L arrivée de la DSN révolutionne l assurance collective

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1 L arrivée de la DSN révolutionne l assurance collective 01 JUILLET 2014 Par Jean-Luc Gérard, associé assurance et protection sociale, TnP consultants RÉSERVÉ AUX ABONNÉS Le 9 janvier dernier, le président de la République confirmait son engagement dans le «choc de simplification administrative». A cette occasion, l importance du projet DSN (déclaration sociale nominative), qui va permettre aux entreprises de réduire de deux à trois fois le nombre d informations redondantes qu elles déclarent chaque année, était confirmée. Retour sur un chantier phare. Le principe de la DSN est simple : remplacer toutes les déclarations faites actuellement par les entreprises (embauche, licenciement, arrêt de travail, salaire nominatif ), soit plus d une trentaine de déclarations différentes, par une déclaration unique des informations, charge aux organismes destinataires (Urssaf, Cnav, Pôle emploi, mais aussi assureurs complémentaires) de réaliser les recompositions et les traitements nécessaires propres à leurs activités. Deux types de DSN coexisteront : la DSN mensuelle, envoyée tous les mois à la fin du processus de paie, et la DSN événementielle qui pourra être envoyée en cours de mois pour signaler par exemple un arrêt de travail ou une fin de contrat. Les travaux de conception de la DSN, animés par le GIP MDS (Groupement d'intérêt public Modernisation des déclarations sociales), ont permis de simplifier les informations demandées aux entreprises grâce à : l harmonisation des données transmises sous des désignations différentes et la suppression des doublons représentant 35 % de données déclaratives en moins ; la mutualisation de 150 données individuelles mensuelles. Des principes structurants forts accompagnent le déploiement de la DSN : les données de la DSN sont uniquement des données en sortie de paie ; la DSN mensuelle est une "photographie" en fin de mois récapitulant les éléments du mois ; les données sont distribuées uniquement aux organismes qui ont à les traiter ; une DSN mensuelle acceptée par le système ne pourra être modifiée qu à travers des rectificatifs de paie portés dans les DSN suivantes ; dès lors qu une information est portée par la DSN, les organismes destinataires ne pourront la demander sous un autre format ; enfin, la DSN s inscrit dans une volonté de généraliser progressivement le paiement mensuel des cotisations à destination des régimes obligatoires ainsi que la dématérialisation du paiement. Les organismes assureurs seront amenés à recevoir potentiellement via la DSN toutes les informations relatives aux mouvements de personnel, aux options assurantielles choisies par les salariés, ainsi que les salaires et cotisations. En résumé, toutes les informations nécessaires à la gestion de la vie du contrat. Toutefois, a minima dans un premier temps, ceux-ci ne recevront pas les informations liées aux arrêts de travail malgré les demandes portées par les fédérations professionnelles de la place.

2 Un changement en profondeur des pratiques en assurance collective Au-delà de l aspect technique, la DSN va entraîner une évolution profonde des opérations des organismes assureurs. Elle constitue tout d abord un très fort accélérateur de la dématérialisation des flux au sein des organismes d assurance. Dans une époque où les articles fleurissent dans les journaux sur le digital, le papier résiste fortement dans les services de gestion. Bordereaux de cotisations, déclarations de salaires, bulletins de radiation autant de documents utilisés massivement sous format papier. Même si plusieurs initiatives ont été lancées jusqu ici pour favoriser la dématérialisation des échanges (DADS-U déclaration annuelle des données sociales dans le cadre des échanges entre les entreprises et les organismes de protection sociale, normes PRDG dans le cadre des échanges entre les assureurs et les délégataires), celles-ci n ont pas toujours rencontré le succès escompté. Contrairement à la DSN, ces normes n ont pas bénéficié de son caractère obligatoire, ne devenant pas ainsi des standards incontournables dans le domaine concurrentiel. Cette généralisation des déclarations dématérialisées va par ailleurs permettre aux assureurs d automatiser des opérations qui jusque-là étaient traitées manuellement, notamment tous les actes de saisie des données déclarées par l entreprise : mise à jour des populations affiliées, enregistrement des salaires ou cotisations déclarés par les Cette généralisation des déclarations dématérialisées va permettre aux assureurs d automatiser des opérations qui jusque-là étaient traitées manuellement. entreprises, mise à jour des droits sur la base des données salaires en retraite supplémentaire Sur un certain nombre d actes de gestion, les coûts de fonctionnement pourraient être réduits ainsi de plus de 50 %. De même, la suppression des saisies (en amont, au niveau de l entreprise, et en aval, au niveau de l assureur) va réduire le risque d informations erronées dans les bases. Par ailleurs, c est toute la logique des processus de gestion des contrats collectifs qui s en trouve inversée. Il ne s agira plus de demander aux entreprises certaines informations telles que les mouvements de personnels ou les cotisations et les salaires, pour pouvoir les traiter. Celles-ci arriveront spontanément de la part des entreprises, charge aux organismes assureurs de les traiter et de tenir informées les entreprises des actions réalisées (via un extranet entreprise par exemple). Le principe d appels de cotisations à remplir par l entreprise, le plus souvent trimestriel, et de régularisation annuelle sur la base de la DADS, s en trouvera totalement remis en cause. Finis le papier et les opérations manuelles dès lors que, par exemple, les factures seront établies sur la base de la DSN, transmises aux entreprises sous format électronique, et réglées par prélèvement ou télérèglement. Au-delà de ces évolutions de processus, la DSN va également s accompagner d un changement en termes d organisation et de ressources humaines. D une part, l activité des services de gestion va s orienter davantage vers des actions de contrôle et de traitement des rejets, nécessitant des profils de gestionnaires plus experts pour traiter ces cas. D autre part, la DSN, par sa fréquence mensuelle (plutôt qu une fréquence annuelle pour les déclarations de salaires, et qu une fréquence trimestrielle couramment rencontrée pour les déclarations de cotisations) va permettre de limiter les effets de cycle. Les informations arriveront à fréquence plus régulière, permettant ainsi de lisser l activité dans le temps. La DSN devrait également favoriser une approche unique de l entreprise par les assureurs et délégataires. Jusqu à présent, une entreprise cliente peut connaître en cas de multiéquipement, différentes modalités de relation clients et se voir ainsi réclamer la même information par des services de gestion différents (santé, prévoyance, retraite

3 supplémentaire). La logique de transmission des informations étant bouleversée avec la DSN, les assureurs et délégataires devront s organiser afin de ne pas déporter la complexité de leurs structures sur le client. L émergence au sein des assureurs de référents DSN transverses pourrait être une traduction de cette évolution. Par ailleurs, les possibilités de lutte contre la fraude sont non négligeables, notamment auprès des TPE en prévoyance ou en santé. La connaissance continue et en "temps réel" de la situation de l entreprise permet en effet d identifier toute évolution "suspecte" des effectifs ou des salaires avant la survenance d un sinistre ou de rapprocher aisément les salaires déclarés lors d un sinistre des salaires réellement perçus. Enfin, la DSN, par son flux régulier et dématérialisé, va renforcer la place de la "donnée client" en la positionnant comme élément central du business model des entreprises. L énergie libérée pour son acquisition pourra être consacrée à un renforcement de son traitement à des fins de connaissance client, de maîtrise du risque et de pilotage. En synthèse, la DSN va entraîner une profonde évolution de la pratique du métier des assureurs collectifs et constituer une réponse à bon nombre d axes stratégiques visés par le secteur de l assurance : amélioration de l efficacité opérationnelle (productivité, limitation des coûts d édition et d affranchissement, réduction des risques opérationnels, gestion de la fraude) ; enrichissement de la connaissance clients, permettant d améliorer le pilotage technique des contrats, grâce notamment à une connaissance mensuelle des salariés affiliés et de leur salaire, et d ouvrir certaines possibilités en termes de développement et de multiéquipement ; optimisation de la relation clients (allègement de la charge de déclaration des entreprises et simplification des échanges avec les entreprises, amélioration de la qualité de service par une prise en compte "en temps réel" de la situation de l entreprise ) sous réserve de réinventer la relation clients étant donné la disparition relative du gestionnaire (assureur ou délégataire) derrière la DSN ; renforcement du suivi des délégataires grâce à la transmission "en flux Y" de la DSN (copie de la DSN transmise au porteur du risque permettant un meilleur suivi opérationnel et technique des contrats délégués). La capacité à traiter la DSN, un argument à faire valoir dans la conquête de nouvelles affaires Dans un contexte de concurrence accrue sur le marché de l assurance collective du fait de la généralisation de la complémentaire santé et de l ouverture du marché suite à la remise en cause des clauses de désignation les assureurs capables d exploiter au maximum les opportunités offertes par la DSN se verront nettement avantagés. Ainsi, les entreprises contraintes de souscrire prochainement un contrat d assurance collective devraient particulièrement être sensibles aux notions de prix et de simplicité de gestion que pourront proposer les assureurs. La capacité à être rapidement en mesure de traiter la DSN pourrait alors devenir un avantage concurrentiel non négligeable. Une démarche progressive à horizon 2016 Tandis que la généralisation de la DSN est prévue au 1er janvier 2016, la DSN est déjà une réalité pour quelques entreprises qui se sont portées volontaires. Le planning, en cours de stabilisation, prévoit un déploiement progressif se structurant en trois phases : phase 1 (depuis juin 2013) : il s agit de substituer certaines déclarations spécifiques auprès de quelques entreprises volontaires : AE (attestations employeurs), DMMO (déclarations mouvements de main d œuvre), EMMO (enquête sur les mouvements de main d œuvre), DSIJ (déclaration de salaires pour les indemnités journalières) et formulaires de radiation. A ce stade, la DSN ne contient pas d éléments de salaires ni de cotisations ;

4 phase 2 : la DSN, enrichie d informations, pourra alors remplacer la DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) envoyée aux Urssaf ; elle pourrait être imposée aux entreprises dépassant un certain seuil de cotisations sociales ; phase 3 (à partir du 1er janvier 2016) : la DSN, imposée à l ensemble des entreprises, signera la fin de toutes les déclarations existantes dont la DADS-U utilisée par les organismes assureurs. Dans tous les cas, au regard de ce planning, les organismes assureurs doivent d ores et déjà engager les travaux nécessaires (étude de cadrage et mise en œuvre) : pour pouvoir traiter les DSN à partir du 1 er janvier 2016 ; et dans la mesure du possible les DSN transmises par les entreprises qui opteront pour ce format avant cette date : difficile en effet de demander à une entreprise de remplir un bordereau de cotisations ou une déclaration de salaires si celle-ci a déjà basculé sur la DSN pour ses autres déclarations sociales. Lancer les chantiers nécessaires dès maintenant L obtention des bénéfices cités plus haut nécessite des adaptations des processus et du système d information des acteurs concernés, ainsi qu un accompagnement au changement auprès de leurs collaborateurs et partenaires de distribution et de gestion. D un point de vue organisationnel, les organismes assureurs et/ou gestionnaires doivent lancer au plus vite des réflexions quant à la cible en termes de gestion des contrats collectifs et de relation clients. Au niveau des systèmes d information, il s agit de : mettre en place de nouveaux outils permettant la génération et le suivi des fiches de paramétrage transmises aux entreprises afin que celles-ci paramètrent leur outil de paie pour l émission d une DSN conforme aux contrats d assurance en cours ; développer les interfaces nécessaires pour recevoir, contrôler (d un point de vue technique et fonctionnel), stocker, visualiser et exploiter les DSN reçues ; faire évoluer les applications de gestion pour automatiser et optimiser les traitements au regard des nouveaux flux reçus. En complément, des chantiers de fiabilisation des référentiels (entreprise, établissement, salarié) sont à prévoir, au risque sinon de générer des rejets trop nombreux et perdre les avantages d une automatisation des traitements. Un point juridique sera par ailleurs à prévoir afin de vérifier que les autorisations au regard de la Cnil sont toujours valables par rapport à l utilisation qui sera faite de la DSN. Des évolutions contractuelles sont même à imaginer potentiellement. En complément de l évolution des pratiques internes (processus, organisation, outils), des actions de promotion et de communication seront à programmer auprès des entreprises clientes et des réseaux commerciaux, afin : d expliquer les principes de la DSN ; de présenter les évolutions de gestion des contrats en place. Tous ces chantiers devront s inscrire dans une trajectoire : en cohérence avec le planning communautaire de déploiement de la DSN ; permettant de traiter sur une période transitoire les déclarations des entreprises sous différents formats (DSN, DADS-U sous format EDI ou EFI, papier). Un vrai défi à relever pour les organismes assureurs et/ou gestionnaires de contrats collectifs, qui doivent utiliser cette réforme pour accélerer la transformation digitale de leur entreprise.

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