Macoun (chemin Pink) Enregistreurs de données Sans objet sera laissé vacant lorsque l IEC sera occupée Centre de services Enregistreurs de Enregistreurs de données régional CSR données réseautés Centre de services régional Pacifique Centre de services régional Winnipeg Centre de services régional Halifax Centre d archives de Renfrew Installation d entreposage des collections Place de la Cité Centre de préservation Centre de préservation de pellicule de nitrate Nous ne sommes pas encore responsables de cet édifice; surveillance des parasites seulement pour le moment Nous ne sommes pas encore responsables de cet édifice; surveillance des parasites seulement pour le moment Nous ne sommes pas encore responsables de cet édifice; surveillance des parasites seulement pour le moment Création d un système automatisé Enregistreur de données, hygrothermographes Construction en cours Création d un système automatisé Enregistreur de données, hygrothermographes Création d un système automatisé Enregistreur de données, hygrothermographes Création d un système automatisé Enregistreur de données, hygrothermographes Enregistreurs de données réseautés Enregistreurs de données réseautés Enregistreurs de données réseautés Maintien des pratiques actuelles Enregistreurs de données réseautés Maintien des pratiques actuelles Maintien des pratiques actuelles Maintien des pratiques actuelles 26

27 Annexe E Formation préventive Formation préventive Le tableau suivant décrit les séances de formation préventive offertes par BAC. Titre de la formation Soins et manipulation des œuvres d art conservées dans la chambre forte Soins et manipulation Soins et manipulation Atelier sur les objets encadrés Soins et manipulation IEC Programme de préparation en cas d urgence pour les collections Atelier de formation sur les interventions en cas d urgence pour les collections Moisissures Programme de protection respiratoire Atelier sur les montages surhaussés Atelier sur l emballage de volumes reliés IEC Conservation permanente Description Soins et manipulation des tableaux, des miniatures et des globes terrestres à l intention des employés des services de circulation qui n ont pas l habitude de manipuler des médias spécialisés Cours de recyclage sur les soins et la manipulation des documents textuels à l intention du personnel de l AIPRP Soins et manipulation des documents textuels, des œuvres sur papier et des médias mixtes à l intention des employés réaffectés Directives et techniques concernant le rangement spécialisé des photographies encadrées à l intention du personnel responsable de l entretien des collections Cours pour les nouveaux employés qui se joignent au projet de l IEC Cours d introduction destiné aux membres et aux dirigeants de l équipe d action pour l intervention et le rétablissement des collections; il comprend des directives sur les moisissures et présente des méthodes d intervention et de rétablissement des collections dans diverses installations de BAC Directives et exercices pratiques conçus pour améliorer la capacité décisionnelle de l équipe d intervention en cas d urgence Plusieurs séances offertes à tous les employés de BAC et à des partenaires externes Création d un blogue sur les moisissures sur le site SharePoint de BAC Les employés qui pourraient travailler avec des fonds documentaires contaminés par la moisissure ont fait des essais d ajustement des appareils respiratoires Directives et techniques concernant le rangement spécialisé d œuvres fragiles ou problématiques exigeant des montages surhaussés à l intention du personnel responsable de l entretien des collections Directives et techniques à l intention du personnel de l IEC sur la préparation de divers emballages en papier et en polyéthylène qui sont faits sur mesure pour des volumes reliés Formation commune à toutes les spécialités du domaine de la conservation visant à aborder les questions de la planification de la relève et du perfectionnement professionnel 27