Groupe d usagers SharePoint Québec

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1 Groupe d usagers SharePoint Québec Rencontre Mensuelle Chapitre Montréal 17 janvier 2012

2 Chapitre Montréal Les réseaux sociaux en entreprise avec SharePoint 2010

3 Agenda Introduction par Serge Tremblay (MVP SharePoint) La collaboration chez Desjardins Services de Cartes par Phillipe Ouellet Expériences de mise en place et configuration du service des profils utilisateurs par Nicolas Georgeault (MVP SharePoint).

4 Nouvelle du comité de direction Montréal Il nous fait plaisir d accueillir Nicolas Georgeault(MVP SharePoint) comme membre du comité de direction du groupe d usager SharePoint Québec de Montréal. Il se joint à Serge Tremblay et Philippe Ouellet.

5 Conférences à venir con.com/sanfrancisco2012/

6 Introduction Les communautés de Microsoft SharePoint 2010 fournissent aux employés les outils dont ils ont besoin pour partager des idées, trouver des collègues et de l expertise, ainsi que pour créer du contenu social. En plus, parce que SharePoint 2010 consiste en une plateforme unique, vous pouvez gérer ces outils d un seul endroit, ce qui diminue les coûts et réduit le risque TI.

7 Définition du Réseautage social (Social Networking) Regroupement sur un réseau virtuel d individus/communautés par centre d intérêt ou affinités Les réseaux sociaux sont omniprésents dans l Internet d aujourd hui Les plus populaires sont:

8 Les défis des organisations Augmenter la productivité Trouver des ressources par expertise Bâtir des communautés d affaires Réduire les coûts Partage des connaissances Collaboration efficace Rassembler l information fragmentée entre plusieurs individus

9 Questions que nous tenterons de répondre ce soir Quels avantages le réseau social apportera-t-il à nos utilisateurs? Le réseau social nous aidera-t-il à dynamiser notre croissance et à susciter l'innovation? Quel sera l'impact du réseau social sur l'infrastructure existante en termes de postes de travail, de serveurs et de sécurité? Quelle sera la charge administrative induite par la mise en place d'un réseau social?

10 La communauté d affaires SCD en projet pilote. Site de collaboration, Mon site et News Gator 17 janvier 2012

11 Philippe Ouellette Conseiller en communication intranet Services de cartes Desjardins Directeur des communications et administrateur Les productions NAIVE Inc. Conférencier Groupe Sharepoint Québec Sharepoint Summit 2012 Sharepoint Summit 2011, 2010 Domaines d études Communication, Marketing, Management

12 Services de cartes Desjardins Services de cartes Desjardins Plus de 1600 employés Culture propice à l utilisation du Web L intranet existe depuis 10 ans D un seul site à plus de 128 aujourd hui De 2 éditeurs à plus de 480 aujourd hui Outil d information organisationnel et opérationnel Principal outil d information et de formation en centre d appels Arrivée de Sharepoint Moss 2007 en 2008 o o o 2009 Implantation et migration de documents 2010 Stabilisation de la plateforme et développement de sites avec l approche Web nouvelle offre de service et nouvelle approche

13 Étape 1 L appui de la haute gestion

14 Le besoin Innovation et performance Des outils adaptés à la réalité d aujourd hui Des outils permettant des gains en productivité Gestion participative Les employés veulent prendre part au succès de l entreprise Capital humain Mobilisation Les gens veulent s exprimer

15 Pourquoi les médias sociaux Avantages du réseau social d entreprise Gains en productivité Communication ciblée sur des individus et communautés Rend la communication instantanée et traçable Recentre les utilisateurs sur l intranet Permet l'identification des experts, par la valorisation des contributions de chacun Accroît la motivation et l'engagement des employés Renforce les liens individus-individus et individus-organisation

16 Les enjeux Perception de perte de productivité Mauvaise réputation de Facebook Fausse association à des comportements déviants déjà existants Peur de ce qui est dit sur le mur Changement de culture Le défi des multigénérations. Le courriel est bien encré dans le quotidien. Méconnaissance des médias sociaux Tout change rapidement! La capacité des individus à s adapter aux changements quand tout bouge rapidement en même temps!

17 et leur réponse 1, Étude de productivité La moitié du groupe pilote est composé d agents en centre d appels Objectif : Établir si la mise en place et l utilisation d un réseau d entreprise influencent la productivité des agents en centre d appels. Utilisation des mesures de performance habituelles

18 et leur réponse Rencontres auprès des équipes de gestions Ateliers de coaching sur la gestion Comportement déviant déjà existant transparence Interventions sur le mur Working Lunch sur les médias sociaux avec le comité de gestion 13 personnes, 13 ordinateurs portables Facebook, Linked in, Twitter, YouTube etc. Mise en place d une gouvernance utilisateur Communications Gestion du changement Approche 2,0

19 et leur réponse Productivité (ROI) Réduction de l utilisation du courriel Visualisation de temps de l envoi d un courriel à 12 personnes Réduction du temps de recherche Retour au concept : Individu possède l information Diminution de temps passé à la réécriture de l information Notion de tangible et d intangible Mesurable en temps Le chronomètre est votre meilleur ami!

20 Avant le pilote

21 Prérequis au pilote Technologique Utilisation de la plateforme Sharepoint 2010 Mon site News gator social site Peu de personnalisation «out of the box» Gouvernance Gouvernance technologique complète Gouvernance utilisateur Souple et Ouverte Basé sur l aspect humain et non technologique Approbation R.H.

22 Prérequis au pilote Formation Objectif espace personnel Formation à Zéro Petit guide 4 pages en pdf Formation virale Champions vers l utilisateur Vidéo en cours de réalisation pour le déploiement massif

23 Face à la réalité! L enjeu principal : l adhésion!

24 Communications Le véritable enjeu d un réseau social est un enjeu d adhésion La communication et l approche Marketing du projet L Identité du projet devient importante L animation du site Disponibilité et support de la part des animateurs Favoriser la collaboration par l exemple L aspect ludique

25 La communauté d Affaires SCD

26 Prélancement Utilisation du courriel avec signature reliée à un mur différent à chaque communication

27 Prélancement Rencontre personnalisée avec les différentes équipes du pilote Explication du projet Démystifier le web 2,0 Présentation des médias sociaux Les droits et responsabilités Notion de Netiquette Blogue 2,0 Présentation des outils web 2,0 et médias sociaux Ouvrir la discussion

28 Prélancement

29 Lancement de la communauté 70 % des participants étaient présents Cocktail informel Mot d ouverture de la haute direction Dévoilement de l identité Pink floyd the wall en fond musical Prise de photo pour tous les participants Remise d objet promotionnel

30 Lancement de la communauté

31 Des résultats déjà! Après 2 semaines officielles du projet, nous avons 46% des gens qui ont complété leur profil personnel. Il y a de la reconnaissance qui commence à se faire. Des échanges concernant l innovation et les nouvelles idées. Un premier blogue de la part de chef d équipe pour parler des statistiques et résultats Partage de pratiques et d idée Légère diminution du nombre de courriels

32 L espace personnel

33 L espace personnel

34 L espace personnel

35 L espace personnel

36 Questions? Me joindre :

37 Mise en place et configuration du service des profils utilisateurs Nicolas Georgeault (MVP SharePoint) 17 janvier 2012

38 Mise en place et configuration du service des profils utilisateurs Présenté par: Nicolas Georgeault (MVP SharePoint) Présentation de l application de service des profils utilisateurs et des bonnes pratiques sur sa mise en place. Au travers de 2 expériences voyez comment l application de service a été configurée, comment les informations de l annuaire principal ont été synchronisées avec la base des utilisateurs SharePoint et comment les bases de données ont été paramétrées pour prévoir la montée en charge progressive et l arrivée des utilisateurs dans le réseau social SharePoint.

39 Groupe d usagers SharePoint Québec Rencontre Mensuelle Chapitre Montréal 17 janvier 2012

40 Chapitre Québec Quelques bonnes pratiques sur l implémentation du RSE SharePoint 2010

41 Qui je suis? Nicolas Georgeault MVP 3 SharePoint Server Architecte SP Président Club-SharePoint et.net Consultant & Speaker Passionné de Horse-Ball

42 Références Blog de Scott Jamison Session SPC310 Spencer Harbar Session SPC407

43 Agenda A quoi ça sert? Gestion des identités Provisionning Guides de déploiements 13 bonnes pratiques Conclusions

44 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 A QUOI ÇA SERT?

45 A quoi ça sert? 1 - Identité 2 - Relations 3 - Exp.Utilisateur 4 - Partage 5 - Découverte 6 - Présence 7 - Echanges lier des personnes partageant des intérêts personnels ou professionnels similaires. Amener à partager du contenu et à enrichir la connaissance collective. 8 - Réputation

46 Les piliers du réseau Social? 1 - Identité 2 - Relations 3 - Exp.Utilisateur 4 - Partage 5 - Découverte 6 - Présence 7 - Echanges 8 - Réputation Profiles utilisateurs Collègues et Organigramme Personnalisation (Ajax, SL) Groupes (Sites) Recherche et tagging IM, Libre/Occupé Wall Notations, Notes et Activité

47 Le RSE encore un truc de jeune NON

48 Réseau social d entreprise 1.0

49 L usage professionnel des medias sociaux Source: August 2009 survey by Mzinga and Babson Executive Education.

50 10 fondamentaux pour démarrer Investir du temps, des ressources et de l argent Recruter les champions Planifier des stratégies d adoption Evaluer et mesurer l usage et l efficacité du design Assurer la compatibilité Démarrer graduellement Assurer la promotion et animer Améliorer en permanence sur les retours utilisateurs Ménager les attentes et donner de la visibilité Former les utilisateurs

51 Challenges Culturels Peur de perte de control pour le management Peur de perte de valeur personnelle pour les employés Confusion sur l impact des nouvelles technologies sur l activité professionnelle Résistance au changement et à la perte des repères et conventions existantes

52 Réseau social = Site personnel? NON

53 2 choses bien distinctes Pas d obligation du MySite pour démarrer le Réseau Social d Entreprise. MySite = Espace de stockage personnel 1 collection de site => 1 QUOTA! Limites des bases de contenu: 200Go SharePoint WorkSpace / Windows Phone 1 ou plusieurs WebApplications avec leur Mode d authentification

54 Architecture globale du Profile Service Base de données (Profile, Synchronization and Social tagging) Services en relation (Managed Metadata, Search)

55 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 GESTION DES IDENTITÉS

56 Gestion des identités ( IdM ) Utiliser les SharePoint User Profiles signifie que VOUS ETES dans la gestion des identités Que vous le vouliez ou non!!! L initiative de gestion des identités Est avant tout un effort politique Et PAS un effort technique Aucun outils d aucun editeur ne changera jamais cela Des compétences sur la gestion des identités sont indispensables 10% de technologie, 90% de tout le reste!

57 Considérations primaires Appartenance Qualité des données Qualité du système Control de l accès A qui appartient quelles données Délégation du contrôle, les systèmes et la culture de l entreprise Les données sont-elles misent à jour? Les données sont-elles «propres»? Les données sont-elles toujours disponibles? Santé de ou des annuaires Type d annuaires Trop de forêts ou de domaines Sources de données externe Authentification et Autorisation

58 Devenez ami avec vos administrateurs!! Peut faire toute la différence sur les implémentations Particulièrement si la gestion de l annuaire est déléguée Etablir des communications régulières Pour les opérations sur l annuaires ex: reboot des contrôleurs de domaine (Windows Update etc) Pour anticiper sur les mises à jour et évolutions Adapter les droits pour satisfaire aux prérequis Correctement configurer les comptes de services Mettre en place Replicating Directory Changes Régulièrement adapter le schéma pour les nouveaux besoins des profils

59 Timer Jobs

60 Architecture Considerations Web Server talks direct to SQL Server For colleagues, social tags, personalization sites, etc. Maintains front end cache Web Server talks to Service Application Light User Profiles Application Server account name, display name, , profile url, title mid tier cache - 256Mb (default) Optimized for the most used profiles NOT most recently used profiles Average Case: ~0.5K per light profile 256MB/0.5K = 512,000 users Worst Case: ~1.8 K per light user profile 256MB/1.8KB = 142,222 users

61 Limites du logiciel Limites Profils d utilisateurs (User Profiles) Tags Sociaux, commentaires et Evaluations Valeur maximale Périmètre de la limite 2 Millions Service Application Type de limite Supporté Commentaire 1 application de service User Profile peut supporter jusqu à 2 millions de profils d utilisateurs avec les complète fonctionnalités sociales. Ce chiffre représente le nombre de profil qui peuvent être importés dans le magasin de profils utilisateurs depuis un service d annuaire et aussi le nombre de profils qu une application de service User Profile peut supporter sans occasionner de perte de performance dans les usages sociaux. 500 Millions Social DB Supporté Jusqu à 500 millions de tags sociaux, de commentaires et d évaluations au total sont supportés dans la base de données sociale sans perte de performance significative. Cependant les opérations de maintenance sur la base de données comme les opérations de sauvegarde et restauration peuvent montrer des baisse de performance à ce point. Source: technet.microsoft.com/en-us/library/cc aspx#upa

62 Forefront Identity Manager (FIM) Initialement une solution de meta annuaire Metaverse: Point de stockage qui contient des informations d identité aggrégées depuis de multiples sources de données. SharePoint contient une version packagée de FIM Une sorte de FIM light Qui ne peut pas être comparée à FIM2010 en terme de fonctionnalités Qui ne remet pas en cause le besoin FIM global Pas de synchronisation Complète Une direction seulement Importer ou Exporter Installé avec l intance de service de synchronisation Installé et configuré par et à partir de l instance du service de synchronisation des profils utilisateurs

63 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 PROVISIONING

64 Installer UPA et UPS Via l Administration Centrale Assistant de configuration de la Batterie (juste pour blaguer ) Via Manage Service Applications Via Windows PowerShell Problème avec le Schéma par défaut N essayez pas de scripter la création des connexions de synchronisation N espèrez pas scripter la création des filtres de connexion de synchronisation

65 Le problème de Schéma par défaut Quand vous n exécutez pas la session Windows PowerShell comme Administrateur de la batterie SharePoint Le schéma par défaut appliqué à la base de données SyncDB n est pas le bon Vous ne pourrez jamais démarrer l instance du service de synchronisation Jamais Contournements possibles: Ouvrir une session en tant qu Administrateur de la batterie et avec l élévation de privilège UAC, exécuter les commandlet PowerShell pour créer le Service Application. Une des 5 plus mauvaises pratiques pour déployer et gérer SharePoint Modifier manuellement le Schéma par défaut de la base de données Opération NON supportée Une autre des 5 mauvaise pratiques ;) Solution: Get-Credential et Start-Job Dans les environnements avec UAC: Start-Process -Runas

66 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 GUIDES DE DÉPLOIEMENT

67 Santé du service d annuaire Bêtises en entrée == Bêtises en sortie Impacte la totalité des fonctionnalités Une hygiène de la plateforme d annuaire insuffisante Ex: Croissance organique des domaines et forêts Gestion externalisée des services d annuaire Engagement de services existants liés à d autres systèmes Considérez fortement un RAP Active Directory avant de vous lancer dans un déploiement massif des fonctions sociales

68 Contraintes des Instances de Service Vous pouvez uniquement avoir une seule instance de Synchronisation Par Service Application Si il en faut plus qu une Vous aurez besoin d application de service User Profile supplémentaires Vous aurez besoin d une machine supplémentaire pour héberger les services de synchronisation supplémentaires Nouveau point de faiblesse de SharePoint En remplacement de l Index

69 Haute Disponibilité HD / failover grace à la duplication et aux actions manuelles L instance de service UPS doit être provisionnée manuellement Si vous démarrez UPS sur une 2 ième machine, Il est systématiquement désinstallé de la machine initiale La mise en miroir ou le LogShipping de la SyncDB n est pas supporté Vous n en avez pas réellement besoin C est un état intermédiaire pas définitif Limitation de FIM, pas de SharePoint. La mise en cluster est la seule option Vous pouvez créer un UPA avec les bases Profils et Social existantes Pensez à bien documenter vos connexions, filtres et mappings!!!

70 High Availability

71 Evolution et Performance Déployez la Sync DB sur une instance SQL Server dédiée ou pouvant l être facilement (Alias SQL) Gros besoin de RAM (plus encore que SPoint!) Jusqu à 4500 IOPS! Pensez aussi aux bases Profile et Social Particulièrement dans le cas d implémentation social de grande échelle.

72 My Sites Multi-Langue Les sites personnels peuvent être créés dans des langues différentes mais le My Site Hoste est dans une seule langue. Support partiel pour le MUI: Quelques éléments apparaitrons dans la langue préférée: Rubant, Onglets, Menu des actions du site. Seul le language par défaut du My Site Host sera utilisé pour la recherche phonétique dans la recherche de personne. Attention aux attributs du profil. Tous ne peuvent pas être traduits.

73 Modification des My Sites L utilisateur est l administrateur de la collection Simple règle de gouvernance Demande classique: Désactiver la création de sous-sites Vraiment à considérer pour simplifier l infrastructure! Créer un niveau de permission personnalisé sur la Web Application des MySites Refuser le droit de Créer des sous-sites Ajouter les utilisateurs via une règles de groupe Retirer «Créer un site, etc» des menus Autres personnalisations Ne JAMAIS modifier le modèle de site My Site Host! Créer une ou plusieurs Features et ajouté les à la définition de site

74 My Sites répartis My Site Host dans chaque batterie Non supporté avec des UPA multiples dans une seule batterie Chaque Hôte My Site doit être ajouté aux My Site Locations approuvées Les audiences seront utilisées pour que les utilisateurs soient redirigés vers le bon hôte La Configuration et les Profils doivent être présents sur chacune des batteries Et doivent être synchronisées! Configuration manuelle Import de profile User Profile Replication Engine (UPRE) (http://technet.microsoft.com/enus/library/cc aspx) Audiences

75 Revendications (Claims) Les audiences peuvent seulement s appuyer sur les propriétés Lier à une revendication utilisateur necessite une configuration manuelle Lier SPS-ClaimID à un attribut qui identifiera l utilisateur de manière unique Lancer une synchronisation COMPLETE Code personnalisé requis pour le people picker Outlook Social Connector est seulement «Windows» Vous n avez pas besoin d association ADFS pour synchroniser avec un annuaire LDAP

76 Combien de temps ça prend?

77 Combien de temps ça prend? Nombre d utilisateurs Nombre de groupes Taille des groupes Volume des données des propriétés Fréquence et nombre de changements Une synchro complète peut prendre des jours ou des semaines 200K utilisateurs/600k groupes prend 1 semaine en Synchro complète # de groupes est un facteur plus important que # d utilisateurs Tags/Commentaires ne sont pas synchronisés aucun impatcs

78 Exemple (avant le CU Déc 2010) Utilisateurs Groupes Groupe le plus grand Durée* (Full Sync) 50K 0 NA 2.5 heures 50K 12K 50 5 heures 180K 45K heures 200K 600K 200K 250 heures * Directory Service seulement Démarrer une Synchronisation Complète Extrêmement intense Utilisé uniquement quand une remise à zéro est nécessaire Ex: les changements de schéma de profil nécessite juste une synchronisation complète ponctuelle Recommandations générales Le journalier nécessite une synchronisation incrémentielle

79 Service Pack 1 Amélioration de la performance de traitement des données sociales La tache programmée «Activity Feed» est active par défaut Navigateur d Organisation amélioré Ajustement à la sécurité personnalisée Contrôle les permissions de tous les liens Contrôle les permissions des liens spécifiés uniquement Affiche tous les liens indépendamment de permission Propriétaire secondaire par défaut pour les MySites La gestion des tags sociaux et des données nécessite un seul paramètres Commande Power Move-SPSocialComments Commande Power *.SPProfileLeader Commande Power *.SPProfileSyncConnection

80 CU de Juin 2011 Nouvelle version de Forefront Identity Manager ( ) Moins de job de synchronisation (~33% plus rapide) Amélioration majeur de la journalisation ULS Exécution de connexion de synchronisation multiple en parallèle Propriété IsSynchronizationRunning Désactivation de la modification de l image de profil par les administrateurs A INSTALLER!

81 Comparaison de synchronisation complète Utilisateurs Groupes Build Groupe le plus large Durée* (Full Sync) 50K 12K RTM 50 5 Heures 50K 12K Dec 2010 CU 50 3 Heures 50K 12K SP1 & June 2011 CU 50 2 Heures

82 Evènements majeurs de la batterie Installation d un Cumulative Update Nécessite de réinstaller l instance sur service UPS PSConfig ignore la base de Sync DB Les mises à jour de schéma sont pris en charge pendant l installation de l UPS Opération de Sauvegarde et restauration UPS est suspendu avant la sauvegarde Nécessite d être réinstallé avec la plupart des solutions de sauvegarde tierces N oubliez pas Le Compte de la ferme doit être administrateur local pendant l installation!

83 Maintenance de la Sync DB La base Sync DB peut devenir instable N utilisez PAS certains des scripts TSQL que vous trouverez sur le Web! Ce n est PAS supporté! Supprimez et recréer le service UPA Utilisez les bases Profile et Social existante, Vous ne perdrez aucune données Une base Sync DB vide sera recréée Installer UPS mettra à jour le schéma de la base Sync DB Peut être fait en moins de 7 minutes Finalement plus rapide que le TSQL ;) Des amélioration dans ce domaine sont a venir très prochainement

84 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint BONNES PRATIQUES

85 Bonne pratique #1 Vous n avez pas à activer les sites personnels si vous voulez juste utiliser la recherche des personnes et le social computing.

86 Bonne pratique #2 Placez l hôte de site My Sites sur sa propre Web Application.

87 Bonne pratique #3 Ne provisionnez pas de site personnel pour tout le monde. C est un gaspillage de ressources. Ils ont déjà un profil. ;)

88 Bonne pratique #4 Encouragez les utilisateurs à utiliser et respecter les tags existants.

89 Bonne pratique #5 Activez la promotion sociale des mots clés de métadonnées.

90 Bonne pratique #6 Les évaluations sont sur quottées. Utiliser avec précaution.

91 Bonne pratique #7 Activer le travail programmé «Activity Feed». Adapter la récurrence à vos besoins. RTM: Désactivé par défaut SP1: Activé par défaut La programmation par défaut est: Toutes les heures.

92 Bonne pratique #8 Eloignez vous du clavier. Prenez le temps de plannifier.

93 Bonne pratique #9 L équipe AD vous mentira Gardez des traces.

94 Bonne pratique #10 Configurez la mise à jour de l AD pour partager l image des utilisateurs dans Outlook et Lync. Nécessite des droits supplémentaires.

95 Bonne pratique #11 Une fois planifiée, alors seulement vous devez vous créez et configurez vos applications de service

96 Bonne pratique #12 Utilisez un compte de service dédié pour la synchronisation

97 Bonne pratique #13 Pour filter les utilisateurs désactivés, Utilisez l attribut useraccountcontrol (Bit on equals) 2

98 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 CONCLUSIONS

99 Resources Le service User Profile sur TechNet Planning and Deploying SharePoint Server 2010 User Profiles for My Site Web Sites =en&id=11332 Harbar.net (15 articles)

100 Les Réseaux Sociaux d Entreprise avec SharePoint 2010 QUESTIONS?

101 Prochaines rencontres 21 février avril mai 2012

102 Tirage et conclusion Merci et n hésitez pas à nous proposer des sujets ou à venir présenter!

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