Gestion des stocks. Somme du stock «En cours» des 6 lieux de stockage

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1 Gestion des stocks La case «gestion du stock» doit être cochée dans la fiche de l article pour que celui-ci soit mouvementé. Vous pouvez gérer 6 stocks (stock de 0 à 5). Le stock inscrit en rouge correspond au stock qui sera mouvementé par l ordinateur. Somme du stock «En cours» des 6 lieux de stockage Quantité en cours de commande : cette quantité sera déduite de la quantité à commander proposée dans l utilitaire «proposition de commande» Vous pouvez à partir des pro forma mettre des produits en commande (dans les pro forma, case «A commander» cochée et case «Commande traitée» cochée). Vous voyer ici le nombre de produit commandé par les clients. Vous devez choisir sur chaque ordinateur le stock qui sera mouvementé lors de la facturation et des commandes. Cela se fait dans «fichiers \ paramètres \ paramètres de la société» page «préférences», stock numéro (case en bas à droite de l écran). Le stock choisi est diminué lors de l enregistrement des factures clients et augmenter lors du stockage des commandes.

2 Cases «En cours», «Minimum», «Qté à com.» : Leur rôle dans la proposition de commande. Les quantités saisies dans ces cases sont exprimées en unité de vente. Par exemple pour des comprimés achetés par vrac de 100 (case présentation de la fiche article page Tarifs à 100), ces quantités représentent le nombre de comprimés et non pas celui de vrac. C est 20 comprimés dans le stock actuellement, 50 comprimés en stock «mini» et 100 à commander (ou un multiple de 100). Lorsque vous utilisez la proposition de commande de Veto_win, les produits qui apparaitront en commande sont ceux dont la valeur (stock en cours + quantité déjà en commande) est inférieure à la valeur «stock minimum». La quantité mis en commande sera celle définie dans la case «Qté à com.» (quantité à commander) si elle est différente de zéro. Dans l exemple ci-dessus du vrac, il sera commandé un vrac. Dans l exemple de la copie d écran ci-dessus (produit avec présentation = 1) la quantité proposée à la commande sera de 2. Si la quantité à commander est à zéro, la quantité commandée sera celle nécessaire pour atteindre le stock minimum. Dans l exemple du vrac ci-dessus avec «En cours»=20 comprimés, «minimum» = 50 comprimés et «qté à com.»= 0 Veto_win va donc compter 30 comprimés à commandé soit un vrac de 100 puisque le produit ne se détaille pas à l achat. Dans l exemple de la copie d écran ci-dessus, si la case «qté à com.» est à zéro, la quantité de produit mis en commande serait don de 1 (5-4). A) Gestion des commandes Pour passer une commande, aller dans «Saisie \ Gestion des commandes», localiser le fournisseur. Dans Cet écran vous avez plusieurs possibilités : a. Ajouter et saisir votre commande manuellement article par article b. Utiliser la Proposition de commande (bouton «Proposer» de la barre d outils) c. Utiliser le bouton «Données» de la barre d outils, permettant la récupération d une commande saisie dans le logiciel de votre centrale. A1) Proposition de Commande (Bouton «Proposer» de la barre d outils») La quantité qui sera proposée à la commande est définie en suivant la règle énoncée ci-dessus. Lorsque vous cliquez sur le bouton «Proposer» de la barre d outils apparait l écran suivant vous laissant plusieurs choix. a.) Selon la base tarifaire : Dans la fiche de l article, vous avez choisi le fournisseur sur lequel sont basés les prix de vente. Seuls les articles dont la base tarifaire est le fournisseur sur lequel vous êtes positionné seront proposés. b.) Selon le meilleur tarif : Veto_win compare les prix d achat pour les 4 fournisseurs définis dans la fiche de l article et ne propose l article que si le prix d achat pour le fournisseur sur lequel vous êtes positionné est le plus bas. c.) Chez ce fournisseur : Veto_win propose tous les articles quelque soit la base tarifaire défini dans la fiche article et leur prix d achat.

3 d.) A partir de la liste : Veto_win liste les articles à commander et vous affiche un tableau. La colonne en rouge correspond aux tarifs de la centrale au près de laquelle vous faites la commande (fournisseur sur lequel vous êtes positionné). Les articles sont déjà cochés (colonne C. à gauche) si ce tarif est le plus bas. Dans la colonne C cocher les articles que vous souhaitez commander au près de cette centrale puis cliquer sur le bouton «Proposer» en bas d écran. A2) Données Veto_win permet la récupération de commande passée par l intermédiaire des logiciels \ Palm \ Dolphin ou BL électroniques des centrales d achats. Dans ce cas il faut paramétrer la communication avec la Centrale. Ce paramétrage se fait dans «Fichiers \ Paramètres \ Configuration des commandes». Dans cet écran il faut choisir votre centrale dans la liste, puis faire «Modifier» et pour une première utilisation demander «Rétablir les valeurs» afin de mettre à jour la configuration en fonction des nouvelles caractéristiques de transmission. Nous restons à votre disposition pour plus de renseignements sur le paramétrage de cet écran, ceux-ci étant différent d une centrale à l autre. Remarques : Cet écran permet la gestion de plusieurs utilisations différentes de Veto_win. Vous pouvez «Exporter» les commandes saisies dans Veto_win vers votre centrale d achat, vous pouvez à l inverse «Importer» des commandes saisies depuis des logiciels tiers vers Veto_win ou «Importer» un BL électronique fourni par votre centrale lors de la livraison de votre commande (cas décrit ci-dessus). A3) Enregistrement de la commande Une fois la commande saisie et enregistrée, si elle ne provient pas du logiciel ou d un BL de la centrale, vous pouvez la transmettre à la centrale. Pour cela il faut cliquer sur le bouton «Editer» de la barre d outils

4 Imprime sur papier une commande Exporte la commande vers votre centrale suivant les paramétrages réalisés dans l écran «Fichiers \ Paramètres \ Configuration des commandes» En cours = regroupe sur une même commande plusieurs saisies provenant par exemple de commande client passée depuis les pro formas et d une proposition de commande. Edition d étiquettes tarifaires permettant l étiquetage des produits. Etiquettes avec ou sans code barre. A4) Réception de la commande I. Si vous n avez encore rien saisis car vous préférer intégrer directement les BL électroniques envoyés par votre centrale, cliquer sur le bouton «Données» de votre barre d outils. Reporter vous au paragraphe A2 de cette documentation pour plus de renseignements. Une fois le BL récupéré, vérifier sa validité (présence des références et codes articles, absence de signes tels que??? ou ***, quantité livrée exacte, éventuellement prix d achat, Numéro de BL et case «stockée» cochée). Si tout est OK, vous pouvez enregistrer. Lors de cet enregistrement, les produits sont passés en stocks. Seuls les produits dont la case «Gestion des stocks» est cochée voient leur stock mouvementé. II. La commande est déjà saisie (provient d une importation, d une proposition ou d une saisie manuelle). Lors de la réception de la commande, se placer sur la

5 commande dans «Gestion des commande», vérifier les quantités livrées afin de les modifier éventuellement. Cocher la case «stockée» et saisir le numéro du BL. Lors de l enregistrement de cette commande, les produits sont passés en stock. Remarques : Une erreur s est glissée dans votre commande et vous l avez déjà «stockée», pas de soucis. Vous pouvez la «Déstocker» en cliquant sur le bouton dans la barre d outils. Le stock mouvementé lors de ces opérations est celui défini dans les paramètres de la société pour le poste sur lequel vous travaillez. Il est précisé en bas de l écran. Chaque site doit donc traiter ses commandes. A5) Réception de la facture de la centrale La facture de la centrale peut regrouper plusieurs BL. Pour ne pas ressaisir la facture, vous pouvez depuis l écran «Gestion des commandes» sélectionner tous les BL composant votre facture et les transférer en «Gestion des achats». Pour cela dans la «Gestion des commandes» placez-vous sur le fournisseur puis cliquez sur le bouton «Archiver» de la barre d outils. 2) Saisir la référence de la facture fournisseur. 3) Regroupe et transforme les BL sélectionnés en facture. Après cette opération vous retrouvez la facture fournisseur dans l écran «Gestion des achats». 1) Liste des BL à archiver. Pour sélectionner plusieurs lignes, maintenir la touche Ctrl du clavier enfoncée tout en cliquant sur les

6 Vous retrouverez cette facture en «gestion des achats». En vérifier les montants avant de l archiver et de la régler. B) Saisie du stock initial Chiffrage du stock Inventaire Invendu Cela se fait depuis le menu «Saisie \ Gestion des stocks». B1) Saisie du stock Dans le premier écran vous pouvez filtrer votre liste d article. Dans la barre d outils, vous avez le choix de «modifier» les stocks ou d «Editer» les stocks selon le filtre saisi. En mode «Modifier» vous avez accès aux six stocks gérés par Veto_win. Le stock géré par l ordinateur sur lequel vous êtes en train de travailler est signalé par la couleur jaune de la colonne. Les modifications de stock ne peuvent se faire que si les autres ordinateurs ont quitté Veto_win. B2) Inventaire En choisissant dans «Type d édition» la ligne «Inventaire» vous obtenez un listing pouvant vous aidez à la réalisation de votre inventaire. B3) Stock par articles \ Stock par famille Cette édition vous permet de chiffrer votre stock. B4) Invendus Cette édition permet l obtention de la liste des produits encore en stock mais qui n ont pas été vendu depuis le nombre de mois défini par le filtre à l écran.

7 B5) Transfert A partir de ce choix et en cliquant sur le bouton «Modifier» de la barre d outils vous pouvez transférer les articles d un stock vers un autre et imprimer un bon de livraison vous permettant le transport de ces produits d un site vers l autre.

8 B6) Variation du stock Cette édition liste les produits en reprenant la valeur du stock au 31/12 de l année précédente (lors de la clôture de fin d année), le nombre de produits achetés et vendus depuis cette date ainsi que la valeur du stock actuel. Attention : cette édition suppose que la valeur du stock en fin d année était exacte, que toutes les entrées et sorties du stock sont faites par la gestion des ventes et commandes. Toutes saisies faites directement dans la fiche de l article ou B1 n est pas prise en compte.

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