Guide utilisateur pour la création des porteurs et les demandes de cartes en mairie

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1 Guide utilisateur pour la création des porteurs et les demandes de cartes en mairie

2 SOMMAIRE A. INTRODUCTION... 4 B. PREREQUIS TECHNIQUES... 4 C. PROCESSUS... 4 D. DECLARATION D UN UTILISATEUR DANS L ANNUAIRE... 5 ETAPE 1 : INSERTION DE LA CARTE...7 ETAPE 2 : SAISIE DE L URL DE GESTION DE L ANNUAIRE...7 ETAPE 3 : AUTHENTIFICATION...7 ETAPE 4 : ACCES A L ECRAN D ACCUEIL...8 ETAPE 5 : LANCEMENT DE LA CREATION DE L UTILISATEUR...9 ETAPE 6 : RECHERCHE DU SITE DE RATTACHEMENT...10 ETAPE 7 : ACCES AU CHOIX DU SITE DE RATTACHEMENT...10 ETAPE 8 : SELECTION DU SITE DE RATTACHEMENT...11 ETAPE 9 : SAISIE DES INFORMATIONS GENERALES SUR LE PORTEUR...12 ETAPE 10 : ATTRIBUTION DE DROITS AU PORTEUR...13 ETAPE 11 : CHOIX DE L ADRESSE D EXPEDITION DU CODE D ACTIVATION DE LA CARTE...15 ETAPE 12 : DEFINITION DU PROFIL APPLICATIF DE L AGENT...16 ETAPE 12 : ENREGISTREMENT DES DONNEES...18 ETAPE 13 : ENVOI DE LA FICHE POUR VALIDATION...19 ETAPE 14 : CONSULTATION DES FICHES STOCKEES DANS LE DOSSIER «A VALIDER»...20 ETAPE 15 : VALIDATION DES PORTEURS...20 ETAPE 16 : CONFIRMATION DE LA VALIDATION...20 ETAPE 17 : DECONNEXION DE L APPLICATION...23 ANNEXE : EFFECTUER UNE RECHERCHE D UTILISATEURS DANS L ANNUAIRE :...24 E. SAISIE D UNE DEMANDE DE CARTE ETAPE 1 : INSERTION DE LA CARTE...26 ETAPE 2 : CONNEXION A L INTERFACE DE GESTION DE LA CARTE AGENT...26 ETAPE 3 : AUTHENTIFICATION...26 ETAPE 4 : ACCES A L ECRAN D ACCUEIL...27 ETAPE 5 : RECHERCHE DU SITE DE RATTACHEMENT...27 ETAPE 6 : AFFICHAGE DU SITE SELECTIONNE...28 ETAPE 7 : RECHERCHE DE L UTILISATEUR...29 ETAPE 8 : SAISIE DE CRITERES DE RECHERCHE...29 ETAPE 9 : SELECTION DE L UTILISATEUR...30 ETAPE 10 : CHOIX DE L ADRESSE D EXPEDITION DE LA CARTE...31 ETAPE 11 : LANCEMENT DE LA CONFIRMATION DE LA DEMANDE DE CARTE...32 ETAPE 12 : CONFIRMATION DE LA SELECTION...33 ETAPE 13 : ENVOI EN VALIDATION...33 ETAPE 14 : ACCES AUX DEMANDES A VALIDER DEPUIS L ECRAN D ACCUEIL...34 ETAPE 15 : SELECTION DES DEMANDES A VALIDER...34 ETAPE 16 : LANCEMENT DU PROCESSUS DE SIGNATURE ELECTRONIQUE...35 ETAPE 17 : LANCEMENT DE L OUTIL DE SIGNATURE...35 ETAPE 18 : CONSENTEMENT A LA SIGNATURE...36 ETAPE 19 : SAISIE DU CODE PIN DE SIGNATURE...37 ETAPE 20 : AFFICHAGE DE LA CONFIRMATION DE SIGNATURE...37 ETAPE 21 : DECONNEXION DE L INTERFACE DE GESTION DE LA CARTE AGENT...38 ANNEXE : EFFECTUER UNE RECHERCHE SUR L ETAT DES DEMANDES DE CARTES EN COURS...39 F. ENREGISTRER UN JUSTIFICATIF D IDENTITE ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 2/47

3 G. EN CAS DE PROBLEMES ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 3/47

4 A. Introduction L objet de ce document est de présenter le processus de délivrance des cartes ACT (Agents des Collectivités Territoriales) en mairie en détaillant les étapes. Il décrit comment créer des utilisateurs et demander des cartes en utilisant deux applications accessibles depuis l Internet. Ces applications nécessitent l authentification du maire ou bien d un délégataire du maire au moyen de sa carte. B. Prérequis techniques Le prérequis à la mise en œuvre des cartes à puce est la mise à niveau des postes informatiques pour permettre leur lecture. Conformément au guide d installation fourni par l ANTS [ANTS Guide d installation], il faut avoir installé les composants techniques suivants: C. Processus La mairie d une commune qui a adhéré à la plateforme d échange dématérialisé des données d état civil (COMEDEC 1 ) est équipée de cartes à puce par sa préfecture de rattachement. Une fois que le responsable carte a obtenu et activé sa carte auprès de la préfecture, il peut commander des cartes en mairie pour des agents de la mairie, d autres délégataires ou ultérieurement pour le maire lui-même si celui-ci n a pas demandé de carte lors de l adhésion de sa commune à la plateforme d échange dématérialisé des données d état civil. 1 COMEDEC = (Communication Electronique des Données de l Etat Civil) ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 4/47

5 Pour ce faire, le Responsable carte (ou son délégataire) doit procéder en deux étapes : Annuaire des utilisateurs Application de gestion des cartes AGAEC signifie Application de Gestion des Agents d Etat Civil. ASSCAP signifie Application de Saisie et de Suivi des Cartes d Agent Public. Chacune des deux étapes comprend la saisie et la validation de données dans les applications respectives ; ces actions doivent être réalisées dans l ordre mais peuvent être réalisées lors de sessions séparées et par des utilisateurs différents ayant les droits adéquats. L utilisateur a la possibilité de déclarer plusieurs porteurs de carte et de faire une commande de cartes groupée ensuite. D. Déclaration d un utilisateur dans l annuaire Il est possible de créer des utilisateurs comme des officiers d état civil, des agents de mairie, des agents municipaux (par exemple à partir de 2015, les agents habilité à utiliser l application SAIP de la Sécurité Civile ), d autres responsables carte ou ultérieurement pour le maire lui-même si celui-ci n a pas demandé de carte lors de l adhésion de sa commune à la plateforme d échange dématérialisé des données d état civil. Les utilisateurs autorisés à créer des utilisateurs disposent de droits spécifiques. L ensemble des profils d utilisateurs et de leurs droits respectifs sont détaillés à l Etape 10. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 5/47

6 Le processus de déclaration d un porteur dans l annuaire suit plusieurs étapes : La validation du profil du nouveau porteur peut être dissociée de la création du profil et réalisée lors d une connexion ultérieure à l annuaire. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 6/47

7 Etape 1 : Insertion de la carte Le maire ou son délégataire branche son lecteur de carte et y insère sa carte. Etape 2 : Saisie de l URL de gestion de l annuaire Il ouvre son navigateur Internet et saisit l adresse web suivante : L utilisateur a la possibilité d enregistrer ce lien dans la liste des favoris de son navigateur afin d accéder plus facilement à l application. Etape 3 : Authentification Sous Internet Explorer : - Une fenêtre demandant à l utilisateur de confirmer son certificat s affiche : - L utilisateur vérifie que son nom est affiché dans le certificat et le confirme en cliquant sur «OK», - Une fenêtre lui demandant de saisir son code d authentification apparaît. L utilisateur saisit le code et clique sur «OK» : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 7/47

8 Sous Firefox : - Une fenêtre demandant à l utilisateur de saisir son code d authentification apparaît : - L utilisateur saisit le code et clique sur «OK». En cas de problèmes avec l authentification, l utilisateur est invité à consulter le guide d installation des prérequis techniques guide d installation [ANTS Guide d installation] ou de contacter le support technique comme décrit dans la partie F. Etape 4 : Accès à l écran d accueil L utilisateur accède alors à l écran d accueil d administration de l annuaire de l AGAEC : Identification de l utilisateur authentifié Commande «Quitter l application» Onglets de classement des données en fonction de leur état Paramètres de recherche dans l annuaire Activation de la recherche La fonctionnalité de recherche est détaillée dans la partie «Annexe : effectuer une recherche d utilisateurs dans l annuaire». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 8/47

9 Etape 5 : Lancement de la création de l utilisateur L utilisateur clique sur «Créer un utilisateur». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 9/47

10 Etape 6 : Recherche du site de rattachement Une nouvelle fenêtre s affiche ; l utilisateur sélectionne le site de rattachement de l agent. Dans le cas d une mairie avec un seul site, le site de rattachement est automatiquement sélectionné par l application et ses coordonnées sont affichées. Etape 7 : Accès au choix du site de rattachement Si la mairie dispose de plusieurs sites, une page intermédiaire force l utilisateur à sélectionner le site de rattachement de la personne qu il va créer dans l annuaire. Le bouton «Crayon» permet d accéder à la sélection d un site de rattachement. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 10/47

11 Etape 8 : Sélection du site de rattachement Une nouvelle fenêtre s affiche alors et permet à l utilisateur de sélectionner le site pertinent en cliquant sur le nom du site correspondant. Après l avoir sélectionné la fenêtre se ferme, le formulaire de création d un utilisateur est affiché. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 11/47

12 Etape 9 : Saisie des informations générales sur le porteur L utilisateur obtient le nom, le prénom et la date de naissance de l agent au moyen d un document officiel d identité portant photographie (carte d identité ou passeport) et vérifie que la photo portée sur ce document correspond à la bonne personne. Il effectue une photocopie du document officiel d identité ou vérifie que la photocopie que l on lui présente correspond à ce document officiel d identité. La photocopie est conservée et archivée en mairie pour une durée de huit années. L utilisateur saisit le nom, le prénom et la date de naissance de l agent tels qu ils figurent sur le document officiel d identité ainsi que l adresse mail. o o le nom complet équivalent à un des noms inscrit sur le document officiel d identité (nom de famille ou nom d usage) ; 1) NOM : nom de famille Nom d usage : nom d usage 2) NOM : nom de famille Epoux (ou Epouse) : nom d usage 3) NOM : nom de famille Veuf (ou Veuve) : nom d usage 4) NOM : nom de famille Nom marital : nom d usage 5) NOM : nom de famille ep. nom d usage le premier prénom (Le premier prénom figure en début de liste, et peut ainsi être un prénom composé (deux prénoms séparés par un tiret) ; ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 12/47

13 Etape 10 : Attribution de droits au porteur Dans le champ «Profil», l utilisateur sélectionne dans la liste déroulante le profil qu il souhaite attribuer à l agent : Le profil permet de définir les droits d utilisation de la personne en cours de création au niveau de la gestion et de l utilisation de la carte agent ACT. Les cinq profils se caractérisent par les droits suivants : Profil «Collectivité territoriale Responsable Carte» : - gestion des utilisateurs dans l application AGAEC pour les sites qui lui sont rattachés, - gestion des demandes de cartes dans l application ASSCAP. Nota : Ce profil correspond en général à la première carte remise en Préfecture. Par la suite le Responsable carte peut désigner d autres Responsables cartes ou des responsables carte délégués. Profil «Collectivité territoriale Responsable Carte délégué» : - gestion des utilisateurs dans l application AGAEC pour les sites qui lui sont rattachés, - gestion des demandes de cartes dans l application ASSCAP. Nota : Ce profil correspond au profil d un délégué d un maire. Cette personne n est pas un Officier d Etat Civil, mais peut décharger le maire de toutes les fonctions de gestion des utilisateurs et des cartes. Profil «Opérateur Carte» : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 13/47

14 - gestion des utilisateurs dans l AGAEC : seulement les fonctions de déclaration et de saisie, - gestion des demandes de cartes dans l ASSCAP : seulement les fonctions de déclaration et de saisie. Nota : Ce profil correspond au profil d une personne qui effectue l ensemble des saisies, le Responsable carte (ou le Responsable carte délégué) se chargeant des opérations de validation. Profil «Porteur Carte» : Le porteur carte n a pas de droits de gestion dans l annuaire AGAEC et l application ASSCAP (hormis les opérations sur sa carte : activation, changement de code pin, déblocage, autorévocation). Le Porteur carte va pouvoir se faire attribuer des droits sur les applications suivantes : - COMEDEC - SAIP ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 14/47

15 Etape 11 : Choix de l adresse d expédition du code d activation de la carte - L utilisateur saisit l adresse du lieu de travail de l agent ; c est à cette adresse que lui sera envoyé le code d activation de la carte. Il lui suffit pour ce faire de sélectionner le site sur lequel travaille l agent. L adresse correspondante sera alors insérée automatiquement dans la fiche, - Il est possible de préciser le service de l agent. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 15/47

16 Etape 12 : Définition du profil applicatif de l agent Dans une mairie, les agents vont être habilités à utiliser leur carte pour deux applications : Comedec : utilisation de la carte agent dans le cadre de la dématérialisation des demandes de vérification de l état civil issues de l application TES (Demandes de Passeport) ou de l application PLANETE (Notaires). SAIP : utilisation de la carte pour s authentifier à l application SAIP (Système d'alerte et d'information de la Population) de la protection civile, cette application va être déployée en 2014, elle concerne les communes équipées de sirènes d alerte. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 16/47

17 L affectation d un profil applicatif est réalisée en activant le bouton vis-à-vis du profil souhaité, exemple attribution du profil «Porteur signataire» à un agent : Le tableau suivant récapitule les droits : Le profil attribué dans les informations générales du porteur de la carte permet de définir ses droits vis-à-vis des applications Agaec et Asscap : Profil dans l annuaire Usage des applications Agaec et Asscap Déclaration des utilisateurs et saisie de demandes de cartes Validation des données déclarées et saisies Responsable carte Responsable carte délégué Opérateur carte Porteur Carte Agent d Etat Civil ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 17/47

18 Les droits applicatifs Comedec, permettent de définir si le porteur de la carte est Officier d Etat-Civil (il dispose d une délégation de signature attribuée lors d un conseil municipal) ou Agent d Etat-Civil : Usage de l application COMEDEC Profil dans l annuaire Récupération des demandes de vérification d état-civil Signature électronique des réponses Porteur Signataire Porteur non signataire Pour les mairies qui ont signé une convention avec la sécurité civile (à partir de 2014), il est possible d affecter à un utilisateur l accès à l application SAIP. Etape 12 : Enregistrement des données Une fois que toutes les informations obligatoires ont été saisies, l utilisateur peut les sauvegarder en brouillon en cliquant sur «Enregistrer». L utilisateur peut alors revenir plus tard sur la saisie et faire des corrections et/ou compléter la fiche. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 18/47

19 Etape 13 : Envoi de la fiche pour validation En cliquant sur «Enregistrer et transmettre», l utilisateur soumet la fiche remplie à la validation. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 19/47

20 Etape 14 : Consultation des fiches stockées dans le dossier «A valider» Cette étape ne peut être effectuée que par des personnes disposant d un profil «Responsable carte» ou «Responsable carte délégué». Celles disposant du profil «Opérateur carte», n y ont pas accès. - Après avoir cliqué sur «Enregistrer et transmettre», la fiche est transférée dans le dossier «A valider». Seuls les utilisateurs habilités peuvent accéder aux fiches, - Les créations de porteurs apparaissent dans la colonne «Opérations» à l état «A valider (création)», - Attention aucune demande de création de carte ne sera possible pour un utilisateur qui n aura pas été préalablement validé. - Etape 15 : Validation des porteurs Afin de valider la création du porteur, l utilisateur clique sur la coche verte. Afin d abandonner la création du porteur, l utilisateur clique sur la croix rouge. Etape 16 : Confirmation de la validation Pour poursuivre l action sélectionnée (validation ou abandon de la création), après avoir cliqué sur l icône correspondant, l utilisateur va sur le bouton «Confirmer l action» qui s affiche dans une nouvelle fenêtre. Si la création du porteur est confirmée, la fiche est transférée dans le dossier «Validé». En cliquant sur «Fermer», l utilisateur revient à la liste des fiches «A valider». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 20/47

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22 Si dans le dossier «A valider» la création du porteur est abandonnée, la fiche concernée est alors envoyée dans le dossier «A traiter». Les fiches enregistrées en brouillon se trouvent également dans ce dossier : L utilisateur peut alors réaliser les actions suivantes : Modifier la fiche d un porteur Envoyer la fiche en validation Désactiver un porteur (la commande désactivée) Supprimer un porteur Si l utilisateur envoie la fiche en validation, elle est transférée dans le dossier «A valider». L utilisateur procède alors comme décrit à l Etape 16 pour valider la création du porteur. La modification d une fiche, la désactivation ainsi que la suppression d un utilisateur font l objet d un guide utilisateur séparé [ANTS Guide utilisateur Modifications dans l AGAEC]. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 22/47

23 Etape 17 : Déconnexion de l application L utilisateur doit impérativement terminer sa session par une déconnexion de l application. Pour se déconnecter, il clique sur la croix blanche affiché à droite de son identifiant. La page suivante s affiche alors : L utilisateur doit ensuite fermer le navigateur et retirer sa carte du lecteur. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 23/47

24 Annexe : effectuer une recherche d utilisateurs dans l annuaire : Il est possible d effectuer une recherche d utilisateurs dans chacun des trois onglets («A traiter», «A valider», «Validé»). Pour ce faire, il est possible de sélectionner deux types de critères de recherche : - les critères se rapportant au site de rattachement de l utilisateur recherché (point 1), - les critères concernant directement cet utilisateur (point 2). Afin de lancer la recherche, l utilisateur sélectionne un critère, remplit le champ correspondant et clique sur «Filtrer» (point 3). Seuls les dossiers remplissant le critère renseigné (ici nom «état-civil») sont alors affichés : Afin de revenir sur l ensemble des dossiers enregistrés dans un onglet, l utilisateur clique sur «Réinitialiser» (point 4). ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 24/47

25 E. Saisie d une demande de carte Une fois que le maire ou son délégataire a déclaré ses agents dans l annuaire et leur a attribué des droits, il peut leur commander des cartes. Pour ce faire, il utilise l application de gestion des cartes (ASSCAP). La saisie d une demande de carte suit plusieurs étapes : La validation d une demande de carte par l intermédiaire de la signature électronique peut être dissociée de la confirmation de la demande et réalisée lors d une connexion ultérieure à l application de gestion des cartes (ASSCAP). ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 25/47

26 Etape 1 : Insertion de la carte L utilisateur branche son lecteur de carte et insère sa carte dans le lecteur. Etape 2 : Connexion à l interface de gestion de la carte agent L utilisateur saisit l adresse web suivante : L utilisateur a la possibilité d enregistrer ce lien dans les favoris de son navigateur afin d accéder plus facilement à l application. Etape 3 : Authentification Sous Internet Explorer : - Une fenêtre demandant à l utilisateur de confirmer son certificat s affiche : - L utilisateur vérifie que son nom est affiché dans le certificat et le confirme en cliquant sur «OK», - Une fenêtre lui demandant de saisir son code d authentification apparaît. L utilisateur saisit le code et clique sur «OK» : Sous Firefox : Une fenêtre demandant à l utilisateur de saisir son code d authentification apparaît : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 26/47

27 L utilisateur saisit le code et clique sur «OK». Etape 4 : Accès à l écran d accueil L utilisateur accède alors à la page d accueil de l application de gestion des cartes (ASSCAP) et clique sur le bouton «Saisir des demandes» et sélectionne l option «Nouvelles demandes» dans la liste déroulante qui s affiche ensuite. Etape 5 : Recherche du site de rattachement L utilisateur indique alors dans un premier temps le site auquel l agent pour lequel il souhaite demander une carte est rattaché. Il peut soit saisir directement l identifiant du site, soit faire une recherche dans l annuaire en indiquant le nom de sa ville. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 27/47

28 Etape 6 : Affichage du site sélectionné 1) Une fois que le site a été sélectionné, ses coordonnées s affichent. L utilisateur clique alors sur le bouton «Continuer» pour valider son choix, 2) Le bouton «Modifier le site» permet le retour sur la page de sélection des sites. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 28/47

29 Etape 7 : Recherche de l utilisateur L utilisateur indique ensuite la personne pour laquelle il souhaite commander une carte. 1) Il peut soit : saisir directement l identifiant de l agent déclaré, effectuer une recherche d agents associés au site concerné dans l annuaire à partir du nom et éventuellement du prénom de la personne (l utilisation du caractère * est possible), 2) Il clique ensuite sur «Rechercher». Etape 8 : Saisie de critères de recherche L utilisateur saisit le nom de la personne pour laquelle il souhaite demander une carte. Le caractère «*» est un joker. Par exemple : Si l utilisateur souhaite afficher toutes les personnes associées à un site, il saisit «*» dans le champ «Nom». Si l utilisateur souhaite afficher toutes les personnes dont le nom commence par dup, il saisit «dup*». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 29/47

30 Etape 9 : Sélection de l utilisateur 1) A partir de la liste des personnes correspondant aux critères de recherche, l utilisateur sélectionne l agent pour lequel une carte sera demandée en cochant la case correspondante. Il peut également sélectionner plusieurs agents en une fois, 2) Il clique ensuite sur «Sélectionner». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 30/47

31 Etape 10 : Choix de l adresse d expédition de la carte 1) Après avoir sélectionné l agent, l utilisateur doit choisir le site d expédition de la carte : pour une commande de carte par la mairie, il faut choisir comme site d expédition «Identique au site de rattachement» (choix par défaut). 2) Pour valider la demande de carte, il faut activer le bouton «Continuer». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 31/47

32 Etape 11 : Lancement de la confirmation de la demande de carte 1) Avant de finaliser la demande carte, il est possible de vérifier le détail de la demande en cliquant sur le bouton «Afficher le détail». 2) L utilisateur doit confirmer sa demande en cliquant sur le bouton «Confirmer». Affichage des détails de la demande : 1) Après avoir visualisé les détails de la demande, l utilisateur clique sur «Revenir à la liste» afin de poursuivre le processus de confirmation, 2) Afin de l abandonner et de revenir au traitement de la demande ultérieurement, il clique sur «Accueil», 3) Le bouton «Supprimer» permet d abandonner définitivement le processus de création de la demande. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 32/47

33 Etape 12 : Confirmation de la sélection Après avoir sélectionné la demande à confirmer, l utilisateur clique sur «Continuer» dans la fenêtre qui s affiche. Etape 13 : Envoi en validation 1) L utilisateur peut ensuite soit passer à la validation de cette demande, soit saisir d autres demandes et les valider en une fois ensuite. S il clique sur «Valider ces demandes», il passe directement à l Etape 15, 2) Il peut également revenir à la page d accueil auquel cas il aura la possibilité de se déconnecter de l application et de revenir à la validation des demandes ultérieurement. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 33/47

34 Etape 14 : Accès aux demandes à valider depuis l écran d accueil Pour pouvoir valider des demandes depuis la page d accueil, l utilisateur clique sur «Parapher» et sélectionne dans le menu associé au bouton le choix «Création» (il est aussi possible de cliquer directement sur le lien «x demande(s) à valider» : Si l utilisateur s est déconnecté de l application à l issue de l Etape 13, il devra refaire les Etapes 1 à 3 afin d accéder à l ASSCAP. Etape 15 : Sélection des demandes à valider L utilisateur accède à la liste des demandes en attente de validation. 1) Il sélectionne les demandes qu il souhaite valider en cochant la/les case/s correspondante/s. Il clique ensuite sur «Valider», 2) L utilisateur peut également supprimer des demandes en cliquant sur «Supprimer». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 34/47

35 Etape 16 : Lancement du processus de signature électronique Afin de valider définitivement une demande sélectionnée, l utilisateur clique sur «Signer les récapitulatifs» : Etape 17 : Lancement de l outil de signature L outil de signature se lance et une nouvelle fenêtre s ouvre. Attention, le lancement de l outil de signature prend quelques minutes (chargement du module de signature) : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 35/47

36 Une fois le module de signature chargé, la fenêtre présente dans la partie gauche la liste des documents chargés ; et dans la partie de gauche la visualisation du document (par défaut le premier document de la liste), vous disposez des commandes suivantes : 1) Case à cocher pour sélectionner les documents à signer, lien «cliquable» pour visualiser le document correspondant, 2) La commande pour passer à l écran de signature : Etape 18 : Consentement à la signature L utilisateur donne son consentement à la signature (case à cocher), la : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 36/47

37 Etape 19 : Saisie du code PIN de signature 1) L agent saisit ensuite son code PIN de signature, 2) Il clique sur «Signer». Etape 20 : Affichage de la confirmation de signature Une fenêtre de confirmation de la signature des demandes s affiche : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 37/47

38 La production de cartes pour les agents concernés est alors lancée. Etape 21 : Déconnexion de l interface de gestion de la carte agent Pour terminer sa session, l utilisateur doit impérativement se déconnecter de l application en retirant sa carte du lecteur et en fermant le navigateur. Une fois que les cartes demandées et les codes d activation sont reçus, le demandeur des cartes pourra les remettre à leurs porteurs qui les activeront ensuite. La remise et l activation de cartes font objet de guides utilisateurs séparés. Il en va de même pour le déblocage, la révocation ainsi que le renouvellement de cartes. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 38/47

39 Annexe : effectuer une recherche sur l état des demandes de cartes en cours L utilisateur a la possibilité de suivre l état des demandes de cartes en cours dans l application de gestion des cartes agents ASSCAP. Pour ce faire, il se connecte à l application de gestion des cartes agents en suivant les étapes 1 à 4 comme expliqué dans ce guide. Il clique ensuite sur le sous menu «Demandes» du bouton «Suivre l état» (ou sur le lien dynamique du libellé «l état des demandes». ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 39/47

40 Sur l écran de suivi des demandes, l utilisateur peut renseigner le site de rattachement afin d accéder à l ensemble des demandes issues d un même site en cliquant sur le bouton Dans la nouvelle fenêtre qui s ouvre, l utilisateur doit ensuite renseigner le champ «Ville» et cliquer sur le bouton «Rechercher» pour faire apparaître l ensemble des sites de rattachement propres à cette ville et sélectionner la ligne correspondante comme indiqué sur l écran ci-dessous : De retour sur la page précédente avec le site sélectionné, l utilisateur clique ensuite sur le bouton «Rechercher» pour faire apparaître l ensemble des cartes rattachées au site sélectionné. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 40/47

41 Sur le prochain écran, l utilisateur peut donc visualiser l ensemble des cartes rattachées au site. Il peut ainsi connaître les éléments suivants : - L identifiant de la demande ; - Le type de demande ; - La date de saisie ; - L état de la demande ; - L identifiant du porteur de carte, ses nom et prénom ; - L identifiant du site de rattachement. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 41/47

42 Pour avoir plus de détails sur la demande de carte, l utilisateur peut cliquer sur le numéro d identifiant de la demande dans la première colonne de gauche pour accéder à une page détaillant les informations personnelles du porteur. S il le souhaite, il peut également suivre l historique du processus de demande de carte, de la confirmation de la demande jusqu à la remise de la carte en cliquant sur l onglet «Historique» à gauche de l écran comme indiqué ci-dessous : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 42/47

43 ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 43/47

44 F. Enregistrer un justificatif d identité A partir du 8 Juillet 2014, il est possible d enregistrer dans l Agaec la copie du justificatif d identité qui a été présenté par le porteur lors de la remise de sa carte. L accès en modification pour enregistrer un document est réalisé avec le l icône Crayon, la page suivante s affiche : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 44/47

45 Sélection de l onglet «Document» : Le bouton «Ajouter un document» ouvre la fenêtre suivante : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 45/47

46 Cette fenêtre permet de définir le titre associé au document et de procéder à son chargement avec la commande «sélectionner» : Une fois le document sélectionné, la page est complétée avec le nom du fichier, le titre du document doit être saisi : Le bouton valider déclenche le téléchargement du fichier, une fois l opération terminée, la page suivante s affiche : ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 46/47

47 G. En cas de problèmes Vous rencontrez des difficultés d'ordre technique ou fonctionnel pour l utilisation de l annuaire et de l application de gestion de cartes : Une adresse mail : ants-comedec@interieur.gouv.fr Un numéro unique : Lorsque vous vous adressez à l'assistance, n'oubliez pas de préciser : - vos coordonnées : prénom, nom, n de carte «AAE/ACT», le système d exploitation (XP, Seven), le type et la version du navigateur (IE ou FireFox) utilisé, - la nature de votre problème en explicitant très exactement les faits, - si possible les copies d écrans avec les messages d erreur, la date et l heure de l incident. Cela facilitera sa tâche et accélérera potentiellement la résolution de vos problèmes. ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies_v1.5.docx 2014 ANTS 47/47