Atelier du Social L utilisation des NTIC par le salarié : limites et contrôle par l employeur. Partenaire Média

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4 Sommaire Introduction Principes régissant l utilisation des NTIC en droit du travail Les relations individuelles et les NTIC Les relations collectives et les NTIC 4

5 Introduction Quelques définitions Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication: Elles regroupent les techniques utilisées dans le traitement et la transmission, des informations, principalement de l informatique, de l internet et des télécommunications. Données personnelles: article 2 de la loi du 6 janvier 1978, n 7817 «Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose ou auxquels peut avoir accès le responsable du traitement ou toute autre personne». Traitement de données à caractère personnel: article 2 de la loi du 6 janvier 1978 «Constitue un traitement de données à caractère personnel toute opération ou tout ensemble d opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l enregistrement, l organisation, la conservation, l adaptation ou la modification, l extraction, la consultation, l utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l interconnexion, ainsi que le verrouillage, l effacement ou la destruction». 5

6 1. Principes régissant l utilisation des NTIC en droit du travail 1.1. Obligations de l employeur liées à l utilisation des NTIC au sein de l entreprise 1.2. Droits des salariés lors de l utilisation des NTIC au sein de l entreprise 6

7 1.1 Obligations de l employeur liées à l utilisation des NTIC au sein de l entreprise Procédure préalable à la mise en place d un système de contrôle des salariés dans les locaux de travail L obligation de loyauté et de transparence L obligation de proportionnalité et de finalité La collecte des données La conservation des données personnelles L obligation de sécurité L obligation de confidentialité L obligation de déclaration 7

8 1.1.1 Procédure préalable à la mise en place d un système de contrôle des salariés Article L du code du travail: information et consultation du comité d entreprise. L employeur doit présenter au CE un document d information portant a minima sur: La justification de la mise en place du dispositif de sécurité Descriptif du système de surveillance Modalités et durées de conservation des enregistrements Procédure d information des salariés Procédure de déclaration à la CNIL 8 Sanctions du défaut de consultation du CE: Moyen de preuve illicite ou irrecevable Délit d entrave

9 1.1.1 Procédure préalable à la mise en place d un système de contrôle des salariés Article L : consultation du CHSCT Consultation avant toute décision d aménagement emportant modification des conditions de travail des salariés Information individuelle et préalable des salariés: article L du code du travail dispose que «Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n a pas été porté préalablement à sa connaissance» 9 Moyens: Information individuelle de tous les salariés Affichage d une note dans les locaux de travail

10 1.1.1 Procédure préalable à la mise en place d un système de contrôle des salariés Déclaration à la CNIL Loi du 6 janvier 1978, n relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés impose à l employeur de déclarer préalablement à la CNIL, la mise en place d un système de «traitement automatisé d informations nominatives» Tout enregistrement et stockage d images constituent une collecte de données nominatives dès lors qu elle permet l identification des salariés (8 ème rapport de la CNIL) Obligation de remplir le formulaire CERFA n lors de la mise en place d un système de vidéosurveillance des salariés dans les locaux de travail 10 Sanction du défaut de déclaration à la CNIL: article du code pénal Peine d emprisonnement de 5 ans Amende de euros

11 1.1.1 Procédure préalable à la mise en place d un système de contrôle des salariés Modification du règlement intérieur de l entreprise Conformément à l article L du code du travail, le règlement intérieur s impose aux salariés et permet notamment à l employeur de fixer, unilatéralement, les mesures d application de la réglementation en matière d hygiène et de sécurité dans l entreprise A titre de rappel, la modification du règlement intérieur doit s effectuer selon les règles prescrites par l article L du code du travail: Avis du comité d entreprise et du CHSCT Communication en deux exemplaires du règlement modifié et l avis des représentants du personnel à l inspecteur du travail Dépôt du règlement intérieur au secrétariat greffe du CPH Affichage sur les lieux du travail du règlement modifié 11

12 1.1.2 L obligation de loyauté et de transparence 12 Article 6 de la loi n du 6 janvier 1978 dite «Informatique et Libertés» modifiée par la loi n du 6 août 2004 Les données doivent être collectées et traitées de manière loyale et licite par l employeur Information obligatoire du salarié sur tout dispositif d information le concernant Consultation du comité d entreprise sur tous moyens et techniques permettant un contrôle de l activité des salariés En application de ce principe, l employeur doit, conformément aux dispositions de l article 32 de la loi de 1978 modifiée, informer les salariés de : La nature des informations transmises La finalité du traitement des données Des personnes physiques ou morales destinataires des données Du droit d accès et de rectification dont ils disposent

13 1.1.3 L obligation de proportionnalité et de finalité Cette obligation résulte notamment de: L article 6 de la loi n du 6 janvier 1978 dite «Informatique et Libertés» modifiée par la loi du n du 6 août 2004 L article 2 de la DDHC de 1789 : respect du droit à la vie privée L article 9 du code civil relatif au droit de chacun au respect de sa vie privée L article L du code du travail qui dispose : «Nul ne peut porter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché» 13

14 1.1.3 L obligation de proportionnalité et de finalité 14 En conséquence: Les données doivent être collectées pour des finalités: Déterminées et explicites Pertinentes et adéquates Les informations demandées doivent être proportionnées au but recherché Les données ainsi collectées doivent être justifiées par un intérêt légitime (exigence de sécurité, nécessité d éviter un usage abusif de l informatique à des fins personnelles, risque particulier de vols, surveillance d un poste de travail dangereux, etc.) et ne pas être excessives au regard de ses finalités Les données ne doivent pas être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées Si modification ou extension de la finalité, une déclaration complémentaire sera nécessaire

15 1.1.3 L obligation de proportionnalité et de finalité Sanctions du détournement de la finalité des données recueillies: article du code pénal: 5 ans d emprisonnement euros d amende, voire euros si le contrevenant est une personne morale 15

16 1.1.4 La collecte des données L article L du code du travail dispose que: «Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l évaluation de ses aptitudes. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d informations». 16 En conséquence: Par principe, il convient de recueillir le consentement du salarié pour utiliser une information collectée Les données traitées doivent être exactes, complètes et si nécessaire, mises à jour Il est interdit de mettre en mémoire ou conserver des données relatives aux origines raciales, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, aux appartenances syndicales, à la santé, à la vie sexuelle, ou encore les infractions et condamnations encourues, à défaut peines encourues: 5 ans d emprisonnement et euros d amende (article du code pénal)

17 1.1.4 La collecte des données Au regard de l article 6 de la loi du 6 janvier 1978 La collecte des données doit être légale et licite Les finalités de cette collecte doit être déterminées, explicites et légitimes Les données doivent être adéquates, pertinentes, non excessives au regard de leur finalité Les données doivent être exactes, complètes et mises à jour Sanction d une collecte de données personnelles par des moyens frauduleux, déloyaux ou illicites : article du code pénal 5 ans d emprisonnement euros d amende 17

18 1.1.5 La conservation des données personnelles L article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée prévoit que les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées pendant une durée qui excède la durée nécessaire eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, sauf autorisation de la CNIL (CE, 18 mars 2005, n ) Cette durée s apprécie donc selon la nature de la donnée Le non respect de cette formalité est sanctionné à l article du code pénal 5 ans d emprisonnement euros d amende 18

19 1.1.5 La conservation des données personnelles 19 A titre d exemples, la CNIL recommande de conserver: Données relatives à la paie: 5 ans Fichiers de recrutement: 2 ans après le dernier contact client Enregistrement des vidéosurveillances: 1 mois Informations relatives aux absences des salariés: pas au-delà du temps nécessaire à l établissement des fiches de paie Informations nécessaires à l établissement des droits du personnel, tel la retraite : sans limitation de durée

20 1.1.6 L obligation de sécurité L article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée impose à la personne qui ordonne ou effectue le traitement automatisé des données à caractère professionnel de prendre toutes les précautions utiles aux fins de préserver la sécurité des informations et notamment éviter qu elles soient: Déformées Endommagées Communiquées à des tiers non autorisés Sécurité assurée au moyens de logiciels de protection des données, de mots de passe, etc. Recommandation de la CNIL du 21 juillet 1981, n : les utilisateurs ou détenteurs de ces fichiers sont responsables du choix des mesures de sécurité Inexécution de cette obligation de sécurité sanctionnée à l article du code pénal 5 ans d emprisonnement euros d amende, voire euros si le responsable est une personne morale Publication de tout ou partie du jugement 20

21 1.1.7 L obligation de confidentialité Cette obligation résulte de: L article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée L article L du code du travail en matière d évaluation professionnelle des salariés L article L du code du travail en matière de recrutement des salariés Principe: seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données personnelles contenues dans les fichiers (salarié, inspection du travail, administration fiscale, etc.) 21 Sanctions prévues à l articles du code pénal: Divulgation à des tiers non autorisées des informations confidentielles est punie de 5 ans d emprisonnement et euros d amende Divulgation par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d emprisonnement et de euros d amende

22 1.1.8 L obligation de déclaration Principe: le responsable du traitement automatisé ou non de données à caractère personnel doit effectuer une déclaration à la CNIL 3 hypothèses: Déclaration ordinaire: pour les traitements à caractère personnel qui peuvent porter atteinte à la vie privée Déclaration simplifiée: pour les catégories les plus courantes des traitements qui ne portent pas atteinte à la vie privée (article 24 loi 1978 modifiée), tels la gestion du personnel, la gestion des contrôle d accès aux locaux de travail, des horaires et de la restauration, l utilisation de services de téléphonie fixe ou mobile et la géolocalisation Exonération de déclaration: Fichiers de paie (délibération CNIL n du 9 décembre 2004) Gestion des activités sociales et culturelles des comités d entreprises ou d établissements (délibération CNIL n du 17 octobre 2006) Un correspondant à la protection des données a été désigné au sein de l entreprise 22

23 1.1.8 L obligation de déclaration La déclaration ordinaire: article 22 et 23 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée Cette déclaration doit être effectuée préalablement à la mise en œuvre du traitement La société s engage à ce que le traitement soit conforme aux exigences de la loi Cette déclaration peut être adressée à la CNIL par voie électronique, par LR-AR ou dépôt au secrétariat de la CNIL, contre reçu Mise en œuvre du traitement suite à la réception du récépissé de la déclaration de la CNIL La déclaration simplifiée doit comporter les mentions suivantes: Les finalités des traitements faisant l objet de la déclaration Les données à caractère personnel La ou les catégories de personnes concernées Les destinataires auxquels les données sont communiquées La durée de conservation 23

24 1.1.8 L obligation de déclaration Le correspondant à la protection des données : Décret n du 20 octobre 2005 modifié par le Décret n du 25 mars 2007 Sa désignation exonère l employeur de son obligation de déclaration lors de la mise en place d un traitement automatisé des données concernant son personnel Missions: Chargé de veiller, de manière indépendante, à la conformité des traitements à la législation et d établir une liste de ces traitements accessible à toutes personnes en faisant la demande Possibilité de faire toute recommandation au responsable des traitements Consulté préalablement sur tous nouveaux traitements automatisés Possibilité de saisir la CNIL Liberté de l employeur dans le choix éventuel d un correspondant sous réserve que: Le correspondant ne soit pas le responsable des traitements automatisés ou son représentant Absence de conflits d intérêts entre sa mission et ses activités exercées parallèlement Information préalable de cette désignation aux représentants du personnel, puis notification à la CNIL Cette désignation prend effet dans le mois qui suit la réception de la notification par la CNIL Cessation fonctions: Manquements aux devoirs de sa fonction Démission, décharger de ces fonctions pour un motif autre que le manquement aux devoirs de sa fonction 24

25 1.1.8 L obligation de déclaration 25 Sanctions du défaut de déclaration à la CNIL : article du code pénal 5 ans d emprisonnement euros d amende pouvant aller jusqu à euros pour les personnes morales Insertion du jugement dans un ou plusieurs journaux et son affichage, aux frais du condamné L absence de déclaration à la CNIL interdit à l employeur de mettre en œuvre son projet Le refus du salarié de se soumettre à un traitement non déclaré à la CNIL ne constitue pas une faute pouvant lui être imputé et justifiant son licenciement (Cass. Soc., 6 avril 2004, n )

26 1.2 Droits des salariés lors de l utilisation des NTIC au sein de l entreprise Le droit d information Le droit d accès Le droit de rectification Le droit d opposition 26

27 1.2.1 Le droit d information Article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée prévoit que toutes les personnes auprès desquelles sont recueillies des données à caractère personnel les concernant sont informées directement par le responsable du traitement des données: 27 De l identité du responsable du traitement, et le cas échéant, de celle de son représentant De la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses Des conséquences éventuelles, à leur égard, d un défaut de réponse Des destinataires ou catégories de destinataires des données Le cas échéant, du transfert des données à caractère professionnel envisagé à destination d un Etat non membre de la Communauté européenne De l existence d un droit d accès, d opposition et de rectification, ainsi que les coordonnées du service compétent auprès duquel elles peuvent exercer leur droit

28 1.2.2 Le droit d accès Définition :Toute personne justifiant de son identité à le droit d interroger le responsable d un fichier ou d un traitement aux fins de savoir s il détient des informations sur elle et en obtenir communication (article 39 de la loi de 1978 modifiée) Bénéficiaires : Toute personne physique justifiant de son identité Contenu : La confirmation que les des données à caractère personnel la concernant font ou ne font pas l objet d un traitement Des informations relatives aux finalités du traitement, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées Le cas échéant, des informations relatives aux transferts des données envisagées à destination d un Etat non membre de la Communauté européenne La communication, sous forme accessible, des données à caractère personnel qui la concernent ainsi que toute information disponible quant à l origine de celles-ci Les informations permettant de connaître ou contester la logique qui sous-tend le traitement automatisé en cas de décision prise sur le fondement de celui-ci et produisant des effets juridiques à l égard de l intéressé 28

29 1.2.2 Le droit d accès Demande effectuée au moyen d une requête écrite adressé au responsable du traitement à laquelle est joint leur justificatif d identité Réponse dans un délai de 2 mois. Le silence gardé pendant plus de 2 mois vaut décision de refus. Le refus doit être motivé et précisé les délais et voies de recours Limites au droit d accès : Demandes manifestement excessives : nombre, caractère systématique ou répétitif Si contestation, la charge preuve du caractère manifestement excessif incombe au responsable du traitement des données 29

30 1.2.3 Le droit de rectification Article 6 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 Si la personne fichée constate que les informations sont: Inexactes Incomplètes Équivoques Périmées Collecte, utilisation, communication ou conservation d informations interdites Elle peut exiger, sans délai, leur modification par le responsable du traitement Si contestation, la charge de la preuve pèse sur le responsable du traitement Forme de la demande et délai de réponse de l employeur: cf. droit d accès Sanctions de l inexécution des obligations de l employeur: article R du code pénal, contravention de 5 ème classe 30

31 1.2.4 Le droit d opposition Article 38 de la loi du 6 janvier 1978, modifié et renforcé par la loi n du 6 août 2004 Toute personne a le droit de s opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l objet d un traitement Ce droit s exprime: Par un refus de répondre lors d une collecte non obligatoire de données Par le refus de donner l accord écrit obligatoire pour le traitement de données sensibles telles que les opinions politiques ou convictions religieuses Le salarié doit être mis en demeure d exprimer son choix avant la validation définitive de ses réponses Si collecte orale des informations, le salarié est mis en mesure d exercer son droit d opposition avant la fin de la collecte des données le concernant 31

32 2. Les relations individuelles et les NTIC 2.1 La gestion du personnel et les NTIC 2.2 Le contrôle de l activité des salariés et les NTIC 2.3 L utilisation à des fins personnelles par les salariés des NTIC 2.4 Réseaux sociaux et droit du travail 32

33 2.1 La gestion du personnel et les NTIC Le recrutement La paie L archivage électronique 33

34 2.1.1 Le recrutement 34 Principe de proportionnalité : article L du code du travail : Les informations demandées au candidat à un emploi ne peuvent avoir d autre but que: Apprécier la capacité du candidat à occuper l emploi proposé Apprécier les aptitudes professionnelles du candidat Article L du code du travail : Informations demandées doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l emploi proposé Candidat doit répondre de bonne foi Tout questionnaire d embauche ou autres supports qui collectent des informations à caractère personnel doivent, préalablement à leur mise en œuvre, être déclarés à la CNIL Déclaration normale à la CNIL Dispense de déclaration à la CNIL, si désignation d un correspondant à la protection des données à caractère personnel

35 2.1.1 Le recrutement Délibération de la CNIL, n du 21 mars 2002, précise les informations pouvant être demandées ou non à un candidat lors de son recrutement: Interdiction de collecter des informations relevant de la vie privée du candidat Interdiction de collecter des informations par des moyens frauduleux, déloyaux ou illicites Interdiction de collecter et conserver, sauf accord exprès du candidat, des données nominatives qui directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, appartenance syndicale, ou encore des informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle du candidat Interdiction d établir des profils automatiques 35

36 2.1.1 Le recrutement Article L du code du travail : tout candidat à un emploi devra être expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d aide au recrutement et d évaluation utilisées à leur égard Article L du code du travail : information préalable du comité d entreprise sur les méthodes ou techniques d aide au recrutement des candidats à un emploi 36

37 2.1.1 Le recrutement 37 En définitive, la CNIL, dans sa délibération n du 21 mars 2002, reprend donc les principes issus de la loi du 6 janvier 1978 : Le traitement doit faire l objet d une déclaration ordinaire Le principe de finalité doit être respecté Les candidats doivent être informés de tout traitement de leur information L accord exprès des candidats en cas d enregistrement de données dites sensibles L utilisation d annonces ne correspondant pas à un poste à pourvoir est illicite La détermination de profils par méthode automatisée est interdite Les résultats obtenus doivent restés confidentiels

38 2.1.2 La paie 38 Délibération de la CNIL, n du 9 décembre 2004, dispense l employeur de déclaration pour: Les traitements de gestion de la paie (calcul et paiement du salaire, frais professionnels, etc.) La gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires : DADS, emploi des travailleurs handicapés Les registres obligatoires : registre unique du personnel Toutefois, maintien de l ensemble des droits des salariés (opposition, accès, rectification, etc.) et des obligations de l employeur (finalité des fichiers, information des salariés, conservation, etc.)

39 2.1.3 L archivage électronique Les obligations légales en matière de gestion fiscale, comptable ou sociale imposent aux entreprises de conserver sur de longues périodes des documents contenant des données à caractère personnel L archivage électronique doit respecter les principes issus de la loi du 6 janvier

40 2.1.3 L archivage électronique Respect du principe du droit à l oubli : les archives courantes et intermédiaires ne doivent pas être conservées dans l entreprise durant des durées excessives eu égard à leur finalité Les responsables de traitements doivent mettre en œuvre les mesures techniques et d organisation appropriées pour protéger les données archivées contre une diffusion ou un accès non autorisés, ou encore contre toute autre forme de traitement illicite 40 L accès aux archives intermédiaires doit être limité à un service déterminé et il doit être procédé à un isolement des données archivées au moyen d une séparation logique (gestion des droits d accès et habilitation)

41 2.2 Le contrôle de l activité des salariés et les NTIC Les badges électroniques et cartes à puces magnétiques La biométrie Le comptage des communications téléphoniques La vidéosurveillance Les dispositifs de géolocalisation GSM/GPS

42 2.2.1 Les badges électroniques et cartes à puces magnétiques Ce système a pour finalités: Le contrôle de l accès à l entrée et dans certains locaux de travail La gestion des horaires variables et des temps de présence La gestion de l accès au restaurant d entreprise et la mise en place d un système de paiement Le contrôle d accès des visiteurs Chaque passage du badge dans un lecteur permet l enregistrement de données relatives à son détenteur 42 Risque d utilisation détournée des données et traçage des déplacements des salariés

43 2.2.1 Les badges électroniques et cartes à puces magnétiques Obligation de déclaration préalable à la mise en œuvre du dispositif à la CNIL, sauf désignation d un correspondant informatiques et libertés. A défaut, le refus d un salarié d utiliser son badge ne constitue pas un motif légitime de licenciement (Cass. Soc., 6 avril 2004, n ) Norme n 42 du 8 janvier 2002 : déclaration simplifiée suffisante pour les contrôle d accès à l entreprise L employeur doit veiller à ce que ces dispositifs n entravent pas la liberté de circulation des délégués syndicaux et représentants du personnel au sein de l entreprise Interdiction de suivre les déplacements internes des salariés dans l entreprise, sauf zones à risque. Dans ce cas de figure, information des salariés et justification de ces mesures 43

44 2.2.1 Les badges électroniques et cartes à puces magnétiques Informations pouvant être collectées et traitées: Identité (nom, prénom, numéro de matricule interne, etc.) Vie professionnelle (service, JRTT, congés, autorisations d absences, etc.) Badges (numéro et date de validité) Heures d entrée et de sortie, numéro de porte utilisée) Si accès à un parking : numéro de place et numéro d immatriculation, etc. Durée de conservation: Éléments d identification des salariés : 5 ans après le départ du salarié Éléments relatifs aux déplacements : 3 mois au plus Informations relatives au contrôle du temps de travail : 5 ans Éléments relatifs aux motifs d absence : 5 ans au plus, sauf dispositions légales contraires Paiement par retenue sur salarie : 5 ans 44

45 2.2.2 La biométrie Les dispositifs biométriques permettent l identification d une personne par ses caractéristiques physiques, biologiques ou comportementales : empreintes digitales, iris de l œil, contour de la main, ADN, signature, démarche, etc. Autorisation préalable de la CNIL requise avant toute mise en œuvre de tels dispositifs Sauf motif sécuritaire, interdiction de constituer une base de données d empreintes digitales Arrêt du TGI de Paris, 19 avril 2005, 1 ère ch., section sociale, n 05/00382 Interdit la mise en place d un système de pointage par empreintes digitales aux fins de contrôler l activité des salariés Un tel dispositif porte atteinte aux libertés individuelles et n est justifié par aucun motif de sécurité ou de protection de l activité exercée au sein des locaux de travail Non respect du principe de proportionnalité 45

46 2.2.2 La biométrie Le contour de la main L empreinte digitale 46

47 Le contour de la main Ce dispositif vise les traitements qui ont pour objet: Le contrôle des accès aux locaux de l entreprise La gestion des horaires et des temps de présence Le contrôle de l accès au restaurant d entreprise et la gestion de la restauration Le contrôle d accès des visiteurs Seul le gabarit du contour de la main est enregistrée et auquel est associé un numéro d identification de la personne. Interdiction de conserver la photographie de la main 47 Destinataires de ces informations: Service du personnel Service paie Service gérant la sécurité des locaux Service gérant la restauration d entreprise

48 L empreinte digitale Finalité du dispositif reposant sur la reconnaissance de l empreinte digitale : contrôle des accès à l entrée et dans les locaux de travail, à l exclusion du contrôle des heures de travail Stockage des données réalisées sur un support individuel dont le salarié a un contrôle exclusif Seul le gabarit de l empreinte digitale est enregistrée 48 Autorisation de la CNIL donnée au cas par cas

49 L empreinte digitale Délibération CNIL, n du 18 mars 2010 La CNIL suspend durant 3 mois un dispositif de biométrie illégal, système de contrôle d accès reposant sur la reconnaissance d empreintes digitales, dans l attente de la mise en conformité de l entreprise: Société n avait pas tenu compte du refus d autorisation de mise en œuvre du dispositif par la CNIL Les salariés n avaient pas été informés L entreprise conservait les données sans limitation de durée dans le temps 49

50 2.2.3 Le comptage des communications téléphoniques Permet l enregistrement des numéros appelés pour chaque poste téléphonique ainsi que l ensemble des éléments de communication (date, heure, durée, coût) Permet d identifier les interlocuteurs Permet à l employeur de maîtriser ses dépenses liées à l utilisation des services de téléphonie Interdiction d écouter ou d enregistrer les conversations téléphoniques des salariés, ni même localiser un salarié à partir de son téléphone portable, sauf lorsque le travail consiste à téléphoner (ventes par correspondance, standardistes, etc.) Recommandation CNIL n du 18 septembre 1984 Connaître exactement le temps passé par chaque salarié à l exécution de son travail 50

51 2.2.3 Le comptage des communications téléphoniques Bénéficie de la déclaration simplifiée à la CNIL (délibération du 3 février 2005, n ) pour les traitements des données relatives à l utilisation du téléphone portable, dans le cadre professionnel Si les relevés téléphoniques font état des numéros de téléphone appelés, les 4 derniers chiffres doivent être occultés Les IRP doivent disposer de lignes téléphonique excluant toute possibilité d interception ou d indentification des correspondants (Délibération CNIL n du 20 décembre 1994 et Cass. Soc., 6 avril 2004, n ) 51 L ensemble de ces données sont conservées pendant un an, à compter de la date d exigibilité des sommes dues au titre des communications téléphoniques

52 2.2.3 Le comptage des communications téléphoniques Par l utilisation de la facturation détaillée La simple vérification des relevés de la durée, du coût et des numéros des appels téléphoniques passés à partir de chaque poste, édités au moyen de l autocommutateur téléphonique de l entreprise, ne constitue pas un procédé de surveillance illicite pour n avoir pas été préalablement porté à la connaissance des salariés (Cass. Soc., 29 janvier 2008, n ) La vérification par l entreprise des relevés de ses communications téléphoniques fournies par France Télécom ne constitue pas un procédé de surveillance illicite des salariés pour ne pas avoir été porté à leur connaissance (Cass. Soc., 15 mai 2001, n ) L utilisation par un salarié du téléphone de l entreprise à des fins personnelles n est pas en soi fautive, sauf utilisation abusive (Cass. Soc., 29 janvier 2008, n ) 52 L abus est caractérisé par: Utilisation à répétition pendant de nombreuses heures de travail (CA Versailles 28 novembre 1995, n ) Appels de longues distances (Cass. Soc., 18 juin 2003, n )

53 2.2.4 La vidéosurveillance La vidéosurveillance dans les locaux de travail La vidéosurveillance dans les autres locaux de l entreprise 53

54 La vidéosurveillance dans les locaux de travail A titre de rappel: Consultation préalable des IRP Information individuelles des salariés concernés Déclaration normale et préalable à la CNIL, sauf désignation d un correspondant Informatiques et Libertés A défaut, la sanction est l illicéité des moyens de preuve obtenus par l employeur 54 Délibération de la CNIL n du 22 avril 2010 Interruption d urgence d un dispositif de vidéosurveillance mise en œuvre par une société de transport routier pour lutter contre les dégradations matérielles et protéger les salariés CNIL a constaté que ce dispositif plaçait les salariés sous surveillance constante, générale et permanente non justifiée

55 La vidéosurveillance dans les autres locaux de l entreprise 55 Quid du licenciement de salariés fondé des enregistrements vidéo recueillis, à leur insu, dans des locaux non affectés au travail des salariés: Cass. Soc., 19 avril 2005, n Le système de vidéosurveillance n a pas vocation à contrôler l activité des salariés Aucune consultation des IRP, ni même d information des salariés sur ce système ne s impose Moyen de preuve recueilli licite Cass. Soc., 19 janvier 2010, n : l employeur est libre de mettre en place un dispositif de surveillance dans des locaux où les salariés ne travaillent pas.» Salarié surpris par un membre du service de gardiennage des locaux mis en place pour assurer leur protection contre les vols et dégradations, alors qu il se trouvait sur le toit d un bâtiment dont l accès était interdit au personnel pour des raisons de sécurité: constatations de l agent de sécurité peuvent être invoquées au soutien d une mesure disciplinaire

56 2.2.5 Les dispositifs de géolocalisation GSM/GPS Certains employeurs équipent leurs véhicules professionnels de dispositifs de géolocalisation Par ce dispositif, risque d atteinte à la liberté d aller et venir et à la vie privée des salariés Mise en place: Déclaration simplifiée à la CNIL Information préalable des salariés concernés (finalité du traitement, des données traitées, durée conservation, destinataires des données, leurs droits) Information préalable des IRP 56

57 2.2.5 Les dispositifs de géolocalisation GSM/GPS Finalités du dispositif: Le respect d une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés Le suivi et la facturation d une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d une prestation de services directement liée à l utilisation du véhicule La sûreté ou la sécurité du salarié ou des marchandises ou du véhicule dont il a la charge Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés Le suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut pas être effectuer par un autre moyen Article du code pénal punit le détournement de finalité de 5 ans d emprisonnement et euros d amende Limites du dispositif: Il ne doit pas conduire à un contrôle permanent du salarié, surtout si l intéressé peut utiliser son véhicule à des fins privées Les représentants du personnel ne peuvent faire l objet d une telle opération dans l exercice de leur mandat 57

58 2.2.5 Les dispositifs de géolocalisation GSM/GPS Les données collectées vont permettre: L identification du salarié L identification des déplacements effectués Informations complémentaires telles vitesse, temps de conduite, etc. A noter, que le traitement de la vitesse maximale est impossible car les infractions éventuelles ne doivent pas être identifiées 58 Durée des conservation des données: Principe: limitée à 2 mois, sauf réglementation contraire Portée à un an, quand le dispositif a pour objectif : La réalisation d un historique des déplacements à des fins d optimisation des tournées Constitue le seul moyen de preuve de la réalisation de la prestation par le salarié Portée à 5 ans, dans le cadre du suivi du temps de travail

59 2.3 L utilisation à des fins personnelles par les salariés des NTIC L existence de règles d utilisation des NTIC La messagerie professionnelle L accès à internet Le contrôle des fichiers stockés sur le disque dur de l ordinateur des salariés 59

60 2.3.1 L existence de règles d utilisation des NTIC Deux grands principes en concurrence: Article L du code du travail relatif au respect à la vie privée du salarié: «Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché» Prérogatives de l employeur: Le droit disciplinaire qui vise à interdire tout usage abusif des NTIC par le salarié au temps et lieu de travail. L abus se matérialise de deux façons: L abus au vu du contenu des messages ou sites visités L abus au vu de la fréquence et la durée d utilisation des NTIC sur les lieux du travail Le contrôle de l employeur doit donc être: Justifié par l intérêt de l entreprise et respecter le principe de proportionnalité au but recherché Bon fonctionnement des réseaux informatiques, la mise en jeu de la responsabilité de l employeur, les coûts financiers pour l entreprise Le procédé de contrôle doit être fiable et transparent : information/consultation des représentants du personnel et information individuelle des salariés Respecter la vie privée du salarié 60

61 2.3.1 L existence de règles d utilisation des NTIC Les chartes d éthiques ou déontologiques Les dispositifs d alertes professionnelles 61

62 Les chartes déontologiques ou d éthiques Outils juridiques : la rédaction de chartes déontologiques Annexées au règlement intérieur ou simplement portées à la connaissance des salariés Attention, pour que la charte informatique ou déontologique soit opposable au salarié, il faut respecter les règles applicables en matière d élaboration et de modification du règlement intérieur (en ce sens, Cass. Soc. 15 décembre 2010 n ) Permettent la clarification des règles d utilisation et de fonctionnement des NTIC au sein de l entreprise Assurent l information des salariés sur la mise en place d éventuels moyens de surveillance Forme et contenu de la charte: Soit un guide d utilisation des différents outils informatiques mis à la disposition des salariés (procédures à suivre, mode d emploi des diverses procédures à suivre). Elle fera l objet d une simple note de service, pouvant être modifiée sans formalisme ou procédure particulière Soit un document générateur d obligations pour les salariés (règles à respecter). Dans ce cas de figure, elle comporte nécessairement un volet disciplinaire et sera intégrée ou annexée au règlement intérieur. Par conséquent, lors de l élaboration de la charte ou de sa modification ultérieure, l employeur devra respecter la procédure de modification du règlement intérieur, article L du code du travail, à savoir: Avis du CE ou à défaut des DP Avis du CHSCT pour les mesures d application de la réglementation en matière de sécurité de l entreprise Communication à l inspecteur du travail Publicité et affichage 62

63 Les chartes déontologiques ou d éthiques Si la charte est génératrice d obligations pour les salariés, elle contiendra: Des règles d utilisation des moyens informatiques de l entreprise Des règles de sécurité des moyens informatiques Des procédures de contrôle de l activité des salariés utilisateurs 63 En tout état de cause, la mise en place d une charte nécessite: Rédaction de la charte en concertation avec les représentants du personnel. En pratique, rédaction unilatérale de l employeur Information/consultation du CE:» Lors de l introduction de nouvelles technologies dans l entreprise, article L du code du travail» Préalablement à la décision de mise en œuvre dans l entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant le contrôle de l activité des salariés article, L du code du travail Information des salariés sur les modalités de contrôle Déclaration préalable à la CNIL, si les règles édictées comportent la collecte d'informations nominatives concernant la manière dont chaque salarié utilise son ordinateur (nombre de messages reçus ou émis, sites consultés, etc.), à défaut: Article du code pénal : 5 ans d emprisonnement et euros d amende Interdiction pour l employeur de se prévaloir des données ainsi recueillies : preuve illicite

64 Les dispositifs d alertes professionnelles (ou whistleblowing) Définition: organisation des modalités selon lesquelles les salariés peuvent signaler à l employeur des problèmes pouvant sérieusement affecter son activité ou engager sa responsabilité (hotline) 64 Mise en œuvre: Décision unilatérale de l employeur ou par voie d accord collectif Si le dispositif comporte un traitement automatisé des données à caractère personnel : déclaration à la CNIL (article 25 loi du 6 janvier 1978 modifiée) Soit par une déclaration d engagement de conformité à la décision d autorisation unique du 8 décembre ) Soit après autorisation formelle de la CNIL Consultation préalable du CE, article L du code du travail et éventuellement du CHSCT (TGI Nanterre 27 décembre 2006, n ) Information individuelle et préalable des salariés utilisateurs et ceux mise en cause, article L du code du travail

65 Les dispositifs d alertes professionnelles (ou whistleblowing) Usage de ce système constitue une faculté pour les salariés et l anonymat doit pouvoir être conservé Destinataires des données : A une organisation spécifique au sein de l entreprise, astreinte à une obligation de confidentialité Possibilité de recourir à un prestataire extérieur Durée conservation des données : Fonction de la nature des données Donnée qui n entre pas dans le champ d application du dispositif : archivage ou destruction immédiate Donnée qui fait l objet d une vérification sans suite disciplinaire ou judiciaire : archivage ou destruction dans les 2 mois qui suivent la fin de la vérification Donnée qui fait l objet d une procédure disciplinaire ou judiciaire : conservation jusqu au terme de la procédure 65

66 Les dispositifs d alertes professionnelles (ou whistleblowing) Premières décisions jurisprudentielles sur le dispositif d alerte professionnelle: Dans un arrêt du 8 décembre 2009, n , la Cour de cassation se prononce pour la première fois sur un dispositif d alerte professionnelle. Elle juge ce dispositif illicite dans la mesure où il fait l objet d une simple déclaration de conformité auprès de la CNIL alors même que ce dispositif ne répondait pas à une obligation législative ou réglementaire de droit français visant à l établissement de procédure de contrôle interne dans les domaines financiers, comptable, bancaire et de la lutte contre la corruption Une autorisation formelle de la CNIL était nécessaire Dans une ordonnance de référé du TGI de CAEN du 5 novembre 2009, n , le tribunal a décidé de suspendre sous astreinte l utilisation du dispositif d alerte professionnelle dans la mesure il permettait de dénoncer anonymement des faits allant au-delà d actes de corruption ou de malversations mais autorisait la pratique de la délation contraire à l article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée 66

67 2.3.2 La messagerie professionnelle Articulation entre: Le droit disciplinaire de l employeur qui peut sanctionner toute utilisation non professionnelle et excessive des moyens informatiques Le droit des salariés, même pendant leur temps de travail, au respect de leur vie privée Arrêt Nikon du 2 octobre 2001, n : «le salarié a droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l intimité de sa vie privée; que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances; que l employeur ne peut dès lors sans violation de cette liberté fondamentale prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail et ceci, même au cas où l employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l ordinateur» 67

68 2.3.2 La messagerie professionnelle Assimilation des messages électroniques à de la correspondance privée Décision du Conseil Constitutionnel du 10 juin 2004, n relative à la loi pour la confiance dans l économie numérique Jurisprudence constante : arrêt Nikon du 2 octobre 2001, n Recommandation de la CNIL (fiche CNIL du Guide l Employeur «Le contrôle de l usage de la messagerie électronique») 68

69 2.3.2 La messagerie professionnelle Si l employeur entend contrôler l usage de la messagerie électronique du salarié, il doit: Préalablement informé le salarié du dispositif de contrôle mis en place, à défaut les moyens de preuve ainsi recueillies seront irrecevables car illicites Justifier son contrôle par un intérêt légitime article L du code du travail (problème de sécurité, éviter un usage abusif ou préjudiciable à l entreprise) Procéder à une déclaration normale à la CNIL, sauf désignation d un correspondant Informatiques et Libertés Le salarié est donc protégé par l article 9 du code civil relatif au respect de la vie privée et par le principe du secret des correspondances émises par voie de télécommunications (loi du 10 juillet 1991, n ) 69 Sanction de l atteinte au secret des correspondances : article du code pénal «Le fait ( ) d ordonner, de commettre ou de faciliter, hors les cas prévus par la loi, le détournement, la suppression ou l ouverture de correspondances ou la révélation du contenu des correspondances, est puni de 3 ans d emprisonnement et de euros d amende»

70 2.3.2 La messagerie professionnelle Principe : l envoyé ou reçu depuis le poste de travail mis à la disposition par l entreprise revêt un caractère professionnel et est donc susceptible d être lu par l employeur. L employeur peut y accéder librement (Cass. Soc., 30 mai 2007, n ) La réception de courriels pornographiques de collègues de travail ou de clients de l entreprise n est pas constitutive d une faute grave (Cass. Soc. 14 avril 2010, n ) Cette réception ne démontre pas l enregistrement pas le salarié de ces images sur son ordinateur professionnel 70

71 2.3.2 La messagerie professionnelle Exceptions : Mention «personnel» dans l objet du message ou dans le nom du répertoire d archive par le salarié (CA de Besançon, 21 septembre 2004, n 03/1807) Les messages électroniques échangés entre deux salariés de l entreprise, au moyen de la messagerie interne, portant en objet: «PVI-PROJET IMPRO N-1» ne permettait pas de présumer son caractère personnel: ouverture possible par employeur en l absence des salariés concernés (CA POITIERS, ch. Soc., 2 février 2010, n 09/00137) Termes et formulation du message (CA de Toulouse, 6 février 2003, n 02/02519 :référence aux vacances du salarié) Accès protégé par un mot de passe Messages échangés dans le cadre d une adresse de messagerie personnelle du salarié, et non dans le, cadre de sa messagerie professionnelle (Cass. Soc., 9 avril 2009, n ) 71

72 2.3.2 La messagerie professionnelle Limites à l usage personnel de la messagerie : une utilisation abusive est fautive Le contenu du message L envoi d un courriel antisémite à partir de la messagerie de l entreprise et permettant d identifier l entreprise constitue une faute grave (Cass. Soc., 2 juin 2004, n ) CA de Limoges du 23 février 2009, n 08/01112 : le salarié critiquait la politique de gestion des sinistres menée par la société d assurances et incitait l ensemble des salariés à intenter une action en justice contre leur employeur et à signer une pétition contre lui (manquement à l obligation de loyauté) CCAS de Nîmes du 11 juillet 2012 (Cass. Soc. N ): un salarié adresse à son employeur la lettre suivante: «Je n accepte pas ce type d accusation hystérique émanant d une personne inapte à émettre un jugement objectif sur mon travail». Licenciement pour motif réel et sérieux compte tenu du caractère non public des propos et des fonctions de responsabilité importantes qu exerçait l intéressé dans l entreprise depuis des années. CCAS de Nîmes du 11 juillet 2012 (Cass. Soc. N ): faute grave d un salarié ayant adressé à son supérieur hiérarchique un courriel de reproches en ayant mis en copie les 13 membres de son équipe. 72

73 2.3.2 La messagerie professionnelle L utilisation excessive de la messagerie à des fins privées CA de Limoges du 23 février 2009, n 08/01112 : utilisation habituelle voir systématique, à des fins privées, de la messagerie, faute d avoir été autorisée ou tolérée par l employeur, est fautive (dizaine de messages sur 11 jours avec une pointe de 7 messages sur une journée) CA de Rennes du 4 juillet 2000, n 99/4167 : utilisation pendant plusieurs mois de la messagerie de l entreprise à des fins personnelles, avec des pointes à 18 messages par jour. La longueur et la répétition de ces messages ne pouvaient que distraire le salarié à l exécution de son travail, d autant que le salarié avait un poste à responsabilité et devait donc donner l exemple 73

74 2.3.3 L accès à internet Internet est un outil mis à la disposition du salarié par l employeur pour un usage professionnel Le salarié ne dispose pas d un droit à l utilisation personnel de l internet Toutefois, à l instar de la messagerie professionnelle, il est difficile de refuser par principe toute utilisation personnelle d internet sur les lieux de travail. L employeur doit admettre un usage raisonnable personnel d internet (Rapports CNIL du 23 mars 2001 et 5 février 2002) L utilisation personnelle doit demeurer raisonnable. L employeur est fondé à contrôler cette utilisation et poser des conditions d usage de l internet, conditions portées à la connaissance des salariés 74

75 2.3.3 L accès à internet Principe: libre contrôle par l employeur des connexions internet du salarié pendant son temps de travail La jurisprudence considère que les connexions établies par un salarié sur des sites internet pendant son temps de travail grâce à l outil informatique mis à sa disposition par l employeur pour l exécution de son travail sont présumées avoir un caractère professionnel, de sorte que l employeur peut les rechercher aux fins de les identifier, hors la présence du salarié (Cass. Soc., 9 juillet 2008, n ) 75 L inscription d un site sur la liste des «favoris» de l ordinateur d un salarié ne lui confère aucun caractère professionnel (Cass. Soc., 9 février 2010, n ): accès libre de l employeur