L administrateur général

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1 Rue de Trèves 70 B-1000 Bruxelles L administrateur général Expéditeur ONAFTS Rue de Trèves 70 B-1000 Bruxelles date II/A/997/61/agy notre réf. votre réf. contact Annik Garigliany attaché téléphone Concerne: Déclaration multifonctionnelle (DMFA) Anomalies dans la qualité des données : solutions transitoires Directives complémentaires Madame, Monsieur, La circulaire de l Office 1348 du et les lettres circulaires 997/56 du et 996/50 du présentaient aux caisses d allocations familiales les directives afférentes au traitement systématique et structuré des messages RIP et DMFA en vue de l établissement du droit et de la compétence. A présent que se déroule effectivement, depuis le 1 er octobre 2004, l exploitation des messages portant sur les données du 3 ème trimestre 2004, une analyse de la qualité des données des dits messages DMFA a été initiée au sein de l ensemble des caisses d allocations familiales. Outre des anomalies ponctuelles qui sont en cours de résolution, se dégagent trois catégories de problèmes fréquents et importants. En dépit des instructions strictes que l Office national de sécurité sociale diffuse aux employeurs (voir Portail de la sécurité sociale : website ceux-ci (et leurs mandataires sociaux) renseignent des données incohérentes ou inexactes, créant en conséquence un risque d interruption du paiement provisionnel des allocations familiales ou, à l inverse des indus. Ces anomalies peuvent également entraîner une surcharge financière du régime des allocations familiales à l égard de celui des travailleurs indépendants 1. Trois catégories de problèmes récurrents 2. Solutions transitoires 3. Directives complémentaires

2 page 2 1. Trois catégories de problèmes récurrents 1.1. Temps partiel de travail. Les données relatives au temps de travail sont très souvent complétées de manière incohérente. Ainsi, les données renseignées dans les zones du message relatives à l exercice respectif d une occupation à temps plein ou à temps partiel se trouvent-elles fréquemment mises en doute par des fractions d occupation contradictoires, voire même inversées (zone 50-type de contrat à temps plein ou partiel et zones 48 et 49-fraction d occupation du travailleur par rapport à la personne de référence). Or ces données sont essentielles pour l établissement d un droit aux allocations familiales dans le régime des travailleurs salariés lorsque ce droit se trouve en concurrence avec le régime des travailleurs indépendants. Le droit du travailleur salarié prime en effet sur celui du travailleur indépendant à la stricte condition que l activité s exerce à raison d au moins un mi-temps de l activité de la personne de référence (articles 59 et 60, LC) Mention quasi systématique d une date de fin d occupation coïncidant avec la fin du trimestre, alors que le travailleur se trouve toujours sous contrat de travail. Cette situation peut porter atteinte à la poursuite du paiement provisionnel trimestriel, car ce dernier est conditionné par la réception de prestations d un travail auquel il n est pas mis fin. Or, si les informations respectives d entrée en service (début d un contrat de travail) et de fin de service (fin de contrat de travail) sont en principe renseignées par les messages DIMONA (message RIP, pour le secteur des allocations familiales), les messages DIMONA-out font cruellement défaut Absence de lignes d occupation. Une part importante des messages DMFA ne comporte pas d information sur l exercice éventuel d une activité, laissant ainsi la porte ouverte à toutes les conclusions possibles jusqu à la simple «omission» d informations.

3 page 3 2. Solutions transitoires Les instructions précitées (CO 1348 du lettres circulaires 997/56 du et 996/50 du ) décrivent la gestion de messages DMFA corrects. Etant donné l existence d anomalies qui trouvent leur origine dans le manque de qualité des données transmises, le recours à des solutions provisoires s impose en attendant l établissement d une qualité que l Office a d ores et déjà réclamée à l ONSS, par la prise urgente de mesures de gestion de qualité des déclarations et par une sensibilisation des employeurs et de leurs mandataires sociaux. Ces anomalies peuvent en effet porter atteinte au droit élémentaire des familles à un paiement régulier et équitable, en suscitant des risques d interruption des paiements mensuels ou, à l inverse, des paiements indus. Un exercice d analyse des anomalies et des solutions à y apporter a été fait au sein du groupe de travail Cadastre/DMFA, constitué de représentants de l Office et des caisses d allocations familiales. Les présentes instructions entendent limiter au maximum les cas qui doivent faire l objet d un examen complémentaire, tout en limitant par ailleurs au maximum les risques de paiements indus. Les solutions transitoires portent sur une période déterminée, à savoir les déclarations des 3 ème et 4 ème trimestres Une évaluation de la qualité des DMFA sera opérée à la fin du 1 er trimestre 2005, évaluation qui débouchera le cas échéant sur une prolongation de la période transitoire Temps partiel de travail Détermination des anomalies qui posent problème Des messages présentant certaines anomalies dans les données des zones 50, 48 et 49 doivent être acceptés. (voir tableau en annexe)

4 page 4 temps plein et seule mention des heures de la personne de référence temps plein et fraction d occupation 1/2 temps plein et fraction d occupation <1/2 temps plein et heures du travailleur 1900 temps partiel et fraction d occupation = 1 temps partiel et heures du travailleur 1900 Posent donc problème les situations suivantes : temps plein et fraction d occupation > 1 temps plein et heures du travailleur < 1900 temps partiel et fraction d occupation > 1 temps partiel et fraction d occupation à blanc temps partiel et heures du travailleur < 1900 temps partiel et heures du travailleur à blanc Solutions possibles A l égard des anomalies qui posent problème, divers outils sont à votre disposition, auxquels vous pouvez recourir de manière équivalente. Les caisses d allocations familiales jugeront en effet de l opportunité du recours à l un ou l autre en fonction de leur degré d informatisation et du profil de leurs employeurs : une confrontation interne (dans la DMFA elle-même) des zones 50, 48 et 49 avec les zones relatives aux prestations effectives de travail (zones 44, 45, 62, 63 et 64) ; Le résultat est accepté seulement dans le cas où il fait apparaître une activité exercée à raison d au moins un mi-temps. une consultation des bases de données «Répertoire du suivi des attestations INASTI», «Fichier du personnel» et «Db DMFA» : si la consultation conduit à la détermination d un droit d un autre attributaire potentiel, qui travaille au moins à mi-temps, le paiement provisionnel dans le régime des travailleurs salariés ne doit pas être interrompu (ex. la mère allocataire est travailleuse salariée au moins à mi-temps) ; remarque : les heures sont exprimées en centièmes

5 page 5 inversement, si la consultation ne conduit pas à la détermination d un droit d un autre attributaire potentiel, une investigation complémentaire doit être opérée (ex. la mère allocataire est sans activité connue) ; une interrogation du répertoire des travailleurs indépendants (contact avec l INASTI) ; une interrogation de l employeur (son mandataire social) (cf. lettre circulaire 996/50 du , point 3) ; une interrogation de l assuré social (cf. lettre circulaire 996/50 du , point 3). A noter enfin que, dans la mesure où une évaluation non informatique intervient, on traite par priorité les DMFA relatives aux attributaires effectifs (code-rôle 101 dans le Cadastre) dans le cadre de la continuité des paiements Mention quasi systématique d une date de fin d occupation L hypothèse envisagée est celle dans laquelle on n a pas reçu de RIP-out ni d autres flux (ex. RIPin chez un autre employeur, flux de chômage ou de maladie ). La réglementation prévoit que, dans ce cas, les paiements provisionnels en l occurrence à partir de janvier 2005 doivent être interrompus. Compte tenu de la constatation selon laquelle certains employeurs mentionnent systématiquement le dernier jour du trimestre comme date de fin de l occupation, alors que l occupation n a pas encore effectivement pris fin, les paiements provisionnels ne doivent pas être interrompus durant la période de transition, sous réserve comme il a été dit plus haut qu aucun autre message n a été reçu. Si un employeur avec beaucoup d attributaires a mentionné systématiquement une fin d occupation, les Caisses devront contacter cet employeur pour vérifier la situation contractuelle de ces travailleurs. Les caisses d allocations familiales resteront attentives à la continuation du droit lorsque la famille réside à l étranger Absence de lignes d occupation. Un nombre non négligeable de messages DMFA ne mentionne pas de lignes d occupation. Cette «absence» s explique en grande partie par les déclarations de jobs-vacances d étudiants (travailleurs-étudiants en juillet, août ou septembre pour les codes travailleurs 840-ouvriers ou 841- employés) et de déclarations de cotisations par le Fonds des accidents du travail (catégorie d employeur 027) et le Fonds des maladies professionnelles (catégorie d employeur 028).

6 page 6 Le tableau annexé présente les cas où le bloc optionnel «ligne d occupation» est supplanté par un autre bloc optionnel. 3. Directives complémentaires Des rappels et des précisions sont apportés ci-après Plusieurs DMFA Lorsque, au cours d un même trimestre, le travailleur est occupé simultanément ou successivement pour le compte de plusieurs employeurs, l analyse de plusieurs DMFA peut être requise pour la détermination de la compétence et/ou pour la détermination de la norme du mi-temps. La 1 ère DMFA reçue peut renseigner une occupation inférieure au mi-temps. Conformément à la lettre circulaire 996/50 du , point 3, les données manquantes concernant la situation socioprofessionnelle (par exemple une seconde DMFA) doivent faire l objet d une interrogation de l employeur ou du travailleur en l absence d information complète. En pratique, pareille interrogation interviendra à l issue du droit au paiement provisionnel trimestriel, soit dès le début du trimestre suivant Plusieurs «lignes travailleurs» Une «ligne travailleur» (zones 36 et 37) permet d identifier les différents types d activités (contrats de travail) d une personne physique chez un employeur durant un trimestre. Une activité est définie par la combinaison de la catégorie de l employeur et du code travailleur. Même si, en théorie, il peut y avoir plusieurs «lignes travailleurs» par personne physique dans une DMFA (cf. instructions de l ONSS), dans la réalité, ces «lignes travailleurs» donnent lieu à plusieurs DMFA, chacune avec une «ligne travailleur» Plusieurs «lignes occupations» Une occupation (zones 44, 45, 48, 49, 50, 52, 53, 55) correspond à une qualification et une quantification des prestations que le travailleur fournit au sein de l entreprise. Selon le cas, il peut y avoir une ou plusieurs occupations (sauf point 2.3. supra).

7 page 7 exemple d occupations multiples : le travailleur est occupé à temps plein (zone 50 : code 0) jusqu'à la fin du 1 er mois, puis à temps partiel (zone 50 : code 1) au cours des 2 autres mois : il y a 2 occupations au sein de la ligne travailleur Plusieurs «lignes prestations» Pour chaque «ligne occupation», il peut y avoir plusieurs lignes codes prestations (zone 62), renseignant la nature des journées ou heures déclarées (zones 63, 64). Les codes prestations peuvent être ordinaires ou indicatifs : les codes ordinaires renseignent les journées couvertes par une rémunération ou assimilées à du travail au sens des lois coordonnées (codes 1 à 26 ou 52, 60, 70, 71, 72). les codes indicatifs renseignement d autres journées ou heures qui sont, soit sans solde, soit prises en charge par un autre secteur de la sécurité sociale (codes 30, 50, 51, 61, 73, 74). (cf. 997/56 du guide d utilisateur DMFA) 3.5. Absence de DMFA En cas d absence de DMFA, il convient de combiner l application du point développé supra et celle de la lettre circulaire 996/50 du , point 3, qui évoque plus particulièrement l interrogation des intéressés en cas de manque d information sur la situation socioprofessionnelle de l attributaire Utilisation du brevet Qualité du brevet Le brevet entend garantir la transmission des données pertinentes pour le droit aux allocations familiales au départ d un organisme d allocations familiales qui les possède vers un autre organisme d allocations familiales qui en a besoin pour reprendre les paiements d allocations familiales. le code 61 demeure «indicatif» d une prise en charge par le secteur des maladies professionnelles, tant que ce dernier délivre des attestations d indemnisation

8 page 8 Il entend aussi garantir la continuité du paiement des allocations familiales en dépit de tout changement d organisme ou de régime Le contenu du brevet étant strictement réglementé, il est d une importance capitale d accorder à chacune de ses composantes une attention scrupuleuse. Les caisses d allocations familiales feront toutefois preuve d une tolérance raisonnable à l égard de manquements non pertinents Détermination de la date de début du délai d 1 mois : Lorsque l événement qui déclenche l envoi du brevet est un flux électronique, le délai de transmission est d 1 mois à compter de la date de traitement par la BCSS (reprise dans le préfixe de chaque message) + 7 jours. (cf. C du guide d utilisateur du brevet, point ) Durant la période transitoire, l observation des délais de transmission des brevets s opérera avec souplesse et loyauté Détermination de l information probante qui déclenche l envoi du brevet en cas de changement d attributaire : Pour que les caisses d allocations familiales adoptent une attitude uniforme dans l envoi du brevet en cas de changement d attributaire, elles appliqueront un processus transitoire qui s inscrit dans la continuité des règles existantes (cf. circulaire de l Office 1225 du ). La question est de savoir à quelle date doit opérer le changement d attributaire. Plus concrètement, si l on reçoit une donnée RIP ou DMFA pour un acteur 103 ou 106 (allocataire ou tiers qui peut devenir prioritaire), auparavant sans activité salariée ou assimilée, quelle est la DMFA qui déclenche l envoi du brevet en cas de changement d attributaire prioritaire? Le changement d attributaire prioritaire produit ses effets le premier jour du trimestre qui suit celui dans lequel l évènement s est produit, pour autant que la qualité d attributaire puisse toujours être revendiquée par l attributaire prioritaire le premier jour du trimestre qui suit. Si on reçoit une RIP-in (= évènement) pour un allocataire potentiellement prioritaire, auparavant sans activité salariée ou assimilée, il faut attendre la confirmation du changement de compétence, c est-à-dire la DMFA du trimestre couvrant la RIP-in (= évènement). En effet, si la DMFA couvrant le trimestre en question ne reprend pas de date de fin d occupation, cela signifie que la personne est toujours occupée au travail au moins le 1 er jour du trimestre suivant.

9 page 9 La caisse doit alors transmettre le brevet d office à la nouvelle caisse compétente dans les délais impartis, soit un mois après le délai de 7 jours suivant la date de traitement de l attestation à la BCSS. Exemple : Le 17 novembre 2004, la caisse du beau-père (caisse A) reçoit une RIP-in pour la mère jusqu alors sans activité. Cette RIP-in mentionne la date du 10 novembre comme date de début d activité. Il s agit d un signal que la caisse doit prendre en considération, comme possibilité de changement d attributaire au 1 er janvier Elle reçoit la DMFA relative au 4 ème trimestre 2004 le 10 février La DMFA ne mentionne aucune date de fin d occupation. La caisse A envoie donc le brevet à la caisse de l employeur de la mère (dont les coordonnées figurent dans la RIP) un mois plus 7 jours après la date de traitement BCSS au plus tard, en assurant les paiements pour le mois de février 2005 et, si le brevet est envoyé en mars, pour le mois de mars 2005 (en avril 2005) également. 2. La DMFA mentionne la date du 20 décembre 2004 comme date de fin d occupation. C est le statu quo, la caisse A continue les paiements du chef du beau-père. NB : Ce qui précède est valable dans le cadre de la nouvelle procédure d examen automatique du droit. Si la compétence est transférée vers un organisme envers lequel les caisses appliquent l ancienne procédure, c est la RIP qui déclenche l envoi du brevet d office (avec éventuel paiement provisionnel en attendant la quittance) Utilisation du nouveau brevet : Un addendum est inséré à l annexe 1 de la CO Au point Transmission du brevet d attributaire (page 13), il y a lieu d ajouter sous la rubrique «Brevet d office» le point d attention suivant : «En cas de changement d attributaire prioritaire, il est dérogé au principe de l examen automatique du droit par l organisme A, quand il s avère qu auprès de l organisme B, un dossier est déjà ouvert au nom de ce nouvel attributaire. Dans ce cas, la caisse A envoie immédiatement un brevet d office sans examen complémentaire du droit de cet attributaire (voir, dans le même esprit, point Brevet à la suite d une demande et voir annexe 2, point 2.5, premier tiret).» (cf. C du guide d utilisateur du brevet et application du paiement provisionnel)

10 page Type de brevet à utiliser : Depuis le 1 er octobre 2004, l examen automatique du droit est la règle entre organismes appliquant la nouvelle procédure. Cela signifie que depuis cette date les principes de cette nouvelle procédure, en ce compris l utilisation du nouveau brevet et de son accusé de réception par , sont exclusivement d application même si la date de changement de compétence est antérieure au 1 er juillet Je vous remercie de votre collaboration. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de mes sentiments distinguées. Johan Verstraeten (s)