Allocation de frais intersessions

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1 Allocation de frais intersessions Admissibilité Un député membre d un comité permanent, d un comité spécial ou de la Commission de régie de l Assemblée législative (la Commission) a droit à un remboursement à l égard des frais autorisés par le président ou le vice-président de l Assemblée qu ils engagent afin d assister aux séances d un comité pendant les intersessions. Un député a droit à une allocation de frais intersessions à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation de frais intersessions, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Allocation Vous pouvez demander un remboursement au titre de l allocation de frais intersessions des frais autorisés par le président ou le vice-président de l Assemblée, dont les frais de transport, de logement provisoire, de kilométrage et de repas. Calcul des montants Montants remboursés Les frais de kilométrage et de repas sont remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique. Intersession Pour toute période pendant laquelle l Assemblée ne siège pas et n a pas siégé depuis au moins dix jours, vous pouvez demander le remboursement des frais autorisés par le président afin d assister à une réunion d un comité permanent ou spécial ou de la Commission. Guide sur les allocations des députés 4-1

2 Frais intersessions autorisés (par le président) afin d assister aux séances des comités Les frais de déplacement autorisés afin d assister à une séance d un comité pendant une intersession sont les suivants : 1) Kilométrage effectué en voiture privée Vous pouvez demander un remboursement du kilométrage effectué en voiture privée pour assister à une séance d un comité pendant une intersession. Aux fins de réclamation seulement, les taux de remboursement s appliquant au kilométrage sont déterminés en fonction du lieu où se trouve votre circonscription et non pas de la destination. Les députés de Winnipeg et du Sud sont remboursés au taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique pour le sud du Manitoba, tandis que les députés du Nord sont remboursés au taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique pour le nord du Manitoba. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître ces taux. 2) Autres modes de transport qu une voiture privée Le coût réel du transport et les frais s y rapportant sont remboursables. Billets d avion à bord d un vol régulier aux tarifs de la classe économique dans la mesure du possible, à bord d un vol nolisé ou à bord d un appareil du gouvernement du Manitoba. Billets de train. Billets d autobus. Location d un véhicule, y compris le coût de l assurance supplémentaire s y rapportant, mais pas les dépôts remboursables. Tarif de taxi. Stationnement à court terme, stationnement de nuit lorsqu il n est pas compris dans le logement et stationnement à un aéroport ou à un autre terminal lorsque son coût est inférieur à celui du billet d autobus ou du tarif du taxi pour s y rendre. Le stationnement du Palais législatif et les tickets de stationnement sont exclus de ces frais admissibles. 4-2 Guide sur les allocations des députés

3 3) Logement Le coût réel des frais de logement est remboursable. Logement commercial à l hôtel ou au motel en occupation simple. Vous devez réserver au «tarif gouvernemental». Frais de déplacement connexes aux taux en vigueur dans la fonction publique pour chaque nuitée. Il s agit en fait de frais minimes comme l achat de journaux et de boissons gazeuses ou un appel téléphonique local. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des frais de déplacement connexes en vigueur dans la fonction publique. Frais d interurbain, de télécopieur ou de connexion à Internet pour les communications d affaires concernant la circonscription ou l Assemblée législative. Un appel personnel par séjour de trois nuits consécutives au taux en vigueur dans la fonction publique. 4) Repas Repas consommés pendant le déplacement au Manitoba faisant l objet d une demande de remboursement aux taux en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel ou au taux de l indemnité quotidienne s appliquant à la région où le repas a été consommé. La demande de remboursement peut aussi correspondre au montant du reçu s il est moins élevé que le taux de l indemnité en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel. Les repas consommés dans les régions où il y a des primes d éloignement sont remboursés au taux du Nord. En font partie les circonscriptions de Thompson, The Pas, Flin Flon et Kewatinook, ainsi que les collectivités de Bissett, Crane River, Dauphin River (Anama Bay), Easterville, Grand Rapids, Manigotagan, Matheson Island et Waterhen. Les repas consommés dans toutes les autres régions sont remboursés au taux du Sud. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des indemnités de repas en vigueur dans la fonction publique pour le Sud et le Nord. Guide sur les allocations des députés 4-3

4 Demande de remboursement Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. Types de paiement des frais 1. Taux en vigueur dans la fonction publique Le kilométrage effectué en voiture privée, les frais de repas et les frais de déplacement connexes sont remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique. La demande de remboursement des frais de repas peut aussi correspondre au montant du reçu s il est moins élevé que le taux de l indemnité en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel. 2. Remboursement des frais Vous devrez fournir une preuve de paiement et toutes les pièces justificatives. Vous pouvez inclure des frais multiples dans une même demande de remboursement. Comme vous payez ces frais au fur et à mesure, vous devrez présenter ces demandes sur une base régulière. Vous pouvez payer ces frais avec vos fonds personnels, une carte de crédit ou une marge de crédit, puis renflouer ces sources de fonds par la suite. 3. Paiement direct à un tiers Si des frais de déplacement dépassent 100 $, vous pouvez demander à ce qu ils soient payés directement à la personne ou au fournisseur à qui ils sont dus. Vous devrez fournir une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus et toutes les pièces justificatives. Chaque demande de paiement direct doit être présentée sur une demande de remboursement distincte. 4. Frais remboursés par d autres sources Les frais remboursé par d autres sources, dont une autre allocation, ne sont pas remboursables au titre de l allocation de frais intersessions. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires dans votre circonscription ou à l Assemblée législative, ou encore dans l exercice 4-4 Guide sur les allocations des députés

5 de vos fonctions à titre de ministre, chef de l opposition, adjoint législatif, etc. Par exemple, les frais de repas peuvent viser plus d une allocation. Vous devrez alors indiquer si ces frais visent l allocation de frais intersessions, l allocation de déplacement, l allocation de subsistance ou une autre allocation. La tenue d un carnet vous aidera à déterminer si une partie des frais est remboursable ou payable par une autre source, dont une autre allocation. 5. Taxes fédérales et provinciales Les députés ne sont pas exonérés des taxes fédérales et provinciales. Demande de remboursement visant l allocation de frais intersessions et pièces justificatives Demande de remboursement visant l allocation de frais intersessions Pour faire une demande de remboursement des frais intersessions, vous devez remplir la demande de remboursement visant l allocation de frais intersessions. La demande doit inclure une déclaration faisant état de l objet des frais. Elle doit être aussi accompagnée d une preuve de paiement avec toutes les pièces justificatives nécessaires. Vous devez signer la demande de remboursement et conserver une copie pour vos dossiers. Veuillez remettre la demande originale dûment signée avec les renseignements précisés ci-dessous au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Si vous désirez obtenir copie de la demande de remboursement électronique, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Déclaration de l objet La demande de remboursement visant l allocation de frais intersessions prévoit un espace pour que le député fournisse les détails concernant la séance du comité dont les frais sont réclamés. Preuve de paiement À moins d absence de reçu, la preuve de paiement est toujours : - le reçu original faisant état du paiement des frais. Si aucun reçu ne peut être produit, la preuve de paiement peut être : Guide sur les allocations des députés 4-5

6 - une copie d un relevé bancaire ou d un extrait de relevé bancaire qui indique que les frais ont été payés et à qui; - une image du chèque oblitéré ayant servi à payer les frais; - une facture faisant état des frais sur laquelle le fournisseur a inscrit le mot «payé»; - s il s agit d un droit concernant un stationnement à parcomètres, une déclaration solennelle faisant état de l emplacement du stationnement, du montant du droit et de la date de son paiement. C est le seul cas où une déclaration solennelle est permise. Veuillez consulter l annexe 15 dans la liste des annexes du Guide pour obtenir la Déclaration solennelle d attestation d un droit concernant un stationnement à parcomètres. Si le paiement doit être fait directement à un tiers plutôt qu être remboursé à un député : - au lieu d une preuve de paiement, le député doit produire une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus. Une preuve de paiement n est pas requise dans le cas des frais ci-dessous réclamés au titre de l allocation de frais intersessions : - le kilométrage effectué en voiture privée remboursé aux taux en vigueur dans la fonction publique; - les repas remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique; - les frais connexes remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique. Autres pièces justificatives Les demandes de remboursement de certains frais admissibles au titre de l allocation de frais intersessions doivent être accompagnées d autres pièces justificatives. Voici la liste de ces frais et des pièces justificatives requises : Billet d avion La demande de remboursement d un billet d avion doit indiquer la date, le numéro de vol et le coût du billet et inclure la carte d embarquement (ou la liste des passagers d un vol nolisé) s y rapportant. 4-6 Guide sur les allocations des députés

7 Location d un véhicule La demande doit inclure le contrat de location du véhicule. Essence Un reçu d essence consommée pendant la location à court ou à long terme d un véhicule. Repas Les demandes de remboursement des frais de repas au titre de l allocation de frais intersessions doivent indiquer le lieu (ville, cité ou village) où le repas a été pris. Lorsque le remboursement est réclamé aux taux en vigueur dans la fonction publique, il n est pas nécessaire de produire de preuve de paiement. Aucun reçu n est requis. Lorsque le remboursement est réclamé au coût réel du repas, il faut joindre un reçu indiquant le nom du restaurant ou de l établissement qui a fourni le repas. Kilométrage effectué en voiture privée Les demandes de remboursement du kilométrage effectué doivent indiquer, sur la demande de remboursement ou sur un extrait du livre de bord joint à la demande, les renseignements suivants : - la date du voyage; - l origine et la destination du voyage, y compris, dans le cas de la destination : i) le nom de la ville, cité ou village et, dans le cas de Brandon ou Winnipeg, le nom de la rue ou toute autre description jugée acceptable par le Bureau des allocations des députés (p. ex., Palais législatif ou Centre des sciences de la santé), ii) si ce n est pas dans une ville ou à proximité, le nom de la ville la plus proche ou toute autre description jugée acceptable par le Bureau des allocations des députés (p. ex., parc provincial Asessippi), - la distance du voyage. Lorsque le remboursement est réclamé aux taux en vigueur dans la fonction publique, il n est pas nécessaire de produire de preuve de paiement. Aucun reçu n est requis. Appel Les députés ont droit d interjeter appel de toute décision rendue en vertu du Règlement sur les allocations des députés auprès d une personne nommée par la Commission de régie de l Assemblée législative, dont la décision est définitive. L appel doit être déposé par écrit et présenter les arguments du député. Pour en savoir plus sur la procédure d appel, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Guide sur les allocations des députés 4-7

8 Situation de conflit d intérêts Les frais intersessions ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d appartenance avec l entreprise qui fournit un service, et que vous connaissez ou devriez connaître l existence de cet intérêt financier ou de ce lien d appartenance. Vous trouverez dans la partie du Guide consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflit d intérêts et les définitions de conjoint de fait et de parent. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Incidences de la dissolution sur l allocation de frais intersessions La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation de frais intersessions. Définitions Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «Commission» «conjoint de fait» 4-8 Guide sur les allocations des députés

9 «dans les régions où il y a des primes d éloignement» «dans toutes les autres régions» «députés de Winnipeg, du Sud et du Nord» «frais autorisés» «frais engagés avec lien de dépendance» «intérêt financier direct» «intersession» «logement commercial» «logement non commercial» «parent» «taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique pour les déplacements en voiture privée» Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation de frais intersessions. Guide sur les allocations des députés 4-9