ARCHIVES DÉPARTEMENTALES DE LA CREUSE
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- Gabin Aimé Coutu
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1 ARCHIVES DÉPARTEMENTALES DE LA CREUSE Les archives du Trésor (postes non centralisateurs) : Tableau de gestion Les tableaux de gestion des archives sont des outils élaborés en étroite collaboration entre les services administratifs et les Archives départementales de la Creuse. Leur but est de permettre une meilleure gestion des documents produits ou reçus dans le cadre de l activité de chaque service. Il s agit de déterminer pour chaque attribution du service les documents qui sont produits et, pour chaque catégorie de documents : - la Durée d Utilité Administrative (DUA), c'est-à-dire le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. - Le traitement à appliquer aux documents à l issue de leur durée d utilité administrative. Ce traitement consiste soit en une conservation intégrale suivi d un versement aux Archives départementales (C), soit en une élimination (E), soit en un échantillonnage, c'est-à-dire à la conservation et au versement aux Archives départementales d une partie des dossiers (T). Les modalités pratiques de ce tri sont déterminées pour chacune des catégories de documents concernées. Ces tableaux ne se substituent en aucun cas à la rédaction des bordereaux de versement et ne dispensent pas de l obtention auprès des Archives départementales des visas d élimination réglementaire (loi du n du 3 janvier 1979 et décrets d application du 3 décembre 1979) p. 1 sur 6
2 TABLE DES MATIERES COMPTABILITÉ p. 3 RECOUVREMENT p. 3 Impôts p. 3 Amendes p. 4 COLLECTIVITÉS ET EPL p. 5 p. 2 sur 6
3 Catégories de documents COMPTABILITÉ Correspondances significations jointes aux chèques bancaires ou postaux Durée de conservation dans le poste comptable Destination des documents à l'issue du délai de conservation 2 ans Observations Effets postaux 3 ans Instruction n AR, 21 mars 1972 Relevés et talons de CCP 3 ans Duplicata des bordereaux de règlement P 213 A B 3 ans Instruction R3, 65 C F G L Avis de règlement 3 ans Journaux à souches 5 ans Grand livre récapitulatif 5 ans Grand livre auxiliaire 5 ans Journaux et registres auxiliaires 5 ans Etat des frais de poursuite 5 ans Bordereau de virement Banque de France 5 ans Relevés CCP CH 102 (bordereaux de virement) 5 ans Carnets auxiliaires des excédents de versement 5 ans Duplicata des bordereaux de règlement P 213 D et 10 ans E Rôles d'impôts Historique des comptes RECOUVREMENT Impôts Archives p. 3 sur 6
4 Fiches comptes Tous documents pouvant justifier les recouvrements ou l apurement des rôles : remises gracieuses, dégrèvements, poursuites, Tous documents édités par le département informatique : historique après majoration, historique avant commandement, états des restes après majoration, états de restes avant commandement, liste des mensualisés, historique de la mensualisation P 274 et P 275 en matière d'impôts sur les sociétés (comptes présentant un reste à recouvrer et copies de fiches) Fiches d'impôt sur les sociétés Doubles des bordereaux récapitulatifs (P 271, P 272, P 273, P 273 bis) Amendes 4 ans après l exercice concerné 4 ans après l exercice concerné Rappel des s Amendes en matière criminelle 20 ans Amendes en matière correctionnelle 5 ans Amendes et confiscations administratives 5 ans Amendes en matière de police 2 ans Amendes civiles Réparations, restitutions et dommages intérêts p. 4 sur 6
5 prononcés par les juridictions répressives Amendes fiscales en matière de paris clandestins Frais de justice Frais de poursuite Amendes de cassation COLLECTIVITÉS ET EPL Documents intermédiaires : - documents de saisie ; - balances communales (1er jet, 2e jet) ; - CSIL (comptabilité spéciale des investissements locaux), liste des anomalies, balances provisoires, fiches de situation Fin de l exercice Fiches de liaison Fin de l exercice Carnets de tickets épuisés Fin de l exercice E Tickets, bons, formules, cartes diverses sans valeur Fin de l exercice Toutes pièces ou documents pouvant justifier les opérations retracées dans les comptes de gestion : - registres comptables ; - journaux comptables annexes; - P 84 journal des comptes de tiers et comptes financiers ; - doubles des fiches P P P P 641 (justifications des recettes et des dépenses ) - journaux des régisseurs ; - doubles des bordereaux de titres et de mandats - bulletins de perception émargés ; - fiches de marchés publics ; - fiches de renseignements concernant les titres en 1 an après le jugement définitif des comptes, mais 4 ans au moins après la clôture de l'exercice p. 5 sur 6
6 plusieurs années (p 508) ; - fiches d'emprunt ; - balances définitives ; - doubles des comptes de gestion ; - documents concernant les derniers pupillaires. Registres du service des emprunts P 61 à P 66 Archives p. 6 sur 6
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