Association des Directeurs Généraux des Grandes Collectivités

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1 Association des Directeurs Généraux des Grandes Collectivités Enquête sur les modalités d exercice des fonctions de Directeur Général dans les Grandes Collectivités KPMG Secteur public 5 juin 2013

2 1. Présentation de l enquête Une enquête quantitative, composée de 33 questions essentiellement fermées et divisées en quatre champs d investigation : Le fonctionnement interne de la Direction Générale Les relations du DGS avec son environnement (politique, services de la direction, partenaires extérieurs) Les outils utilisés par la Direction Générale et la collectivité locale Les enjeux actuels et futurs de la fonction de DGS Un taux de réponse satisfaisant (128 sur près de 200 sollicitations) qui permet de donner aux résultats une dimension significative 1

3 2. Profil des répondants Une large majorité des répondants (60%) ont une ancienneté dans leur poste comprise entre 1 et 5 ans Peu de répondants sont en fonction depuis moins d un an (6%) Une proportion importante (34%) est en place depuis 5 ans ou plus Les répondants sont très majoritairement des hommes (80%) Une très large majorité des répondants sont âgés de plus de 48 ans (71%) L âge moyen est de 52 ans Une grande amplitude : de 29 à 65 ans Une répartition des répondants dans les trois niveaux territoriaux : Villes/EPCI : 45 Départements : 62 Régions : 20 Portrait robot : un homme d une cinquantaine d années en fonction depuis 1 à 5 ans dans son poste 2

4 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur la composition des équipes : Des équipes ouvertes, comprenant en moyenne 4 DGA Combien y a-t-il de DGA? Moins de 3 24,00% Une moyenne de 4 DGA De 3 à 5 De 6 à 8 15,20% 58,40% 9 et plus 2,40% Des équipes de direction générale associant généralement d autres collaborateurs Votre équipe de direction générale est composée de : 37,50% 62,50% DGS, DGA et autres collaborateurs DGS et DGA exclusivement 3

5 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur les réunions d équipe (1/2) : Des réunions formalisées de façon tacite Des réunions marquées par le formalisme mais souvent en l absence d une charte écrite non 35,90% non 89,80% oui 64,10% oui 10,20% Les réunions de l équipe de direction générale sont-elles marquées par le formalisme (ordre du jour, compte-rendu, relevé de décisions, )? Existe-t-il une charte écrite (ou équivalent) relative au bon fonctionnement de l équipe de direction générale? Dans la majorité des cas, un membre du cabinet assiste aux réunions non 48,40% oui ou parfois 51,60% Un membre du cabinet participe-t-il aux réunions de l équipe de direction générale? 4

6 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur les réunions d équipe (2/2) : Des réunions hebdomadaires, d une à trois heures Fréquence des réunions Durée des réunions moins d une fois par mois 1,60% une fois par mois plusieurs fois par mois une fois par semaine plus d une fois par semaine 6,30% 17,20% 6,30% 68,80% plus de 3 heures entre 2 et 3 heures entre 1 et 2 heures moins d une heure 3,90% 10,90% 43,00% 42,20% A quelle fréquence la réunion de l équipe de direction générale se déroule-t-elle? Quelle est la durée moyenne des réunions de l équipe de direction générale? - Des réunions généralement hebdomadaires - Des réunions dépassant souvent deux heures 5

7 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur l aspect managérial de la fonction de DGS (1/3) : Vous considérez que votre mode dominant de décision est plutôt : Un mode dominant de décision plutôt collégial directif arbitral collégial 10,30% 37,30% 52,40% 55,6 Villes/EPCI Département Région 40,0 38,7 27,8 51,1 51,6 Un homme Une femme 42,0 49,0 65, et plus 37,1 31,3 40,4 51,4 59,4 50,9 8,9 9,7 16,7 9,0 15,4 19,2 11,4 9,4 8,8 directif arbitral collégial directif arbitral collégial directif arbitral collégial 6

8 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur l aspect managérial de la fonction de DGS (2/3) : Rares sont les DGS qui ne se voient pas rattacher plusieurs directions de services 54,1 46,50% 50,0 Villes/EPCI 42,2 Département 33,3 30,0 Région 23,60% 19,70% 21,3 10,20% 15,0 13,1 13,3 11,1 11,5 5,0 1 ou 2 3 à 5 6 ou plus aucune 1 ou 2 3 à 5 6 ou plus aucune Combien de directions de service(s) (opérationnel(s), fonctionnel(s)) vous sont directement rattachées? 7

9 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur l aspect managérial de la fonction de DGS (3/3) : Les DGS ont en charge l évaluation d un nombre conséquent de leurs collaborateurs 64,10% 70,0 62,2 62,9 Villes/EPCI Département 30,50% Région 31,1 33,9 20,0 5,50% 6,7 3,2 10,0 4 ou moins 5 à 9 10 ou plus 4 ou moins 5 à 9 10 ou plus Combien de collaborateurs êtes-vous en charge d évaluer personnellement? 8

10 3. A propos du fonctionnement interne de la Direction Générale Sur le pilotage de projets par le DGS : Le DGS, pilote des projets stratégiques Pilotage en direct de projets de gestion des services VS. Pilotage en direct de projets de dimension stratégique 50,00% 57,10% 29,40% 19,00% 38,90% 1,60% 4,00% 0,00% A quelle fréquence êtes-vous amené(e) à piloter en direct des projets de gestion des services? A quelle fréquence êtes-vous amené(e) à piloter en direct des projets de dimension stratégique? 9

11 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec son exécutif (1/4) : Des contacts plus nombreux que les rencontres même si ces dernières restent fréquentes Moins de 10% des répondants ont une fréquence de contact avec l exécutif inférieure à une fois par semaine Quelle est la fréquence de vos CONTACTS avec l exécutif? moins d une fois par semaine une fois par semaine plusieurs fois par semaine une fois par jour plusieurs fois par jour 6,30% 9,40% 15,70% 13,40% 55,10% Quelle est la fréquence de vos RENCONTRES bilatérales avec l exécutif? moins d une fois par mois 13,50% une fois par mois 13,50% une fois par semaine 47,60% plusieurs fois par semaine 23,00% une fois par jour 2,40% 73% 27% 73% des répondants rencontrent l exécutif en bilatéral au moins une fois par semaine Mais 27% des répondants le rencontrent une fois par mois ou moins! 10

12 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec son exécutif (2/4) : Zoom sur les rencontres bilatérales 51,1 50,0 45,0 Villes/EPCI Département Région 30,0 22,2 21,7 17,8 15,0 16,7 15,0 2,2 1,7 5,0 0,0 6,7 une fois par jour plusieurs fois par semaine une fois par semaine une fois par mois moins d une fois par mois 11

13 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec son exécutif (3/4) : Des DGS largement absents lors des réunions de groupe politique (85%), largement présents lors des réunions de bureau (76%). Une participation très variable aux réunions de la majorité (52% oui vs. 48% non) Le cabinet exerce une influence sur la DG 41,10 % 30,60 % La DG exerce une influence sur le cabinet 64,20% Le cabinet intervient dans le fonctionnement quotidien de l administration 42,30% 35,80% 10,50 % 17,70 % 13,00% 14,60% 8,10% 4,10% 17,90% tout à fait plutôt d accord plutôt pas pas du tout d accord d accord d accord tout à fait d accord plutôt d accord plutôt pas d accord pas du tout d accord tout à fait d accord plutôt d accord plutôt pas d accord pas du tout d accord 12

14 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec son exécutif (4/4) : Le seuil financier de la délégation de signature qui vous est faite par l exécutif se situe : Plus d un tiers des DGS a une délégation de signature pour un seuil supérieur à au dessus de entre et entre et entre et en dessous de ,90% 14,40% 16,10% 21,20% 36,40% Les DGS sont majoritairement concernés par l arrivée et surtout par le départ des courriers réservés ou sensibles Filtre à l arrivée pour 65% des répondants Visa au départ pour 86,5% des répondants Seuls 65,6% des DGS ont accès à l agenda détaillé de leur Président 13

15 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec ses services : A quelle fréquence visitez-vous vos services? 57,5% des répondants visitent leurs services souvent ou très souvent jamais très peu souvent peu souvent souvent très souvent 0,00% 6,30% 15,00% 36,20% 42,50% Selon une majorité de répondants (56%), il existe des lieux et/ou moments dédiés aux rencontres de la DG avec les agents Il s agit davantage de moments que de lieux, souvent dans le cadre de travaux collectifs Vœux, séminaires, réunions, rencontres annuelles, petitsdéjeuners, ateliers trimestriels Pour 80% des répondants, il existe des outils de communication de la DG à destination de l ensemble des services 14

16 4. Les relations du DGS avec son environnement Sur la relation du DGS avec les partenaires extérieurs : Avec lesquels des partenaires suivants avez-vous des entretiens ou réunions, périodiques et/ou formalisées? Autres relations évoquées : DIRECCTE, recteurs et inspecteurs d académie, élus locaux, sous-préfet, SG préfecture Seuls 45% des répondants sont appelés à représenter leur collectivité dans le cadre de manifestations extérieures 15

17 5. A propos des outils Sur les outils au sein de la collectivité territoriale du DGS : le SIG les observatoires les tableaux de bord les projets de service le projet de territoire le reporting le projet d administration la démarche de territorialisation 79,5% 68,6% 67,7% 66,1% 58,5% 57,4% 51,3% 50,4% 11,0% 5,6% 11,9% 9,8% 17,4% 20,5% 26,1% la démarche qualité 37,4% 33,3% la certification 35,3% 48,3% le SIAD 12,6% 46,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% a été adopté et est utilisé a été adopté mais n est pas utilisé n a pas été adopté mais est envisagé n a pas été adopté et n est pas une priorité 16

18 5. A propos des outils Sur les outils au sein de la DG (1/2) : les tableaux de bord le reporting les projets de service les observatoires le SIG le projet de territoire le projet d administration la démarche de territorialisation la démarche qualité 73,9% 66,7% 65,4% 64,5% 64,0% 58,4% 54,6% 45,6% 34,2% 4,3% 12,3% 15,0% 18,2% 6,3% 12,4% 21,3% 29,8% 34,2% la certification 26,0% 51,0% le SIAD 11,1% 48,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% a été adopté et est utilisé a été adopté mais n est pas utilisé n a pas été adopté mais est envisagé n a pas été adopté et n est pas une priorité 17

19 5. A propos des outils Sur les outils au sein de la DG (2/2) : Villes/EPCI Départements Régions 1er Projet de territoire 1er Tableaux de bord 1er Tableaux de bord 2e Tableaux de bord 2e Reporting 2e SIG 3e Reporting 3e Observatoires Projets de service 3e Observatoires 18

20 6. A propos des enjeux actuels et futurs de la fonction de DGS Sur l équilibre vie professionnelle/vie privée : Pour vous, l équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée est : 3,20% 1,60% 40,50% primordial nécessaire accessoire sans importance 54,80% 19

21 6. A propos des enjeux actuels et futurs de la fonction de DGS Sur les évolutions de la direction générale : Comment percevez-vous les évolutions suivantes pour votre direction générale : Mutualisation 85% 3% 12% Contractualisation 73% 15% 13% Féminisation 68% 28% 4% Territorialisation 60% 21% 19% une opportunité sans effets Resserrement de la taille des équipes de direction 55% 26% 18% une source de difficulté Possibilité de fusion 49% 14% 37% Renforcement de la place du cabinet 10% 33% 58% 0% 20% 40% 60% 80% 100% NB : Résultats calculés sur le nombre de réponses exprimées, plusieurs réponses possibles 20

22 6. A propos des enjeux actuels et futurs de la fonction de DGS Sur l adoption d une position commune afin d obtenir un statut spécifique (1/2) : Seriez-vous prêt(e) à adopter une position commune afin d obtenir un statut spécifique pour les DGS de collectivités territoriales? 56,3% des répondants y sont favorables Nombre de répondants Non Oui Non non oui Âge 21

23 6. A propos des enjeux actuels et futurs de la fonction de DGS Verbatim : Sur l adoption d une position commune afin d obtenir un statut spécifique (2/2) : «Il apparait important de préciser le rôle et les pouvoirs du DGS notamment dans sa relation avec les élus et le personnel» «Une opportunité de carrière» «Protéger les DG des alternances politiques» «Mieux prendre en compte les effets des dispositions législatives sur le statut (strates)» «Parce que nous sommes tous logés à la même enseigne, modulo la taille des collectivités» 22