DEP Secrétariat RÉUNIONS. d affaires. Guide d apprentissage

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1 DEP Secrétariat RÉUNIONS d affaires Guide d apprentissage

2 RÉUNIONS D AFFAIRES AIDE-MÉMOIRE TUTEUR NOM : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : COURRIER ÉLECTRONIQUE : ADRESSE : DISPONIBILITÉ : DEVOIRS DATE D ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE 1 2 COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

3 Administration, Commerce et Informatique Réunions d affaires Guide d apprentissage Site complémentaire : Agenda électronique

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5 Ce guide d apprentissage est une mise à jour de l ouvrage du même titre produit en 2000 par la SOFAD. Édition revue et améliorée : 2010 Production de l édition 2010 Rédaction : Nancy Dupuis Révision pédagogique : Nicole Daigneault Révision linguistique et correction d épreuves : Françoise Labelle Édition : BeauGraf Page couverture : BeauGraf Gestion du projet : Nicole Daigneault Production de l édition 2000 Conception et rédaction du document initial : Jocelyne Picard Corédaction du document initial : Huguette Brodeur Rédaction : Diane Marcil et Marie-Andrée Sabourin Révision de contenu : Monique Ranger Révision pédagogique : France Daigneault et Diane Marcil Révision linguistique : Lise Dolbec Coordination du projet : France Daigneault Gestion du projet : Carmine D Amato Expérimentation : Diane Levasseur Page couverture : Alphatek Édition : BeauGraf La Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD) tient à remercier Microsoft Corporation de lui avoir permis de reproduire les captures d écran extraites de Microsoft Outlook Web Access, facilitant ainsi l apprentissage des élèves. Décembre 2014

6 Réunions d affaires Dans le présent module, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec Tous droits de traduction et d adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l autorisation écrite d un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec. Dépôt légal 2010 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada ISBN : iv SOFAD

7 Table des matières Table des matières Introduction Message à l élève Votre formation Objectifs du module Avez-vous les préalables? Matériel et documents requis Durée du module Exploration du matériel d apprentissage Fiche de rétroaction Démarche d apprentissage et pictogrammes Chapitre 1 La gestion des fichiers et des documents 1.1. Gestion des fichiers Classification des documents Chapitre 2 Les réunions, les assemblées et les comités 2.1. Définitions Différents types de réunions Différents types de comités Tenue des réunions et des assemblées Autres rencontres Réunions ou assemblées tenues par audioconférence ou par vidéoconférence Procédure de gestion d une réunion et d une assemblée délibérante Saisie de l information Chapitre 3 La production des documents 3.1. Avis de convocation Ordre du jour Procès-verbal Compte rendu Compte rendu sous forme de tableau Résumé Chapitre 4 La planification d une réunion 4.1. Réservation d une salle et d une date appropriée Accueil Calendrier de travail SOFAD v

8 Réunions d affaires Chapitre 5 Synthèse 5.1. Organisation des réunions d affaires Tâches à effectuer pour organiser les réunions d affaires Rédaction et envoi des documents Chapitre 6 Préévaluation 6.1. Objectifs d apprentissage Tâches à effectuer Annexe I Plans de classification A.2 Annexe II Procédures d utilisation du site A.9 Bibliographie Webographie Fiche de rétroaction Grille d évaluation du site W3 Échéancier de travail vi SOFAD

9 Introduction

10 Réunions d affaires Afin d entreprendre convenablement votre apprentissage du module, il est très important que vous lisiez cette première partie du guide. Vous devrez y effectuer quelques petites tâches qui vous aideront à organiser et à gérer votre travail efficacement! Message à l élève Bienvenue au module Réunions d affaires! Afin de travailler dans un milieu se rapprochant le plus possible du monde des affaires, vous utiliserez l Agenda électronique de la SOFAD 1, que vous trouverez sur le site Web, à l adresse Cet agenda, géré par le logiciel Microsoft Outlook Web Access, vous donnera la possibilité d utiliser le Calendrier et le Gestionnaire de réunions. Il vous servira à vérifier la disponibilité des participants pour des réunions, ainsi que celle des salles de réunion. Nous croyons que ces différents outils d apprentissage vous permettront d atteindre agréablement les objectifs du module. Tout au long de votre apprentissage, vous gravirez des échelons pour en arriver à maîtriser la planification et l organisation d une réunion d affaires ainsi que la rédaction de tous les documents s y rapportant. Nous avons conçu le matériel pédagogique en ayant à l esprit le même objectif que vous : la réussite de votre cours! Nous remercions sincèrement tous les membres de l équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience. Nous remercions particulièrement M me Carmen Shaw, secrétaire de direction au Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (FTQ), pour ses conseils et suggestions. Nous vous souhaitons tout le succès possible! La chargée du projet, Nicole Daigneault 1. L Agenda électronique de la SOFAD est fictif. Il a été conçu pour faciliter votre apprentissage du module Réunions d affaires. Dans la réalité, cet agenda électronique n est pas utilisé par les gestionnaires de la SOFAD. 2 SOFAD

11 Introduction Votre formation Ce module fait partie du programme menant à l obtention du diplôme d études professionnelles en secrétariat et comporte 30 heures. Le programme se subdivise en 26 modules totalisant heures de formation. Consultez le tableau suivant pour connaître le nom des modules et le nombre d heures prévu pour chacun. SYNTHÈSE DU PROGRAMME D ÉTUDES EN SECRÉTARIAT Code N o Titre du module Durée Unités Métier et formation Méthode de doigté Révision de textes en français Gestion de l information Traitement de texte de base Rédaction en français Tâches comptables courantes Base de données Approche qualité Tâches comptables périodiques Communication Outils de télécommunication Communication bilingue Correspondance en français Tableur Gestion du temps Correspondance en anglais Lois du travail Traduction en anglais Traitement de texte avancé Éditique Production de documents Réunions d affaires Mise à jour de dossiers Recherche d emploi Intégration au travail 75 5 SOFAD 3

12 Réunions d affaires Objectifs du module Pour connaître les tâches que vous effectuerez lors de votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-les aussi souvent qu il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d apprentissage. OBJECTIFS DU MODULE RÉUNION D AFFAIRES Préparer son travail en interprétant des directives et en rassemblant les documents et renseignements nécessaires à l organisation d une réunion d affaires. Vérifier la disponibilité des ressources : agendas des participants, ressources matérielles, périodes les plus appropriées pour la tenue des réunions. Organiser son travail selon des calendriers réalistes pour l ensemble des travaux à effectuer et respecter l application de la procédure de convocation. Assurer la qualité des textes en produisant des documents exempts de fautes (avis de convocation, ordre du jour, procès-verbal, compte rendu, résumé et courriel). Acheminer les documents nécessaires à la tenue des réunions : choix des moyens d expédition adéquats, envoi des documents pertinents au moment approprié. Aménager des salles de réunion (matériel, documents et ressources techniques) et organiser l accueil des participants, les pauses et les repas. Déterminer la cote de classification des documents à l aide d un plan de classification. Maintenant que vous connaissez les objectifs de ce module, assurez-vous d avoir les préalables nécessaires à son apprentissage. Avez-vous les préalables? Pour réussir ce module, vous devez : connaître la gestion des dossiers et des fichiers dans un environnement Windows ainsi que les fonctions avancées de traitement de texte; avoir une vitesse de frappe de 30 mots nets à la minute ou avoir terminé le module Méthode de doigté; avoir réussi le module Base de données ou connaître la procédure d importation et de fusion de données; avoir réussi le module Outils de télécommunication ou connaître la façon d expédier du courrier électronique et la procédure pour accéder à Internet. Les élèves qui ne connaissent pas suffisamment la procédure d importation d une base de données, certaines fonctions plus particulières à leur traitement de texte ou les procédures d envoi du courrier électronique peuvent se référer aux Résumés des procédures Microsoft Word et Microsoft Outlook Express produit par la SOFAD. Possédez-vous les préalables? Assurez-vous maintenant d avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches demandées dans ce module. 4 SOFAD

13 Introduction Matériel et documents requis Un accès à Internet pour utiliser le site Réunions d affaires. Le logiciel Adobe Reader (distribué gratuitement dans Internet). Un micro-ordinateur équipé d un disque rigide de capacité suffisante pour supporter les logiciels de traitement de texte et de base de données. Le logiciel de traitement de texte Microsoft Word et le logiciel de base de données Microsoft Access (Windows) (ou tout autre logiciel de traitement de texte ou de base de données compatible avec les fichiers de travail). Une clé USB, ou tout autre support externe, pour les élèves qui n enregistreront pas leur travail sur leur disque rigide. Une reliure à anneaux et six onglets séparateurs. Les ouvrages de référence : dictionnaire et grammaire de la langue française ainsi que Le français au bureau (guide de l Office québécois de la langue française). Le Résumé des procédures Microsoft Word de la SOFAD (ou l équivalent), qui vous aidera à accomplir les différentes tâches avec le traitement de texte. Durée du module Ce module est d une durée de 30 heures, incluant l évaluation sommative nécessaire à l obtention des deux unités relatives à ce module. Le temps requis pour l exécution des devoirs ainsi que pour se familiariser avec la micro-informatique et avec Windows n est pas comptabilisé dans cette durée. Celle-ci peut varier d une personne à l autre, selon ses acquis et sa facilité d apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression. RÉUNIONS D AFFAIRES 30 HEURES Exploration du matériel pédagogique Lecture de l introduction 0,5 heure Chapitre 1 La gestion des fichiers et des documents 1 heure Chapitre 2 Les réunions, les assemblées et les comités 1,5 heure Chapitre 3 La production des documents12,5 heures Chapitre 4 La planification d une réunion 3,5 heures DEVOIR 1* Chapitre 5 Synthèse 5 heures Chapitre 6 Préévaluation 3 heures DEVOIR 2* Évaluation sommative 3 heures * Pour les élèves inscrits à la formation à distance. SOFAD 5

14 Réunions d affaires Maintenant que vous en savez plus sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel pédagogique qui l accompagne. Exploration du matériel d apprentissage Le matériel comprend : un guide d apprentissage; deux devoirs (pour les élèves de la formation à distance). Sur le site des ressources pour les apprenants : le corrigé des exercices en format PDF; deux vidéos en format MP4. Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d apprentissage. Guide d apprentissage Le guide d apprentissage comprend six chapitres qui vous permettront d acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables. Les notions théoriques et les exercices pratiques vous permettront de comprendre les étapes essentielles à la planification et à l organisation d une réunion d affaires. Tous les exercices pratiques incluent des mises en situation propres à votre milieu de travail. Vous vous assurez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en application sans crainte lorsque vous exercerez vos fonctions. Voici une description sommaire du contenu des chapitres : Tout au long de votre apprentissage, vous aurez à créer des dossiers et à enregistrer des fichiers. Le chapitre 1, intitulé «La gestion des fichiers et des documents», vous offre la possibilité de vous familiariser davantage avec ces notions et de préparer, en quelque sorte, votre travail sur l ordinateur. Vous vérifierez également vos connaissances en gestion de l information en codifiant des documents à l aide de plans de classification. Afin de comprendre les différentes procédures relatives aux assemblées, aux réunions et aux comités, vous devez connaître et comprendre certains termes propres à ce genre de rencontres ainsi que les aspects juridiques de certains documents. Le chapitre 2, «Les réunions, les assemblées et les comités», vous informera sur les différentes facettes d une assemblée, d une réunion d affaires ou d un comité. Dans le chapitre 3, «La production des documents», vous rédigerez et disposerez différents types de documents : avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus et résumés. 6 SOFAD

15 Introduction Dans le chapitre 4, «La planification d une réunion», vous pourrez effectuer toutes les tâches concernant la planification des préparatifs d une réunion : calendrier de travail, avis de convocation par courrier électronique ou selon les méthodes traditionnelles, réservation d une salle, organisation du matériel et accueil des participants. Vous aurez aussi l occasion de vérifier des agendas électroniques et de faire des réservations à l aide de votre microordinateur et d Internet. Le chapitre 5, qui se veut une synthèse de vos apprentissages, vous rendra plus habile dans la rédaction et la mise en page des documents, mais également dans la fusion des données. En effet, vous aurez à convoquer des participants par courrier électronique à l intérieur d une entreprise et à faire parvenir des convocations pour des réunions et des assemblées à l extérieur d une entreprise ou d un organisme. De plus, vous pourrez effectuer un exercice de simulation qui vous permettra d assister à une réunion. Ce guide se termine par le chapitre 6, «Préévaluation», que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l examen sommatif. Le guide d apprentissage inclut également deux annexes : L annexe I contient un plan de classification alphanumérique et un autre, numérique, que vous utiliserez afin de codifier les documents que vous produirez; L annexe II est intitulée «Procédures d utilisation du site». Vidéos Vous serez invité à visionner des vidéos afin de mieux saisir tout le travail exigé pour les réunions d affaires. Vous aurez l occasion, entre autres, d assister à une réunion. Les vidéos sont disponibles sur le site des ressources pour les apprenants : Accès au site Web Le site a été optimisé pour le navigateur : Microsoft Internet Explorer. Vous accédez au site Réunions d affaires à l adresse Vous utiliserez ce site pour deux tâches : télécharger les fichiers nécessaires à l apprentissage du module; utiliser le Calendrier et le Gestionnaire de réunions de Microsoft Outlook Web Access. Fiche de rétroaction Nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l égard de ce module afin de pouvoir l améliorer. C est pourquoi vous êtes invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin de ce guide. Si vous étudiez à distance, vous pourrez remettre cette fiche à votre tuteur en la joignant à votre dernier devoir; si vous étudiez dans un centre de formation professionnelle, vous pourrez la remettre à votre enseignant, ou la retourner par la poste ou par télécopieur. SOFAD 7

16 Réunions d affaires Démarche d apprentissage et pictogrammes Ce guide a été conçu pour vous permettre d adopter une démarche d apprentissage autonome. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, la synthèse du chapitre 5 et la préévaluation du dernier chapitre. Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide. Les exercices théoriques sont précédés de ce pictogramme. Ce pictogramme annonce un exercice au micro-ordinateur. Un exercice pratique dans le site de l Agenda électronique de la SOFAD est précédé de ce pictogramme. Ce pictogramme vous invite à consulter le corrigé. Lorsque vous rencontrerez ce pictogramme, vous devrez faire un arrêt obligatoire pour lire attentivement l information qui l accompagne ou pour visionner une vidéo. Les élèves de la formation à distance sont invités à faire un devoir. Rendez-vous sur le site Web Réunions d affaires Au besoin, consultez les Procédures d utilisation du site, dans l annexe II du guide d apprentissage. 1. Dans le site Web, téléchargez maintenant les fichiers de travail nécessaires au module, en suivant la procédure Téléchargement des fichiers de travail de l annexe II. 2. Si le logiciel de consultation Adobe Reader n est pas installé dans votre micro-ordinateur, vous devez faire en sorte qu il le soit. Dans le site Web, cliquez sur le lien, puis suivez les consignes d installation. 3. Dans le dossier Divers de vos fichiers de travail, ouvrez le fichier grilles.doc, puis imprimez le. Ce document comprend des grilles d autocorrection, que vous serez invité à remplir après certains exercices. Elles permettront d attirer votre attention sur les principaux points de rédaction et de mise en forme des documents relatifs aux réunions. 8 SOFAD

17 Introduction Cette dernière section vous permettra de commencer convenablement l apprentissage du chapitre 1. Lisez-la attentivement. Gestion du temps Pour que votre apprentissage vous amène à développer au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l échéancier de travail. Cet échéancier s échelonne sur une période de dix semaines et de trente heures. Il vous permet de conserver un rythme d apprentissage régulier afin d assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de trois heures par semaine, réparties en une ou deux séances de travail, vous permettra d acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d apprentissage. Les deux devoirs sont réservés aux élèves de la formation à distance. Si vous étudiez dans un centre et que vous voulez vous soumettre à des évaluations formatives, vous devez vous adresser à votre enseignant. Par contre, le chapitre 6 du guide d apprentissage contient une préévaluation que vous pourrez corriger et évaluer vous-même afin de vérifier si vous avez atteint les objectifs de ce module. ÉTABLISSEZ VOTRE ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL À l aide de l échéancier de travail inclus à la fin de votre guide d apprentissage, déterminez les dates où vous terminerez l apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée. Prenez l habitude de respecter les échéances. Si vous n avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d heures sans toutefois perturber votre échéancier de travail. Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail. Devoirs pour les élèves de la formation à distance Les devoirs vous préparent à l épreuve sommative. Il est donc tout à votre avantage de les faire sans consulter votre guide d apprentissage et de profiter des corrections de votre tuteur pour ajuster votre tir. C est là une excellente façon de vous préparer à l examen. Il y a deux devoirs pour ce module. Seule la note obtenue à l examen compte pour l obtention des deux unités reliées à ce module. Étant donné la grande diversité des appareils utilisés dans les centres professionnels, les établissements scolaires doivent offrir à tout élève de la formation à distance qui désire passer l évaluation sommative une période minimale d une heure pour lui permettre de se familiariser avec le matériel disponible. Par la suite, il pourra en profiter pour faire la préévaluation. Maintenant que vous avez fait connaissance avec le module et son matériel pédagogique, vous avez en main tout ce qu il faut pour commencer votre lecture du chapitre 1. SOFAD 9

18 Réunions d affaires 10 SOFAD

19 Les réunions, les assemblées et les comités Chapitre 2 Durée d apprentissage prévue : 1,5 heure

20 Réunions d affaires 2.1. Définitions Même si cela peut paraître simple de prime abord, une réunion, une assemblée et un comité n ont pas la même définition et les mêmes objectifs. Par contre, tous ces rassemblements doivent être prévus au calendrier et les personnes concernées doivent être avisées de la date de leur tenue. Réunion Une réunion est un rassemblement de plusieurs personnes dans un même lieu physique et dans un but déterminé. Ces personnes partagent les mêmes intérêts, mais pas nécessairement les mêmes idées, puisqu elles se réunissent pour échanger et discuter. C est pourquoi elles vont s influencer pour en venir soit à une décision commune, soit à la connaissance de leurs positions respectives sur un objet de décision. Assemblée Une assemblée suppose généralement un nombre de participants plus élevé que dans le cas d une réunion. Ces participants peuvent être des adversaires et, donc, ne pas partager les mêmes idées ou intérêts. Exemple : Si une grande entreprise (comme Bell Canada ou la Banque Nationale du Canada) veut convoquer ses actionnaires, elle organisera une assemblée générale des actionnaires. Comité Un comité est un regroupement de personnes habituellement désignées par une assemblée afin de s occuper de certaines questions et d en discuter, puis de soumettre un avis ou des recommandations Différents types de réunions Il existe différents types de réunions, qui se distinguent par le but qu elles poursuivent. Nous vous en présentons quelques genres. Réunion d information Elle a pour but de communiquer des renseignements à un groupe de personnes. Cette réunion est plutôt efficace, car elle permet une économie de temps si on la compare à la diffusion individuelle de l information. Exemple : Un directeur d entreprise veut rencontrer les employés pour leur transmettre de l information sur de nouvelles procédures; il convoque tout le personnel en même temps, au lieu de rencontrer chaque service un à un (Service des ressources humaines, Service des finances, etc.). Réunion de réflexion Comme ce type de réunion a pour but d échanger sur un sujet donné, elle est donc favorable pour discuter et pour partager des idées. Exemple : Les membres du comité social d une entreprise se réunissent pour trouver des idées concernant l organisation de la fête des gens qui partent à la retraite. Réunion de négociation Ce type de réunion est efficace lorsque des parties adverses veulent parvenir à une entente. Exemple : Un syndicat décide de tenir ce genre de réunion pour régler un conflit entre un patron et un employé. 2.2 SOFAD

21 Chapitre 2 Réunion délibérante Une entreprise tient ce genre de réunion pour permettre à une équipe d étudier des propositions, de décider des actions à entreprendre et d aboutir à des décisions finales. Exemple : Le président d une entreprise veut convoquer les directeurs de marketing de chaque succursale pour planifier le lancement de la nouvelle campagne de publicité Différents types de comités Comme vous l avez vu précédemment, c est l assemblée qui désigne les différents comités. Ces comités peuvent poursuivre un but commun, ou encore avoir différentes raisons d être; ils peuvent également avoir un statut qui varie dans le temps. Comité spécial Ce type de comité est créé pour l étude d un sujet particulier et cesse d exister une fois son mandat rempli. Exemple : Un comité est créé afin d organiser un colloque. Une fois le colloque terminé, le comité n existe plus. Comité permanent Ce type de comité est formé d un groupe de personnes qui se réunissent selon les besoins. Il a comme mandat d étudier les différents sujets qui lui sont confiés. Exemple : Un comité social est formé dans une entreprise afin d organiser, chaque année, différents événements (fête de fin d année, fête des retraités, etc.) qui ont lieu à des dates précises Tenue des réunions et des assemblées Les réunions et les assemblées peuvent être tenues différemment d une entreprise à une autre, mais, en règle générale, leur déroulement est plutôt semblable. Pour vous aider à mieux comprendre, nous avons défini trois types qui ont trait à la tenue de réunions et d assemblées. Ordinaire Ces réunions ou assemblées sont régulières, c est-à-dire qu elles se tiennent une fois par semaine ou, encore, une fois par mois, à une date fixe; il y a habituellement un suivi entre ces réunions. Exemple : Les membres de la direction se réunissent une fois par mois pour soumettre un rapport d activité concernant leur service. Générale Ces réunions ou assemblées réunissent habituellement un grand nombre de personnes et se déroulent une fois par année, parfois plus souvent. Exemple : Le directeur d une école convoque tous les membres du personnel pour leur présenter le bilan de l année scolaire. Extraordinaire Ces réunions ou assemblées ont lieu quand l étude d un sujet est jugée suffisamment urgente et importante; un seul sujet est alors inscrit à l ordre du jour. Exemple : Les patrons d une entreprise se rencontrent afin de préparer une soumission très importante, dont la date de remise est dans quatre jours. SOFAD 2.3

22 Réunions d affaires 2.5. Autres rencontres Il existe plusieurs autres types de rencontres et de rassemblements, dont les séminaires, les journées d étude, les colloques, les symposiums et les congrès 1. Ces rencontres ont généralement lieu à l extérieur de l entreprise, et la responsabilité en est habituellement confiée à un comité organisateur. Exercice 2.1 Distinguer la réunion, l assemblée et le comité 1. À la suite de votre lecture, pouvez-vous expliquer la différence entre une réunion, une assemblée et un comité? 2. a) Nommez cinq types de rencontres ou de rassemblements, autres que les réunions, les assemblées et les comités. b) Donnez la définition pour chacun de ces types de rencontres et de rassemblements. 1. Pour vous aider à mieux connaître ces différents types de rencontres, nous vous suggérons de consulter un ouvrage de référence (dictionnaire, etc.) ou d effectuer une recherche sur Internet. 2.4 SOFAD

23 Chapitre 2 c) Où ont lieu habituellement ces types de rencontres et de rassemblements, et qui les organise? 3. Il existe trois types quant à la tenue de réunions et d assemblées : a) Celle qui est prévue régulièrement, à date fixe, et qu on appelle b) Celle qui rassemble un grand nombre de personnes, et qu on appelle c) Celle qui n est pas prévue et qui a lieu pour étudier un sujet important, et qu on appelle 2.6. Réunions ou assemblées tenues par audioconférence ou par vidéoconférence Les réunions traditionnelles sont celles où les participants sont réunis dans un même lieu physique. Toutefois, lorsque cela est impossible (pour des raisons de distance, par exemple), les réunions peuvent prendre la forme d une audioconférence (communément appelée conférence téléphonique) ou d une vidéoconférence. Définition de l audioconférence Les participants à une réunion préfèrent généralement tenir une audioconférence lorsqu ils n ont besoin de communiquer entre eux que par la voix et les autres sons. Cette façon de procéder permet une économie de temps et d argent, lorsqu on la compare à une rencontre physique ou à une vidéoconférence. Bien entendu, le moyen le plus utilisé pour tenir une audioconférence est le téléphone, car il ne nécessite pas d équipement spécifique autre qu une ligne téléphonique stable et fonctionnelle. Sachez que les entreprises font souvent affaire avec des firmes spécialisées qui offrent des services d organisation d audioconférences. Utilité de l audioconférence La tenue d une audioconférence s avère utile lorsqu un petit nombre de personnes veulent discuter ensemble durant une courte période. Par exemple dans les circonstances suivantes : Un chargé de projets qui se trouve à l extérieur de la ville doit faire un compte rendu à son directeur de projets en ce qui a trait à l évolution de leur projet commun. SOFAD 2.5

24 Réunions d affaires Un directeur de marketing, qui se trouve en Europe pour promouvoir un nouveau produit, doit discuter avec le directeur des finances et le président de son entreprise afin de leur livrer un compte rendu de son voyage. Définition de la vidéoconférence Lorsque, au moment de tenir une réunion, les gens veulent pouvoir se voir et discuter, sans se déplacer, ils utilisent le moyen virtuel appelé vidéoconférence (aussi appelé visioconférence). Avec ce mode d organisation d une réunion, les participants qui se trouvent dans les différents lieux s installent dans des pièces (généralement des salles de conférences) munies de caméras, d écrans et d ordinateurs. Si vous avez à organiser ce genre de réunion, renseignez-vous à savoir si l entreprise pour laquelle vous travaillez fait déjà affaire avec une firme spécialisée dans l organisation de vidéoconférences. Sinon, entrez en contact avec une de ces compagnies et prenez des informations sur le type d équipement qu elles utilisent, en vérifiant l adéquation avec vos propres besoins. Il est important de souligner que, selon le type de vidéoconférence à organiser, le matériel nécessaire peut être soit de base ou plus sophistiqué. Par exemple, les participants peuvent vouloir utiliser une caméra qui projettera des images sur un écran. Cet écran de haute résolution, généralement assez grand, permet d afficher à la fois des documents utiles à la réunion et de projeter une image de chaque participant. Bien entendu, la caméra utilisée lors de ce type de vidéoconférence peut se comparer à une caméra Web, mais elle donne habituellement une image de qualité supérieure. Utilité de la vidéoconférence Non seulement la vidéoconférence représente-t-elle un moyen pratique d échange entre les participants d une réunion lorsque ceux-ci ne peuvent pas se retrouver au même endroit, mais elle peut aussi être utile dans plusieurs autres cas, par exemple : Le siège social d une entreprise est situé en France et le président veut tenir une réunion avec tous les directeurs, de différents services, travaillant dans des succursales du Québec, de l Ontario et de la Colombie-Britannique pour développer la mise en marché d un nouveau produit. La vidéoconférence sera utile pour permettre au président de discuter en temps réel avec les différents intervenants, pour les voir et partager également des documents avec eux. Un directeur du Service des ventes est en voyage d affaires à Toronto et il doit communiquer avec tous les employés de son service afin de discuter avec eux du développement du nouveau marché visé. 2.6 SOFAD

25 Chapitre 2 Différentes façons de tenir une vidéoconférence Voici quelques façons dont peuvent se dérouler des vidéoconférences : les participants sont regroupés dans des endroits différents et ils communiquent entre eux à l aide de caméras et d un ordinateur, où les images sont projetées sur un écran géant ou sur des ordinateurs portables; les participants utilisent le Web pour communiquer entre eux; Crédit photo : Kivilcim Pinar les participants sont installés à leur poste de travail personnel ou dans deux salles de conférences; Crédit photo : Juan Silva les participants communiquent entre eux à partir de l ordinateur multimédia que chacun manipule. Crédit photo : Paul Vasarhelyi SOFAD 2.7

26 Réunions d affaires 2.7. Procédure de gestion d une réunion et d une assemblée délibérante Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les notions de réunion, d assemblée et de comité, voyons les règles établies pour permettre leur bon déroulement. Pour ce faire, nous étudierons la procédure de gestion d une réunion et d une assemblée délibérante. (Comme il n y a pas de règles strictes sur la façon dont doivent se dérouler les réunions des comités ou du conseil d administration 2 de petites associations, nous ne traiterons pas de la procédure qui encadre leur tenue : les membres s entendent en effet pour respecter quelques règles simples.) On entend par procédure un ensemble de règles et de formes qu il convient d observer, lors d une réunion ou d une assemblée, pour assurer à la fois la bonne conduite des affaires et l efficacité des discussions. Cette procédure représente la marche à suivre établie par l entreprise, selon un ordre chronologique, avant chaque début de réunion ou d assemblée. Plus le nombre de participants à une réunion ou à une assemblée est élevé, plus une procédure s impose pour en assurer la cohérence et ne pas perdre de vue sa finalité. Vu que la procédure peut varier d une entreprise à une autre, il n est pas indispensable de respecter à la lettre celle qui suit. Toutefois, nous vous la suggérons, puisque la majorité des entreprises l ont adoptée. Remarquez que chacun des points énumérés ci-après doit être abordé dans l ordre donné. DÉROULEMENT D UNE RÉUNION OU D UNE ASSEMBLÉE DÉLIBÉRANTE 1. Vérification du quorum; 2. Élection du président de réunion ou d assemblée; 3. Élection du secrétaire de réunion ou d assemblée; 4. Lecture et adoption de l ordre du jour; 5. Lecture et approbation du procès-verbal; 6. Débats (différents sujets à l ordre du jour); 7. Clôture de la séance. Vérification du quorum Le quorum est le nombre de membres nécessaire pour que la réunion ou l assemblée soit valide. Si les statuts ou les règlements ne définissent pas le quorum requis, il est habituellement reconnu que la majorité simple suffit (50 % plus un). Faute de quorum, la réunion ou l assemblée ne peut avoir lieu. Élection et rôle du président Toute réunion ou assemblée délibérante requiert l élection d un président. Celui-ci est élu pour la réunion ou l assemblée en cours, ou pour toutes celles qui se dérouleront dans une période déterminée. Par exemple, il peut être élu pour un an, peu importe le nombre de réunions prévues dans l année. 2. Groupe de personnes chargées par les actionnaires d une entreprise d en orienter la gestion. (Source : Marie-Éva de VILLERS, Multidictionnaire de la langue française, 5 e éd., Montréal, Éditions Québec Amérique, 2009, p. 373.) 2.8 SOFAD

27 Chapitre 2 Étant donné que la bonne marche de la rencontre repose sur les épaules du président, son rôle est de voir au bon déroulement des interventions et au respect de l horaire prévu, et de ramener à l ordre les participants qui auraient tendance à s éloigner des sujets à discuter. Toutefois, s il désire participer aux débats c est-à-dire prendre parti concernant certains sujets de la réunion, il doit céder son poste à un autre participant pour la réunion en cours, afin d éviter d utiliser son pouvoir décisionnel pour faire accepter ou non un sujet. Pour vous aider à comprendre davantage son rôle, voyez les tâches qui lui sont dévolues : RÔLE DU PRÉSIDENT DE RÉUNION OU D ASSEMBLÉE Accorder le droit de parole et diriger les débats; Recevoir les propositions; Soumettre les propositions à l assemblée pour étude; Demander que les propositions soient appuyées; Fixer le temps des interventions des participants; Apposer sa signature au bas du procès-verbal à la suite de son approbation. Élection et rôle du secrétaire Avant d entamer ce point, nous aimerions clarifier que vous ne devez pas confondre le secrétaire d un patron et le secrétaire d assemblée. Le secrétaire d un patron gère les différents travaux à exécuter pour la bonne marche d un bureau. Vous constaterez, dans le tableau ci-dessous, que les tâches du secrétaire d assemblée sont différentes. Bien que le rôle d un secrétaire d assemblée diffère considérablement de celui d un président d assemblée, la procédure d élection est la même que pour ce dernier. Voici ses tâches : RÔLE DU SECRÉTAIRE DE RÉUNION OU D ASSEMBLÉE Assister le président d assemblée; Prendre en note les discussions des participants; Retranscrire les notes; Distribuer les notes aux participants sous forme de procès-verbal, de compte rendu ou de résumé; Apposer sa signature au bas du procès-verbal à la suite de son approbation. Il peut arriver que votre supérieur vous demande de tenir le rôle de secrétaire d assemblée; à ce moment-là, votre nom ne doit pas apparaître dans la liste des personnes présentes, puisque votre tâche «ponctuelle» se limite à la prise des notes. Vous pourriez aussi avoir à saisir les notes d une autre personne qui occupait le poste de secrétaire d assemblée : dans ce cas, vous devrez vous fier au document qu elle vous remettra. SOFAD 2.9

28 Réunions d affaires Lecture et adoption de l ordre du jour L ordre du jour indique tous les sujets dont on discutera lors de la réunion ou de l assemblée, et l ordre dans lequel ces sujets seront abordés. Le président d assemblée soumet l ordre du jour aux participants. Généralement, on a distribué celui-ci plusieurs jours à l avance (selon un nombre de jours ouvrables établi par l entreprise) pour permettre aux participants de se préparer. Lorsqu il est lu par le président d assemblée, il est encore possible d y ajouter des points et d en intervertir l ordre. Ensuite, quelqu un en propose l adoption, une autre personne l appuie et c est ce qui fait que l ordre du jour est adopté. À partir de ce moment, il doit être suivi rigoureusement. Le contenu de l ordre du jour variera selon qu il s agit d une réunion ou d une assemblée ordinaire, générale ou extraordinaire. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente Le procès-verbal est un document légal qui doit être conservé par l entreprise. Avant tout, il est important de comprendre que la rédaction de celui-ci se fait toujours après que la réunion a eu lieu. C est pourquoi, lors de la réunion en cours, il est important de lire et d approuver le procès-verbal de la réunion précédente afin que tous les participants aient en main les détails des discussions de la dernière réunion. Par exemple, si une réunion a lieu aujourd hui, les participants liront et approuveront le procès-verbal de la dernière réunion. Le procès-verbal de la réunion précédente est généralement lu et vérifié tout de suite après l adoption de l ordre du jour. S il y a des corrections à apporter (il faut bien comprendre que ce sont des corrections et non des modifications), elles doivent être notées, car le but est de rendre le procès-verbal conforme aux débats de la réunion. Ensuite, quelqu un en propose l approbation, une autre personne l appuie et ensuite, il est adopté par les membres. Une fois le procès-verbal approuvé, le président et le secrétaire d assemblée apposent leur signature sur la dernière page du procès-verbal 3. Débats On appelle débats toutes les discussions concernant les points à l ordre du jour, lesquels sont vus dans l ordre. Les membres interviennent à tour de rôle en s adressant à la personne qui préside la réunion ou l assemblée. Trois sortes d interventions sont faites lors de ces discussions : des opinions (appréciations, avis, points de vue) sont exprimées; de l information (faits que l on porte à la connaissance de l assemblée) est transmise; des propositions (solutions ou projets soumis à l assemblée) sont présentées. Proposition ou motion Tout d abord, il est important de comprendre que les mots proposition et motion sont synonymes, et sont autant utilisés dans les réunions que dans les assemblées délibérantes. Toute proposition formulée devant les autres membres de la réunion ou de l assemblée devient un projet de résolution; une résolution est une décision prise à la suite d un vote. Chaque proposition est donc 3. Georgette LAMY, Le bureau et la bureautique, Montréal, Entreprises culturelles inc., 1988, p SOFAD

29 Chapitre 2 présentée par un des membres et doit être appuyée par une autre personne avant d être soumise pour étude. Si elle est recevable, on en discute : le débat s engage et la proposition pourra ensuite être adoptée telle quelle ou des amendements 4 pourront y être apportés. L amendement doit ajouter des précisions ou proposer des changements à la proposition principale. De plus, il doit être appuyé et devient dès lors sujet à discussion. Tout d abord, on doit décider de l amendement par un vote majoritaire et on doit reconsidérer ensuite la proposition principale. Lors de la réunion ou de l assemblée, on étudie une seule proposition et une seule proposition d amendement à la fois. Pour différentes raisons, la proposition peut toutefois être transmise à un comité, reportée, déposée sur le bureau, retirée ou reconsidérée. Le président fait voter au scrutin secret ou à main levée et proclame les résultats. Le secrétaire d assemblée inscrit alors, sous l énoncé de la proposition, si elle est : adoptée à l unanimité; adoptée par la majorité; rejetée. Question de privilège Un membre de la réunion ou de l assemblée qui juge que ses droits, quant au déroulement de la séance, sont enfreints à cause d une erreur de procédure, d un désordre ou de conditions matérielles inadéquates ou pénibles, peut interrompre la personne qui parle et s adresser directement au président sans attendre que celui-ci lui accorde le droit de parole. Rappel à l ordre La responsabilité de faire respecter les règlements et l ordre incombe au président d assemblée. Si un membre commet une infraction, le président ou tout autre membre présent a le droit d attirer l attention sur ce manquement. Exemple : Si un membre tient des propos irrespectueux envers un autre membre, il sera rappelé à l ordre, car il est de mise de maintenir une ambiance agréable lors des réunions ou des assemblées. Clôture de la séance Quand tous les points à l ordre du jour sont épuisés, on décide de la clôture de la séance (levée de la réunion). Il peut arriver que la clôture de la séance se fasse sans que tous les points à l ordre du jour aient été vus. Dans ce cas, ces points sont reportés à la prochaine réunion et le secrétaire d assemblée devra en faire mention dans le procès-verbal. La clôture de la réunion doit être proposée et dûment appuyée au même titre qu une proposition si ce point a été inscrit à l ordre du jour. Parfois, on ne désire pas l inscrire à l ordre du jour, car ce dernier est très court et ne contient qu un ou deux sujets de débat comme dans le cas d une réunion ou d une assemblée extraordinaire. Dans ce cas, lors de la rédaction du procès-verbal, au point «Clôture de la séance», on notera tout simplement à quelle heure celle-ci s est terminée. 4. Un amendement est une «modification proposée à un texte soumis à une assemblée délibérante». (Source : Le nouveau Petit Robert de la langue française 2009, sous la dir. de Josette Rey-Debove et Alain Rey, Paris, Dictionnaires Le Robert, 2009, p. 80.) SOFAD 2.11

30 Réunions d affaires Pour vous aider à mieux comprendre toutes ces notions, vous pouvez visionner la vidéo 1 qui présente une assemblée générale de la Coopérative d habitation Prés verts. Vous pourrez ainsi y observer le déroulement habituel d une assemblée Saisie de l information La saisie de l information relève du secrétaire d assemblée. Elle consiste à capter la discussion au moyen de la sténographie, de l écriture rapide ou de la prise de notes. Ainsi, même si vous ne connaissez pas la sténographie ou l écriture rapide, il est possible de prendre des notes. Peu importe la méthode utilisée, l important, c est que l information soit exacte. Sténographie et écriture rapide La sténographie est une écriture qui emploie des signes abréviatifs (à la place des lettres de l alphabet), permettant de noter les sons à la vitesse d expression de l interlocuteur 5. L écriture rapide, quant à elle, est basée sur l alphabet courant. Prise de notes Lorsqu il n est pas nécessaire de présenter la transcription intégrale du texte communiqué verbalement, on peut simplement prendre des notes. Lors d une réunion ou d une assemblée, cette méthode consiste à noter les points importants et les décisions qui ont été prises. Dans un procès-verbal, seuls les points discutés et les décisions retenues sont notés. Il ne s agit pas de retranscrire «mot à mot». Afin d accélérer la prise de notes, vous pourriez, avant la réunion, reproduire l ordre du jour en le personnalisant selon vos besoins. Vous pourriez ainsi insérer plusieurs lignes entre les différents éléments afin d y noter, en cours de réunion, l essentiel des décisions et les points importants. De plus, vous pourriez inscrire toute l information dont vous disposez avant le début de la réunion (le nom des participants et le titre des débats qui seront présentés). Au début de la rencontre, lorsque les gens seront installés autour de la table, assignez à chacun un numéro correspondant à la place occupée : vous serez ainsi en mesure de vérifier qui est absent. Si une personne quitte la réunion avant la fin, indiquez-le. Si des personnes remettent des documents, n oubliez pas de le mentionner à côté de leur nom. Ce sont là des exemples qui faciliteront la prise de notes et vous permettront d être plus efficace. 5. Cette méthode est de moins en moins utilisée SOFAD

31 Chapitre 2 Exercice 2.2 Distinguer l audioconférence de la vidéoconférence 1. À la suite de votre lecture, expliquez les principales différences entre l audioconférence et la vidéoconférence. 2. Quel type d équipement est généralement nécessaire pour tenir une audioconférence? 3. Quel type d équipement est généralement nécessaire pour tenir une vidéoconférence? Exercice 2.3 Connaître les procédures d une réunion et d une assemblée 1. Définissez le rôle du président de réunion ou d assemblée. 2. Définissez le rôle du secrétaire de réunion ou d assemblée. SOFAD 2.13

32 Réunions d affaires 3. Est-ce que le président d assemblée est élu à vie? Expliquez. 4. Donnez la définition de débats. Félicitations! Vous distinguez bien ce qu est une réunion, une assemblée et un comité! Maintenant que vous connaissez les divers types de réunions, leur tenue et leurs procédures, poursuivez maintenant votre apprentissage afin de connaître plus en détail les différents types de documents nécessaires à une réunion SOFAD