Intranet et les salariés : les clefs pour un outil efficace

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1 99 rue de l Abbé Groult Paris rue St Honoré Paris Intranet et les salariés : les clefs pour un outil efficace Comportements d utilisation, satisfaction et attentes des salariés face à leur Intranet Proposition d étude - Rapport disponible en décembre 2002 Les Intranets répondent-ils aujourd hui aux attentes des entreprises et des salariés? Quelles sont les clés d un Intranet efficace? La première grande enquête sur les usages de l Intranet et la satisfaction des utilisateurs, réalisée auprès d un échantillon national de 1000 salariés disposant d un Intranet. Contact Ipsos :Jean-Emmanuel DAVID Contact Ujjef :Laurence BELDOWSKI page 1

2 Contexte et objectifs de l étude La plupart des grandes entreprises et des administrations proposent à leurs salariés un ou plusieurs sites Intranet. La création et la gestion de ces sites représentent souvent une proportion importante du budget des Directions concernées (Communication, RH, informatique, ). Il manquait une grande étude de référence menée auprès d un échantillon national des salariés disposant d un Intranet. Cette étude a été réalisée en partenariat par Ipsos-Médiangles et l Ujjef (Association des professionnels de la communication d entreprise). Elle a été pilotée par un Comité composé de Jean-Emmanuel David (Chef de projet pour Ipsos-Médiangles), et de la Société d études NovaCom. (Chef de projet pour l Ujjef). L objectif de cette étude est de connaître comment les salariés utilisent leur Intranet, quels sont leurs niveaux de satisfaction (global et par rapport aux contenus et services proposés, à la forme et à l ergonomie) et leurs principales attentes, quels sont les apports de l Intranet sur leur information, leur travail, leurs relations dans l entreprise. Elle permet également de connaître la manière dont a évolué la place des autres supports de communication interne depuis l apparition de l Intranet. Elaborée pour vous, professionnels de l Intranet en entreprise ou en agence, cette étude s inscrit comme un outil pratique de réflexion, de travail et d aide à la décision, directement opérationnel dans votre métier. Elle dresse des standards de comportements et de satisfaction auxquels pourront être comparés les indicateurs que vous avez pu mesurer sur votre Intranet. Elle dégage les éléments, freins et moteurs, qui conditionnent le degré d utilisation et de satisfaction des salariés, vous donnant ainsi des pistes d améliorations pour votre Intranet. Elle segmente les profils des salariés et des entreprises, vous permettant de relativiser les résultats par rapport à votre propre environnement. page 2

3 Sommaire 1. Profil des entreprises concernées Type d entreprise ou administration Effectif salarié Secteur d activité Nombre d établissements Présence internationale 2. Profil des salariés utilisateurs / non utilisateurs Sexe Age Niveau hiérarchique Service ou Direction Ancienneté Pratique du Web 3. Comportement d utilisation de l Intranet Fréquence et temps de consultation Lieux et modes d accès Ancienneté et évolution de l utilisation 4. Freins à l utilisation Difficultés d accès Réticence à l égard de l outil informatique Maîtrise insuffisante de l outil informatique Crainte d une perception négative de la part de son supérieur Méconnaissance du contenu Contenu décevant Perception de l Intranet comme un moyen de contrôle, Absence de besoin Sentiment de double emploi avec d autres sources d information Difficulté pour trouver les informations cherchées 5. Profil de l Intranet Dans quelle mesure les intranets proposés aujourd hui aux salariés permettent de : Consulter le (ou les) organigramme(s) de l entreprise Suivre l actualité de l entreprise Suivre l actualité de l entité du salarié Consulter des données globales sur l entreprise Consulter la revue de Presse Suivre l actualité du métier Chercher des documents d ordre technique Consulter des tableaux de bord de suivi d activité Travailler de façon collaborative avec d autres salariés Télécharger des modèles de documents Accéder à l agenda des collègues pour l organisation de réunions Se former en ligne Consulter l annuaire interne Faire des recherches d ordre privé (météo, trafic routier, ) Utiliser des services d ordre administratif Effectuer des formalités liées au service du personnel Avoir accès aux procédures Participer à des débats, forums à thème, Consulter ou proposer des petites annonces entre salariés Consulter des informations du C.E. Consulter des informations données par les syndicats Consulter un catalogue de formations avec possibilité de formuler une demande Consulter les informations sur les mouvements de personnel Consulter les offres d emploi internes Consulter des données sur l épargne salariale page 3

4 6. Utilisation, satisfaction et attentes à l égard des différents services de l Intranet Pour chacun des services proposés (dans la liste précédente) Degré d utilisation Degré de satisfaction Attentes de création ou de développement 7. Jugement sur les éléments de l Intranet (satisfaction globale et sur critères) Contenu (actualité, clarté, exhaustivité, utilité ) Forme (attractivité, lisibilité, homogénéité ) Organisation (page d accueil, navigation, repérage ) Moteur de recherche et personnalisation Entreprise (image, connaissance, ouverture sociale ) 9. Environnement de l Intranet Présence d informations et de formation sur l Intranet Interactivité de la part du salarié Niveau de confidentialité Attitude et implication des dirigeants de l entreprise 10. Influence de l Intranet sur la Presse interne Evolution du dispositif (supression ou parution moins fréquente de journaux papier, création de supports en ligne ) Evolution des comportements de lecture 8. Apports de l Intranet (évolution positive, négative ou neutre depuis l utilisation de l Intranet sur 14 critères) Information (qualité, facilité d accès, culture professionnelle ) Travail (efficacité, gain de temps, responsabilisation, partage ) Démarches (RH, administratives, pratiques ) En conclusion Le profil Intranet des entreprises (les types d Intranet et d environnement Intranet, par catégorie d entreprise) Le profil Intranet des salariés (les publics adeptes, les publics tièdes, les publics réticents, par catégorie de salariés) Les clés d un Intranet efficace (les services proposés, les éléments de contenu, de forme, d organisation, d environnement, les apports effectifs qui contribuent à la mobilisation Intranet des salariés) page 4

5 Méthodologie L étude repose sur 2 enquêtes complémentaires. Une enquête de cadrage, réalisée en face à face auprès d un échantillon national représentatif de 1900 individus âgés de 18 ans et plus, mesure la réalité des usages de l Intranet, le profil des utilisateurs, la satisfaction globale. Une enquête en ligne auprès d un échantillon national de 1000 internautes travaillant dans des entreprises ou des administrations de plus de 500 salariés disposant d un site Intranet, approfondit les attitudes des salariés vis à vis de leur Intranet. Ces internautes sont issus du panel de internautes d Ipsos. Rapport disponible en décembre 2002 page 5

6 Bon de commande A renvoyer à Ipsos Médiangles par fax au ou par courrier au 99 rue de l abbé Groult Paris Intranet et les salariés : les clefs pour un outil efficace Conditions Pré-souscription : commande jusqu au 30 Novembre 2002 Membre UJJEF : 850 Euros H.T Non-membre UJJEF : 990 Euros H.T. Commandes à partir du 1 er Décembre 2002 Membre UJJEF : 990 Euros H.T Non-membre UJJEF : Euros H.T. Nom Vos coordonnées s Téléphone Société à facturer Adresse de facturation Votre accord Date N de Bon de commande éventuel Visa page 6