Approfondissement sur l utilisation d une messagerie Web mail sur La poste:

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1 Leçon complémentaire Messagerie Je lis avec attention ce document. Pour des raisons pratiques, je peux utiliser la version imprimée qui est dans l armoire. Approfondissement sur l utilisation d une messagerie Web mail sur La poste: Sommaire Copie cachée... 2 Définir une priorité à un message... 2 Accusé de réception, confirmation de lecture... 3 Classer ses messages Paramétrer une réponse automatique Création d une signature... 5 Intérêt d une liste de diffusion... 6 Créer une liste de diffusion... 6 Utiliser une liste de diffusion... 7 Exporter des contacts... 8 Compresser des fichiers Page 1 sur 8

2 Copie cachée Pour mémoire : Lors de l écriture d un message la partie Destinataire doit contenir les adresses mail des personnes qui sont directement concernées par ce message. La partie Copie doit contenir les adresses mails des personnes qui doivent être informées de ce message. il est possible d'envoyer un mail à un grand nombre de destinataires tout en masquant à chacun d'entre-eux la liste des personnes à qui vous écrivez. Si vous souhaitez envoyer un message à plusieurs destinataires tout en masquant à chacun d'entreeux la liste des personnes à qui vous écrivez, vous pouvez saisir leurs adresses dans la partie cci (Copie Conforme Invisible). Le champ CCi permet de respecter la vie privée de vos contacts (diffusion non voulue des adresses ). Par exemple, si tous les noms des destinataires sont affichés, A va récupérer l'adresse de B alors que B ne souhaitait pas parler à A. Ou pire, si D est un spammeur, il recevra toutes les adresses de vos contacts, et n'hésitera pas à s'en resservir (envoi de spam). Définir une priorité à un message Lorsque vous envoyez un message à un ou des destinataires vous pouvez attirer leur attention pour les avertir que ce message est soit très urgent, soit à l inverse non urgent. A l écriture du message, cliquez sur la liste Priorité : Définissez la priorité du message : - Faible : Message non urgent - Normale : Valeur par défaut - Haute : Message très urgent. Terminez votre message et envoyez le. Lorsque la personne le recevra, le message sera accompagné d un point d exclamation dans le cas d une priorité haute : Dans les deux autres cas, il n y a pas de distinction. Page 2 sur 8

3 Accusé de réception, confirmation de lecture Module de départ Win 7 PCIE Source : IRFA Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez recevoir un message qui vous dit que la personne a bien reçu votre message : c est un accusé de réception. Ou bien recevoir un message qui vous dit que la personne a bien ouvert votre message sur son écran : c est une confirmation de lecture. Sur le web mail laposte, on ne peut pas avoir d accusé de réception, mais seulement une confirmation de lecture. Pour obtenir une confirmation de lecture, lors de l écriture de votre message, vous devez cocher l option Confirmation de lecture avant d envoyer votre message Classer ses messages. Comme les fichiers, vous pouvez classer vos messages dans des dossiers. Dans la boite de réception, cliquez sur créer mes dossiers, ou aller sur l onglet Mes préférences, Gérer mes dossiers. Sélectionner le dossier parent, c est-à-dire le dossier dans lequel vous voulez créer un sous dossier. Saisissez son nom et cliquez sur Créer. Cliquez sur boite de réception pour voir apparaitre votre dossier. Page 3 sur 8

4 Exemple : Suivi stagiaires : Une fois votre dossier créé, vous pouvez déplacer les messages vers ce dossier : Sélectionner les messages à déplacer en cochant la case à gauche de chaque message. Cliquer sur Déplacer vers et sélectionner votre dossier : Votre message disparait de la boite de réception et apparaitra quand vous cliquerez sur le dossier où il se trouve. Paramétrer une réponse automatique. La réponse automatique est un message qui répond à vos interlocuteurs lorsque vous êtes dans l impossibilité de lire vos messages et que vous désirez les prévenir. Exemple : lors de vos congés. Cliquez dans l onglet Mes préférences et sur Gérer mon message d absence : Sélectionner l option qu vous intéresse : activer mon message d absence ou activer mon message d absence entre les dates suivantes. Si besoin sélectionner les dates pour lesquelles vous désirez activer votre message d absence. Et enfin, saisissez le message qui doit être envoyé en réponse à vos contacts qui vous auront écrit. Cliquez sur OK. Page 4 sur 8

5 Création d une signature Module de départ Win 7 PCIE Source : IRFA Connectez-vous sur votre messagerie La poste. Allez sur l onglet Mes préférences : Cliquez sur Gérer mes alias et leurs signatures. Sélectionnez votre alias (adresse mail) et cliquez sur modifier. Donnez un nom à votre signature et saisissez le texte de votre signature : Cliquez sur Sauvegarder. Votre signature est créée et sera présente dès que vous écrirez un nouveau message. Page 5 sur 8

6 Intérêt d une liste de diffusion Module de départ Win 7 PCIE Source : IRFA Lorsque vous devez envoyer un mail régulièrement à un même groupe de personnes, il est intéressant de regrouper l adresse mail de ces personnes sous un «pseudo». C est ce qu on appelle une liste de diffusion. Ainsi lorsque vous écrirez votre mail, vous n aurez pas besoin à chaque fois de sélectionner les adresses de chaque personne mais uniquement le pseudo qui contient toutes les adresses. Créer une liste de diffusion Allez sur l onglet Mes contacts : Cliquez sur Liste de distribution : Page 6 sur 8

7 Saisissez le nom de la liste. Vous pouvez saisir un commentaire. Sélectionnez les contacts à insérer dans la liste et cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Enregistrer les modifications. La liste de vos contacts s affiche à nouveau : Vous remarquerez que la liste de diffusion apparait avec ce symbole : Utiliser une liste de diffusion Ecrivez un nouveau mail, cliquez sur Destinataires, sélectionnez le nom de la liste de diffusion et cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton Valider. Le nom de la liste apparaitra dans le champ destinataire, mais au moment de l envoi, le web mail remplacera ce nom par toutes les adresses mails correspondantes. Page 7 sur 8

8 Exporter des contacts Si vous voulez récupérer toutes vos contacts et liste de diffusion dans un fichier : Allez sur l onglet Mes contacts, cliquez sur Import/Export : Cliquez sur. Cliquez sur Exporter, cliquez sur Enregistrer, et enfin sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer ce fichier. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Compresser des fichiers. Pour diminuer la taille de fichiers que vous devez envoyer en pièce jointe, il peut être intéressant de les compresser afin qu ils soient moins volumineux. Pour ce faire vous devez avoir un logiciel de compression. Exemple de logiciel : - Winzip (payant) - Winrar (gratuit) - 7 zip (gratuit) - Quick zip (gratuit) Dans l explorateur, sélectionner les fichiers à compresser, cliquez droit sur un des fichiers et cliquez sur ajouter à l archive Page 8 sur 8