PROCEDURE AUDITS QUALITE INTERNES

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1 PRO 2 PROCEDURE AUDITS QUALITE INTERNES Version A Création 21/06/06 NOM FONCTION SIGNATURE EMISSION Véronique MINZER Animatrice Qualité VERIFICATION Véronique MINZER Animatrice Qualité Validation Denis GENEAU Président Révision Date d application Version Objet de la modification Validation 21/02/2008 B Insertion des années de version des normes, mise en conformité avec la procédure académique 26/06/2008 C Insertion du logo de certification «Bureau Véritas» Revue de Direction 12/02/2011 D Remplacement «Animateur Qualité» par «Responsable Qualité» - Modification références de la norme ISO OBJET ET DOMAINE D APPLICATION D.doc LC

2 Cette procédure définit les règles pour programmer, préparer, réaliser des audits internes et suivre les actions qui en sont issues jusqu à leur clôture. Les audits internes ont pour objet de : Vérifier la conformité du système à la norme ISO 9001:2008 Vérifier que les dispositions établies dans la structure documentaire du système de management de la qualité sont respectées Déterminer l efficacité du système de management de la qualité, c est à dire sa capacité à nous permettre d atteindre nos objectifs généraux et opérationnels de chaque processus Vérifier que la politique qualité soit comprise et acceptée. DOCUMENTS DE REFERENCE Manuel qualité Toutes les procédures Normes ISO 9001:2008 et 14001:2004 CHAMPS L audit permet d apprécier l ensemble ou une partie du système qualité Il peut porter sur : un ou plusieurs chapitres du manuel qualité un ou plusieurs processus ou procédures D.doc LC

3 Actions Responsable Enregistrement Plan d action qualité Programmer Planification audits (For 6) Valider CR CP Demande d intervention Rechercher les auditeurs Demande d auditeurs Liste des auditeurs académiques Définir l équipe d audit DAFCO désignés Documents académiques Préparer l audit Audités Plan d audit validé Réaliser l audit Audités Documents d audit complétés F. rapport d audit Rédiger le rapport d audit Rapport d audit Analyser le rapport d audit Direction du Greta, processus, acteurs Etablissement CR réunion service/ Comité Pilotage F. Suivi des AC Mettre en œuvre et suivre les AC processus Fiches NC/R Vérifier la mise en œuvre et l efficacité processus - Acteurs concernés Exploiter les résultats des audits processus. Classer les documents Archiver Résultats (Revue de processus/revue de direction) D.doc LC

4 COMMENTAIRES 1. Programmer On distingue : - les «audits programmés» pour une durée de 12 à 18 mois. A chaque Revue de Direction, un examen du programme d audit est effectué dans le but de réaménager celui en cours ou définir celui à venir (For 6. Planification et suivi des audits qualité internes) - les «audits circonstanciels», déclenchés à la demande, suite à des évènements tels que la découverte d un dysfonctionnement interne important, la réception d une insatisfaction exprimée par un client, une évolution importante du système de management de la qualité ou de notre organisation. 2. Valider le programme Le programme d'audit annuel, est examiné par le Qualité, présenté en Réunion de bureau, validé en Conseil Inter Etablissements. Il prend en compte l importance des processus : certains processus peuvent être audités plusieurs fois au cours d une même année. Le Responsable Qualité est chargé de l'exécution de ce programme et de son éventuelle adaptation. 3. Rechercher les auditeurs Le GRETA adresse le plan d audit annuel à la DAFCO pour demander des auditeurs académiques. Pour un audit ponctuel, une lettre de commande est envoyée par le Responsable Qualité, au moins un mois avant la date envisagée. La lettre précise le site à auditer et la période souhaitée. 4. Définir l'équipe d'audit Le chef de projet académique : - envoie au chef de projet du GRETA une lettre de confirmation - pour chaque audit, désigne l'équipe dont un responsable d'audit, parmi des personnes formées à l audit interne, en fonction de leur disponibilité, de leur compétence particulière. Les auditeurs n auditent pas leur propre travail. Se reporter à l'instruction 'Qualification des auditeurs qualité internes académiques' 5. Préparer l'audit Communication Le Responsable Qualité du GRETA prend contact avec le responsable du site à auditer pour préciser les dates, les horaires et les personnes à rencontrer Ces informations ainsi que les documents nécessaires à l audit sont envoyés au responsable d audit. Plan d audit Le responsable d audit établit le plan d audit au plus tard 8 jours avant la date (F. Plan d audit) 6. Réaliser l'audit La réalisation se fait selon 4 étapes : réunion d'ouverture, entretiens, réunion de synthèse, réunion de clôture, suivant la méthodologie d'audit interne et à partir des formulaires types associés. La réunion d ouverture réunit toutes les personnes concernées, elle est à aménager en fonction du temps d audit et du nombre de personnes concernées. Pendant l audit, les auditeurs prennent en notes les références des documents examinés. Les écarts constatés sont formulés, le plus clairement possible, aux audités. 7. Rédiger et diffuser le rapport Les auditeurs réalisent le rapport d'audit. (F. Rapport d audit) Les écarts sont classés, selon leur gravité, en non-conformité et remarque. D.doc LC

5 Le responsable d audit adresse le rapport d audit au Président (qui en assure la diffusion souhaitée) et au Responsable Qualité. Une copie est adressée au Responsable Qualité de la DAFCO et au DAFCO. Cet envoi du rapport a lieu dans les dix jours (hors vacances). 8 Analyser le rapport d'audit Les responsables des entités auditées (Direction,, pilotes de processus, acteurs concernés) analysent les résultats. Les fiches de non-conformités et de remarques sont traitées. Les résultats de l audit sont communiqués aux audités. 9. Mettre en œuvre et suivre les AC La planification des actions correctives doit se faire dans les 15 jours (hors vacances) après réception du rapport et être transmise au Responsable Qualité. Le pilote de processus assure le suivi de la mise en place des AC et de leur efficacité. (F. Rapport d audit) 10. Exploiter les résultats des audits Le suivi des audits est enregistré dans un tableau (For 6 «Planification et suivi des audits») Le Responsable Qualité et les pilotes de processus préparent la synthèse des résultats des audits qualité internes de l'année pour la Revue de direction. 11. Classer archiver Voir procédure 3 «Maîtrise des documents et enregistrements» DEFINITIONS Les termes et définitions employés sont ceux donnés dans la norme ISO 9008: et dans ISO 14001: Non-conformité : non satisfaction d une exigence du SMQ, d une exigence client ou réglementaire présentant un risque majeur pour le client ou remettant en cause l efficacité du SMQ Remarque : Non satisfaction partielle d une exigence ne présentant pas à elle seule de risque majeur vis à vis de la satisfaction des clients ou de l aptitude du système qualité à atteindre les objectifs fixés. D.doc LC